De Bovenkamer Tekst & Advies september 2013

LEAN - Communicatie

Lean manufacturing of production zorgt voor

het realiseren van een maximale waarde voor

de klant met zo min mogelijk verspillingen.

Een 'slanke productie' brengt de kwaliteit van

het product omhoog en de kosten omlaag. Dit

leidt tot een verbetering van het

bedrijfsresultaat.

Waarde of value is datgene waarvoor de klant wil betalen. Alle acties die nodig zijn om een product

of dienst aan de klant te leveren, vormen samen de value stream. Als de waarde voor de klant helder

is, en de value stream in kaart is gebracht, moet er flow komen in het proces. Continuous flow

vervangt zoveel mogelijke batchverwerking (per eenheid, product of periode). Hierna is het tijd voor

het perfectioneren van het proces. De klantvraag (pull) is hierbij het uitgangspunt.

Muda of waste staat voor elke activiteit die het proces van flow in de weg staat. Lean is erop gericht

om zaken die geen toegevoegde waarde leveren (verspilling), te elimineren. We onderscheiden twee

types Muda.

• Type 1 zijn verspillingen die niet direct te elimineren zijn.

• Type 2 zijn verspillingen die snel te elimineren zijn door middel van Kaizen1.

Soorten waste/verspilling:

• Overproductie, Defecten

• Transport, Wachttijden

• Voorraden, Beweging

• Gebrekkige procesinrichting

• Niet benut talent

Mura is de term voor ongelijkheden binnen het productieproces. Een voorbeeld is grote

tempowisselingen, de zogenaamde pieken en dalen. Je voorkomt Mura door de productie evenredig

te verdelen over een bepaalde tijd. Mura is te vergelijken met de uitspraak ‘hollen en stilstaan’.

Er is sprake van Muri wanneer er boven een machine- of mancapaciteit geproduceerd wordt. Een

voorbeeld is een werknemer die te veel taken moet verrichten waardoor hij harder werkt dan

gezond is.

1 De definitie van het Japanse gebruik van Kaizen is ‘uiteen halen en opnieuw in elkaar zetten op een betere manier.’

Datgene wat uiteen gehaald wordt is meestal een proces, een systeem, een product of een dienst.

Kaizen is een dagelijkse activiteit met een doel dat verder gaat dan verbetering. Het is een proces dat, wanneer correct

uitgevoerd, de werkplaats menselijker maakt: het elimineert hard werk (zowel mentaal als fysiek) en het leert mensen de

verspillingen in een proces zien en elimineren.

De Bovenkamer Tekst & Advies september 2013

LEAN - Communicatie

Communicatie is gericht op onderlinge

interactie. Het wederzijds overbrengen van

een boodschap. De zender richt zich op de

ontvanger en doet er alles aan dat de

boodschap helder overkomt.

Communicatie binnen bedrijven komt voor in vele soorten, mondeling en schriftelijk. Ik richt me in

eerste instantie op de schriftelijke variant. Denk aan:

• Vergaderingen waarbij er een agenda is en notulen met daarbij taken en afspraken.

• Werkinstructies die ervoor zorgen dat je elke handeling zo efficiënt mogelijk uitvoert

• Een kwaliteitshandboek waarin alle processen en handelingen eenduidig staan beschreven

• Onderlinge e-mailwisseling, brieven intern en extern

Tekst in het algemeen

Om een tekst zó te schrijven dat hij snel, goed en helder te begrijpen is, zijn er een paar grondregels.

Vooraf

Bedenk van tevoren goed wat het doel van de tekst is, wat wil je zeggen? Stop niet teveel informatie

in 1 tekst, en doe je dat wel, werk met heldere kopjes en een structuur. Spreek je doelgroep aan, en

bedenk van tevoren hoe je dat moet doen.

Bedenk begrippen die voor moeten komen in de tekst.

Tijdens

De titel moet uitnodigen tot lezen. Zorg voor een korte

samenvatting in de eerste regel of alinea. Houd de

zinnen kort en bondig, gebruik actieve vorm en

tegenwoordige tijd.

Spreek je doelgroep aan, kies het juiste perspectief en

de juiste aanspreekvorm. Werk je structuur af en kies

voor pakkende taal.

Na

Leg je tekst een poosje weg en lees hem rustig nog

eens door. Lees hardop wat je hebt geschreven, zo

hoor je of het loopt en of het ritme klopt. Dit vergroot

het leesplezier. Loop de tekst door en kijk wat er weg

kan, geen verspilling!

Het ver-LEAN-iseren van tekst

- Komt de boodschap aan?

- Bereik je de juiste doelgroep?

- Wordt de tekst gelezen?

- Waar kan het beter? Korter, helderder, anders?

- Past de tekst bij het bedrijf?

- Bereikt de tekst zijn doel?

- Zijn er inzetjes nodig?

- Dit is een doorlopend proces (Kaizen)

- Is het handig als er een standaard tekst komt?

- Geef aandacht aan de presentatie: plaatje, kleur,

lettertype, regelafstand.

- Let op aantal woorden per zin, aantal zinnen per

alinea. En op de lengte van de tekst in het

algemeen.

De Bovenkamer Tekst & Advies september 2013

LEAN - Communicatie

Het ver-LEAN-iseren van tekst

Wat is de value stream van De Bovenkamer?

Ik ben taalkundig goed onderlegd en maak eenvoudig analyses van complexe teksten. Mijn studie

Nederlandse taal- en letterkunde draagt daar voor een groot deel aan bij. Maar ook mijn ervaring

met diverse teksten in diverse branches staat voor kwaliteit en heldere taal.

Ik werk (dagdelen) op locatie, korte lijnen en snel constructief overleg met de juiste persoon.

Hoe zit het met de flow?

Ik houd van snel werk, kom afspraken na en doe wat ik beloof. Dit komt neer op zeggen wat je doet,

en doen wat je zegt. Mijn enthousiasme zorgt er doorgaans voor dat ook de opdrachtgever en zijn

medewerkers meegaan in dit proces. Een goede planning, uitvoering en evaluatie horen hierbij.

Perfectioneren van de tekst, met de klantvraag als uitgangspunt

Hieronder versta ik het schaven aan een tekst, het lezen, herlezen, herschrijven etc. Ik kijk dan terug

naar de oorspronkelijke opdracht en bedenk of ik daaraan heb voldaan. Ik schrijf altijd in twee

rondes, een conceptversie en een definitieve versie. Zo kan een klant zijn of haar zegje doen.

Verspilling terugbrengen

De verspilling bij het tekstschrijfproces zit hem vooral in het op en neer mailen met de klant. ‘Ja,

maar dit was niet de bedoeling, en dat had ik niet voorzien…’. Om die reden zijn de offertes, de

voorstellen en de afspraken altijd zo smart mogelijk. Om hoeveel woorden gaat het, hoeveel

pagina’s, wanneer moet het klaar zijn? Wie hebben ermee te maken? Wie beslist uiteindelijk?

Uiteraard kunnen deze processen tussentijds aangepast worden.

Lezen is een investering

Als je een tekst aanbiedt aan een lezer, zijn er veel kansen dat deze afhaakt:

- of de tekst is te lastig, de lezer begrijpt niet wat er staat

- of de tekst is te lang, er staat veel te veel informatie in de tekst

- of het onderwerp interesseert hem niet, de lezer is niet meer geboeid

Dus:

- vereenvoudig je boodschap, breng de tekst terug naar de kern

- breng kort en bondig onder woorden wat je wil vertellen

- zorg dat je de lezer boeit, kies het juiste onderwerp, of een andere doelgroep

Doelstelling: leesbare en begrijpelijke teksten wat zorgt voor het verhogen van het welzijn van de

medewerkers door het terugbrengen van leestijd. Ook zullen er met heldere teksten minder fouten

worden gemaakt.