INSCHRIJVEN OPAANBESTEDINGENINSCHRIJVEN OPSuccesvol

VERKOPEN MAAR DAN OP PAPIERJessica van der Burg

57MRDEURO

AANOVERHEIDSOPDRACHTEN

PER JAAR

3MEER KANS

OM EXTRA BUSINESSBINNEN TE HALEN

INSCHRIJVEN IS EEN EXTRAKANS OM EEN RELATIEOP TE BOUWEN EN EENOPDRACHT BINNEN TE HALEN

GRIJPJE KANS,OOK OPPAPIER

DIT BOEK GEEFTJE ALLES WAT JEDAARVOOR NODIGHEBT

Steeds meer bedrijven en overheden besteden werk uit via aanbestedingen. Veel managers en ondernemers laten kansen liggen door zich niet in te schrijven. Zonde, want het gaat tenslotte om interessante opdrachten.

In dit praktische boek voor MANAGERS EN ONDERNEMERS lees je hoe je SUCCESVOL INSCHRIJFT OP AANBESTEDINGEN en vergelijkbare trajec-ten. Hoe ziet een aanbestedingstraject er eigenlijk uit en aan welke spel-regels moet je voorstel voldoen? Bovendien: hoe kun je KANSEN herkennen en optimaal benutten? Want inschrijven draait natuurlijk, net als alle andere vormen van ACQUISITIE, om het binnenhalen van de opdracht.

Aanbestedingsadviseur JESSICA VAN DER BURG van Tenderwise weet als geen ander hoe dit spel wordt gespeeld. Ze geeft trainingen en begeleidt al meer dan tien jaar bedrijven bij het inschrijven op aanbestedingen.

INSCHRIJVEN OPAANBESTEDINGENINSCHRIJVEN OPSuccesvol

VERKOPEN MAAR DAN OP PAPIER

Jessica van der Burg

Lettertype: Futura

Lettertype: Futura

SUCCESVOL INSCHRIJVEN OP AANBESTEDINGENJessica van der Burg

Lettertype: Futura

KEER

Voorwoord 6

1 Hebjewataaneenaanbesteding? 9

2 Waarominschrijvenookvoorjouhaalbaaris 17

3 Hoevindjegeschikteaanbestedingen? 21

4 Hoepakjehetinschrijvenaan? 54

5 Hoezieteeninschrijvingsdocumenteruit? 99

6 Deinvloedvanjeeigenorganisatie 123

7 Gezamenlijkinschrijven 147

8 Jouwpersoonlijkebijdrage 152

9 Deinvloedvandeopdrachtgever 179

Tenslotte 193

Bronnen 195

Watalshetnietwerkt 198

Referentiewoordenlijst 207

inhoudsopgave

6 SucceSVolinScHRiJVenopaanBeSTeDinGen

Mensenvragenmeweleenswaaromikmeinvredesnaambezig-

houdmetaanbestedingen.‘Saaiengeestdodendwerk,datpasthe-

lemaalnietbijje,’zeggenzedan.endatklopt.Saaiheidligtmeab-

soluutniet.

inschrijvenopaanbestedingenisjuistelkekeerweereenuitdaging.

Verschillende bedrijven uit verschillende sectoren zijn altijd op

jachtnaaraantrekkelijkeopdrachtenmetbehulpvaneenoptimale

inschrijving.Hetiseenuitdagingomdezebedrijventehelpenom

zichzelf zo goed te verwoorden dat ze niet alleen de opdracht

binnenhalen, maar zichzelf soms ook spontaan heruitvinden. elk

bedrijfheeftuniekeeigenschappen.nuikaltienjaaractiefbedrij-

venbegeleid,weetikwaarikdespiegelopmoetrichtenzodatze

zichzelf goed bekijken en die eigenschappen zien, zodat ze weer

haarfijnwetenwiezezijnenwatzetebiedenhebben.Dekunstis

vervolgensomdatoppapierteverwoorden.

ik heb het proces van het inschrijven op aanbestedingen goed

lerenkennen.enalsikíétshebgeleerd,ishetweldatdekernvan

het inschrijven niets anders is dan verkopen.Verkopen op papier

vooRWooRd

VooRWooRD 7

weliswaar, maar nog steeds verkopen. inschrijven op (europese)

aanbestedingenenanderepapieren inkooptrajecten isnietsmin-

der dan een extra acquisitiekanaal en daarmee de moeite waard

omjeinteverdiepen.

De onbekendheid van de aanbestedingen en het zoeken naar

houvastheeft inhetverledennogaleensgeleid toteen focusop

dejuridischeaspectenervan,zowelbijdeoverheidalsbijhetbe-

drijfsleven.Zonde,wantdegoedeverstaanderweetdathet,netals

bijalleinkoop,gaatomhettotstandbrengenvandebestematch

indemarkt.Deregelgevingspeeltnatuurlijkweleenrol,maarzou

nooit leidendmoetenzijn.De inhoudelijkematch,dat iswaarhet

omdraait!alsjejedaaropfocust,maakthetnietuitbinnenwelke

regelsenrichtlijnenjemoetwerken.

Metditboekwil ik jouenandere inschrijversstimulerenomjebij

hetinschrijvenopaanbestedingenteconcentrerenopdatwaarje

algoedinbent:hetverkopenvandedoorjulliegeleverdediensten

enproducten!

8 SucceSVolinScHRiJVenopaanBeSTeDinGen

KANSEN

BEHAPBARE OPDRACHTEN

STRATEGISCHE ZET

ALLE BRANCHES

UITSLAG BEÏNVLOEDBAAR

BUSINESS AS USUAL

ONVERMIJDBAAR

VER MIJN MIJN BEDJURIDISCH GEBEUREN

UITSLAG STAAT VASTBEPERKT TOT DE BOUW

STAPELS WERKTE GROTE OPDRACHTEN

GEDOE

HeBJeWaTaaneenaanBeSTeDinG? 9

eenrelatiefkleinespelerindegezondheidszorgdeedmeemetde

aanbestedingvaneenlandelijkeorganisatie.indezesectorzijnde

aanbestedingen meestal het speelveld van de grote partijen. Het

managementvandezeorganisatievondechterdatjuistzijdeide-

alepartijvoordeopdrachtwas.omdathetinschrijvennieuwvoor

henwas,zettenzeallesopallesenzochtenzein-enexternactief

naarkennisenexpertise.Zoontstondereengretigmaarwelover-

wogenvoorstelvaneenenthousiastteam.

Het resultaat?eengeslaagde inschrijvingeneen inhoudelijk inte-

ressanteopdrachtvandusdanigeproportiedathetbedrijfmeteen

flinkgroeide.Degrote,bekendepartijenstondenbuitenspel.

heB Je WaT aan aanBesTedingen?

10 SucceSVolinScHRiJVenopaanBeSTeDinGen

Sinds de bouwfraude is het aanbesteden veel in het nieuws ge-

weestenbijeenbreedpubliekbekendgeworden,watdenodige

vooroordelenheeftopgeleverd.Veelmensendenkendat inschrij-

vingen vooral te maken hebben met de bouwsector, miljoenen-

opdrachten, ingewikkelde juridische trajectenenstapelswerk,en

ookdatdeuitslag(degunning)vantevorenalvaststaat.Maarisdat

eigenlijkwelzo?Kloppendezebeeldenenaannames?latenweze

naderbekijken.

1.1 Vooroordelen onder de loep

Aanbestedingen zijn heel ingewikkeld

Kort door de bocht is een (europese) aanbesteding een vorm

van inkoop,vaakdoordeoverheid,waarbijde leverancieraande

handvaneenpapierenselectieproceswordtuitgezocht.erwordt

bekendgemaaktdatereen leveranciergezochtgaatworden.een

slimmeverkoperzietdaarineenactiefkoopsignaal:eenkans.een

aanbesteding bespaart je dus ook veel gedoe: je hoeft niemand

maandenachterdevoddentezitten,deinkoopvraagwordtvanzelf

openbaar gemaakt. een kwestie van gewoon het aanbod filteren

opdevoorjouinteressanteaanbestedingen.

Dat is toch vooral iets voor de bouw?

aanbestedingen worden uitgeschreven voor producten en dien-

sten in vrijwel alle denkbare branches en sectoren. noem het en

het wordt aanbesteed, variërend van toiletpapier tot nieuw te

ontwikkelen communicatiesystemen. Tenzij je echt alleen gespe-

cialiseerdbentingrijsgroeneHB-potlodenvan30centimeterzaler

ergensweleenopdrachtvoorjebijzitten.

HeBJeWaTaaneenaanBeSTeDinG? 11

Aanbestedingen draaien altijd om miljoenen

Ja, er zijn miljoenenopdrachten, maar buiten de bouwsector ligt

hetgrosvandeopdrachtenronddeenkeletonnen.Vanaf130.000

eurowordenopdrachteneuropeesaanbesteedendaarnaastwor-

denernationaalookkleinereopdrachtenaanbesteed.Daarhoeft

niemandzichquaomvanginteverslikken.eenoverheidsopdracht

duurtmeestalminimaal twee totvier jaarenvormtdaarmeeeen

goedbasisingrediëntvoorjebedrijfsvoering.overheidsopdrachten

worden bovendien gegarandeerd betaald, iets wat in financieel

onzekeretijdenextrabelangrijkis.

Niets voor mij, al dat juridische gedoe

De manier waarop europees aanbesteed moet worden, is inder-

daad juridisch vastgelegd. Zo weet iedereen waar hij aan toe is

en kan er in alle europese landen gelijk worden gehandeld. als

inschrijver moet echter de kern van je (verkoop)verhaal centraal

staan,ennietdejuridischedetails.inschrijvenopeenaanbesteding

isgewoonverkoop.alsjenormaalzakendoet,bijvoorbeeldopbasis

vangesprekkenenoffertes,laatjejetochooknietafleidendoorju-

ridischezaken?Hooguithuurjeeenspecialistinomjetefaciliteren

voordiedelendiebuitenjeeigenvakgebiedvallen.

inschrijven isnietsandersdanelkanderomvangrijkoffertetraject.

Hetkostveeltijdenaandacht,maarjeweetwaarjehetvoordoet:

dekansopeensubstantiëleopdracht.

Dat kost me natuurlijk bergen werk

aanbesteden iseenveelomvattendproces. inschrijven isdanook

iets wat je niet te licht moet nemen. Maar dat geldt voor alle

grote opdrachten, die nu eenmaal veel tijd en dus geld vergen.

overheidsopdrachtgevers staan bekend om hun behoefte aan

zekerheid,enhetgevenvanonderbouwing,bewijzenenvertrou-

12 SucceSVolinScHRiJVenopaanBeSTeDinGen

wen vergt inderdaad de nodige woorden en bijlagen. Hoewel

elkevolgende inschrijvingminderwerkvergt, isdebeslissingom

structureel te gaan inschrijven op aanbestedingen dan ook een

strategischebeslissing.

Ach, de uitslag staat toch al vast

incidenteel zal er heus wel eens een aanbesteding niet helemaal

correct verlopen, maar aanbesteden is een geformaliseerd traject

datbovendiensteedsmeerindeschijnwerpersstaat.ervaringleert

dat alles erop gericht is om een zo objectief mogelijke keus voor

eenleveranciertemaken.

Met uitzondering van een eventuele presentatieronde vindt de

communicatieplaatsoppapier:zoweldeinstructiesendeinkoop-

vraagalslaterdeverantwoordingenhetantwoord.

Al dat papierwerk

communicerenviapapierisvoorveleneennieuwtelerenvaardig-

heid.Sommigenervarenhetalseendrempel.nu ishetnatuurlijk

nietzodateenverkopernormaliterallesaltijdopeendienblaadje

wordt aangeboden, dus je bent wel gewend aan het nemen van

een drempeltje of twee. in dit geval is het hooguit een andere

drempeldanjegewendbent.Jedriveblijftgewoondezelfde:op-

drachtenbinnenhalen,mensenhelpenenzovoort.

1.2 Aanbestedingen vormen een groeimarkt

nogsteedswordtnietalleswataanbesteedzoumóétenworden,

ook daadwerkelijk aanbesteed. Daardoor zal het aantal aanbeste-

dingennogdriekeerzogrootworden,nogongeachtdeuitkomst

van de nieuwe aanbestedingswet. in andere europese landen en

HeBJeWaTaaneenaanBeSTeDinG? 13

in Brussel groeit het aantal aanbestedingen. Daarnaast hanteren

overheidsinstanties steeds vaker een vergelijkbaar traject voor in-

kopendiezenietverplichteuropeeshoevenaantebesteden.elke

overheidsorganisatieheeftinhetinkoopbeleidafsprakenstaanmet

betrekking tot opdrachten onder de europese drempel. Daarin is

onderanderevastgelegdhoedezeopdrachtenaanmarktpartijen

moetenwordenaangeboden.

Deoverheidbesteedtsteedsvakerookopdrachtennationaalopen-

baar aan of biedt ze gericht onderhands aan marktpartijen aan.

Denadrukkelijketoetsingdooraccountantsvandezeregelszorgt

vooreenbeterenalevingervanendusvoorgroeivanhetaanbe-

stedingsvolume.

onderdenoemerRFp(RequestForproposal)ofpitchzetookhet

bedrijfslevensteedsvakervergelijkbareprocedures in.combineer

dat met de hiervoor beschreven groei, en je zult waarschijnlijk

constaterendathetopzijnminstdemoeitewaardisomjeinhet

verschijnselvanhetpapierenverkooptrajectteverdiepen.Jegaat

ervroegoflaatmeetemakenkrijgen.

intotaalbesteedtdeoverheidmaarliefst57miljardperjaaruit.Het

totaal aan aanbestedingsplichtige opdrachten bedroeg in 2008

volgenshetministerievaneconomischeZakentussende11en18

miljard euro. Gemeenten met meer dan twintigduizend inwoners

nemen de helft van het totale inkoopvolume voor hun rekening.

Gemeentenmetminderdantienduizendinwonersvertegenwoor-

digen slechts 1 procent. Ministeries komen op 9 procent van het

totaaluit.Degemeentenmetmeerdanhonderdduizendinwoners

hebbenmet27procenthetgrootsteaandeelinhetaanbestedings-

plichtigeinkoopvolume.

14 SucceSVolinScHRiJVenopaanBeSTeDinGen

1.3 Grijp die kans

inschrijven op aanbestedingen vormt door de potentie van de

opdrachten(zowelquagroottealsquafinanciëlezekerheid)ende

(groeiende)omvangvanhetaanbodeen interessantemanierom

debestaandeacquisitieaanpakuittebreiden.Hoejehetookwendt

ofkeert,erisaltijdeenpartijdieermetdeopdrachtvandoorgaat.

Dankunjeermaarbetervoorzorgendatjulliediepartijzijn.

natuurlijkisnietallesrozengeurenmaneschijn.Zozijnerongetwij-

feldverschillenmetdereguliereverkoopprocessenwaaraanjenu

gewend bent. er zijn vast nieuwe drempels die je moet slechten,

maarbedenksteedsdatverkopendekernvandezaakblijft.Hoeje

dienieuwedrempelstochsuccesvolkuntnemen?Ditboekhelptje

daarbij.ikgeefhandreikingenwaarmeejedekunstvanhetinschrij-

ven op aanbestedingen en vergelijkbare trajecten in de vingers

krijgt,waardoorjekansenkuntverzilveren.Kansenzijnergenoeg,

devraagishooguit:gunjijjezelfeenaanbesteding?

Dezevraaghoefjenietmeteentebeantwoorden.leeseersteens

rustigverderoverwataanbestedenis,hoehetwerktenwaarinhet

verschiltvandeverkoopmethodendiejegewendbent.

INSCHRIJVEN OPAANBESTEDINGENINSCHRIJVEN OPSuccesvol

VERKOPEN MAAR DAN OP PAPIERJessica van der Burg

57MRDEURO

AANOVERHEIDSOPDRACHTEN

PER JAAR

3MEER KANS

OM EXTRA BUSINESSBINNEN TE HALEN

INSCHRIJVEN IS EEN EXTRAKANS OM EEN RELATIEOP TE BOUWEN EN EENOPDRACHT BINNEN TE HALEN

GRIJPJE KANS,OOK OPPAPIER

DIT BOEK GEEFTJE ALLES WAT JEDAARVOOR NODIGHEBT

Steeds meer bedrijven en overheden besteden werk uit via aanbestedingen. Veel managers en ondernemers laten kansen liggen door zich niet in te schrijven. Zonde, want het gaat tenslotte om interessante opdrachten.

In dit praktische boek voor MANAGERS EN ONDERNEMERS lees je hoe je SUCCESVOL INSCHRIJFT OP AANBESTEDINGEN en vergelijkbare trajec-ten. Hoe ziet een aanbestedingstraject er eigenlijk uit en aan welke spel-regels moet je voorstel voldoen? Bovendien: hoe kun je KANSEN herkennen en optimaal benutten? Want inschrijven draait natuurlijk, net als alle andere vormen van ACQUISITIE, om het binnenhalen van de opdracht.

Aanbestedingsadviseur JESSICA VAN DER BURG van Tenderwise weet als geen ander hoe dit spel wordt gespeeld. Ze geeft trainingen en begeleidt al meer dan tien jaar bedrijven bij het inschrijven op aanbestedingen.

INSCHRIJVEN OPAANBESTEDINGENINSCHRIJVEN OPSuccesvol

VERKOPEN MAAR DAN OP PAPIER

Jessica van der Burg

Lettertype: Futura

Lettertype: Futura

SUCCESVOL INSCHRIJVEN OP AANBESTEDINGENJessica van der Burg

Lettertype: Futura

KEER