Nieuwbouw & het nieuwe WRIJ werken

Laten landen & laten werken met sturing & ruimte

Leo van de Vorst &

Hans de Wit

2

Agenda

�De werkomgeving algemeen

�De werkomgeving WRIJ

�Laten landen & laten werken WRIJ

�WRIJ in verandering

Trends

Visie

Global Village

Homo Zappiens

FlexibleFirm

Wat betekent dit voor organisaties?

Werksessie Besturenraad

Van: Tastbare informatie

Werksessie Besturenraad

Naar: Digitale informatie

Van: Vaste werkplek

Werksessie Besturenraad

Naar: Passende werkplek

“Wherever I lay my laptop”

• Functionele benadering

• Werkprocessen als uitgangspunt

• Flexibiliteit in het gebouw en de

inrichting

“Form follows Function

• Duurzame benadering

• Gebouw en milieu als vertrekpunt

• Flexibiliteit in het gedrag van de

organisatie

“Long life, loose fit”

Producten en diensten

Activiteiten

Fysieke omgevingWerkomgeving

Samenspel van 3 elementen

Green Building

Sustainability

Global Warming

Customer Intimacy

Co-creatieTechnology Push

PEOPLE

PLANET

PROFIT

HomoZappiens

Flexible firm

Global Village

Waarom werkomgeving aanpassen?

� Continuïteit (duurzaam/groen)

� Veranderproces ondersteunen

� Medewerkers en klanten boeien en binden

� Flexibiliteit inbouwen

� Kosten beheersen

� Productiviteitsverbetering

� Samenwerking stimuleren (in- en extern) afstanden overbruggen

� Hype: Nieuwe manieren van werken

� Technologie push

16

Agenda

�De werkomgeving algemeen

�De werkomgeving WRIJ

�Laten landen & laten werken WRIJ

�WRIJ in verandering

Producten en diensten

Activiteiten

Fysieke omgevingWerkomgeving

Samenspel van 3 elementen

Een korte terugblik

� Fusie in 1997

� Tot aan 2003 afdelingenstructuur

� 2003, afdelingen structuur ambtelijk verlaten

� Huisvestingsvraagstuk actueel

Uitgangspunten

� Markant gebouw met toekomstwaarde

� Duurzaam

� Open, transparant en gericht op ontmoeten, kennisdeling en samenwerking

� Beweging en interactie bevorderen

� Verbijzondering op unit niveau wenselijk

Fysieke omgeving

Tijdpad

� December 2003, stuurgroep huisvesting

� Januari 2005, opstellen pve

� VO en besluit, december 2005

� DO, 8 juni 2006

� Start bouw, mei 2007

� Inrichtingsvraagstuk 2008

� Oplevering 28 november 2008

� Inhuizing 09 februari 2009

� Uitvoering landschap 27 april- 1 september 2009

� Opening 17 september 2009

Situatie tijdens de bouw

Drainage

Ruimte voor ambitie!

Producten en diensten

� Verhuizen

� Optimaliseren dienstverlening

- Voorbereiden digitaler werken

- Bedrijfsrestaurant

- Servicepunt

- Alle diensten opnieuw bekeken

� Voorbereiden nieuwe rol

Activiteiten gerelateerd combikantoorconcept

� Compacte werkplek voor de individuele activiteiten, maar ook veelvuldig gebruik maken van andere werkplekken/ruimtes

� Niet territoriale werkomgeving met een beperkte flex component

� Vaste maar geen eigen werkplek

� Biedt ruimte voor de units voor verbijzondering van de inrichting, afgestemd op de processen

29

Agenda

�De werkomgeving algemeen

�De werkomgeving WRIJ

�Laten landen & laten werken WRIJ

�WRIJ in verandering

30

Activiteiten gerelateerd combikantoorconcept

�Open, transparant en gericht op ontmoeten, kennisdeling en samenwerking

�Samenhang versterken en eilandjes voorkomen

�Beweging en interactie bevorderen

�Compacte werkplek voor de individuele activiteiten, maar ook veelvuldig gebruik maken van andere werkplekken/ruimtes

31

Oude situatie

32

Nieuwe situatie (waar kun je werken?)

Concentreren

Vergaderen

Overleg/sparren

Informeel overleg

Beeldschermwerk

Telefoneren

Lezen

Printen/copieren

33

Wat is klaar in februari 2009?

�Nieuw kantoor- en werkplekconcept met:

- Nieuw bureau, ladeblok en bureau stoel

- Nieuwe PC incl. 22 inch scherm

- Mobiele en/of vaste telefoon

- Nieuwe kasten (met hangsysteem en ordner ruimte)

- Ingeboekte post alleen nog maar digitaal en zoekfunctie in DMS via MyCorsa

Multi Moment Opname (MMO)

Gedurende tien werkdagen, van donderdag 26 juni 2008 tot en met woensdag 9 juli 2008, heeft een uitzendkracht negen keer per dag vastgesteld of de verschillende werkelementen van WRIJ al dan niet in gebruik waren, alsmede welke activiteit aan het werkelement werd verricht.

316 werkelementen, waarvan:

� 267 bureauwerkplekken (223 vast en 44 inhuur)

� 43 spreekelementen

� 6 vergaderruimten.

Wat werd er gemeten?

� in gebruik genomen, maar niemand aanwezig;

� telefoneren;

�computerwerkzaamheden;

� lezen, schrijven (bureauwerkzaamheden);

�overleg tot vier personen;

�overleg vanaf vier tot tien personen;

�overleg met meer dan tien personen;

�werken met een grote tekening;

�andere activiteiten dan genoemd.

Uitkomsten MMO

�Gemiddelde bezettingsgraad bureauwerkplekken: 42%.

�Piekbezetting bureauwerkplekken: 63%.

�Gemiddelde bezettingsgraad spreekelementen op werkkamers: 14%.

�Piekbezetting spreekelementen: 30%.

�Gemiddelde bezettingsgraad vergaderruimten: 27%.

�Piekbezetting vergaderruimten: 83%.

�Het reserveringssysteem geeft een gemiddelde bezetting van 3,4 uur per dag per zaal (≈ 42%).

Doelen laten landen & laten werken

Laten landen

� Informeren: op de hoogte zijn

�Betrekken: eigenaar voelen van het concept

�Beleven: zich het concept voor kunnen stellen

Laten werken

�Kennen: kennis hebben van

�Kunnen: houding, gedrag en competenties

Acties en interventies Laten Landen

�Stand van zaken via Intranet

�Top 20 meest gestelde vragen

�Testen met meubels en koffie

�Sessies archivering

� “Wij in beeld”

�Enquête

Acties en interventies Laten Werken

�Sessies CORSA

�Werkplekwijzer

�Sessies “Werken in de nieuwe omgeving”

41

Sessies “Werken in de nieuwe omgeving”

� In nieuwe pand in eerste kwartaal

�Leren werken in nieuwe omgeving

�Redeneren vanuit de activiteiten

�Betere benutting huisvestingsconcept

�Samen formuleren gedrags- en huisregels

�Bijdrage aan “elkaar aanspreken”

Gedragsregels

� De basisregel is: “Houd rekening met elkaar”

� Aanvullende tips & trucs, geen 10 geboden!

Wij in beeld

�Interactieve deel van deze sessie!

�Visualiseren waar een afdeling voor staat

�Op Intranet, screensavers en beeldschermen

�Voorbeelden……..

45

Agenda

�De werkomgeving algemeen

�De werkomgeving WRIJ

�Laten landen & laten werken WRIJ

�WRIJ in verandering

Producten en diensten

Activiteiten

Fysieke omgevingWerkomgeving

Samenspel van 3 elementen

47

Fysieke omgeving

� Inregelen en oplossen kinderziekten

� Lichtinval

� Klimaatbeheersing

� Inrichting landschap

�Blijvend monitoren

48

Activiteiten

�Kleine aanpassingen

� Reserveren vergaderruimten

� Afval

� Printen

�Herhalen MMO

�Ondersteuning visie WRIJ

� Digitaal werken

49

Producten en diensten

�Verder professionaliseren FZ

� Klantgericht werken

� Maximaliseren Sturing en Ruimte

� Bewaken concept

� Integraal verbeterprogramma

50

De verandering begint pas