Beheers je informatie en je organisatie Getuigenis vanuit een lokale overheid

Petra Vanhoutte Stad Diest Kennisnetwerk informatiemanagement - 19/05/2015

Getuigenis vanuit een lokale overheid • Context • Organisatiebeheersing in Diest

• Omgevingsanalyse • Meerjarenplanning • Opleiding in proces- en projectmanagement • Zelfevaluatie

• Synthese • Waarom wel?• Valkuilen?

CONTEXT

Diest

• Kleine stad in Vlaams-Brabant

• 23.329 inwoners (situatie op 1/9/2013)

• 236 medewerkers (192 VTE’s)

Diest

• Missie

“Diest is een zorgzame, veilige en solidaire stad met een vrijetijdsleven in groei en bloei, een evenwichtige woon- en handelsmix, ondersteund door een toegankelijke transparante en professionele organisatie”

Stadsarchief • Tot 2005: hoofdzakelijk

erfgoedfunctie • Vanaf 2007: combinatie

van erfgoedfunctie en hedendaags documentbeheer • Digitaal werken • Selectie • Archiveren van email

• Personeelsbezetting: 1 VTE, verdeeld over 2 halftijdse medewerkers

ORGANISATIE-BEHEERSING IN DIEST

• aanzet: • Wetgeving/BBC• Samengaan van

ondersteunende diensten in Stad en OCMW

• Invoer van het ontwikkeltraject

• Uitvoering: • MAT

• Tot nu toe gezette stappen: • Omgevingsanalyse • Meerjarenplan• Opleidingen proces- en

projectmanagement • Zelfevaluatie

Omgevingsanalyse

• Swot per cluster• Cluster: groepering van verwante diensten die een gemeenschappelijk

of overlappend werkterrein beslaan• Interne afstemming• Gekozen clusters:

• Bestuur: interne diensten• Omgeving: grondgebonden diensten• Vrije tijd: sport, cultuur, jeugd en bibliotheek• Burger en Welzijn: burgerzaken en welzijn

• Participatietraject bij de adviesraden

Meerjarenplanning

• Strategische en operationele doelstellingen

• Open communicatie• overleg tussen en in de clusters • Nieuw organogram

Opleiding procesmanagement• Gericht op het aanleren van procesmatig

werken als competentie (voorjaar 2014) • 7 opleidingsdagen met externe lesgever • Focus op microniveau van procedures • Leren om proces te documenteren, te analyseren en

verbetervoorstellen te formuleren

• Voorjaar 2015: voortzetting methodiek procesmatig werken • Uittekenen en analyseren van een nieuwe reeks bestaande

processen • Formuleren van verbetervoorstellen • Betrekken van nieuwe medewerkers tbv kennisoverdracht

• Opstellen van een procedure voor overdracht van documenten naar het stadsarchief

Opleiding projectmanagement• Zelfde aanpak als de

opleiding procesmanagement

• Uitwerken van een aantal projecten

• 1 project met een luik rond documentbeheer: ontwikkeling van een digitaal loket voor sociale dienstverlening

Plan

Do

Check

Act

Zelfevaluatie

• Zowel door OCMW als door de stad • 1 dag per organisatie • Voorbereid door de

diensten • Breed gedragen:

• 20 mensen voor de stad, • 13 voor het OCMW

• Aan de hand van de leidraad interne controle

Zelfevaluatie

• Concrete acties als resultaat: • Publieksenquête bij de gebruikers van het archief • Uitschrijven van visie op het digitaal klassement • Uitwerken en implementeren van digitale mappenstructuren voor

bepaalde diensten • Opstellen actieplan behandeling van emails • Online ter beschikking stellen van overdrachtslijsten semi-

statisch en statisch archief

SYNTHESE

Waarom wel?

• Organisatiebeheer helpt om een helicopterview over de organisatie op te bouwen • Informatiebeheerder heeft kennis van de processen nodig • Documenten/archief als procesgebonden informatie • mogelijkheden tot samenwerking

Waarom wel?

• Organisatie-beheersing als hefboom voor veranderingen • Grote en kleine veranderingen • Kans om zaken op de agenda te plaatsen

Waarom wel?

• Organisatiebeheer als aanleiding voor het neerschrijven en registreren van het verloop van processen • Bevordert de

kennisoverdracht in kleine diensten

• Schept vertrouwen • Professioneler overkomen • Reflectie: PDCA

Valkuilen

• Organisatiebeheersing kost tijd • Organisatiebeheersing is niet de kerntaak van

een informatiebeheerder • Organisatiebeheersing staat niet los op

zichzelf

Vragen?Petra Vanhoutte Stadsarchief Diest Grauwzustersstraat 10 3290 Diest 013 327 009 petra.vanhoutte@diest.be