40

In een serie van vier artikelen besteedt Facto aandacht aan het onderwerp Lean en FM. Deze maand deel 2, over de vijf Lean-principes.

DOOR BRIGITTE DE HAAN-KETELAARS EN PEGGY CECILIA SPONG

Bij Lean Facility Ma-

nagement worden de

menselijke capacitei-

ten binnen een orga-

nisatie op een slimme

manier ingezet om

zoveel mogelijk waarde te creëren voor de klant.

De succesvolle inzet van Lean leidt tot een efficiën-

tere organisatie met een constante kwaliteit tegen

gelijkblijvende of lagere kosten. Kleine verbeterin-

gen brengen verlichting in de dagelijkse werk-

zaamheden. Na een tijdje merken organisaties dat

het niveau en de complexiteit van de verbeteringen

toeneemt. Medewerkers raken vertrouwd met con-

tinu verbeteren en durven steeds meer en steeds

complexere zaken op te pakken. Bij een bottom-up

aanpak van Lean verbeteringen zijn de eerste suc-

cessen dan ook al snel te zien.

Lean voor Facility Management (deel 2)

VIJF LEAN- PRINCIPES VOOR FM

LEAN

41

>>

5 LEAN-PRINCIPES Lean management bestaat uit een aantal eenvou-

dige principes die iedereen kan begrijpen, zie af-

beelding 1.

Principe 1. Identificeer waardeIn Lean wordt waarde altijd gedefinieerd vanuit

het standpunt van de klant. De klant is degene, en

de enige, die de waarde van de output van een pro-

ces bepaalt. Er zijn drie criteria waaraan een acti-

viteit moet voldoen wil het van toegevoegde waar-

de zijn. Klanten moeten bereid zijn voor een

activiteit te betalen. Daarnaast moet de activiteit

het product of de dienst op een of andere manier

transformeren en de activiteit moet voor de eerste

keer correct worden uitgevoerd.

Lean is niet het doel, maar slechts een middel om

de klant beter te bedienen. Bijvoorbeeld: veel keu-

ze bieden in de dienstverlening is niet per se van

toegevoegde waarde. Het kan zelfs tot keuzestress

leiden bij de klant. Het gevolg is een dienstenaan-

bod dat de klant niet herkent. Een helder produc-

ten- en dienstenoverzicht in lijn met de behoefte

van de klant draagt bij aan de toegevoegde waarde.

Principe 2. Bepaal de waardestroomEen organisatie moet de waardestroom van pro-

cessen in kaart brengen en verspillingen binnen

deze processen elimineren. Daarbij is het van be-

lang te herkennen welke activiteiten direct waarde

toevoegen voor de klant. Maar ook de activiteiten

te herkennen die geen directe waarde toevoegen

maar wel noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering.

Alles wat niet van toegevoegde waarde is in een

proces, noemen we verspillingen en kan geëlimi-

neerd worden. Bijvoorbeeld tussenpersonen die

een taak alleen maar doorzetten naar een andere

collega of afdeling, transformeren een activiteit

niet en zijn niet van toegevoegde waarde.

Principe 3. Creëer flowDe organisatie moet een ononderbroken doorstro-

ming (flow) van het product of de dienst creëren.

Dit wil niets anders zeggen dan ervoor zorgen dat

er nergens voorraden of wachttijden ontstaan. Het

proces is zo georganiseerd dat producten constant

in beweging blijven en nergens liggen te wachten,

maar voortdurend een waardetoevoegende bewer-

king ondergaan. Bijvoorbeeld bij fluctuaties in

aanbod zal de flexibiliteit in de organisatie ver-

groot moeten worden door medewerkers multi-

inzetbaar te maken of een flexibele schil van re-

sources te creëren.

Principe 4. Creëer pullDe organisatie moet overproductie voorkomen.

Doe wat door de klant wordt gevraagd en precies

op tijd. Dit heet pull en vraagt te denken vanuit

klantperspectief in plaats vanuit productiesche-

ma’s of teambezetting. Pull staat voor vraagge-

stuurd werken. De facilitaire organisatie moet

flexibel zijn en snel en soepel kunnen inspelen op

de steeds veranderende omgeving en vraag van de

klant. De facilitair medewerkers moeten openstaan

voor verandering. Met de geschetste stappen kan

dit gestructureerd worden opgepakt.

Principe 5. Streef naar perfectieDe organisatie moet een continue verbetercultuur

creëren. In een continu veranderende wereld ver-

anderen de wensen van de klanten mee. Daarop

moet de organisatie blijven anticiperen.

Afbeelding 1. Lean management bestaat uit 5 eenvoudige principes die

iedereen kan begrijpen.

> Lean is het minimaliseren van verspillingen en het maximali-seren van klantwaarde.

> Lean gaat niet over het inzetten van tools, maar is een manier van werken, ver-beteren, denken en zijn.

> Lean vind je overal waar ruimte is voor verbetering.

LEAN

LEAN OF LEAN SIX SIGMA?Lean is een filosofie en vooral een manier van

werken waarbij alles en iedereen in de onderne-

ming zich richt op het creëren van waarde in alle

processen en het elimineren van verspillingen.

Door de klant centraal te stellen creëer je maxi-

male toegevoegde waarde voor de klant. Dit resul-

teert in hogere klanttevredenheid en meer be-

trokkenheid van de medewerkers.

Met Lean en Lean Kaizen events kun je vrijwel

direct aan de slag en pak je het laaghangend fruit

aan. De basisprincipes van Lean zijn redelijk een-

voudig te begrijpen en is daarom niet direct een

technisch hoogstandje.

Lean Six Sigma voegt de principes van Lean en

Six Sigma samen. Lean Six Sigma is in de basis

gelijk aan Lean maar kent daarbovenop statisti-

sche methodieken en is gebaseerd op data en fei-

ten. Six Sigma is een manier om variatie in de

processen die de prestaties en de winsten het

meest beïnvloeden te ontdekken en te beheersen.

Hiervoor is meer en specifieke training nodig

voordat je ermee aan de slag kunt gaan.

RESPECT VOOR MENSEN Naast de vijf basisprincipes is respect voor men-

sen fundamenteel voor het slagen van Lean-

verbeteracties. Lean organisaties zijn lerende or-

ganisaties. Verbeteringen worden beloond. Lean is

iets dat iedereen kan begrijpen, iedereen kan doen

en waar iedereen van kan profiteren. Alles wat je

in een Lean organisatie doet, is uiteindelijk ge-

richt op het zo effectief mogelijk bedienen van de

klant. Het start met het weten wat de klant wil.

DENKEN IN MOGELIJKHEDENDenken in mogelijkheden is cruciaal om een or-

ganisatie te ontwikkelen naar een organisatie van

continu verbeteren. Dit lijkt simpel, maar is tegen

de natuur van de meeste mensen in. Mensen

staan niet te springen om te veranderen en hou-

den liever vast aan datgene wat ze al jaren doen.

Continu verbeteren is niet te bereiken zonder de

bestaande normen ter discussie te stellen en in

mogelijkheden te denken. <<

Bij elk van de vijf Lean-principes horen tools die

helpen de Lean-principes te bereiken. In het volgen-

de artikel (in Facto van december a.s.) komen de

Lean toolbox en visual management aan de orde.

Lean tree: met basis Lean is snel een verbetering te realiseren.

Brigitte de Haan-Ketelaars MBA, FM-professional en Peggy Cecilia Spong BSc, Lean Six Sigma Black Belt. Beide zijn trainers Lean Basic for FM bij Lean Facility Management uit Eindhoven.

SERIE VAN 4 ARTIKELENDit is het tweede deel in een serie van 4 artikelen over Lean en FM.De volgende onder-werpen staan nog op het programma:

- Facto 12, decem-ber: ‘De Lean tool-box voor FM en vi-sual management’

- Facto 1/2, januari/februari 2015:‘De Lean cultuur en verandermanage-ment; elke dag Lean’

43