· Web viewDe overgang naar de nafase behoort, net zoals de acute fase, tot de noodplanning. De...

[Logo evenement …]

INTERN NOODPLAN[Naam evenement … ]

Dit canvas is een bundeling van bestaande templates van interne noodplannen, aangevuld met elementen ter verduidelijking. Met de opmaak van dit document wordt beoogd een generiek basisdocument te kunnen aanbieden aan de organisator bij de opmaak / van een intern noodplan.

In die zin zullen de diverse rubrieken opgenomen in dit document mogelijks niet allemaal van toepassing zijn op het evenement in kwestie, noch is de lijst met opgenomen rubrieken limitatief. Het is aan de organisator in kwestie om een keuze te maken in de rubrieken die van toepassing zijn en waar nodig het document uit te breiden met bijkomende informatie.Ook de bijhorende voorbeelden van actie- en functiekaarten willen slechts een aanzet geven tot de opmaak van soortgelijke instructiefiches op maat van het evenement. De opgenomen velden zijn desgevallend vrij over te nemen of aan te passen aan de interne organisatie en behoeften.

Het is aangewezen, alvorens het intern noodplan te finaliseren, de inhoud ervan af te toetsen met de lokale hulp-/veiligheidsdiensten bevoegd voor het grondgebied waarop uw evenement plaatsvindt.

Legende : Elementen in het zwart : basistekst van het intern noodplan, die behouden kan blijven. Elementen in het blauw : elementen ter verduidelijking. Deze elementen dienen louter als hulp bij het invullen van het

canvas van het intern noodplan, en mogen uit de finale versie van het noodplan worden geschrapt. Elementen in het oranje : elementen aan te vullen door de onderneming.

[Datum intern noodplan]

INHOUDSOPGAVE

Inhoud

INHOUDSOPGAVE..................................................................................................................................2

1. ALGEMENE INFORMATIE OVER NOODPLANNING..........................................................................5

1.1 Wat is een intern noodplan ?.................................................................................................5

1.2 Wat is een noodsituatie ?.......................................................................................................5

1.3 Structuur Noodplanning.........................................................................................................6

1.3.1 Coördinatie.....................................................................................................................6

1.3.2 Disciplines.......................................................................................................................6

1.4 Wetgeving..............................................................................................................................7

2. BESCHRIJVING VAN HET EVENEMENT............................................................................................8

2.1 Naam van het evenement......................................................................................................8

2.2 Aard van het evenement........................................................................................................8

2.3 Datum van het evenement.....................................................................................................8

2.4 Plaats van het evenement......................................................................................................8

2.5 Contactgegevens van de organisator......................................................................................8

2.6 Punt Eerste Bestemming Hulpdiensten (PEB).........................................................................8

2.7 Omschrijving van de activiteiten............................................................................................9

2.7.1 Openingsuren / opbouw / afbraak.................................................................................9

2.7.2 Risico’s............................................................................................................................9

2.8 Specifieke regelgeving / richtlijnen / verordeningen van toepassing.....................................9

2.9 Contactpersonen..................................................................................................................10

2.9.1 Contactpersonen binnen de inrichting.........................................................................10

2.9.2 Externe contactpersonen..............................................................................................10

3. KAARTMATERIAAL........................................................................................................................11

3.1 Liggingsplan..........................................................................................................................11

3.2 Plattegrond van de site.........................................................................................................11

3.3 Incident GRID........................................................................................................................11

3.4 Capaciteitsberekening / crowd-control................................................................................12

4. VOORBEREIDEN OP NOODSITUATIES...........................................................................................13

4.1 Coördinatievergaderingen / veiligheidsrondgangen.............................................................13

4.2 Medische preventieve inzet..................................................................................................13

4.3 CP-ORG.................................................................................................................................13

Intern noodplan – [Naam evenement][Datum versie INP] 2

4.4 Risico’s..................................................................................................................................13

4.5 Opmaak van actie- en functiekaarten...................................................................................13

4.5.1 Opmaak van actiekaarten.............................................................................................13

4.5.2 Opmaak van functiekaarten..........................................................................................14

4.5.3 Gebruik van de actie- en functiekaarten.......................................................................14

5. CRISISBEHEER...............................................................................................................................16

5.1 Alarmering............................................................................................................................16

5.1.1 Alarmeringsprocedure..................................................................................................16

5.1.2 Interne alarmering........................................................................................................16

5.1.3 Externe alarmering.......................................................................................................18

5.1.4 Crisislokalen..................................................................................................................19

5.1.5 Externe coördinatiestructuren......................................................................................20

5.2 (Crisis)communicatie............................................................................................................20

5.2.1 Reflexcommunicatie.....................................................................................................21

5.2.2 Afstemming met hulpdiensten / lokaal bestuur...........................................................22

5.2.3 Informeren van de specifieke doelgroepen..................................................................22

5.2.4 Monitoring van de sociale media..................................................................................24

5.3 Evacuatie & opvang..............................................................................................................25

5.3.1 Evacuatiesignaal...........................................................................................................25

5.3.2 Evacuatiestromen.........................................................................................................25

5.3.3 Opvang..........................................................................................................................26

6. NAFASE.........................................................................................................................................27

7. OEFENEN......................................................................................................................................29

7.1 Opleiding..............................................................................................................................29

7.2 Soorten oefeningen..............................................................................................................29

8. CONTACTGEGEVENS.....................................................................................................................31

9. BIJLAGEN......................................................................................................................................32

9.1 Detailplanning / programmatie............................................................................................32

9.2 Lijst van gebruikte afkortingen.............................................................................................33

9.3 Telefoonrepertorium............................................................................................................34

9.4 Risicoanalyse voor het evenement.......................................................................................35

9.5 PRIMA-advies........................................................................................................................36

9.6 Meldingsformulier Oefening NC112.....................................................................................37

9.7 Dreigingsniveaus OCAD : info...............................................................................................39


9.7.1 Betekenis van de dreigingsniveaus...............................................................................39

9.7.2 Actiekaarten.................................................................................................................39

9.7.3 Bijkomende richtlijnen in geval van dreigingsniveau 3 of 4..........................................39

10. ACTIEKAARTEN.........................................................................................................................40

ACTIEKAART 1 Brand / ontploffing...........................................................................................41

ACTIEKAART 2 Gasgeur / gaslek................................................................................................42

ACTIEKAART 3 Bommelding......................................................................................................43

ACTIEKAART 4 Bomalarm.........................................................................................................45

ACTIEKAART 5 AMOK / gijzeling...............................................................................................46

ACTIEKAART 6 Uitval nutsvoorzieningen..................................................................................47

ACTIEKAART 7 Interne alarmering............................................................................................48

ACTIEKAART 8 Schuilen (binnen-evenementen)........................................................................49

ACTIEKAART 9 Evacuatie...........................................................................................................50

11. FUNCTIEFICHES.........................................................................................................................52

FUNCTIEFICHE 1 Verantwoordelijke oproep hulpdiensten........................................................53

FUNCTIEFICHE 2 Verantwoordelijke opvang hulpdiensten.......................................................54


1. ALGEMENE INFORMATIE OVER NOODPLANNING

1.1 Wat is een intern noodplan ?

Het intern noodplan (= INP) omschrijft het geheel van procedures en structuren die geactiveerd worden bij een noodsituatie waarbij de organisatie rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken is, waarbij het de bedoeling is om de nodige verwittigingen te doen en de hulpverlening op te starten zodat de schade naar mens en omgeving zo beperkt mogelijk blijft.

Met dit canvas wordt getracht de organisator een leidraad aan te reiken om informatie en bestaande procedures te formaliseren en overzichtelijk te bundelen. Tevens wil dit document een incentive zijn om de organisator te laten nadenken over risico’s, (crisis)functies, … die momenteel mogelijks nog niet werden opgenomen binnen de interne procedures.Tot slot laat het gebruik van dit canvas toe om de structuur van de interne noodplannen te uniformiseren ten behoeve van externe interventiediensten.

Naast de analyse van de feiten en de evaluatie van de toestand heeft het intern noodplan globaal 5 grote doelstellingen :

alarmering (zowel binnen de eigen organisatie als de externe hulpdiensten) evacueren, ontruimen eerste bestrijding van de noodsituatie communicatie (zowel binnen de eigen organisatie als naar de stakeholders) acties in de nazorg

1.2 Wat is een noodsituatie ?

Een noodsituatie wordt geformuleerd als :“Elke gebeurtenis die schadelijke gevolgen voor het maatschappelijk leven veroorzaakt of veroorzaken kan, zoals een ernstige verstoring van de openbare veiligheid, een ernstige bedreiging ten opzichte van het leven of de gezondheid van personen en/of ten opzichte van belangrijke materiële belangen, en waarbij de coördinatie van de bevoegde actoren, inclusief de disciplines, vereist is om de dreiging weg te nemen of om de nefaste gevolgen van de gebeurtenis te beperken.”1

Noodsituaties op het evenement kunnen behoren tot één van de volgende categorieën : Crisis op het evenement

met evacuatie (bv. brand) geen evacuatie vereist (bv. voedselvergiftiging)

Crisis buiten het evenement, met mogelijke dreiging voor de evenement schuilmaatregelen (bv. ontsnapping gevaarlijk product uit naburig bedrijf) met evacuatie (bv. gaslek op straat)

Crisis buiten het evenement, met betrokkenheid van medewerkers/bezoekers

1 Bron : Koninklijk Besluit van 22 mei 2019 betreffende de noodplanning en het beheer van noodsituaties op het gemeentelijk en provinciaal niveau en betreffende de rol van de burgemeesters en de provinciegouverneurs in geval van crisisgebeurtenissen en -situaties die een coördinatie of een beheer op nationaal niveau vereisen, artikel 6 §2.


gerelateerd aan het evenement (bv. autobusongeval met bezoekers) niet gerelateerd aan het evenement (bv. zelfmoord van een personeelslid)

1.3 Structuur Noodplanning

Algemene informatie is terug te vinden in de folder “Noodplanning en crisisbeheer in België” : http://crisiscentrum.be/nl/publication/noodplanning-en-crisisbeheer-belgie-0

1.3.1 Coördinatie

Bij elke noodsituatie moet er een coördinatie bestaan om de ramp zo beperkt mogelijk te houden. Deze coördinatie gebeurt tussen alle betrokken actoren : het (lokaal) bestuur, de disciplines en – indien van toepassing – de betrokken organisator. De coördinatie kan gebeuren op 2 niveaus :

A. Operationeel niveauOp operationeel niveau worden de operationele acties op het terrein op elkaar afgestemd in de Commandopost Operaties (CP-Ops). Deze CP-Ops wordt opgesteld op een locatie dicht bij de noodsituatie.In de CP-Ops zetelen de verantwoordelijken van de betrokken disciplines en eventuele experten. De coördinatie gebeurt door de Directeur CP-Ops (Dir-CP-Ops), een functie die wordt waargenomen door een officier van de hulpverleningszone.

B. BeleidsniveauAanvullend bij het operationeel niveau kan – afhankelijk van het niveau waarop de noodsituatie moet worden beheerd – een fase worden afgekondigd. Deze beslissing is afhankelijk van diverse criteria : geografische uitgestrektheid, aantal slachtoffers, sociale / economische weerslag, benodigde middelen, milieu-impact, aard van de noodsituatie, … Indien er een fase wordt afgekondigd, gebeurt de beleidscoördinatie door de bevoegde overheid (Burgemeester / Gouverneur / Minister). Zij laten zich bijstaan door een coördinatiecomité (CC-Gem / CC-Prov), waarin vertegenwoordigers van de betrokken hulpdiensten en eventuele experten zetelen. Het CC vergadert in het gemeentelijk of provinciaal crisiscentrum (GCC / PCC). De locaties van deze crisiscentra staan bepaald in het Algemeen Nood- en Interventieplan (ANIP) van de betrokken gemeente of provincie.

Vanuit de betrokken organisatie zullen steeds 2 vertegenwoordigers worden gevraagd om mee te zetelen in deze structuren :

één persoon in de CP-Ops, voor wat betreft de technische aspecten van het evenement ;

één persoon in het CC-Gem / CC-Prov, voor wat betreft de beleidsmatige aspecten rond de organisatie.

1.3.2 Disciplines

Iedere noodsituatie wordt bestreden door de interventiediensten. Hun opdrachten zijn verdeeld over 5 disciplines :

Discipline 1 (D1) : hulpverleningsoperaties (brandweer, …)


http://crisiscentrum.be/nl/publication/noodplanning-en-crisisbeheer-belgie-0

Discipline 2 (D2) : medische hulpverlening (ziekenwagen, Rode Kruis, …)

Discipline 3 (D3) : politie (lokaal & federaal) Discipline 4 (D4) : logistieke ondersteuning

(Civiele Bescherming, Defensie, Technische Dienst van de gemeente, …) Discipline 5 (D5) : informatie (communicatiedienst gemeente,

….)

1.4 Wetgeving

ARAB – Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming ; 27 MAART 1998 – Koninklijk Besluit betreffende beleid inzake welzijn van

de werknemers ; 31 JANUARI 2003 – Koninklijk Besluit tot vaststelling van het noodplan voor

de crisisgebeurtenissen en –situaties die een coördinatie of een beheer op nationaal niveau vereisen ;

15 MEI 2007 – Wet betreffende de Civiele Veiligheid ; 28 MAART 2014 – Koninklijk Besluit betreffende brandpreventie op

arbeidswerkplaatsen ; 1 MEI 2016 – Koninklijk Besluit tot vaststelling van het nationaal noodplan

betreffende de aanpak van een terroristische gijzelneming of een terroristische aanslag ;

25 MEI 2016 – Omzendbrief betreffende de veiligheid van festivals en evenementen met een grote volkstoeloop in het kader van dreigingsniveau 3 ;

2 OKTOBER 2017 – Wet tot regeling van de private en bijzondere veiligheid ;

22 MEI 2019 – Koninklijk Besluit betreffende de noodplanning en het beheer van noodsituaties op het gemeentelijk en provinciaal niveau en betreffende de rol van de burgemeesters en de provinciegouverneurs in geval van crisisgebeurtenissen en -situaties die een coördinatie of een beheer op nationaal niveau vereisen.


2. BESCHRIJVING VAN HET EVENEMENT

Interventiediensten dienen vroeg in een crisissituatie een zo accuraat mogelijk beeld te hebben van het evenement. Probeer daarom deze rubriek zo objectief als mogelijk in te vullen. Hou er rekening mee dat deze informatie ook nuttig moet zijn voor diensten die mogelijks vanuit andere regio’s interveniëren en geen kennis hebben van uw evenement of de onmiddellijke omgeving.Hetzelfde geldt uiteraard voor bezoekers, tijdelijke (mede)exploitanten, nieuwe personeelsleden, (onder)aannemers, etc.

2.1 Naam van het evenement

Naam : [Aanvullen]

2.2 Aard van het evenement

Aard: [Aanvullen]

2.3 Datum van het evenement

Datum/data : [Aanvullen]

2.4 Plaats van het evenement

Adres : [Aanvullen][Aanvullen]

Bijkomende beschrijving : [Aanvullen]

2.5 Contactgegevens van de organisator

Naam: [Aanvullen]Adres : [Aanvullen]

[Aanvullen]Telefoon : [Aanvullen]

2.6 Punt Eerste Bestemming Hulpdiensten (PEB)

Specifieer hier waar hulpdiensten men bij aankomst zeker een vertegenwoordiger van de organisatie kunnen aantreffen. Geef deze informatie zeker mee bij het contacteren van de hulpdiensten in geval van een noodsituatie.

Omschrijving locatie : [Aanvullen]Adres : [Aanvullen]

[Aanvullen]

Alternatieve locatie : [Aanvullen]Adres : [Aanvullen]

[Aanvullen]


2.7 Omschrijving van de activiteiten

Beschrijf hier zo algemeen mogelijk de aard van de activiteiten.Detailprogramma bijvoegen als bijlage.

[Aanvullen]

2.7.1 Openingsuren / opbouw / afbraak

Voor interventiediensten is het van belang te weten hoeveel personen potentieel aanwezig zijn op bepaalde tijdstippen (bezoekers, medewerkers, …).

Tracht hier zo accuraat mogelijk te schetsen hoeveel personen er (gemiddeld) aanwezig zijn tijdens de verschillende fases van het evenement (bv voorprogramma, hoofd-act, afterparty,…). Hierbij wordt idealiter een onderscheid gemaakt tussen medewerkers en bezoekers. In functie van de leesbaarheid van de informatie wordt deze idealiter weergegeven in een tabel / schema.

[Aanvullen]

2.7.2 Risico’s

Omschrijving van de voornaamste risico’s intern en extern.De bedoeling hiervan is om prioriteiten te stellen in de opmaak van specifieke actiekaarten en te zorgen dat alle mogelijke risico’s (redelijkerwijze) gedekt zijn door de actiekaarten. In dit kader dient door de organisator een risicoanalyse te worden gemaakt, die kan worden opgenomen als bijlage aan dit intern noodplan. De inventaris van de voornaamste risico’s kan hier worden opgenomen.

2.7.2.1 Interne risico’s Omschrijving van de risico’s eigen aan het evenement (bv. vuurwerk, sold-out, verminderde mobiliteit van bezoekers, eetstanden op gas,bezoekersprofiel, …)

[Aanvullen]

2.7.2.2 Externe risico’s Omschrijving van de risico’s in de omgeving van het evenement, die een invloed kunnen uitoefenen op de veiligheid van de evenement (bv. SEVESO-bedrijven, grote verkeerswegen, waterpartijen, randevenementen,…).

[Aanvullen]

2.8 Specifieke regelgeving / richtlijnen / verordeningen van toepassing

Evenementen zijn in regel onderhavig aan specifieke reglementen en/of bijzondere verordeningen. Beschrijf welke specifieke regelgeving van toepassing is op uw evenement


(bv. een bijzondere politieverordening, KB wielerwedstrijden, regelgeving carnavalswagens, …)

[Aanvullen]

2.9 Contactpersonen

2.9.1 Contactpersonen binnen de inrichting

Noteer hier de namen, functies en contactgegevens van de personen die een kerntaak vervullen binnen het crisisbeheer op uw evenement (shortlist van de uitgebreide lijst verderop in dit plan).

Vertegenwoordiger organisatie / Crisis Management TeamContactpersoon binnen de organisatie als aanspreekpunt tijdens een crisis of te verwittigen bij een externe crisissituatie met een mogelijke impact op het evenement.

Naam : [Aanvullen]Functie : [Aanvullen]GSM : [Aanvullen]

Vertegenwoordiger (crisis)communicatieContactpersoon binnen de organisatie waarmee discipline 5 eventueel (pers)communicatie kan afstemmen.

Naam : [Aanvullen]Functie : [Aanvullen]GSM : [Aanvullen]

Verantwoordelijke voor het intern noodplanContactpersoon binnen de organisatie verantwoordelijk voor het beheren van het intern noodplan en als dusdanig contactpunt voor de lokale dienst Noodplanning.

Naam : [Aanvullen]Functie : [Aanvullen]GSM : [Aanvullen]Mailadres : [Aanvullen]

2.9.2 Externe contactpersonen

Brandweerzone Centrum (brandweer)Algemeen nummer 09 268 88 99Noodnummer 112

ZiekenwagenNoodnummer 112

Lokale Politie Noodnummer 101


3. KAARTMATERIAAL

Kaartmateriaal is essentieel voor het organiseren van een interventie. Zorg dat je een set ter beschikking hebt (idealiter A3 en gelamineerd) van de onderstaande plannen bij ontvangst van de interventieploegen. Zorg dat deze plannen de nodige informatie bevatten (bv. straatnamen, windroos, podia, eet-/drankstanden, nooduitgangen, etc.), zodat ook externen, personen die nog nooit op uw evenement geweest zijn, deze snel kunnen interpreteren.

Het is evident dat ook de (hoofd)actoren binnen de interne crisiswerking over identieke plannen kunnen beschikken. Voorzie idealiter ook een digitale link naar de desbetreffende plannen zodat deze op een alternatieve locatie (bv. CP-ORG of CC-Gem) ook makkelijk te raadplegen zijn.

3.1 Liggingsplan

Dit plan geeft een globaal beeld van het evenement. Daarnaast worden belangrijke punten op de site aangeduid (bv. evenementperimeter, toegangswegen, verzamelplaatsen, …). Idealiter worden ook de aanpalende straten weergegeven en benoemd.

[Plan invoegen]

3.2 Plattegrond van de site

Dit plan omvat de tijdelijke opstellingen, inclusief de aanhorigheden zoals de parking, dienstwegen, … Vermeld in deze plannen zeker :

- een éénduidige nummering van toegangen / nooduitgangen- een éénduidige benaming (bv. letters) van de diverse (tijdelijke) opstellingen- de verzamelplaatsen in geval van evacuatie- het Punt Eerste Bestemming voor de externe hulpdiensten- de locaties van EHBO-middelen- de locaties van brandbestrijdingsmiddelen- de locaties van belangrijke technieken (bv. stroomaggregaten)- de locaties van bijzondere risico’s (bv. opslag gas, vuurkorven,…)- de locaties van sanitair- de aanwezigheid van werfhekken, nadars, crash-barriers ed

[Plan invoegen]

3.3 Incident GRID

Afhankelijk van de uitgestrektheid van de site kan het nuttig zijn een raster te voorzien als bijkomende kaartlaag. De XY-coördinaten (bv. respectievelijk letters & cijfers) kunnen de lokalisatie van een incident aanzienlijk vereenvoudigen.Je kan ook overwegen om een site (bv een plein) in te delen in kwadranten om zo een eerste plaatsbepaling mogelijk te maken.

[Plan invoegen]


3.4 Capaciteitsberekening / crowd-control

Schets de nuttige publieksoppervlakte op plan en bereken in functie van de oppervlakte de maximum-capaciteit. Hou rekening met de capaciteit van doorgangen (deuren, poorten,…). Brandweer kan je uitgebreid advies bezorgen rond de wettelijke beperkingen en verplichte evacuatiecapaciteit.Zijn er camera’s aanwezig op de site? Duid deze desgevallend aan op plan.

[Plan + berekening invoegen]


4. VOORBEREIDEN OP NOODSITUATIES

Dit hoofdstuk behandelt het maken van interne afspraken en uitwerken van procedures om tijdens een reële crisissituatie geen tijd te verliezen met het onderling afstemmen van een specifieke aanpak.Concrete details worden verder uitgewerkt in de respectievelijke functie- en actiekaarten.

4.1 Coördinatievergaderingen / veiligheidsrondgangen

Welke (tussentijdse) coördinatie-/evaluatievergaderingen zijn gepland? Zijn er veiligheidsrondgangen gepland? Wanneer is de (de)briefing van medewerkers voorzien? Wie is hierop aanwezig? Waar/wanneer wordt er afgesproken?

[Aanvullen]

4.2 Medische preventieve inzet

Welke middelen worden voorzien binnen welke tijdsvork?PRIMA-advies toevoegen als bijlage. Ook een copy van het operatieorder van je medische dienst kan nuttige info bevatten.

[Aanvullen]

4.3 CP-ORG

Waar is de CP-ORG voorzien? Wie neemt plaats in de CP-ORG? Welke middelen zijn aanwezig in de CP-ORG (bv. camerabeelden van de evenementsite)? Hoe is de toegang tot de CP-ORG georganiseerd?

[Aanvullen]

4.4 Risico’s

Teneinde de nodige prioriteiten te stellen in de opmaak van specifieke actiekaarten en te zorgen dat alle mogelijke risico’s (redelijkerwijze) gedekt zijn door de actiekaarten, is het aan te raden een risicoanalyse op te stellen voor het evenement. Deze risico-inventarisatie en bijhorende risicoanalyse is opgenomen als bijlage.

[Aanvullen als bijlage]

4.5 Opmaak van actie- en functiekaarten

4.5.1 Opmaak van actiekaarten

Op basis van de risicoanalyse worden actiekaarten uitgewerkt, waarin de procedures om het hoofd te bieden aan deze risico’s, worden beschreven. De actiekaarten moeten voldoende generiek zijn, zodat ze toepasbaar zijn op alle onderdelen / locaties van het evenement.


Elke actiekaart is opgesteld volgens eenzelfde set van deelacties (te weerhouden in functie van de situatie en de afspraken/middelen binnen de organisatie) :

- vaststellen van de noodsituatie- alarmeren van de hulpdiensten- activatie van de interne interventieploeg(en) - activatie CMT- evacuatie- (inrichten opvang(centrum))

Volgende actiekaarten worden opgenomen als bijlage aan het intern noodplan :[Aanvullen in functie van de weerhouden actiekaarten]

4.5.2 Opmaak van functiekaarten

Om voorgenoemde acties tot een goed einde te brengen, dienen op voorhand bepaalde functies verdeeld en uitgewerkt te worden. Hiervoor worden de nodige functiekaarten opgesteld. Elke functiekaart wordt opgesteld volgens dezelfde methodiek :

- algemene omschrijving van de functie- specifieke taken / aandachtspunten- benodigde documenten / middelen (aan te vullen in functie van de organisatie)

Volgende functiekaarten worden opgenomen als bijlage aan het intern noodplan :[Aanvullen in functie van de weerhouden functiekaarten]

4.5.3 Gebruik van de actie- en functiekaarten

De voorgenoemde actie- en functiekaarten vormen de basis van de crisiswerking van de organisatie. Het is bijgevolg belangrijk dat deze voldoende gekend zijn bij de betrokken medewerkers en dat deze snel kunnen worden teruggevonden in geval van een noodsituatie.

Een mogelijke methodiek bestaat erin om mappen aan te maken per functiekaart (zogenaamde functiemappen). In de respectievelijke map zitten de actiekaarten gekoppeld aan een specifieke functie, zoals dit voorafgaand binnen de organisatie werd overeengekomen.Binnen de voorafgaandelijke afspraken kan eveneens beslist worden om specifieke functiekaarten te bundelen. Afhankelijk van de situatie kan één medewerker meerdere functiekaarten (en dus actiekaarten) toebedeeld krijgen. In realiteit zal dit vaak het geval zijn, gezien het gelimiteerd aantal beschikbare medewerkers tijdens een crisis, zeker in de eerste uren ervan.Naarmate de crisis vordert en meer medewerkers beschikbaar worden, kunnen bepaalde functiekaarten (en dus actiekaarten) verder uitgedeeld worden.Bemerk ook dat niet alle functiekaarten een permanente bezetting vereisen. Sommige acties en functies zijn enkel van toepassing in de beginfase van de hulpverlening.

Naast de actiekaarten kunnen deze zogenaamde functiemappen ook alle nuttige (invul)documenten en/of middelen om de respectievelijke acties efficiënt te kunnen vervullen (bijvoorbeeld plattegronden van de site, contactgegevens, invullijsten, afstiplijsten, paswoorden / logins, …)

Het voordeel van het fysiek ‘uitdelen’ van functiemappen en dito actiekaarten is het benadrukken van eigenaarschap en de controle op het feit dat alle functies effectief toebedeeld zijn. De persoon die verantwoordelijk is voor het uitdelen van deze documenten (bv. in CP-ORG) heeft bijgevolg een sleutelpositie in het intern crisisbeheer.


Zoals zoveel aspecten binnen crisisbeheer verdient het aanbeveling om de methodiek van de functiemappen redundant uit te bouwen: bv. een kopie van de mappen op een andere locatie op de site bewaren voor het geval de primaire locatie (bv. buCP-ORG) niet meer (veilig) bereikbaar zou zijn.

[Omschrijven hoe met deze functie- en actiekaarten zal worden gewerkt binnen het de organisatie]


5. CRISISBEHEER

5.1 Alarmering

Het intern noodplan voorzien niet enkel in de alarmering van de mensen op het evenement (bezoekers, medewerkers, contractanten, … ), maar ook de alarmering van de externe hulpdiensten en de autoriteiten.

5.1.1 Alarmeringsprocedure

De organisator dient te voorzien in een procedure om de aanwezigen op het evenement te alarmeren, evenals een procedure om de externe hulpdiensten op de hoogte te stellen.

Organisatoren beschikken vaak over diverse kanalen om medewerkers en/of bezoekers te waarschuwen (intern radionetwerk, PA-installatie, beeldschermen, tekstkarren,…)

Om paniek te vermijden kan het in sommige situaties aangewezen zijn om een stille (voor)alarmering uit te voeren. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden om (hoofd)medewerkers op te roepen zonder bezoekers in paniek te brengen, of wanneer een melding eerst moet geverifieerd worden alvorens meteen algemeen alarm te geven (bv. bij kans op naderend onweer).

Hou er rekening mee dat niet iedereen geluidssignalen kan horen. Afhankelijk van de aard van hun activiteiten (bv. lawaai) zullen medewerkers, bezoekers, … (mogelijk met een gehoorbeperking) op een alternatieve wijze verwittigd (of begeleid) moeten worden.

[Omschrijven welke alarmeringsprocedure gebruikt kunnen worden op het evenement. Hierbij wordt idealiter een differentiatie gemaakt tussen de (voor)alarmering van medewerkers en de algemene alarmering tav bezoekers, … Eveneens wordt beschreven hoe de alarmering van de externe hulpdiensten zal verlopen : heeft elke medewerker het mandaat om externe hulp in te roepen? Dient een hulpoproep via de CP-ORG te verlopen?

5.1.2 Interne alarmering

5.1.2.1 Kanalen voor interne (voor)alarmering (medewerkers)

Er zijn verschillende kanalen beschikbaar om een interne alarmering door te voeren : radio, omroepinstallatie, GSM en/of draagbare telefoontoestellen, , …

[Omschrijven welke kanalen gebruikt zullen worden voor de interne alarmering : wie wordt via welk kanaal gealarmeerd ? Zijn er criteria afgesproken wanneer welk kanaal moet gebruikt worden ?]

5.1.2.2 Drempels voor de opstart van het intern noodplan (crisiswerking)


Maak ism de hulpdiensten afspraken rond de overgang naar crisiswerking en/of een eventuele opschaling (bv operationele coördinatie). Welke drempel hanteer je om van reguliere werking naar crisiswerking te gaan?

[Omschrijf de criteria de organisatie hanteert om naar crisiswerking over te gaan]

5.1.2.3 Opstart van het intern noodplan Zodra de beslissing wordt genomen, dient het intern noodplan te worden opgestart. De aard van het incident zal bepalen in welke mate en hoe alomvattend het intern noodplan wordt uitgerold.Concreet zullen een aantal acties moeten worden uitgevoerd, wat impliceert dat deze acties (neergeschreven in de actiekaarten) moeten worden toebedeeld aan bepaalde uitvoerders (wiens taken omschreven zijn in de functiekaarten). Maar alvorens de desbetreffende personen tot actie kunnen overgaan, dienen zij ‘geactiveerd’ te worden.

[Omschrijven hoe de interne alarmering zal gebeuren + eventueel visueel voorstellen aan de hand van een intern alarmeringsschema]

5.1.2.4 Bijkomende alarmeringen / oproepingen Eerste interventieploeg (EIP)Om te helpen met de coördinatie tijdens een noodsituatie is het nuttig een goed opgeleide eerste interventieploeg te hebben die, in afwachting van de komst van de hulpdiensten, de eerste stappen kan zetten naar het beheersen van de noodsituatie toe.

De eerste interventieploeg komt in actie van zodra het (algemeen of stil) alarmsignaal weerklinkt. Op dat moment beschikken zij echter nog niet noodzakelijk over alle informatie om hun taak naar behoren te vervullen : locatie van het incident ? Bron ? …

[Omschrijven :o hoe deze eerste interventieploeg is samengesteld ; o wie deel uitmaakt van deze eerste interventieploeg ; o hoe de eerste interventieploeg wordt opgeroepen ; o waar de eerste interventieploeg bijkomende informatie over het incident kan

terugvinden ;o welke taken de eerste interventieploeg dient te vervullen ;o hoe de samenwerking tussen deze eerste interventieploeg en de externe

hulpdiensten wordt georganiseerd.]

De contactgegevens van de leden van de eerste interventieploeg & een omschrijving van hun taken worden opgenomen als bijlage.

Crisis Management Team (CMT)Bij ernstige incidenten kan het Crisis Management Team van de organisatie geactiveerd worden. Dit CMT kan naast lokale medewerkers op de evenementsite ook medewerkers vanuit de hoofdorganisatie bevatten. De personen die zetelen in het CMT moeten gemachtigd zijn om beslissingen te nemen.

Omwille van de samenstelling en de complexiteit van het inrichten van het CMT zal de alarmering van deze personen een specifieke procedure vereisen.


[Omschrijven :o welke personen zetelen in het CMT ; o hoe de mensen van het CMT worden opgeroepen ;o welke taken het CMT zullen vervullen ;o waar de leden van het CMT zullen vergaderen.]

De contactgegevens van de leden van het CMT & een omschrijving van hun taken worden opgenomen als bijlage.

Bijkomend personeelOm de druk op de organisator te verlichten tijdens noodsituaties, kan ervoor gekozen worden om bijkomend personeel of contractanten op te roepen om bepaalde taken uit te voeren. (bv. leverancier van podia / licht- & geluid,…)Omschrijf vooraf wat de concrete acties zijn die van externe contractanten verwacht kunnen worden (bv. het neerlaten van podiumdoeken of lichtbruggen bij toenemende windstoten)

Idealiter wordt hiervoor een persoon van het crisisteam aangesteld, die permanent bereikbaar is. Deze persoon beschikt over een geactualiseerde lijst met de namen, adressen en GSM-nummers van alle medewerkers, contractanten, leveranciers,...

[Omschrijven hoe het terugroepen van medewerkers / externen is georganiseerd & wie hiervoor wordt aangesteld.]

5.1.3 Externe alarmering

De alarmering van de hulpdiensten kan gebeuren via een actieve alarmering of (afhankelijk van de locatie van het evenement, bv. in een evenementenhal) een automatische alarmering.

5.1.3.1 Actieve alarmering Een actieve alarmering betreft het doelbewust opbellen van de hulpdiensten (112 of 101) naar aanleiding van een incident. Deze alarmering kan gebeuren door een medewerker of door een bezoeker of zelfs buurtbewoners die een noodsituatie percipieert.

In dit kader dienen binnen de inrichting duidelijke afspraken gemaakt te worden : Mogen medewerkers rechtstreeks de externe hulpdiensten alarmeren ? Dienen zij eerst de verantwoordelijke / CP-ORG… te verwittigen ? Wordt eerst een interne interventieploeg op onderzoek gestuurd ? Worden bezoekers geacht om rechtstreeks de hulpdiensten te alarmeren ? Bestaat er een (duidelijk gecommuniceerde) procedure voor bezoekers om incidenten

via een (geafficheerd) intern noodnummer te melden?

De meldkamers 112/101 nemen elke melding ernstig. Er wordt in regel geen bijkomende aftoetsing voorzien met de organisator om te bepalen of een melding “legitiem” is. Dit mag echter niemand ervan weerhouden om elk (vermoeden van) incident te melden. Een noodoproep betekent bijgevolg dat er een interventie op de plaats incident zal plaatsvinden.

Een dergelijke oproep dient volgende elementen te bevatten : de aard van het incident (WAT is er gebeurd ?) de plaats van het incident (WAAR is het gebeurd ?) zijn er gewonden ? Indien ja, beschrijf zo mogelijk de toestand van de slachtoffers vermeld wie je bent (naam en eventueel functie)


De melder van het incident blijft desgevallend aan de lijn voor verdere vragen vanuit de betrokken meldkamer tot wanneer men zegt dat je mag inhaken.

[Omschrijven hoe deze procedure werd geregeld]

5.1.3.2 Automatische alarmering In sommige gevallen beschikt de evenementlocatie over een brandcentrale die rechtstreeks gelinkt is met een meldkamer.De activatie van het alarm kan – naast automatische detectie – gebeuren door eigen medewerkers, alsook door bezoekers, …

Indien de alarmering van de externe hulpdiensten gekoppeld is aan de brandcentrale, dienen duidelijke afspraken gemaakt te worden :

Waar komt de melding terecht ? Contacteert de meldkamer de organisator of genereert de melding onmiddellijk een

interventie ? Wordt eerst een interne interventieploeg op onderzoek gestuurd ? Wat indien er geen (of zeer beperkt) personeel aanwezig is (buiten de openingsuren

van het evenement) ?

[Omschrijven of deze automatische alarmering in de organisatie gebruikt wordt en – indien ja – hoe deze procedure werd geregeld]

5.1.4 Crisislokalen

5.1.4.1 Crisiscentrum van de organisatie De optimale werking van een CMT vraagt een (specifiek) daartoe voorziene werkruimte. Dit crisiscentrum is de locatie waar de leden van het crisisteam van de organisatie samenkomen om de hulpactie te coördineren. Dit lokaal kan in de reguliere evenementwerking andere functies hebben.

Vaste locatieLocatie van het CC-ORG : [adres, unit, ruimtenummer, zaal, …]Vast telefoonnummer CC-ORG : [aanvullen]

Deze ruimte hoeft niet noodzakelijk op de evenementsite te liggen, maar ligt er idealiter wel in de buurt. Indien deze locatie op de site ligt, is het aan te bevelen een tweede, alternatieve ruimte te voorzien buiten de site om de continuïteit van het CMT te kunnen garanderen.

Alternatieve locatieLocatie van het alternatief CC-ORG : [adres, unit, ruimtenummer, zaal, …]Vast telefoonnummer alternatief CC-ORG : [aanvullen]

Het CC-ORG dient over de nodige uitrusting te beschikken om het CMT voldoende te faciliteren. Hierbij dient gedacht te worden aan :

- voldoende ruimte, tafels & stoelen- voldoende ICT-middelen (laptops, WiFi, vaste telefoons, …)- administratieve ondersteuningsmiddelen (whiteboard, flipchart, …)


- afgedrukte en/of digitale data (lijsten telefoonnummers, gegevens medewerkers, kaartmateriaal, …)

- …

[Omschrijven hoe het CC-ORG wordt uitgerust en hoe de opstartprocedure verloopt (wie opent het lokaal, voorziet het materieel, catering, … ?)]

5.1.4.2 Bijkomende lokalen Afhankelijk van het type noodsituatie kunnen bijkomende locaties noodzakelijk zijn. Hiervoor kan gedacht worden aan :

lokaal voor opvang van familieleden lokaal voor opvang van de pers CP-OPS in geval van opschaling naar operationele coördinatie

[Omschrijven waar op de site eventueel dergelijke locaties voorzien kunnen worden]

Het spreekt voor zich dat deze locaties best op voldoende afstand van elkaar staan, zodat de pers niet in aanraking komt met bv. de familieleden.

5.1.5 Externe coördinatiestructuren

Zoals eerder aangehaald, wordt bij ernstige incidenten een externe coördinatiestructuur opgezet, op operationeel niveau (CP-Ops) en, bij verdere opschaling, op beleidsniveau (CC-Gem).In beide structuren wordt een afvaardiging gevraagd worden vanuit de organisatie.

Volgende personen zullen vanuit de organisatie deelnemen aan de vergaderingen van de CP-Ops of het CC-Gem :

Vertegenwoordiger CP-Ops [Naam] [Functie] [GSM-nummer]

Vertegenwoordiger CC-Gem [Naam] [Functie] [GSM-nummer]

Het is van belang dat vooraf wordt overlegd wie desgevallend kan participeren in één van beide structuren.Voor de CP-Ops kiest men idealiter voor een vertegenwoordiger met sterk operationeel inzicht en met degelijke kennis van de eigenlijke site (bv. technisch verantwoordelijke).Voor het CC-Gem kiest met idealiter voor een vertegenwoordiger met strategisch inzicht en beslissingsbevoegdheid binnen de organisatie.In beide gevallen dienen de vertegenwoordigers een directe link te hebben met alle relevante actoren binnen hun organisatie en toegang te hebben tot alle informatie, nuttig voor het crisisbeheer.

5.2 (Crisis)communicatie

Communicatie is één van de sleutelbegrippen in noodplanning en crisisbeheer. Een snelle, gevalideerde communicatie kan heel wat ongerustheid bij andere betrokkenen vermijden en kan foutieve informatie (geruchten) snel weerleggen.Het is belangrijk om de doelgroepen naar dewelke gecommuniceerd moeten worden, op voorhand te bepalen en hiervoor op voorhand verantwoordelijken & procedures voor aan te duiden.


Tijdens een crisissituatie is snel en efficiënt communiceren soms letterlijk van levensbelang, maar vaak ook (in tweede orde) heel belangrijk voor de reputatie van de organisatie.Maak binnen de organisatie duidelijke afspraken wie welke communicatie op zich neemt (specifieke doelgroepen) en maak vooraf afspraken rond wie/wat mag communiceren zonder dat hierover nog teveel tijdrovende afstemming dient te gebeuren. Hou er immers rekening mee dat het bij een “fast burning crisis2” enige tijd kan duren alvorens je het bestuur of management rond de tafel krijgt; hierbij gaat kostbare tijd verloren.

Wees je bewust dat dankzij sociale media (Twitter, Facebook, Instagram, …) iedereen “journalist” geworden is. De kans dat verslagen (foto’s, getuigenverklaringen, meningen van externen, …) van het incident en alle correcte, maar ook foutieve, percepties daarrond al in de eerste momenten na de start van het incident beginnen te circuleren is zeer groot. Daarbij dient men ook te beseffen dat quasi alle digitale gegevens voor vrijwel onbeperkte tijd op het net beschikbaar zullen blijven.De kans dat je als organisatie in snelheid gepakt wordt is dus zeer reëel, ga er dus niet vanuit dat jouw communicatie de eerste zal zijn.

Zodra meer informatie beschikbaar is, kan je in overleg met de hulpdiensten / overheid bijkomend communiceren over :

- de evolutie van het incident- eventuele boodschappen van medeleven (nadat de overheid heeft gecommuniceerd over

slachtoffers) - informatiekanalen ingesteld door de overheid (bv. informatienummer, (crisis)webpagina van

de overheid, …)- praktische afspraken (bv. afhaallocatie voor verwanten, locatie informatiepunt,

bereikbaarheid, …)- impact op de continuïteit van het (meerdaagse) evenement (bv. wat met de werking in de

komende dagen / weken)- …

5.2.1 Reflexcommunicatie

Bij een plotse gebeurtenis is er geen tijd om uitgebreid hiërarchisch af te stemmen. Enerzijds is er een druk om snel te communiceren, anderzijds heeft het management van een organisatie heel wat andere (coördinerende) taken te vervullen die operationeel een grotere impact zullen hebben.Dit probleem worden ondervangen door de eerste reflexcommunicatie te delegeren naar één (of meerdere) medewerkers. Deze reflexcommunicatie bevat enkel gevalideerde informatie, die in een eerste fase van het incident vrij beperkt zal zijn.

Het basisprincipe van elke communicatie is “WE KNOW – WE DO – WE CARE – WE’LL BE BACK” : WE KNOW

eis als organisatie je plaats op in de informatiestroom, toon dat je op de hoogte bent. Communiceer enkel de basisfeiten.

WE DOlaat zien dat je als organisatie al het mogelijke doet om schade te vermijden en/of beperken. Communiceer wat je doet.

WE CARE

2 De meeste crisissen in België zijn zogenaamde “fast burning” crisissen. Dit zijn crisissen die je niet zag aankomen, die zich zeer snel ontwikkelen (bv. een ontploffing gevolgd door brand) en die ook snel (binnen enkele uren) onder controle zijn.


toon empathie. Beperk je niet tot koele basisinformatie, maar toon je betrokkenheid.

WE’LL BE BACKvermeld in je communicatie waar mensen meer informatie kunnen vinden, bijvoorbeeld op de website, sociale media, … Vermeld – indien mogelijk – wanneer ze een nieuwe communicatie kunnen verwachten.

Voorbeeld van een dergelijke reflexcommunicatie :Deze vooravond brak brand uit op onze evenement te X. De hulpdiensten zijn massaal ter plaatse. Onze hoofdzorg gaat uit naar de opvang van onze bezoekers … Zodra meer informatie beschikbaar is, vindt u deze op onze Facebookpagina.

Gemandateerde voor deze reflexcommunicatie :[Naam] [Functie] [GSM-nummer]

[Aanvullen via welke kanalen deze reflexcommunicatie zal gebeuren]

5.2.2 Afstemming met hulpdiensten / lokaal bestuur

Op een moment dat heel wat sociale media-gebruikers en geïnterviewde getuigen “specialist” worden en niet noodzakelijk een correct relaas of interpretatie van de feiten geven, is het belangrijk dat de burger (en in het bijzonder de betrokkenen) een 100% correcte bron van gevalideerde informatie kunnen raadplegen. Deze bron zal men in regel vinden in de (periodieke) communicatie vanuit de overheid en de organisatie.

Het is essentieel dat organisatie en overheid (inclusief hulpdiensten) hun boodschap op elkaar afstemmen. Deze afstemming staat los van eventueel verschillende communicatiekanalen, elke actor zal immers zijn eigen netwerk hebben; zolang de inhoudelijke boodschap maar overeenstemt. De communicatieverantwoordelijke binnen de organisatie zal daarom vanaf het prille stadium contact opnemen met de coördinatiestructuren op de plaats van het incident. Bij kleinschalige incidenten kan dit de interventieleider zijn, bij opschaling zal dit de communicatieambtenaar van het betrokken bestuur zijn. Afhankelijk van de omvang van de noodsituatie zal de aftoetsing op operationeel niveau (CP-Ops) dan wel op beleidsniveau (CC-Gem) gebeuren.

5.2.3 Informeren van de specifieke doelgroepen

Communiceren tijdens een crisis vraagt aandacht voor diverse doelgroepen, die elk op hun eigen manier moeten worden aangesproken. Dit dient telkens te gebeuren door de meest aangewezen personen, die de nodige betrouwbaarheid voor de betrokken doelgroep uitstraalt.Er dient steeds vermeden te worden dat de communicatie naar de verschillende groepen tegenstrijdigheden bevat. De inhoud van de communicatie dient eerst gevalideerd te worden.

5.2.3.1 Medewerkers Aangezien de medewerkers in principe betrokken partij zijn, is het belangrijk dat zij zo snel als mogelijk worden ingelicht van de noodsituatie. Bovendien blijven de medewerkers vaak fungeren als aanspreekpunt voor bezoekers en soms zelfs externen (bv. verwanten). Het is dus belangrijk dat medewerkers reeds in een vroeg stadium op de hoogte wordt gehouden van de evolutie van de crisis.


De medewerkers spelen bovendien een belangrijke rol in het capteren van bijzondere noden binnen de groep van betrokkenen. Een efficiënte tweeweg-communicatie tussen medewerkers en coördinatiestructuur is dus zeer waardevol.

Verantwoordelijke voor het informeren van de medewerkers :[Naam] [Functie] [GSM-nummer]

De wijze van communiceren kan zeer divers zijn. Uiteraard dienen de medewerkers op de hoogte te zijn van de voorziene (reguliere) (crisis-)kanalen : bijvoorbeeld webpagina organisatie, sociale media groepen, … Daarnaast kan de organisatie intern gebruik maken van SMS of digitale message-groepen (bv. WhatsApp, Messenger, …) om vlot informatie uit te wisselen.Het voordeel van message-tools is het low-profile-aspect waarbij de medewerker discreet op de hoogte kan worden gehouden, vergeleken met telefoongesprekken of radioverkeer dat fragmentarisch kan worden opgepikt door omstaanders en daar mogelijk tot verwarring of misverstanden kan leiden.

[Aanvullen via welke kanalen deze communicatie naar medewerkers zal gebeuren]

5.2.3.2 Bezoekers Waar met medewerkers duidelijke afspraken gemaakt en gehandhaafd kunnen worden, ligt dit bij niet-personeelsleden een stuk moeilijker. Vooraf bespreken van een communicatie-protocol is in regel niet mogelijk.

Verantwoordelijke voor het informeren van de bezoekers :[Naam] [Functie] [GSM-nummer]

In het plan dient bijgevolg een duidelijke analyse gemaakt te worden van welke tools op welk moment in een crisissituatie het meest efficiënt zijn om deze doelgroep te bereiken :- Een intern omroepsysteem heeft nut binnen de site, maar bv niet altijd buiten op de

externe verzamelplaats ; - Niet alle bezoekers zijn op de hoogte van het bestaan van deze specifieke

informatieplatformen, informatienummers, … Het is dus belangrijk dat deze gegevens vlot (preventief of curatief) meegedeeld kunnen worden.

- Lang niet alle betrokkenen hebben baat bij een auditieve boodschap, (bv. doven, slechthorenden, ouderen, medewerkers in een lawaaierige omgeving, …). Evenmin zal tijdens elk type noodsituatie een luid alarmsignaal of intercomboodschap aangewezen zijn (bv. AMOK-situatie). Afhankelijk van de situatie zal men dus moeten terugvallen op face-to-face communicatie of stille tekstuele informatie-uitwisseling.

[Aanvullen via welke kanalen deze communicatie naar de internen zal gebeuren]

5.2.3.3 Verwanten van bezoekers/medewerkers Bezoekers zullen bij een noodsituatie trachten om de eigen familieleden te bereiken, of omgekeerd. Achter elk medewerker/bezoeker, … staat een gezin, familie, vrienden, … die, zodra het nieuws rond de noodsituatie bekend is, met heel wat vragen zullen zitten.


Het is belangrijk dat ook voldoende aandacht aan deze doelgroep wordt besteed. Indien zij niet (tijdig) geïnformeerd worden, zullen zij immers zelf op zoek gaan naar informatie. Dit kan betekenen dat ze zich naar de plaats van de noodsituatie zullen begeven, mogelijks met (nog meer) chaos tot gevolg.

Een snelle, efficiënte en consequente communicatie kan (zeker in de eerste uren) heel wat ongerustheid en impulsieve reacties voorkomen.

Verantwoordelijke voor het informeren van de verwanten :[Naam] [Functie] [GSM-nummer]

[Aanvullen via welke kanalen deze communicatie naar de verwanten zal gebeuren]

Indien er toch verwanten opdagen op de plaats van de noodsituatie, zal de opvang van deze personen veelal gebeuren in samenspraak met de overheid. Hiervoor worden de nodige functionaliteiten uitgewerkt in het Algemeen Nood- en Interventieplan van de gemeente.

5.2.3.4 Omgeving (buren) Hoewel ze mogelijks niet fysiek of emotioneel betrokken zijn, appreciëren buurtbewoners het enorm als ze geïnformeerd worden van een (belangrijke) noodsituatie in hun directe omgeving. De kans is immers groot dat de noodsituaties praktische hinder in de directe omgeving veroorzaakt (bv. opleg van schuilmaatregelen, impact op mobiliteit,…).

De organisator heeft er in die zin belang bij het vertrouwen dat de buurt in de evenement heeft te bestendigen door (uit goed nabuurschap) ook de directe omgeving te betrekken in de (algemene) informatiestroom.

In vele gevallen, en in het bijzonder bij een fysieke impact voor buurtbewoners (bv. schuilmaatregelen, evacuatie, …) zal de overheid deze communicatie voor haar rekening nemen.

Verantwoordelijke voor het informeren van de omgeving :[Naam] [Functie] [GSM-nummer]

[Aanvullen via welke kanalen deze communicatie naar de omgeving zal gebeuren]

5.2.3.5 Media / pers Een noodsituatie krijgt vaak veel aandacht van de media. Uiteraard staat het de organisator vrij om de communiceren naar de pers, maar het is belangrijk dat deze communicatie steeds wordt afgestemd met de hulpdiensten/overheid. De minste tegenstrijdigheid in de communicatie vanuit de overheid en deze vanuit de organisatie kan immers aanleiding geven tot speculaties.

Vanuit de overheid kan de vraag worden gesteld om een woordvoerder vanuit de organisatie af te vaardigen op een persmoment.

Woordvoerder vanuit de organisatie :[Naam] [Functie] [GSM-nummer]


5.2.4 Monitoring van de sociale media

Zoals blijkt uit het voorgaande, is de sociale media een sterk medium om vlot een ruim (of specifiek) publiek te bereiken. Zelfs al wenst de organisatie geen gebruik te maken van sociale media, is de kans zeer reëel dat het incident (en de betrokkenheid van de organisatie) onderwerp vormt van meerdere berichten (reacties, interpretaties, waardeoordelen,…).

Deze realiteit maakt dat, los van actieve crisiscommunicatie, het opvolgen van sociale media de organisatie voeling zal bezorgen met betrekking tot de perceptie van de burger rond het incident en het evenement.Actieve monitoring en participatie van de organisatie op sociale media stelt de organisator ook in staat om foutieve informatie bij te sturen en eventuele (informatie)noden op te vangen die het verdere crisisbeheer efficiënter kunnen laten verlopen.

Ook de overheid zal tijdens een crisis nauwgezet (sociale) mediaberichtgeving opvolgen. Vanuit de overheid ligt de focus echter op informatie die nuttig kan zijn voor de coördinatiestructuren/overheidscommunicatie. Organisatie-specifieke aangelegenheden (bv. reputatie van de organisator) vormen daarbij geen prioriteit. Vandaar dat het aangewezen kan zijn om vanuit het bedrijf iemand te voorzien die deze evenementspecifieke aangelegenheden wel kan opvangen.

Verantwoordelijke voor de monitoring van de sociale media :[Naam] [Functie] [GSM-nummer]

5.3 Evacuatie & opvang

De evacuatiemaatregel kan worden uitgevaardigd als de noodsituatie een gevaar of bedreiging voor de gezondheid inhoudt en een tijdelijke verwijdering uit de gevarenzone noodzakelijk is. Indien er vermoed wordt dat de omgeving voor langere tijd zal worden afgesloten, kan worden overgegaan naar opvangmogelijkheden.

5.3.1 Evacuatiesignaal

In geval van een noodsituatie kan het nodig zijn om de evenementsite (of delen ervan) te ontruimen. Het bevel tot evacuatie kan gegeven worden door [functie binnen de organisatie], de hulpdiensten of de overheid.Maak bij de opmaak van procedures/richtlijnen onderscheid tussen een ordelijke ontruiming (bv bij einde evenement), een dringende ontruiming (bv bij brandalarm) en een paniekontruiming (bv AMOK-situatie). Deze laatste variant zal vanzelfsprekend moeilijk te sturen zijn.

[Aanvullen welke verzamelpunten voor evacuatie er op het evenement aanwezig zijn][Kaartje toevoegen (eventueel als bijlage) waarop deze verzamelpunten worden vermeld]

5.3.2 Evacuatiestromen

Medewerkers verdeeld over het evenementterrein spelen een cruciale rol in het begeleiden en sturen van bezoekers bij het verlaten van evenementsite, in bijzonder bij een (gedeeltelijke) evacuatie van de site. Zij zullen ook instaan voor het tijdig openen van deuren/poorten en het opvangen van bezoekers/medewerkers op de verzamelplaats(en).


[Schets de reguliere evacuatiestromen op je evacuatieplan. Benoem cruciale posities (bv nooduitgangen, poorten etc). Zorg dat deze posities bemand zijn en snel geopend kunnen worden]

5.3.3 Opvang

Indien de aanwezige personen niet op de evenementsite kunnen worden opgevangen en verwacht wordt dat de evacuatie geruime tijd noodzakelijk zal zijn, kunnen de nodige opvangmaatregelen voorzien worden. Bij grootschalige noodsituaties zal de overheid een tijdelijk gemeentelijk opvangcentrum openen. De mogelijke locaties voor deze centra zijn opgenomen in het Algemeen Nood- en Interventieplan van de betrokken gemeente.

[Aanvullen – op basis van de informatie in het ANIP van de gemeente – welke onthaalcentrum hoogstwaarschijnlijk zal worden gebruikt & hoe de aanwezige personen naar ginder zullen gaan]

Indien mogelijk, wordt aangeraden om afspraken te maken met buren (scholen, restaurants, …) in verband met een mogelijke opvang bij een noodsituatie.


6. NAFASE

Een noodsituatie heeft, ongeacht haar omvang, vrijwel altijd een impact op de organisatie , haar medewerkers en uiteraard de bezoekers. Deze impact draagt verder van de duur van de eigenlijke noodsituatie. In die zin heeft de organisator ook een verantwoordelijkheid naar haar medewerkers, haar bezoekers en haar omgeving.

De nafase gaat over de fase na de noodsituatie. In deze fase worden activiteiten ontplooid waardoor er kan worden teruggekeerd naar de ‘normale’ situatie. Het is de fase waarin de volle omvang van de noodsituatie duidelijk wordt en er een zicht ontstaat wie na de noodsituatie verdere medische en/of psychosociale hulp nodig heeft. Ook wordt duidelijke welke materiële schade is aangericht en op welke wijze deze al dan niet zal kunnen worden vergoed of hersteld.

Ondanks de inzet van een professioneel (extern) hulpverleningsnetwerk tijdens het incident (en eventueel in de periode na het incident) zal ook de organisator aandacht moeten besteden aan begeleiding en communicatie. Vanzelfsprekend valt het aspect (bedrijfs)continuïteit grotendeels onder de verantwoordelijkheid van de organisator.

De overgang naar de nafase behoort, net zoals de acute fase, tot de noodplanning. De psychosociale acties worden gebundeld in het psychosociaal interventieplan (PSIP) van de lokale overheid, dat deel uitmaakt van de medische discipline. Indien dit nodig blijkt, zal een apart psychosociaal coördinatiecomité opgericht worden om de nafase in goede banen te leiden.

In dit kader kunnen volgende acties voorbereid worden :

opvang en begeleiding van het personeel [Werk uit hoe de organisatie in de periode na een incident haar medewerkers zal opvangen en begeleiden in het eventuele verwerkingsproces]

Aandachtspunten- hou rekening met rituelen van bepaalde personen, culturen, … - organiseer – indien noodzakelijk – informatiebijeenkomsten om nieuwe informatie met

alle partijen te delen- maak een oplijsting van interne en externe “hulplijnen”- onderzoek in welke mate en met betrekking tot welke noden deze partijen kunnen

bijdragen- leg voorafgaand al contacten zodat men elkaar in crisistijd vlot vindt.

Praktische afwikkeling tav bezoekers [Werk uit welke rol de organisatie in de periode na een incident kan spelen tav bezoekers]

Aandachtspunten- hou rekening met rituelen van bepaalde personen, culturen, … - terugbetalingen, recuperatie van persoonlijke spullen,…- organiseer – indien noodzakelijk – informatiebijeenkomsten om nieuwe informatie met

alle partijen te delen- maak een oplijsting van interne en externe “hulplijnen”- onderzoek in welke mate en met betrekking tot welke noden deze partijen kunnen

bijdragen- leg voorafgaand al contacten zodat men elkaar in crisistijd vlot vindt.


continuïteit van het evenement [Werk uit hoe de organisatie verder zal functioneren indien bepaalde aspecten ervan zijn aangetast door de noodsituatie]

De invulling van dit item is specifiek voor elk (meerdaags) evenement. Hier dient bijvoorbeeld rekening te worden gehouden met onbeschikbaarheid van de infrastructuur : hoe gaat de organisator hiermee om ? Wat zijn de alternatieven ?

communicatie [Werk uit hoe de organsiatie ook na de noodsituatie zal blijven communiceren om opnieuw vertrouwen op te bouwen bij bezoekers, medewerkers en de omgeving]

Communicatie stopt niet bij crisiscommunicatie. Ook na de noodsituatie dient er gecommuniceerd te worden.

Andere aandachtspunten in dit kader kunnen zijn : schade & financiële voorzieningen (her)huisvesting, herstel en wederopbouw milieu herdenkingsdiensten organiseren voor overleden slachtoffers …


7. OEFENEN

Oefenen is verplicht en noodzakelijk binnen elke organisatie. Oefenen heeft verschillende doelstellingen :

de parate kennis van het intern noodplan nagaan de voorgeschreven procedures testen op hun efficiëntie het materiaal uittesten de medewerkers trainen en reflexen aanleren lessen trekken en waar nodig het intern noodplan aanpassen

7.1 Opleiding

Belangrijk is om de mensen eerst de nodige opleidingen te geven alvorens ze te laten oefenen. Mensen moeten geïnstrueerd en geïnformeerd worden over de nieuwe procedures.

Idealiter wordt voor elk van de bijgevoegde functiekaarten een opleiding georganiseerd, waaraan de personen die geacht worden deze functie te vervullen, kunnen deelnemen. Organiseer eveneens een informatie- en opleidingsmoment rond het nieuwe noodplan, waarin de nieuwe procedures worden toegelicht aan alle medewerkers van het evenement.. Informeer je – indien nodig – buiten de organisatie naar personen die mee deze opleiding kunnen ondersteunen.

[Geef een overzicht van de opleidingsfilosofie van de organisator : welke opleidingen worden georganiseerd ? Welke personen nemen hieraan deel? … ]

7.2 Soorten oefeningen

Er zijn 3 soorten oefeningen :

AlarmeringsoefeningEen alarmeringsoefening test

het alarmeringsschema van het intern noodplan de snelheid van de reactie van het personeel, de aanwezige personen, de

eerste interventieploeg, crisisteam, … & of iedereen zijn opdracht kent de juistheid van de contactgegevens

TafeloefeningBij een tafeloefening wordt een beperkt scenario opgeworpen, maar gebeurt er geen ontplooiing op het terrein. Alle actoren komen samen rond tafel en reageren op het scenario. Dit type oefening omvat het gebruik van de actiekaarten, en is vooral voor de coördinerende structuren een nuttige tool.

InzetoefeningEen terreinoefening omvat een nagebootste crisissituatie, waarbij er effectief een ontplooiing op het terrein is. In deze oefeningen spelen simulanten mee en gebeurt een reële alarmering van personeel, crisisteam, … Dergelijke oefeningen worden steeds gecommuniceerd aan de hulpdiensten.


Enkele aandachtspunten bij de organisatie van oefeningen :- Duid steeds een oefenverantwoordelijke aan, die eveneens het aanspreekpunt is voor de

lokale hulpdiensten;- Bouw de oefeningen systematisch op : begin met eenvoudige scenario’s en kleine

oefeningen ; - Omschrijf steeds exact de oefendoelen, zodat je na de oefening kan nagaan in welke

mate hieraan voldaan werd ; - Werk met evaluatoren, noteer wat minder goed was en beoordeel de genomen acties op

juistheid, snelheid, … - Leer uit de oefening : pas indien nodig de functiefiches, inhoud van het intern noodplan,

… aan ;- Elke oefening moet minstens 2 weken voor datum gemeld worden aan de Noodcentrale

112 (zie ook het meldingsformulier als bijlage).

[Geef een overzicht van de oefenfilosofie van de organisatie : welke oefeningen worden georganiseerd ? Welke personen nemen hieraan deel? … ]

[Vul bij wederkerende evenementen onderstaande tabel in met een overzicht van de oefeningen, zowel diegene die in het verleden werden georganiseerd als diegene die gepland zijn.]

Datum oefening Naam oefening Type oefening Onderwerp


8. CONTACTGEGEVENS

[Vul de nuttige en noodzakelijke contactgegevens aan : - (Raad van beheer /management)- Leden crisisteam- Interne technische dienst- Interne brandbestrijdingsdienst / Eerste interventieploeg - Interne EHBO- Externe hulpdiensten- Externe diensten diverse- Medewerkers- …


9. BIJLAGEN

9.1 Detailplanning / programmatie


9.2 Lijst van gebruikte afkortingen

ANIP Algemeen Nood- en Interventieplan

ARAB Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming

CC-Gem Gemeentelijk Coördinatiecomité

CC-Prov Provinciaal Coördinatiecomité

CMT Crisis Management Team

CP-Ops Commandopost Operaties

CP-Org Commandopost Organistie

D1 Discipline 1 – Hulpverleningsoperaties

D2 Discipline 2 – Medische hulpverlening

D3 Discipline 3 – Politie

D4 Discipline 4 – Logistieke Ondersteuning

D5 Discipline 5 – Communicatie

Dir-CP-Ops Directeur Commandopost Operaties

EHBO Eerste Hulp Bij Ongevallen

EIP Eerste Interventieploeg

GCC Gemeentelijk crisiscentrum

NC112 Noodcentrale 112

INP Intern Noodplan

NPU Noodplanning – Planificiation d’Urgence

PEB Punt Eerste Bestemming

[Aanvullen] [Aanvullen]


9.3 Telefoonrepertorium

Brand

Algemeen noodnummer 112

Brandweerzone Centrum 09 268 88 99

Politie


EHBO


Rode Kruis 105

UZ Gent 09 332 21 11

Antigifcentrum 02 245 245

Dokters / Arbeidsgeneesheer




Interne Dienst voor preventie en bescherming op het werk


Zaalverantwoordelijke


Andere

Centrum voor Algemeen Welzijnswerk [Aanvullen]





9.4 Risicoanalyse voor het evenement

[Aanvullen]


9.5 PRIMA-advies


9.6 Meldingsformulier Oefening NC112

MELDINGSFORMULIER EVENEMENTENTen laatste twee weken voor de start overmaken aan: Federale Gezondheidsinspecteur

NC112

Naam van het evenement:

Locatie van het evenement:

Datum van het evenement:…/…/…

van: …:…

tot: …:…

…/…/…

van: …:…

tot: …:…

…/…/…

van: …:…

tot: …:…

…/…/…

van: …:…

tot: …:…

…/…/…

van: …:…

tot: …:…

…/…/…

van: …:…

tot: …:…

Type evenement: Verwacht aantal toeschouwers:

Verwacht aantal deelnemers: Welke middelen zijn ter plaatse?

Middel Aantal Wie

Medische middelen/112-middelen* ja neen

Medische middelen/niet 112-middelen* ja neen

Medische middelen/MUG ja neen

Brandweer ja neen

Politie ja neen Is er een perimeter aanwezig waarbinnen de extra aanwezige ziekenwagens kunnen ingezet worden?

neen ja

Indien ja: straten binnen de perimeter toevoegen in bijlage met kaart.

Zijn er afspraken met betrekking tot toegangswegen, aanrijroutes en RVP's?

neen ja Indien ja: toevoegen in bijlage met kaart.

Is er een medische permanentie (vooruitgeschoven medische post) op het terrein?

neen ja

Waar?

van: …:…

tot: …:…

Op welke manier moeten de medische middelen gealarmeerd worden?

telefonisch radiofonisch Instructies:

Contactgegevens betrokken partners:

Verantwoordelijken Naam Functie E-mailTelefonisch/radiofonisch*bereikbaar op:

Organisator (contactpersoon NC112)

Medische middelen


Brandweer

Politie

CP-OPS

Locatie CP-OPS: …/…/…

van: …:…

tot: …:…

* Eigen lokale groep of rampen-, multi- of preventieve groep aanvragen bij het NC112.

Deze aanvraag wordt u bevestigd voor akkoord binnen de vijf werkdagen.


9.7 Dreigingsniveaus OCAD : info

De politie is steeds het eerste aanspreekpunt bij extra waakzaamheidsmaatregelen en vragen in het kader van terrorisme.

9.7.1 Betekenis van de dreigingsniveaus

Niveau 1 – Laag Indien blijkt dat de persoon, de groepering of de gebeurtenis die het voorwerp uitmaakt van de analyse, niet bedreigd is.

Niveau 2 – Gemiddeld Indien blijkt dat de dreiging tegen de persoon, de groepering of de gebeurtenis die het voorwerp uitmaakt van de analyse, weinig waarschijnlijk is.

Niveau 3 – Ernstig Indien blijkt dat de dreiging tegen de persoon, de groepering of de gebeurtenis die het voorwerp uitmaakt van de analyse, mogelijk en waarschijnlijk is.

Niveau 4 – Zeer ernstig Indien blijkt dat de dreiging tegen de persoon, de groepering of de gebeurtenis die het voorwerp uitmaakt van de analyse, ernstig en zeer nabij is.

9.7.2 Actiekaarten

In geval van binnendringen op de site, is de aanpak vergelijkbaar met de actiekaart “AMOK / gijzeling”

Bij een effectieve aanslag op de site, is de aanpak vergelijkbaar met de actiekaart “Brand /ontploffing”

9.7.3 Bijkomende richtlijnen in geval van dreigingsniveau 3 of 4

Volgende algemene aandachtspunten kunnen worden meegegeven aan de personeelsleden in geval van een dreigingsniveau 3 of 4 :

wees extra waakzaam ; er is geen nood om geplande activiteiten te annuleren, contacteer bij twijfel politie ; beperkt het aantal toegangssleutels/-badges tot een minimum ; vermijd dat externen vrij de site kunnen binnen- en buitenwandelen ; voorzie indien nodig toegangscontrole – verschaf enkel toegang aan bevoegden ; vermijd samenscholing aan de ingang van de site ; informeer politie en lokale overheid van eventuele omvangrijke publieksactiviteiten ; communiceer en duid extra veiligheidsmaatregelen naar personeel, internen en

bezoekers.


10. ACTIEKAARTEN

De actiekaarten bijgevoegd aan dit canvas, willen slechts een aanzet geven tot de opmaak van specifieke actiekaarten voor de organisatie. Het is aan de organisatie om (op basis van de risicoanalyse) te beslissen :

welke actiekaarten van toepassing zijn en dus weerhouden worden ; welke actiekaarten niet van toepassing zijn en dus niet opgenomen blijven in het

intern noodplan ; welke actiekaarten nog ontbreken en binnen de organisatie nog dienen te worden

uitgewerkt ; in welke mate de voorbeeld-actiekaarten bruikbaar zijn voor het evenement in

kwestie, dan wel aanpassing vereisen.

Mogelijke voorbeelden van actiekaarten zijn :- brand / ontploffing- gasgeur / gaslek- bommelding- bomalarm- AMOK / gijzeling- uitval nutsvoorzieningen- interne alarmering- schuilen- evacuatie (ordelijk, dringend, paniek)- vermiste persoon- voedselvergiftiging- ongeval met (groep) bezoekers buiten het evenement- infectieziekten- zelfmoord / plots overlijden

Elke voorbeeld-actiekaart is opgebouwd volgens dezelfde structuur :1. het kennis nemen van de noodsituatie (vaststellen / melding ontvangen)2. initiële alarmering van de hulpdiensten3. activatie van de interne interventieploegen4. activatie Crisis Management Team binnen de organisatie5. aftoetsen nood aan evacuatie 6. aftoetsen nood aan inrichting opvangcentrum

Bepaalde onderdelen kunnen uitgesplitst worden in functie van het type noodsituatie.

Desgewenst kan de actiekaart dienst doen als invulformulier (bijvoorbeeld bij het verzamelen van specifieke informatie) en/of als afstiplijst ter controle van de te nemen stappen. In die zin biedt de actiekaart een houvast bij het verzamelen van informatie, het verschaffen van informatie aan de interventieploegen en wordt vermeden dat (cruciale) deelacties binnen de geldende procedures vergeten worden.


ACTIEKAART 1 Brand / ontploffing

Eigen veiligheid primeert !! Breng uzelf niet in gevaar !!

Indien u één van volgende zaken vaststelt :- open vuurhaard- rookontwikkeling op de site- (activatie van het brandalarm)- ontploffing op de site

1. Verwittig de hulpdiensten : bel 112BoodschapU spreekt met … (eigen naam) van [Naam organisatie] te [Adres evenement].Er is een brand / rookontwikkeling / brandalarm / ontploffing / andere noodsituatie in … (locatie noodsituatie) ter hoogte van….Er zijn … (aantal) gewonden.

Leg niet in als u in de wachtrij van de Noodcentrale 112 komt te staan. Anders komt u terug achteraan te staan bij een volgende oproep.Blijf aan de lijn voor verdere vragen vanuit de Noodcentrale 112.

2. Start het intern alarmeringsschemaVolg actiekaart 7

3. Indien u lid bent van de eerste interventieploeg – Doe 1 bluspogingVolg bijhorende functiefiche

4. Evacueer wanneer en waar nodigVolg actiekaart 9

5. Wacht op de komst van de interventiediensten

[Actiekaart aanpassen en aanvullen in functie van het evenement]

Deze actiekaart wordt best vergezeld van :- grondplannen van de evenement;- plan met lokalisatie van de blusmiddelen, die duidelijk moeten worden aangegeven door

middel van pictogrammen ; - plan met lokalisatie van de nooduitgangen en vluchtroutes, die eveneens duidelijk

moeten worden aangeduid door middel van de correcte pictogrammen.


ACTIEKAART 2 Gasgeur / gaslek


Indien u één van volgende zaken vaststelt :- zintuigelijk waargenomen gasgeur- automatische gasdetectie (bv. CO)- zichtbare leidingbreuk / hoorbare gasontsnapping-

1. Verwittig de hulpdiensten : bel 112BoodschapU spreekt met … (eigen naam) van [Naam organisatie] te [Adres evenement].Er is een gasgeur / gaslek te … (locatie noodsituatie) Er zijn … (aantal) gewonden.

Leg niet in als u in de wachtrij van de Noodcentrale 112 komt te staan. Anders komt u terug achteraan te staan bij een volgende oproep.Blijf aan de lijn voor verdere vragen vanuit de Noodcentrale 112.





Deze actiekaart wordt best vergezeld van :- grondplannen van de evenement;- plan met lokalisatie van de blusmiddelen, die duidelijk moeten worden aangegeven door




ACTIEKAART 3 Bommelding


Indien u een bommelding ontvangt :- rechtstreeks gericht aan de organisatie- via een externe (tussen)partij (bv. via politie)

Bij een bommelding gaat het om een loutere (be)dreiging, waarbij nog geen verdacht pakket is gevonden

OPGELET !!! Aangepaste ontruimingsprocedure !!

1. Verzamel zo veel mogelijk informatieOnthoud steeds zo goed mogelijk de tekst van de ontvangen melding !

Vraag- Wanneer zal het gebeuren ?- Waar zal het gebeuren ?- Waar bent u ?- Wie bent u ?- Wat is uw reden ?

Luister & onthoud- De oproeper

- Stem van de oproeper (man, vrouw, kind)- Taal – accent- Uitspraak – spraakgebreken- Snelheid (snel, traag, hortend, buiten adem, …)

- De achtergrondgeluiden - Muziek ?- Machines ?- Verkeer ? Vliegtuiglawaai ?- Gesprekken ?- Kindergeluiden ?- …

2. Verwittig de hulpdiensten : bel 112Blijf aan de lijn voor verdere vragen vanuit de Noodcentrale 112.






Deze actiekaart wordt best vergezeld van :- grondplannen van het evenement;- plan met lokalisatie van de blusmiddelen, die duidelijk moeten worden aangegeven door




ACTIEKAART 4 Bomalarm


Indien u één van volgende zaken vaststelt :- een verdacht pakket (mogelijke bom)- een springtuig (bv. munitie uit de wereldoorlogen)

Bij een bomalarm is er effectief sprake van een mogelijk springtuig.

OPGELET !!! Aangepaste ontruimingsprocedure !!






Deze actiekaart wordt best vergezeld van :- grondplannen van het evenement;- plan met lokalisatie van de blusmiddelen, die duidelijk moeten worden aangegeven door




ACTIEKAART 5 AMOK / gijzeling


Indien u één van volgende zaken vaststelt :- binnendringen van (gewapende) personen op het evenement- gijzeling op het evenement- schietpartij op het evenement- zware geweldpleging op het evenement

OPGELET !!! Aangepaste alarmeringsprocedure & lock-down!!


2. Volg de alternatieve alarmeringsprocedure (stil alarm)

3. Activeer de lockdown-procedure van de site (op te stellen in samenspraak met de lokale politie)



Deze actiekaart wordt best vergezeld van :- alternatieve alarmeringsprocedure- lockdown-procedure

Aanvullende informatie voor het uitwerken van deze actiekaart en de bijhorende procedures kan worden verkregen via de politiediensten.


ACTIEKAART 6 Uitval nutsvoorzieningen


Indien u één van volgende zaken vaststelt :- uitval van stroomvoorziening- uitval van drinkwatervoorziening- uitval van gastoevoer- problemen met afvalwaterafvoer

1. Verwittig de CP-ORG

2. Verwittig de andere personeelsleden en internenInformeer hen op geregelde tijdstippen rond de evolutie van de situatie

3. Bel de betrokken maatschappij voor de nutsvoorziening

4. In geval van een stroomonderbreking & indien voorhanden – (Activeer de noodgenerator)

5. Indien uw evenement mogelijks gevaar loopt omwille van de uitval van de nutsvoorziening – Bel 112 en geef een overzicht van de situatie

6. Indien het risico bestaat dat het probleem niet opgelost geraakt – Vraag aan de verantwoordelijke om het crisisteam samen te roepen


Deze actiekaart wordt best vergezeld van :- technische informatie over de nutsvoorzieningen- contactgegevens organisatie- contactgegevens nutsmaatschappijen - (procedure om noodgenerator te activeren)


ACTIEKAART 7 Interne alarmering


1. Verwittig de directieGeef volgende gegevens door

- uw naam en functie- de juiste locatie van de noodsituatie- omschrijving van de noodsituatie- aanwezigheid van mogelijke slachtoffers

2. Verwittig andere personeelsledenOpgeroepen personeelsleden moeten zich melden.

3. Help bij de evacuatie

Volg actiekaart 9


Deze actiekaart wordt best vergezeld van :- contactgegevens van de organisatie, het Crisismanagement Team en de overige

medewerkers- overzicht van de middelen waarmee de medewerkers kunnen worden gealarmeerd /

geïnformeerd, aangepast aan het type noodsituatie


ACTIEKAART 8 Schuilen (binnen-evenementen)


1. Breng iedereen zo vlug als mogelijk naar binnen of blijf binnen !Het kan aangewezen zijn om iedereen samen te brengen in één specifieke locatie (bv. refter).

2. Sluit ramen en deuren

3. Schakel airconditioning en/of luchtbehandelingsinstallaties uit

4. Verwittig de directie

5. Volg de richtlijnen van de directie, de interventiediensten en/of de overheid


Deze actiekaart wordt best vergezeld van :- technische informatie over het uitschakelen van ventilatie en airconditioning + plan - contactgegevens van de gebouwverantwoordelijke


ACTIEKAART 9 Evacuatie


1. Zorg dat evacuatie-uitgangen bemand en vlot te openen zijn

2. Informeer bezoekers over de volgen evacuatieroutes

3. Begeleid de aanwezige personen van desbetreffende zone naar een veilige plaats

Start met de meest bedreigde zones Daarna de rest van de site ifv noodzaak Laat persoonlijke eigendommen achter Hou rekening met mobiele en minder mobiele personen

4. Zorg ervoor dat ieder personeelslid dezelfde procedure volgt

Volg actiekaart 9


Deze actiekaart wordt best vergezeld van :- Overzicht van de vooraf bepaalde evacuatieroutes, verzamelpunten

[Actiekaart aanpassen en aanvullen in functie van het evenement. Maak indien nodig een onderscheid tussen:

- ordelijke ontruiming (bv iedereen terug buiten via de reguliere hoofdingang- dringende ontruiming (bv openen van de evacuatiepoorten)- panieksituatie (bv openen van de evacuatiepoorten met bijsturing in de diepte kwestie

van bezoekers alsnog naar de verzamelplaatsen te loodsen – in de praktijk betekent dit het terugbrengen van een chaotische situatie naar een ordelijk of dringende ontruiming)

Voorzie duidelijke (beknopte) actiefiches voor de medewerkers op de cruciale locaties.Bespreek het mandaat van deze medewerkers inzake het openen van nooduitgangen; ook bij afwezigheid van concrete instructies vanuit de CP-ORG…]


Deze actiekaarten kunnen – in functie van de noodzaak – worden aangevuld met andere thematieken, bijvoorbeeld :

- vermiste persoon- voedselvergiftiging- ongeval- zelfmoord / plots overlijden- plotse (gedwongen) sluiting van de evenement- extreme weersomstandigheden- infectieziekte- …

De actiekaarten dienen een antwoord te bieden op de risicoanalyse die in dit plan werd gemaakt.


11. FUNCTIEFICHES

De functiefiches bijgevoegd aan dit canvas, willen slechts een aanzet geven tot de opmaak van specifieke fiches voor de organisatie. Het is aan de organisatie om (op basis van de voorgenoemde actiekaarten) te beslissen welke functiefiches dienen te worden opgesteld voor het evenement.

Mogelijke functies waarvoor een dergelijke functiefiche kan worden opgesteld, zijn :- verantwoordelijke toewijzen functie-/actiekaarten- verantwoordelijke oproep hulpdiensten- verantwoordelijke opvang hulpdiensten- verantwoordelijke evacuatie (eventueel per cruciale positie)- afgevaardigde CP-OPS- afgevaardigde CC Gem/Prov- verantwoordelijke CMT- secretariaat CMT- verantwoordelijke communicatieverantwoordelijke interne dienst brandbestrijding- verantwoordelijke interne dienst EHBO- verantwoordelijke interne technische dienst- verantwoordelijke registratie- verantwoordelijke interne communicatie (personeel / bezoekers / leerlingen / bewoners)- verantwoordelijke externe communicatie (verwanten)- verantwoordelijke communicatie media / pers- voordvoerder- verantwoordelijke externe bezoekers(groepen)

Elke functiekaart wordt opgesteld volgens dezelfde methodiek :- algemene omschrijving van de functie- specifieke taken / aandachtspunten- benodigde documenten / middelen (aan te vullen in functie van het evenement)


FUNCTIEFICHE 1 Verantwoordelijke oproep hulpdiensten


1. Bel onmiddellijk de Noodcentrale 112

2. Geef alle nuttige en relevante informatie door bij de melding

Wat is er gebeurd ? (brand, lichamelijk letsel, bommelding, …) Naam van het evenement Adres Aanrijroute Plaats opvang hulpdiensten Aantal gewonden / mensen in gevaar Specifieke risico’s

3. Verwittig de CP-ORG

4. Verwittig de eerste interventieploeg

5. Deel de afgesproken plaats voor de opvang van de hulpverleners mee aan de verantwoordelijke opvang hulpdiensten

Deze actiekaart wordt best vergezeld van :- Namenlijst van de leden van de eerste interventieploeg- Contactgegevens van CP-ORG of CMT



FUNCTIEFICHE 2 Verantwoordelijke opvang hulpdiensten


1. Doe het fluohesje aan

2. Vraag aan de verantwoordelijke oproep hulpdiensten de plaats waar afgesproken is met de hulpdiensten

3. Neem de onthaalmap3

4. Ga naar de afgesproken locatie en wacht op de hulpdiensten. Zorg ervoor dat de toegangswegen vrijblijven.

5. Geef de correcte informatie door aan de hulpdiensten.

6. Blijf eventueel ter plaatse voor de opvang van latere hulpdiensten.

Deze actiekaart wordt best vergezeld van :- Onthaalmap


3 De onthaalmap bevat (onder andere) het interventieplan en alle nuttige kaarten voor de hulpdiensten. In deze map staan alle relevante gegevens vermeld (plattegrond van het evenement / nummering poorten en nooduitgangen / overzicht van de nutsvoorzieningen / …).


· Web viewDe overgang naar de nafase behoort, net zoals de acute fase, tot de noodplanning. De...

Documents

Transcript of · Web viewDe overgang naar de nafase behoort, net zoals de acute fase, tot de noodplanning. De...