04042013 inspiratiesessie projectmanagement changemanagement

46
Projectmanagement 04/04/2013

description

Inspiratiesessie gegeven door Ann Lips en Nancy De Vogelaere ivm projectmanagement en changemanagement aan collega's binnen de Vlaamse Overheid

Transcript of 04042013 inspiratiesessie projectmanagement changemanagement

  • 1. Projectmanagement04/04/2013

2. Inhoud Algemene inleiding tot projectmanagement De levenscyclus van een project Rode draden: risicoanalyse de business case hetprojectplan De mensen rond een project Change management 3. Algemene inleiding Een project: Een tijdelijke organisatievorm, met een duidelijk begin en einde Op basis van een geheel aan activiteiten Begrensde middelen Doel is het opleveren van een concreet eindresultaat Binnen een business case 4. Algemene inleiding De meerwaarde van projectmanagement: Goed gedefinieerd en afgebakend Kadert in een efficinte en resultaatgerichte overheid (itttaakgericht) Optimaal aanwenden beschikbare middelen Transversaal werken ipv hirarchisch werken 5. Algemene inleiding Methodieken: PMBoK: Project Management Body of Knowledge: 1987, VS, Project Management Institute (PMI) PRINCE2: Projects in Controlled Environments: UK, Office of Government Commerce Beiden lijken sterk op elkaar, maar Prince 2 is meerresultaatgericht, meer procesgericht en complexerwanneer volledig toegepast Maar! Pragmatisch toepassen naargelang project enorganisatie! 6. Levenscyclus van een project 5 basisfasen: Initiatief Opstart Initialisering Uitvoering Afsluiten 7. Levenscyclus van een project Stap 1: initiatief Wat willen we? Idee, doelstellingen, scope Globale aanpak: hoe willen we het resultaat bereiken? Opmaken van de business case: belang, toegevoegde waarde, haalbaarheid (kosten/baten) Nog geen projectleider 8. Levenscyclus van een project Stap 2: Opstart Vastleggen projectverantwoordelijken, oa projectleider Doelstellingen en scope verder op punt stellen Afhankelijkheden, randvoorwaarden, beperkingen Te realiseren eindproducten: globaal Business case verder op punt stellen: eerste raming werklast, middelen 1eprojectplan opstellen: uitwerken plan en doorlooptijd Meestal vastgelegd in een projectmandaat 9. Levenscyclus van een project Stap 3: Initialisatie Doelstellingen en scope Projectresultaten in detail met kwaliteitsverwachtingen en acceptatiecriteria Projectaanpak: initieel projectplan vaststellen activiteiten Raming middelen Projectorganisatie en besluitvorming: wie beslist wanneer en wat? Risicoanalyse Meestal in project initiatie document (PID) + business case, projectplan, communicatieplan, projectkwaliteitsplan 10. Levenscyclus van een project Stap 4: uitvoering Projectplan opvolgen: voortgang, timing Beheer van de middelen Aansturen projectmedewerkers (Tussentijdse) validaties door stuurgroep/sponsor Continue beheer van risicos Communicatie Aandacht voor weerstanden! 11. Levenscyclus van een project Stap 5: Afsluiten Na validatie van het eindresultaat door de SG Zorgen voor continuteit: kennisoverdracht, verankering in organisatie, etc Lessons learned Formeel ontlasten projectteam 12. Rode draden Risicoanalyse Business case Projectplan 13. Rode draad:risicos Vaststellen van de risicos Kans en impact Heel hoog (1)Hoog (2)Kans Gemiddeld (3)Laag (4) Heel laag (5) Laag (3) Gemiddeld (2) Hoog (1)Impact 14. Rode draad: risicos Tolerantielijn vaststellen Tegenmaatregelen: acceptatie, preventie,vermindering, calamiteit, overdragen 15. Rode draad: business case De hoeksteen van een project! Bepaalt of een project nog levensvatbaar is meestalactualisatie bij iedere faseovergang Inhoud: Alternatieven Verwachte toegevoegde waarde Kosten 16. Rode draad: projectplan Vaststellen van de verschillende fasen Vaststellen producten per fase. Kan viaproductdecompositiestructuur (PDS) ofproductstroomschema (PSS) Vaststellen van de mijlpalen: einde/begin van een fase Vaststellen per fase en per product: mensen, middelen,vaardigheden 17. De mensen rond een project Projectleider Projectsponsor Stuurgroep Werkgroepen Projectteam Ambassadeurs Stakeholders/belanghebbenden 18. De mensen rond een project Projectleider Verantwoordelijke dagelijks beheer: aansturing en uitvoering, beheer middelen, beheer veranderingen, opleveren producten, etc Stuurt het projectteam aan Beheert de relaties met de hirarchie, stakeholders, etc Rapporteert aan de stuurgroep Moet goed kunnen omgaan met mensen, weerstand en moet goed kunnen communiceren 19. De mensen rond een project Projectsponsor Meestal bovenaan de hirarchie Drijvende kracht: eigenaar en bewaker business case, bevestigt mandaat projectleider Zorgt dat project de doelstellingen haalt Bewaakt de scope Ziet er op toe dat de risicos bewaakt worden Rapporteert en escaleert naar management Zit de stuurgroep voor 20. De mensen rond een project Stuurgroep Dragen de eindverantwoordelijkheid Management by exception Valideren de (tussentijdse) producten Geven al dan niet groen licht na iedere fase en bij afsluiten project Stellen de middelen ter beschikking Vertegenwoordigen de verschillende belangen Ook mensen met weerstand! 21. De mensen rond een project Projectteam Zij voeren het project uit olv projectleider Meestal technische mensen, specialisten, ed Werkgroepen Indien nodig Worden geleid door de leden van het projectteam ofdoor projectleider zelf 22. De mensen rond een project Ambassadeurs Is vooral interessant voor afdeling- of entiteitsoverschrijdende projecten Krijgen stand van zaken Communiceren naar hun achterban en koppelen vragen/problemen terug Maken reclame voor het project en sporen al vroeg weerstand op 23. De mensen rond een project Stakeholders/belanghebbenden: Hebben belang bij de uitvoering van het project en het resultaat, maar zijn geen gebruikers Zoveel mogelijk betrekken: focusgroepen, bevragingen, crowdsourcing 24. Changemanagement Iedereen moet veranderenBehalve ik 25. Change management John Kotter Onze ijsberg smelt 26. Change management Jef Staes Mijn organisatie is een oerwoud 27. Change management http://www.youtube.com/watch?v=XT3zrD4vwLw 28. Change management 29. Change management Burning platform 30. Change management: Kubler Ross 31. Change management Twee soorten weerstand: positief en negatief, die je optwee manieren kan benaderen Weerstand is altijd een goed teken, want toontbetrokkenheid! Apathie is erger! Hoe omgaan met weerstand? 32. Change management Communicatie: whole brain-model van Ned Hermann 33. Kernprofiel per kwadrant ANALYSTINNOVATORORGANISATOR COMMUNICATOR 35 34. Focus per kwadrantHOE WAT > uitdenken> uitvinden ANALYSTINNOVATORORGANISATOR COMMUNICATOR WANNEERWIE> uitvoeren > uitdragen 36 35. Kernexpertise per kwadrant PlanmatigInitiatief enwerkenverbeteringANALYST INNOVATOR ORGANISATORCOMMUNICATORResultaatgerichtSuccesvol werken werken ensamen- 37werken 36. Hoe communiceer ik ?logisch, creatief,structuur, suggestief, details motiverendANALYST INNOVATORORGANISATORCOMMUNICATOR concreet, mensgericht, doelgericht,participerend, nuchter dialoog38 37. Hoe neem ik beslissing ?analytisch, intutiefobjectief, visionairalles uitzoeken van buiten cirkel ANALYST INNOVATORORGANISATOR COMMUNICATORgefundeerd overleg planmatig Inlevendmiddelen win-wini.f.v. doel39 38. Wat heb ik nodig ?Geef me Maak medetails, logica enthousiast ANALYST INNOVATORORGANISATOR COMMUNICATORWeesLaat me voelen pragmatischdat je mebegrijpt 40 39. Hoe ga ik om met spanning of druk ?Trekt zich Daagt uit, terug, vermijdt verandert vanconflict onderwerpANALYST INNOVATOR ORGANISATOR COMMUNICATORVersterkt controle, Probeert defensief spanning wegte praten 41 40. Hoe ga ik om met verandering ?Ik hou alles Ik kick opliefst bij t oude veranderingANALYST INNOVATORORGANISATOR COMMUNICATORIk neem Ik kies voorberekend risico verandering in harmonie met42 anderen 41. Hoe kunnen anderen me motiveren ? AppreciatieMeegaan metvoor mijn werk, enthousiasme,respect voorbelangstellingdetails tonenANALYST INNOVATORORGANISATOR COMMUNICATOR To the point Open en warmecommunicatie, dialoog,me zelf laten persoonlijke beslissenattentie 43 42. Change management Conclusie: Communicatie Visie Leidende coalitie Quick-wins 43. Nancy De [email protected] NancyDVogelaere Ann Lips [email protected]_lips