Basisbegrippen projectmanagement:

deel 1 de drie ‘assen’ van projectmanagement

revisie 1

� /�1 10

Project management is zowel een organisatiemethode als een managementmiddel. Het bestaat in alle maten en gewichten, van vederlicht tot loodzwaar. Er zijn bijvoorbeeld specifieke variaties voor software-ontwikkeling zoals Price en Scrum.

Het belangrijkste basisbegrip zijn de diverse stromen of ‘flows’.

1) De aspecten van projectmanagement ‘organisch’ bekeken.

Projectmanagement ‘organisch’ opbouwen start je met het managen van de klanten. Het begrip ‘klant’ kan je breed (alle belanghebbenden) of eng (alleen zij die betalen) interpreteren.

� /�2 10

Managen

Aspecten van projectmanagement 1/11

Cedric Heyndrickx 2013/11/10 R89

Klanten

Het tweede essentieel aspect om te managen zijn de middelen.

Het derde aspect om te managen is het resultaat. Het resultaat kan verschillende vormen aannemen: een product, een dienst, een doelstelling zoals een veranderingstraject enz.

� /�3 10

Managen

Middelen

Aspecten van projectmanagement 2/11

Cedric Heyndrickx 2013/11/10 R89

Klanten

Managen

ResultaatMiddelen

Aspecten van projectmanagement 3/11

Cedric Heyndrickx 2013/11/10 R89

Klanten

Elk van deze drie aspecten bestaat uit een aantal parameters. De beschikbare middelen zijn mensen, tijd en geld. Om een project te plannen en uit te voeren moet je deze drie middelen ramen, beheren en controleren. Als je een element vergeet of onvoldoende beheerst loopt het mis. Dit is de belangrijkste taak van de projectleider.

Ook het resultaat is afhankelijk van drie parameters: de (beschikbare) tijd, het geld (budget) en de kwaliteit van het resultaat. Deze drie factoren zijn niet onafhankelijk van elkaar. Als je één van de beschikbare middelen vermindert riskeer je dat andere factoren beïnvloed worden.

� /�4 10

Managen

ResultaatMiddelen

GeldMensen

Tijd

Aspecten van projectmanagement 6/11

Cedric Heyndrickx 2013/11/10 R89

Klanten

Managen

ResultaatMiddelen

GeldMensen Kwaliteit

Tijd

Aspecten van projectmanagement 9/11

Cedric Heyndrickx 2013/11/10 R89

Klanten

Merk op dat de relatie tussen resultaat, tijd, geld en kwaliteit bidirectionneel is ('Trade Off')

Als je over meer mensen beschikt kan je waarschijnlijk vlugger vooruit en heb je minder tijd nodig. Als je over meer geld beschikt kan je meer investeren in productontwikkeling en een beter product ontwerpen. Dit zegt de theorie. De praktijk is veel ingewikkelder.

Als je alles samenvoegt wordt het totaalbeeld complexer. Merk op dat de middelen een bi-directionele relatie hebben met het resultaat.

Managen

ResultaatMiddelen

GeldMensen Kwaliteit

Tijd

Aspecten van projectmanagement 9/11

Cedric Heyndrickx 2013/11/10 R89

Klanten

Merk op dat de relatie tussen resultaat, tijd, geld en kwaliteit bidirectionneel is ('Trade Off')

� /�5 10

! Het ‘organisch model’ is onoverzichtelijk. Zeker als je de informatie- en risico analyse stromen toevoegt.

Managen

ResultaatMiddelen

GeldMensen Kwaliteit

Tijd

Aspecten van projectmanagement 11/11

Cedric Heyndrickx 2013/11/10 R89

Klanten

Merk op dat de relatie tussen resultaat, tijd, geld en kwaliteit bidirectionneel is ('Trade Off')

Risico en informatie

� /�6 10

2) De aspecten van project management analytisch bekeken

� /�7 102/2 Cedric Heyndrickx 2011/06/09 R181

* Belanghebbenden: 'stakeholders', klanten, mensen met invloed over het project, ...** Scope: de totale omvang van het project, resultaat (eindproduct), doelstellingen enz.De omvang is afgebakend: niet minder maar ook niet meer.

Belanghebben-den*

Middelen Scope**

Budget

Tijd

Mensen

Risico en informatie

Kwaliteit

Aspecten van projectmanagement 2/2

Je kan het werken aan projectmanagement ook bekijken als een stroomdiagram. In dit stroomdiagram is het begrip klant uitgebreid naar alle belanghebbenden of ‘Stakeholders’ en het woord resultaat vervangen door ‘Scope’. Scope is een veel gebruikte term in het jargon maar is nergens eenduidig gedefinieerd, ook niet in de PMBOK . In deze 1

bespreking wordt het begrip Scope zo breed mogelijk genomen. Het valt op dat de stroomdiagram veel duidelijker is dan de ‘organische’ voorstelling. In het boek ‘resultaat in het kwadraat’ http://issuu.com/academiapress/docs/resultaat_in_het_kwadraat/8

wordt nog een andere grafische voorstelling gebruikt. Dit diagram legt de nadruk op de drie hoofdgroepen: managen, middelen en resultaat.

Deze die aspecten, management, middelen en resultaten vormen de basis voor elk projectmanagement. Projectmanagement is de methode bij uitstek om uitdagende doelstellingen te behalen. Je kan het op individuele schaal toepassen. Dan ben je een team van één. Je kan het in een ‘lichte’ vorm toepassen op kmo schaal (bekend als de ‘klein zakelijke markt’ in Nederland). Je kan het in loodzware procedures gieten zoals in de medische sector. Wat je nodig hebt hangt af van je eigen context.

Project Management Book of Knowledge1

� /�8 10

Tot slot een paar bedenkingen uit praktijkervaring:

1. de verbanden tussen de middelen zijn niet lineair, integendeel 2. elk team of organisatie verbruikt steeds alle beschikbare middelen, tijd is een goed

voorbeeld: hoe meer tijd beschikbaar hoe langer een taak / project duurt 3. de middelen vergroten heeft geen lineair verband met de resultaten. Integendeel

zowel onder als boven het optimale kunnen de gevolgen van projectplanning negatief zijn. Voorbeeld: de grootte van een team, te klein en je geraakt niet vooruit, te groot en het wordt moeilijk te managen

4. de middelen vergroten heeft geen lineair verband met de kwaliteit 5. planning heeft ook negatieve effecten:

• als er te veel middelen voorzien zijn, duurt het te lang en kost het te veel (de middelen worden in de praktijk steeds opgebruikt)

• als er te weinig middelen voorzien zijn leidt dit naar Burnout, mislukte resultaten en discussies voor meer middelen als het reeds te laat is

6. paradox van de planning: als het team veel ervaring en kennis heeft, is er een grote kans dat het project sneller gaat zonder planning / deadlines

7. projectmanagement is geen wondermiddel, het vervangt geen kennis 8. hoe meer kennis hoe sneller en goedkoper het project vooruit geraakt, geen enkel

model houdt daar rekening mee 9. hoe meer geld hoe minder creativiteit

� /�9 10

10. zoals steeds wordt het middel (projectmanagement) zeer snel een doel, directie of leiding starten maar projecten en denken daarmee van alles en nog wat op te lossen

11. elke uitvoering dient zo veel mogelijk snelle PDCA cycli te voorzien

lees verder in basisbegrippen deel 2: http://www.slideshare.net/cedHEY/2013-1224-basisbegrippen-projectmanagement-deel-2pages

Meer over projectmanagement, bedrijfsbeheer en het behalen van doelstellingen: http://issuu.com/academiapress/docs/resultaat_in_het_kwadraat/8

Meer over de auteur:https://be.linkedin.com/pub/cedric-­‐heyndrickx/0/b63/402  

Meer over de uitgever: Ansel b.v.b.a. Puntweg 17. B9070 Heusden RPR. Gent 0848.741.981 Bank BE87 0016 7983 6094 www.groeimanagement.be

� /�10 10