T O P D E S K I N D E P R A K T I J K

Het in- en uitdienst proces bij RTL Nederland

11 juni 2015Hugo van Leeuwen

25 jaar: oudste commerciële omroep van Nederland 1100+ werknemers +/- 30% flexibele schil Hoofdkantoor in Hilversum mediastad Onderdeel van RTL group wat in handen is van het

Duitse Bertelsman (die van de bol.com oprichting ) Core business: advertisement Core product: (media) content

Wie is RTL Nederland?

RTL Nederland is meer!

Aanleiding project

O.a. fysieke beveiliging

Aanleidingen project opgesomd

Mensen worden te laat afgemeld bij fysieke en logische(IT) beveiliging nadat de werkzaamheden voor RTL zijngestopt

Verstrekte middelen worden niet (tijdig) ingenomen Dubbele invoer basisgegevens bij HR, Facility en IT Licentie kosten voor personen die niet meer in dienst

zijn Te late eerste dag melding bij Facility Huidige uitstroom meldingen vanuit Youforce lopen

achter de feiten aan en zijn meestal een maand oud Inzicht in het proces is zeer beperkt

Wens directie

Manager in the lead! Alle mensen bekend in het Youforce systeem inclusief

de flexibele schil HR in control

Loketten

HR IT FACILITY

Personeel

Bestand interface API interface API interface<> <>

Voor wie is het proces ingericht?

Voor iedereen die een dienstverband heeft met RTL Medewerkers in dienst ongeacht tijdelijk of vast

dienstverband Tijdelijk inhuur, ZZP’ers, consultants Uitzendkrachten, stagiaires etc.

Personen die geen onderdeel zijn van dit proces Een groep die wij noemen ‘extern facilitaire medewerkers’.

Denk hierbij aan de glazenwasser, PDX, catering,beveiliging en schoonmakers

Proces in een notendop

17 juni 2015

d.m.v. bestand

Afweging TOPdesk inrichting

Wijzigingen óf meldingen plaatsen• Een melding is één actie richting één loket• Een wijziging is procesgericht met meerdere

subactiviteiten

Melding WijzigingActiegericht ProcesgerichtVeel meldingen in TOPdesk Weinig meldingen in TOPdeskVerspreid OverzichtelijkBeperkt te monitoren Goed te monitoren

Afweging TOPdesk inrichting

Nadeel wijzigingen: eigenaarschap! Want wie wordteigenaar van de wijzigingen die op drie afdelingenmoeten plaatsvinden?

RTL heeft gekozen voor het gebruik van meldingen inTOPdesk i.p.v. wijzigingen

Per activiteit in het proces wordt er een aparte meldingin TOPdesk geschoten.

17 juni 2015

Afd./proces

In dienst Uit dienst Verlengen Mutatienaam

Doorstroom

IT Geen melding inTOPdesk.IT ontvangtdagelijks eenrapportage permail van alleautomatischewijzigingen

5 dgn voor uitdienst

Melding t.b.v.servicedesk- Controleren

middelen

Wijziging t.b.v.applicatiebeheer- Accountscontroleren

Geen melding inTOPdesk.IT ontvangtdagelijks eenrapportage permail van alleautomatischewijzigingen

Melding t.b.vservicedesk- VerzoekhandmatignaamveranderenA.D. en E-mail

Melding t.b.v.servicedeskvoor controlevannetwerkschijven

FACILITY Melding t.b.v- Auto aanvraag

t.b.v. Inkoop- GSM aanvraag

t.b.v.servicelijn

- Druppel/Pasaanvraag t.b.v.Gebouwbeheer

5 dgn voor uitdienst. Meldingt.b.v- Auto aanvraag

t.b.v. Inkoop- GSM aanvraag

t.b.v. servicelijn- Druppel/Pas

aanvraag t.b.v.Gebouwbeheer

Melding t.b.v.gebouwenbeheer- Druppel/pas

verlengen

Melding t.b.v.gebouwenbeheer- Naam op

pasveranderen

Topdesk meldingen

Lessons learned

Teken het proces uit voor je begint Bepaal van tevoren hoe je TOPdesk wil inrichten en wie

eigenaar wordt van de meldingen Communiceer duidelijk van tevoren aan de managers Human errors worden niet opgelost. Een melding in

TOPdesk die niet opgepakt wordt, zorgt nog steeds vooreen dichte deur als b.v. de toegangspas niet is verlengd.