Reserveringen in TOPdesk

Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

Reserveringen in TOPdeskTOPdesk Symposium 2012Jan-Willem Bastmeijer, Accountmanager FM

Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

Agenda· Reservering?

· Reserveringen in TOPdesk· Registratie

· Communicatie

· Aansturing

· Doorbelasting

· Rapporteren

· Handigheden

· Voordelen

Jan-Willem Bastmeijer

Even voorstellen


Reserveringen?


Betekenis en reden

· Betekenis“het vooraf bespreken van een plaats in een openbare gelegenheid, een ruimte, vervoermiddel, restaurant e.d.”

· RedenHet voorkomen van het niet op het gewenste moment tot je

beschikking hebben van een ruimte, werkplek, dienst of middel.


Verantwoordelijkheid

Reserveringenbeheer is typisch een facilitaire verantwoordelijkheid

Want Facility Management houdt zich bezig met het besturen en beheersen van de ondersteunende activiteiten ten behoeve van het primaire proces van een organisatie.


Verantwoordelijkheid

Reserveringenbeheer wordt veelal belegd bij de servicedesk of receptie


Reserveerbaar?

Wat is er zoal te reserveren binnen organisaties?


Reservering: huidige aanpak

· Wat treffen wij aan bij veel organisaties?· Agenda’s en schriftjes

· Excel

· Outlook


Reservering: huidige aanpak

· Wat treffen wij aan bij veel organisaties?· Agenda’s en schriftjes

· Excel

· Outlook

· En soms, de achterkant van een..


Reservering: problematiek

· Waar lopen organisaties en medewerkers tegen aan?

• Dubbele boekingen• Geen centraal inzicht• Communicatie & reminders• Beschikbaarheid• Bezettingsgraad

• Geen rapportages• Capaciteit ondersteunende diensten• Gebrek aan inzicht• Aansturen betrokken disciplines• Doorbelasting (intern & extern)


Reserveringen in TOPdesk

TOPdesk Reserveringenbeheer



· Registratie

· Communicatie

· Aansturing

· Doorbelasting

· Rapporteren


Registratie

· Servicedesk

· SelfServiceDesk


Registratie: ServicedeskAanvrager

SD

Uitvoerder


Zoekcriteria



· Registratie – Service Desk


Reservering registreren



E-mailbevestiging



Middelen & diensten koppelen



Deelnemers koppelen



Kosteninformatie



E-mailbevestiging



Reserveringsbon



Reserveringen kopiëren



Overzichtreeks



Bladwijzers toevoegen



Registratie: SelfServiceDesk

Aanvrager

SSD

Uitvoerder


SelfServiceDesk

· Registratie – SelfServiceDesk


Grafische planner



Reservering registreren



Middelen koppelen



Diensten koppelen



Grafisch overzicht



Weergave in het behandelaarsgedeelte



Reserveringsaanvraag goedkeuren



Communicatie

· Bevestiging aanvrager

· Bevestiging uitvoerder

· Presentatie


E-mailbevestiging



Presentatiemogelijkheid


Aansturing

· Werklijsten (digitaal/ hardcopy)

· Checklist

· E-mail reminders


Werkoverzicht Catering



Werklijst Catering



Checklist Catering



· Op basis van kostenplaats

· Dagelijkse export (en import)

· Export (en import) op basis van CSV of XML

Doorbelasting


Rapporteren


Dashboard

· Rapporteren


Reserveringsrapport

· Rapporteren


· Eenvoudig opgeven zoekcriteria

· Openingstijden en bloktijden

· Standaarddiensten

· SelfServiceDesk

· Planner

Handigheden


· Presentatie

· Favorieten

· Integratie

· Feedback

Handigheden


· 24/7 inzicht in beschikbaarheid

· Nooit meer dubbele boekingen

· Zelfredzaamheid

· Eenvoudig doorbelasten

Voordelen


· Rapportagemogelijkheden

· Automatische e-mailmomenten

· Eenduidige aansturing

· Heldere communicatie

· Integratie TOPdesk-suite

Voordelen


Vragen en ideeën

???????

· ??????


U vindt deze presentatie online op

www.slideshare.net/topdesk


Dank voor uw aandacht

Reserveringen in TOPdesk

Business

Transcript of Reserveringen in TOPdesk