Cultuur en Projectmanagementomgaan met verschillenDr. Huibert de Man, Geldrop28 oktober 2014

AgendaTijd Activiteit13:30 – 13:45 Welkom (etc.)13:45 – 14:30 Cultuur, projectmanagement en

omgaan met verschillen14:30-14:45 Pauze14:30 – 15:15 Groepsdiscussies 15:15 – 15:30 Thee en koffie15:30 – 16:30 Plenaire terugkoppeling en afronding

Stelling

De effectiviteit van projectmanagement bij/rond de overheid is afhankelijk van de mate waarin project- en programmamanagers en andere betrokkenen in staat zijn de verschillen tussen politieke, bestuurlijke, ambtelijke en professionele culturen te overbruggen.

De project- of programma-manager moet dus (de grenzen) van zijn eigen cultuur begrijpen.

Cultuur en Project

Project-cultuur

Organisatie-cultuur

Project-verloop

Project-resultaat

Bestuurlijke

omgeving

Politieke omgeving

Wat jullie schrijven…

•Ambtelijke organisaties: onzekerheidsmijdend, machtsafstanden, rolgericht

•Maar onder collega’s vaak: ‘dorpsmarkt’ (wheel & deal) + persoonsgerichtheid (ten koste van resultaat…)

•Omgevingen om goed projectmatig te werken▫Resultaatgericht▫Kennis (niet macht-)gedreven▫Flexibel, snel schakelen.

Wat cultuur is en niet isWel Niet

• Begrippen, spelregels, normen en denkbeelden die bepalen hoe mensen met elkaar werken. zoals▫ Gedeelde waarden▫ Normen▫ Verhalen▫ Symbolen▫ Voorbeeldfiguren

• Gedrag▫ Gedrag is wel een uiting

van cultuur• Structuren en

structuurkenmerken▫ Sociale afstand▫ Centralisatie,

decentralisaie▫ Autonomie of

empowerment• Individuele kenmerken

▫ Persoonlijkjheid.

Meer abstracte definitie

•Gedeeld cognitief systeem▫Begrippen (taal)▫regels▫normen, procedures▫waarden

•Dat sociaal gedrag in banen leidt (‘programmeert’) ▫Geeft betekenis en motiveert▫Biedt standaardpatronen van gedrag▫Biedt criteria voor beoordeling

Grotendeels onzichtbaar!

Afpellen om de kern te vinden…

Projecten en Cultuur• Projectmanagement benadrukt

▫Unieke concrete resultaten (niet de herhalende en herhaalbare routine)

▫Bewuste sturing van activiteiten, middelen, informatie etc. (geen pure improvisatie)

▫Tijdelijkheid van organisatieverbanden (geen omgeving om oud te worden)

• Wat eist dit van de cultuur? ▫Balans tussen beheersing en flexibiliteit▫Resultaatgerichtheid (i.p.v. procesgericht)▫Nadruk op deskundigheid, professioneel (i.p.v.

formele macht).

Cultuur beantwoordt vragen

•Hoe gaan we om met macht en autoriteit?•Wat doen we met

onzekerheid/onvoorspelbaarheid/verandering?

•Hoe zien we menselijke relaties? (rollen, personen), hoe (in)formeel zijn relaties?

•Hoe uiten we (of verbergen we) emoties?•Wat is het belang van het individu, de

groep en het collectief?

Kenmerken meten, typeren•Landenculturen: Hofstede

▫Machtsafstand▫Onzekerheidsvermijding▫Masculiniteit

•Organisatieculturen▫Harrison/Handy: macht, taak, persoon, rol▫Quinn: extern/intern, flexibiliteit/beheersing▫Hofstede et al. 1990: praktijken

•Professionele (beroeps-) culturen▫Medische cultuur, ingenieurscultuur e.d.

Bronnen van cultuur• Opvoeding in het gezin (waarden)• Socialisatie op school en vriendenkring (waarden)• Gespecialiseerde opleidingen (waarden,

praktijken)▫Ingenieurscultuur▫Accountants-cultuur, juristencultuur▫Psychologencultuur

• Selectie en vorming in de organisatie (praktijken)▫Formele socialisatie▫Informele mechanismen

Beïnvloeding van cultuur (1/2)• ‘De commissie stelt vast dat vooral de cultuur

rondom ICT-projecten bij de rijksoverheid niet deugt.’

• ‘Het is de bedoeling dat uiteindelijk op alle departementen het bewustzijn van de BIT-regels zo groot is, dat een toetsing door een onafhankelijke derde niet meer nodig is. Een dergelijke ICT-cultuuromslag moet ervoor zorgen dat het BIT zichzelf op den duur overbodig maakt. ‘ (rapport Elias)

Beïnvloeding van cultuur (2/2)•Waarden: in gezin en onderwijs, veel minder

in organisaties!•Normen, procedures en praktijken: in

organisaties (Hofstede et al. 1990)▫Direct via vorming, opleiding, training▫Via voorbeeldgedrag en leiderschap▫Indirect via selectie, structuren, systemen van

beheersing, technologie.• ‘De cultuur moet om’ vaak uiting van

onmacht…▫Zij moeten veranderen, niet wij…

Cultuur en ProjectmanagementGunstig Ongunstig

Taak- en resultaatgerichtheid Rol- en persoonsgerichtheid

Matige machtsgerichtheid Hoge of zeer lage machtsgerichtheid

Integratie tussen functies Eilandencultuur (Morrison et al.)

Gedeelde verantwoordelijkheden Individuele verantwoordelijkheden

Mensgerichte managementstijl ‘Command and control’ stijl (Morrison et al.)

Risicotolerantie Risicovermijding

Open communicatie Top-down, gesloten communicatieLeg de aanbevelingen van commisssie Elias hier eens naast. Gaan

die projectmanagement verbeteren?

Culturen in/rond de overheidActoren Nadruk in de cultuur (?)

Politiek, Burger, Pers Emotie, symboliek en macht

Bestuur Macht, beheersing, verantwoording

Management Beheersing, interne gerichtheid

Lager management en ambtelijk personeel

Rol + persoon, veiligheid en zekerheid, gezelligheid en defensiviteit

Projecten, programma’s Vernieuwing, resultaat, deskundigheid

Culturele voorwaarden voor projectmanagement ongunstig (machtsgericht, beheersingsgericht, eilanden…)

Cultuurverschillen• Altijd tussen

collectieven/groepen nooit individuen!▫ Landen▫ Beroepen▫ Bedrijfstakken▫ Organisaties, afdelingen

• Statistische verschillen tussen populaties

• Overeenkomsten meestal groter dan verschillen!

• Gevaar stereotypering

Omgaan met cultuurverschillenGedrag Effect

Verschillen benadrukken Conflict, stereotypering

Verschillen niet zien/ontkennen Desoriëntatie, ineffectief gedrag

Eigen cultuur ontkennen Ineffectiviteit, geen eigen bijdrage

Schijnaanpassing (going native) Onduidelijke identiteit, verwarring

Anderen de maat nemen, beleren Conflict, afstoting of schijnaanpassing

Overbruggen, reframen: complementariteit

Vertrouwen vanuit verschillen

Nieuwe cultuur maken Ontwikkeling

Overbruggen verschillen

Verrassing of ergernis

Andere cultuur!

En mijn cultuur dan?

Hoe verbinden?

Samenwerken vanuit verschil

Opdracht groepsdiscussie

• In 2 (eventueel 3) groepen•Wissel uit:

▫Cultuurverschillen waarmee je om moet gaan▫Effect op je werk als projectmanager▫Jouw manier van omgaan met de verschillen

•Suggereer elkaar verbeteringen in omgaan met verschillen▫Leg dit vast (flip-over)▫Rapporteer aan gehele groep (hoofdlijn,

lessons learned)

Discussie

Einde