Projectmanagement

voor doctoraatsstudenten

Presentatie promotoren

04/02/2011

Op de agenda

Voorstellen van onze aanpak

Beoogde doelstellingen met het traject

Opbouw en aanpak van het traject

Belangrijkste kaders en inzichten die worden aangereikt

Succesvoorwaarden binnen de context

Informeren over voorbereiding en toepassing die deelnemers tussen

de sessies in moeten maken én die ze met hun promotor zouden

moeten bespreken

Bespreken hoe jullie als promotor de studenten best kunnen

begeleiden bij het toepassen van de geleerde lessen

Input krijgen om het programma nog beter af te stemmen op jullie

noden

Doelstellingen van de opleiding

Doctorandi aan het begin van hun doctoraatstraject

ondersteunen om hun eigen doctoraatsonderzoek

effectiever vorm te geven en van meet af aan goed aan te

pakken

Aan het eind van het traject heeft de doctorandus/a

een adequate project definitie en planning van het doctoraatstraject

de vaardigheden en instrumenten om deze in praktijk te brengen

een realistische inschatting van zichzelf

De inzichten en instrumenten die worden aangereikt zijn ook

nuttig in niet-academische projecten

Focus van de opleiding

Je doctoraatsproject “managen” betekent

Project management

Zelf management

Anderen beïnvloeden en “managen”

Vaardigheden

Project-afbakening

Project-planning en opvolging

Stakeholders management

Communicatiestrategie

Self en time management

Samenwerking en beïnvloeding

Instrumenten en hulpmiddelen die de deelnemer gedurende het hele

doctoraatstraject kan gebruiken

Project charter

Planningsintrumenten

• Mijlpalenplan

• Activiteitenplan: maandplanning, weekplanning

Communicatieplan

Time management technieken

Aanpak van de opleiding

Startende doctorandi

6 tot 12 maanden bezig met hun doctoraat

Leertraject bestaande uit 5 sessies, verspreid over 3

maanden

2 tot 3 weken tussen de sessies zodat de deelnemers wat ze

geleerd hebben ook in praktijk kunnen brengen

Huiswerk na elke sessie en de expliciete opdracht om dit met hun

promotor te bespreken

Elke sessie start met een debriefing over wat de deelnemers met

succes hebben toegepast en welke uitdagingen of problemen ze

hebben ondervonden

Verplichte deelname aan alle sessies

Overzicht van de sessies

1. Project management & planning

2. Follow-up & rapportering

3. Zelf management & time management

4. Beïnvloedingsvaardigheden & teamwork

5. Integratie sessie

Sessie 1: Project management & planning

Kaders & inzichten

Basisprincipes project management

Project scope bepalen

Project planning

Toepassingen op eigen doctoraat

Project charter invullen

• Wat zal het project niet opleveren

• Assumpties

• Risico’s en opportuniteiten

Mijlpalenplan opmaken

• Integratie van de verschillende “tracks”

Leerdagboek

© 200

8 ww

w.true

colou

rs.be

Het project charter

PROJECT CHARTER

Title:

Version: Date:

Promotor:

PhD Student

Co-Promotor:

Doctoral School Programme

Location

Starting Date

Expected end date

Available Grant

Introduction & background:

General Hypothesis and specific aims of the project

© 200

8 ww

w.true

colou

rs.be

Het project charter

What the project will not deliver

Assumptions Risks & Opportunities

Methodology

Milestones & Timing:

Project Start Date: Project End Date:

Milestones:

End Date:

PhD Student Promotor

Signature:

Date:

Signature: Date:

Mijlpalenplanning – een voorbeeld Project Title

Promotor version two

Phd Student date 02.03.09

n° Description Starting Date Due DateWho

Milestone 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53

TRACK 1 RESEARCH 13.08.07 13.08.08

1.1 sampling and bringing SWRI collection from IRAN 13.08.07 18.01.08

1.2 SWRI & CMPG collection screen (TSA medium) 18.01.08 13.03.08

1,3 SWRI collection screen (CAA & KB medium) 01.04.08 31.05.08

1,4 Proteinase, heat and supernatant (TSA) 20.04.08 16.05.08

1,5 Compare Direct and defered (line & overlay) 19,05,08 03.06.08

1,6 mutation library of selected strain 01.10.08 10.02.09

1,7 sequencing of null mutants 10.02.09 20.03.09

1,8 fosmid library 21.04.09

TRACK 2 The doctoral procedure 13.08.07 01.02.09

2,1 registeration 13.08.07 13.08.07

2,2 appointment of supervisory committe 13/11/07 13/11/07

2,3 submission of doctoral plan 13/07/08 13.08.08

2,4 presentation doctoral plan & feedback 13.03.09 13.04.09

2,5 report to doctoral committe 13,08,09

2,6 completion of doctoral training program

2,7 plan for the final phase 12/01/10

2,8 preliminary defence

2,9 public defence

TRACK 4 COURSES

4,1 Managing PhD program 28/04/08 07/07/08 Herwig Deconinck 

4,2 Collaborating with colleagues & promotor ?/05/08 15/06/08

4,3 Increasing your influence 28,05,08 28,05,08

4,4 Time- and selfmanagement 04,06,08 04,06,08

4,5 Phytopathology 02,03,09 01,06,09

4,6 Academic writing 01,09,09 01,06,10

TRACK 5 HOLIDAYS

5,1 travel to Iran dec/07

5,2 travel to barcelona mrt/08

5,3 travel to Italy (rome, pizza, bolognia, florence) 19,05,09 mei/09

5,4 travel to Prague 17,07,09 20,07,09

5,5 travel to Iran 01,12,09 04,01,2010

TRACK 6 PUBLICATIONS ?/?/09 ?/?/11

6,1 Submission of provisional doctoral plan 03/06/08

6,2 preliminary doctoral plan is accepted 12/06/08

6,4 writing final work plan ?/01/11

6,6 Writing Thesis 01.10.11 10.12.11

6,7

Submission of thesis to PhD committee members for

review ?.12.11

6,8 Presentation preparation 08.01.11 31.01.11

TRACK 7 DEFENCE 13.08.2011

TIME LINE (months)

Antagonistic activity against P.savastanoi

TrueColours

Follow up Milestone: VISUAL !

Blue: Planned timeline for this milestone or track

Green: progress milestone or track is on track

Red: due date missed or no activity for this

milestone/track

Orange: Milestone needs to be replanned

Leerdagboek

Daar wil ik deze week op letten / aan werken: (zie Huiswerk na de sessie,

Inzichten en geleerde lessen vorige we(e)k(en)):

Successen – voorvallen – gepieker van deze week

Week 1

: van

01

.02

.20

09

to

t 0

5.0

2.2

00

9

Inzichten en geleerde lessen:

Leerdagboek

MIJN PLAN

Welke (onderzoeks-)resultaten van de laatste maand waren voor mij het meest belangrijk –ben ik het meest blij mee? Waarom ?

Wat leer ik hier uit over mijn tijdsbesteding, prioriteiten, tijdsvreters, …

Mijn planning: lukte het om mij aan mijn vooropgestelde planning te houden voor deze maand ? Waar wel ? Waar niet ?

Wat leer ik hieruit voor mezelf, wat neem ik me voor om volgende maand anders te doen ?

Wat zijn de belangrijkste doelstellingen voor de komende maand ? Waar moet ik zeker tijd in steken ? Welke resultaat zou ik graag bereiken volgende maand ?

Welke mogelijke hindernissen, moeilijkheden voorzie ik voor de komende maand ? Welke acties, plan B’s, alternatieven voorzie ik om hiermee om te gaan ?

Examples of learning questions

Planning

How to work on a large project and tackle one problem at the time but not

forget the bigger picture

Getting started on my research

Actually finishing my PhD within the given time frame

Organizing a realistic time schedule versus now: trying to do everything at

once and thus nothing at all

How to combine the practical and the theoretical work

Setting intermediate goals

I find it difficult to allow me time to learn the very basics of research

Can I get satisfaction of small goals achieved

What is a goal, when have I actually made progress?

Starting experiments and nothing seems to give the results you hoped for

Structuring my project

I am looking for a structured approach for research

How to balance freedom & discipline

14

Sessie 2: Follow-up & rapportering

Kaders & inzichten

Rol & verantwoordelijkheden van promotor en doctorandus

Stakeholder analyse

Communicatieplan

Rapporteringsprincipes

Presentatietechnieken

Toepassingen op eigen doctoraat

Stakeholder-analyse

Communicatieplan

Betere voorbereiding van presentaties en vergaderingen

© 200

8 ww

w.true

colou

rs.be

Stakeholder analysis & communication plan

Stakeholder interest involve-ment impact priority

aaa 5 4 2 40

bbb 2 2 5 20

ccc 2 2 2 8

ddd 2 1 3 6

eee 3 1 5 15

fff 3 2 3 18

ggg 2 2 2 8

hhh 3 3 3 27

iii 1 1 1 1

jjj 3 5 1 15

kkk 3 1 1 3

lll -2 3 1 -6

mmm 3 2 1 6

nnn -4 1 1 -4

Stakeholder analyse - vb

Uitleg: •boven de lijn: steun voor het project •Onder de lijn: geen steun of zelfs weerstand •Afstand tot de lijn: betrokkenheid •Grootte van de bol: Mogelijke invloed op het project (beslissingen, resources ter beschikking, ...)

project

ddd

ccc

aaa

bbb

fff

eee ggg hhh iii

jjj nnn mmm lll

kkk

Communicatie-plan

Stakeholder Wat willen wij bereiken

met die stakeholder?

Wat is de voornaamste

zorg van die

stakeholder?

Hoe communiceren

(Wat, wanneer, wie)

Vergeet niet dit plan te evalueren: halen we de gewenste resultaten (tweede kolom), wat

moeten we bijsturen ? Zijn er misschien nieuwe stakeholders bij gekomen ?

Examples of learning questions

Roles & responsibilities

How to communicate with your promotor & copromotor

How to get the feedback I need from my promotor

My promotor says that I should take more initiative

Can you say no to your promotor?

Should I search for solutions independently?

Influencing stakeholders & networking

Cooperating on projects or organizing conferences

Being less scared of negative reactions

Become more outgoing & less shy

Adapt writing & ways of formulating to your audience

Presenting data & bringing my point across

How can I stay close to my own interest in the project and still try to

fulfill as much as possible the whishes of the committee

Being more specific in what I write

19

Sessie 3: Zelf management

& time management

Kaders & inzichten

Basis inzichten in zelf management

Tips & tricks voor time management

Job mapping

• Optimaliseren van de eigen tijdsbesteding

Dag- en weekplanning opmaken

Toepassingen op eigen doctoraat

Persoonlijke top 5 tips & tricks

Jobmap opmaken

Maand- en weekplanning opmaken

Jobmap

Examples of learning questions

How to set & keep priorities

Very difficult to keep up with deadlines, most of the times I'm just the last moment

ready with my essays

When you're doing an important experiment or something has to be done urgent.

Do you give priority to this experiment or to a course of the doctoral program?

I postpone things I'm not keen on doing

How can I say no to stuff that I shouldn’t be doing?

How to combine all aspects of my job

Find a balance between research work and clinical work

Effectively combine my work in the private practice with my PhD

How to use my time as efficiently as possible

Self management

I feel that my social life is totally restricted, how can I find the right balance?

I would like to be able to restrict my working time from 9 to 6

Dealing with stress

How to deal with my frustration when things don't turn out the way I want

How to handle stress

I hope to reduce my fear of not being able to organize

myself, I'm even too organized sometimes

22

Sessie 4: Beïnvloedingsvaardigheden &

teamwork

Kaders & inzichten

Gedrag lokt gedrag uit

Communicatievaardigheden

Situationeel beïnvloeden

Effectief vergaderen

Toepassingen op eigen doctoraat

Toepassing op reële cases van de deelnemers

Examples of learning questions Influencing & assertiveness

My promotor tends to come with ideas out of the blue, catching me by

surprise & this raises a lot of questions with me: distinguish important

questions from personal concerns

How can I influence people in such a way that they let me do the work I

should be doing?

I feel akward when I have to ask for help

How to collaborate with other researchers

I would like to become more outgoing & less shy

How to refuse favours

How to open a casual contact, eg during a reception?

Influencing people with authority/experience

Asking authoritative persons for help although I need to learn some

things from them

A lab technician is doing some work for me and is really experienced in

this technique. She asked me what she has to do, but I'm not

experienced at all and don't have the technical skills

like she has. How do you handle a situation like this?

24

Sessie 5: Integratie

Kaders & inzichten

Toolkit nog eens grondig doornemen

“Hot topics” die worden voorgesteld door de deelnemers

Toepassingen op eigen doctoraat

Op punt stellen van de uitgewerkte documenten

• Project Charter

• Mijlpalenplan

• Stakeholder-analyse

• Communicatieplan

• Jobmap

• Activiteitenplanning

• Leerlogboek

Eventueel opstart intervisiegroep

Examples of learning questions

Enhancing self confidence through discovering qualities

I have a lack of self confidence

I feel like I have to start from scratch again

Hot topics

“Some more of the soft stuff”

“How to analyze and structure information”

“Could we revisit the stakeholder analysis”?

26

© 200

8 ww

w.true

colou

rs.be

Meest geapprecieerde resultaten door

doctorandi

Veel meer grip op het volledige doctoraatsproject

Deadline is verrassend dichtbij

Planning wordt grijpbaar

Toegenomen discipline

Groter platform tussen promotor en doctorandus

Inzicht in eigen rechten en plichten

Inzicht in eigen talenten en uitdagingen

Effectievere beïnvloeding van mijn omgeving

Leren van “lotgenoten”

Succesvoorwaarde:

actieve opvolging door promotor

Bespreek de resultaten met je doctorandus

Project Charter

Project Planning

Stakeholder analyse& Communication Plan

Manier van rapporteren

Job Map

Time management

Leiden van vergaderingen

Faciliteer de aanwezigheid op elk van de sessies

Integreer ook na afloop van het traject de aangereikte

instrumenten in de besprekingen met je doctorandus

Participating in this programme

Slides of the presentation can be downloaded from the website of the

Doctoral School for Medicine & Life Sciences:

www.uhasselt.be/ds-medicine

Motivation letter – deadline 11 February 2011

• name, state of PhD (how many months are you already busy, how long is

your contract 3, 4, 6 years)

• half page motivation “Why do I want to participate”

• send to kim.pannemans@uhasselt.be

Any questions:

lisa@truecolours.be (True Colours, trainer)

Nele.nivelle@uhasselt.be (dienst onderzoekscoordinatie)

sven.hendrix@uhasselt.be (director Doctoral School for Medicine & Life

Sciences)

© 200

8 ww

w.true

colou

rs.be