Lean Auditen

Congres Kwaliteit: de volgende stap

28 oktober 2014Esther Aelbers

Ontwikkelen 2015: vernieuwde ISO norm

In ISO 9001 meer aandacht voor: Effectiviteit van het managementsysteem gericht op de context van

de organisatie Betrokkenheid van leiders, die kwaliteit binnen de organisatie

promoten en bewustwording vergroten bij medewerkers Risicoanalyse en risicodenken Procesdenken gericht op verbeteren van het integrale proces

De kwaliteitsmedewerker krijgt een rol als coach en motivator van het klantgericht denken in de organisatie

Introductie: vormen van kwaliteitsaudits

Conformiteiten audit

Risk based auditen

Lean auditen

Waarderend auditen

Conformi-teiten audit

Risk based audit

Waarderende audit

Lean audit

Uitgangspunt Verschil tussen praktijk en document/ afspraken

Risico’s die niet worden gemanaged.

Kracht en kwaliteiten

Verspillingen en continu verbeteren

Instrumenten Interviews en document-studie

Interviews, FMEA

Dialoog Groepssessies en andere instrumenten

Scope Alle processen Geselecteerde processen

Geselecteerde processen

Geselecteerde processen met gedetailleerde analyse

Rol auditor Constateert Constateert Coacht Analyseert en adviseert

Verschillen in definities van auditen

(kwaliteits)Audit:

“Een systematisch, onafhankelijk en gedocumenteerd proces voor het verkrijgen van auditbewijsmateriaal en het objectief beoordelen daarvan om vast te stellen in welke mate aan auditcriteria is voldaan”.

ISO Lean audit:

“ Een (gezamenlijke) activiteit waarin vanuit de Lean filosofie inzicht wordt verkregen in het verbeterpotentieel van een organisatie en/of proces en waarbij het optimaliseren van waarde voor klanten, medewerkers, bestuur en maatschappij centraal staat.”

TNO Management Consultants

Belemmeringen bij uitvoering van audits in de praktijk

1. Eisen zijn veelal alleen oppervlakkig bekend en worden door elkaar gehaald

2. Onderhoud vindt vaak plaats vlak voor een externe audit

3. Verbeteringen komen veelal alleen tot stand op basis van constateringen (afwijkingen) en wat medewerkers in de audits aangeven

4. Auditen Is noodzakelijk, maar zit weinig passie in

Bron: Verdraaide organisatie, Wouter Hart

Terug naar de bedoeling

Wat is een Lean Audit?

Lean Auditen: Combineert audittechnieken met de principes van Lean

Management Audit vanuit een Lean Bril Achterhaalt de kernoorzaak van (1) verspillingen OF (2)

belemmeringen in het continu verbeteren

Twee typen Lean Audits:

1. Audit op een geselecteerd proces, gericht op het elimineren van verspillingen

2. Audit op het systeem van continu verbeteren in een organisatie, gericht op het toewerken naar een systeem en cultuur van continu verbeteren

Type 1: Audit gericht op het elimineren van verspillingen

Toepasbaar op alle organisaties

Onderzoek naar de effectiviteit van processen vanuit een lean bril (slimmer, sneller, slanker)

Toepassing Lean instrumenten in groepssessie (o.a. VSM, Verspillingswandeling, Ishikawa, 5x Waarom)

Rol van auditor: veelal procesbegeleider

Voorbeelden

In te scannen voorraad (+/- 40 uur werkvoorraad,

oplopend)

Inlopende collega’s voor ophalen

printjes

Voorbeelden Esther

Lean audit: continu verbeteren (type 2)

Veelal bij organisaties die al enige tijd met Lean werken De effectiviteit van het verbeterproces vanuit een Lean bril

(ordes van verbeteren) Auditvragen op basis van Lean filosofie (ordes van verbeteren) Rol van auditor: interviewer / onderzoeker, specifiek aandacht

voor:o Organisatie breed lereno Langetermijn perspectiefo Kort cyclisch verbetereno Delegeren verantwoordelijkheden o Stimuleren en waarderen van medewerkerso Probleemoplossend vermogen

Voorbeeld Type 2 audit: Talen B.V.L

ean

vo

lwas

sen

he

id

Tijd

Adhoc

Lean tools

Lean systeem

Lean principes

Bron: Shingomodel

Audit op continu verbeteren

Ordes van continu verbeteren

Derde orde verbeteren

Tweede orde

verbe-teren

Eerste orde

verbeteren

Het ontdekken en herstellen van fouten (reactief)

Het reflecteren tijdens het werk (proactief)

Cultuur van continu verbeteren: het zit in de haarvaten van de organisatie verankerd (Lean systeem)

Over TNO Management Consultants

TNO Management Consultants inspireert en versterkt organisaties bij het verwezenlijken van hun maatschappelijke opgave. Wij brengen: Inventieve wetenschappelijke kennis en implementatiekracht Verbinding tussen inhoud, proces én de professional Verfrissende inzichten bij actuele maatschappelijke thema’s Focus, consistentie en samenhang Een toegewijde, waarderende én creatieve werkwijze

De kernthema’s waar wij ons op richten zijn:

1. Transparant sturen

2. Waardengedreven leiderschap

3. Lean Werken

4. Auditen en onderzoeken

5. Transitie en transformatie

 

Lean Management in de dienstverlening

Contactpersoon

Drs. E.J.M. (Esther) Aelbers

Senior Consultant en Blackbelt Lean Six Sigma

Email: aelbers@tmc.tno.nl

Tel: 06 - 551 715 50