Externe audit en organisatiebeheersing

download Externe audit en organisatiebeheersing

of 75

  • date post

    24-Feb-2016
  • Category

    Documents

  • view

    74
  • download

    0

Embed Size (px)

description

Externe audit en organisatiebeheersing. Steven Van Roosbroek Veerle Vanderlinden 10 maart 2014. Agenda. Interne controle / organisatiebeheersing Externe audit Leidraad interne controle / organisatiebeheersing. Gestegen verwachtingen. Financieel Inhoudelijk Burgers. - PowerPoint PPT Presentation

Transcript of Externe audit en organisatiebeheersing

PowerPoint-presentatie

Externe audit en organisatiebeheersingSteven Van RoosbroekVeerle Vanderlinden10 maart 2014AgendaInterne controle / organisatiebeheersing

Externe audit

Leidraad interne controle / organisatiebeheersing

2Gestegen verwachtingen3

Financieel

Inhoudelijk

Burgers

4

Kader voor de externe auditNieuw systeem van plannen en boekhouden

Integratie sectorale plannen in BBC

Minder detailsturing

Minder toezicht5Interne controle (art. 99)De gemeenten staan in voor de interne controle van hun activiteiten. Interne controle is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over:

1 het bereiken van de doelstellingen;2 het naleven van wetgeving en procedures;3 de beschikbaarheid van betrouwbare financile en beheersinformatie;4 het efficint en economisch gebruik van middelen;5 de bescherming van activa;6 het voorkomen van fraude.

6Interne controle (art. 100 en 101)Het interne controlesysteem wordt vastgesteld door de gemeentesecretaris, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het interne controlesysteem is onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad.

Onverminderd de opdrachten inzake interne controle die krachtens dit decreet of door de gemeenteraad aan andere organen of personeelsleden worden opgedragen, staat de gemeentesecretaris in voor de organisatie en de werking van het interne controlesysteem. Hij rapporteert daarover jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen en aan de gemeenteraad.

7LimburgGR heeft algemeen kader interne controle goedgekeurd

Jaarlijkse rapportering

8

Een aantal misverstandenInterne controle = financieelInterne controle = controle / inspectieInterne controle = proceduresBoordtabelPlanSysteem klachtenbehandelingTeamvergaderingSelectiegesprekOmgevingsanalyseDeontologische codeOrganogram

9Interne controle / organisatiebeheersingInterne controle to control beheersen

3 niveausProcesDienstOrganisatie

Organisatiebeheersing = interne controle op organisatieniveau

10Een aantal misverstandenRedelijke zekerheid absolute zekerheid

11

Kader interne controleDoel

Risico

Beheersmaatregel

12

Kader interne controleDoel

Risico

Beheersmaatregel

13

Interne controle toegepast op sociale dienstBereiken doelstellingenStrategischIndividueel

Naleven wetgeving en proceduresAanvullende steunRegels rond huisbezoek

14Interne controle toegepast op sociale dienstBetrouwbare informatieDossierniveauIndicatorenVoor clint

Efficint en economisch gebruik van middelenAanvullende steunBudgetbeheer

15Interne controle toegepast op sociale dienstBescherming activaDringende steunMensenInformatie

Voorkomen van fraudeClintPersoneel

16AgendaInterne controle / organisatiebeheersing

Externe audit

Leidraad interne controle / organisatiebeheersing

17AuditOnafhankelijkeObjectieveSystematischeEvaluatieWaarover gerapporteerd wordt

18Van waar komen we?NOB (1997)Voorontwerp van gemeentedecreet (2002)Gemeente- en provinciedecreet (2005)OCMW-decreet (2008)Beleidsnota (2009)Vlabest(2010)Principebeslissing (2011)Opstart project (08/2012)

19

Van waar komen we?VoortgangsrapporteringAuditdecreet van 5 juli 2013 Oprichtingsbesluit Audit Vlaanderen (oktober 2013)Selectie leden auditcomits (november 2013)Opmaak leidraad organisatiebeheersingTestaudits (start augustus 2013)

20Missie Audit VlaanderenAudit Vlaanderen heeft als missie een onafhankelijke, objectieve en bekwame partner van de lokale besturen en de Vlaamse administratie te zijn bij de beheersing van de financile, wettelijke en organisatorische risico's, om een toegevoegde waarde te creren bij de uitbouw van een efficinte, effectieve, ethische en kwaliteitsvolle organisatie.21Meerwaarde externe auditBetere interne werkingAudits met aanbevelingenBenchmarkingStudiedagen, publicaties, enz.

Zicht op de organisatieNaar raad en management

Signaalfunctie

22In grote lijnen PrincipesInternationale normenSingle auditBetaalbaarGemeenten, provincies, OCMWs, AGB, APB, OCMW-vereniging (hfst. 1, excl. ziekenhuizen)OpdrachtEvalueren systeem van interne controleAd hoc + forensisch

23In grote lijnen PositioneringOndersteunend, niet bestraffend

Voorziene uitbouw

24

AuditdecreetArt. 265. In elke gemeente en in elk autonoom gemeentebedrijf zal periodiek een externe audit plaatsvinden. Deze audit wordt uitgevoerd door de entiteit Audit Vlaanderen, vermeld in artikel 34, 1, van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003. Audit Vlaanderen evalueert de interne controlesystemen, gaat na of ze adequaat zijn en formuleert aanbevelingen tot verbetering daarvan. Deze entiteit voert daartoe financile audits, overeenstemmingsaudits en operationele audits uit en is gemachtigd alle bedrijfsprocessen en activiteiten te onderzoeken.Audit Vlaanderen is tevens bevoegd voor het uitvoeren van forensische audits bij de voormelde besturen.

25AuditdecreetToegang tot alle informatie documentengebouwen, ruimtes en installaties waar taken worden uitgevoerd van de besturen.

Aan ieder personeelslid inlichtingen vragen

26Auditdecreet - klokkenluidersRecht om Audit Vlaanderen op de hoogte te brengen van onregelmatigheden

Geen aanleiding geven tot tuchtsanctie of ontslag

Verklaringen vallen niet onder het inzagerecht

27Aansturing organisatie28

TestauditsDoelUittesten leidraadUittesten methodiekenStand van zaken9 afgesloten8 rapporten verstuurd

29Testaudits enkele voorbeeldenSterke puntenVrij recent is er een onthaal genstalleerd met een bediende die het eerste onthaal van clinten doet.Bij het OCMW zijn er op bepaalde momenten voor specifieke vormen van hulpverlening tevredenheidsbevragingen geweest. Momenteel loopt een tevredenheidsbevraging bij de bewoners van de serviceflatsEr bestaan werkwijzen om met klachten om te gaan. De klachtenprocedure staat op de website weergegeven. Deze procedure vermeldt dat klachten elektronisch en via het onthaal kunnen worden doorgegeven. De onthaalbediende is aangeduid als klachtencordinator. Bij de maatschappelijk werkster die verantwoordelijk is voor de thuiszorg komen ook klachten of opmerkingen terecht van mensen die ontevreden zijn over de poetsdienst.

30Testaudits enkele voorbeeldenVerbeterpuntenUit verschillende gesprekken met leden van het managementteam en andere medewerkers blijkt dat er niet steeds voldoende aandacht is voor het communiceren van relevante beslissingen van het managementteam aan de overige medewerkers.

In 2011 vonden de laatste systematische evaluaties plaats. Er zijn geen plannen om in 2013 nog evaluaties te doen. Er zijn hier en daar nog wel evaluaties in de proeftijd van nieuwe medewerkers, in het kader van bevorderingen, ... Wanneer het contract van medewerkers afloopt is er soms wel, soms geen evaluatie. Dit is afhankelijk van de leidinggevende.

31Testaudits enkele voorbeeldenAanbevelingenOm te vermijden dat medewerkers die onvoldoende presteren niet worden bijgestuurd en goed presterende medewerkers gedemotiveerd raken, is het aangewezen om al de medewerkers systematisch te evalueren zoals voorzien in de rechtspositieregeling.

Om organisatiebreed te werken aan de verbetering van de organisatie en om te voldoen aan de bepalingen in het Gemeentedecreet over het managementteam, is het aangewezen dat een managementteam genstalleerd wordt dat periodiek samenkomt en waarover er verslaggeving wordt opgemaakt.

32TestauditsGlobale rapportering

Voorlopige tendensenSystematiek werken aan organisatiebeheersingManagementteamContinuteit managementfunctiesBuitendiensten als eilanden

33Type auditsOrganisatie-audits

Thema-audits

Forensische audits34Hoe verloopt een audit?ContactnameStartvergaderingVeldwerkInterviewsDocumentenControlesSlotvergaderingOntwerprapportReactie van het bestuurDefinitief rapport

35AuditdoelstellingenBedoeling is NIET:individuele medewerkers controleren het gevoerde beleid te evalueren

Bedoeling is WEL:Evalueren van systeem van interne controle of werking van de organisatie op allerlei vlakken onderzoeken: financin, personeel, communicatie, ICT, organisatiestructuur,

36Onderdelen van een auditrapportBestuurlijke boodschapSterke puntenVerbeterpuntenAanbevelingenManagementreactieAanbevelingentabel

3738

Openbaarheid?Actief: keuze auditcomit

Passief: juridische kwestieGrondwetDecretale uitzonderingen

39Opvolgen van aanbevelingenBeperkte capaciteit Audit Vlaanderen

Deels verantwoordelijkheid bestuur zelf

40Single auditInterne auditABBRekenhofBedrijfsrevisorenSectorale administratiesArchiefdecreetPOD MIISO 9001

4142

Forensische audits43

Hoe start een forensische audit?Melding

Duidelijke procedureBetrouwbare melding?Noodzaak?Hoogdringendheid

Deur niet te wijd open, maar toch wijd genoeg

44Strategische doelstellingenvan Audit VlaanderenSD1 : uitvoeren van auditsSD2 : sensibilisering organisatiebeheersingSD3 : realiseren van het single-audit-principeSD4 : interne werking4546

Traject leidraad47

Model48

PDCAPlanDo CheckAct

EIKEEffectiviteitEfficintieIntegriteitKwaliteit

49

Functies leidraadBasis voor organisatie-audits

Kader om te werken aan interne controle / organisatiebeheersing

Basis voor thema-audits

50Structuur10 themas

55 doelstellingen

Risicos

Beheersmaatregelen

51Per themaDoelstellingen op een rijtje

Plaats in het model

Een woordje uitleg

Doelstelling risicos