Projectmanagement
description
Transcript of Projectmanagement
Projectmanagement
College 9 > Het Projectmangementconcept van een evenement (Verhaar H4)
Welkom
2
• College 7: Gameplan• College 8: Draaiboek
• College 9: Het Projectmanagementconcept• College 10: Projectfinanciering• College 11: Leiderschapsstijlen & Verandermanagement• College 12: Speed Masterclass…..…..
programma periode 2
Management
Leerdoelen dit college• Ik weet het verschil tussen fasen en traject• Ik kan de verschillende trajecten benoemen• De fasen zijn gekoppeld aan beslisdocumenten• Ik weet wat beheersaspecten zijn• Ik kan het projectmanagementconcept adh van
het figuur 4.6 uitleggen
Management
WAT IS (PROJECT) MANAGEMENT?• Management heeft betrekking op het sturen
en beheersen van verschillende processen binnen organisaties.
• Gericht op sturing vanaf de eerste ideevorming tot en met de nazorg van het project.
• Zoeken naar een manier om ingewikkelde processen hanteerbaar te maken.
Fasen & trajecten
Even wat herhaling uit de eerste periode
TRAJECTEN EN FASEN
• Traject: het pad wat gevolgd dient te worden.
• Fase: stadium vaak afgezet in een afgebakende tijdsperiode (“stap voor stap”)Een traject kan dus in verschillende fasen opgedeeld worden.
4 functionele trajecten
trajecten
A. Productgericht / inhoudelijk traject.• Traject omvat alle activiteiten die verricht
moeten worden om het concrete eindproduct te realiseren
• Deelprojecten en ondersteunende projecten.
Productgericht of inhoudelijk traject
http://www.youtube.com/user/festyfilmpjes?v=inRHkTK07fc
Fasen van productgericht traject volgens Verhaar
• 1. Initiatieffase↓
• 2. Voorbereidingsfase↓
• 3. Uitwerkingsfase↓
• 4. Uitvoeringsfase↓
• 5. Afwikkelingsfase
fasering
Gritt:
-initiatief-definitie-ontwerp-voorbereiding-realisatie-nazorg
1. Initiatieffase
• Vastleggen van uitgangspunten en randvoorwaarden• Creëren van gelijk beeld van eindresultaat en aanpak
voor alle betrokkenen• Vastleggen van concept (idee)• Globale raming van de kosten• Indicatie van tijdsplanning
Resultaat: projectvoorstel
fasering
2. Voorbereidingsfase
• Uitwerken van het concept in een plan of ontwerp
• Invulling geven aan de “ruwe schets” van initiatieffase.
• Uitwerken van consequenties• Terugkoppeling van randvoorwaarden uit fase 1.
Resultaat: projectplanfasering
3. Uitwerkingsfase
• Praktische vertaling van fase 2• Projectplan uit fase 2 wordt in detail
uitgewerkt• Maken van definitieve keuzes• Vastleggen van contracten e.d.
Resultaat: draaiboek/tekeningen
fasering
fasering
4.Uitvoeringsfase
• Opbouw• Het evenement zelf• Afbouw
• Filmpje opbouw lowlands
5. Afwikkelingsfase
• Ook wel nazorgfase• Eindafrekening/ bedankjes• Eindevaluatie:
- Doelgroep bereikt?
- Gewenste effect behaald?- Voldeed de aanpak?- Beheersaspecten goed toegepast?- Samenwerking betrokkenen?
fasering
B1. Marketing- en communicatietraject
Marketing- en communicatietraject
• Zorgen voor goed draagvlak in omgeving• Formuleren van een visie en een missie• Wat is ons imago? (hoe zien anderen ons?)• Hoe profileren wij ons op de markt?• Wat zijn de kansen en bedreigingen t.a.v. ons
bedrijf c.q. product?
Marketing / communicatie
Relatie marketing - evenement• Starten met vooronderzoek
en marktverkenning
• Positioneren van het project:- Wat wil het project betekenen en voor wie?- Hoe zien anderen het project?- Hoe willen wij dat anderen het
project zien? (welke uitstraling?)
Marketing / communicatie
Relatie communicatie - evenement
• Met wie willen wij communiceren?
• Met welk doel / effect willen wij communiceren?
• Hoe willen wij communiceren?• Met welke middelen willen wij
communiceren?
Marketing / communicatie
http://www.youtube.com/watch?v=gAHf7YRTLzI
B2. Het beheersgericht traject
• Beheersen is vooraf onzekerheden inschatten en daarop voorzorgsmaatregelen treffen.
Voorbeeld: Hoe beheers jij je vakantie?
beheersaspecten
Productgericht of inhoudelijk traject
Opdracht: Analyseer de beheersaspecten van je project
Wat: kies 6 hoofdactiviteiten uit je project en analyseer/omschrijf per activiteit de beheersaspecten. Kwaliteit(eisen), Organisatie(aanwezig), Faciliteiten(aanwezig), Tijd(planning), Informatie(communicatie), Geld(kosten)
Hoe: met je projectgroepTijd: 15 min. projectgroep / 10 min. klassikaal delenUitkomst: iedere groep bespreekt min. 2 activiteiten(in jullie ogen de
belangrijkste) klassikaal
beheersaspecten
Onzekerheden bij project• Kosten?• Inkomsten/rendement?• Tijd?• Hoe wordt het project gefinancierd?• Is er een geschikte locatie?• Zijn alle middelen op tijd beschikbaar?• Welke kwaliteit stellen wij aan ons
project?• Wie is waar voor verantwoordelijk? Hoe
ziet onze organisatie eruit?• Etc etc etc etc
Cyclisch proces beheersen(kwaliteitszorg)PDCA-cyclus
• PLAN : stel een plan op voor de uitvoering n stel de doelen vast. De doelstellingen worden SMART gedefinieerd.
• DO : Voer de geplande processen uit. Realisatie.
• CHECK : Controleer of de processen goed worden uitgevoerd, en meet of de doelen bereikt worden. Kijk naar het effect.
• ACT : Aanpassing en BORGING.
• Herhaal indien nodig.
beheersaspecten
BEHEERSASPECTEN: KOFTIG
• Kwaliteit• Organisatie• Faciliteiten• Tijd• Informatie • Geld
Geen van deze zes aspecten staat op zichzelf !
beheersaspecten
beheersaspecten
T
Projectmatig
werke
n
Het project
Projectmanagement
Interne omgeving Externe omgeving
•Interne opdrachtgever
•Afdelingen
•Andere projecten
•Directie
Trends en
ontwikkelingen
•Leveranciers•klanten•etc.
G
O
I
F
K
beheersaspecten
Kwaliteitsbeheersing (K)Doel:- Bewaking van kwaliteitsniveau- Vooraf vaststellen van
normen/procedures
- Alle activiteiten worden volgens doelstelling uitgevoerd
- Opdrachtgever/klant is wanneer tevreden
- Beschikbaarheid van voldoende menskracht en middelen
beheersaspecten
Eisen:Bv: 3 sterren hotelBv: veiligheidsnormen gemeente: geen alcohol/afgesloten terrein.
Bv: binnen de tijd/budget/1000 bezoekers
beheersaspecten
Organisatiebeheersing (O)
Doel:• Duidelijkheid in elkaars taken,
verantwoordelijkheden en bevoegdheden(kan tussentijds aangepast worden)
• Communicatie verloopt via duidelijke overlegstructuur
• Makkelijk over te dragen aan anderen
• Effectief leiderschap
Faciliteitenbeheersing (F)Doel:• Op tijd beschikken over juiste
locatie• Op tijd beschikken over andere
faciliteiten zoals techniek, catering, beveiliging etc.
• In kaart brengen van juridische randvoorwaarden bijv. auteursrechten
• Op tijd beschikken over benodigde vergunningen.
• Beschikken over juiste middelen en menskracht.
beheersaspecten
Tijdbeheersing (T)
Doel:• Voortgang wordt bewaakt door
tijdsplanningen, to-do lijstjes en regelmatig overleg
• Eindresultaat wordt op tijd afgeleverd• Op tijd beschikking over juiste
menskracht, geld, locatie etc)
beheersaspecten
Informatiebeheersing (I)
Doel:• Juiste informatie op de juiste plek en op
het juiste moment• Eenduidige uitvoering van activiteiten• Eenduidige formulering van richtlijnen• Op tijd aanleveren en op duidelijke wijze
van diverse documenten, verslagen etc.• Hoe om te gaan met aangeleverde stukken
(wijzigingen aanbrengen)
beheersaspecten
Geldbeheersing (G)Doel:• Raming wordt omgezet in budget
c.q.begroting• Bewaking van de kosten en
opbrengsten (tussentijds bijstellen)• Geplande opbrengsten en eventuele
winst worden behaald
beheersaspecten
Ik welke fase zit jij met je project?
C. Besluitvormingstraject
• Aan het einde van iedere fase een beslismoment. GO-NOGO• Opleveren van een beslisdocument als resultaat van de
voorafgaande fase.
• Fase 1: projectvoorstel• Fase 2: projectplan• Fase 3: productieprogramma/draaiboek____________zover zijn we nu__________________• (Fase 4: functioneringsprogramma)• Fase 5: evaluatieverslag
besluitvorming
Inhoud van een beslisdocument• Kerngegevens• Projectinhoud beschrijving van het project)• Projectaanpak. Welke activiteiten moeten nog
verricht worden?• Projectmarketing en –communicatie. Welke
aciviteiten moeten nog verricht worden?• Zakelijke randvoorwaarden (KOFTIG). Wat is de
toestingsnorm voor de volgende periode? Wat moet bijgesteld worden? Steeds verder werken in details.
• In boek zijn formats opgenomen als voorbeeld.
besluitvorming
Huiswerk college 10 Projectfinanciering
Stel een begroting op van je project.Verwerk alle inkomsten en uitgaven, vergeet niet de interne
kosten(maak een schatting vd personeelskosten, uurtarief € 50,-) mee te nemen.
Zie vb begroting op de portal, verzin zelf relevante kostenposten.
Lever de begroting in bij je projectbegeleider en stop hem in het dossier.
Stel vragen in college 10
huiswerk