Voicemail-systeem Forum Voicemail - Proximusaf31375e-f11e-4aeb-8cf2... · 2018. 1. 31. · Forum...

Forum™ 500Forum™ 5000

Voicemail-systeemForum Voicemail

Gebruiksaanwijzing

Welkom bij ProximusHartelijk dank dat uw keuze op een product van Proximus is gevallen. Ons product staat voor de hoogste kwaliteitseisen, gepaard aan een hoogwaardig design.

Forum VoicemailDeze gebruiksaanwijzing begeleidt u tijdens het gebruik van uw voicemail-systeem en beantwoordt alle belangrijke vragen. Mocht u nog meer onder-steuning of informatie wensen, dan verzoeken we u om u in eerste instantie tot degene te wenden die voor uw systeem verantwoordelijk is, of tot uw leverancier.

Internet: www.proximus.be/pabx

Forum™ 5000 en Forum™ 500Deze bedieningshandleiding geldt voor de productserie Forum™ 5000 en Forum™ 500.

● Tot de productserie Forum™ 500 behoren de communicatiesystemen Forum™ 523/524, Forum™ 525/526 en Forum™ 550/560.

● Tot de productserie Forum™ 5000 behoren de communicatiesystemen Forum™ 5500, Forum™ 5004, Forum™ 5008 en Forum™ 5012.

Als een functie binnen de systemen een andere eigenschap heeft, wordt u daarop gewezen in de tekst van deze gebruiksaanwijzing.

Wij wensen u veel plezier met uw Forum Voicemail.

InhoudsopgaveForum Voicemail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3

De eigenschappen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5Overzicht van de eigenschappen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5Oproepnummer van Forum Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5Het spraakmenu: de gebruiker wordt begeleid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5Oproepnummer en tijdstempel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6Begroetingen en slotmeldingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6Persoonlijke mededelingen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6Onthaalboodschap . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6Verwittiging bij nieuwe berichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7E-mail bij nieuw bericht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7Verwittigingsoproep . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7Secretariaatsfunctie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Doorschakelen naar de secretariaats voicebox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Bericht met commentaar doorsturen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Raadpleging en bediening vanop afstand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Bedieningsfuncties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Voicebox met PIN beveiligen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Oproepdoorschakeling naar de voicebox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Voicebox (de)activeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Oproepnummer en tijdstempel (de)activeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Begroetings- en afscheidsteksten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Berichten beluisteren, herbeluisteren, wissen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Berichten doorbladeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Pauze bij beluisteren, vooruit- en terugspoelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Uw beller terugbellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Bericht doorsturen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Voicebox wisselen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11Bericht achterlaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11Verwittigingsoproep instellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11Forum Voicemail vanop afstand gebruiken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

De levering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12

Configuratie en beheer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

1

Forum Voicemail gebruiken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17Vooraf ingestelde functies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17Functies op het toestel instellen … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17… op het toestel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18… via de toepassing Forum CTI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Voicebox intern oproepen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Zo worden nieuwe berichten gemeld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21… op de systeemtelefoons Forum Phone 5xx. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21… op de Forum Phone 510 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21… op de DECT-systeemtoestellen Forum Free 5xx. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21… in de toepassing Forum CTI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22… op standaardtoestellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Berichten opvragen en bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22… op de systeemtelefoons Forum Phone 5xx. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22… op de DECT-systeemtoestellen Forum Free 5xx. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23… in de toepassing Forum CTI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24… op standaardtoestellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24

Voicebox vanop afstand oproepen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24Functietoets programmeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25De menukaart “Spraakbox” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Het spraakmenu van Forum Voicemail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Menu “1 Nieuwe berichten” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27Menu “2 Opgeslagen berichten”. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28Menu “3 Centrale instellingen” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28Menu “4 Centrale Onthaalboodschappen”. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Menu “5 Naar een andere voicebox gaan”. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Menu “6 Boodschap opnemen en verzenden”. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Bijlage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32Milieu-informatie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32Technische gegevens. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33Overzicht: Spraakmenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Technische support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37

2

Forum Voicemail

Forum VoicemailHet programmapakket Forum Voicemail het intelligente voicemail-systeem van de communicatiesystemen Forum 500 / Forum 5000. Het breidt de Forum 500 / Forum 5000 uit met een systeem voor digitale registratie van spraak en informatie. Dankzij zijn talrijke eigenschappen en de eenvoudige bediening kan het ingezet worden ter verbetering van de interne en externe communicatie.

Met het programma Forum Voicemail beschikt u over een bijkomend werkin-strument, waarmee u voiceboxes kan beheren en berichten uit deze voice-boxes kan opvragen en bewerken. U kan de werkinstrument gebruiken als persoonlijke bewaarplaats voor uw berichten of u kunt hem inzetten als elek-tronisch notitieboek, als boodschappencentrale of als informatiebron.

Dit voicemail-systeem dat in het communicatiesysteem is geïntegreerd kunt u zowel via standaardtoestellen (analoge standaardtelefoons, ISDN-telefoons, draadloze GAP-telefoons) als via systeemtoestellen bedienen. Berichten die door de voiceboxes worden ontvangen, worden op de systeemtoestellen en in de toepassing Forum CTI van het communicatiesysteem weergegeven.

Een spraakmenu begeleidt u stap voor stap bij de bediening van het programma Forum Voicemail. Bij systeemtoestellen worden bepaalde eigen-schappen zoals bv. de weergave en het wissen van berichten ook met display-weergave ondersteund. Ze zijn eenvoudig en snel bedienbaar dankzij de uitgebreide menukaarten.

Voor het gebruik van het programma Forum Voicemail moet u over een licentie beschikken.

Deze handleiding beschrijft het programma Forum Voicemail als bijkomende module van de Forum 500 / Forum 5000. Ze is bedoeld voor gebruikers en systeembeheerders.

De Forum Voicemail wordt door uw Proximus-agent ingesteld. Hij laadt de benodigde spraak-software in het systeem. Neem contact op met uw systeembeheerder indien u nog meer informatie of wijzigingen aan uw Forum Voicemail systeem wenst.

Voor het werken met het programma Forum Voicemail vindt u in de afzon-derlijke hoofdstukken achtergrondinformatie en concrete gebruiksaanwij-zingen.

3

Forum Voicemail

Het grafische overzicht van de spraakmenu’s in de appendix van deze hand-leiding biedt u een samenvatting van de beschikbare functies die ook voor apart afdrukken en gebruiken geschikt is.

Opmerking: deze handleiding beschrijft de eigenschappen en functies, vereist voor het instellen en gebruiken van het programma van Forum Voicemail. Het is een aanvulling op de gebruiksaanwij-zingen voor de communicatiesysteem (“Montage en in gebruik nemen” (Forum 523/524, Forum 525/526, Forum 550/560, Forum 5004/5008/5012) resp. “In gebruik nemen en onderhoud” (Forum 5500)), systeemtelefoons met en zonder draad aan de Forum 500 / Forum 5000 en standaard-toestellen). Deze laatste bevatten uitvoerige informatie over de algemene bediening en de functies van uw communicatie-systeem en uw toestellen.

4

Overzicht van de eigenschappen De eigenschappen

De eigenschappenMet het intelligent voicemail-systeem beschikken de gebruikers over talrijke voicemail-functies die eenvoudig te bedienen zijn. Het programma Forum Voicemail kan op dezelfde manier gebruikt worden op systeemtoe-stellen met en zonder draad als op standaardtoestellen met multifrequentie (DTMF-tonen).

De meeste eigenschappen van het programma Forum Voicemail kunnen zonder pc direct vanop een toestel ingesteld worden. De configuratie en het beheer van het programma Forum Voicemail worden ondersteund via de Webconsole van de Forum 500 / Forum 5000 en toegelicht in de online-help.

Overzicht van de eigenschappen

Oproepnummer van Forum VoicemailForum Voicemail wordt opgeroepen via een interne of externe oproep. De systeembeheerder stelt in de Forum 500 / Forum 5000 een oproepnummer in en deelt dit mee aan de eigenaars van voiceboxes. Na het bellen van dit nummer gebeurt de verdere bediening aan het toestel via nacijferen, over-eenkomstig de spraakmenu’s.

Het spraakmenu: de gebruiker wordt begeleidInterne en externe gebruikers worden akoestisch, via mededelingen begeleid. Dit zijn mededelingen op maat van de actuele gebruiker (de eigenaar van de voicebox of een willekeurige andere beller die met een voicebox verbonden werd) en de actuele situatie.

Afhankelijk van het type en de uitrusting van de systeemtoestellen wordt informatie over de belangrijkste eigenschappen zoals bv. weergave en wissen van berichten, bijkomend via LED en display weergegeven, of gekenmerkt met overeenkomstige symbolen. De bediening van deze toestellen kan, als alter-natief voor de cijfertoetsen, gebeuren met speciaal voor Forum Voicemail geïntegreerde en uitgebreide menu’s.

5

De eigenschappen Overzicht van de eigenschappen

Gebruikers van Forum Voicemail kunnen steeds kengetalprocedures uitvoeren via nakiezen, zowel dadelijk na de oproep, voor als tijdens het afspelen van de mededelingen.

Oproepnummer en tijdstempelElk in de voicebox binnengekomen bericht wordt automatisch van datum en uur van opname voorzien. Evenzo wordt, voor zover overgedragen, het oproepnummer van de beller genoteerd. Oproepnummer en tijdstempel kunnen bij het beluisteren van het bericht vermeld worden en bij systeemtoe-stellen ook op het display weergegeven worden.

Begroetingen en slotmeldingenForum Voicemail beschikt bij levering over standaardmeldingen. Elke voicebox-gebruiker kan persoonlijke begroetingen en slotmeldingen inspreken voor de bellers.

Persoonlijke mededelingenGebruikers van een voicebox kunnen hun persoonlijke teksten voor Forum Voicemail via een willekeurige telefoon of via de toepassing Forum CTI bewerken (inspreken, beluisteren, corrigeren of wissen). Via de toepassing Forum CTI kunnen deze teksten ook worden opgeslagen.

Onthaalboodschap Forum Voicemail ondersteunt de functie Onthaalboodschap zowel voor geconfigureerde gebruikersgroepen als voor de externe oproepnummers van de point-to-multipoint- en de point-to-point-aansluiting. Elke beller hoort na een bepaald aantal beltonen de centrale begroeting die is toegewezen aan de gebruikersgroep resp. het oproepnummer – dit kan bv. een actuele reclame-boodschap zijn. Aansluitend hoort hij wachtmuziek, tot hij met zijn gespreks-partner verbonden wordt.

Voor Forum Voicemail beschikt over acht onthaalboodschappen die door bevoegde gebruikers gewijzigd kunnen worden. De eigenschap Onthaal-boodschap in relatie met een voicebox kan zinvol zijn wanneer een bestemming in de Forum 500 / Forum 5000 geconfigureerd is als opvang van oproepen in een wachtrij, waarin elke beller terecht komt.

6

Overzicht van de eigenschappen De eigenschappen

Afhankelijk van het aantal oproepen in de wachtrij en de wachttijd, wordt de beller dan doorgestuurd naar de voicebox die is toegewezen aan de bestemming. Dit kan elke eigenaar van een voicebox via Oproepomleiding na tijd zelf instellen.

Verwittiging bij nieuwe berichtenEen nieuw bericht wordt op het toestel akoestisch of optisch gesignaleerd (MWI: “Message Waiting Indication”).

Gebruikers van systeemtelefoons, bv. een Forum Phone 526 worden via LED en displayweergave verwittigd.

Op DECT-systeemtoestellen, bv. op Forum Free 567 en in de toepassing Forum CTI worden nieuwe berichten weergegeven met bepaalde symbolen.

Op standaardtoestellen zonder berichten-LED worden nieuwe voicebox-berichten akoestisch gemeld. Bij afhaken van de hoorn hoort men in de plaats van de normale kiestoon een bijzondere kiestoon.

Met de functie MWI ondersteunt de Forum 500 / Forum 5000 ook de ontvangst van voicebox-berichten op ISDN-telefoons. De berichtsignalering stelt ISDN-telefoons voorop die aan de normen voldoen. Neem de handleiding van de fabrikant in acht.

Op de Forum Phone 510 worden voicebox-berichten door een knipperend punt in het midden van het display gemeld. De Forum Phone 510 schakelt deze indicatie aan zodra er minstens één nog niet beluisterd voicebox-bericht aanwezig is.

E-mail bij nieuw berichtBij een nieuw bericht in een voicebox van de Forum 500 / Forum 5000 kan de gebruiker van deze voicebox met een e-mail worden geïnformeerd. De functie wordt geconfigureerd in de toepassing Forum CTI.

VerwittigingsoproepBij binnenkomende berichten in de voicebox, kan de eigenaar van deze voicebox verwittigd worden op een willekeurig toestel. Bij beantwoorden van de verwittigingsoproep en ingave van een PIN is hij dan direct met de voicebox verbonden.

7

De eigenschappen Bedieningsfuncties

SecretariaatsfunctieDe eigenaar van een voicebox kan een secretariaatsoproepnummer vast-leggen dat gebeld wordt bij binnenkomende berichten. Het bericht wordt dan niet in de voicebox genoteerd.

De beller hoort de begroeting of de standaardmelding voor de secretariaats-functie vooraleer hij met het secretariaat verbonden wordt. Bij beantwoorden van de oproep is de beller met het secretariaat verbonden.

Doorschakelen naar de secretariaats voiceboxAls de voicebox-eigenaar een secretariaat heeft ingesteld, maar de omleiding ernaar niet heeft geactiveerd, kan een beller zichzelf met het secretariaat verbinden. Daarvoor moet hij drukken op de *-toets terwijl hij de begroe-tingstekst van de voicebox hoort of nadat hij begonnen is met het inspreken van zijn bericht.

Tip: de voicebox-eigenaar moet in zijn begroetingstekst de beller erover informeren dat hij door indrukken van de *-toets met het secretariaat kan worden verbonden.

Bericht met commentaar doorsturenDe eigenaar van een voicebox kan een ontvangen bericht van commentaar voorzien en intern doorsturen naar de eigenaar van een andere voicebox.

Raadpleging en bediening vanop afstandForum Voicemail kan vanop elke telefoon met DTMF-tonen of DTMF-handset vanop afstand geraadpleegd en bediend worden.

Bedieningsfuncties

Voicebox met PIN beveiligenElke voicebox-eigenaar kan de toegang tot zijn voicebox met een geheime code beveiligen en deze PIN naar wens wijzigen. Hij kan steeds het opvragen van deze geheime code (de)activeren.

8

Bedieningsfuncties De eigenschappen

Oproepdoorschakeling naar de voiceboxElke voicebox-eigenaar kan de oproepdoorschakeling naar zijn voicebox zelf instellen. Daarbij kan hij kiezen tussen de oproepomleidingen bezet, na tijd en Onmiddellijk. De instelling bezet & na tijd kan gelijktijdig geactiveerd worden. Als er voor een oproepnummer met voicebox geen oproepomleiding geactiveerd is of als de bestemming niet het nummer van Forum Voicemail is, wordt de voicebox voor dit oproepnummer uitgeschakeld.

Met de secretariaatsfunctie kan in plaats van de voicebox onmiddellijk een ander abonneenummer gebeld worden. Wanneer het oproepnummer van het secretariaat een extern oproepnummer is, kan gebruik worden gemaakt van de LCR-instelling (Least Cost Routing) van Forum 500 / Forum 5000. Als voorwaarde hierbij geldt dat de voicebox-eigenaar behoort tot een gebrui-kersgroep waarvoor LCR bij oproepomleiding naar extern is toegelaten.

Opmerking: in het communicatiesysteem Forum 500 / Forum 5000 kunnen meerdere oproepomleidingen met elkaar zijn verbonden. U vindt meer informatie over oproepomleidingen en spraakboxen in de handleiding “Montage en in gebruik nemen” (Forum 523/524, Forum 525/526, Forum 550/560, Forum 5004/5008/5012) resp. “In gebruik nemen en onderhoud” (Forum 5500) in het hoofdstuk “Oproepomleidingen”.

Voicebox (de)activerenElke voicebox-eigenaar kan de voicebox steeds activeren en deactiveren en de opnameduur voor een bericht bepalen.

Oproepnummer en tijdstempel (de)activerenElke voicebox-eigenaar kan de weergave van het oproepnummer van de afzender en de vermelding van datum en uur voor elk ontvangen bericht acti-veren of deactiveren.

Begroetings- en afscheidstekstenElke voicebox-eigenaar kan de begroetings- en afscheidsteksten voor bellers van zijn voicebox zelf kiezen. Hij kan gebruik maken van de meegeleverde standaardmeldingen of persoonlijke mededelingen inspreken en bewerken. Als voor zijn voicebox De centrale begroetingstekst kan gewijzigd worden geactiveerd is, kan hij ook de centrale begroetingen bewerken.

9

De eigenschappen Bedieningsfuncties

Een beller kan de begroetingstekst van een voicebox overslaan, door de #-toets in te drukken. Daarna kan hij onmiddellijk zijn bericht inspreken.

Berichten beluisteren, herbeluisteren, wissenElke voicebox-eigenaar kan de nieuwe en nog aanwezige oude berichten beluisteren en enkele of alle beluisterde berichten wissen. Hij kan reeds beluisterde berichten opnieuw beluisteren door dit bericht te selecteren.

De eigenaar van een voicebox kan berichten ook via een door hem gepro-grammeerde functietoets beluisteren en de oproep aannemen terwijl de beller nog op de voicebox spreekt.

Berichten doorbladerenElke voicebox-eigenaar kan de ontvangen berichten doorbladeren. Forum Voicemail schakelt daarbij telkens over van het actuele naar het volgende of vorige bericht.

Pauze bij beluisteren, vooruit- en terugspoelenElke voicebox-eigenaar kan het beluisteren van een ontvangen bericht met een druk op de toets onderbreken en op dezelfde manier weer verderzetten. Tijdens het beluisteren kan hij het bericht met telkens vijf seconden vooruit- en terugspoelen.

Uw beller terugbellenElke voicebox-eigenaar met een systeemtoestel kan een bericht onmiddellijk beantwoorden. Het ontvangen bericht moet daarvoor het oproepnummer van de beller bevatten, deze kan indien gewenst automatisch, uit het spraakmenu van het antwoordapparaat ook met kengetal, worden gekozen. Als voor-waarde hierbij geldt dat de beller de weergave van zijn oproepnummer niet onderdrukt heeft.

Bericht doorsturenElke eigenaar van een voicebox heeft de mogelijkheid een ontvangen bericht door te sturen naar de eigenaar van een andere voicebox en het bericht daarbij ook van een zelf ingesproken commentaar te voorzien.

10

Bedieningsfuncties De eigenschappen

Voicebox wisselenElke eigenaar van een voicebox heeft de mogelijkheid de actuele voicebox te wisselen. De nieuwe voicebox wordt geïdentificeerd aan de hand van haar telefoonnummer. Als de voicebox beschermd is, moet de beller zich via de PIN identificeren.

Bericht achterlatenElke eigenaar van een voicebox heeft de mogelijkheid in zijn voicebox een bericht op te nemen voor een andere voicebox en dit te verzenden.

Verwittigingsoproep instellenElke voicebox-eigenaar kan bij het binnenkomen van een bericht in de voicebox, zich hiervan laten verwittigen op een ander toestel en vanop dit (ander) toestel de voicebox bellen.

Bij het inbellen in zijn voicebox krijgt de eigenaar een aanwijzing wanneer hij de verwittigingsoproep heeft geactiveerd. Dit herinnert hem eraan de verwit-tigingsoproep eventueel te deactiveren.

Forum Voicemail vanop afstand gebruikenElke bevoegde voicebox-eigenaar kan zijn voicebox ook vanop afstand oproepen, zijn berichten vanop afstand opvragen en bewerken en centrale instellingen van zijn voicebox wijzigen.

Als eigenaar van een voicebox kan hij voor de eigenaar van een andere voicebox direct een bericht achterlaten.

11

De levering Bedieningsfuncties

De leveringDe levering bevat de volgende componenten:

● de bestanden voor het spraakmenu van Forum Voicemail voor de gebrui-kersbegeleiding op de toestellen (aanwezig op de product-CD van de Forum 500 / Forum 5000)

● de gebruiksaanwijzing “Forum Voicemail” als PDF-bestand (bevindt zich als PDF-bestand op de product-CD van de Forum 500 / Forum 5000)

GeheugenmediumMeldteksten van het spraakmenu, de begroetings- en afscheidsteksten worden opgeslagen op het geheugenmedium van het communicatiesysteem. Daar worden ook de berichten opgeslagen die oproepers achterlaten in een spraakbox. Het geheugenmedium is afhankelijk van het type van uw commu-nicatiesysteem:

OpslagcapaciteitDe maximale opnametijd voor berichten is afhankelijk van de geheugen-medium en van de geheugenplaats die wordt ingenomen door andere op het systeem geïnstalleerde programmapakketten (bv. door de automatische tele-foniste Forum 500(0) Auto Attendant). Voor een opnamecapaciteit van één uur met inbegrip van de opgeslagen meldteksten zijn 32 MByte vereist. Elke geladen taal voor het Forum Voicemail spraakmenu vermindert de maximaal beschikbare opnametijd met ca. 15 minuten.

Om de opslagcapaciteit te verhogen, wordt gebruik gemaakt van compressie-techniek. De totale beschikbare capaciteit op de geheugenmedium wordt dynamisch verdeeld over alle voiceboxes. De voor de afzonderlijke voicebox gedefinieerde opslagplaats wordt niet gereserveerd.

Systeem Geheugenmedium

Forum 523/524 Geïnstalleerde geheugenkaart



Forum 5004/5008/5012 Intern bestandssysteem

Forum 5500 Harddisk

12

Bedieningsfuncties De levering

VersiesHet programmapakket Forum Voicemail wordt voor de varianten van het communicatiesysteem Forum 500 / Forum 5500 in verschillende versies aangeboden:

● Forum 523/524 Voice Mail voor Forum 523/524: Licentie voor 10 voiceboxes

● Forum 525/526 Voice Mail voor Forum 525/526: Licentie voor 40 voiceboxes

● Forum 550/560 Voice Mail 64 users voor Forum 550/560: Licentie voor 64 voiceboxes

● Forum Voice 550/560 Voice Mail 200 users voor Forum 550/560: Licentie voor 200 voiceboxes

● Forum Voice 5000 Voice Mail 50 users voor Forum 5500 en Forum 5004/5008/5012: Licentie voor 50 voiceboxes

13

Configuratie en beheer Bedieningsfuncties

Configuratie en beheerForum Voicemail wordt via de Configurator van de Forum 500 / Forum 5000 geconfigureerd en beheerd. U hebt daarvoor De licentie voor uw versie van Forum Voicemail nodig.

Bij een update van de firmware of een communicatiesysteem van het type Forum 523/524, Forum 525/526 of Forum 550/560 moeten eventueel de actuele spraakbestanden geladen worden. U vindt de spraakbestanding op de product-CD van de Forum 500 / Forum 5000.

Opmerking: nadere informatie over de update van de firmware en de confi-guratie van Forum Voicemail vindt u in de online-helpfunctie.

AanmeldenU meldt zich op de Webconsole aan als gebruiker met administratierechten. In de basistoestand luiden de toegangsdata:

● Gebruiker: Administrator

● Wachtwoord: [geen wachtwoord ingesteld]

U configureert Forum Voicemail …1. Laad in de Configurator, in het menu SYS Configuratie: Uitbreidingen de

licentiebestand voor Forum Voicemail.

2. Bij een communicatiesysteem a Forum 523/524, Forum 550/560 of Forum 525/526: Selecteer in de Configurator, in het menu SYS Configuratie: Componenten de bijkomende module Forum Voicemail en laad een spraakbestand.

Het bestandsformaat van het spraakbestand dat in een Forum 523/524 of Forum 550/560 geladen wordt, is *.kda. In een Forum 525/526 moet een spraakbestand in het formaat *.kdp worden geladen.

3. Leg in het menu Toepassingen: Forum Voicemail: Instellingen de basis-instelling van het programma vast of informeer u hier over de actuele status van het programma.

4. Hier stelt u het Oproepnummer in voor Forum Voicemail, via hetwelk de gebruikers van de Forum 500 / Forum 5000 hun voiceboxes kunnen raadplegen.

5. Stel in het menu Toepassingen: Forum Voicemail: Spraakboxen één of meerdere (tot maximaal het door de licentie toegelaten aantal) voiceboxes

14

Bedieningsfuncties Configuratie en beheer

in voor de gebruikers van de Forum 500 / Forum 5000 (zie hiervoor het hoofdstuk U beheert voiceboxes … vanaf pagina 15).

U stelt Onthaalboodschap in …1. Activeer de eigenschap voor een ingestelde gebruikersgroep of voor een

extern oproepnummer:

– voor een gebruikersgroep in het menu Gebruikersmanager: Gebrui-kersgroepen. In dit geval wordt de centrale begroeting afgespeeld wanneer een beller een gebruiker van deze groep belt.

– voor een extern oproepnummer in het menu TEL Configuratie: Oproep-verdeling. Bij deze configuratie wordt de centrale begroeting afgespeeld wanneer een beller de ingestelde extern oproepnummer belt.

2. Bepaal of en hoe op oproepen met Onthaalboodschap gereageerd moet worden: kies een bericht (bv. Bericht 1) of schakel de eigenschap Uit.

3. Activeer in het menu Toepassingen: Forum Voicemail: Spraakboxen voor een voicebox de optie De centrale begroetingstekst kan gewijzigd worden.

4. Bel deze voicebox en stel in het spraakmenu van Forum Voicemail, menu 4 “Centrale begroetingen” één of meerdere (maximaal acht) medede-lingen in.

U beheert voiceboxes …Als administrator bezit u alle rechten om de voiceboxes van de Forum 500 / Forum 5000 te beheren en tevens alle instellingen met betrekking tot de abonnees uit te voeren.

● U stelt een nieuwe voicebox in of u wist een beschikbare voicebox.

● U kiest de taal waarin de beller van een geselecteerde voicebox doorheen het spraakmenu geleid wordt.

● U bepaalt de maximale opnametijd voor een voicebox.

De opslagcapaciteit van de systeem wordt dynamisch over alle voiceboxes verdeeld (d.w.z. over alle gebruikers die over een voicebox beschikken). Bijgevolg is de maximale opnametijd voor een voicebox ook afhankelijk van het aantal ingestelde voiceboxes.

● U bepaalt voor de gebruikers van een voicebox de maximale duur voor een bericht. De standaardinstelling bedraagt 60 seconden.

15

Configuratie en beheer Bedieningsfuncties

● U geeft voor de gebruikers van een voicebox de eigenschap Remote Control vrij.

Met deze vrijgave geeft u de gebruikers de mogelijkheid hun voicebox ook vanop afstand of vanop een ander toestel te raadplegen en te bedienen.

● U schakelt voor een voicebox de optie De centrale begroetingstekst kan gewijzigd worden in. Daarmee hebben de eigenaars van deze voicebox het recht centrale begroetingen in te stellen en te beheren.

Het activeren van de eigenschap Onthaalboodschap voor de gebruikers-groep doet u in de Configurator in het menu Gebruikersmanager: Gebruikersgroepen resp. in het menu TEL Configuratie: Oproepver-deling.

● U kan de PIN code voor een bestaande voicebox terugzetten. Deze PIN is een geheime code waarmee meerdere gebruikers het beluisteren van hun gezamenlijke voicebox beveiligen. Als een gebruiker de PIN van zijn voicebox aan een toestel gewijzigd heeft en nadien vergeten is, kunt u een reset doen waardoor de code terug de standaardinstelling “0000” wordt.

● U kan aan een voicebox tot 20 interne oproepnummers toewijzen die u afzonderlijk of allemaal gelijk toewijst. De gebruikers van de oproep-nummers worden op die manier de eigenaar van deze voicebox.

Voor elk individueel oproepnummer bepaalt u of en hoe (Onmiddellijk, na tijd, bezet, bezet & na tijd) oproepen naar de voicebox omgeleid moeten worden. Bijkomstig bepaalt u of de omleiding enkel voor interne (int. oproepen), enkel voor externe (ext. oproepen) of algemeen voor allemaal (int. + ext. oproepen) moet gelden.

16

Vooraf ingestelde functies Forum Voicemail gebruiken

Forum Voicemail gebruikenWanneer uw systeembeheerder voor het oproepnummer van een toestel een voicebox heeft ingesteld, worden oproepen naar dit nummer die niet (kunnen) beantwoord worden doorgeschakeld naar deze voicebox.

In dit hoofdstuk vindt u aanwijzingen over hoe u Forum Voicemail op verschil-lende toestellen moet gebruiken om met deze voiceboxes te kunnen werken.

Vooraf ingestelde functiesBij het instellen van uw voicebox heeft de systeembeheerder al bepaalde functies vooraf ingesteld:

● de geheime code voor uw voicebox is “0000”;

● de taal waarin u op uw toestel door het spraakmenugeleid wordt;

● de maximale tijd voor het opnemen van berichten (wanneer deze opna-metijd is overschreden, kunnen de volgende bellers geen berichten meer nalaten);

● de berichtenduur, d.w.z. de tijd waarover een beller beschikt om zijn bericht in te spreken;

● hij heeft ingesteld of u uw voicebox vanop afstand (vanop een ander toestel dan het toegewezen) kan raadplegen;

● hij heeft ingesteld of u bevoegd bent centrale begroetingen voor de eigen-schap Onthaalboodschap te bewerken.

Functies op het toestel instellen …Vanop uw toestel en in de toepassing Forum CTI (via de Webconsole van de Forum 500 / Forum 5000) kunt u enkele vooraf gedefinieerde instellingen wijzigen resp. functies van Forum Voicemail activeren:

● u kunt de berichtenduur (d.w.z. de opnametijd per bericht) wijzigen;

● u kunt de voicebox zelf of enkele van de functies zoals weergave oproep-nummer, tijdstempel, secretariaatsfunctie, geheime code opvragen, acti-veren en deactiveren;

17

Forum Voicemail gebruiken Functies op het toestel instellen …

● voor de begroeting en slot van bellers kunt u met Forum Voicemail persoonlijke meldingen opstellen en bewerken. Indien gewenst kunt u ook de standaardmelding opnieuw activeren;

● indien u hiervoor bevoegd bent, kunt u centrale begroetingen opstellen en bewerken;

● wanneer u uw toestel naar een ander nummer doorschakelt, worden de volgende oproepen niet meer naar de voicebox doorgeschakeld. De voicebox wordt voor uw oproepnummer intern op de status Uit gezet.

… op het toestelom berichten op te vragen en voor de individuele configuratie van uw voicebox, belt u Forum Voicemail met het interne nummer dat door de systeembeheerder is ingesteld (zie daarvoor Voicebox intern oproepen vanaf pagina 19).

Het spraakmenu van Forum Voicemail begeleidt u stap voor stap door de programmafuncties. Afhankelijk van de situatie wordt u gevraagd bepaalde cijfertoetsen in te drukken om een functie in te stellen of om tussen de menu’s te wisselen en kunt u hier uw individuele melding inspreken.

* Met de stertoets bevestigt u de ingave van meerdere cijfers.

# Met het hekje onderbreekt u een ingave of keert u terug naar het hogere menu.

0 Met “0” vraagt u een herhaling van de laatste mededeling.

Wanneer u niets ingeeft gedurende lange tijd, wordt de verbinding met Forum Voicemail na een melding automatisch beëindigd.

U kan uw ingaven zowel voor als tijdens de akoestische weergave doen door een kengetallenreeks te kiezen. Op die manier verkort u de dialoog. De kenge-tallen vindt u in het grafische overzicht van het spraakmenu op de laatste pagina van deze handleiding.

Opmerking: wanneer u uw voicebox belt terwijl een andere beller ermee verbonden is, krijgt u de melding dat raadpleging op dat ogenblik onmogelijk is.

Tip: op een systeemtoestel kunt u het opvragen van voicebox-berichten ook op een functietoets programmeren (zie Functie-toets programmeren vanaf pagina 25).

18

Voicebox intern oproepen Forum Voicemail gebruiken

… via de toepassing Forum CTIOok via de toepassing Forum CTI kunt u uw voicebox individueel instellen (en daarmee enkele voorinstellingen van de administrator overschrijven). Bovendien kunt u in de toepassing Forum CTI begroetingen en slotmeldingen bewerken.

1. Open op de Webconsole van Forum 500 / Forum 5000 de toepassing Forum CTI.

2. Als de administrator u meerdere toestellen heeft toegewezen, kies dan eerst het toestel in de keuzelijst bovenaan in Forum CTI.

3. Klik op het icoon Configuratie.

Het venster Configuratie wordt geopend. De actuele configuratie van uw voicebox verschijnt in het deel Spraakbox. Via Spraakbox - Meldingen kunt u begroetings- en afscheidsteksten opnemen, beluisteren en selec-teren.

U kan in Forum CTI voor elke geconfigureerde tijdsvariant een eigen begroetingstekst en een eigen afscheidstekst kiezen. Begroetings- en afscheidsteksten kunnen ook via het spraakmenu worden ingesteld, in dat geval echter alleen voor de tijdsvariant die op dat tijdstip actief is.

Bovendien kunt u in de Forum CTI uw persoonlijke teksten (begroetings- en afscheidsteksten) en de centrale begroetingsteksten opslaan op een drive of een gegevensdrager. U kan de opgeslagen bestanden archiveren en later opnieuw in het communicatiesysteem laden.

Voor meer informatie kunt u terecht in de online-help van de toepassing Forum CTI.

Voicebox intern oproepenU hebt intern meerdere mogelijkheden om uw voicebox direct te raadplegen:

… vanop een telefoon waarvan het oproepnummer niet aan uw voicebox is toegekend1. Geef het interne oproepnummer in dat uw systeembeheerder voor

Forum Voicemail heeft ingesteld of druk op de door u geprogrammeerde functietoets (zie Functietoets programmeren vanaf pagina 25).

Er wordt u gevraagd een voicebox-nummer in te geven.

19

Forum Voicemail gebruiken Voicebox intern oproepen

2. Geef vervolgens het oproepnummer in van het toestel waarvan u de voicebox-berichten wil opvragen. Bevestig uw ingave met* .

Raadplegen van de voicebox is enkel mogelijk wanneer de bevoegdheid voor raadpleging op afstand (Remote Control) geactiveerd is.

3. Geef na aanvraag de geheime code in. Voor een nieuwe voicebox is de geheime code altijd op “0000” ingesteld.

Forum Voicemail laat u weten of uw voicebox nieuwe berichten bevat.

4. U kan nu berichten opvragen en bewerken en instellingen voor de voicebox aanbrengen of wijzigen.

Tip: tijdens het beluisteren van nieuwe berichten kunt u de verbinding met de voicebox met het kengetal 77 beëindigen; alle reeds beluisterde berichten behouden de status “nieuw”.

5. Voor alle verdere stappen volgt u de aanwijzingen van het spraakmenu.

Tip: bij het beluisteren van een bericht kunt u de beller onmiddellijk terugbellen door het indrukken van de toets7 op uw toestel.

… vanop een telefoon waarvan het oproepnummer aan uw voicebox is toegekend1. Geef het interne oproepnummer in dat uw systeembeheerder voor

Forum Voicemail heeft ingesteld.

2. Als het opvragen van de geheime code is geactiveerd, geeft u deze na aanvraag in.

U wordt nu onmiddellijk met uw voicebox verbonden. Forum Voicemail laat u weten of deze voicebox nieuwe berichten bevat.

3. U kan nu berichten opvragen en bewerken en instellingen voor de voicebox aanbrengen/wijzigen.


4. Voor alle verdere stappen volgt u de aanwijzingen van het spraakmenu.

Tip: bij het beluisteren van een bericht kunt u de beller onmiddellijk terugbellen door het indrukken van de toets7 op uw toestel.

Wanneer u Forum Voicemail vanop een systeemtelefoon van de Forum 500 / Forum 5000 gebruikt, kunt u uw voicebox ook oproepen door

20

Zo worden nieuwe berichten gemeld Forum Voicemail gebruiken

de ingave van 9 Toepassingen: 1 Spraakbox in het Totale menu (zie De menukaart “Spraakbox” op pagina 26).

Opmerking: de geheime code is een PIN die uitsluitend het raadplegen van uw voicebox beveiligd. Ze geldt voor het toestel (het oproep-nummer) dat aan deze voicebox is toegewezen. U kan het opvragen van de geheime code activeren en deactiveren. U kan de geheime code daar ook zelf wijzigen (zie Menu “3 Centrale instellingen” vanaf pagina 28). Mocht u uw voicebox-PIN vergeten zijn, dan kan uw systeembeheerder deze terug instellen zoals bij levering. Zo kunt u weer een (nieuwe) geheime code voor uw voicebox toewijzen.

Zo worden nieuwe berichten gemeldWanneer de voicebox nieuwe berichten bevat, wordt dit aan het telefoon-toestel en in de toepassing Forum CTI op verschillende manieren gemeld.

U kan nieuwe berichten in de voicebox ook met een e-mail laten signaleren. Voorwaarde hiervoor is dat u deze functie in de toepassing Forum CTI hebt geconfigureerd. Informatie hierover vindt u in de online-help.

… op de systeemtelefoons Forum Phone 5xxDe LED van de info-toets knippert, op het display wordt u in het menu Info over binnengekomen berichten geïnformeerd.

… op de Forum Phone 510Een knipperend punt in het midden van het display geeft aan dat er minstens één nog niet beluisterd voicebox-bericht aanwezig is (MWI-indicatie, Message Waiting Indication).

… op de DECT-systeemtoestellen Forum Free 5xxMet het symbool wordt aangegeven dat de voicebox nieuwe berichten bevat.

21

Forum Voicemail gebruiken Berichten opvragen en bewerken

… in de toepassing Forum CTINieuwe voicebox-berichten zijn in de oproeplijst opgenomen en met het icoon

gekenmerkt.

… op standaardtoestellenOp standaardtoestellen kan de melding van nieuwe berichten via een verwit-tigingsoproep gebeuren.

Op standaardtoestellen zonder berichten-LED worden nieuwe voicebox-berichten akoestisch gemeld. Wanneer u de hoorn afhaakt, hoort u in de plaats van de normale kiestoon een bijzondere kiestoon.

De Forum 500 / Forum 5000 ondersteunt met de eigenschap MWI (Message Waiting Indication) het binnenkomen van voicebox-berichten op ISDN-telefoons. De LED van de genormeerde telefoon knippert wanneer een nieuw voicebox-bericht binnenkomt.

Berichten opvragen en bewerken

… op de systeemtelefoons Forum Phone 5xx1. Druk kort op de infotoets en kies de ingave 4 Spraakbox of druk op de

door u geprogrammeerde functietoets (zie Functietoets programmeren vanaf pagina 25).

U ziet een lijst van binnengekomen berichten. Nieuwe, nog niet beluisterde berichten zijn met een “+” gemarkeerd, de laatst binnengekomen berichten staan aan het begin van de lijst.

2. Selecteer een bericht en druk op de OK-toets.

3. U hebt nu de volgende opties:

Met Weergave kunt u het bericht beluisteren.

Verwijderen wist het bericht.

Met Kiezen belt u de beller terug.

Met Telefoonboek en 1�Nieuwe invoer kunt u een beller opnemen in uw telefoonboek, met 2�Toevoegen alle details van een ingave bewerken. Met Opslaan slaat u de gegevens op.

22

Berichten opvragen en bewerken Forum Voicemail gebruiken

Met Doorsturen kunt u het bericht doorsturen naar een andere voicebox zonder opmerkingen of met opmerkingen, met eigen commentaar.

Als nieuw aand.: als het bericht voor iemand anders is bestemd en als u het per ongeluk hebt beluisterd, kunt u het bericht met deze menu-optie weer op de status “nieuw” zetten.

Info toont het oproepnummer of de gebruikersnaam van de beller en datum en uur van het bericht.

… op de DECT-systeemtoestellen Forum Free 5xx1. Druk kort op de infotoets.

2. Selecteer de ingave Bericht spraakb en bevestig met de softkey OK.

U ziet een lijst van binnengekomen berichten. Nieuwe, nog niet beluisterde berichten zijn met een “+” gemarkeerd, de laatst binnengekomen berichten staan aan het begin van de lijst.

3. Selecteer een bericht en bevestig met de softkey OK.

4. U hebt nu de volgende opties:

Met Weergave kunt u het bericht beluisteren.

Met Kiezen belt u de beller terug.

Verwijderen wist het bericht.

Met Telefoonboek en Nieuwe invoer kunt u een beller opnemen in uw telefoonboek, met Toevoegen alle details van een ingave bewerken. Met Opslaan slaat u de gegevens op.

Met Doorsturen kunt u het bericht doorsturen naar een andere voicebox – zonder opmerk. of met opmerkingen, met eigen commentaar.

Als nieuw aand.: als het bericht voor iemand anders is bestemd en als u het per ongeluk hebt beluisterd, kunt u het bericht met deze menu-optie weer op de status “nieuw” zetten.

Info toont het oproepnummer of de gebruikersnaam van de beller en datum en uur van het bericht.

Alles wissen: hiermee verwijdert u alle ontvangen voice-boxberichten (na een bevestigingsvraag).

23

Forum Voicemail gebruiken Voicebox vanop afstand oproepen

… in de toepassing Forum CTI1. Selecteer het systeemtoestel waarvan u de oproeplijst wil bekijken.

2. Klik op het register Oproeplijst.

U ziet oproepen die u niet bereikt hebben. Voicebox-berichten zijn met het icoon gekenmerkt.

3. Klik op een icoon om het bericht te beluisteren.

Wanneer u de beller wil terugbellen, klikt u diens Oproepnummer aan (voor zover dit werd doorgegeven).

Opmerking: uitvoerige informatie over het werken met de toepassing Forum CTI vindt u in de online-help.

… op standaardtoestellenGa te werk zoals beschreven in Voicebox intern oproepen op pagina 19 en Voicebox vanop afstand oproepen op pagina 24.

Voicebox vanop afstand oproepenWanneer uw systeembeheerder voor een voicebox de toelating voor raad-pleging op afstand (Remote Control) heeft ingesteld, kunt u de voicebox ook van extern raadplegen en configureren.

Opmerking: De spraakbox-PIN moet hiervoor van de uitleveringstoestand (“0000”) op een andere waarde ingesteld zijn.

Let op! De spraakbox wordt geblokkeerd als drie opvraagpogingen met een foute PIN of met de default-PIN “0000” worden uitge-voerd! De systeembeheerder moet de spraakbox daarna weer activeren. Daarbij wordt de PIN weer op “0000” gezet. Deze moet door de systeembeheerder onmiddellijk worden gewijzigd!

Voor de externe vanop afstand raadplegen hebt u meerdere mogelijkheden:

… met het oproepnummer van Forum Voicemail(dit oproepnummer is opgenomen in de inkomende oproepverdeling)1. Selecteer de extern oproepnummer dat uw systeembeheerder heeft

toegekend aan het interne oproepnummer van Forum Voicemail.

24

Functietoets programmeren Forum Voicemail gebruiken

2. Geef vervolgens het interne oproepnummer van uw voicebox in, d.w.z. het oproepnummer van het toestel waaraan de voicebox werd toegekend. Bevestig de ingave met* .

3. Geef de geheime code van uw voicebox in.

4. Volg voor alle verdere stappen de aanwijzingen van het spraakmenu.

… met het oproepnummer van uw telefoon(het oproepnummer van uw telefoon is opgenomen in de inkomende oproepverdeling, u hebt de telefoon naar de voicebox omgeleid)1. Selecteer de extern oproepnummer waaronder externe bellers u

bereiken.

U hoort de begroetingstekst van uw voicebox. U kan de begroetingstekst overslaan door op de #-toets te drukken.

2. Geef de geheime code van uw voicebox in.

3. Volg voor alle verdere stappen de aanwijzingen van het spraakmenu.

Functietoets programmerenOp een systeemtoestel (bv. een Forum Phone 526) kunt u een functietoets programmeren voor het opvragen van voicebox-berichten. Met deze functie-toets kunt u dan de in uw voicebox opgeslagen berichten beluisteren. Als een beller net een bericht inspreekt op uw voicebox, kunt u de oproep nog aannemen door op de functietoets te drukken.

U kan bovendien een (andere) functietoets programmeren waarmee u uw voicebox opbelt.

Houd de programmeerbare toets lang ingedrukt en kies dan …

Functies en bevestig me de OK-toets.

Selecteer op de menukaart Totale menu het punt 9�Toepassingen: 1 Spraakbox en dan ...

● 1 Bericht spraakbox: u kunt instellen dat u de berichten van uw voicebox wil beluisteren.

● 2 Bel spraakbox: u kunt instellen dat u uw voicebox wil opbellen.

Met Opslaan bevestigt en beëindigt u de programmering.

25

Forum Voicemail gebruiken De menukaart “Spraakbox”

De menukaart “Spraakbox”Nadat voor een gebruiker van de Forum 500 / Forum 5000 een voicebox ingesteld is, wordt aan de toegewezen systeemtelefoon het Totale menu uitgebreid.

Het nieuwe menu 9�Toepassingen: 1 Spraakbox begeleidt u bij het werken met Forum Voicemail. Het menu bevat de volgende items:

1 Bericht spraakbox: u ziet de lijst met binnengekomen berichten en kan deze bewerken: (zie hiervoor in het hoofdstuk Berichten opvragen en bewerken de paragrafen … op de systeemtelefoons Forum Phone 5xx vanaf pagina 22 en … op de DECT-systeemtoestellen Forum Free 5xx vanaf pagina 23).

2 Bel spraakbox (het spraakmenu): u belt uw voicebox en op vraag identifi-ceert u zich met uw geheime code. Forum Voicemail laat u weten of uw voicebox nieuwe berichten bevat. In deze situatie kunt u ook nieuwe en reeds aanwezige berichten bewerken en instellingen voor de voicebox aanbrengen. Volg hiervoor de aanwijzingen van het spraakmenu (zie ook Het spraakmenu van Forum Voicemail vanaf pagina 26).

Het spraakmenu van Forum VoicemailHet spraakmenu is vertakt in deze menu’s:

1 Nieuwe berichten

2 Opgeslagen berichten

3 Centrale instellingen

4 Centrale Onthaalboodschappen

5 Naar andere voicebox

6 Boodschap opnemen en verzenden

U wordt akoestisch, via de voicebox-prompts, door deze menu’s begeleid. Bij systeemtoestellen wordt u bijkomend via LED en display geïnformeerd. U bedient het spraakmenu met de cijfertoetsen, met de stertoets* en het

26

Het spraakmenu van Forum Voicemail Forum Voicemail gebruiken

hekje# van uw telefoon. Bij systeemtoestellen kunt u dat ook doen met speciaal voor Forum Voicemail geïntegreerde en uitgebreide menu’s.

Opmerking: hu kunt vaak weerkerende ingaven verkorten door de ingave van een reeks cijfers (een “kengetalprocedure”). Dit kan zowel voor als tijdens de akoestische mededelingen gebeuren. De kengetallen vindt u in het grafische overzicht op de laatste pagina van deze handleiding.

Bij de volgende voorbeelden wordt ervan uitgegaan dat voor Forum Voicemail het oproepnummer 96 werd ingesteld.

Menu “1 Nieuwe berichten”Via dit menu beluistert u uw nieuwe berichten.

Voor elk bericht worden het oproepnummer van de beller en het tijdstip van de oproep (datum en uur) weergegeven, voor zover u dit in menu 3�Centrale instellingen hebt ingesteld en de informatie beschikbaar is.

U kan hier een beller onmiddellijk terugbellen evenals enkele of alle nieuwe berichten wissen.

Voorbeeld “Bericht beluisteren”: 96 0000 2 5 4

U belt Forum Voicemail (96). De geheime code wordt gevraagd. U geeft “0000” in (uw voicebox is nieuw, u hebt de geheime code nog niet gewijzigd). U hoort dat er nieuwe berichten zijn en beluistert deze. De weergave van een bepaald bericht herhaalt u (2), tijdens het afspelen bouwt u een pauze in (5) en tevens spoelt u het bericht 5 seconden terug (4). Vervolgens werkt u met kencijfers of na weergave van het spraakmenu verder.


Voorbeeld “Beller terugbellen”: 96 0000 7

U belt voicebox (96). De geheime code wordt gevraagd. U geeft “0000” in (uw voicebox is nieuw, u hebt de geheime code nog niet gewijzigd). U hoort dat er een nieuw bericht is. Bij het beluisteren van het bericht, belt u de beller terug (7).

27

Forum Voicemail gebruiken Het spraakmenu van Forum Voicemail

Menu “2 Opgeslagen berichten”Via dit menu beluistert u de aanwezige berichten die zich nog op de geheugenkaart bevinden.

Voor elk bericht worden het oproepnummer van de beller en het tijdstip van de oproep (datum en uur) weergegeven, voor zover u dit in menu 3�Centrale instellingen hebt ingesteld en de informatie beschikbaar is.

U kan hier een beller terugbellen evenals enkele of alle nieuwe berichten wissen.

Opmerking: het verdient aanbeveling om berichten te verwijderen die u niet meer nodig hebt. Zo maakt u geheugencapaciteit vrij voor nieuwe berichten.

Voorbeeld:96 4321 2 8 5*

U belt voicebox (96). U geeft de intussen door u gewijzigde geheime code (4321) in. U wil van de aanwezige berichten (2) het vijfde (8) (5) beluis-teren en bevestigt de ingave van het berichtnummer met de stertoets.

Menu “3 Centrale instellingen”In dit menu bepaalt u de begroetingen en de slotmeldingen voor bellers van uw voicebox, of en hoe berichten in de voicebox opgenomen worden, hoe en wanneer binnenkomende berichten gemeld worden. Hier kunt u ook het secretariaat definiëren, die in de plaats van de voicebox gebeld moet worden.

In dit menu vindt u ook de functie om de geheime code te wijzigen.

● U kan begroetingen en slotmeldingen voor bellers van uw voicebox opnemen en ook weer wissen, uw persoonlijke mededeling of eventueel de hiervoor meegeleverde standaardmelding activeren.

Voorbeeld: 96 4321 3 2 8

U wenst een nieuwe slotmelding voor uw voicebox vast te leggen. Voor-eerst gaat u na welke melding van toepassing is (3) (2) (8). U hoort (bv. )

U hebt gekozen voor de standaardtekst.

Wanneer u een andere selectie wenst of een nieuwe melding wil inspreken, werkt u met kengetallen of met het spraakmenu verder.

28


Voorbeeld: 96 4321 3 2 8 9

U bepaalt dat een beller bij het afsluiten van uw voicebox geen melding krijgt.

Opmerking: de ingestelde begroetings- en afscheidstekst geldt voor de tijds-variant die op dit ogenblik actief is. In de toepassing Forum CTI kunt u deze teksten voor verschillende tijdsvarianten instellen.

● U (de)activeert bepaalde instellingen voor uw voicebox:

u bepaalt of bellers berichten kunnen nalaten in uw voicebox en hoe lang één bericht maximaal mag duren.

U (de)activeert de weergave van het oproepnummer en de weergave van datum en uur voor de berichtenweergave.

Voorbeeld: 96 4321 3 3 3

U bepaalt in dit voorbeeld de weergave van het oproepnummer: de weergave wordt uitgeschakeld wanneer ze voordien op aan stond, ze wordt aangeschakeld wanneer ze voorheen op uit stond.

U (de)activeert het opvragen van de geheime code voor interne oproepen bij de voicebox.

● U bepaalt een oproepnummer waardoor u bij binnenkomende berichten in de voicebox op een ander toestel gebeld wordt en (de)activeert deze functie.

Bij een geactiveerde verwittigingsoproep bouwt de voicebox zelf een verbinding op naar het opgegeven verwittigingsnummer. U kan na beantwoorden van de oproep dadelijk met uw voicebox werken.

Als u als oproepnummer voor de verwittigingsoproep een intern oproep-nummer wil invoeren en uw telefoon ingesteld is op spontane buitenlijn, moet u tweemaal na elkaar op de stertoets drukken voor u het oproepnummer invoert.

Voorbeeld: ** 30

● U gebruikt de secretariaatsfunctie.

U bepaalt het oproepnummer van een secretariaat dat in plaats van de voicebox opgeroepen zal worden en (de)activeert deze functie.

Als u als oproepnummer voor de vertegenwoordiger een intern oproep-nummer wil invoeren en uw telefoon ingesteld is op spontane buitenlijn,

29

Forum Voicemail gebruiken Het spraakmenu van Forum Voicemail

moet u tweemaal na elkaar op de stertoets drukken voor u het oproepnummer invoert.

Voorbeeld: ** 31

Bij een geactiveerde secretariaatsfunctie wordt een beller van de voicebox met uw begroeting of de standaardmelding over de secretariaatsfunctie geïnformeerd. Er wordt geen bericht in de voicebox opgenomen.

Tijdens de opbouw van de verbinding met het secretariaat hoort de beller wachtmuziek. Bij aannemen van de oproep is hij direct met het secreta-riaat verbonden en kan hij hiermee spreken.

Voorbeeld: 96 4321 3 8 2

U deactiveert de secretariaatsfunctie (het vastgelegde oproepnummer van uw secretariaat blijft behouden).

Een beller kan nu zelf doorschakelen naar het secretariaat. Daarvoor moet hij de *-toets indrukken terwijl hij de begroetingstekst van uw voicebox hoort of nadat hij gestart was met het inspreken van zijn bericht. U moet in uw begroetingstekst de beller informeren dat hij door indrukken van de *-toets met het secretariaat wordt verbonden.

Opmerking: het verwittigingsnummer en het secretariaatsnummer kunnen ook externe nummers zijn (voor het verwittigingsnummer bv. uw nummer thuis). Deze functies in combinatie met een extern oproepnummer zijn enkel mogelijk indien u behoort tot een gebruikersgroep met externe machtiging en wanneer de gepro-grammeerde oproepnummers niet zijn opgenomen in de voor u geldige sperlijst. Informatie betreffende machtiging, gebruikers-groepen en sperlijsten vindt u terug in de online-help.

● U wijzigt uw geheime code.

Voorbeeld: 96 4321 3 9

Er wordt u gevraagd uw nieuwe geheime code twee keer in te geven. De wijziging wordt bevestigd. Mocht u uw geheime code vergeten zijn, dan stelt uw systeembeheerder deze terug in op “0000” zoals bij levering.

30


Menu “4 Centrale Onthaalboodschappen”De optie De centrale begroetingstekst kan gewijzigd worden kan voor uw voicebox ingesteld zijn. Met deze instelling bent u gemachtigd centrale begroetingen voor de eigenschap Onthaalboodschap in het spraakmenu van Forum Voicemail te bewerken (met Opname starten, Beluisteren of verwij-deren).

Opmerking: het menu wordt u enkel aangeboden wanneer de optie voor uw voicebox geactiveerd is.

U kan tot acht begroetingen definiëren. De toewijzing van een begroeting aan een oproepnummer doet u in de Configurator van de Forum 500 / Forum 5000 via Gebruikersgroepen of via de Oproepverdeling.

Menu “5 Naar een andere voicebox gaan”In dit menu kunt u van uw actuele voicebox direct naar een andere voicebox gaan.

De wissel naar een andere voicebox is alleen mogelijk als voor deze box de bevoegdheid voor raadpleging op afstand (Remote Control) ingeschakeld is.

U wordt gevraagd het oproepnummer en de PIN-code van de andere voicebox in te voeren.

In de nieuwe voicebox werkt u net alsof u deze direct hebt opgebeld.

U kan de voicebox alleen bereiken als deze niet tegelijkertijd door een andere deelnemer wordt geraadpleegd. Als de voicebox bezet is, wordt u daarover geïnformeerd met een meldtekst.

Menu “6 Boodschap opnemen en verzenden”In dit menu kunt u een boodschap voor een andere voicebox opnemen en verzenden.

U wordt gevraagd de boodschap op te nemen. Die kunt u vervolgens naar de eigenaar van de andere voicebox zenden. Een meldtekst informeert u over het resultaat.

Opmerking: op de laatste pagina van deze handleiding vindt u een overzicht van de spraakmenu's, dat u als hulpmiddel kan afdrukken.

31

Bijlage Milieu-informatie

Bijlage

Milieu-informatie ● Voor het produceren van de apparatuur die u hebt aangekocht, werden

natuurlijke hulpbronnen aangeboord en benut. Deze apparatuur kan stoffen bevatten die gevaarlijk zijn voor de gezondheid en het milieu.

● Om te verhinderen dat deze stoffen in ons milieu terechtkomen en om tevens verspilling van de natuurlijke hulpbronnen tegen te gaan, verzoeken wij u de geschikte inleverings- en inzamelingssystemen te benutten. Die systemen zullen de meeste materialen waaruit uw opge-bruikte apparatuur bestaat op afdoende wijze hergebruiken of recycleren.

● Het symbool met de doorkruiste vuilnisbak verzoekt u dergelijke systemen te gebruiken.

● Als u meer informatie wenst over de inzamelings-, hergebruiks- en recycleringssystemen, gelieve contact op te nemen met uw gemeente-lijke of regionale dienst voor afvalverwerking.

● U kan ons ook altijd contacteren als u meer informatie wenst over de invloed van onze producten op het milieu.

32

Technische gegevens Bijlage

Technische gegevensAantal spraakkanalen(gelijktijdig te gebruiken)

● Forum 523/524: 8● Forum 525/526: 6● Forum 550/560: 4● Forum 5004/5008/5012: 20● Forum 5500: 20

Aantal voiceboxes ● Forum 523/524 Voice Mail (voor Forum 523/524): maximaal 10

● Forum 525/526 Voice Mail (voor Forum 525/526): maximaal 40

● Forum 550/560 Voice Mail 64 users (voor Forum 550/560): maximaal 64

● Forum Voice 550/560 Voice Mail 200 users (voor Forum 550/560): maximaal 200

● Forum Voice 5000 Voice Mail 50 users (voor Forum 5500 en Forum 5004/5008/5012): maximaal 50

Geheugenmedium Geïnstalleerde geheugenkaart van de communicatiesysteem: ● Forum 523/524● Forum 525/526● Forum 550/560intern geheugen van het communicatiesysteem ● Forum 5004/5008/5012Harde schijf:● Forum 5500

Talen Duits, Engels, Frans, Nederlands

Maximale berichtenduur instelbaar (per voicebox)

Maximale opnametijd instelbaar (per voicebox)

33

Bijlage Technische gegevens

Oproepnummers 20 (per voicebox)

Begroetingen 7 (per voicebox)

Slotmeldingen 4 (per voicebox)

Onthaalboodschap ja

Centrale onthaalboodschappen 8 (voor het gehele systeem)

Nieuw bericht-weergave (MWI) ja

Verwittigingsoproep ja

E-mail bij nieuw bericht ja (configureerbaar via de webtoepassing Forum CTI)

Secretariaatsfunctie ja

Tijdstempel ja

Berichten beluisteren via PC ja

Terugbellen met kengetal ja

Bericht doorsturen ja

Voicebox wisselen ja

Boodschap achterlaten ja

Lengte van de voicebox-PIN 4 karakters

34

Overzicht: Spraakmenu Bijlage

Overzicht: Spraakmenu

Berichten en centrale onthaalboodschappen

1 Nieuwe berichten2 Opgeslagen berichten

1 Vorig bericht2 Bericht herhalen3 Volgend bericht

Huidig bericht … (zonder mededeling)

4 5 seconden terugspoelen 5 Pauze 6 5 seconden vooruitspoelen 7 Beller terugbellen

77 Verbinding beëindigen (in 1 Nieuwe berichten)8 Bepaald bericht (uit 2 Opgeslagen berichten)88 Bericht verzenden 9 Huidig bericht wissen99 Alle berichten wissen

4 Centrale onthaalboodschappen 1…8 tekst 1 t/m tekst 8

1 Opname starten2 Beluisteren9 Verwijderen

Hoofdmenu1 Nieuwe berichten2 Opgeslagen berichten3 Centrale instellingen4 Centrale onthaalboodschappen5 Naar een andere voicebox gaan6 Boodschap opnemen en verzenden

Uw voicebox oproepen:1. Bel het interne telefoonnummer dat uw systeemadministrator heeft geconfigureerd voor de voicebox.2. Volg de instructies van het spraakmenu.

In alle menu's:

* Ingave bevestigen# Actie annuleren0 Boodschap herhalen# Eén menu terug

35

Bijlage Overzicht: Spraakmenu

Centrale instellingen

Hoofdmenu1 Nieuwe berichten2 Opgeslagen berichten3 Centrale instellingen4 Centrale onthaalboodschappen5 Naar een andere voicebox gaan6 Boodschap opnemen en verzenden

Instellingen 1 Duur van de berichten (60 sec./wijzigen) 2 Opname van berichten (aan/uit) 3 Melding van het oproepnummer (aan/uit) 4 Melding van datum en tijd (aan/uit) 6 Opvragen van de PIN code (aan/uit)

3 Centrale instellingen 1 Onthaalboodschappen 1…7 tekst 1 t/m tekst 7 8 Tekst selecteren (Voorinstelling: standaardtekst)

9 Geen tekst 2 Afsluitboodschappen 1…4 tekst 1 t/m tekst 4 8 Tekst selecteren (Voorinstelling: standaardtekst)

9 Geen tekst 3 Instellingen 7 Verwittigingsoproep 1 Oproepnummer voor verwittigingsoproep wijzigen 2 Verwittigingsoproep (aan/uit) 8 Secretariaatsfunctie 1 Oproepnummer van de secretariaatsfunctie wijzigen 2 Secretariaatsfunctie (aan/uit) 9 PIN code

1 Opname starten2 Beluisteren9 Verwijderen

Uw voicebox oproepen:1. Bel het interne telefoonnummer dat uw systeemadministrator heeft geconfigureerd voor de voicebox.2. Volg de instructies van het spraakmenu.

In alle menu's:

* Ingave bevestigen# Actie annuleren0 Boodschap herhalen# Eén menu terug

36

Technische support

37

Technische supportU bereikt onze support onder de volgende telefoonnummers:

Voor configuratiewijzigingen van uw communicatiesysteem Forum™ 500 of Forum™ 5000

Bij reparaties

particulieren en KMO's grote bedrijven

Nederlands: 0800 22 500 0800 22 200

Frans: 0800 33 500 0800 33 200

Duits: 0800 44 500 0800 44 200

Engels: 0800 55 500 0800 55 200

particulieren en KMO's grote bedrijven

Nederlands: 0800 22 500 0800 14 888

Frans: 0800 33 500 0800 14 888

Duits: 0800 44 500 0800 14 888

Engels: 0800 55 500 0800 14 888

Wijzingen voorbehoudenStand 11.2016

Voor meer informatie:

● Bezoekt u in het Internet www.proximus.be/pabx

● Wendt u zich tot uw Proximus-verkooppunt

Forum™ 500Forum™ 5000Voicemail-systeem Forum VoicemailInhoudsopgaveForum VoicemailDe eigenschappenOverzicht van de eigenschappenOproepnummer van Forum VoicemailHet spraakmenu: de gebruiker wordt begeleidOproepnummer en tijdstempelBegroetingen en slotmeldingenPersoonlijke mededelingenOnthaalboodschapVerwittiging bij nieuwe berichtenE-mail bij nieuw berichtVerwittigingsoproepSecretariaatsfunctieDoorschakelen naar de secretariaats voiceboxBericht met commentaar doorsturenRaadpleging en bediening vanop afstand

BedieningsfunctiesVoicebox met PIN beveiligenOproepdoorschakeling naar de voiceboxVoicebox (de)activerenOproepnummer en tijdstempel (de)activerenBegroetings- en afscheidstekstenBerichten beluisteren, herbeluisteren, wissenBerichten doorbladerenPauze bij beluisteren, vooruit- en terugspoelenUw beller terugbellenBericht doorsturenVoicebox wisselenBericht achterlatenVerwittigingsoproep instellenForum Voicemail vanop afstand gebruiken

De leveringConfiguratie en beheerForum Voicemail gebruikenVooraf ingestelde functiesFuncties op het toestel instellen …… op het toestel… via de toepassing Forum CTI

Voicebox intern oproepenZo worden nieuwe berichten gemeld… op de systeemtelefoons Forum Phone 5xx… op de Forum Phone 510… op de DECT-systeemtoestellen Forum Free 5xx… in de toepassing Forum CTI… op standaardtoestellen

Berichten opvragen en bewerken… op de systeemtelefoons Forum Phone 5xx… op de DECT-systeemtoestellen Forum Free 5xx… in de toepassing Forum CTI… op standaardtoestellen

Voicebox vanop afstand oproepenFunctietoets programmerenDe menukaart “Spraakbox”Het spraakmenu van Forum VoicemailMenu “1 Nieuwe berichten”Menu “2 Opgeslagen berichten”Menu “3 Centrale instellingen”Menu “4 Centrale Onthaalboodschappen”Menu “5 Naar een andere voicebox gaan”Menu “6 Boodschap opnemen en verzenden”

BijlageMilieu-informatieTechnische gegevensOverzicht: Spraakmenu

Technische support

Voicemail-systeem Forum Voicemail - Proximusaf31375e-f11e-4aeb-8cf2... · 2018. 1. 31. · Forum...

Documents

Transcript of Voicemail-systeem Forum Voicemail - Proximusaf31375e-f11e-4aeb-8cf2... · 2018. 1. 31. · Forum...