De secretaresse en de arbeidsmarkt projectweek 3

PROJECT Jezelf presenteren op de arbeidsmarktInhoudsopgave/aftekenlijst

Naam cursist:

Nr. Titel Ingeleverd?Paraaf

begeleider

Voldoende?Paraaf

beoordelaar

1 Leerdoel 2 beoordelingsformulier m.b.t.

realisatie leerdoel3 Logboek4 Werkplan5 Begrippenlijst m.b.t. bedrijfscultuur6 Testuitslag bedrijfscultuur7 Samenvatting testuitslag met

motivatie8 Ken jezelf; opdracht 19 Ken jezelf; opdracht 2 Competenties

10 Profiel van jezelf 11 Brief aan mevrouw Laurijssen met

een beschrijving van de bij jou passende bedrijfscultuur. Geef daarin ook aan wat je een stageplaats te bieden hebt en wat je er wil leren

12 Verslag bezoek stagebedrijf met speciale aandacht voor bedrijfs- cultuur en secretariële werkzaam- heden en bedrijfsprofiel als bijlage

13 Presentatieportfolio 14 Sollicitatiebrief15 CV16 beoordeling sollicitatiegesprek17 digitaal archief

1

PROJECTOPDRACHT Jezelf presenteren op de arbeidsmarkt

1. Naam van het project De secretaresse en de arbeidsmarkt

2. Opdrachtgever Opleidingsvoorzitter secretariële opleidingen en de BPV-begeleider.

3. Opdrachta. (individueel)

Kies een leerdoel en werk aan de realisatie ervan.Lever aan het eind van de week een verslag in over dat leerdoel

b. (individueel)Onderzoek de bedrijfscultuur (zie bijlage 1) -Maak de begrippenlijst m.b.t. de bedrijfscultuur -Maak twee testen-Maak een samenvatting van de uitslag en leg uit of de uitslag wel/ of niet bij je past.

c. (individueel)Kijk naar jezelf (zie bijlage 2):-maak opdracht 1 Ken jezelf als mens; laat 5 vragenlijsten invullen en verwerk de gegevens in een tabel en stel ter afronding van die tabel op basis van deze gegevens vast wat je stage leerdoel wordt-maak opdracht 2 Ken jezelf als beginnend beroepsbeoefenaar; vul het competentieprofiel in -schrijf een profiel van jezelf op basis van gegevens uit opdracht 1 en opdracht 2-koppel dat profiel en je voorkeur voor een bedrijfscultuur aan je wensen voor een stageplaats en bepaal wat je als stagiaire een stageplaats te bieden hebt-leg je bevindingen vast in een brief waarin je je leerdoel én je voorkeur voor een bedrijfscultuur geeft én beargumenteert.

d. (samen)Bezoek (woensdag) een derdejaars op de stageplaats (zie bijlage 3) -Maak een bedrijfsprofiel van het te bezoeken bedrijf-Maak van dat bezoek een verslag, waarin je o.a. het bedrijfsprofiel, de bedrijfscultuur en de secretariële werkzaamheden verwerkt.

e. (individueel)Presenteer jezelf schriftelijk(zie bijlage 4): -schrijf een sollicitatiebrief met CV (zie bijlage 5) en bereid je schriftelijk voor op een sollicitatiegesprek door een presentatieportfolio te maken.

f. (individueel)-Presenteer jezelf mondeling (zie bijlage 6): voer een officieel sollicitatiegesprek met een externe functionaris.

2

4. Gewenst resultaat en beoordelings- eisen waaraan het resultaat moet voldoen

- Een goedgekeurd leerdoel- Een goed onderbouwd verslag over je leerdoel- Het Logboek moet volledig zijn- Het werkplan moet uitvoerbaar zijn- De begrippenlijst m.b.t. bedrijfscultuur moet volledig

zijn- De testuitslag van de bedrijfscultuurtest moet zijn

toegevoegd - De samenvatting van de testuitslag moet volledig en

goed gemotiveerd zijn - Tenminste 5 compleet ingevulde vragenlijsten- Een correct en volledig ingevulde tabel met gegevens

van anderen over jou als mens en met een leerdoel ter afronding

- Het competentieprofiel moet een duidelijk beeld geven van jou als persoon en van jou als beginnend beroepsbeoefenaar

- Een volledig profiel van jezelf waarin de gegevens van opdracht 1 én 2 correct zijn verwerkt

- Een in correct Nederlands geschreven aan mevrouw Laurijssen met een duidelijke beschrijving van de bij jou passende bedrijfscultuur en van wat je een stageplaats te bieden hebt en wat je er wil leren op basis van je leerdoel als mens en als beginnend beroepsbeoefenaar.

- Het verslag van het bezoek aan het stagebedrijf moet volgens richtlijnen van verslagleggen zijn en inhoudelijk ook informatie bevatten over de bedrijfscultuur en secretariële werkzaamheden. Aan het verslag moet een bedrijfsprofiel als bijlage zijn toegevoegd

- Het presentatieportfolio moet overtuigend zijn, qua vorm en inhoud representatief, volledig en correct

- Sollicitatiebrief moet volgens richtlijnen zijn- CV moet volgens richtlijnen zijn- Uit het sollicitatiegesprek moet blijken dat je je degelijk

hebt voorbereid en dat je op de hoogte bent van de regels voor het voeren van het sollicitatiegesprek. Denk daarbij ook aan uiterlijke verzorging.

- Beoordelingsformulier van het sollicitatiegesprek moet ingevuld zijn; het sollicitatiegesprek moet met een voldoende beoordeeld zijn

- Het digitaal archief moet toegankelijk zijn en logisch geordend

Je levert dagelijks aan het eind van de projecturen inleveren wat je die dag gemaakt hebt en aan het eind van de projectweek lever je het hele project in.

3

VOORAFLeerdoel realiseren tijdens projectweek

Voor je aan de opdracht begint, stel je vast aan welk leerdoel je deze week gaat werken!

1. Neem het leerdoel dat je hebt geformuleerd aan het eind van projectweek 2 of kies in je Groeiportfolio een competentie, die je wil verbeteren.

2. Formuleer schriftelijk hoe je aan dat leerdoel gaat werken in projectweek 3 Verwerk in die beschrijving wanneer je eraan werkt, bij welke taken je eraan werkt, hoe je je voortgang gaat meten, welke producten je gebruikt om te bewijzen dat je eraan gewerkt hebt en bij wie je om hulp vraagt.

3. Bespreek met je begeleider waarom je dit leerdoel hebt en welke bewijzen je straks wil laten zien om aan te tonen dat je je leerdoel hebt behaald. Op deze manier weten de begeleiders welke ontwikkeling voor jou belangrijk is en waarop ze moeten letten om een beeld te kunnen krijgen van je ontwikkeling. (Dat beeld moet je uiteindelijk kunnen schetsen tijdens een evaluatiegesprek met je begeleider)Opmerking: Als jouw leerdoel deze projectweek niet realiseerbaar is, kies dan in overleg met je opleider een ander leerdoel!

4. Werk tijdens deze projectweek aan de realisatie van dat leerdoel.Zorg voor concrete bewijzen van je voortgang en verzamel die.Aan de hand van die concrete bewijzen beoordeel je tenslotte samen met je begeleider/slb’er in een gesprek in hoeverre de leerdoelen bereikt zijn.

5. Leg de vorderingen met je leerdoel vast in je logboek.

6. Beoordeel met je groepsgenoten vrijdag in hoeverre je leerdoel bereikt is. Maak hiervan een verslag waarin je -het leerdoel noemt-de keuze voor dat leerdoel motiveert,-de manier waarop je gewerkt hebt aan de realisatie van je leerdoel beschrijft -aangeeft op welke wijze je dat leerdoel hebt bereikt, of als je je leerdoel niet hebt bereikt, waarom het leerdoel niet is bereikt: had je onvoldoende hulp, was het leerdoel te ambitieus, of speelden er andere zaken waardoor jij je doel niet hebt bereikt?

7. Lever dit verslag in op Its learning.

4

Voordat je in periode 4 een stageplaats gaat zoeken, is het belangrijk dat je de verschillende bedrijfsculturen leert kennen, zodat je een bedrijf dat bij jou past kunt zoeken. Daarom ga je eerst achterhalen wat een bedrijfscultuur is.

Ook ga je bij jezelf te rade; wat wil ik, want kan ik, wat heb ik te bieden…., want om er zeker van te zijn dat een stagebedrijf bij je past, moet je je natuurlijk inhoudelijk goed voorbereiden en weten waar je op moet letten en op welke vragen je een antwoord wilt. Gebruik daarvoor de Bedrijfscultuurtesten en de artikelen die je bij dit project krijgt. Aarzel niet om zelf gebruik te maken van andere bronnen die jou bijvoorbeeld kunnen helpen een beeld te vormen van secretariaten, van de verschillende soorten bedrijven en van verschillen in cultuur tussen die bedrijven.Als je het een aan het ander koppelt, dan kun je voor jezelf gaan bepalen wat je wilt en wat je waard bent op de arbeidsmarkt.

Dit project geeft je tevens de mogelijkheid om te oefenen in het solliciteren, want ook die ervaring heb je binnenkort nodig bij het zoeken naar een stageplaats.

Het sollicitatiegesprek voer je met iemand van een externe organisatie die jou bevraagt op de manier waarop hij/zij dat bij zijn organisatie gewend is.

Hoewel je veel individuele taken hebt, worden er toch groepjes samengesteld, zodat je met elkaar de bedoeling en de werkwijze kunt bespreken.

INLEIDING PROJECTOPDRACHT

Stappenplan:1. Jij bestudeert de projectopdracht en maakt dan eerst het werkplan voor de

komende week.Tips voor een volledige en vooral logische planning:Omdat je woensdag op bedrijfsbezoek gaat, is het belangrijk dat je eerst alle taken doet, die verricht moeten worden i.v.m. dat bezoek en zorgt dat mevrouw Laurijssen uiterlijk dinsdag om 10.00 uur de brief ontvangt, zodat ze je kan matchen aan een te bezoeken bedrijf.

Zorg er ook voor dat je maandag de vragenlijst uitzet, want je moet mensen de tijd geven om de lijst in te vullen en jij moet daarna nog de tijd hebben om de gegevens te verwerken!

Onderzoek bedrijfscultuur (bijlage 1)2. Je onderzoekt wat bedrijfscultuur is. -Neem bijlage 1 goed door -Zoek op internet de betekenis van alle begrippen, die in de vragen worden gebruikt. Maak daarvan een begrippenlijst.

5

3. Je onderzoekt welke bedrijfscultuur bij jou past -Test jezelf. Maak twee testen en ontdek welke werkomgeving bij je past. In bijlage 1 staan de testen, die je moet maken: -https://www.123test.nl/bedrijfskeuze/index.php -http://www.intermediair.nl/testen-tools/bedrijfsleven-of-overheid -De testuitslag lever je niet alleen in, maar je vat hem ook in eigen woorden samen en je motiveert waarom de uitslag wel of niet bij je past.

Kijk naar jezelf (introspectie) (bijlage 2)4. -Maak opdracht 1 Ken jezelf als mens;

Je laat 5 vragenlijsten invullen (zie opdracht 1 Ken jezelf) en verwerkt de gegevens in een tabel en stelt ter afronding van die tabel op basis van deze gegevens vast wat je leerdoel wordt voor de stage.

5. -Maak opdracht 2 Ken jezelf als beginnend beroepsbeoefenaar; vul het competentieprofiel inNu je op basis van gegevens uit opdracht 1 en opdracht 2 weet in wat voor bedrijf je wil werken, wat heb je te bieden hebt en wat je wil leren kun je een compleet profiel van jezelf schrijven; -Schrijf een profiel van jezelf en koppel in dat profiel je voorkeur voor een bedrijfscultuur aan je wensen voor een stageplaats en bepaal wat je als stagiaire een stageplaats te bieden hebt en wat je er wil leren.Leg je bevindingen vast in een brief aan mevrouw Laurijssen waarin je je leerdoel én je voorkeur voor een bedrijfscultuur geeft én beargumenteert. Je vraagt haar ook om passend een bedrijf dat je kunt bezoeken.

Bezoek met een medestudent een stageplaats (bijlage 3)6. Je verzamelt informatie over het bedrijf, dat mevrouw Laurijssen je heeft

doorgegeven. Gebruik daarvoor o.a. internet en Kamer van Koophandel.7. Je gaat met een klasgenoot op bezoek bij een derdejaars, die stageloopt en

maakt met die klasgenoot een verslag van dat bezoek. Voeg aan dit verslag een beschrijving toe van het bedrijf dat je bezoekt. (Gebruik daarvoor de informatie die je hebt gevonden bij opdracht 6.)

Je bereidt je voor op de sollicitatieprocedure10. Je kiest zelf een bedrijf en zoekt informatie over het bedrijf op: NAW-gegevens, rechtsvorm, product/dienst, (non)profit, grootte, (inter)nationaal, bedrijfscultuur etc. Verwerk de informatie tot een bedrijfsverslag en neem dit op in het presentatieportfolio.11. Je maakt een presentatieportfolio. Donderdag krijg je een (portfolio)map, die je kunt gebruiken bij het sollicitatiegesprek. (Zie bijlage 4)

JE PRESENTEERT JEZELF SCHRIFTELIJK (Zie bijlage 5)12. Je schrijft een sollicitatiebrief met CV waarin je solliciteert naar de functie van

een stagiairesecretaresse.

JE VOERT HET SOLLICITATIEGESPREK (Zie bijlage 6)13. Je oefent het sollicitatiegesprek bij voorkeur met je BPV-begeleider of een andere

deskundige op het Florijn College.

6

14. Je voert het officiële sollicitatiegesprek naar een stageplaats met de functionaris van de externe organisatie.

15. De externe functionaris beoordeelt jouw sollicitatiegesprek: je wordt niet aangenomen of er is een tweede gesprek nodig of je bent in principe aangenomen, of je wordt direct aangenomen.

7

Bijlage 1 Bedrijfscultuur

Om te beoordelen of een bedrijf bij je past, moet je letten op:

1. De rechtsvorm van het bedrijf?

2. De doelstelling van het bedrijf? profit/non-profit producten/diensten particulier/overheid nationaal/internationaal

3. De voor dat bedrijf kenmerkende punten, die de bedrijfscultuur vormen als: tutoyeren/vousvoyeren kledingvoorschriften omgangsvormen stijl van het huis hiërarchie opleiden personeel loopbaanbegeleiding personeel ……….

4. Het organisatieschema van het bedrijf en daar in hiërarchie en de plaats van het secretariaat in de organisatie

5. De plaats van het secretariaat werkzaamheden van het secretariaat taakverdeling van het secretariaat verantwoordelijkheden van de secretariaatsmedewerker(s) de mate waarin het horen/zien/zwijgen-principe van belang is

de spin in het web-functie van het secretariaat

BegrippenlijstZoek op internet in de context van het bedrijfsleven de betekenis van de hier ondergenoemde begrippen en maak je in eigen woorden een begrippenlijst. -rechtsvorm

-profit bedrijf-non-profit organisatie-het verschil tussen producten/diensten die een bedrijf levert\-het verschil tussen een nationaal en een internationaal bedrijf-particulier bedrijf-overheidsinstelling-tutoyeren/vousvoyeren-stijl van het huis-hiërarchie-horen/zien/zwijgen-principe-de spin in het web

8

Als je weet hoe de cultuur in een bedrijf is, wil dat nog niet zeggen of dat bedrijf ook bij jou past. Denk aan aandachtspunten als:- werken in teamsWerk je het liefst onafhankelijk van andere mensen of deel je graag je taken en ideeën met andere mensen?Je werkt het liefst in een organisatie waarin mensen bereid zijn elkaar te ondersteunen. Of werk je het liefst in een organisatie waarin competitie belangrijk is: waarin je eigen werk en je eigen doelstellingen op de eerste plaats komen?

- werken volgens regelsMisschien geef je er de voorkeur aan om te werken in een omgeving waarin strakke regels en procedures zijn. Of geef je de voorkeur aan meer eigen vrijheid?

- voorkeur voor veranderingSommige organisaties leggen de nadruk op constante verandering; andere geven de voorkeur aan vastliggende werkmethodes. Waar werk jij het liefst?

- vernieuwingBen je huiverig voor vernieuwende ideeën, of zijn experimenten welkom?

- pragmatismeSommige organisaties leggen de nadruk op kwaliteit, ook al gaat dat ten koste van de snelheid. Tot in ieder detail moet alles goed zijn. In andere organisaties ligt de nadruk meer op snelheid, zelfs als dat zou betekenen dat de kwaliteit van het werk daardoor minder wordt (pragmatisch werken).

- besluitvormingGaat je voorkeur ernaar uit om snel besluiten te nemen? Of wil je graag iets van alle kanten bekijken en overdenken voordat je een besluit neemt?

- gericht op resultaatWerk je liever in een omgeving met een zekere werkdruk, of is het voor jou belangrijk dat er voldoende tijd is om het werk uit te voeren en de dingen één voor één af te werken?

- beloningsvoorkeurWil je beloond worden voor je prestaties en voor je resultaat? Of geef je de voorkeur aan een beloning die gerelateerd is aan status, leeftijd en dienstjaren?

Maak onderstaande twee testen via internet om jouw voorkeur voor een bedrijfscultuur te achterhalen en verwerk de testgegevens in je verslag. (Zie opdracht Onderzoek de bedrijfscultuur.) -https://www.123test.nl/bedrijfskeuze/index.php

-http://www.intermediair.nl/testen-tools/bedrijfsleven-of-overheid

9

bijlage 2 Ken jezelf \

Omdat je als je solliciteert jezelf goed moet kennen, is het belangrijk dat je voor jezelf in een overzichtelijk schema aangeeft bij de secretariële competenties aangeeft in welke mate je over die competenties beschikt. Om in een sollicitatiegesprek snel een goed antwoord te kunnen geven is het belangrijker dat je je voorbereidt en je eigenschappen goed kunt onderbouwen.

Opdracht 1 Ken jezelfWie ben ik? Breng jezelf in beeld via 360 graden feedback

Waarom is feedback belangrijk?Een mens is een sociaal wezen en heeft daarom behoefte aan reacties en feedback van anderen. Die reacties en feedback zorgen ervoor dat je motivatie kunt (blijven) opbrengen voor wat je doet.Het is niet altijd zo vanzelfsprekend dat je regelmatig feedback ontvangt op je handelen en functioneren. Heb je daar wel behoefte aan, dan kun je daar om vragen. Dan weet je wat je goed doet en op welke terreinen je dingen kunt verbeteren.Manieren om feedback te vragen

In sommige organisaties is het heel gewoon om regelmatig feedback te krijgen. Die organisaties hebben een hele structuur rondom feedback geven en ontvangen opgezet. Alle medewerkers hebben een persoonlijk ontwikkelplan dat jaarlijks wordt bijgesteld en er is een systematiek van 360 graden feedback.

Dat is een aanpak waarbij medewerkers niet alleen feedback krijgen van hun leidinggevende, maar ook van collega's, klanten en van zichzelf. Op die manier kun je erachter komen wat je zelf als zwakke of sterke punten ziet en hoe anderen dat beoordelen. Als je in zo'n organisatie werkt waar feedback heel gewoon is, dan zul je er dus nauwelijks om hoeven vragen. De kunst is wel om het 'feedbackcircus' niet als verplicht nummer te zien, maar er werkelijk iets mee te doen. Dat houdt je scherp en zorgt ervoor dat je blijft leren en jezelf blijft ontwikkelen.

Feedback vragen is niet altijd gemakkelijk, je stelt je dus kwetsbaar op. Daar is soms enige moed voor nodig. Het is daarom niet vreemd om aan degene aan wie je feedback vraagt vertrouwelijk met je vraag om te gaan. De meeste mensen zullen dat zeker doen.

Wat is 360 graden feedback?

Om competenties te meten wordt er vaak een 360 graden meting uitgevoerd. Hierbij worden een aantal personen ´rondom´ een persoon gevraagd om een vragenlijst in te vullen. Deze personen hebben een verschillende rol zoals ´Collega´, ´Manager´ of ´familielid´.

 

10

Wat ga je doen?1. Zet onderstaande vragenlijst bij minimaal 5 mensen uit. Bij een klasgenoot, een docent,

een familielid, een collega (van je bijbaantje) en jezelf. Kies iemand uit waarvan je weet dat deze persoon de vragenlijst zo objectief mogelijk zal invullen.

2. Als je de vragenlijsten terugkrijgt verwerk je de antwoorden in een tabel. Zie voorbeeld onder de vragenlijst.

De vragenlijst

Datum:…………………………………………………………………………………………

Naam feedbackgever:…………………………………………………………………........

Leeftijd:…………………………………………………………………………......................

Wat is jouw relatie met mij?...........................................................................................

Wat zie je als de belangrijkste kwaliteit(en) van mij?

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

Wat zijn volgens jou de belangrijkste ontwikkelpunten van mij?

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

Stel dat jij van mij een video-opname zou maken, wat zou jou opvallen als je kijkt naar mijn doen en laten?

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

Eventuele verdere relevante opmerkingen:

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

11

Vragen: Antwoorden Wat viel mij op?

Mijn belangrijkste kwaliteiten:

Mijn belangrijkste ontwikkelpunten:

In een video opname van mijzelf valt op:

Mijn ontwikkeling in de komende maanden zou moeten zijn:

Verdere relevante opmerkingen:

Stel op basis van deze gegevens vast wat je leerdoel wordt waarmee je aan de gang gaat tijdens je stage:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………

12

Opdracht 2 Competenties in beeldJe helpt jezelf en het gesprek loopt makkelijker als je je competenties onderbouwt met een goed voorbeeld uit de praktijk (van GLE, BBSP en zeker ook van je bijbaan.)

Hieronder staan de secretariële competenties; als je ze invult krijg je een competentieprofiel. Kijk ernaar en neem de tabel over. Geef in de tabel aan of een competentie wel of niet bij je past en waarom dat zo is. (De betekenisuitleg van die competenties vind je onder de tabel.)Je moet de lijst ook aanvullen met algemene competenties (Zie dan blz.131 Mondelinge Communicatie)

Let op: bij Nederlands heb je al; een keer zo’n eigenschappenlijst gemaakt, maar bij de meeste studenten was toen de onderbouwing echt niet voldoende; er moesten meer sterke voorbeelden komen waarmee je kon aantonen waarom je de competentie wel/niet beheerst. We verwachten nu een heel goede en dus sterke verklaring!!!!

Competenties Sterkepunten

+

Zwakkepunten

-

verklaring onderbouwd met een voorbeeld uit de praktijk (GLE/BBSP/stages/bijbaan)

Aandacht en begrip tonenAnalyserenBedrijfsmatig handelenBeslissen en activiteiten initiërenEthisch en integer handelenFormuleren en rapporterenInstructies en procedures opvolgenMet druk en tegenslag omgaanOp de behoeften en verwachtingenvan de ‘klant’ richtenPlannen en organiserenPresenterenRelaties bouwen en netwerkenSamenwerken en overleggenVakdeskundigheid toepassen Bovenstaande competentie aanvullen met algemene competenties (Zie blz.131 Mondelinge Communicatie)

13

aanpassingsvermogen

betrouwbaarheid

Etc.

14

Competenties Betekenis Aandacht en begrip tonen De student luistert aandachtig naar de opdrachtgever en andere

betrokkenen, leeft zich in de situatie en gevoelens in en vraagt door naar beleving en ideeën.

Analyseren (niv. 4) De student kan een probleem of een kwestie ontleden in deelproblemen, ziet samenhangen tussen verschillende zaken en kan die beschrijven.

Bedrijfsmatig handelen De student werkt planmatig, (kan gevolgen schatten en/of voorspellen voor het bedrijf), efficiënt (w.b. tempo, uren, materialen en middelen en geld)en kan effectief (resultaatgericht) handelen

Beslissen en activiteiten initiëren (niv. 4)

De student neemt besluiten in complexe situaties, betrekt relevante partijen in de besluitvorming en streeft naar draagvlak.

Ethisch en integer handelen De student gaat correct om met vertrouwelijke informatie m.b.t. interne kantoorpolitiek, concurrentiegevoelige informatie of informatie van vertrouwelijke aard, is betrouwbaar, komt afspraken na, past omgangsvormen aan en handelt consequent.

Formuleren en rapporteren De student gebruikt bij het beschrijven van het probleem heldere, bondige vakterminologie en heeft daarbij correct, doel en doelgroepgericht taalgebruik

Instructies en procedures opvolgen De student werkt volgens richtlijnen van voorgeschreven protocollen of voorschriften

Met druk en tegenslag omgaan De student blijft effectief en efficiënte werken in onzekere situaties, heeft onder druk oog voor de consequenties van eigen ideeën en standpunten en blijft zich in crisissituaties bewust van de gevolgen van eigen handelen op anderen

Op de behoeften en verwach-tingen van de ‘klant’ richten

De student anticipeert op wensen van klanten en vertaalt deze in nieuwe producten of dienstverlening.

Plannen en organiseren De student kan prioriteiten en subdoelen stellen om de grootste effectiviteit te behalen en geeft daarbij de benodigde acties, tijd en middelen aan om de vooropgestelde doelen te realiseren.

Presenteren De student kan visie, ideeën of mening helder, duidelijk, en indien nodig boeiend of enthousiast overbrengen op anderen: waarbij de student zich gedraagt volgens de normen en waarden van de organisatie en maatschappij; met duidelijke en heldere stem spreekt in staat is om met non-verbale communicatie de boodschap te ondersteunen; en een professionele, representatieve uitstraling heeft.

Relaties bouwen en netwerken De student investeert actief in het opbouwen van goede werk-/klantrelaties; legt - op verschillende niveaus - makkelijk contact en vindt vlot aansluiting; onderhoudt actief het eigenrelatienetwerk en maakt er indien nodig goed gebruik van; zet zich er voor in ook bij moeilijkheden de relatie goed te houden; neemt zo nodig de rol van bemiddelaar op zich bij onenigheid tussen anderen.

Samenwerken en overleggen De student zet zich actief in voor een gezamenlijk resultaat en een gemeenschappelijk belang; benadert relaties om de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen; neemt initiatief tot het ontwikkelen van gemeenschappelijke doelstellingen en uitgangspunten in (werk)groepen; weet de onderlinge betrokkenheid van teamleden te vergroten en bevorder daarmee de onderlinge samenwerking.

Vakdeskundigheid toepassen De student past kennis en beroepsvaardigheden toe

15

Bijlage 3 Ga op bezoek in een stagebedrijf

Mevrouw Laurijssen heeft een lijst waarop alle bedrijven staan, waar derdejaars stagelopen en heeft de derdejaars stagiaires gevraagd om deze projectweek op woensdag tijd te reserveren voor een bezoek van eerstejaars, die meer willen weten over de bedrijfscultuur, stagelopen en de werkzaamheden die tijdens een stage worden verricht.

Als je hebt uitgezocht welke bedrijfscultuur bij jou past, vraag je een brief aan mevrouw Laurijssen om een bedrijf te mogen bezoeken dat bij jou past.

Mevrouw Laurijssen zal dan op basis van die informatie kijken wie van de derdejaars stageloopt in een bedrijf dat dicht bij jouw wensen komt. Ze zal ook kijken wie van jouw klasgenoten ongeveer dezelfde wensen heeft. Vervolgens krijgen jij en die klasgenoot de contactgegevens.

Het is de bedoeling dat jullie zelf een afspraak maken met de stagiaire.

Ook verzamelen jullie informatie over het bedrijf, dat mevrouw Laurijssen heeft doorgegeven. Gebruik daarvoor o.a. internet en Kamer van Koophandel.

Jullie gaan op bezoek bij een derdejaars en maken individueel een verslag van datBezoek, waarin je o.a. de bedrijfscultuur verwerkt en aangeeft waarom het beeld dat je vooraf had van de bedrijfscultuur in dat bedrijf wel of niet klopt. Ook beschrijf je in dat verslag de werkzaamheden die de stagiaire moet doen.

16

Bijlage 4 Presentatieportfolio

Wat is een presentatieportfolio?

Een presentatieportfolio is een map met documenten over jou en over het bedrijf dat je bezoekt. In het presentatieportfolio leg je een persoonlijk archief aan met informatie, die van pas kan komen tijdens het sollicitatiegesprek.

In het presentatieportfolio zit: -je sollicitatiebrief en CV (met eventueel referenties)-je persoonlijk profiel-je competentieprofiel-gegevens van het bedrijf-de uitslag van de Bedrijfscultuurtest en je commentaar -behaalde diploma’s waaronder je vmbo-diploma -voorbeelden van secretariële werkzaamheden, waar je trots op bent. Dit kan je correspondentieportfolio zijn of een ander product dat je gemaakt hebt. -eventuele getuigschriften, verslagen van functionerings- en/of beoordelingsgesprekken

Wanneer gebruik je een presentatieportfolio?Een presentatieportfolio neem je mee naar het sollicitatiegesprek. Je kunt het dan gebruiken als je snel het juiste antwoord wil geven. In het ene gesprek gebruik je het misschien veel en in het andere gesprek zal je het nauwelijks nodig hebben. Maar ook hier telt: beter mee verlegen, dan om verlegen.Bovendien kom je met een presentatieportfolio goed voorbereid voor de dag

PresentatieKies een neutrale map, die bij het beroep past. Vul de map met insteekhoesjes en zorg voor een logische ordening. Als je tabbladen gebruikt, gebruik ze dan per onderdeel en maak er een inhoudsopgave bij: 1. persoonlijke gegevens2. informatie bedrijf 3. voorbeelden van bewijsmateriaal

17

Bijlage 5 Sollicitatiebrief/motivatiebrief

Schema sollicitatiebrief: Sollicitatie naar stageplaats

InleidingGeef de bedoeling en aanleiding

Kern

1. Stel jezelf voor vanuit je interesse voor het beroep: Geef je belangstelling voor het beroep / waarom wilde je secretaresse worden?

2. vertel wat over je opleiding (wat leer(de) je er?)3. vertel over de stage; de bedoeling (verwijs naar de lijst kerntaken en

werkprocessen), begeleiding en de duur4. geef aan waarom je bij dit bedrijf wil werken (grootte, (inter,)nationaal, (non)profit,

aard, visie ….SlotVraag nogmaals of ze willen bekijken of er een stageplaats is

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------

MAIL

Voeg je sollicitatiebrief als bijlage toe aan een mailbericht.

Schrijf een begeleidende mailtekst, waarin je verwijst naar de sollicitatiebrief in de bijlage:

Geachte heer, mevrouw <naam>,

In de bijlage vindt u mijn sollicitatiebrief en CV. Ik hoop dat u wilt kijken of er voor mij bij <bedrijfsnaam> een stageplaats is.

Met vriendelijke groet,

<naam>

18

Bijlage 6 SOLLICITATIEGESPREK

Je voert het sollicitatiegesprek met een externe functionaris.

Meestal wordt dan gesproken over:- het bedrijf; die info komt van de website en bevat tenminste info over de organisatie en de visie/missie van het bedrijf - de vraag of de bedrijfscultuur passend is bij jou- je sollicitatiebrief, die moet passen bij het door jou gekozen bedrijf/functie- je CV - de vraag of je competent bent als secretaresse (en je argumenten daarbij)- de werkzaamheden die je gaat uitvoeren als stagiaire

Neem mee naar het sollicitatiegesprek:

presentatieportfolio met:

sollicitatiebrief, CV, info over bedrijf (website)kopieën van diploma’s en certificaten en groeiportfoliolijst met jouw competenties lijst kerntaken en werkprocessen van je opleidingvoorbeelden van werk waar je trots op bent en waarmee je aantoont dat je competent bent als stagiairelijstje met vragen, die je wilt stellen tijdens het sollicitatiegesprekeventueel: NAW-gegevens van referenties kopie van je legitimatiebewijs (BSN-nummer doorstrepen), kopie bankpas

Waar word je op beoordeeld? (Zie onderstaand formulier)

PresentatieTaalHoe je ingaat op competenties (kennis, houding en vaardigheden)Je kennis van het bedrijf

Beoordeling: een prima gesprek =meteen aannemen = ++ 8 een goed gesprek = aannemen = + 7

een matig gesprek=tweede gesprek nodig = +/- 5 een onvoldoende gesprek = - 3

19

Structuur (stage-)sollicitatiegesprek

Aanvang: begroeting aankijken bij voorstellen (met voor- en

achternaam) hand geven , onthoud de namen en noem ze in het gesprek

social talk praat mee; zorg dat je jezelf positief, actief en ondernemend “neerzet”vraag of je aantekeningen mag maken

Inleidende informatie:de functionaris spreekt over het bedrijf luister actief en stel eventueel vragen

(sla presentatiemap open op pagina’s met info over organisatie; waarin je tekstdelen hebt onderstreept)

Kern: gesprek over opleiding vertel over je opleiding en ga in op alle vragen

(sla map open bij kerntaken en werkprocessen)gesprek over ervaring vertel uitgebreid vakinhoudelijk over

opgedane ervaring op school, eerdere stage en bijbaan(sla de presentatiemap open bij CV en persoonlijke eigenschappen)

gesprek over persoon/persoonlijke eigenschappen

beargumenteer de eigenschappen die je in je sollicitatiebrief hebt aangegeven (sla presentatiemap open bij lijst persoonlijke eigenschappen)

gesprek over geschiktheid als stagiaire wat kan je al/wat heb je het bedrijf te bieden: waar ben je goed in op school, heb je eerder werkervaring?

gesprek over de motivatie vraagt naar motivatie van de keuze voor het stagebedrijf

maak –met argumenten- duidelijk dat je erg gemotiveerd bent voor de stage(sla presentatiemap open bij de pagina waar je je motivatie speciaal voor deze functie hebt voorbereid met argumenten)

gesprek over “arbeidsvoorwaarden” je kunt vragen naar werktijden, begeleiding, etcAfsluiting: stel vragen die je nog hebt

(sla presentatiemap open bij de pagina waarin je voor jezelf vooraf vragen hebt geformuleerd)

het bedrijf vertelt hoe de procedure verder verloopt

luister actief

hand geven en groeten noem tenminste de naam van depersoon die het gesprek heeft geleid

-luister actief; geef feedback in de vorm van knikken, “ja”-zeggen, stel controle vragen, door-vragen, geef samenvattingen ter controle etc.

20

BEOORDELING SOLLICITATIEGESPREK Student:

SECRETARESSE COHORT 2016 Datum:

STRUCTUUR EN INHOUD VAN HET GESPREK

Aanvang

- voorstellen en hand geven - +/- + ++- social talk - +/- + ++

Inleidende informatie

- ingaan op informatie over de organisatie - +/- + ++- ingaan op beschrijving van de werkzaamheden - +/- + ++

De kern

- opleiding sollicitant - +/- + ++- ervaring sollicitant - +/- + ++- persoon sollicitant - +/- + ++- de functie - +/- + ++- motivatie - +/- + ++- arbeidsvoorwaarden - +/- + ++

Afsluiting

- de verdere procedure - +/- + ++- hand geven en groeten - +/- + ++

ATTITUDE- ingaan op gestelde vragen - +/- + ++- gemotiveerde indruk wekken - +/- + ++- positieve uitstraling - +/- + ++- initiatief nemen - +/- + ++- taalgebruik - +/- + ++- lichaamstaal - +/- + ++

EINDBEOORDELING - onvoldoende +/- matig + voldoende ++ excellent

- Onvoldoende: wordt niet aangenomen+/- Matig: tweede gesprek is gewenst+ Voldoende aan te nemen++ Excellent direct aannemen!

21

BEDRIJFSCULTUUR (extra informatie)

Medewerkers van het Franse Euro Disney krijgen een opleiding aan de Disney-University. Dat is een bedrijfsschool die speciale trainingen verzorgt. Een medewerker vertelt: “Ze hameren heel erg op service, maar je leert ook veel over de traditie en de manier waarop Walt Disney heeft gewerkt. Je krijgt geen hersenspoeling, maar ze proberen wel een grote bedrijfssaamhorigheid te kweken.” ……”Je wordt ermee doodgegooid dat je positief moet zijn.” ………Op de meeste afdelingen is een groot groepsgevoel. Zelfs als er ontslagen vallen. Er is een sfeer gemaakt waarin je elkaar stimuleert. Dat is prettig werken. Over compensatie en dergelijke wordt nauwelijks gesproken. De salarissen zijn in het algemeen dan ook niet slecht, als je die vergelijkt met andere Franse bedrijven.

De cultuur van een bedrijf, de ORGANISATIECULTUUR, wordt gevormd door alle waarden en normen, alle gewoontes en alle omgangsvormen binnen het bedrijf.

Lang niet alle bedrijven hebben dezelfde waarden en normen. Dat hangt vooral af van wat voor soort bedrijf of instelling het is. Een revalidatiecentrum voor geestelijke gehandicapten heeft andere waarden en normen dan een technisch adviesbureau en die zullen weer verschillen van de normen en waarden die gebruikelijk zijn bij een horecaonderneming.

Zo zal de ene directie vooral hoge winstcijfers het belangrijkste vinden. Mensen die dáár niet genoeg presteren, worden zo snel mogelijk ontslagen. Een andere directie zal haar personeel meer ruimte geven om met eigen ideeën te komen en om eigen inbreng te hebben. Zo’n directie vindt waarschijnlijk de sfeer onder het personeel heel belangrijk.

De BEDRIJFSCULTUUR wordt o.a. gevormd door de manier waarop men omgaat met

1. richtlijnen en procedures;2. formele en informele verhoudingen;3. indeling van werkzaamheden;

22

1. RICHTLIJNEN EN PROCEDURES

In iedere organisatie moet van alles geregeld worden.

Meestal zijn dat regels die gaan over de vaste activiteiten bij de dagelijkse werkzaamheden, zoals de post verzorgen of de filialen bevoorraden.

Daarnaast heeft ieder bedrijf twee soorten regels.

RICHTLIJNEN zijn globale voorschriften over wat je wel en niet moet doen in bepaalde situaties. Bij voorbeeld de afspraak dat je altijd beleefd blijft tegen klanten, ook al zijn zij dat niet tegen jou. Of de regel dat er in de pauze altijd iemand op kantoor blijft voor binnenkomende telefoontjes. Of dat je je werkplek altijd opruimt voordat je naar huis gaat.

Een PROCEDURE is een voorschrift waarin precies wordt aangegeven wat je moet doen in bepaalde situaties. Bij een brand treedt de veiligheidsprocedure in werking, bij voorbeeld in de vorm van een checklist. Stap voor stap wordt aangegeven wat je moet doen in geval van brand: iedereen in het gebouw informeren, de brandweer waarschuwen, de mensen rustig het gebouw laten verlaten, controleren of er niemand is achtergebleven, enzovoort.Ook een ontslagprocedure verloopt volgens een vast patroon. Wat je moet doen als er onverwacht een grote spoedorder binnenkomt, ligt vast in een procedure. Als er iets fout gaat in zo’n procedure, spreek je van een procedurefout.

Hoe een bedrijf met zijn richtlijnen en procedures omgaat wordt voor een groot deel bepaald door de cultuur van dat bedrijf.

Bij overheidsbedrijven werkt men vaak volgens strakke richtlijnen en procedures. Een voorbeeld daarvan is de politie. Daar is precies vastgelegd wat je wel of niet mag doen in bepaalde situaties. Of bij uitkeringsinstanties. Daar moét iedereen gelijk behandeld worden, dus volgens dezelfde procedure.In sommige bedrijven, banken bij voorbeeld, zijn er kledingvoorschriften. In andere bedrijven mag je de kleding dragen die je zelf prettig vindt. Ook met werktijden gaat het ene bedrijf soepeler om dan het andere. Bij sommige bedrijven mag je beginnen ’s ochtends tussen 8.00 en 10.00 uur en stoppen tussen 16.00 en 18.00 uur.

2. FORMELE EN INFORMELE VERHOUDINGEN

FORMELE VERHOUDINGEN kun je terugvinden in het organigram van een bedrijf, instelling of onderneming. De relaties tussen de mensen worden bepaald door de taken die ze hebben, door hun verantwoordelijkheden en door hun bevoegdheden. Die taken en functies liggen vast. Uit zo’n organigram blijkt wie de baas is over wie. Wie is de leidinggevende en wie is de ondergeschikte. In deze formele verhoudingen speelt je persoonlijke voorkeur geen rol.

23

INFORMELE VERHOUDINGEN worden wél bepaald door je persoonlijke voorkeur. De ene persoon ‘ligt’ je nou eenmaal beter dan de andere. Met de ene collega kun je beter overweg dan met de andere. Dat kan te maken hebben met leeftijd, de manier van werken, interesses, enzovoort. Soms is er geen duidelijke reden aan te geven. Dan kun je niet bedenken waarom je iemand prettig in de omgang vindt.

Maar: personeelsleden die een hekel aan elkaar hebben, kunnen niet samenwerken. Als er binnen een bedrijf persoonlijke wrijvingen zijn, dan heeft dat meestal meteen gevolgen voor de formele verhoudingen.

Bij voorbeeld. In bedrijf A. werkt een chef met acht ondergeschikten. Die doen allemaal ongeveer hetzelfde werk. Het formele organisatieschema voor deze afdeling ziet er zo uit:

Maar in de werkelijkheid ziet het er anders uit. Eén van de ondergeschikten heeft de sterkste persoonlijkheid. Naar hém wordt geluisterd! Zit iemand met zijn werk in de knoei, dan regelt hij dat er hulp komt. Als er iemand te langzaam werkt, dan zegt hij daar iets van. Zijn gezag wordt versterkt doordat hij twee ‘maatjes’ heeft, twee adjudanten die het met hem eens zijn. Dan zijn er twee collega’s die iedereen als simpel en sloom beschouwt: de slappelingen. En de drie anderen lopen mee.

De chef is helemaal op de hoogte van hoe het in zijn team écht gaat. En hij houdt er ook rekening mee. Meestal bespreekt hij de belangrijkste dingen éérst met die sterke man. En soms zelfs ook met diens adjudanten. Hij weet dat alles goed zal lopen als hij deze mensen achter zich heeft staan!

24

CHEF

medewerker medewerker medewerker medewerker medewerker medewerker medewerker medewerker

CHEF

STERKSTE MAN

ADJUDANT

MEELOPER

SLAPPELING

MEELOPER

ADJUDANT

SLAPPELING

MEELOPER

3. INDELING VAN WERKZAAMHEDEN

Ook de manier waarop de leiding van een bedrijf je begeleidt bij de dagelijkse werkzaamheden, verschilt heel sterk. In sommige bedrijven is de verstandhouding tussen leidinggevenden en werknemers zakelijk en koel: medewerkers moeten de taken die hun opgedragen zijn uitvoeren en voor de rest geen gezeur.

Bedrijven met een sterke bedrijfscultuur en met een sterk personeelsbeleid, zullen veel meer kijken naar wat de mogelijkheden zijn om het werk van de werknemers zo interessant, uitdagend en afwisselend mogelijk te maken. In die bedrijven bekijkt de leiding of het mogelijk en wenselijk is om je werk te verbreden, je taken te verrijken, je ter afwisseling een andere taak te geven of je een opleiding aan te bieden.

25

Bewerking uit:‘Bedrijfsoriëntatie’, M. Linthorst e.a.Uitg. Essener