TOPdesk HRM Themasessie Presentatie

1TOPdesk – Service Management Simplified

TOPdesk

HR-team

Welkom bij de Themamiddag

‘TOPdesk HRM’

voorjaarvoorjaar 20102010


• Mens

• Proces

• Tool

Agenda

TOPdesk - HR Services Simplified

TOPdesk visie


TOPdesk kernwoorden

Vertrouwen

Verantwoordelijkheid

Vrijheid



• Gebruiken TOPdesk sinds 2008

• 4,6 FtE (5 personen) op 300 collega’s» Industrieel ontwerper

» Neerlandicus

» Gymleraar

» Communicatie expert

» P&A-er

• Alles zelf; salarisadministratie deels uitbesteed

HR afdeling bij TOPdesk zelf



• Leukste werkgever 2007

• Beste werksfeer 2008

• Beste werkgever jonge ouders 2009

• Eervolle vermelding Digitaal werven 2009

HR afdeling TOPdesk



TOPdesk de organisatie• Oprichting 1992 vanuit OGD in Delft• TOPdesk software sinds 1993 op de markt• Sinds 1997 volledig zelfstandig

Wij:• zijn informatie management software specialisten• leveren ervaren eigen consultants en trainers• zijn een wereldwijd bewezen dienstverleningsconcept

HR Services Simplified

Goede software hoeft helemaal niet duur te zijn.Dagelijks hebben we meer dan 50.000 actieve TOPdesk gebruikers die per dag 1 miljoen+ klanten ondersteunen.



TOPdesk Internationaal

Toronto, CA

• Hoofdkantoor in Delft, opgericht in 1992 o Londen, Engeland Toronto, Canada

o Kaiserslautern, Duitsland Budapest, Hongarije

o Antwerpen, België

• Inmiddels ruim 350 medewerkers

• Elke maand starten 40 à 50 nieuwe implementaties

• 5.000 implementaties in meer dan 40 landen

Paris, FR


Marktplaatsing

• TOPdesk is branche onafhankelijk

• Voor kleine, middelgrote en grote organisaties

• Vanaf 50 tot 5.000.000 eindgebruikers

• Voor interne en externe klanten ondersteuning

• Centrale en decentrale servicedeskoplossing

• En alle typen servicedesk toepassingen w.o.:IT, Facilitaire, HRM en juridische servicedesken, B2B klantportaalsburgermeldpunten, klant contact centra, onderwijsbalies, inkoop- en administratie ondersteuning, consumentensupport etc..



•Mens (M)

• Proces (P)

• Tool (T)

Instroom –Doorstroom -Uitstroom

Visie



• Wat denkt Nederland?

Human Resource afdelingen


• Hoe is het echt?


• Frustraties!

• Procedures

• Herhaling

Loopt alles soepel?


Of kan het beter?


• Procedures soepel laten verlopen

• Statusinzicht, selecties en rapportages

• Tijd over houden voor andere projecten

Waarom TOPdesk?



•Proces (P)

• Tool (T)

•Mens (M)

Instroom –Doorstroom -Uitstroom

Visie



HR Processen

Instroom

- Werving- Selectie- Indiensttreding

Uitstroom

- Exit interviews- Inleveren verstrekkingen

Doorstroom

- Opleiden- Beoordelen- Belonen

Inst

roo

m –

Do

ors

tro

om

-U

itst

roo

m

Projecten


Instroom

Inst

roo

m–Doorstroom -Uitstroom



Werving en SollicitatieIn

stro

om–Doorstroom -Uitstroom

Erik


HRM


Selectie en GesprekkenIn

stro


HRM



AannameIn

stro


Erik

TOPsolutionsTOPdesk - HR Services Simplified

HRM

??

Manager


IndiensttredingIn

stro

om–Doorstroom -Uitstroom HRM

Erik



Doorstroom

Instroom –

Do

ors

tro

om-Uitstroom



OpleidenInstroom –

Do

ors

tro

om-Uitstroom

Erik



Beoordelen en BelonenInstroom –

Do

ors

tro

om-Uitstroom

�

ErikManager



Uitstroom

Instroom –Doorstroom -

Uit

stro

om



Erik

Exit interviewInstroom –Doorstroom -

Uit

stro

om

HRM

TOPsolutionsTOPdesk - HR Services Simplified


Inleveren verstrekkingenInstroom –Doorstroom -

Uit

stro

om

Erik



ProjectenIn

stro

om

–D

oo

rstr

oo

m -

Uit

stro

om



Instroom

- Werving- Selectie- Indiensttreding

Uitstroom

- Exit interviews- Inleveren verstrekkingen

Doorstroom

- Opleiden- Beoordelen- Belonen

Instroom –Doorstroom -

Uit

stro

om


•Tool (T)

• Proces (P)

•Mens (M)

Visie



Een tool ter ondersteuning• Tools kunnen niet denken, maar helpen om het werk gemakkelijk te maken en de kans op fouten te verkleinen en de dienstverlening te verbeteren door actieve monitoring.



De opzet van TOPdesk als tool

Meldingen

Backoffice

Frontoffice

Doorzetten

SleutelsAuto’sLaptop

Inventaris Telefoon

Middelen

Vestigingen

Erik

LeveranciersgegevensStandaard oplossingen

Kennissysteem

Zoekmagiër

Locaties

LocatiesLocaties

Verstrekkingen


Gegevens privacy

• Uitgebreid rechten- en autorisatiebeheer

• Filters

• Satelliet database gebruik



Demonstratie

Erik



Gegevensintegratie• Personeelsystemen

o PeopleSoft, Beaufort, GBA o Novell Directory Service, Active Directory

• Procesdocumentatiesystemeno SharePoint, GBI, DocManager, Mavim, Protos, Intranet

• Relatiebeheersystemeno LIFT, Pview, Navision, Accountview



Procesmatig werken• Digitaal personeelsdossier

o digitaal medewerkersdossiero beheren van verstrekkingen met notificatieso plannen en administreren van FG’s / BG’so overzichten, selecties en rapporten

• Meldingenbeheero meldingen, to do overzichteno workflow & notificatieso gebruik meldingensjablonen

• Middelenbeheero vastleggen van bedrijfsmiddelenbijv: sleutels, telefoons, laptops, auto’s…

o overzichten van verstrekkingen



vervolg procesmatig werken

• SelfServiceDesk portaalo indienen van meldingen en inzien van rapporten

o integraal kennissysteem met FAQ

o documenten koppelsysteem

o telefoonboek en smoelenboek

• Enquêtebeheer

• Bezoekersregistratie

• Operationeel beheero plannen van terugkerende mutaties

o workflow overzichten, takenlijsten, notificaties

o uitvoeren cyclische administratieve taken



Sturing en Inzicht• Status overzichten en to-do lijsten

o sollicitatiestromeno FG / BG administratie en planning

• Selectieo verstrekkings- en innameoverzichteno arbeidscommunicatie gegevens

• Rapportageso Trendrapportageso Doorlooptijd- bestedetijdrapportageso Kwantitatieve rapportages

Simplified


TOPdesk ondersteuning

• Implementatie en advies

• Opleidingen en trainingen

• TOPdesk servicedesk ondersteuning

• TOPdesk extranet en community

• Klantendagen, themasessies

• Gegevensintegratie

• TOPdesk Symposium

38TOPdesk – Service Management SimplifiedIn

stro

om

–D

oo

rstr

oo

m -

Uit

stro

om

Conclusie

TOPdesk HRM Themasessie Presentatie

Technology

Transcript of TOPdesk HRM Themasessie Presentatie