Sociaal Jaarverslag FORUM

FORUM 2003|2008

Organisatie en medewerkers in ontwikkeling (voorjaar 2009)

Onomkeerbare veranderingen

Colofon

Uitgave

TekstinputMevrouw L. Sayin-Eren, Hoofd HRM FORUMBijdragen van mevrouw M. van Eck en L. Hoogendoorn

Postbus 201Kanaalweg 863500 AE Utrechtwww.forum.nl

Concept & redactieRavestein & Zwart, Nijmegen

VormgevingVan Zandbeek Communicatie, Eindhoven

2

1

4

3

Inhoudsopgave

Medewerkers in ontwikkeling

2003-2008

28

Inleiding

Onomkeerbare veranderingen

4

Organisatie in ontwikkeling

2003-2008

12

Doorkijk naar de toekomst

2009-2015

48

FORUM in cijfers

2003-2008

38

FORUM heeft sinds de oprichting een flinke ontwikkeling doorgemaakt. In 1996 begonnen als voor-namelijk belangenbehartiger voor diverse etnische groepen in Nederland, is FORUM anno 2009 een gezaghebbend en onafhankelijk instituut voor multiculturele vraagstukken. Een grote verandering die alleen heeft kunnen plaatsvinden doordat onze organisatie telkens weer stappen vooruit heeft gezet. FORUM heeft zich als organisatie aangepast aan veranderende omstandigheden, met bestuurders, sleutelpersonen en medewerkers die het lef en de visie hadden om een eigen koers uit te zetten.

Sociaal stabiele samenlevingIn plaats van het behartigen van de belangen van diverse etnische groepen - de oorsprong van onze organisatie - richt FORUM zich tegenwoordig op een algemeen maatschappelijk belang: een sociaal stabiele multiculturele samenleving. We vergaren kennis op het brede terrein van integratie, stellen deze beschikbaar en zetten deze kennis om in praktisch toepasbare producten en methoden. FORUM wil op deze manier concrete handvatten bieden om sociale stabiliteit te bevorderen. Handvatten in de vorm van bewezen praktijken, actuele feiten en effectieve beleidsproducten bij thema’s als sociale cohesie, multi-etnisch samenleven en gedeeld burgerschap. Met onze kennis en expertise zijn we actief betrokken bij zowel ontwikkeling als uitvoering van beleid. Soms ook zetten we trends en nieuwe ontwikkelingen proactief op de maatschappelijke en politieke agenda. Met als doel om tot praktische oplossingen te komen, gericht op sociale stabiliteit.

Politieke en maatschappelijke inbeddingNiet alleen de rol van FORUM is aanzienlijk veranderd. Ook de domeinen waar we ons op begeven zijn in de loop der jaren gewijzigd. Een belangrijke mijlpaal in dat proces is de reorganisatie van 2004, een bewuste keuze van de Raad van Bestuur om beter in te kunnen spelen op veranderende omstandigheden in de Nederlandse samenleving. Qua politieke en maatschappelijke inbedding

5

Onomkeerbare veranderingen FORUM 2003|2008Organisatie en medewerkers in ontwikkeling.

Inleiding

heeft FORUM grote stappen voorwaarts gezet. Waar FORUM ooit met name actief was in de welzijnssector, beweegt FORUM zich nu op vele landelijke, regionale en lokale beleidsterreinen waar sociale stabiliteit een rol speelt. Of het nu gaat om justitie, onderwijs, jeugdzorg, gezondheidszorg, volkshuisvesting of sociaal beleid, in al deze domeinen spelen we een rol van betekenis. FORUM is gezaghebbend geworden op het brede terrein van integratie.

FORUM is actief in de gehele keten van beleidsontwikkeling en -uitvoering. Er zijn vele, kwalitatief hoogwaardige, contacten met overheden en instanties. Ook becommentariëren wij met enige regelmaat kabinetsnotities. Steeds vaker ook gaan we proactief te werk. We signaleren vroegtijdig trends en stimuleren beleidsmakers en andere belanghebbenden om tijdig met passende oplossingen te komen. Soms geven we zelf al een oplossingsrichting aan in de vorm van nieuwe producten en nieuwe werkvormen. Ook de inbedding in het maatschappelijk middenveld is verstevigd. De goede relaties met werkgevers- en werknemersorganisaties getuigen hiervan.

Midden in de maatschappijFORUM is onafhankelijk: we zijn geen spreekbuis van de overheid noch een belangenbehar-tiger van etnische gemeenschappen. Wij zijn een professioneel en betrouwbaar instituut. Bij FORUM geen kanseltaal en geen preken voor eigen parochie. Tegelijkertijd verliezen we onze wortels niet uit het oog. FORUM blijft opereren in de context van de multiculturele samenleving en blijft voeling houden met organisaties en netwerken midden in de samenleving. De kennis die wij verzamelen op het brede terrein van integratie is afkomstig uit formele en informele bronnen. FORUM heeft intensieve contacten met universiteiten, onderzoeksinstituten, departe-menten en lokale overheden, maar weet ook wat er leeft in wijken en gemeenschappen. Al deze contacten maken onlosmakelijk deel uit van het grote netwerk waar wij onze kennis op baseren. FORUM kent de samenleving van binnenuit.

6

FORUM is onafhankelijk: we zijn geen spreekbuis van de overheid noch een belangenbehartiger van etnische gemeenschappen.

FORUM 2003|2008 Organisatie in ontwikkeling, medewerkers in ontwikkeling.

De toekomst: niet commercieel, wel marktgerichtDe koers van FORUM is in de laatste jaren bijgesteld. De missie en visie zijn verder uitgekristal-liseerd, de focus is steeds scherper geworden. Er is een heldere stip aan de horizon en een meerjarenstrategie, gericht op productinnovatie, kennisontwikkeling, internationalisering en meerjarige contracten in meerdere markten. We willen een instituut zijn dat in alle beleidsfasen een sleutelrol speelt. Als kennisregisseur en communicator, maar ook als katalysator van veran-deringen. Marktgericht, maar niet commercieel.

Anno 2009 is de tijd rijp om deze ambities - die soms al langer in de schoot van de organisatie leven - daadwerkelijk gestalte te geven. Alle doelstellingen die de Raad van Toezicht aan het begin van het proces (2002/3) stelde, zijn gehaald. Binnen FORUM is de afgelopen vijf jaren hard gewerkt om de randvoorwaarden te realiseren voor een volgende sprong voorwaarts. Er is in die periode veel geïnvesteerd in organisatieontwikkeling en talentontwikkeling. Daarbij was de reorganisatie van 2004 een pijnlijke, maar noodzakelijke eerste stap. Inmiddels zien we de eerste tastbare resultaten van een verbeterde inhoud en organisatie. FORUM heeft ‘zwaardere’ producten en kan terugvallen op een goede bedrijfsvoering. Nu is het moment om de interne organisatie nog verder te ontwikkelen, zodat deze past bij de ambities van het instituut.

Stevige ambitie, robuuste organisatieFORUM wil zich doorontwikkelen tot een toonaangevend onafhankelijk kennisinstituut op het terrein van multiculturele vraagstukken. Deze nieuwe koers - niet commercieel, wel marktge-richt – krijgt de komende jaren nader vorm. Daarbij gaat ook intern de lat verder omhoog. Deze ambitie heeft alleen kans van slagen als er een robuuste, flexibele organisatie staat. Met on-dersteunende diensten die precies die randvoorwaarden creëren om onze missie waar te kunnen maken. Met een HR-strategie die actief stuurt op resultaten en competenties en die zorgt voor intelligente in-, door- en uitstroom. Met medewerkers die de missie van FORUM als het ware ‘in de genen’ hebben. Met medewerkers die weten wat er van hen verwacht wordt en die de gelegen-heid krijgen om zich verder te ontwikkelen. Medewerkers die inhoud en kennis op het gebied van multiculturele samenleving blijven vergaren (coderen) en die dit telkens weer weten te vertalen naar oplossingen, acties en vaardigheden in het gehele beleidsproces (decoderen).

In deze rapportage zetten we uiteen welke forse stappen FORUM de afgelopen jaren heeft gezet bij de werkorganisatie. Organisa-tiewijziging en -ontwikkeling én talentontwik-keling staan bij FORUM hoog in het vaandel. Als onze eigen organisatie opnieuw zo’n slag weet te maken - het vertrouwenwekkende bewijs dat we het kunnen is er! - leggen we een solide fundament voor de toekomst. Een toekomst waarin FORUM in staat is om snel en proactief in te spelen op maatschappelijke gebeurtenissen. Een ambitieuze organisatie zonder winstoogmerk. Zaakwaarnemer van een sociaal en stabiel land. Onafhankelijk, betrouwbaar, multicultureel.

Sadik Harchaoui, voorzitter Raad van Bestuur FORUM

8 9


‘‘�Organisatie-�én�� talentontwikkeling�� staan�bij�FORUM�� hoog�in�het�vaandel.’’

1De ambities van FORUM hebben een solide fundament. De zelfbewuste visie in het strategische beleids-plan voor de periode 2009-2015 - FORUM als toonaangevend onafhankelijk kennisinstituut voor multicul-turele vraagstukken - was niet mogelijk geweest zonder de ontwikkeling die FORUM heeft doorgemaakt. De strategische visie is een voorlopig eindpunt van de continue veranderingen van de afgelopen jaren. De afgelopen vijf jaren heeft FORUM grote stappen vooruit gezet op het gebied van organisatiewijziging en -ontwikkeling. Een intrigerend proces van denken en van doen, trial and error, vallen en opstaan. Altijd vanuit de intentie om optimale randvoorwaarden te creëren voor het realiseren van de missie van FORUM.

Startpunt voor deze ontwikkeling vormde het vorige meerjarenbeleidsplan uit 2003: Gedeeld burgerschap in de multiculturele samenleving. Dit plan bood een kritische blik op de eigen organisatie en vormde daar-mee de opmaat voor de organisatieontwikkeling zoals die in dit hoofdstuk staat beschreven.

Voorgeschiedenis 1996 - 2002: één uit velenEen fusie van acht minderhedenorganisaties - steunfunctie-instellingen die deelbelangen behartigen - leidt in 1996 tot de geboorte van FORUM.1 Samenwerking staat voorop, het ontwikkelen van een visie en strategische positionering wordt nog even uitgesteld. Het nieuwe instituut moet een bijdrage leveren aan de integratie van minderheden in de samenleving, zoveel is duidelijk. FORUM is daarmee een taakorganisatie en kiest voor een profiel als expertise- en supportcentrum.

In de volgende jaren krijgen visie en organisatie langzaam vorm. Het meerjarenbeleidskader van eind 1996 breekt duidelijk met het verleden: niet langer wordt uitgegaan van een achterstands-positie en een probleemperspectief. Juist de potentie van diversiteit, individuen en groepen vormt het nieuwe uitgangspunt. Niet alleen allochtonen, maar de gehele samenleving is voort-aan het werkterrein van FORUM. Ook het begrip multiculturele ontwikkeling, per slot

Organisatiein ontwikkeling 2003|2008

13

FORUM 2003|2008Organisatie en medewerkers in ontwikkeling.

1 De volgende organisaties zijn bij de fusie betrokken: Nederlands Centrum Buitenlanders (NCB); Landelijke Federatie van Surinaamse Wel-

zijnsinstellingen (LFSW); Landelijk Platform Woonwagenbewoners en Zigeuners (LPWZ); Landelijk Steunpunt Buitenlandse Vrouwencentra;

Landelijke Samenwerking Organisaties Buitenlandse Arbeiders (LSOBA); Landelijk Steunpunt voor Antillianen en Arubanen (FORSA/A); Lalla

Rookh en Gabungan Jajasan Maluku.

van rekening de ondertitel van FORUM, krijgt voor het eerst invulling. FORUM richt zich op positieve processen in de multiculturele samenleving - processen die FORUM wil bevorderen. Participatie, acceptatie, waardering van diversiteit en eigen verantwoordelijkheid worden genoemd als noodzakelijke voorwaarden voor een optimaal functionerende samenleving.

In navolgende notities en werkplannen (1997/8) wordt de definitie van multiculturele ontwikkeling steeds verder aangescherpt en werkterreinen en programma’s geformuleerd waarin de activiteiten van FORUM zijn geordend. Dit culmineert in 1999 in De Uitdaging, de eerste echte strategische visie van FORUM. Multiculturele ontwik-keling wordt hierin beschreven als een proces dat autonoom is, maar dat deels gestuurd kan worden door de bevordering van multiculturele competentie: het zich staande houden en ontplooien in de samenleving. Het is de taak van FORUM om deze competentie te bevorderen, op individueel en collectief niveau. In het nieuwe meerjarenbeleidskader van 2001 worden de bijbehorende werkdomeinen van FORUM gedefinieerd: werken, leren, leven en burgerschap.

In de eerste jaren na de oprichting is FORUM ook voorzichtig aan het zoeken naar een organisatievorm die past bij de zich ontwikkelende taak- en doelstellingen. Bij de fusie is gekozen voor een matrixstructuur waarin twee inhoudelijke sectoren met elkaar verweven zijn: een sector doelgroepenbeleid en een sector generiek beleid, die respectievelijk georganiseerd zijn volgens de verschillende doelgroepen en de verschillende maatschappelijke beleidsvelden. Daarnaast staan ondersteunende sectoren als publiciteit & onderzoek en beheer, daarboven managementteam, directie en bestuur. In 1997 wordt een transformatietraject in werking gezet, dat moet leiden tot de ontwikkeling van FORUM van belangenbehartiger naar hét expertisecentrum op het gebied van de multiculturele samenleving. Een jaar later volgt de eerste reorganisatie: de twee sectoren gaan voortaan door het leven als de afdeling Programmamanagement en de afdeling Kennisontwikkeling. Er blijft een hiërarchische structuur bestaan van directie, afdelingshoofden, programmaleiders en sectiehoofden. Een definitieve streep onder deze eerste jaren wordt gezet in 2003, met een nieuwe strategische visie, en in 2004, wanneer FORUM een grondige reorganisatie ondergaat.

Bezinning in roerige tijdenHet jaarverslag 2002 van FORUM spreekt van een bewogen jaar. De aanslagen in New York (11 september 2001) en de harde taal in de verkiezingscampagne voor het Nederlandse parlement (voorjaar 2002) brengen al langer aanwezige onderhuidse spanningen in de samenleving aan de oppervlakte. Burgers uiten hun onge-noegen, er is een roep om herstel van normen en waarden, de islam wordt gecategoriseerd als maatschappelijk probleem en bij het concept van de multiculturele samenleving worden vraagtekens geplaatst.

Binnen FORUM is het ook onrustig. Directie en bestuur hebben plaatsgemaakt voor een Raad van Bestuur en een Raad van Toezicht. Deze externe en interne ontwikkelingen leiden bij FORUM tot een fundamentele heroriëntering op de eigen positie als landelijk expertisecentrum op het terrein van multiculturele ontwikkeling. De Raad van Toezicht houdt eind 2002 een beleidsseminar met als centrale vraag welk organisatieprofiel en werkmethoden het beste passen bij de strategische ambities van FORUM.

FORUM richt zich op positieve processen in de multiculturele samenleving - processen die FORUM wil bevorderen.


15

Gedeeld burgerschap, een nieuwe strategische visieDe kritische zelfreflectie, onder leiding van de nieuwe bestuurder, Sadik Harchaoui, leidt uiteindelijk in 2003 tot een nieuwe strategische visie, Gedeeld burgerschap in de multiculturele samenleving. Een belangrijk document, waaraan een jaar later zelfs wordt gerefereerd bij het opstellen van de kabinetsvisie 2004. De analyse van recente ontwikkelingen levert geen volledig nieuwe visie op, wel een duidelijke actualisering van de vorige, De Uitdaging uit 1999. De focus wordt scherper. Ook zet FORUM enkele belangrijke accentverschillen.

Eerste accentverschil is de erkenning dat niet iedereen hetzelfde reageert op de turbulente maatschappelijke ontwikkelingen. FORUM moet de verschillende, soms tegengestelde houdingen tegenover de multiculturele samenleving goed in kaart brengen en hier terdege rekening mee houden. Angst voor deze tegenstellingen is niet nodig. Het ontstaan ervan is een normaal proces van sociale, economische en culturele veranderingen waar een samenleving doorheen gaat op zoek naar een nieuw maatschappelijk evenwicht. FORUM ziet het als zijn taak om dit proces alert en actief te begeleiden en zo kloven te dichten en tweespalt te voorkomen. Bruggen bouwen tussen burgers wordt voorop gesteld.

Ander accentverschil in de nieuwe visie is de inkadering van het voorheen centrale begrip ‘multiculturele ontwikkeling’ in de bredere term ‘gedeeld burgerschap’. Burgerschap is in het politieke debat al enkele jaren in zwang. FORUM voegt er het woord ‘gedeeld’ aan toe en geeft burgerschap zo een veelomvattende en veelzijdige, maar ook duidelijke betekenis. Het benadrukt het gemeenschappelijke aspect van burgers in de multiculturele samenleving en maakt van integratie een proces dat actieve participatie en samenwerking vereist: van burgers (autochtoon en allochtoon) onderling en van burgers en overheid. Het verwijst daarmee naar waarden als eigen verantwoordelijkheid, betrokkenheid, deelname aan de samenleving en sociale competen-ties. De nieuwe visie benoemt expliciet de onwrikbare grondslagen voor de multiculturele samenleving. Wederkerig-heid van rechten en plichten, de democratische rechtsstaat, de grondwet en de mensenrechtenverdragen. Deze visieontwikkeling leidt er toe dat FORUM moeilijke thema’s niet meer schuwt. Programmathema’s als Religie en Veiligheid worden geagendeerd. Oog voor verborgen problemen maakt dat FORUM ook aandacht besteedt aan relatief kleine migrantengroepen zoals Antilianen, Molukkers, Roma en Sinti en Oosteuropese migranten, om de integratie in de samenleving te bevorderen.

Ambities en doelen, taken en rollen. Het organisatieprofiel aangepast

De aangescherpte visie van FORUM heeft gevolgen voor de organisatie en haar taken. De ambitie is duidelijk: FORUM wil een onafhankelijk landelijk kennisinstituut zijn op het gebied van de multiculturele samenleving. In het licht van de nieuwe visie is ook het doel helder: het proces van gedeeld burgerschap bevorderen, faciliteren en er richting aan geven.

Om die doelstelling te bevorderen, kent FORUM zichzelf drie taken toe: het volgen en analyseren van positieve en negatieve ontwikkelingen in de multiculturele samenleving, het organiseren van gerichte interventies, en het op de publieke agenda zetten van brandende kwesties. Deze taken vragen om twee kerncompetenties in de organisatie. De eerste is grondige kennis van de multiculturele samenleving en daarbij horende interventiestra-tegieën. Op basis van deze kennis moeten vervolgens relevante maatschappelijke actoren gericht van informatie en advies worden voorzien.

FORUM benoemt voor zichzelf drie rollen. Bij het faciliteren en bevorderen van gedeeld burgerschap wil FORUM gangmaker, kennisregisseur en communicator zijn. De externe profilering richt zich op het leveren van bruikbare diensten en producten, het opereren op landelijk niveau en met voldoende bewegingsruimte.

Organisatieontwikkeling in twee fasenDe nieuwe visie geeft de aanzet voor het opnieuw definiëren van de werkinhoud en de activiteiten van FORUM. Ten aanzien van de werkinhoud werkt FORUM de visie van gedeeld burgerschap eind 2003 nader uit in vijf nieuwe programma’s. Om beter in te kunnen spelen op actuele kwesties richten de activiteiten van FORUM zich met ingang van 2004 op:- Jeugd en veiligheid;- Religie, emancipatie en identiteitsontwikkeling; - Onderwijs en inburgering;- Sociale cohesie en immigratie; - Juridisch burgerschap.

16


17

Naast een andere werkinhoud wijst de strategische visie ook op nut en noodzaak van herinrichting van de organi-satiestructuur. Deze wens, tezamen met andere interne en externe factoren, maakt 2004 tot het startpunt van een omvangrijk proces van organisatieontwikkeling. Dat zal uiteindelijk in twee fasen worden uitgevoerd. Eerst een reorganisatie (inclusief een pijnlijke, maar noodzakelijke inkrimping van het personeelsbestand), daarna een traject van organisatieontwikkeling en kwaliteitsverbetering.

ReorganisatieIn januari 2005 laat de Raad van Bestuur van FORUM het Uitvoeringsplan Reorganisatie & Organisatieontwikke-ling verschijnen, per onmiddellijk uit te voeren. Eerder al, in april 2004, heeft de Raad van Toezicht zich over het plan uitgesproken. In november is het ook voorgelegd aan de Ondernemingsraad. In het uitvoeringsplan beschrijft de Raad van Bestuur de voorgenomen wijziging in omvang, inrichting en werkzaamheden van FORUM, alsmede het traject van organisatieontwikkeling. Er zullen (helaas) ontslagen vallen, de organisatiestructuur wordt vereen-voudigd en er wordt stevig ingezet op professionalisering.

De redenen voor de inkrimping en herinrichting zijn zowel strategisch als bedrijfseconomisch van aard. De Raad van Bestuur verwijst naar de maatschappelijke en politieke ontwikkelingen zoals ook geschetst in de strategische visie uit 2003. In een maatschappij waarin vraagtekens worden gezet bij de multiculturele samenleving staat FORUM meer dan ooit voor de uitdaging zijn relevantie en toegevoegde waarde te laten zien. Kennisontwikkeling en productinnovatie moeten daarom extra aandacht krijgen bij FORUM. Ook de veranderende verhouding tussen landelijke en lokale overheid en de gewijzigde houding tegenover organisaties in het maatschappelijke middenveld vragen om een herijking van de organisatie. Om de continuïteit te waarborgen, maar ook om de afhankelijkheid van financiers te verminderen. Er worden hogere eisen gesteld aan FORUM. Het instituut zal hard moeten werken om zich te bewijzen.

Er zijn ook bedrijfseconomische redenen voor de personeelsreductie: er moet bezuinigd worden. Per april 2004 valt FORUM niet langer onder het ministerie van VWS, maar onder het ministerie van Justitie. Door te kiezen voor integratie als taakveld en niet voor welzijn, heeft FORUM deze overstap zelf geïnitieerd. Achteraf gezien heeft de Raad van Bestuur - gezien de bezuinigingen die vergelijkbare organisaties krijgen opgelegd - in

een uiterst complex en bestuurlijk onzeker proces de juiste strategische beslissing genomen. Niettemin kampt FORUM met een structurele bezuiniging van tien procent. Deze is in het najaar van 2003 opgelegd door VWS en wordt overgenomen door Justitie. Het laatstgenoemde ministerie voegt hier een structurele korting op de instellingssubsidie van bijna een ton aan toe. Binnen FORUM zijn verschillende kostenposten (onder andere lonen en pensioenpremies) gestegen. Ook is er sprake van een onevenwichtige verdeling tussen ondersteunende en uitvoerende afdelingen en overbezetting op onderdelen van de organisatie.

Fatima AlaouiIn 2001 begonnen als receptioniste, vanaf maart 2008 secretaresse bij het programma Onderwijs, Arbeid en Maatschappelijk ondersteuning.

‘De overstap naar mijn huidige functie is een initiatief van mezelf. Ik wil me graag ontplooien en in het functieprofiel staat wat daarvoor nodig is. Ik kom vanuit het bedrijfsleven, heb een eigen kapperszaak gehad, dus dit is wel een grote omschakeling. Ik zit nu lekker op m’n plek, maar wil me nog verder ontwikkelen. Het organiseren van evenementen, debatten en congressen binnen de verschillende programma’s vind ik erg leuk. Ik ben daarom net begonnen met een opleiding, vanuit FORUM geregeld. Op termijn hoop ik dat er binnen FORUM een evenementenbureau ontstaat, dat al deze congressen centraal organiseert. Hieraan zou ik een bijdrage kunnen leveren. Dat lijkt me heel leuk.’


18 19

FORUM vóór de reorganisatie van 2004

- onevenwichtige verhouding tussen staf en inhoud

en overbezetting op onderdelen;

- matrixstructuur van organisatie contraproductief;

- bedrijfscultuur remmend op vernieuwing en gestoeld

op zekerheid, kennis en afhankelijkheid;

- personeels- en huisvestingskosten bedragen

80 procent van uitgaven;

- externe legitimatie is onvoldoende;

- te afhankelijk van overheidssubsidie. Voortzetting

subsidie op middellange en lange termijn niet

vanzelfsprekend.

Deze ‘foto’ van FORUM dient drastisch en op korte

termijn gewijzigd te worden om de strategische ambities

te kunnen waarmaken in een omgeving die steeds meer

eisen stelt, geeft de bestuurder in het Plan van aanpak voor organisatieontwikkeling (2004) aan.

Herontwerp en herinrichtingDe personele inkrimping wordt deels bereikt door natuurlijk verloop en een vacaturestop, maar voor zo’n vijfentwintig mensen moet ontslag worden aangevraagd. Het afschaffen van de matrixstructuur is een eerste stap naar een slagvaar-diger en flexibeler organisatie. In de matrixstructuur gaven sectiehoofden hiërarchisch leiding en droegen program-maleiders louter inhoudelijke verantwoordelijkheid. In de nieuwe organisatiestructuur staan de vijf (inmiddels zes) programma’s die in 2004 zijn ingevoerd centraal. Het Ser-vicecentrum Integratie is als nieuw programma toegevoegd. De medewerkers worden voortaan aangestuurd door zes programmamanagers die integrale verantwoordelijkheid dra-gen. Zij zijn niet alleen verantwoordelijk voor de inhoud van hun programma, maar ook voor de medewerkers die in hun specifieke programma actief zijn. Ook zijn de programma-managers verantwoordelijk voor de budgetten en resultaten in hun programma.

Het nieuwe FORUM kent nog maar drie bedrijfsonderde-len: Integraal Programma Management (IPM), met een afdelingsmanager die leiding geeft aan de zes programma-managers, Financiën en Interne Bedrijfsvoering (FIB), met ook hier een afdelingsmanager, en Directie en Bestuurson-dersteuning (DBO). P&O is een zelfstandige eenheid die de Raad van Bestuur en het management adviseert over het personeelsbeleid. Het managementteam wordt in de be-staande vorm afgeschaft. Het management wordt voortaan gevormd door de Raad van Bestuur en de beide afdelings-managers. Ook wordt, in januari 2006, het zogeheten Breed Management Overleg (BMO) opgezet, een tweewekelijks overleg tussen de Raad van Bestuur en de programmama-nagers. De organisatie is overzichtelijker, communicatie-lijnen zijn korter, de verantwoordelijkheden transparanter en beter georganiseerd.

Afdeling Financiënen Interne Bedrijfsvoering

Afdeling Integraal ProgrammaManagement afdelingshoofd

Jeugd en Veiligheid

Integratie en Juridisch

Burgerschap

Service-centrumIntegratie

Onderwijs enInburgering

Religie Emancipatieen Identiteit

Sociale Cohesie

Raad van Toezicht

Raad van BestuurHRM Bestuurssectretariaat Bestuursondersteuning

FinanciënFacilitaireDiensten

Informatie-beheer

ICT

Organogram 2003

Organogram 2005


20 21

FORUM na de reorganisatie van 2004

- evenwichtige verhouding tussen staf en inhoud

en overbezetting opgeheven;

- Integraal Programma Management vervangt matrix-

structuur. Geen hoger management door afschaffing

van functie van afdelingshoofd;

- bedrijfscultuur gericht op vernieuwing: avontuur,

inzicht en onafhankelijkheid ;

- personeels- en huisvestingskosten bedragen nog

maar 50 procent van de uitgaven;

- externe legitimatie goed, nieuwe strategie biedt

nog verdere doorgroeimogelijkheden;

- afhankelijkheid van overheidssubsidie drastisch

verminderd door geslaagde acquisitie van meerjarige

projecten.

Zie ook hoofdstuk FORUM in cijfers, 2003-2008.

De ‘foto’ van FORUM na de reorganisatie laat een grote

breuk met het verleden zien. Vooral het aantal staf- en

managementfuncties is ingeperkt. In latere jaren zet dit

proces zich door, onder meer met het niet invullen van de

functies van twee vertrokken afdelingshoofden.

Afdeling Informatie & Communicatie

Afdeling Kennisontwikkeling afdelingshoofd

Afdeling Programma Management afdelingshoofd

Afdeling Financieelen Facilitair Beheer

Informatieverspreiding Arbeid & OnderwijsProgramma Leefbaarheid

Administratie

Informatiebeheer Welzijn, zorg & cultuurProgramma

ToegankelijkheidFacilitair

Redactie Contrast

Juridische zakenProgramma Toerusting

Automatiseringen Techniek

Bestuur

Management Team

DirectieP&O Directiesecretariaat

OndersteuningAandachtsgroepen

SteunpuntMulticulturele Wijk

Organisatieontwikkeling en kwaliteitsverbetering In het jaarverslag van 2005 constateert de Raad van Bestuur dat de reorganisatie in december van dat jaar vrijwel is voltooid. Financieel en organisatorisch staat FORUM er beduidend beter voor dan een jaar geleden. Ondanks de saneringsronde en de herinrichting van de organisatie zijn alle activiteiten binnen FORUM naar behoren voortgezet. Sterker nog: na de moord op Theo van Gogh (november 2004) is het werk alleen maar toegenomen. Het aantal vragen vanuit overheid, maatschappelijk middenveld en in mindere mate van het bedrijfsleven naar advies, kennis en informatie over de multiculturele samenleving stijgt in het jaar 2005 fors. FORUM pakt deze kwalitatieve en kwantitatieve uitdaging op en levert meer nieuwe, innovatieve producten op dan voorheen. FORUM heeft, met de keuze voor een nieuwe ambitie en daaruit voortgekomen programma’s, aan gezag gewonnen. De continuïteit van de organisatie op lange termijn lijkt gewaarborgd.

De tijd is rijp voor de volgende fase van de ontwikkeling van FORUM: organisatieontwikkeling en kwaliteitsverbetering. Nieuwe functies en een nieuwe structuur zijn niet genoeg om de visie en ambitie duurzaam te veranke-ren. Voornaamste doel is nu om in die nieuwe structuur adequaat en professioneel te werken. Werkinhoudelijk, bedrijfscultureel en qua werkprocessen moet er een kwaliteitsslag worden gemaakt. Daarnaast spelen er begin 2006 enkele andere zaken die organisatieontwikkeling en kwaliteitsverbetering noodzakelijk maken. Het hoofd van de afdeling Integraal Programma Management vertrekt vroeger dan gepland. De Raad van Bestuur vindt het daarom wenselijk dat er een betere afstemming komt van de werkzaamheden en werkontwikkelingen tussen IPM en de directie. Ook streeft FORUM naar lagere kosten van producten en diensten door hogere productiviteit en lagere overhead.

Tijdens de fase van de reorganisatie worden uit de rangen van medewerkers en leidinggevenden van FORUM een strategieteam en een kernteam samengesteld om de Raad van Bestuur te adviseren over het te volgen traject. Het strategieteam wordt na enige tijd opgeheven, het kernteam presenteert begin 2006 zijn rapport met aanbevelingen. De Raad van Bestuur is dankbaar voor de adviezen, maar is van mening dat ook externe deskundigheid gewenst is.

Vijf sporen van vernieuwingFORUM stelt een stand van zaken op over de onderdelen van de organisatieontwikkeling die al in gang zijn gezet. Ook wordt geïnventariseerd welke stappen nodig zijn voor de verdere implementatie van de kwalitatieve verbetering van de organisatie, werkprocessen en cultuur van FORUM. Na een paar gespreksronden met medewerkers en leidinggevenden wordt duidelijk dat de nieuwe koers breed draagvlak geniet en de reorganisa-tie geslaagd is. In een plan van aanpak dat half 2006 verschijnt worden vijf sporen uiteengezet om de organisa-tieontwikkeling naar een volgend niveau te brengen.

Het eerste spoor van vernieuwing heeft betrekking op de werkplannen die FORUM ieder jaar maakt. In deze werkplannen worden per programma de uit te voeren projecten en producten voor het komende jaar uitgewerkt. De werkplannen moeten professioneler, te beginnen met die van 2007: goed doortimmerd, tijdig verschenen én voor financiers aantrekkelijk. Er wordt een tijdspad opgezet, de Raad van Bestuur geeft de kaders aan. De verant-woordelijkheid van het werkplan ligt bij de programmamanagers. Deze worden waar nodig ondersteund.

Andere belangrijke kwaliteitsslag is het opstellen en werken met managementrapportages. Op basis van de urenregistratie maken de programmamanagers in samenwerking met de afdeling Financiën en Interne Bedrijfs-voering maandelijkse rapportages die dienen als verantwoording naar de Raad van Bestuur. De rapportages zijn tevens nadrukkelijk bedoeld als sturingsinstrument voor de medewerkers in de programmalijnen. Voor het opstellen van de managementrapportages wordt een draaiboek gemaakt, dat in de loop van 2006 verschijnt.

Derde spoor van vernieuwing is het optimaliseren van het bestaande Breed Management Overleg. Inhoud, deelnemers en frequentie worden vastgelegd en er komt een schema voor de voorbereiding en verslagleg-ging van het BMO. Ook komen er spelregels: wat hoort er wel en niet thuis in het overleg, hoe gaan de leden met elkaar om? Het plan wordt binnen enkele maanden uitgewerkt in een concrete richtlijn, ondersteund door meerdere evaluaties.

Spoor vier behelst de herijking van de invulling van de diensten beleidsondersteuning en bestuurssecretariaat. Deze diensten bieden de Raad van Bestuur gerichte ondersteuning en zijn verantwoordelijk voor maatschap-pelijke en strategische verkenningen en onderzoek. Een vitaal belang voor een kennisinstituut. Begeleiding van beleidsvorming behoren ook tot de taken, evenals een proactief communicatie- en publicatiebeleid. De uitwer-king van dit vierde spoor leidt in 2007 en 2008 tot lichte aanpassingen in de organisatiestructuur. De diensten beleidsondersteuning en bestuurssecretariaat worden samengevoegd in de afdeling Strategie, Innovatie, Onder-zoek en Communicatie. Ook ziet een nieuwe afdeling Unit Internationaal het licht, bedoeld om de toenemende internationale contacten en het daaruit voortvloeiende werk te begeleiden.

Sturen op competenties en kwaliteiten is het vijfde spoor van vernieuwing. Met de inzet en doorontwikkeling van HRM-instrumenten richt FORUM zich op voortdurende groei en ontwikkeling van zijn medewerkers om de kwaliteit en de professionaliteit van de organisatie te vergroten en te waarborgen. Dit vijfde spoor van organisa-tieontwikkeling is onderwerp van het volgende hoofdstuk.


22 23

Doelstellingen gerealiseerd

De jaren 2006 tot en met 2008 staan in het teken van het uitwerken en realiseren van de vijf genoemde sporen van vernieuwing. Verschillende plannen en draaiboeken zien het licht. Ook wordt stevig ingezet op de vernieuwing van de informatiesystemen en verbetering van de infor-matievoorziening. Na een roerige en voor sommige medewerkers pijnlijke start staat FORUM er eind 2008 sterker voor dan ooit. Nagenoeg alle doelstellingen zijn gehaald, er is een zekere mate van financiële zekerheid en - het belangrijkste - de medewerkers van FORUM hebben temidden van alle organisatorische veranderingen voortdurend goed werk geleverd.

De ambities, doelen en rollen die FORUM zichzelf heeft gesteld zijn inmiddels ingebed in de organisatie. FORUM is een resultaatgerichte en lerende organisatie geworden, met professione-le medewerkers en kwalitatief hoogwaardige producten. Op de lauweren rusten is er echter niet bij. Het verbeteren van de organisatie en bedrijfsvoering en de verdere professionalisering van medewerkers is een continu proces. Ontwikkelingen in politiek en maatschappij vragen om een alerte organisatie, die flexibel en efficiënt kan inspelen op vragen uit de samenleving. Met de ontwikkeling die de organisatie de afgelopen jaren heeft doorgemaakt is FORUM goed toegerust voor de toekomst.

Zie organogram van 2009 op de volgende pagina.

De tijd is rijp voor de volgende fase van de ontwikke-ling van FORUM: organisatieontwik-keling en kwali-teitsverbetering.


24

Organogram 2009


26 27

Raad van Toezicht

Raad van bestuurBestuurssecretariaat

Financiën en Interne Bedrijfsvoering

Administratie Facilitiair

Programma Afdeling

Onderwijs, Maatschappelijke

Ondersteuning & Arbeid

Immigratie & JuridischBurgerschap

Servicecentrum Integratie LeefomgevingJeugd & Veiligheid Religie & IdentiteitStrategie, Onderzoek & Communicatie

HRM

Unit Internationaal

ICT Informatiebeheer

FORUM en zijn medewerkers staan midden in de samenleving. Midden in een dynamische maat-schappij en een politiek krachtenveld die snel kunnen veranderen. Goed kunnen inspelen op deze ontwikkelingen is voor FORUM van groot belang. FORUM moet telkens zijn waarde bewijzen als gezaghebbend en onafhankelijk kennisinstituut. Het is nodig resultaat te boeken, met effectieve, professionele en kwalitatief hoogstaande activiteiten, programma’s en producten.

FORUM investeert daarom in zijn medewerkers. Competenties ontwikkelen, talenten herkennen en erkennen, professionals de kans geven te groeien, het beste uit zichzelf halen. Om de ambities van FORUM te ondersteunen, om de missie van een sociaal stabiele multiculturele samenleving waar te maken. De medewerkers zijn de sleutel tot succes. Zij zijn de ambassadeurs van FORUM.

In 2008 implementeert FORUM een nieuw functioneringsbeleid. Nog meer dan voorheen doet FORUM een aanspraak op de kwaliteiten en competenties van medewerkers. Leidinggevenden gaan daarbij gericht sturen op resultaat, ondersteund door de juiste hulpmiddelen. Hoe het nieuwe HRM-beleid tot stand is gekomen, staat beschreven in dit hoofdstuk.

Tijd voor kwaliteitWanneer de leden van de Raad van Toezicht eind 2002 vragen om een kritische reflectie op de toekomst van FORUM, dringen ze ook aan op organisatieontwikkeling. Werkinhoudelijk, bedrijfscultureel en qua werkprocessen is het nodig een kwaliteitsslag te maken. Zoals het vorige hoofdstuk heeft laten zien, is de strategische visie van 2003 de start van een traject van organisatieontwikkeling in twee fasen. FORUM ondergaat in 2004 en 2005 eerst een grote reor-ganisatie. Inrichting en omvang van de werkorganisatie van FORUM wijzigen drastisch. Begin 2006 is het tijd voor de volgende stap: kwaliteitsontwikkeling van organisatie en medewer-kers. FORUM stelt vijf sporen vast die de organisatie naar een hoger niveau moeten brengen.

Medewerkersin ontwikkeling 2003|2008

29


2

Het vijfde spoor is aangedragen door het hoofd HRM van FORUM en richt zich op de groei en ontwikkeling van de medewerkers. Sturen op kwaliteit en competenties is het motto. FORUM werkt aan een betere inzet en doorontwikkeling van bestaande HRM-instrumenten om de kwaliteit en de professionaliteit van de organisatie te vergroten en te waarborgen.

De beoordelingscyclus als centrale spilCentrale spil in het HRM-beleid van FORUM is de beoordelingscyclus. Dit systeem is sinds augustus 2003 vast-gelegd in een notitie en wordt omschreven als ‘een set van instrumenten voor leidinggevenden, waarmee zij de kwaliteit van medewerkers kunnen vaststellen en verhogen en medewerkers kunnen stimuleren tot het ontwik-kelen van individuele competenties’. Het systeem bestaat uit een cyclus van werkplannings-, functionerings- en beoordelingsgesprekken die telkens binnen één jaar moeten plaatsvinden.

Het management van FORUM is eind 2003 evenwel van mening dat deze werkwijze in de praktijk niet of niet genoeg leidt tot heldere afspraken over productie en inzet. Besloten wordt om gedurende 2004 de beoorde-lingscyclus te evalueren. Einddoel is om de beoordelingssystematiek beter te laten aansluiten bij de gewenste organisatieontwikkeling. Elk van de drie gespreksronden wordt dat jaar voorafgegaan door een miniwerkconfe-rentie voor leidinggevenden, waarin ze worden voorbereid op de komende gesprekken en de mogelijkheden van resultaatgericht sturen.

Halverwege 2005 zijn de resultaten bekend. Teneur: zowel leidinggevenden als medewerkers vinden het systeem helder en nuttig, mits consequent toegepast. Dat laatste is als gevolg van het reorganisatietraject niet altijd gebeurd. De competentieomschrijvingen die richting moeten geven aan de gesprekken worden als minder duidelijk ervaren. Leidinggevenden zouden bovendien kritischer mogen zijn. Conclusie van de evaluatie: consequente uitvoering van de beoordelingscyclus en inbedding ervan in de werkzaamheden kan veel meer rendement opleveren.

Goede aansluiting bij werkzaamhedenHet evaluatierapport bevat een aantal aanbevelingen om de beoordelingscyclus actiever en consequenter toe te passen. De Raad van Bestuur gaat hier in juli 2005 mee akkoord. De verschillende gespreksronden vinden voortaan in vastgestelde periodes plaats om beter aan te sluiten bij de jaarlijkse werkzaamheden. Directie en leidinggevenden nemen het initiatief bij de gesprekken en dienen er voor te zorgen dat ze tijdig plaatsvinden. Het managementteam bewaakt deze voortgang en wordt daarin ondersteund door de afdeling HRM. Leidingge-venden maken verslagen van ieder gesprek, volgens een vast format, en sturen deze verslagen ter kennisgeving tijdig door naar afdelingshoofden en directie. HRM analyseert alle gespreksverslagen om de ambities van de organisatie te bewaken.

De ambitie is duidelijk: FORUM wil een onafhankelijk landelijk kennisinstituut zijn op het gebied van de multiculturele samenleving.


31

Tijdens de gesprekken zelf maken leidinggevenden heldere werkafspraken en stimuleren en coachen ze hun medewerkers om de afgesproken prestaties na te komen. Eigen verantwoordelijkheid is daarbij een groot goed: de medewerker is zelf verantwoordelijk voor zijn prestaties en zijn eigen loopbaan. De leidinggevende stuurt op resultaat en biedt de medewerker ondersteuning bij het ontwikkelen van zijn kwaliteiten.

De competentieprofielen herzienDe Raad van Bestuur neemt ook een andere belangrijke aanbeveling uit het rapport over: het aanpassen van de competentieprofielen. Na de reorganisatie van 2004 en de invoering van een geheel nieuw functie- en loongebouw zijn alle functiebeschrijvingen herzien. Niet langer taakgericht, maar resultaatgericht.

De bij de functie horende competentieomschrijvingen zijn sinds 2000 niet meer herzien. Ze worden te alge-meen bevonden, onvoldoende toegespitst op de nieuwe situatie van FORUM en de ingezette koers van orga-nisatieontwikkeling. FORUM benoemt vervolgens vier competenties voor medewerkers: resultaatgerichtheid, kwaliteit, initiatief en flexibiliteit. Voor leidinggevenden worden twee competenties toegevoegd: individugericht leiderschap en ondernemerschap/netwerkvaardigheden. Deze competenties worden eind 2005 uitgewerkt in een aantal korte gedragsvoorbeelden en tips.

Een nieuwe kwaliteitsimpulsMet de reorganisatie achter de rug besluit de Raad van Bestuur in het voorjaar van 2006 de organisatieontwik-keling in een stroomversnelling te brengen. Het HRM-instrumentarium wordt opgepakt als een van de sporen van het plan tot kwaliteitsverbetering. In het kader hiervan besluit FORUM om nogmaals de beoordelingscyclus onder de loep te nemen.

Het nieuwe evaluatierapport laat eind 2006 voor een belangrijk deel dezelfde conclusies zien: het vastgestelde beoordelingssysteem wordt nog steeds onvoldoende actief en consequent toegepast. Het nieuwe traject van sturen op competenties en kwaliteit vindt plaats binnen een verouderd beoordelingsbeleid dat niet leidt tot hel-dere afspraken over resultaten en competenties. De competentieprofielen worden nog steeds als te algemeen gezien. Ze zijn niet duidelijk en worden daarom niet gebruikt als ontwikkelinstrument.

Op zoek naar een gemeenschappelijke meetlatEen werkgroep onder leiding van het hoofd HRM gaat met de aanbevelingen aan de slag en belegt een paar bij-eenkomsten om tot een nieuw beoordelingsbeleid en nieuwe competentieprofielen te komen. Binnen FORUM

leven ideeën over een gemeenschappelijk meetlat waaraan medewerkers moeten voldoen. Enkele voorbeelden zijn onder andere resultaatgericht werken, creatief acquireren en strategisch inzicht. Ook wordt onderzocht of binnen de verschillende functies bij FORUM een onderscheid in niveau mogelijk is tussen junior, medior en senior. Het beoordelingsbeleid krijgt een aanscherping in de vorm van zogenaamde HOP- en STOP-trajecten: als een medewerker niet of onvoldoende functioneert binnen zijn competentieprofiel worden loopbaanplan-ning- of zelfs outplacementtrajecten ingezet. De ondernemingsraad van FORUM vindt de uitwerking in HOP- en STOP-trajecten te ingrijpend. Afgesproken wordt om de vernieuwing van het beoordelingsbeleid in de wacht te zetten in afwachting van de benoeming van een tweede bestuurder. Nadat een éénhoofdige Raad van Bestuur FORUM door roerige inhoudelijke, financiële en bestuurlijke omstandigheden heeft geleid, is het tijd om de werklast in de organisatie in balans te brengen.

Voldoen aan de missie: naar een nieuw HRM-beleidIn november 2007 pakt FORUM de draad weer op. De Raad van Bestuur heeft een plan van aanpak Richting toekomst FORUM geformuleerd. Belangrijke constatering is dat de bedrijfsvoering van FORUM ingericht moet zijn op hoogwaardige dienstverlening aan het primair proces: de uitvoering van de verschillende programma’s. FORUM moet professioneler worden, innovatiever, slagvaardig en efficiënt. Medewerkers moeten op basis van hun krachten worden ingezet. Hiervoor is een nieuw functioneringsbeleid nodig.

Met het nieuwe functioneringsbeleid wil FORUM vier doelen bereiken: het behalen van beoogde resultaten door gericht te sturen op prestaties; het formuleren van oordelen ten behoeve van beslissingen op het terrein van personeel en personeelsbeheer; het bevorderen van het functioneren in de huidige functie, en het bepalen van loopbaanmogelijkheden voor medewerkers. Kwaliteitsverbetering, prestatiebeoordeling en competentieontwik-keling zijn hierbij de trefwoorden. Sturen op resultaat vormt de leidraad.


3332

Geen input maar output: sturen op resultaatCentrale spil van het nieuwe functioneringsbeleid is het jaargesprek. Leidinggevende en medewerker kijken daarbij naar output en input: in hoeverre zijn resultaatafspraken gerealiseerd en welke competenties zijn daarvoor ingezet? De leidinggevende beoordeelt de resultaten en evalueert de competenties. De jaargesprekken staan daarnaast in het teken van planning. Er worden concrete resultaatafspraken gemaakt voor het komende werkplanjaar en daarvoor te ontwikkelen competenties aangegeven. Deze afspraken resulteren in een door de medewerker op te stellen Professioneel Ontwikkelingsplan (POP).

Een deels nieuwe ontwikkeling is het gebruik van de functiebeschrijving als meetlat tijdens het jaargesprek. Deze functiebeschrijvingen bestaan uit twee delen: een resultaatprofiel en een competentieprofiel. Het eerste onderdeel is een hulpmiddel bij het beoordelen, het tweede bij de coaching en ontwikkeling van medewerkers. De functiebeschrijving is tevens de basis voor de andere instrumenten uit het personeelsbeleid, zoals perso-neelsplanning, werving en selectie, beloning en opleiding.

Na enkele interne discussierondes stemt de ondernemingsraad in mei 2008 in met het nieuwe functionerings-beleid van FORUM. De voorzitter van de Raad van Bestuur laat in een plan van aanpak van oktober 2008 weten nog dat jaar de eerste ronde jaargesprekken te houden. Begin 2009 volgen afspraken voor verdere implementatie.

ConclusieIn een proces van steeds verdere aanscherping van het bestaande beoorde-lingsbeleid en de aanwezige competentieprofielen heeft FORUM gedurende de verslagperiode de professionalisering van zijn medewerkers daadkrachtig ter hand genomen. Het heeft geresulteerd is een resultaatgericht functioneringsbe-leid dat goed is afgestemd op de organisatie. Er is hard gewerkt om de compe-tenties van medewerkers optimaal te kunnen laten aansluiten bij de ambities en missie van de organisatie.

De samenleving - werkveld en inspiratiebron van FORUM - staat echter niet stil. Aandacht voor verdere verbetering van de organisatie staat ook de komende jaren prominent op de agenda. Investeren in deskundigheidsbevordering is nodig om ook in de toekomst voorop te lopen als toonaangevend kennisinstituut voor de multiculturele samenleving.

Anneke Bainathsah-BhoepsingAl sinds 1 januari 1980 in dienst als secretaresse, sinds februari 2006 als projectmedewerker bij het project Platform Allochtone Ouders en Onderwijs.

‘Ik was al in dienst bij een voorganger van FORUM, het Nederlands Centrum Buitenlanders (NCB) en ben mee gegaan met de fusie in 1996. In mijn vrije tijd studeerde ik Nederlands en op een gegeven moment had ik twee banen: bij FORUM en in het onderwijs. Dat was niet te doen. In december 1995 zocht het project Platform Allochtone Ouders en Onderwijs van FORUM kandidaten voor de functie van projectmedewerker, waarop ik heb gesolliciteerd. In deze functie kan ik de vaardigheden die ik in het onderwijs heb opgebouwd goed gebruiken. De afgelopen jaren heb ik in de praktijk erg veel bijgeleerd. Maar ook buiten FORUM werk ik aan mijn ontwikkeling: ik studeer binnenkort af als pedagoge. Een mens moet niet stilzitten, maar actief werken aan zijn loopbaan. Een leven lang leren. Ik wil een stap verder. Waar? Dat ligt aan waar de mogelijkheden liggen.


3534

Het traject van organisatieontwikkeling dat FORUM vijf jaar geleden is gestart, heeft een groter bereik dan alleen de inrichting van de organisatie, de werkinhoud en de professionaliteit van de medewerkers. Zo is bij de ontwikkeling tot een toonaangevend onafhankelijk kennisinstituut ook bewust gezocht naar financiële zekerheid. Tegelijkertijd zijn met de reorganisatie van 2004 en 2005 alle HRM-instrumenten herzien. Hierdoor is bijvoorbeeld het scholingsbeleid stevig ingebed in het streven naar competentieontwikkeling. Ook is het ziekteverzuim de afgelopen vijf jaren flink gedaald. En FORUM streeft niet alleen naar diversiteit, de organisatie straalt het met zijn divers samengestel-de groep medewerkers ook uit.

Deze en andere onderwerpen staan centraal in dit hoofdstuk. Onderstaande cijfers schetsen kort en overzichtelijk enkele ontwikkelingen binnen FORUM in de periode 2003–2008.

VerzuimFORUM voert een actief beleid op het gebied van de gezondheid, het welzijn en de veiligheid van de medewerkers. Het zwaartepunt ligt bij preventie. Uiteraard is er ook sprake van een goed curatief beleid voor eventueel ontstane klachten en problemen. Sinds 2005 zijn verzuim-preventie en verzuimbestrijding onderdeel van integraal management: leidinggevenden zijn verantwoordelijk en volgen trainingen over de nieuwste inzichten ten aanzien van ziekteverzuim. Open gesprekken met mogelijke probleemgevallen, een goed werkende ziek- en herstelmel-dingsprocedure, frequent contact met langdurig zieke medewerkers en goede begeleiding in de vorm van een Sociaal Medisch Team zijn enkele voorbeelden van de ingezette middelen. Het resultaat is een ziekteverzuim dat al jaren daalt, zoals onderstaand schema laat zien.

Forumin cijfers 2003|2008

39


3

Jaar Verzuimpercentage

2003 6,5%2004 6,5%2005 5,5%2006 4,4%2007 3,8%2008 3,6%

In voorkomende gevallen van ziekmeldingen wordt de nadruk gelegd op wat een medewerker nog wel kan, de restcapaciteit. Zieke medewerkers met psychische klachten kunnen indien nodig via arbodienstverlener Ar-boNed gebruik maken van een interventietraject. Bedrijfsmaatschappelijk Werk biedt dan psychosociale hulp-verlening die tot doel heeft de klachten te verminderen en de medewerker zo snel mogelijk weer optimaal te laten functioneren. Een coachingstraject door een arbeidspsycholoog behoort eveneens tot de mogelijkheden. Ook dit middel is gericht op het vergroten van persoonlijke effectiviteit en het professioneel functioneren van medewerkers. Investeren in inzetbaarheid staat dus voorop bij FORUM.

Diversiteit en leeftijdsopbouwFORUM bestaat bij de gratie van diversiteit. Met een ondertitel als Instituut voor Multiculturele Ontwikkeling heeft FORUM natuurlijk ook een voorbeeldfunctie. Het personeel van FORUM is dan ook divers in alle opzich-ten. Hierin schuilt meteen ook het unieke van FORUM. Een herkenbare kwaliteit en veelzijdige verrijking van producten en diensten is het gevolg.

Op 31 december 2008 telde FORUM 94 medewerkers. De verhouding man-vrouw is nagenoeg fifty-fifty, voor de verhouding allochtoon-autochtoon geldt hetzelfde. Van alle leidinggevenden is ook bijna de helft van allochtone oorsprong en een vierde is van het vrouwelijke geslacht. Eenzelfde afspiegeling en diversiteit is terug te vinden onder de stagiair(e)s.

Met een ondertitel als Instituut voor Multiculturele Ontwikke-ling heeft FORUM natuurlijk ook een voorbeeldfunctie.


40

De Raad van Bestuur heeft bewust gestuurd op verjonging van het personeelsbestand. Leyla Sayin

Binnengekomen als assistent-directiesecretaresse in 1998. Geleidelijk aan het personeelswerk ingerold en vanaf januari 2004 actief als Hoofd HRM.

‘Ik ben hier begonnen als jong meisje van 18, 19 jaar. En nu zit ik hier nog, met een hele ontwikkeling achter de rug. En nu, anno 2009, is de weg naar verdere ontplooiing nog steeds volledig vrij. Via FORUM ben ik begonnen met een HBO-opleiding Personeelsmanagement, nadat ik had aangegeven dat ik dat interessant vond. Met het diploma van die opleiding op zak heb ik aangegeven dat ik van een ondersteunende functie naar een plek met meer inhoudelijke uitdaging wilde. Als kersverse personeelsadviseur had ik het vak natuurlijk nog niet perfect onder de knie, dus ik heb veel aanvullende cursussen gevolgd. Toen de positie van Hoofd HRM vrij kwam, ben ik gevraagd om daar invulling aan te geven. En dat doe ik nog steeds. Mijn nieuwe uitdaging is om me, naast het operationele en tactische vlak, te bekwamen in de strategische kanten van HRM. Een HRM-strategie te ontwikkelen die past bij de nieuwe strategische visie van FORUM. De kernvisie blijft overeind: je bent zelf eigenaar van je eigen ontwikkeling. Geef aan wat je wil, neem het heft in eigen handen en dan honoreert FORUM dat.’

FORUM is succesvol bij het werven en binden van talenten met een verscheidenheid aan achtergronden. Kandidaten in de werving- en selectieprocedure worden uiteraard gelijk behandeld, ongeacht hun achtergrond en voorkeuren. De Raad van Bestuur heeft niettemin bewust gestuurd op verjonging van het personeelsbe-stand. Onderstaande cijfers over de gemiddelde leeftijd bij in- en uitdiensttreding laten zien dat dit beleid in 2008 succes heeft gehad. De gemiddelde leeftijd bij indiensttreding ligt anno 2008 zeven jaar lager dan in 2004 (27 tegenover 34). FORUM verjongt dus.

Gem

idde

lde

leef

tijd

Uit dienst

In dienst

2004 2005 2006 2007 20080

10

20

30

40

50

43

ScholingResultaatgerichte sturing en competentiemanagement kunnen niet zonder coaching en scho-ling. Scholing is voor FORUM een managementinstrument om gestructureerd bij te dragen aan de missie en ambitie van de organisatie. Opleidingsactiviteiten komen zowel bottom-up als topdown tot stand. Medewerkers en leidinggevenden kunnen zelf aangeven welke scholing zij van belang vinden voor hun individuele ontwikkeling. Daarnaast stelt de Raad van Bestuur jaarlijks collectieve trainingsitems vast die gericht zijn op het verhogen van de kwaliteit van medewerkers en organisatie. Voorbeelden van dergelijke items zijn acquireren, adviesvaardig-heden, projectmanagement en het schrijven van beleidsdocumenten. Scholing kan daarnaast vakgericht of persoongericht zijn.

Krista SchramIn februari 2004 begonnen als projectmedewerkster Lokaal Preventiebeleid. In 2006 volgt de overstap naar beleidsmede-werker bij het programma Jeugd en Veiligheid en vanaf januari 2008 trekt Krista de kar bij de nieuwe Unit Internationaal.

‘Ik vind het heel erg leuk dat ik ben terechtgekomen bij een organisatie en een directeur die overal voor open staan. Mijn ontwikkeling binnen FORUM dank ik aan die open geest en de faciliterende rol van de organisatie. Bij alles wat nodig is geweest om mij te doen groeien in de organisatie ben ik heel erg ondersteund. Een intensieve managementcursus heeft me veel zelfvertrouwen gebracht en klaargemaakt voor mijn huidige functie. En ook nu nog volg ik allerlei taalcursussen om mijn internationale werk beter te kunnen doen. FORUM zag mijn potentie en dat is goed, want ik heb even een duwtje in de rug nodig gehad. De ondersteuning vanuit de organisatie is er, maar je moet wel zelf willen, en het zelf doen. Unit Internationaal is mijn eigen idee geweest. Het project heb ik bedacht en uitgewerkt tijdens mijn managementcursus. Na de nodige feedback van andere medewerkers en medestudenten heb ik het gepresenteerd aan de Raad van Bestuur en kon ik er mee beginnen. Ik zit nu een jaar op deze plek en wil me vooral verder bekwamen in het coachen en ontwikkelen van mijn toekomstige stagiaires en medewerkers. Op die manier kan ik mijn eigen ervaring overbrengen en verspreiden binnen FORUM. Anderen dezelfde kansen geven die ik zelf heb gehad en nog steeds heb.’


FORUM investeert met een jaarlijks budget van € 80.000 veel in training en scholing. De nadruk ligt de laatste jaren wel sterker op het principe van de lerende organisatie en ervaringsleren. FORUM beschikt als kennis- en exper-tisecentrum over veel(zijdige) hoogwaardige kennis en telt onder zijn mede-werkers een aantal prominente professionals. Deze praktijkkennis en ervaring lenen zich bij uitstek voor interne overdracht.

Financiële situatieFORUM is voor zijn inkomsten voor een belangrijk deel afhankelijk van een jaarlijkse instellingssubsidie van de Rijksoverheid. De korting van 10 procent die het toenmalige verantwoordelijke ministerie van VWS in 2003 oplegde, gevolgd door de korting die het ministerie van Justitie in 2004 oplegde (zie hoofdstuk 2), zijn mede aanleiding geweest voor de reorganisatie en organi-satieontwikkeling van de afgelopen jaren. Bij de nieuwe visie en ambitie van FORUM sinds 2003 past echter ook een grotere onafhankelijkheid van de vaste subsidieverstrekker.

4544

Aan

tal m

edew

erke

rs

Individueel projectmanagement

Individuele vakgerichte scholing

Individuele coaching

Collectieve scholing managers

Collectieve scholing medewerkers

2006 2007 20080

10

20

30

40

50

60

Marieke van der ZandenIn juli 2006 begonnen in deeltijd met een tijdelijk contract als projectmedewerker Nieuwlandbus. Via andere projecten al heel snel in vaste dienst met een volle werkweek.

‘Mijn begintijd bij FORUM was een wirwar van contracten die elkaar snel opvolgden. Al vrij snel kreeg ik toen een vaste aanstelling en ben ik serieuzer gaan nadenken over mijn toekomst binnen FORUM. Wat wil ik, waar word ik blij van en waar wordt de baas dus uiteindelijk ook blij van? Ik heb daarbij alle steun en ruimte gekregen en het is tot nu toe eigenlijk een heel organische overgang geweest. Ik ben toch vooral een generalist en wil me meer gaan richten op de organisatorische kant van bijvoorbeeld evenementen en congressen. Eens goed kijken naar de levensvatbaarheid van een centrale evenementen-unit. FORUM-breed, want die afwisseling vind ik fantastisch.Het initiatief om verder te willen moet uit jezelf komen. Je moet verder willen, laten zien dat je er voor gaat. Als FORUM dat ziet, bieden ze je alle ruimte. De huidige ontwikkeling naar een meer marktgerichte koers vind ik fijn. Het lijkt mis-schien wat harder, maar eigenlijk zet het je alleen maar aan tot nog beter nadenken over je werk, over jouw meerwaarde voor FORUM en FORUM’s meerwaarde voor de samenleving. Dat helder hebben, is een prettige vooruitgang.’

Het streven naar grotere onafhankelijkheid en een financieel gezonde en stabiele uitgangs-positie heeft de Raad van Bestuur daadkrachtig opgepakt. Er is stevig ingezet op twee fronten: verminderen van de vaste lasten en het vergroten van de projectsubsidies (de zogeheten tweede geldstroom, naast de instellingssubsidies). Reorganisatie, afstoten van een deel van de huisvesting en vermindering van de overheadkosten passen in het streven om de vaste lasten te verminderen. Intensief acquireren op substantiële meerjarige projecten moet zorgen voor het aanzienlijk vergroten van de projectsubsidies. Actuele maatschappelijke thema’s zijn vertaald in de programmastructuur van FORUM en daarbinnen in goedlopende, gezaghebbende meerja-renprojecten.

Het exploitatieoverzicht 2004-2008 laat zien dat FORUM op beide fronten goed heeft gescoord. In 2004 is de instellingssubsidie met € 5,9 miljoen verantwoordelijk voor 67 procent van de totale inkomsten. Projectsubsidies maken dan met € 2,2 miljoen 25 procent van de totale inkomsten uit. Het jaar 2008 laat een forse verandering zien: FORUM is 10 procent minder afhankelijk van de instellingsubsidie, die nu 57 procent van de totale inkomsten bedraagt. De projectsubsidies bedragen nu 28 procent van de totale inkomsten. Het overzicht van de vaste lasten laat een soortgelijk verhaal zien. In 2004 bedragen de perso-neels-, huisvestings- en organisatiekosten bij elkaar 80 procent van de totale lasten. Uitbesteed werk bedraagt 19 procent van de totale lasten. In 2008 is dit respectievelijk 50 en 38 procent.

FORUM heeft hiermee in de verslagperiode 2003-2008 de financiële doelstellingen ruim-schoots gehaald. FORUM is daarmee klaar voor een meer marktgerichte toekomst.

4746

Exploitatieoverzicht 2004-2008

realisatie realisatie realisatie realisatie realisatie realisatie realisatie realisatie prognose prognose

2004 2005 2006 2007 2008 2008

Baten euro % euro % euro % euro % euro %

Instellingssubsidie 5.879.707 67% 6.054.646 69% 5.663.332 59% 5.930.000 57% 6.099.000 57%

Projectsubsidies 2.165.038 25% 1.920.760 22% 2.893.572 30% 3.552.344 34% 3.028.539 28%

Overige Inkomsten 677.945 8% 787.446 9% 992.106 10% 969.704 9% 1.557.406 15%

8.722.690 100% 8.762.852 100% 9.549.010 100% 10.452.048 100% 10.684.945 100%

Lasten

Personeelskosten 6.235.888 69% 5.206.695 62% 4.692.185 53% 5.214.962 50% 5.210.203 50%

Huisvestingskosten 542.320 6% 540.620 6% 512.824 6% 514.429 5% 560.910 5%

Organisatiekosten 574.072 6% 642.622 8% 664.176 7% 798.260 8% 656.898 6%

Uitbesteedt werk 1.699.293 19% 2.066.124 24% 3.052.942 34% 3.936.249 38% 3.985.850 38%

Resultaat -328.883 306.791 626.883 -11.852 271.084

(negatief) (positief) (positief) (negatief) (positief)

Dat FORUM na vijf jaar van organisatieontwikkeling en kwaliteitsverbetering niet stil staat, moge blij-ken uit de nieuwe strategische visie voor de periode 2010-2015. Deze strategienotitie die in de loop van 2009 openbaar wordt, is het resultaat van een intensief strategietraject. In diverse workshops zijn het gehele personeel en een aantal externen bevraagd over trends en ontwikkelingen die relevant zijn voor FORUM. Bij de interne workshops is ook stil gestaan bij de vraag of ‘FORUM de goede din-gen doet’ en of ‘FORUM die ook daadwerkelijk goed doet’.

De uitkomst van deze strategiesessies is een nog scherpere verwoording van de missie van FORUM: FORUM vertaalt kennis van multiculturaliteit in oplossingen. Deze formulering geeft een extra dimensie aan het profiel van de organisatie. FORUM is niet alleen een kennisinstituut dat een totaaloverzicht heeft van de trends en ontwikkelingen in de multiculturele samenleving. In de nieuwe strategie komt ook een ander aspect van het werk van FORUM sterker naar voren: FORUM is ook een expertisecentrum. Met de ontwikkeling van methodieken en producten weet het instituut gedrags- en attitudeverandering in de samenleving te bewerkstelligen.

In 2009 zal de nieuwe strategie worden geïmplementeerd. Hierop vooruitlopend is al een aantal stappen gezet om de kennisrol van FORUM beter uit te dragen. Zo zijn begin dit jaar twee units herschikt en is van daaruit een nieuwe afdeling opgericht: Strategie, Innovatie, Onderzoek en Communicatie. Daarnaast is in 2008 de Unit Internationaal opgericht, bedoeld om de toene-mende internationale contacten en het daaruit voortvloeiende werk te stroomlijnen.

De inhoudelijke strategie is ook vertaald naar een HR-strategie voor FORUM. De kerncompe-tenties die horen bij de kennis- en expertiserollen van FORUM (coderen en decoderen) moeten immers overal in de organisatie verankerd zijn en voldoende worden uitgedragen. De HR-strategie is gericht op het versterken en vermarkten van deze competenties. Van medewerkers wordt een hoge mate van professionaliteit en verantwoordelijkheid verwacht. Om de ambities van FORUM

Doorkijk naar de toekomst: een nieuwe visie

49


4

waar te maken, is het zaak deze verwachtingen duidelijk vast te leggen. Tegelijkertijd moeten medewerkers ook de mogelijkheid krijgen om zich deze competenties eigen te maken, in lijn met hun eigen ontwikkeling.

De nieuwe uitdaging ligt in het verduidelijken en zichtbaarder maken van de focus en toege-voegde waarde van de primaire processen van kennisinstituut en expertisecentrum. Alleen zo kan FORUM in de nabije toekomst zijn bestaansrecht legitimeren en de stap zetten naar een excellerende en marktgerichte organisatie.


50

Sociaal Jaarverslag FORUM

Documents

Transcript of Sociaal Jaarverslag FORUM