Communicatie & Acquisitie bij aanbestedingen - Berenschot

Masterclass

Groningen, 31 maart 2011

Communicatie & acquisitie voor, tijdens en na een aanbesteding

BerenschotJohan StuiverMartijn Röfekamp

Hanzehogeschool GroningenGeke Werkman-BouwkampMarius van der WoudeGert Walhof

Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

Planning

Inhoud

Introductie

Basiskennis aanbesteden

Effectief inschrijven

Uitwisseling ervaringen

Uitleg workshopmodel en groepsindeling

Pauze

World café

Pauze + resultaten

Terugkoppeling en afsluiting

Tijdsbesteding

10 min

20 min

20 min

10 min

5 min

15 min

60 min

15 min

20 min

2


Introductie

• Even voorstellen

• Samenwerking Berenschot – Hanzehogeschool Lectoraat Inkoopmanagement

• Doelen & verwachtingen

• Peilstok ervaring/kennisniveau

3


Onderwerpen:

1. Aanbestedingsrecht – basisbeginselen2. Nieuwe aanbestedingswet3. Periode voorafgaand aan de aanbesteding

– marktconsultatie

4. Periode tijdens de aanbesteding– grossmanndoctrine

5. Periode na (voorlopige) gunning– Afwijzing– Motivering gunningsbeslissing

31 maart 2011 4Berenschot en Lectoraat

Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen


5


Inkoop bij de overheid

• € 60 miljard per jaar• Anders dan binnen de private sector:

• Wettelijke regels en procedures• Budget gedreven• Open informatie (WOB)• Transparantie, integriteit, accountability• Veel (en conflicterende doelstellingen)• Politieke doelen

• Beweging rechtmatig naar doelmatig


• Wie? Aanbestedende diensten– Overheidsorganen, publiekrechtelijke instellingen

• Wat? Levering, diensten of werken• Wanneer? Drempelwaarden

• EG-Verdrag: eisen van gelijkheid, transparantie en non-discriminatie




Drempelwaarden

• WERKEN drempel• Centrale overheid € 4.845.000• Andere overheden € 4.845.000• Sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten (Nuts) € 4.845.000

LEVERINGEN (VAN PRODUCTEN) drempel• Centrale overheid € 125.000• Andere overheden € 193.000• Sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten (Nuts) € 387.000

DIENSTEN drempel• Centrale overheid € 125.000• Andere overheden € 193.000• Gesubsidieerde opdrachten, onderzoeks- en ontwikkelingsopdrachten en

telecommunicatiediensten, diensten vallend onder bijlage IIB € 193.000,-Sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten (Nuts) € 387.000

• bron: Europese Commissie




Niet / licht gereguleerd

• Onderhandse aanbestedingsprocedure• Enkelvoudig of meervoudig• Kleine opdrachtwaarde• “Geen” regelgeving, interne inkoopbeleid

Enigszinsgereguleerd

• Nationale aanbestedingsprocedure• 2A – 2B diensten• Onder de drempel• “geen” regelgeving, interne inkoopbeleid

Zeer gereguleerd

• Europese aanbestedingsprocedure• Vanaf 125.000 Euro (Het Rijk) of 193.000 Euro (Lagere overheid)• “Duidelijke” regelgeving: BAO en BASS

Verschillende typen aanbestedingen



Aanbestedende dienst:• Aanbestedingsbeleid• Gunnen op: Laagste prijs of EMVI• Welke aanbestedingsprocedure is geschikt




• Nieuwe aanbestedingswet vanaf zomer 2011?




• Communicatie AD en potentiële inschrijver– Marktverkenning en -consultatie

Voorafgaand



Tijdens

Belangrijk arrest: • Grossmann arrest (bezwaren niet opsparen):

– Stel een inschrijver X ziet af van deelname aan aanbestedingsprocedure, omdat hij deze op voorhand discriminatoir acht. Bij bekendmaken gunning maakt hij bezwaar. Is zijn bezwaar op tijd?

– Uitgangspunt: Van een (potentiële) inschrijver mag verwacht worden dat hij een pro-actieve houding inneemt en dat hij tegen eventuele onduidelijkheden /onvolkomenheden in het aanbestedingsdocument opkomt in een stadium waarin die onduidelijkheden/onvolkomenheden nog ongedaan kunnen worden gemaakt. Bij gebreke daarvan loopt zij het risico dat zij haar recht verwerkt om in een later stadium alsnog bezwaar te maken.



Na afloop

• Afwijzing – communicatie inschrijver richting aanbestedende dienst

• Motiveringsplicht AD en transparantie• WIRA• Alcatel termijn



Na afloop

Alcatel

• Bezwaar maken – NB. Let op bestek: “u moet binnen 15 dagen na voorlopige gunning een kort

geding aanhangig maken, daarna bent u niet ontvankelijk”

• Wanneer begint termijn te lopen?• Mag er gedurende de termijn worden gegund?• Wat als de laatste dag van de termijn valt op een zaterdag?• Ook alcateltermijn bij 2 inschrijvers waarvan er 1 ongeldig

is?



Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen 15

• Inrichten tenderdesk• Onderdeel van bedrijfsstrategie• Vaste werkwijze en processen• Duidelijke planning en interne communicatie tijdens proces• Go no/go momenten• Controle en tijdige indiening• Interne evaluatie (kosten-baten, lering trekken voor volgende

aanbesteding)

Basiskennis aanbestedenInterne organisatie


Basiskennis aanbestedenCommunicatie & acquisitiemomenten

16

Fasen Aanbestedingstraject

Signaleren

Bestek bestuderen

Analyse score kansen

Opstellen checklist

Stellen van vragen

Opstellen concept offerte

Bestuderen nota van inlichtingenOpstellen definitieve offerte

Finale controle

Uitslag

Strategische vragen

voorsorteren

Strategische vragen

Exit gesprek

Go / no go beslismoment

Go / no go beslismoment


Basiskennis aanbesteden Communicatie & acquisitiemomenten

Vooraf:• Signaleren en voorsorteren (waar kan ik de opdrachten vinden, wie zijn je

contacten KGB, bestuderen agenda’s en besluiten provincies en gemeenten, je bedrijf, producten en diensten actief presenteren aan KGB’ers, shortlist)

Tijdens:• Vragen stellen (alle onduidelijkheden in bestek opgehelderd krijgen, duidelijk inzicht

krijgen in de gunningcriteria, als nota van inlichtingen nog onduidelijk is dan door vragen, met vragen proberen je eigen usp’s in de beoordeling te krijgen en concurrenten op achterstand te zetten)

Na:• Exit gesprek (altijd aanvragen, tijdig doen, jezelf profileren voor een volgende keer,

bezwaar of geen bezwaar?)



Gouden regels aanbestedende diensten:

• Criteria zijn duidelijk

• Zijn niet toegeschreven aan bepaalde onderneming/merk (objectief)

• Houden voldoende verband met voorwerp opdracht

• Zijn proprotioneel

• Ken onderscheid tussen geschiktheids- en gunningscriteria

• Eisen consequent toepassen

• Eisen niet tussentijds wijzigen of schrappen

• Niet tussentijds uitbreiden en aanvullen

• Geen willekeur of favoritisme

• Vooraf bekend gemaakt

• Achteraf controleerbaar



Gouden regels inschrijvers:

• Passende offerte: geen enkel bestek is hetzelfde• Volg aanwijzingen en structuur van het bestek• Beantwoord iedere vraag afzonderlijk, zonder verwijzingen• Wees volledig, vergeet geen documenten• Zorg voor geldige en recente documenten• Aanbesteder is soms leek: wees (over)duidelijk• Niet inschrijven onder voorbehoud/voorwaarden (ongeldig)• Gebruik maken van scoringsmethodiek heeft grenzen!• Stel vragen bij onduidelijkheden/onvolkomenheden in bestek


Uitwisselingen ervaringen

Welke ervaringen heeft u in de communicatie met de aanbestedende dienst c.q. inschrijver?

Welke acquisitie ervaringen heeft u op het gebied van aanbesteden?


The World Café


Uitleg werkvorm The World Café


The World Café

Tafel 1: vooraf

• Hoe kan in het inkoopproces voorafgaand aan een aanbesteding de communicatie en informatie-uitwisseling tussen opdrachtgever en de marktpartijen worden verbeterd, met als doel een aanbesteding voor de bedrijven én opdrachtgevers met meer succes te laten verlopen?


The World Café

Tafel 2: tijdens

• Op welke punten en momenten zou er tijdens een aanbesteding ruimte gecreëerd moeten worden voor het voeren van onderhandelingen tussen opdrachtgever en marktpartijen?


The World Café

Tafel 3: Vooraf, tijdens en na

• Het inschrijven op aanbestedingen is niet slechts een bijzaak in de bedrijfsvoering maar een integraal onderdeel van de bedrijfsstrategie. Hoe geef je het inschrijven op aanbestedingen een plaats in je bedrijfsstrategie en wat zijn elementen die aanbestedende diensten hierbij van belang vinden?


Vragen?

Bijlagen



Huidig juridisch kader

• Europese regelgeving– EG-verdrag– Richtlijnen (RL 2004/17 en 2004/18)

• Nederlandse regelgeving– Raamwet (1993) – Amvb’s Bao en Bass– WIRA

• Aanbestedingsreglementen (o.a. ARW) • Jurisprudentie HvJ EG, arbitrage/rechtspr.• Interpretatieve mededelingen EC • Eigen aanbestedingsbeleid



Huidige situatie

leveringen

diensten

werken Specialesectore

nOpdrachtwaarde

Vrom,DefensieVenW, LNV

Overige aanbesteders

EU-drempel

Raamwet EEG-voorschriften + Bao + Bass

EU-drempel Eigenbeleid

Eigen beleid

ARW 2005 (verplicht)

ARW 2005(vrije keuze)

ARW 2005ARN 2006

(vrije keuze)

Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool

Groningen

ARW verplicht

31 maart 2011 29

Geen europese aanbestedingsplicht

• B-diensten• < drempelwaarde• Concessieovk diensten

• Aanbestedingsbeginselen spelen altijd rol– Passende mate van openbaarheid– Grensoverschrijdend belang

• Geraamde waarde opdracht• Technische aard opdracht• Plaats van uitvoering opdracht



Rapport ‘aanbestedingsrechtspraak in Nederland’

• September 2004 – september 2009 (onderzoek MinEz)

• Uitkomsten:– 65% winst aanbestedende diensten (oplopend)– 32 % winst eisende ondernemer – 3% geen duidelijke winnaar

• Gronden van het geschil:– Ongeldigheid inschrijving (49%, 292 zaken, slagings% 27%)– Strijdigheid met transparantiebeginsel (41%, 248 zaken, slagings% 37%)– Strijdigheid met gelijkheidsbeginsel (31%, 183 zaken, slagings% 32)



23 maart 2006: EZ dient wetsvoorstel in bij TK20 sept 2006: TK neemt wetsvoorstel aan8 juli 2008: EK verwerpt wetsvoorstel29 april 2009: EZ publiceert concept voor nieuw wetsvoorstel18 juni 2009: consultatiefase sluit28 okt 2009: advies uitgebracht door “Raad voor Advies voor de nieuwe

Aanbestedingswet’Nov 2009: wetsvoorstel naar RvS25 juni 2010: wetsvoorstel naar TK gestuurd• Oktober 2010: TK heeft vragen gesteld aan min EZ.• Wetsvoorstel voor plenaire behandeling terug naar TK. Daarna EK.• Zomer 2011?

Nieuwe aanbestedingswet



Nieuwe aanbestedingswet flankerend beleid

• Beleidsmaatregelen (EZ) ter ondersteuning uitvoering aanbestedingswet. Vb:– Handreiking proportionaliteit– EZ en VNG werken aan convenant: lokale

overheden moeten hierdoor op een uniforme manier gaan werken bij aanbestedingen onder het Europese drempelbedrag van 193 duizend euro

– Elektronisch aanbesteden– Innovatie en duurzaamheid



Nieuwe aanbestedingswet

• Doelstellingen (par 2.2 MvT):– Vermindering lasten– Vergroting toegankelijkheid– Bevordering innovatie en duurzaamheid– Integriteit– Naleving

• Opvallend– Geen wettelijke regeling voor opdrachten buiten regime richtlijn– Wettelijk vastgelegd dat de algemene beginsel (gelijkheid en transparantie) gelden

voor:• Opdrachten binnen toepassingsbereik wet• Opdrachten met duidelijk grensoverschrijdend belang• Bij vrijwillige keuze voor concurrentiestelling



Marktverkenning en - consultatie

• Problematiek mbt adviserende inschrijver /inschrijvende adviseur

• Overheid gebruikt denkkracht, specifieke kennis en ervaring van de markt om wensen beter te kunnen omschrijven

• Belangenverstrengeling:– Marktpartij is betrokken bij voorbereiding van project– Marktpartij is betrokken bij voorbereiding van

aanbesteding– Marktpartij is betrokken bij beoordeling van

inschrijvingen




• Hoe om te gaan met die belangenverstrengeling?

• Richtinggevende jurisprudentie– Uitspraak HvJ: Fabricom arrest: absoluut verbod

voor adviseur om in te schrijven in strijd met evenredigheidsbeginsel

– Toetsing aan gelijkheidsbeginsel: Alle inschrijvers dienen bij het formuleren van hun inschrijvingen dezelfde kansen te hebben




• Aandachtspunten AD bij marktverkenning– Onbewust toeschrijven naar leverancier– Relevante kennisvoorsprong– ‘verklaring van onpartijdigheid’– Wie stelt moet bewijzen…..




Tips inschrijvers;• Passende offerte: geen enkel bestek is hetzelfde• Volg aanwijzingen en structuur van het bestek• Beantwoord iedere vraag afzonderlijk, zonder verwijzingen• Wees volledig, vergeet geen documenten• Zorg voor geldige en recente documenten• Aanbesteder is soms leek: wees (over)duidelijk• Niet inschrijven onder voorbehoud/voorwaarden (ongeldig)• Gebruik maken van scoringsmethodiek heeft grenzen!• Stel vragen bij onduidelijkheden/onvolkomenheden in bestek



Aanbestedingsproces - Tijdens

• Stel een inschrijver X ziet af van deelname aan aanbestedingsprocedure, omdat hij deze op voorhand discriminatoir acht. Bij bekendmaken gunning maakt hij bezwaar. Is zijn bezwaar op tijd?

Grossmann-doctrine

UitgangspuntVan een (potentiele) inschrijver mag verwacht worden dat hij een pro-actieve houding inneemt en dat hij tegen eventuele onduidelijkheden /onvolkomenheden in het aanbestedingsdocument opkomt in een stadium waarin die onduidelijkheden/onvolkomenheden nog ongedaan kunnen worden gemaakt. Bij gebreke daarvan loopt zij het risico dat zij haar recht verwerkt om in een later stadium alsnog bezwaar te maken.



• Uitwerking Grossmann in praktijk

• Wanneer stel je vragen?– NB. Als in bestek contactpersoon is aangesteld voor vragen, alleen

diegene benaderen (sanctie: uitsluiting!)

• Hoe antwoordt een AD?

Aanbestedingsproces - Tijdens



Aanbestedingsproces na gunningWIRA

• Afwijzing – communicatie inschrijver richting aanbestedende dienst

• Motiveringsplicht AD en transparantie– Motivering gunningsbeslissing

• WIRA: bevat relevante redenen (dus niet meer alleen op verzoek!)

• Dan pas vangt alcateltermijn aan• Geen motivering = grond voor vernietigbaarheid

– Inzage in andermans stukken?• Spanningsveld openbaarheid informatie en gevoeligheid

vertrouwelijke bedrijfsinformatie



Alcatel termijn

• Bezwaar maken – alcateltermijn– NB. Let op bestek: “u moet binnen 15 dagen na voorlopige

gunning een kort geding aanhangig maken, daarna bent u niet ontvankelijk”

• Wanneer begint termijn te lopen?• Mag er gedurende de termijn worden gegund?• Wat als de laatste dag van de termijn valt op een

zaterdag?• Ook alcateltermijn bij 2 inschrijvers waarvan er 1

ongeldig is?



Communicatie & Acquisitie bij aanbestedingen - Berenschot

Documents

Transcript of Communicatie & Acquisitie bij aanbestedingen - Berenschot