ProjectmanagementBROK cursus

Daniel Gobits en Michelle Hendrikx30 mei 2013

Dezelfde tekening?!

Hoe de klanthet vertelde

Hoe de manager het begreep

Hoe de opdrachtgeverhet voor zich zag

Hoe de projectleider het plan maakte

Hoe de teamleden het plan opvatten

Hoe het project was gedocumenteerd

Hoe het project werd uitgevoerd

Hoe het project werd begroot

Hoe het project werd ondersteund

Wat de klant eigenlijk nodig had

Voorstellen

• Daniel Gobits

Inhoud

• Goede projecten goed doen

• Professionaliseren projectmanagement

• Definities en basisprincipes

• Communicatie

• Onderzoek en projectmanagement

“De goede projecten goed doen”

de projecten goed doen’

• het op tijd en binnen budget opleveren van de afgesproken kwaliteit: projectefficiëntie

‘de goede projecten doen’

• welke projecten zijn het meest interessant om uit te voeren en welke projecten kunnen we beter staken: projecteffectiviteit?

Aanleiding voor professionaliseren projectmanagement Medio 2009:

• > 120 VUmc brede projecten met totaal budget > €80 miljoen • niet duidelijk of en hoe ze bijdragen aan de strategie van VUmc

• Voor slechts 10% schatting van de kosten • Voor slechts 2% een schatting van de baten• Business cases nauwelijks aanwezig

In de periode 2006 – 2010 geven we jaarlijks +/- € 4 miljoen uitaan externe projectleiding en –advisering

Professionele VUmc projectmanagers:

• Hanteren dezelfde methodiek en kennen de spelregels• Zijn opgeleid (cursussen via Amstel Academie)• Plannen en budgetteren• Kennen een heldere verdeling van rollen,

verantwoordelijkheden en bevoegdheden• Schrijven heldere en uniforme projectplannen en rapportages• Communiceren op een heldere manier• Maken afspraken en leggen deze vast

De kern van projectmanagement

Het vergroten van de kans op resultaat door het beheersen van onzekerheid

Definities

• Een project is ‘een tijdelijke werkorganisatie, gebaseerd op een flexibele inzet van mensen en middelen, met het doel om een concreet resultaat te bereiken binnen scherpe afspraken over tijd, geld en kwaliteit’

• Een programma is ‘een verzameling van projecten die in samenhang worden geselecteerd, gepland en gemanaged’

• Een portfolio is ‘een overzicht van projecten en programma’s die bijdragen aan het realiseren van de strategie’

noord-zuidlijnnoord-zuidlijn

programma infrastructuurprogramma

infrastructuur

Portfolio gemeente Amsterdam: infrastructuur, milieu,

zorg etc.

Portfolio gemeente Amsterdam: infrastructuur, milieu,

zorg etc.

Projecten en programma’s

VUmc projectenportfolio

programma

programma

programma

project

project project

project

project

project

project

lijn

lijn

lijn

project projectproject

project

project

3 manieren om een opdracht op te pakken

onzekerheidonzekerheid

planbaarheidplanbaarheid

De basisprincipes: TOGIK

Beheersen van product en proces

organisatie

kwalitei

t

scope

geld tijd

informatie

rol wie taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

opdrachtgever KWF –geeft opdracht–stelt budget beschikbaar–geeft richtlijnen–besluit over go-no go

projectleider professor / postdoc –neemt opdracht aan–neemt personeel aan–is eindverantwoordelijk voor:

–de uitvoering van het project–budget, rapportages, eindproduct–begeleiding medewerkers

projectmedewerker promovendus –krijgt opdrachten van projectleider–is verantwoordelijk voor de uitvoering–rapporteert naar projectleider over voortgang

financial controller medewerker financiële zaken / projectadministratie

– krijgt opdrachten van projectleider– is verantwoordelijk voor de uitvoering– rapporteert naar projectleider over voortgang

Voorbeeld: rolverdeling, afspraken en communicatie in een KWF project

Communicatie!Communicatie!

Oerprincipes projectmanagement

Resultaatgericht en planmatig werken door te:

• Analyseren en toetsen “Bezint eer ge begint!”

• Faseren en plannen “Structuur en planning geven richting!”

• Beheersen “(Sturen op) de goede dingen goed doen!”

• Borgen “Laat het resultaat voortleven in de organisatie!”

Wat heeft een onderzoeker hieraan?

• Ken je rol

• Maak afspraken

• Weet wat er van je verwacht wordt

• Claim tijd van je opdrachtgever/begeleider

• Pas oerprincipes toe

VUmc projectmanagement methodiek“De goede projecten, goed doen!”

Procesplaat Projectmanagers

Meer weten?

• Neem contact op met de Sectie Projectendienst Strategie, Bestuur en Projectenprojecten@vumc.nl

• Amstel Academie: http://www.vumc.nl/afdelingen/AmstelAcademie/vumcaanbod/