1

VERSLAG NOPENS ORGANISATIEBEHEERSING

opgemaakt op 31 maart 2018

Deel 1. Inleiding.

De gemeenteraad besliste op 3 februari 2015 akkoord te gaan met het uitgewerkt kader organisatiebeheerssysteem en opgemaakt actieplan in kader van de externe audit. Dit

actieplan vermeldt de risico’s, de graad van prioriteit, eventuele verbeteracties, de trekkers en in de mate van het mogelijke een voorstel van timing.

Hieruit blijkt dat voor de periode 2015-2019 prioritair volgende acties naar voor werden geschoven:

• De opmaak van sleutelprocessen (doelstelling: proces- en risicomanagement) - p.2

• De opstart van de centrale aankoop/ inventarisatie materiaal en materieel/centralisatie materiaal/materieel (doelstelling facilitaire middelen) – p.4

• De reactivering functionerings- en evaluatieprocessen / opmaak vormingsplan (doelstelling: personeelsbeleid) + bevorderen van de kwaliteit van het

leidinggeven door het aanbieden van passende vorming aan leidinggevenden. – p.6

• Debiteurenopvolgingssysteem + coördinatie alle facturatie via de Financiële Dienst (doelstelling: financ.middelen) – p.9

• Bevordering interactie met de diensten/proactieve werking (maandel.verg. van ICT-verantwoordelijke met MAT) (doelst.:ICT) – p.10

• Informatiebeheersing (veiligheid/archivering/postregistratiesysteem) (doelst.:informatie) – p.11

• Bevordering interne communicatie (opzetten intranet voor medewerkers/personeelskrant/intern overleg) (doelst.:communicatie) – p.14

• Bevordering centralisatie diensten (minstens clusters samen huisvesten/sociaal huis) (doelst.:organisatiestructuur en belanghebbendenmanagement) – p.15.

De stuurgroep en het MAT nemen de regierol op om de rapportering te organiseren in samenspraak met het beleid.

Er wordt jaarlijks gerapporteerd:

a) aan de gemeenteraad op het ogenblik van de vaststelling van de jaarrekening (en dit voor de eerste maal in 2016 op 17 mei).

b) In de Commissie Financiën en Algemene Zaken. Dit gebeurde in 2016 op 11 mei 2016.

c) aan het personeel op 8 juli 2016.

De managementrapportering zal bestaan uit een realisatierapportering die aangeeft hoe de organisatie voor de geformuleerde doelstellingen heeft gepresteerd.

Eveneens zal een toekomst- en actiegerichte rapportering daaraan worden gekoppeld waarin de streefwaarden en verwachtingen voor de geplande acties is weergegeven

met eventueel bijkomende acties als de streefwaarden niet worden gehaald (rubriek doel).

Hiermee werd een zeer ambitieus werkprogramma vooropgesteld.

Tijdens de periode 22 april 2016 tot 31 maart 2017 werden enkele van de hogervermelde prioritair gestelde verbeteracties voor onze organisatie opgestart of verder uitgewerkt

of uitgediept. Tijdens de periode van maart ‘15 tot april 2016 konden vooral quickwins gerealiseerd worden. Dit kon nog steeds tijdens het afgelopen jaar maar in mindere mate.

2

Andere acties zullen echt wel een lange realisatieweg dienen af te leggen en zullen misschien pas na ettelijke jaren kunnen voltooid worden. Sommige zullen nooit afgewerkt

zijn en permanent aan herwerking/optimalisatie toe zijn.

Organisatiebeheersing is en blijft een aandachtspunt. Via de maandelijkse bijeenkomsten van het gezamenlijk MAT gemeente/OCMW (structureel opgestart sedert oktober 2016)

wordt gepoogd om bestuursoverschrijdend te werken. De bestaande expertise opgebouwd binnen gemeente en OCMW wordt samengelegd en er wordt gepoogd om – in de

mate van het mogelijke, want het blijven uiteraard tot op heden twee aparte entiteiten elk met hun specificiteit – een gezamenlijk traject af te leggen.

Voor elke voormelde prioriteit zal hieronder een stand van zaken opgegeven worden evenals een opsomming van de stappen die sedert april 2016 verder ondernomen werden.

Er wordt ook al (in de mate van het mogelijke)een aanzet tot toekomstige concrete verbeteracties gegeven.

Dit is een lijvig document geworden omdat telkens een bepaalde structuur gehanteerd werd als volgt:

1. Voorbereiding

2. Uitwerking

3. Trekker

4. Aandachtspunten

5. Doel

Telkens werd elk onderdeel uitgebreid becommentarieerd. Hieraan werd na het 6° puntje realisaties 2016-2017 nu nog een 7° puntje toegevoegd, nl. realisaties/ wijzigingen

2017/2018 toegevoegd. Het betreft dus ook een voortgangsrapport waarin telkens de al afgelegde weg (sedert de opstart) wordt meegenomen.

3

Deel 2. Inhoud

1. Opmaak sleutelprocessen.

1.1. Voorbereiding

Op 1 augustus 2015 kwam er ondersteuning voor de toenmalige waarnemende gemeentesecretaris, in de persoon van een tijdelijk clusterhoofd Personeel en Organisatie. Deze aanwerving faciliteerde de aanpak van de administratieve processen en dit als volgt:

• Volgen van een opleiding ‘procesmanagement als opstap voor de uitbouw organisatiebeheerssysteem’ - tweedaagse opleiding bij Wivo (22 september en 6oktober

2015). Deze opleiding werd gevolgd door:

- Pauline Everaert, clusterhoofd Personeel en Organisatie

- Carine Goemaere, clusterhoofd Welzijn en Burger

• Opleiding Lean (9-16 en 27 oktober 2015) gevolgd door Sonja Nuyttens, gemeentesecretaris.

Met de opgedane kennis en bagage werd begin 2016 aan de slag gegaan. Het werd meteen duidelijk dat we ons best niet beperken tot enkel uitwerken van de sleutelprocessen. Het belang van de volledigheid van deze oefening gebiedt ons om ruimer te gaan en ook andere administratieve werkprocessen aan te pakken. In een eerste stap werd een structuur uitgewerkt waarbij er 3 grote blokken in een boomstructuur voorzien werden, nl de sturende, de primaire en de ondersteunende processen. Deze bevatten elk een paar grote onderdelen die verder uitgesplitst kunnen worden. Bijvoorbeeld:

o Primair proces uitvoeren registeren: uit te splitsen in registratie van bv geboorte, uitgaande post

o Primair proces uitvoeren afleveren: uit te splitsen in afleveren van bv subsidie, vergunning, producten,…

o Primair proces uitvoeren beslissen: uit te splitsen in bv besluit nemen in college, nemen van raadsbesluit

o Primair proces uitvoeren exploiteren: uit te splitsen in bv verkopen, verhuren, uitbaten,…

1.2. Uitwerking

Op de structuur werden enkel algemene processen in kaart gebracht. Deze zijn alomvattend voor alle diensten die deze handelingen uitvoeren. Eenmaal deze goedgekeurd (MAT 25 februari 2016) werd gestart met het toepassen op specifieke handelingen. De hand werd meteen aan de ploeg geslagen (al doende leert men immers) en volgende specifieke concrete processen worden op heden door de desbestreffende diensten samen met het clusterhoofd P&O aangepakt:

• afleveren subsidie (OO): milieu (reeds volledig afgewerkt)

4

• afleveren vergunning container (GI): verharding openbaar domein (toelating) (met fin concequenties: reglement speelt)

• afleveren rijbewijs en/of ID (BZ)

• registeren van een zorgvraag (SW)

• exploiteren cultuurzaal (VT)

• betalen factuur (FB)/bestelaanvraag doen

• Inroosteren vakantiejobs (IZ)

Gezien het belang van een uniforme aanpak (en om later tot een mooi geïntegreerd geheel te komen) worden de diensten dus begeleid door een medewerker P&O. Zo wordt de structuur en werkwijze bewaakt. De nodige input en info moeten uiteraard vanuit de diensten zelf komen. Zo zullen er jaarlijks een aantal processen uitgewerkt worden om zo mettertijd tot een uitgebreide processenstructuur te komen. 1.3. Trekkers:

• Pauline Everaert (alle diensten behalve sociaal welzijn) – tevens coördinator

• Carine Goemaere (sociaal welzijn ism Stijn Maselis – diensthoofd sociaal huis)

1.4. Aandachtspunten

• Bij het uitwerken zal er speciale aandacht uitgaan naar het toepassen van het LEAN-principe. Op maandag 13 juni 2016 (namiddag) zal Hans Crampe, lesgever

VVSG en paramedisch directeur van het AZ Maria Middelaresziekenhuis Gent, hierrond de nodige toelichting verschaffen aan de diensthoofden, stafmedewerkers en

coördinatoren (raadzaal Anzegem). Aan de hand van praktische voorbeelden en tips is het de bedoeling om onze processen zo lean (= slank) mogelijk te ontwerpen. Bij het

uittekenen van het processchema wordt immers pijnlijk duidelijk dat zich binnen bepaalde activiteiten heel wat muri (overbelasting), muda (werk zonder toegevoegde waarde)

en/of mura (te veel variatie) voordoen. Deze infosessie wordt ook opengesteld voor het OCMW en aangekondigd in het personeelskrantje van maart.

• Er wordt zoveel als mogelijk gestart met eenvoudige doch ook wel veel gebruikte processen en liefst met primaire processen en processen die de dienstverlening

beogen en de continuïteit van de dienst waarborgen . Dit lijken ons op heden de meest dringende processen te zijn. Ze belangen rechtstreeks de burger aan en de uitbouw van

een goede dienstverlening wordt door het bestuur hoog in het vaandel gedragen.

• Uniformiteit. De bedoeling is om op analoge wijze te werk te gaan. Daarom ook is er een trekker/coördinator aangeduid. Op die manier ontstaat er een homogeen

geheel, een mooie boomstructuur met takken die geleidelijk aan blaadjes krijgen.

• Sedert 1 juni 2016 is de gemeentesecretaris eveneens secretaris van het OCMW. Het is belangrijk om de opmaak van beide processen zo analoog mogelijk aan te

pakken, ook al betreffen het op heden nog twee aparte entiteiten met elk hun eigenheid. Gemeentelijke processen worden dus telkens ook tegen het ‘OCMW-licht’ gehouden

en aangepast aan deze eigenheid. Er wordt naar gestreefd om hetzelfde sjabloon te gebruiken.

1.5. Doel

De doelstelling is dat elke dienst jaarlijks één of meerdere nieuwe processen uitschrijft.

5

1.6. Periode 2016-2017

Tijdens de periode 2016-2017 werd vooral verder gesleuteld aan een passende structuur waarin de verschillende administratieve processen konden worden ondergebracht.

Deze werd als volgt geconcipieerd en goedgekeurd door het MAT

6

Gemeente Anzegemsturende processen

inplannen

opstellen begroting/b

udget

opstellen jaarplan

Maken van beleid

inplannen personeel

intake

inplannen event

evalueren

auditen

verantwoorden/

rapporteren/

evalueren

primaire processen

ontwikkelen

regelingen en

verordeningen

producten en diensten

nieuw openbaar domein

belastingsreglement en retributie

uitvoeren

registreren

afleveren

begeleiden

beslissen

heffen

Aanwerven personeel

beheer openbaar domein en onderhoud

opvang

exploiteren

regisseren

onthalen

handhaven

preventieve controle/ toezicht

sanctioneren

controle na aangifte

nazorg

meldingen

klachten

beroep (adminsitra

tief beroep/bez

waar)

ondersteunende processen

ondersteunen/facaliter

en

administreren

documenteren en

archiveren

bestellen, betalen en

innen

inkopen en contractere

n

informeren

participeren

communiceren

organiseren

adviseren

7

Processen: gemeente Anzegem Er zijn 3 grote blokken in bovenstaande boomstructuur, nl de sturende, de primaire en de ondersteunende processen. Deze zijn elk verder uitgesplitst in groepen. Enkele algemene processen werden reeds in kaart gebracht. Deze zijn alomvattend voor alle diensten die deze handelingen uitvoeren. Op termijn kunnen dan werkprocessen hieraan toegevoegd worden. De werkprocessen bestaan als basis uit de algemene processen maar zijn veel specifieker. Deze kunnen per dienst lichtjes verschillen. Bijvoorbeeld:

o Primair proces uitvoeren registeren: uit te splitsen in registratie van bv geboorte, uitgaande post

o Primair proces uitvoeren afleveren: uit te splitsen in afleveren van bv subsidie, vergunning, producten,…

o Primair proces uitvoeren beslissen: uit te splitsen in bv besluit nemen in college, nemen van raadsbesluit

o Primair proces uitvoeren exploiteren: uit te splitsen in bv verkopen, verhuren, uitbaten,…

In 2016 werd vooral gefocust op de belangrijkste algemene processen.

Nadat de structuur gestalte kreeg, werden de bestaande (2015-2016) processen en de nieuw uitgewerkte hierin ondergebracht. (in vetjes geplaatst)

• Algemene processen:

• Ondersteunende processen:

➢ Proces bestellen

➢ Proces betalen

• primaire

- Handhaven

- Nazorg

- Ontwikkelen

- Uitvoeren

➢ Proces afleveren

➢ Proces exploiteren

➢ Proces onthalen

➢ Proces opvang

➢ Proces regisseren

➢ Proces registreren

- Evalueren

- Inplannen

➢ Proces opstellen budget

➢ Proces inplannen event

➢ Proces inplannen jaarplanning

➢ Proces inzet personeel

➢ Proces intake

8

• werkprocessen

➢ Proces registratie informatieveiligheidsincidenten

De processen worden telkens toegelicht aan het MAT en desgewenst bijgestuurd. Sedert 1 juni 2016 is de gemeentesecretaris eveneens secretaris van het OCMW. Het is

belangrijk om de opmaak van beide processen zo analoog mogelijk aan te pakken, ook al betreffen het op heden nog twee aparte entiteiten met elk hun eigenheid.

Gemeentelijke processen worden dus – sedert najaar 2016 - telkens ook tegen het ‘OCMW-licht’ gehouden en aangepast aan deze eigenheid. Er wordt naar gestreefd om

hetzelfde sjabloon te gebruiken en de afwijkingen in de mate van het mogelijke te beperken, dit met het oog op integratie gemeente/OCMW.

1.7. Periode 2017- eind maart 2018

Een aantal redenen liggen aan de basis van het feit dat de opmaak van de administratieve processen op een laag pitje stond:

a) De integratie ondersteunende diensten gemeente en OCMW: het hoeft geen betoog dat hierin veel energie en werk werd gestopt door alle ondersteunende diensten. We denken aan de vele vergaderingen van de werkgroepen, het herinrichten bureaus, de overdracht van taken, edm.

b) In 2017 vond een externe audit plaats in de dienst Personeel. Deze ging door van mei tot ongeveer half september en vergde veel energie en input van de betrokken dienst. Ingevolge de grote impact die de audit Instroom op de werking van de dienst Personeel en Organisatie kon deze dienst weinig tijd en energie stoppen in het vergaderen met de andere diensthoofden om processen op te maken.

Er werd vooral gepoogd om – waar mogelijk - ook telkens de processen af te stemmen op de ganse organisatie nl. Gemeente en Ocmw.

Volgende administratieve processen werden uitgewerkt (zie vetjes):

• Algemene processen:

• Ondersteunende processen:

➢ Proces bestellen

➢ Proces betalen

➢ Implementatie digitaal reservatiesysteem culturele infrastructuur/ toepassen retributiereglement culturele infrastructuur

• primaire

- Handhaven

- Nazorg

- Ontwikkelen

- Uitvoeren

➢ Proces afleveren

- Aanvraag verwarmingstoelage

- Aanvragen identiteitskaart

9

- Activeren identiteitskaart

- Adreswijziging doorgeven

- Aanvragen nieuwe code identiteitskaart

- Afleveren huisvuilzakken

- Afleveren Anzegembon

➢ Proces exploiteren

➢ Proces onthalen

➢ Proces opvang

➢ Proces regisseren

➢ Proces registreren

- Evalueren

- Inplannen

➢ Proces opstellen budget

➢ Proces inplannen event

➢ Proces inplannen jaarplanning

➢ Proces inzet personeel

➢ Proces intake

• werkprocessen

➢ Proces registratie informatieveiligheidsincidenten

2. De opstart van een centrale aankoop en coördinatie facturatie.

2.1. Voorbereiding: De formatie en organogram (zoals goedgekeurd op 31 maart 2015) voorzagen in een gloednieuwe functie, nl. een deskundige centrale aankoop. Deze

functie werd in de dienst Financiën ondergebracht, gezien de link met boekhouding en financiën.

Een uitstekende kennis van de wetgeving overheidsopdrachten is hier van primordiaal belang. Binnen ons bestaande personeelsbestand werd vastgesteld dat één personeelslid deze noodzakelijke kennis en ervaring in huis had. Deze medewerker kon dan ook – via mutatie van dienst, ondergebracht worden in de dienst van Financiën en hij oefent met

10

bijzondere kunde en kennis het takenpakket uit van ‘deskundige centrale aankoop’. De praktische verhuis kon pas doorgaan begin december 2015 gezien het personeelslid ook voor zijn vroegere opdracht diende vervangen te worden. 2.2. Uitwerking

• De dienst Centrale Aankoop werkt efficiënte en tijdsbesparende methodes uit om aankopen te doen.

- Zo werd er in 2015 aan verschillende leveranciers (VVSG Winkel, Inni Group, nv Lumap, Pamar en Vanlaeke) een prijsvraag gericht voor het leveren van courante

kantoorbenodigdheden.

Uit de vergelijking bleek dat de nv Lumap uit Oudenaarde het beste scoorde. Het college besliste dan ook om alle kantoorbenodigdheden (uitgezonderd kopieerpapier) tot eind 2016 aan te kopen bij nv Lumap uit Oudenaarde (levering op elke dinsdag, portvrij, op verschillende locaties mogelijk).

- Via de toekomstige toetreding tot TMVW – aanvullende diensten - zal toegang mogelijk zijn tot een aankoopcentrale die een ruim gamma van diensten en goederen

aanbiedt, waarvoor TMVW een raamovereenkomst heeft afgesloten. Een greep uit:

o de producten: Bedrijfskledij en persoonlijke beschermingsmiddelen − Brandstof in bulk en met tankkaart − Kantoorbenodigdheden, papierwaren en drukwerk − Elektrische

apparaten − Koffie- en waterautomaten − Printers en kopieerapparaten − Strooizout − Telecommunicatie − Onderhoudsproducten

o de diensten: − Hersteldienst − Keuringen − Schoonmaak gebouwen en beglazing − Onderhoud kleine infrastructuurwerken, terreinen en voetbalvelden in natuurgras −

Wegonderhoud: signalisatie, herstelling met gietasfalt en wegmarkering − Maaltijdcheques − Tankkaarten − Telecommunicatie

Hiermee wordt vermeden dat voor elke aankoop een complexe aankoopprocedure moet worden doorlopen. Dit is een gigantische stap richting vereenvoudiging en efficiëntie.

• Ter ondersteuning van de diensten werd de aankoop van het softwarepakket 3P gerealiseerd.

Het programma betekent een grote hulp bij het opstellen van het administratief luik van het bestek alsook de opmaak van allerlei documenten (o.a. publicatie, raadsbesluit etc...). Daarnaast helpt het programma om de wettelijke termijnen te berekenen en mee in het oog te houden. Het pakket omvat een module Overheidsopdrachten. Hiermee kan het volledig dossierbeheer van overheidsopdrachten voor werken, leveringen & diensten behartigd worden. Met andere woorden, alle noodzakelijke functionaliteiten zitten vervat in 3P: begrotingsvoorstellen, begrotingskredieten, begrotingswijzigingen in min/meer, percelen, posten, samenvattende opmetingsstaten, offertevergelijking, berekening van abnormale prijzen en leemteformule, gunning en sluiting, automatische import via Excel, verrekeningen, termijnswijzigingen, opvolging van uitvoeringstermijnen, nazicht van vorderingsstaten, aanvraag en ontvangst van subsidies, opvolging van leemtes, waarborgen, boetes, opleveringen, automatisch aanmaken van de eindafrekening, borgvrijgaven, enz. Daarnaast bevat 3P een geavanceerde documentgenerator voor het volledig beheer van alle output van rapporten, publicaties, beslissingen, brieven en PV’s. Meer dan 200 vooraf gedefinieerde typedocumenten en sjablonen zitten vervat in 3P. Verder kan men rechtstreeks én gratis publiceren in E-Notification, zitten er tal van systeemwaarschuwingen en controleberekeningen ingebouwd in 3P, enz. Er werden 6 licensies voorzien voor deze tool en de nodige opleidingen om zo effectief en efficiënt mogelijk te werken met het programma werden aangeboden aan de diverse actoren.

• Sedert 1 januari 2016 kreeg elke budgetverantwoordelijke een gepersonaliseerde toegang tot de boekhoudssoftware (incl. bestelaanvragen) . Voor het realiseren van een gepersonaliseerde toegang voor elke budgetverantwoordelijke was het nodig om alle jaarbudgetrekeningen qua structuur te herbekijken. Opdat deze gepersonaliseerde toegang vanaf 1 januari 2016 mogelijk zou worden, diende deze oefening door de Financiële Dienst samen met de budgetoefening uitgevoerd te worden.

11

Door deze gepersonaliseerde toegang tot de boekhoudsoftware is het voor elke budgetverantwoordelijke mogelijk om: - Online de aanwending van de kredieten te kunnen opvolgen van die jaarbudgetrekeningen waarvoor zij verantwoordelijk zijn. De gepersonaliseerde toegang is zo opgezet dat budgetverantwoordelijken enkel die jaarbudgetrekeningen zien waarvoor zij verantwoordelijk zijn. - Zelf bestelaanvragen in te geven rechtstreeks in de boekhoudsoftware. De gepersonaliseerde toegang is zo opgezet dat budgetverantwoordelijken enkel bestelaanvragen kunnen ingeven voor die jaarbudgetrekeningen waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Deze mogelijkheid wordt bovendien beperkt voor bestelaanvragen beneden de 8.500 EUR (= procedure “bestelbon”).

• Op 17 december 2015 werden de spelregels inzake: - het voeren van overheidsopdrachten, - de voorafgaande noodzakelijke goedkeuring van alle overheidsopdrachten (dus ook van kleine bestellingen) door het college; - de rol van de aankoopdienst; - de goedkeuring van facturen uitvoerig toegelicht aan alle budgetverantwoordelijken. Op die manier is er zekerheid dat elkeen van de wetgeving en de vigerende procedures op de hoogte is.

• Vervolgens worden nog een aantal aanvullende rapporten op kwartaalbasis ter beschikking gesteld aan de budgetverantwoordelijken. Meer bepaald gaat het hier om volgende rapporten: - Rapporten mbt de opvolging van kredieten (standopgave op het niveau van de individuele algemene rekening en op het niveau van de individuele actie; rapport met een overzicht van de nog openstaande verbintenissen); - Rapporten mbt de opvolgen van de werking van de eigen dienst (: Uitbetaalde equivalenten per dienst; exploitatieresultaat per dienst (to do)).

• Invoeren procedure ‘open bestelbon’ – ingevoerd voor cash-aankopen en een kostenbesparend alternatief tegenover het in voorraad houden van bepaalde, vaak weinig gebruikte of bederfbare, goederen. Bij dergelijke aankopen wordt er pas naderhand een bestelbon aangemaakt, die nadien gelinkt wordt aan de reeds ontvangen factuur van de cash-aankopen. Het gaat hier dan over een zogenaamde “open bestelbon”. Een bestelbon opgemaakt op naam van een bepaalde leverancier, voor een bepaald bedrag, maar zonder specifieke invulling. Deze bestelbonnen zullen ook steeds als omschrijving cash-aankopen meekrijgen. 2.3. Trekker(s): financieel beheerder en deskundige centrale aankoop

2.4. Aandachtspunten

• Stelselmatig wordt gekeken welke aankopen er zich toe lenen om gecentraliseerd aan te pakken

• Ook het OCMW kan betrokken te worden.

2.5. Doel is het genereren van:

• Zuinigheid

• Kwaliteit en transparantie

• Efficiëntie en effectiviteit.

• Correcte toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten

• Beheersbaarheid van de kredieten

12

2.6. Periode 2016-2017

• Instap A-divisie ‘Aanvullende diensten’ Farys (TMVW) De gemeenteraad besliste op 14 juni 2016 in te stappen in de A-divisie ‘Aanvullende Diensten’ Deze divisie, die de wetgeving op de overheidsopdrachten toepast, biedt een brede waaier van producten en diensten aan onder de merknaam Creat, waarop de vennoten beroep kunnen doen. Deze divisie zal finaal ondergebracht worden in een afzonderlijk intergemeentelijk samenwerkingsverband (ISV) ‘TMVS (Tussengemeentelijke Maatschappij der Vlaanderen voor Services). Deze procedure is op heden nog lopende bij TMVW. Het aanbod omvat zowel standaard leveringen, diensten en werken als maatwerk en dekt alle ondersteunende domeinen af. Toetreding betekende een meerwaarde voor ons bestuur om opdrachten aan vooraf gekende voorwaarden te verwerven, met als groot voordeel dat de aankoopprocedures niet meer doorlopen moeten worden. Het OCMW besliste, zonder kapitaalsinbreng, via de gemeente, ook tot toetreding. Werkingskosten: per bestelling wordt een standaardprijs in % aangerekend (niveau is afhankelijk van de complexiteit van de marktwerking en de te verwachten omzet). Voorbeeld: 3% voor het leveren van onderhoudsproducten. Elke partner kan ‘op vraag’ en ‘op maat’ beroep doen op FARYS|TMVW. Dat is de kenmerkende eigenschap van de samenwerking met FARYS|TMVW.

• Waar mogelijk wordt geprobeerd om efficiëntiewinsten te boeken om intensieve en langdurige procedures te vermijden. Zo beslist het college ook om zijn interesse te

betonen aan stad Harelbeke dat als opdrachtencentrale optreedt voor de aankoopprocedure van een HR-softwarepakket

Binnen de werking van de personeelsdienst wordt op vandaag op een zeer arbeidsintensieve manier gewerkt rond de diverse HR-processen. Hierdoor ligt de focus van de dienst voornamelijk op de beheersmatige (administrerende) kerntaak, en in mindere mate op de beleidsmatige (strategische) en begeleidende opdracht van de dienst. In het kader van de integratie gemeente/OCMW is het ten zeerste aangewezen om te investeren in HR-software die de diverse HR-processen verregaand automatiseert. Dit met als doelstelling het kwaliteitsniveau, de efficiëntie en de transparantie te verhogen en meer te kunnen inzetten op beleid en begeleiding. Door Stad Harelbeke werd beslist om als opdrachtencentrale op te treden en wel om volgende redenen:

• Veel personeelsdiensten worden met dezelfde problematiek geconfronteerd;

• Het bieden van een breder potentieel aan toekomstige klanten moet leveranciers ertoe aanzetten hun aanbod scherp te stellen.

Zodoende hoeft het gemeentebestuur niet zelf in te staan voor het uitschrijven van een bestek en voor de organisatie van demo’s.

• Wijziging wetgeving overheidsopdrachten (toelichting meester Rasschaert).

Meester Rasschaert is een autoriteit op vlak van overheidsopdrachten. Hij werd bereid om in het gemeentehuis van Wortegm-Petegem en gratis langs te komen om de recente wijzigingen en nieuwigheden in de wetgeving toe te lichten aan een aantal gemeenten. Zowel MAT-leden van gemeente als OCMW woonden deze infosessie bij op 21 november 2016.

• In functie van de zuinigheid worden ook – via het personeelskrantje of het MAT - regelmatig tips meegegeven om besparingen te realiseren: bijv. recto/verso

kopiëren, zw/w kopiëren (ipv in kleur), opzeg abonnementen naslagwerken, edm

13

• De quickwins die tijdens de periode 2015-2016 gerealiseerd werden, werden uiteraard verder gecontinueerd tijdens de periode 2016-2017. Zo werden verder de

aanvullende rapporten op kwartaalbasis ter beschikking gesteld aan de budgetverantwoordelijken. Meer bepaald gaat het hier om volgende rapporten:

- Rapporten mbt de opvolging van kredieten (standopgave op het niveau van de individuele algemene rekening en op het niveau van de individuele actie; rapport met een overzicht van de nog openstaande verbintenissen); - Rapporten mbt de opvolgen van de werking van de eigen dienst (: Uitbetaalde equivalenten per dienst; exploitatieresultaat per dienst (to do)). Aan het college worden voldoende rapporten bezorgd zodat signalen kunnen gecapteerd worden en het beleid bijgestuurd. O.a. volgende rapportering (met belangrijke financiële impact) werd aangeleverd (nav opmaak rekening 2016): - Nutsvoorziening per locatie - Investeringen, onderhoud en herstelling gebouwen en terreinen - Openbare verlichting – evolutie uitgaven en samenstelling factuur. - Onderhoud en herstelling per locatie - Inkomsten uit de eigen dienstverlening van de diverse diensten (Annah, cultuur, bko, busvervoer, stedenbouw,…)

2.7. Periode 2017-2018

• De grootste realisatie was de integratie dienst Financiën gemeente/ OCMW. Twee personeelsleden uit het OCMW vervoegden zich bij de geïntegreerde dienst Financiën en kregen hun standplaats in het hoofdgemeentehuis. De taken dienden opnieuw verdeeld te worden waarbij er veel aandacht was voor het borgen van deskundigheid. Elk personeelslid kan een aantal kerntaken opnemen van zijn collega ingeval van afwezigheid. Na de integratie G/O ondersteunende dienst financiën werd een herstructurering doorgevoerd met volgende interne taakverdeling binnen de diensten:

• Het derde IT-raamcontract van de stad Kortrijk liep eind 2017 af. De opvolger van dit raamcontract kreeg Smart City Toolbox als titel. De eerste deelcontracten

werden begin 2018 gegund. Anzegem tekende opnieuw in en kan dus diensten afnemen. De gemeenteraad vond het dus aangewezen mee in te stappen in dit IT-

raamcontract om blijvend beroep te kunnen doen op enkele vertrouwde leveranciers alsook ondersteuning te verkrijgen in nieuwe domeinen zoals informatieveiligheid

(inclusief GDPR) en digitaal archiveren (eDepot).

• Wijziging wetgeving overheidsopdrachten (toelichting meester Rasschaert). Meester Rasschaert is een autoriteit op vlak van overheidsopdrachten. Hij werd bereid

om in het gemeentehuis van Wortegem-Petegem en gratis langs te komen om de recente wijzigingen en nieuwigheden in de wetgeving toe te lichten aan een aantal

gemeenten. Deze toelichting vond plaats op 5 oktober 2017.

• Debiteurenbeheer: in het kader van de uitdiensttreding van de voormalige gemeentelijke financieel beheerder werd nog extra aandacht besteed aan de schuldopvolgingsdossier van de gemeente. Het behoort tot de exclusieve verantwoordelijkheid van de financieel beheerder om het debiteurenbeheer te behartigen. Voor de opvolging binnen de geïntegreerde dienst G/O : zie taakverdeling hierboven.

• Provisie en kleine dagontvangsten – Een richtlijn werd uitgewerkt in het kader van organisatiebeheersing

Het aantal kassen wordt zo laag mogelijk gehouden.

14

Er zijn drie onderdelen te onderscheiden: een centrale kas, een provisie en inning van geringe dagontvangsten. Het kasbeheer valt onder de secretaris. Aan alle

functiebeschrijvingen werd alvast volgende zin toegevoegd: Men kan aangeduid worden voor de inning van geringe dagontvangsten of als houder van een provisie

voor geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijks bestuur (in speciën of op een financiële rekening).

3. Inventarisatie materiaal en materieel/centralisatie materiaal/materieel (doelstelling facilitaire middelen)

3.1. voorbereiding:

• In 2014 werd werk gemaakt van de aankoop van een centrale loods voor de technische diensten. Deze centrale werkplaats moet ook ruimte bieden om heel wat materiaal

en materieel te stockeren. Dit zijn zaken die nu her en der verspreid liggen over verschillende locaties in de gemeente.

• Activeren van de module Module Voorraadbeheer van 3P.

Via deze module kan men de voorraad aan goederen in 1 of meerdere magazijnen beheren. Er wordt hierbij een onderscheid gemaakt tussen verbruiksartikelen (= materiaal, bv. bouwmateriaal, kantoormateriaal, munitie,…) en gebruiksartikelen (= materieel, bv. machines, voertuigen, artikels van de uitleendienst). Deze artikels kunnen ingepland worden voor werkopdrachten. Tevens kan men voor artikels aangeven dat zij opgenomen dienen te worden in de module ‘Ontleningen’. Men kan de artikels categoriseren volgens een boomstructuur. Per artikel kan men de nodige gegevens bijhouden (beschrijving, verbruik-, gebruik- en ontleenparameters, de plaats in het magazijn, voorraad, leveranciersgegevens,…). Zo heeft men steeds een volledig beeld op de aanwezig stock in het magazijn op basis van de meest recente gegevens.

• Eens al het materiaal en materieel ondergebracht is op de centrale locatie, zal er personeelslid moeten vrijgesteld worden om alles in de module voorraadbeheer in te

putten.

3.2. Uitwerking:

• Kan pas starten eens de verhuis gerealiseerd is.

3.3. Trekker: Dimitri Goemaere, clusterhoofd Infrastructuur.

3.4. Aandachtspunten:

• Gescheiden functies tussen centrale aankoop en beheer voorraden.

• Wel goede communicatie tussen beide functies.

• Een link met de boekhouding dient noodzakelijkerwijs voorzien te worden in de module.

3.5. Doel:

• Beheersbaar maken van de voorraden.

• Vermijden van diefstal.

15

• In de komende jaren kan de module voorraadbeheer gevoed worden zodat er geleidelijk aan een volledig zicht komt op de aanwezige stock.

3.6. Periode 2016-2017

De verhuis naar de centrale technische loods (de Arena) werd in de zomer van 2016 aangevat. In de Arena dienden daartoe heel wat interne werken te worden uitgevoerd om een ordentelijke stapeling van de materialen en het opbergen van het materieel te bewerkstelligen. Zo werd een garage voor herstel van voertuigen uitgebouwd, werd de loods functioneel ingedeeld en verbouwd, werden er rekken aangekocht en aangebracht en een zolder voorzien voor onderbrengen van zaken die minder frequent moeten gebruikt worden. Eind 2016/begin 2017 waren de technische diensten van Anzegem, Tiegem en Ingooigem verhuisd, met uitzondering van de Groendienst en de Uitleendienst. Deze blijven voorlopig nog gehuisvest in de loods gelegen aan de Ingooigemstraat 7. Intussen werd de Technische Dienst ook personeelsgewijs beter gestructureerd. Het was immers aangewezen om een aantal bekwame technici die spontaan binnen hun ploeg de dagdagelijkse leiding nemen en aldus de ploeg trekken (ingevolge het feit dat ze onderlegd zijn in hun vakdomein), de nodige verantwoordelijkheid toe te kennen. Dit uitte zich in de omzetting van 4 functies van technisch assistent in expertenfuncties op het organogram (D4):

- Technicus-specialist wegenis en riolering - Technicus-specialist mechanica - Technicus-specialist culturele infrastructuur en uitleendienst - Technicus-specialist begraafplaatsen en bestrijding ongedierte

Deze ingreep die het opnemen van verantwoordelijkheid en beperkte coördinatie inzake uitvoering van werken impliceert, is mede in het leven geroepen om de druk op de werkleider enigszins te verminderen. Op die manier kan deze zich meer bezig houden met de planning en dagdagelijkse leiding en werkverdeling. Het weze hierbij duidelijk dat de hiërarchische leiding van het personeel bij de werkleider blijft berusten en dat de technici-specialist geen leidinggevende functie uitoefenen.

Het is de bedoeling dat er in de komende periode onderzocht wordt of de activering van de module voorraadbeheer (3P-pakket) kan geactiveerd worden. Dit betekent dat bekeken wordt of er efficiëntiewinsten kunnen geboekt worden indien de stock van het materiaal digitaal wordt bijgehouden. Ook het digitaal in kaart brengen van het aanwezige materieel (werktuigen/machines/apparaten) dient te worden aangepakt. Hiertoe dient een medewerker te worden aangeworven op halftijdse basis. De opstart kadert in een project, dit betreft immers een eenmalig groot werk. Er zal nagegaan worden hoe het systematisch en elektronisch bij houden achteraf eventueel intern kan georganiseerd worden.

3.7. Periode 2017-2018

In 2017 werd verder gewerkt aan het installeren van de technische diensten in de nieuwe loods ‘De Arena’. Ook de Groendienst nam zijn intrek op de technische site. Op de Uitleendienst na zijn alle technische diensten nu gecentraliseerd. Er werd ook gewerkt aan het bouwplan voor een bijkomende loods waarin dan volgende functies een plaats zouden krijgen: refter, sanitair, magazijn en Uitleendienst. Het al of niet activeren van de module voorraadbeheer (3P-pakket) werd verschillende keren onderzocht en besproken binnen het MAT. Uiteindelijk kwam men tot de conclusie dat een inventarisatie van de verbruiksgoederen zeer arbeidsintensief en tijdrovend zal zijn. Echter, een inventaris van materieel (gebruiksgoederen) zou wel een meerwaarde kunnen zijn. Het risico diefstal kan hiermee ingedijkt worden. De dienst Patrimonium volgt dit verder op.

16

4. De reactivering evaluatie- en functioneringsprocessen / opmaak vormingsplan (doelstelling: personeelsbeleid) + bevorderen van de kwaliteit van het

leidinggeven door het aanbieden van passende vorming aan leidinggevenden.

4.1. Opstart

• De organisatie van functionerings- en evaluatiegesprekken was de laatste jaren wat verwaterd Enkel voor een bevordering binnen de functionele loopbaan werd nog een

evaluatiegesprek gevoerd. Zulks betekende dat het heel moeilijk was om een maatregel op te leggen als er zich een probleem voordeed (bijv.ontoereikende inzet,

absenteïsme,…) Personeelsleden werden hierop niet aangesproken. Er was evenmin een dossier voorhanden om op terug te vallen wanneer men een maatregel diende op te

leggen….

• Verder werden pijnpunten niet in kaart gebracht, evenmin als problemen, zwaktes, vragen, hiaten inzake opleiding enz.

4.2. Uitwerking:

• In 2014 werden de planningsgesprekken terug ingevoerd.

• In 2015 werden er functioneringsgesprekken georganiseerd

• In 2016 worden nog ontbrekende functioneringsgesprekken gevoerd en vinden de evaluaties plaats.

• Aan de nieuwe personeelsleden- evaluatoren wordt een passende opleiding aangeboden (via Wivo).

• Regelmatige herinneringen in personeelskrantje

• Een nieuw model van evaluatieformulier werd opgemaakt zodat er meer stimulerend gewerkt kan worden.

• De personeelsdienst reikt de nodige formulieren uit en plaatst een deadline voor het voltooien van de gesprekken.

4.3. Trekker: gemeentesecretaris.

4.4. Aandachtspunten:

• Nieuwe formulieren voor evaluatiegesprekken werden opgemaakt. De focus ligt thans meer op het positieve aspect van dit proces.

• Regelmatige herinneringen worden uitgestuurd.

4.5. Doel:

• Verbetering inzake functioneren wordt beoogd – de juiste man/vrouw op de juiste plaats

• Elk personeelslid krijgt periodiek de kans om zijn functioneren te bespreken met zijn leidinggevende, hetzij via een functioneringsgesprek, hetzij via een evaluatiegesprek.

• De klemtoon wordt meer en meer gelegd op functioneringsgesprekken. Dit met de bedoeling om snel en efficiënt bij te sturen in geval van problemen.

4.6. Periode 2016-2017

In 2016 werden de statutair verplichte evaluatiegesprekken gehouden.

Op 25 mei 2016 heeft het Vlaams parlement het decreet tot wijziging van het Gemeente-, het OCMW- en het provinciedecreet aangenomen. Dit decreet werd afgekondigd op 3

juni 2016 en gepubliceerd in het staatsblad van 28 juni 2016. Met uitzondering van de schrapping van de personeelsformatie als verplicht instrument, die in werking treedt op

17

een door de Vlaamse Regering vast te stellen datum, treden de wijzigingen in werking op 8 juli 2016. Het gaat voornamelijk om personeelszaken. Een van de blikvangers is de

mogelijkheid die geboden wordt om de periodieke evaluatie facultatief te maken. Evaluatie kan voortaan voorbehouden worden voor specifieke situaties, bijv. enkele weken of

maanden na indiensttreding en/of bij manifest disfunctioneren. Aangezien de Rechtspositiebesluiten zelf nog niet opgeheven worden kan een bestuur momenteel nog geen

alternatief evaluatiesysteem uitwerken. Het MAT adviseerde op 2 februari 2017 om de verplichte periodieke evaluatie in de toekomst achterwege te laten. Motivatie: de

tweejaarlijkse verplichte evaluatie is voor 95% van de medewerkers een formaliteit die weinig meerwaarde geeft. Anderzijds moet een dossier nog steeds voldoende

schriftelijke elementen bevatten indien men tot een sanctie of ontslag wil kunnen overgaan. Vandaar dat er gepleit wordt om tijdens de proeftijd, bij contracten bepaalde duur

en in geval van disfunctioneren het instrument ‘evaluatie’ zeker toch te behouden.

Anderzijds lijkt het aangewezen en zinvol ook de functioneringsgesprekken verder te behouden. Dit is immers een moment waarbij beide partijen leidinggevende/medewerker

op een voorbereide manier een aantal zaken kunnen aankaarten en aanpakken. De administratieve rompslomp weegt niet op tegen het nut dat dergelijke gesprekken in het

verleden bewezen hebben.

Inmiddels is de gemeente aangesloten bij de regionale werktafel HRM in onze regio, georganiseerd vanuit OCMW Waregem en geleid door VVSG. Deze zal zich in eerste instantie buigen over het thema ‘evaluatiesysteem’ waarbij het de bedoeling is om concrete uitwerking te voorzien van een eva luatiesysteem dat bruikbaar/implementeerbaar is in de besturen. Aansluitend hierbij kan verwezen worden naar het feit dat de gemeente voornemens is om te investeren in HR-software die de diverse HR-processen verregaand automatiseert. Dit met als doelstelling het kwaliteitsniveau, de efficiëntie en de transparantie te verhogen en meer te kunnen inzetten op beleid en begeleiding. Door Stad Harelbeke werd beslist om als opdrachtencentrale op te treden en wel om volgende redenen: · Veel personeelsdiensten worden met dezelfde problematiek geconfronteerd; · Het bieden van een breder potentieel aan toekomstige klanten moet leveranciers ertoe aanzetten hun aanbod scherp te stellen. Zodoende hoeft het gemeentebestuur niet zelf in te staan voor het uitschrijven van een bestek en voor de organisatie van demo’s.

4.7. Periode 2017-2018

In 2017 vonden er functioneringsgesprekken plaats. Er werd door het MAT gunstig advies verleend voor een wijziging aan het evaluatiesysteem waarbij enkel nog evaluaties

zouden uitgevoerd worden bij malfunctioneren of in geval van bevordering (al dan niet binnen de functionele loopbaan), binnen de proeftijd of bij verlenging van contracten.

De periodieke (tweejaarlijkse) evaluatie zouden – ingeval er geen klachten zijn – kunnen achterwege worden gelaten. De focus zou meer verplaatst worden op

functioneringsgesprekken.

Evenwel het besluit RPR wordt momenteel op Vlaams niveau herwerkt en het is raadzaam om de wijziging aan de RPR uit te stellen tot het definitieve besluit gepubliceerd

wordt.

Intussen is de overheidsopdracht HR-software door stad Harelbeke afgerond en werd de opdracht gegund aan dienstenverlener Dileoz. De gemeente heeft een budget

voorzien voor de aankoop van een tijdsregistratiesysteem. De medewerkers - en de Personeelsdienst bij uitstek - zijn vragende partij om dergelijk systeem aan te kopen.

Ingevolge de toetreding tot de opdrachtencentrale, hoeft de gemeente de overheidsopdracht niet meer zelf uit te werken en kan rechtstreeks op de diensten van Dileoz een

beroep worden gedaan. Er werd inmiddels een werkgroep, bestaande uit medewerkers uit verschillende diensten, opgericht om een voorstel uit te werken (glijdende uren,

stamuren, verwerking van overuren, maaltijdcheques, verlof, edm). Het is de bedoeling dat deze software de werklast in hoge mate reduceert voor de Personeelsdienst, wat

weliswaar pas op termijn voelbaar zal zijn.

18

5. Opmaak vormingsplan/bevorderen van de kwaliteit van het leidinggeven door het aanbieden van passende vorming aan leidinggevenden

5.1.Opstart

• Uit de zelfevaluatie bleek dat leidinggevenden moeilijk aan het leidinggevende aspect van hun job toekomen. Redenen:

- omdat ze zeer uitvoerend dienen mee te werken binnen de dienst.

- Omdat ze op dit vlak te weinig expertise hebben

- Omdat hun personeel zeer verspreid zit

De zelfevaluatie gaf aan dat diensthoofden graag hun leidinggevende capaciteiten aangescherpt zien via een passende opleiding. Gezien het beperkte vormingsbudget, leek het in eerste instantie opportuun om een vormingsplan op te stellen. Evenwel, zulks bleek geen sinecure te zijn. Zie verder 6.2.

5.2.Uitwerking

• Hieronder volgt een greep uit de vormingspakketten die aangeboden werden in 2015 om de leidinggevenden en stafmedewerkers te ondersteunen:

- Opleiding ‘notuleren’ met als resultaat dat er een nieuwe notuleringsstijl geïmplementeerd werd. (praktisch alle diensthoofden/stafmedewerkers Vrije Tijd en de jongere

leidinggevenden en stafmedewerkers van alle clusters)

- Endesign voor stafmedewerkers – CVO (bijna alle stafmedewerkers/leidinggevenden)

- Waarderend coachen – VVSG (coördinatoren bko)

- Durven met dienstverlening (dienst Welzijn)

- Informatieveiligheid – SBR en V-ICT-or (clusterhoofd P&O, archiefverantwoordelijke en informatieveiligheidsconsulente)

• Inzake managementtechnieken werden volgende vormingen gevolgd:

- To lean or not to lean – VVSG (secretaris)

- Opleiding ‘procesmanagement als opstap voor de uitbouw organisatiebeheerssysteem’ - Wivo (clusterhoofden P&O en Welzijn&burger)

- ‘managen van verandering en vernieuwing’ – VVSG (secretaris en clusterhoofd Welzijn&burger)

- In juni 2016 volgt een algemene toelichting met veel handige tips en voorbeelden inzake ‘lean’ en de verwerking van de lean-principes in de administratieve processen.

• Daarnaast maken heel wat diensthoofden ook deel uit van een intervisiegroep: bibliothecaris, deskundige aankoop, clusterhoofd Personeel (via Wivo/SBR), clusterhoofd

Infrastructuur (tedewest), clusterhoofd omgevingsontwikkeling (VRP), diensthoofd burgerzaken (vlabbabs), secretaris (ECG), financieel beheerder (Vlofin),…. Zo wordt de kans

geboden om tips en voorbeelden met elkaar te delen in een netwerk.

• Er is nog behoefte aan:

- een opleiding voor het coachen en begeleiden van jonge medewerkers (vraag clusterhoofd VT)

- Clusterhoofd Omgevingsontwikkeling zou dan weer graag een opleiding voor leidinggeven volgen, met name het dagelijks leidinggeven waarbij op korte termijn

praktische tips meegegeven worden. (vb. hoe op afstand leiden, evenwicht in hiërarchie/coaching,…) Eventuele individuele coaching is mogelijks ook interessant.

• De Personeelsdienst blijft alert en zal verder gericht passende opleidingen zoeken voor de medewerkers.

• Daarnaast werd onderzocht of de opmaak van een vormingsplan soelaas kon bieden om oordeelkundig om te gaan met de beperkte vormingskredieten. Het clusterhoofd

P&O onderzocht de mogelijkheden, ging te rade bij andere collega-besturen en analyseerde de soorten behoeften. De nota met haar bevindingen werd besproken in het MAT

19

(maart 2016). Hieruit blijkt dat – in een klein bestuur – het aanbod van vorming best vraaggestuurd verloopt. Diensthoofden houden voldoende de vinger aan de pols om

lacunes binnen hun diensten te detecteren en deze behoeften te bevredigen d.m.v. de organisatie van VTO.

Vorming wordt slechts heel zelden geweigerd omdat zulks demotiverend werkt.

5.3. Trekker: clusterhoofd P&O

5.4. Aandachtspunten:

• Om de kosten te drukken, is het noodzakelijk per dienst slechts één medewerker op vorming te sturen. Deze kan dan intern de nieuw verworven inzichten, communiceren

aan de collega’s.

• Stimuleren van interne vorming – bijv.coachen van nieuwe medewerkers door ervaren peters/meters.

• Bevorderen periodieke bijeenkomsten binnen het MAT maar ook binnen de clusters afzonderlijk waar nieuwtjes gecommuniceerd kunnen worden

• Clusterhoofden zorgen ervoor dat elkeen binnen de cluster de kans krijgt om af en toe een opleiding te volgen. (ook oog voor de meer timide medewerkers).

5.5. Doel:

• Gemotiveerde medewerkers

• Kennis blijft up –to-date wat de dienstverlening naar de burger bevordert;

• Vraaggestuurd werken doch met oog voor evoluties op vlak van wetgeving en procedures en met het de bedoeling het niveau van de kwaliteit van de dienstverlening en

werking optimaal te houden.

5.6. periode 2016-2017

Het aanbod van vorming gebeurde vraaggestuurd. Ingevolge de zware inhoudelijke werklast voor de clusterhoofden Vrije Tijd (voorbereiding en implementatie zaalreservatiepakket) en Omgevingsontwikkeling (intensieve vorming rond de omgevingsvergunningenwetgeving) verschoof de vraag naar bijkomende opleiding rond leiding geven wat naar de achtergrond. Van zodra zich een rustiger moment aandient, wordt dit verhaal terug opgepikt. Wat wel als heel zinvol en nuttig ervaren wordt, is het meegeven van tips en tricks voor de clusterhoofden. Dit zijn handige en korte overzichten met tips en weetjes rond management. Blikvangers op vlak van Vorming/Training/Opleiding in 2016-2017:

• inspiratiesessies (inspiratietoer naar toverland, CJP-inspiratiesessie, inspiratiedag KO) voor Jeugd en BKO

• Overlegmomenten, uitwisselingstafels en collegagroepen, intervisie: BKO (LOCO, uitwisselingstafel zorgnetwerken), SW (LST bijeenkomst, werkgroepen),

bib (intervisie), IZ (collegagroep), collegagroep overheidsopdrachten (fin),

• Technische kennis: oa burgerzaken( internationaal privaatrecht, automatisering BS, rijbewijzen), bib (tablets voor gevorderden), SW (tegemoetkoming hulp aan

bejaarden), communicatie (crisiscommunicatie), fin (btw voor lokale besturen, dagelijkse verrichtingen), GI (lichtorgel, opleiding licht, overheidsopdrachten), OO –

milieu (nieuwe wet rond omgevingsvergunning), OO (digitale bouwaanvraag, infosessie lokaal woonbeleid, omgevingsvergunning), technische dienst

(vakbekwaamheid, recyclageparkwachters, )

20

• Info rond opzet E-loket (BZ)

Opleiding waarbij meerderen van de dienst aanwezig waren:

• BZ: automatisering burgerlijke stand

• IZ: Inkanteling OCMW in gemeente

• SW: tegemoetkoming hulp aan bejaarden

• OO: omgevingsvergunning

• technische dienst (vakbekwaamheid)

• bijscholing hulpverlener EHBO

5.7.periode 2017-2018 We verwijzen naar de periode 2016-2017. Uit de secretarisverslagen blijkt dat er ook in 2017-2018 zwaar ingezet werd op het op peil houden van de kennis en deskundigheid van de medewerkers.

6. Debiteurenopvolgingssysteem + coördinatie alle facturatie via de Financiële Dienst (doelstelling: financ.middelen)

6.1. Opstart

• De Financieel Beheerder is er zich van bewust dat het debiteurenopvolgingssysteem op heden nog niet volledig op punt staat. Een afdoende methode is nog niet

uitgewerkt en staat bijgevolg op stapel voor 2016 en volgende jaren.

• Als voorbereidende stap wordt genoteerd dat er inmiddels een boekhouder in dienst genomen. Deze persoon is pas kunnen starten eind oktober 2015 en diende zich

eerst in te werken en de nodige opleidingen te volgen.

• Coördinatie van de facturatie op de dienst Financiën.

21

Ingevolge de uitbreiding van de bestaffing en expertise binnen de dienst is het ook mogelijk om de facturatie meer gestroomlijnd te laten verlopen. Een administratief medewerkster Financiën wordt momenteel deeltijds ingezet voor de dienst Vrije Tijd en beheerst het I-school pakket goed. (I-school faciliteert de reservatie en facturatie van de vrijetijdsdiensten zoals BKO/speelplein/sportkampen) – in de toekomst zal hiervoor een administratief medewerker binnen de cluster Vrije Tijd aangesteld worden. De informatie voor de facturering wordt weliswaar nog grotendeels aangeleverd door de verschillende diensten, doch de verwerking en controle gebeuren bij de dienst Financiën. 6.2. Uitwerking

• Er wordt gewerkt aan informatisering en uniformisering van bepaalde processen (bijv. digitalisering van de verhuur culturele en sportinfrastructuur) zodat de facturatie

minder manueel en meer geautomatiseerd zal kunnen gebeuren in de toekomst

• Inkomende facturen: Naast een gepersonaliseerde toegang tot de boekhoudsoftware worden sedert 1 januari 2016 alle facturen ingescand. Hierdoor wordt het mogelijk om de goedkeuring van de facturen door de budgetverantwoordelijke ook digitaal te organiseren. In huis werd hiervoor een programma geschreven. Dit programma wordt door de budgetverantwoordelijken gebruikt om die facturen waarvoor zijn budgetverantwoordelijke zijn, goed te keuren. Tegelijkertijd worden door de dienst Financiën alle facturen digitaal opgeslagen in de boekhoudsoftware. Facturen zijn dus via de boekhoudsoftware digitaal raadpleegbaar (ook voor de budgetverantwoordelijken).

6.3. Trekker: Financieel Beheerder

6.4. Aandachtspunten:

• Administratief medewerker dienst Financiën nadert de pensioenleeftijd; er zal moeten nagegaan worden hoe de opvolging kan gewaarborgd worden

• Samenwerking met OCMW mogelijk? De pensionering van de administratief medewerker kan een opportuniteit vormen om mogelijkheden tot samenwerking te exploreren

en gebruik te maken van elkaars personeel.

6.5. Doel: een debiteurensysteem is belangrijk want het moet ervoor zorgen dat alle gelden waarop de gemeente recht heeft, ook daadwerkelijk geïnd worden. De financieel

beheerder plaatst dit op de agenda van 2016 en 2017.

6.6. Periode 2016-2017

Het debiteurenbeheer werd verder opgenomen. Alle openstaande schulden werden in 2016 opgevolgd. Volgende herinneringen worden naar gelang de noodwendigheid achtereenvolgens verstuurd: rekeningoverzicht, eerste aanmaning, 2de aangetekende aanmaning. In 2016 werd er nog geen werk gemaakt van het formaliseren van de procedure. Deze staat in 2017 op de agenda, samen met een periodieke en transparante rapportering. 6.7. Periode 2017-2018

In het kader van de uitdiensttreding van de voormalige gemeentelijke financieel beheerder werd nog extra aandacht besteed aan de schuldopvolgingsdossiers van de gemeente. Het behoort tot de exclusieve verantwoordelijkheid van de financieel beheerder om het debiteurenbeheer te behartigen. Voor de opvolging debiteurenbeheer binnen de geïntegreerde dienst G/O werd een interne taakverdeling uitgewerkt. Momenteel is de nieuwe dienst financiën zich volop aan het inwerken. Wegens tijdsgebrek kon nog geen procedure worden uitgewerkt.

22

7. Bevordering interactie ICT met de diensten/proactieve werking

7.1. Opstart

Tijdens de zelfevaluatie werd vastgesteld dat de leden van het MAT/het college/andere diensthoofden het gevoel hadden dat er op ICT-vlak weinig gerealiseerd werd. Men was algemeen ook van oordeel dat de organisatie niet op de hoogte is van de noden en meningen van gebruikers op vlak van ICT. Men verwacht van een ICT dienst dat deze proactief handelt en voorstellen doet om – met behulp van automatisering – het werk makkelijker en efficiënter te maken. 7.2. Uitwerking

• Opdat er een vlotte interactie tussen de diensten en de dienst ICT bewerkstelligd kan worden, wordt er sedert 2015 maandelijks een rapportering voorzien voorafgaand

aan het MAT.

Hierop komen volgende zaken aan bod:

- Keuzes op vlak van ICT opgenomen in het MJP

- Dienstverlening optimaliseren

- Nagaan of bestaande software voldoet aan de noden van de gebruikers en de verwachtingen t.a.v. de dienstverlening

- Nieuwe ontwikkelingen ter sprake brengen

- Bespreken incidenten en evalueren

- Evaluatie van bijkomende mogelijkheden tot gedigitaliseerde dienstverlening

- Geplande aankopen worden besproken zodat verkeerde beslissingen vermeden worden.

• Op deze bijeenkomst deelt de betrokken medewerker mee wat er op vlak van archivering en ICT op stapel staat en welke dossiers er lopen.

• De clusterhoofden krijgen de kans om voorstellen tot verbetering te lanceren. De ICT-medewerker formuleert oplossingen en denkt pro-actief mee.

• De opmaak van een uitgebreide inventaris op vlak van soft- en hardware is opgestart.

• Een inventaris van de grootste noden is op heden ook al opgemaakt.

7.3. Trekker: verantwoordelijke archivering en ICT

7.4. Aandachtspunten:

• Betrokkene wordt overbevraagd. Er is ook hier ondersteuning noodzakelijk.

• Compatibiliteit tussen verschillende softwarepakketten mag niet uit het oog worden verloren;

• Samenwerking met het OCMW

7.5. Doel:

• De organisatie kent de mening en de noden van de gebruikers op vlak van ICT

• Er worden initiatieven geformuleerd en uitgewerkt om de werking te verbeteren en te laten aansluiten bij de noden van de organisatie.

• Inventarisatie van bestaande hard- en software.

23

7.6. Periode 2016-2017

2016 en begin 2017 werden volledig beheerst door de vraag of de gemeente en het OCMW met hun toepassingen naar de cloud zouden verhuizen of (minstens) de vijf komende jaren verder een on-premise oplossing zouden toepassen. Dit betrof een problematiek die zowel voor de gemeente als het OCMW van toepassing was. Hiertoe werd een beperkte werkgroep (bestaande uit mandatarissen en personeel van gemeente en OCMW) samengesteld. Diverse adviezen (extern deskundige/V(ict)-or, ICT-deskundige) werden opgevraagd en besproken. Hieronder volgt de historiek van het intensieve onderzoek en het resultaat van de besprekingen terzake. 1. Startpunt - Serverstructuur:

• De servers werden in 2012 aangekocht, geïnstalleerd en opgeleverd. En werden vervolgens aan hun lot overgelaten.

• Jarenlang werden er geen Windows Updates uitgevoerd.

• Ad-hoc werd iets bij geïnstalleerd in functie van updates van de Cevi-pakketten.

• Eén server met opslag inbegrepen, waarvan de Raid niet bleek te werken en een Next Business Day hardware garantie die vervalt op 8 maart 2017. 2. Netwerk • Werd geïnstalleerd in 2008 en ook aan zijn lot overgelaten.

Eén of meerdere onidentificeerbare netwerkapparaten verstuurden storende commando’s waardoor

o het netwerk op onregelmatige tijdstippen overbelast werd;

o programma’s traag werken;

o toepassingen hun sessie verloren en opnieuw aanmelden niet lukte omdat er nog een sessie open was;

o iedere morgen moest het infoscherm aan het onthaal opnieuw worden opgestart omwille van netwerkconflicten. • Vreemde computers en mobiele toestellen komen regelmatig in ons netwerk.

• Stroomonderbrekingen in het gemeentehuis en bibliotheek hebben een grote impact op de beschikbaarheid van het netwerk en servers voor alle diensten op alle locaties.

• In de namiddag van maandag 27 juni 2016 begaf in de bibliotheek te Anzegem een omvormer van de glasvezelverbinding tussen het gemeentehuis en de bibliotheek. Met als gevolg bijna twee dagen geen netwerk en servers beschikbaar voor de collega’s in de bibliotheek, sporthal, De Arena en sociaal welzijn. Dit type omvormer is enkel nog tweedehands verkrijgbaar. 3.Wat is de oorzaak van de problemen? ICT kreeg in het verleden te weinig aandacht. De nodige kennis ontbrak bij het personeel. Er gebeurde geen structureel beheer en onderhoud van de infrastructuur. Een continuïteitsbudget ontbrak om mensen en middelen te voorzien voor de gehele IT-infrastructuur draaiend en veilig te houden. In de huidige actieplannen en meerjarenplan is veel geschreven over het digitaliseren van processen, zijn de aankoop en uitrol van nieuwe software opgenomen, maar is vergeten van naast een financiële reflex ook een ‘IT-reflex’ te vragen. Er wordt slechts ad hoc met beperkte middelen ingegrepen wanneer zich iets voordoet. Soms enkel met oog voor winst op korte termijn. Sinds 2016 wordt de verantwoordelijke archivering en ict ook ingezet voor ICT-problemen van het OCMW op te lossen. Twee besturen, in plaats van één. Het heen en weer rijden neemt telkens een half uur tot drie kwartier in beslag. Wat is er tot nu toe gebeurd om de problemen op te lossen? • Quick wins met minimale financiële impact

24

o Met behulp van de inventaristool Spiceworks werden de computers, netwerk en printers in kaart gebracht.

o Computers met Windows XP werden vervangen.

o De andere computers kregen een groot onderhoud.

o Alle computers zijn van op afstand over te nemen.

o Administrator rechten van de collega’s zijn afgenomen.

o Sinds de zomer 2016 werden enkele computers voorzien van snellere SSD harde schijven en Windows 10.

o De servers worden regelmatig bijgewerkt met Windows updates.

o De back-uptaken worden iedere werkdag gecontroleerd.

o Er werden contacten gelegd en goeie relaties opgebouwd met leveranciers.

o Via verschillende werkgroepen bij Leiedal, V-ICT-OR en VVSG blijft de ICT-verantwoordelijke op de hoogte van wat reilt en zeilt op informaticavlak bij andere Vlaamse besturen en Vlaamse Overheid.

o Een security audit werd in maart 2016 uitgevoerd. De resultaten hiervan zijn gekend.

o Een managementserver voor het centraal beheren van werkstations en servers ontbreekt nog.

o Historische gegevens in de Active Directory moeten nog worden opgeruimd. o De mogelijkheden van Group Policies kunnen nog beter benut worden. 4.Netwerkvernieuwing

• Switches

24 nieuwe HP-switches werden in november 2016 aangekocht ter vervanging van de oude 3Com switches en hubs. Deze switches zijn allemaal voorzien van PoE (Power over

Ethernet), dit betekent dat onze netwerktoestellen klaar zijn voor Wireless Accespoints (project Wifi), digitale camera’s (project beveiligingscamera’s) en telefoneren over het

netwerk (nabije toekomst project telefonie). Bijna de helft van deze nieuwe switches staan op hun plaats. De locaties Sociaal Huis, De Arena, Sporthal Torrebos, de bibliotheek

Anzegem en de cultuurdienst in Tiegem kregen reeds een nieuw toestel. De netwerkstoringen en vertragingen zijn nu verdwenen. De vervangingen in de locaties

gemeentehuis, Oudstrijdersstraat, de Ansold, bibliotheek Ingooigem, bibliotheek Vichte en de Stringe moeten nog ingepland worden.

• Glasvezelverbindingen

Tussen de bibliotheek in Anzegem en de sporthal Torrebos lopen twee aparte glasvezelkabels van 50 micron wat een snelle en redundante 1Gbps verbinding oplevert. Tussen het gemeentehuis en de Oudstrijdersstraat loopt één kabel met twee paren van 50 micron. Van het gemeentehuis naar de bibliotheek is dit één kabel met drie paren van het verouderde type 62.5 micron. Er werden vanuit China speciale omvormers aangekocht om de oude omvormers te vervangen en zodoende de glasvezelverbindingen op de nieuwe switches te kunnen aansluiten. Met deze nieuwe omvormers kunnen we de snelheid tussen het gemeentehuis en de bibliotheek verhogen tot 1Gbps. Maar doordat er slechts één glasvezelkabel is, is deze bij een breuk in de kabel volledig verloren. • Straalverbindingen

De gemeente beschikt over vier straalverbindingen. Van het gemeentehuis over de kerk van Tiegem naar het gemeentehuis van Tiegem. Dit is een stabiele verbinding van 50Mbps. Enkel een stroomonderbreking zorgt ervoor dat de verbinding onbeschikbaar is. Bij de verhuis van de dienst sociaal welzijn naar het OCMW-gebouw werden de straalverbindingen van de sporthal Torrebos naar de mast bij de brandweer en van deze mast naar het Sociaal Huis vernieuwd met een snelheid van 100Mbps. Bij de vernieuwing

25

werd de oude verbinding van 50Mbps tussen de sporthal en de mast verplaatst naar De Arena en de mast. De antenne van deze oude verbinding aan de mast van de brandweer fungeert nog steeds als router voor de netwerkcommunicatie tussen de sporthal, De Arena en Sociaal Huis. Om de paar maanden moet deze antenne herstart worden omdat deze ingebouwde router is vastgelopen. Dit toestel dateert ook uit 2008 en het is raadzaam de ingebouwde router uit te schakelen of deze op termijn te vervangen. De ingebouwde router zomaar uitschakelen is niet aangewezen, de routerfunctie moet door een ander toestel overgenomen kunnen worden. 5. Integratie OCMW • De opgeworpen barrières tussen de netwerken van het OCMW en de gemeente zijn nog niet weg. De keuze voor On-Premise of Cloud servers bepaalt met welke

instellingen het netwerk in het Sociaal Huis geconfigureerd zal worden.

• De problemen met de telefonie zijn, na enkele kleine aanpassingen, opgelost met het hertekenen van het telefonieplan en daarna de grote herconfiguratie van de

telefooncentrale.

• Office 365 werd geïntroduceerd tijdens de kerstvakantie bij de collega’s van het OCMW. De grote migratie naar Office 365 bij de gemeente staat voorlopig on hold

omwille van agendaproblemen met de huidige Exchange 2010 en Outlook 2007. De installatie van de nieuwe Office-pakketten op een 60-tal computers moet voorafgaan aan

de migratie van de mailboxen. Deze migratie moet in één beweging gebeuren, bijvoorbeeld tijdens een weekend.

6.Serververnieuwing

• Tijdens de zomer van 2016 werden de eerste gesprekken opgestart met RealDolmen, Smals, HB+ en Cipal voor het vernieuwen van de servers. Er werden bij

RealDolmen offertes bekomen voor het migreren van de bestaande virtuele machines van de gemeente en OCMW naar een nieuwe redundante failover-cluster of naar de

Microsoft Azure. Enkele nieuwe virtuele machines zoals een managementserver en servers voor de omgevingsvergunning en het notuleringspakket werden in rekening

gebracht. Smals bezorgde een rekentabel waarmee het Cloudverbruik per maand kan berekend worden.

• Met deze beschikbare informatie werd een nota opgemaakt voor het college van 4 oktober 2016. Daar werd toen geopteerd voor een cloudoplossing.

Gezien er toch wel niet steeds positieve geluiden kwamen vanuit andere lokale besturen omtrent het cloud-verhaal, werd de draad begin 2017 terug opgenomen en verder gezocht naar wat de beste oplossing kan zijn voor onze organisatie en dit op korte termijn. Van toen af aan werd geconcentreerd op het verder uitwisselen van informatie met de leveranciers HB+, Cipal en RealDolmen. Smals viel af wegens de noodzaak van onze Active Directory te integreren in de Active Directory van de federale overheid. Een eerste toelichting door Cipal in de raadzaal vond plaats op 14 december 2016. Cipal stelde een totaalconcept voor van servers én werkplekken in hun Cloud. Ondersteund door een eigen helpdesk, wordt de IT-er van het lokale bestuur grotendeels ontlast van het systeembeheer. Er komt zo tijd vrij waardoor de IT-er meer met beleid en coaching bezig kan zijn. Na de kerstvakantie volgde op 11 januari een tweede gesprek met Cipal waarbij het technische luik en de connectiviteit werd besproken. Als nadeel werd vooral het gebrek aan redundante opslag ervaren. HB+ kwam op 10 januari van dit jaar het raamcontract van de Vlaamse Overheid toelichten. Zij bieden op vandaag enkel IaaS aan de lokale besturen aan. Alvorens de migratie aan te vatten wordt eerst een traject ter waarde van 8.000 euro doorlopen. De vastgelegde prijs per maand voor virtuele servers wordt door ons als duur bevonden. Door het ontbreken van een accountmanager van Proximus voor onze regio kon niet worden meegedeeld hoe en tegen welke prijs er verbonden kon worden met de HB+ Cloud. In tussentijd had de ICT-medewerker ook enkele telefonische gesprekken met de accountmanager bij RealDolmen. Hij bezorgde informatie en prijzen van de Rcloud. Onafhankelijk expert Geert Speleers werd gevraagd de voorhanden zijnde informatie met ons te bespreken op woensdag 25 januari. Er werd door Geert gewezen op de belangrijkheid van de connectiviteit naar de Cloud. Tijdens dit gesprek werd het On-Premise verhaal terug boven gehaald. Maar dan moet ons intern netwerk tussen onze verschillende sites snel en stabiel zijn en een gesloten ring vormen. Conclusies of beslissingen werden toen nog niet gemaakt. Wel werd opdracht gegeven aan RealDolmen een zo ver mogelijk uitgewerkte offerte voor On-Premise infrastructuur op te maken.

26

Tijdens het MAT van donderdag 2 februari werd een voorlopige stand van zaken gepresenteerd. In afwachting van de offerte van Cipal en RealDolmen werden externe deskundigen uitgenodigd om enkele ideeën en andere pistes te bespreken. Een On-Premise oplossing werd uitvoerig besproken alsook het concept van Cipal. Er werden kritische vragen gesteld, die wij later tijdens de toelichting van de definitieve offerte van Cipal op onze beurt aan hen stelden. De externe deskundigen bezochten ook het ‘serverlokaal’. Hun conclusie is dat er effectief nog heel veel werk is voor een systeembeheerder bij de gemeente. Niet alleen voor het beheer van de servers, maar ook voor het op punt stellen van het computerpark, netwerk en software. De langverwachte offerte van Cipal werd onlangs gepresenteerd en toegelicht door Bart Van Hove. Hun sleutel-op-de-deur concept blijkt een financieel voordelig en haalbare kaart. De virtuele werkplekken en de helpdesk zijn heel interessant voor ons. Het kwijtschelden van een migratiekost ter waarde van 20.000 euro bij de eenmalige aankoop van een aandeel in de Cipal intercommunale is een grote korting. Doch er blijft voorbehoud voor een aantal cruciale zaken, nl. het gebrek aan redundantie en het niet-ondenkbaar gegeven van eventuele vendor lock-in. Een extern deskundige werd onder de arm genomen die toch ernstige vraagtekens stelde bij het volledig extern beheren van de toepassingen. Ook V(ict-)or was niet volledig overtuigd van een cloudoplossing. Volgende opties werden voorgelegd aan het college van 4 april 2017:

. Adviesoptie 1: On-Premise

Wat houdt dit in? Via het raamcontract van Kortrijk of Brugge wordt infrastructuur en software aangekocht en in onze gebouwen geplaatst en beheerd. O.a. 2 hostservers en 2 storageboxen voor een redundante failover-cluster configuratie verdeeld over nog twee te bepalen locaties. Het geheugen van de servers en de opslag van de storageboxen wordt voldoende hoog ingeschat om de komende vijf jaar voldoende virtuele machines te kunnen hosten zonder prestatieverlies. Er wordt een continuïteitsbudget vastgelegd voor de komende jaren, waarmee de middelen worden voorzien en een system engineer kan worden ingeroepen die minstens éénmaal per week het noodzakelijke werk uitvoert voor de gehele IT-infrastructuur draaiend en veilig te houden. De IT-dienst kan beschikken over een werkplaats met o.a. rekken en voorraadkasten, een grote tafel, heel veel stopcontacten en netwerkaansluitingen om bijvoorbeeld meerder computers terzelfdertijd te configureren. Externe IT-medewerkers moeten soms meerdere dagen een werkplek aangeboden krijgen. Wat zijn de voordelen? De IT-infrastructuur is tastbaar aanwezig. De kennis en expertise blijft in onze organisatie. We hebben van dichtbij zicht op wie en wat acties uitvoert op onze infrastructuur. Wat zijn de nadelen? Binnen ons huidig netwerk komen slechts twee combinaties van sites in aanmerking voor een redundantie oplossing: Gemeentehuis/Oudstrijdersstraat en Bibliotheek/Sporthal Torrebos. Dit omdat tussen deze gebouwen twee snelle glasvezellijnen lopen. Eventueel kan uitgezocht worden of glasvezellijnen gehuurd kunnen worden via Belnet, Eandis, Eurofiber of Vlaamse Overheid om een snel netwerk te realiseren tussen het gemeentehuis en het Sociaal Huis. Er lopen alvast glasvezelslijnen langs de spoorlijn Kortrijk-Oudenaarde. Een gesloten netwerkring zal gerealiseerd moeten worden zodat de kans verkleint dat werkplekken van het netwerk afgesloten worden door calamiteiten op een andere gemeentelijke site. De verantwoordelijke archivering en ICT moet wekelijkse ondersteuning krijgen van een systeembeheerder. Het opstarten van een archiefwerking binnen de gemeente kan anders niet gerealiseerd worden. Informatieveiligheid en straks GDPR mogen niet onderschat worden. We mogen ons verwachten aan bijkomende investeringen en de nodige audits en controles. Waarin schuilt de kracht? Wat je zelf doet, doe je meestal beter? De kracht zit hem in het behoud van de controle op wat er gebeurt. Anderzijds moet de gemeente zich heel goed omringen met mensen die kennis van zaken hebben.

27

• Adviesoptie 2: HB+ (raamcontract Vlaamse Overheid) of Rcloud (raamcontract Kortrijk)

- Wat houdt dit in? Serverinfrastructuur huren we af per maand (IaaS). Het beheer van de servers wordt uitbesteed. -Wat zijn de voordelen? De heersende onzekerheid van welke diensten in de kerk komen of welke centralisatie al dan niet wordt doorgevoerd, speelt hierbij geen rol. HB+ is een raamcontract van Vlaamse Overheid waarvan de opdracht werd gegund aan HPE en Proximus. Dit raamcontract is een neutraal, leveranciers onafhankelijke oplossing. Er is zekerheid dat de gemeente met zijn virtuele serverinfrastructuur mee opgenomen wordt in de opvolger van dit raamcontract. De gemeente hoeft niet te investeren in twee eigen serverlokalen die voldoen aan de richtsnoeren van de informatieveiligheid en de verplichtingen van de GDPR. De verantwoordelijke archivering en ICT hoeft zich niet te bekommeren over de beschikbaarheid, het beheer en de back-up van de servers. Wat zijn de nadelen? De infrastructuur van HB+ is duur in vergelijking met de andere leveranciers. Er moet eerst een traject ter waarde van 8.000 euro doorlopen worden. Net zoals bij een On-Premise verhaal, zal de gemeente moeten investeren in het netwerk, andere middelen en ondersteuning voor de verantwoordelijke archivering en ICT. Waarin schuilt de kracht? De gemeente huurt infrastructuur die in uiterste hoge mate beveiligd en beschikbaar is. Terwijl toch de controle op wat er gebeurt, behouden wordt. Ook in deze zal de gemeente zich moeten omringen met de juiste adviseurs. • Adviesoptie 3: CiPort (aandeelhouderschap in de Cipal intercommunale)

Wat houdt dit in? Het beheer van de IT-infrastructuur wordt in grote mate uitbesteed. De gemeente en in het bijzonder de verantwoordelijke archivering en ICT worden meerdere lasten en bezorgdheden ontnomen. Door gebruik te maken van virtuele desktops kan heel flexibel gewerkt en gewisseld worden tussen verschillende werkplekken. Ook thuiswerken wordt plots op een veilige manier heel toegankelijk. Wat zijn de voordelen? De heersende onzekerheid van welke diensten in de kerk komen of welke centralisatie al dan niet wordt doorgevoerd, speelt hierbij geen rol. Het sleutel-op-de-deur concept biedt veel voordelen tegen een relatief lage kostprijs. De helpdesk is toegankelijk voor alle medewerkers. Investeren in serverlokalen is niet nodig. Het beheer van de internetlijnen is niet meer de verantwoordelijkheid van de gemeente. De gemeente hoeft niet de kennis en expertise voor het beheer van servers in huis te halen en bij te scholen. Het stroomverbruik zal gevoelig dalen. Er zijn enkele besparingen mogelijk op vaste kosten zoals Publilink, desktops, virusbeveiliging, onderhoudscontracten met Cevi en Schaubroeck. Wat zijn de nadelen? Virtuele werkplekken, op enkele uitzonderingen na, zijn verplicht in dit concept. De IP-range van het gemeentelijk netwerk moet wijzigen, wat grote veranderingen op vlak van routering zal teweegbrengen. Behalve computers, krijgen toestellen zoals kopieermachines, bancontact, zonnepanelen en dergelijke een ander IP-adres (automatisch of manueel te veranderen, hangt van het toestel af). Voorlopig ligt het Wifi-project stil omdat deze netwerkveranderingen een impact hebben op de configuratie van de access points. Een tweede maal configureren van deze apparaten kan vermeden worden. Door het samengaan van Cipal en Schaubroeck moet de gemeente waakzaam zijn voor ‘vendor lock-in’. Waarin schuilt de kracht? Het aangeboden totaalpakket verlost de gemeente voor een heel groot stuk van het dagelijks systeembeheer. Dankzij de helpdesk die beschikbaar is voor de eindgebruikers zal de verantwoordelijke archivering en ICT heel wat minder brandjes moeten blussen. Conclusie en aanbeveling

28

De keuze voor On-Premise of de Cloud werd mede bepaald door de bereidheid om de nodige financiële middelen structureel beschikbaar te stellen om de werking en de veiligheid van de IT-infrastructuur te garanderen. Om de 3 tot 5 jaar zullen middelen klaar moeten liggen voor het vervangen van hardware, het verlengen van abonnementen en de aankoop van bijkomende licenties. Aanbeveling Op advies van de verantwoordelijke archivering en ICT besliste het college van burgemeester en schepenen een wel overwogen besluit te nemen met een langetermijnvisie als uitgangspunt. De tevredenheid, het werkcomfort en de gemoedsrust van de medewerkers en het bestuur moeten centraal staan. Het op heden ontbreken van een toekomstvisie voor de kerk of het Sociaal Huis mag geen issue zijn om nog twee jaar verder te doen op de wijze waarop het nu georganiseerd is. Binnen twee jaar zal er voldoende werk zijn bij het inrichten en verhuizen naar de verbouwde kerk, waardoor weinig tijd zal resten om dan een migratietraject van serverinfrastructuur voor te bereiden en uit te voeren. Op vlak van IT is het gemeentebestuur thans op een momentum gekomen. Daarom koos het college van burgemeester en schepenen om te investeren in eigen serverinfrastructuur, die dan ook bepalend zal zijn voor de komende vijf jaar. Daarom moet dit project van bij de start redundant uitgevoerd worden op twee verschillende locaties en misschien de back-up op nog een derde locatie. Servers kunnen probleemloos uit een rack gehaald worden en op een andere locatie terug aangesloten worden, indien na een paar jaar een verhuis aan de orde is. Informatieveiligheid en GDPR mogen tevens niet worden onderschat. Tevens mag de archiefwerking niet onder druk te komen staan. Het vrijmaken van structurele middelen voor bijkomende personeelsinzet op ICT is absoluut een voorwaarde. Verder: aanbeveling om zo veel als mogelijk producten en diensten af te nemen via raamcontracten. Hierdoor kan korter op de bal gespeeld worden. De raamcontracten van Kortrijk, Brugge, Cipal, Farys en de Vlaamse Overheid bieden voldoende mogelijkheden om producten en diensten te vergelijken en te shoppen bij verschillende van deze raamcontracten.

Volgende voor- en nadelen werden hierbij afgewogen:

Serverinfrastructuur

• Een migratietraject naar een Cloud zal minstens een half jaar duren. Servers en licenties zijn sneller aan te kopen bij RealDolmen (raamcontract Kortrijk). Het migreren van de virtuele servers naar de nieuwe infrastructuur kan uitgevoerd worden door Cevi en Schaubroeck.

• De capaciteit van de nieuwe servers wordt berekend op een termijn van 5 jaar.

• De servers krijgen voorlopig een onderkomen in de huidige locatie en kunnen/zullen na enkele jaren mee verhuizen naar de kerk. (Er is op vandaag nog geen duidelijkheid over een tweede locatie voor een redundante opstelling van de serverinfrastructuur. Eventueel in de Oudstrijdersstraat of kelder van de Bib)

• De back-ups zullen niet meer op tapes worden opgeslagen. De back-upbestanden worden weggeschreven op een back-upserver die niet in het gemeentehuis zal staan. Mogelijke locaties voor de back-upoplossing worden nog onderzocht.

Netwerk

• Op de bestaande Proximus VDSL-verbinding van het OCMW zal de optie Explore geactiveerd worden, zodat de netwerken van de gemeente en het OCMW via een beveiligde internetlijn met elkaar verbonden worden. Op middellange termijn zullen IP-lijnen van Telenet voor snelle verbindingen zorgen tussen het gemeentehuis en het Sociaal Huis. De Proximus Explore lijnen dienen dan als back-uplijnen.

• Het lokale netwerk zal hertekend worden, hiervoor zal een consultant ingeschakeld worden.

IT human resources

• Momenteel wordt een mogelijke samenwerking met een andere nabijgelegen gemeente voorbereid voor het aanwerven van een voltijdse IT-medewerker die eventueel door beide besturen zal gedeeld worden

29

7.7. Periode 2017-2018

Vaste rubriek op elk MAT is een standopgave dossiers ICT. Op die manier wordt gestructureerd gerapporteerd en informatie uitgewisseld over alle mogelijke projecten binnen de organisatie waarbij informatisering van veraf of . Alhoewel deze briefing tijdsintensief kan zijn, blijkt dit toch een grote meerwaarde voor de organisatie. De dienst ICT wint immers aan belang. We merken dat een goede samenwerking cruciaal is gezien de dienst projectmatig en transversaal opereert. Grote blikvanger in 2017 was de voorbereiding en het onderzoek, de afweging voor- en nadelen en uiteindelijk de installatie van een nieuwe serverinfrastructuur. Op de nieuwe server draait thans de ganse organisatie (zowel gemeente als OCMW). Er manifesteerden zich enkele kinderziekten bij aanvang, maar deze zijn nu verholpen. Verder werd een helpdesk ICT opgericht en is ook het wachtwoordenbeleid op punt gezet. Eind 2017 werd de dienst ICT versterkt met een halftijdse ICT-deskundige. Ingevolge deze aanwerving werd werk gemaakt van een opsplitsing van het takenpakket. In hoofdzaak zal de opdracht er in bestaan om de huidige verantwoordelijke ICT en archivering te ontlasten zodat hij zich aan zijn hoofdopdracht kan wijden. De nieuwe medewerker heeft als hoofdopdracht:

➔ Fungeren als helpdesk (updates software, ondersteuning collega’s die hulp nodig hebben, computers van op afstand overnemen,…)

➔ Installeren nieuwe pc’s en gebruiksklaar maken voor nieuwe gebruikers

➔ Configuraties uitvoeren

Daarbovenop: ➔ In begrijpbare taal omzetten van wat er technisch gebeurt en te gebeuren staat : plan met formulering doelstelling, timing, benodigde middelen

➔ communicatieve schakel met de collega’s

➔ Interne vorming bieden (na screening niveau medewerkers) – opmaak FAQ’s – ter beschikking stellen van nuttige tips/informatie aan collega’s

➔ Inventarisatie van alle software, ook in kader van gdpr (eventueel via kijkstage id diensten)

➔ Informatieplatform opzetten waartoe alle diensten toegang hebben met nuttige info die correct bijgehouden wordt

➔ Telefoonplan (voice over ip)

De huidige verantwoordelijke ICT en archivering staat dan weer in voor: ➔ Opmaak technisch netwerkplan met voorstel definitieve langetermijnoplossing

- Netwerkplan impliceert aanpak wifi, camera’s, telefonie, tijdsregistratie,…. en is een basisdocument voor minstens 5 jaar. Thans is de huidige situatie al in kaart

gebracht en worden de contacten gelegd voor de opmaak van het toekomstig plan.

- Aanvang uitrol tegen verlof – gefaseerde uitvoering

➔ Hardware/servers/bekabeling

➔ Archivering

Er werd ook een overlegplatform IT opgezet.

Deelnemers: schepen ICT, externe deskundige, twee medewerkers ICT, Koenraad, Karen en Stijn. Maandelijks vergadering.

30

Terugkoppeling naar MAT in begrijpbare/bevattelijke taal. Opdracht: aanpak knelpunten en uitwerken IT-plan (netwerkplan maar ook ikv MJP en gdpr)

8. Informatiebeheersing (veiligheid/archivering/postregistratiesysteem) (doelst.:informatie)

8.1. informatieveiligheid.

8.1.1. Opstart:

• Bij de aanvang van 2015 was er nog geen informatieveiligheidsconsulent aangeduid. Dit was een eerste stap die heel snel diende gezet te worden. De wetgeving

verplichtte ons hiertoe al enkele jaren.

• Een veiligheidsplan was evenmin voorhanden

• Een aantal prioriteiten inzake informatieveiligheid dienden bepaald te worden.

8.1.2. Uitwerking:

• Een informatieveiligheidsconsulent werd aangeduid.

• Deze (interne) medewerker werd samen met de verantwoordelijke archivering en ICT ingeschreven voor het volgen van een traject informatieveiligheid aangeboden door

de School voor Bestuursrecht en V-ICT-OR. (laatste opleidingsdag ging door op 11 maart 2016). Deze opleiding werd ook gevolgd door een OCMW-medewerker die hiermee

het luik voor wat betreft informatieveiligheid Sociaal Huis kan opnemen.

• De opleiding moet resulteren in de opmaak van een geïntegreerd veiligheidsplan, dat ten gepaste tijde ter kennisgeving zal worden voorgelegd aan de gemeenteraad. In

de voormelde opleiding werd een sjabloon aangereikt. In een eerste fase zullen alle risicofiches opgemaakt en overlopen worden om dan tot een plan te komen.

De timing die men hiervoor op de opleiding mee gaf is 1 jaar.

Via diverse kanalen (nieuwjaarswoordje secretaris/ personeelskrantje/stuurgroep) werd het personeel op de hoogte gebracht van het feit dat er gewerkt wordt rond

informatieveiligheid.

• De prioriteiten (top 5) werden bepaald waarbij aan volgende risico’s een aantal acties verbonden worden:

- RISICO 1 - GEEN ZICHT OP HUIDIGE SITUATIE INZAKE INFORMATIEVEILIGHEID:

Door middel van het actief inventariseren en bijhouden van mogelijke risico's kunnen tijdig beheersmaatregelen bedacht worden om risico's te verminderen, te vermijden of

over te dragen aan een partij die deze het beste kan dragen en beheersen. Bij gebrek aan een risicoanalyse is het onduidelijk wie verantwoordelijk is voor welk risico en hoe

een risico eventueel bestreden kan worden.

➔ Opmaak risico-analyse

- RISICO 2 - BEPERKT ALGEMEEN BEWUSTZIJN ROND HET BELANG VAN INFORMATIEVEILIGHEID, RISICOFACTOREN & MOGELIJKE GEVOLGEN:

Bewustwording is van essentieel belang wanneer het gaat om informatiebeveiliging. Er kunnen veel richtlijnen uitgeschreven worden maar wanneer medewerkers er geen

weet van hebben en er niet naar handelen dan hebben deze maatregelen uiteindelijk geen effect.

31

Wanneer incidenten of bijna-incidenten niet geregistreerd worden, is het onduidelijk of, waar en wanneer er zich incidenten hebben voorgedaan. Op deze manier kunnen geen

lessen worden getrokken uit deze incidenten en heeft men ook geen zicht of de effectiviteit van de reeds genomen maatregelen.

➔ Awareness creëren en aanmaken van een incidentenformulier dat ter beschikking zal worden gesteld.

- RISICO 3 - GEEN ZICHT OP AANWEZIGE PROGRAMMATUUR & APPARATUUR EN GEEN BEHEER VAN MATERIEEL & INFORMATIEDRAGERS:

Bedrijfsmiddelen en informatie zijn vaak blootgesteld aan risico’s zoals onoordeelkundig gebruik, beschadiging of misbruik en diefstal, waarbij niet altijd voor alle items is

vastgelegd wie de eigenaar en/of gebruiker is.

Onduidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor informatie of bestanden maakt dat niemand zich bekommert over de beveiliging en/of optreedt bij incidenten.

➔ Opmaak volledige inventaris van hard- en software

- RISICO 4 - GEEN ZICHT OP DE KWALITEIT VAN DE BEVEILIGING VAN ONZE IT-INFRASTRUCTUUR:

Door het ontbreken van adequate toegangsbeveiliging bestaat het risico dat onbevoegden toegang krijgen tot vertrouwelijke informatie waardoor die informatie kan worden

misbruikt, ontvreemd of vernietigd.

Wanneer toegangsbeveiliging niet gebaseerd is op de minimumnormen of op een aanvullende risicoanalyse, is het niet duidelijk of een afdoende niveau van beveiliging wordt

gehanteerd.

Ongeoorloofd en/of ongeautoriseerd gebruik van informatie, bedrijfsprocessen of ICT-componenten kan leiden tot fraude, misbruiken, incidenten of verstoring van de

dienstverlening.

➔ Paswoordenbeleid

- RISICO 5 - GEEN ALGEMEEN BELEID EN PLAN OMTRENT INFORMATIEVEILIGHEID:

Het informatieveiligheidsbeleid is het “algemeen kader” waarbinnen de nodige organisatorische en technische maatregelen worden getroffen om de informatie van het bestuur

te beschermen tegen interne en externe bedreigingen en om te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Gebrek aan (duidelijk) beleid maakt dat men zich binnen de

organisatie vaak niet bewust is van de aanwezige risico’s en er vaak onduidelijkheid heerst over de te nemen voorzorgsmaatregelen.

Het niet duidelijk toewijzen van verantwoordelijkheden en bijbehorende taken, procedures en organisatorische middelen belemmert het daadkrachtig en structureel uitvoeren

van beheers- en beveiligingsmaatregelen.

➔ Opmaken van een initieel informatieveiligheidsplan en /of -beleid

8.1.3. Trekker: informatieveiligheidsconsulent (is niet dezelfde persoon als de verantwoordelijke archivering en ICT - functiescheiding)

8.1.4. Aandachtspunten:

• Functiescheiding tussen veiligheidsconsulent en ICT-verantwoordelijke

• Aandacht om ook het OCMW te betrekken

8.1.5. Doel:

• De organisatie gaat veilig om met het beheer van de informatie in het algemeen en ICT in het bijzonder.

• De organisatie volgt de regelgeving over informatieveiligheid correct op.

32

Zie ook 8.1.2. acties vermeld onder de risico’s. 8.1.6. Periode 2016-2017 en verder 2017-2018

a) Situatie 2016:

• Op 2 juni 2015 werd een interne informatieveiligheidsconsulent aangesteld door het schepencollege. In 2016 werd hieromtrent advies ingewonnen bij de toezichthoudende overheden, met name: de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de Vlaamse Toezichtcommissie voor het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer. Beiden brachten gunstig advies uit, doch onder voorbehoud dat de informatieveiligheidsconsulent haar kennis omtrent privacywetgeving, informatica, beveiligingstechnieken uitbreidt en hen na een jaar op de hoogte brengt van de gevolgde opleidingen en cursussen.

• Naast het beschikken over een informatieveiligheidsconsulent, is het uitwerken van een informatiebeveiligingsplan een tweede stap die gezet dient te worden volgens de wettelijke verplichtingen en richtlijnen inzake informatieveiligheid.

• Er werd wel al een top 5 van prioriteiten inzake informatieveiligheid bepaald, alsook onze maturiteit en aan elk van de geïdentificeerde risico’s werden een aantal acties verbonden.

• Als doelstelling werd vooropgesteld dat: - De organisatie veilig dient om te gaan met het beheer van de informatie in het algemeen en ICT in het bijzonder. - De organisatie de regelgeving over informatieveiligheid correct dient op te volgen. - Zie ook 9.1.2. acties vermeld onder de risico’s.

• Volgende aandachtspunten werden daarbij in acht genomen: - Functiescheiding tussen veiligheidsconsulent en ICT-verantwoordelijke - Aandacht om ook het OCMW te betrekken

b) Uitwerking:

• Met betrekking tot de top 5 van risico’s werden volgende acties ondernomen in 2016:

1) RISICO 1 - GEEN ZICHT OP HUIDIGE SITUATIE INZAKE INFORMATIEVEILIGHEID:

- Er werd een risicoanalyse uitgevoerd met betrekking tot de domeinen 1, 2, 3, 4, 5 & 13 van de richtsnoeren en aan de hand daarvan werden bijhorende

projectfiches opgesteld.

2) RISICO 2 - BEPERKT ALGEMEEN BEWUSTZIJN ROND HET BELANG VAN INFORMATIEVEILIGHEID, RISICOFACTOREN & MOGELIJKE GEVOLGEN:

- Er werd een incidentenregister aangelegd, alsook werd er een meldingsformulier hiervoor uitgewerkt. Incidenten worden systematisch voorgelegd aan het

schepencollege en aan het managementteam.

- Er werden diverse artikels gepubliceerd in het personeelskrantje voor het gemeentepersoneel en andere acties ondernomen om het bewustzijn rond het belang van

informatieveiligheid te vergroten.

3) RISICO 3 - GEEN ZICHT OP AANWEZIGE PROGRAMMATUUR & APPARATUUR EN GEEN BEHEER VAN MATERIEEL & INFORMATIEDRAGERS:

- Het inventariseren van de hardware, het materieel en de informatiedragers is een continu proces en wordt heden beheerd door de ICT-verantwoordelijke.

- Er werd een beleid rond het gebruik van ICT-instrumenten uitgewerkt en goedgekeurd door de gemeenteraad op 17 mei 2016

4) RISICO 4 - GEEN ZICHT OP DE KWALITEIT VAN DE BEVEILIGING VAN ONZE IT-INFRASTRUCTUUR:

33

- Op 23 maart 2016 werd een Security Audit uitgevoerd met betrekking tot onze IT-infrastructuur door V-ICT-OR.

- Er werd een ontwerp van een wachtwoordbeleid uitgewerkt en dit wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad op 21 februari 2017

5) RISICO 5 - GEEN ALGEMEEN BELEID EN PLAN OMTRENT INFORMATIEVEILIGHEID:

→ Er werd een initieel informatiebeveiligingsplan opgemaakt en goedgekeurd door de gemeenteraad op 14 juni 2016.

• Op 22 april 2016 vond er een bijeenkomst plaats met de betrokken leden van het OCMW, dit om één en ander toe te lichten rond de eigen aanpak inzake

informatiebeveiliging

c) Aandachtspunten 2017:

• De informatieveiligheidsconsulent voor het gemeentebestuur van Anzegem dient haar kennis omtrent privacywetgeving, informatica, beveiligingstechnieken uit te breiden.

• Het (initieel) informatiebeveiligingsplan dient minstens jaarlijks geëvalueerd te worden en eventueel bijgestuurd te worden in functie van nieuwe noden, vastgestelde risico’s

en prioriteiten inzake informatieveiligheid.

• De intrede van de nieuwe Europese wetgeving, namelijk de Algemene Verordening Gegevensbescherming, die vanaf 25 mei 2018 van toepassing zal zijn in alle lidstaten

van de EU.

d) Doel:

• Streven naar een grotere maturiteit inzake informatieveiligheid

• De nodige voorbereidingen treffen om tegen 2018 te kunnen voldoen aan de nieuwe regelgeving en de eisen die de algemene verordening gegevensbescherming aan onze

gegevensverwerking stelt.

8.1.7. Periode 2017-2018

8.2. Archivering

8.2.1. opstart:

• het veilig en logisch opslaan van informatie en bestuursdocumenten (zowel digitaal als op papier) is een ernstig werkpunt.

• De diensten hebben in de loop der tijden allen een eigen archiveringssysteem ontwikkeld, waardoor alle coherentie zoek is. Het is voor een medewerker, vreemd aan een

bepaalde dienst, onmogelijk om een document op te zoeken in een deze dienst.

34

• Er was nood aan archiveringsruimte. In de verschillende deelgemeentehuizen bevond zich nog archief van vóór de fusie.

• Er was in bepaalde bureaus nog oud meubilair aangewezen. De kasten puilden uit. Er was nood aan moderne meubilair met een stevig klasseersysteem.

8.2.2. Uitwerking:

• Aanwerven van een verantwoordelijke archivering – begin januari 2015 kwam de verantwoordelijke archivering en ICT in dienst.

• Deze medewerker volgt momenteel een verplichte basisvorming inzake archivering (bibliotheekschool te Gent)

• Er werd inmiddels een toelage-aanvraag voor geldelijke ondersteuning van het archiefbeleid ingediend en bekomen.

• In september 2014 werd ook een samenwerkingsovereenkomst met het OCMW afgesloten om het archiefbeleid gezamenlijk aan te pakken.

• Er werd een aankoop gerealiseerd van het nodige archiefmateriaal.

• Een locatie werd aangekocht waar het statisch archief kan opgeborgen worden. (site Arena – bovenverdieping) – inmiddels werd het archief van de vorige legislatuur en

afkomstig van de vroegere deelgemeenten daar al onder gebracht.

• De archiefverantwoordelijke zal – eens de basisvorming afgerond is – instaan voor een persoonlijke begeleiding van de diensten naar een correcte archivering toe.

Hierbij zal hij gebruik maken van de nieuwe archiveringsstructuur (selectielijsten).

• Een notuleringssysteem dient te worden geïmplementeerd

8.2.3. trekker: verantwoordelijke archivering

8.2.4. Aandachtspunten:

• Het archief moet ook ontsloten worden naar de burger toe (leeszaal – leeszaalreglement)

• Medewerkers moeten informatie terugvinden die ze nodig hebben om hun taken uit te voeren (digitaal en/of papier) gemakkelijk terug.

• Burgers krijgen snel een juist antwoord bij een vraag tot inzage van informatie.

• Aanvankelijk werd geopteerd om een postregistratiesysteem aan te kopen. Inmiddels werd deze optie bijgestuurd. Redenen: het huidige systeem verloopt weliswaar niet

feilloos doch het bereikt zijn doel. Documenten worden geregistreerd, ingescand en opgeslagen. De inkomende post kan op deze manier op een eenvoudige manier

teruggevonden worden. Ook de uitgaande post wordt geregistreerd. Hier is evenwel nog geen digitale opslag voorzien. Dubbels van uitgaande brieven worden zoals vroeger

op papier bijgehouden of digitaal opgeslagen per dienst. Het centraal opslaan van uitgaande post vormt nog een uitdaging.

De implementatie van een postregistratiesysteem is – zoals bleek uit verschillende demo’s – redelijk omslachtig. Het kan weliswaar gefaseerd worden ingevoerd, maar de

impact op de werking van de diensten is niet gering. Er wordt heel veel input verwacht, zo niet heeft het systeem geen meerwaarde te bieden. Gezien er op de diensten die er

het meeste mee te maken zouden hebben, momenteel een zware druk rust van op ons afkomende nieuwe wetgeving die ook nog moet geïmplementeerd worden, is er

gekozen om hiermee nog even te wachten. Wat wel betrekkelijk eenvoudig kan geïntroduceerd worden, is een notuleringspakket. Dit vereist weinig of geen bijkomende moeite

(wel een andere manier van werken) en kan organisatiebreed betrekkelijk makkelijk en snel worden toegepast. Ook dit zal naar informatieverwerking een belangrijke troef

betekenen. Notules zullen makkelijk kunnen worden teruggevonden en het systeem kan gedeeld worden met het OCMW.

8.2.5. doel:

35

• de organisatie beschikt over een efficiënt en betrouwbaar informatiebeheer – inkomende post wordt gemakkelijk teruggevonden.

• Op termijn: ook uitgaande post inscannen en bewaren op een centraal platform.

• Beslissingen van politieke organen zijn eenvoudig en snel terug te vinden via een notuleringspakket.

8.2.6. Periode 2016-2017

a) Personeel

Vanaf 25 april 2016 werkt Kenny Himpe halftijds op de archiefdienst waar hij voornamelijk instaat voor de inventarisatie van de bestanden uit het moderne archief en de opmaak van bijhorende plaatsings- en inventarislijsten. Van 9 mei 2016 tot en met 6 juni 2016 werkte Jeffrey Huys, wekelijks een halve dag met een vrijwilligerscontract in de archiefwerkplaats. Verspreid over vier namiddagen heeft Jeffrey 300 archiefdozen geplooid en 128 etiketten gekleefd op zuurvrije mappen. Deze zuurvrije mappen en archiefdozen worden nu gebruikt voor het herverpakken van het archief van deelgemeente Ingooigem van vóór de fusie.

b) Vorming

Collegagroep Collectieplan Faro, Stadsarchief Ieper 2 juli, 12 november 2015, 14 januari en 24 maart 2016

Initiatie Archiefkunde VSPW Bibschool, Gent 200 lesuren van september 2015 tot juli 2016 en geslaagd voor examens

WAP-dag Stad Brugge 21 maart 2016

c) Reglementering

De gemeenteraad keurde op 14 juni 2016 het leeszaalreglement goed. Eenzelfde reglement werd door de OCMW-raad goedgekeurd op 14 juli 2016. Beide reglementen gelden vanaf 1 september 2016. Archiefstukken kunnen op afspraak worden geraadpleegd in de leeszaal van respectievelijk het hoofdgemeentehuis en het Sociaal Huis.

d) Archiefbeheer

Na de verhuis van de dienst Sociaal Welzijn naar het OCMW-gebouw, werden 10 grote dozen vol cliëntendossiers overgedragen. De etiketten van de archiefdozen op de grote zolder van het gemeentehuis werden geïnventariseerd. Ruim 400 archiefdozen gevuld met Staatsbladen werden vernietigd. De vrijgekomen plaats werd snel ingenomen door overdrachten afkomstig van de diensten Financiën, Ruimtelijke Ordening en Personeelszaken. 134 cultuuraffiches werden beschreven en ontsloten via Probat. De archiefbestanden van de voormalige zelfstandige gemeente Ingooigem worden beschreven en herverpakt voor permanente bewaring. Tijdens de jaarlijkse archiefdag van het OCMW werden richtlijnen toegelicht en besproken.

e) Dienstverlening en publiekswerking

De registers en akten van de Burgerlijke Stand worden veelvuldig geraadpleegd, dit onder toezicht van de dienst Burgerzaken. De registers en akten van de Burgerlijke Stand vanaf 1977 tot 2015 werden in april 2016 gedigitaliseerd en, voorlopig, enkel voor intern gebruik met het programma ScanSearch. Stelselmatig terugkerend in de tijd, zullen de bevolkingsboeken van de voormalige deelgemeenten worden in gescand.

36

Afgelopen jaar werd de Archiefdienst slechts tweemaal gecontacteerd door een burger. In 2015 telefonisch door een inwoner uit Anzegem en in februari 2016 via e-mail door een persoon uit Helchteren.

f) Publicaties

Op vrijdag 3 juni 2016 werd in samenwerking met de dienst Toerisme de app Questl gelanceerd. Dit is een storytellingplatform van De Bardijnen waarmee enkele toeristische en historische locaties, gebouwen en monumenten met verhalen, foto’s, audio en video op de smartphone gebracht worden.

8.2.7. Periode 2017-2018

a) Personeel

Archiefverantwoordelijke: Andreas Lemarcq Voltijds in dienst sinds: 19-01-2015 Contact: andreas.lemarcq@anzegem.be

Archiefmedewerker: Kenny Himpe Halftijds in dienst sinds: 25-04-2016 Contact: kenny.himpe@anzegem.be

Op 1 september 2014 werd de binnengemeentelijke Archiefdienst door de Anzegemse gemeenteraad opgericht. In hetzelfde besluit werd de samenwerking met het OCMW goedgekeurd. Het archiefbeheer werd hiermee overgedragen aan de gemeentelijke archiefdienst. Eén dag per week is de verantwoordelijke archivering werkzaam voor het OCMW. Andreas Lemarcq is sinds 19 januari 2015 de verantwoordelijke van de binnengemeentelijke Archiefdienst. Vanaf 25 april 2016 werkt Kenny Himpe halftijds op de Archiefdienst waar hij voornamelijk instaat voor de inventarisatie van de bestanden uit het moderne archief en de opmaak van bijhorende plaatsing- en inventarislijsten.

b) Vorming en professionele contacten

Overlegvergadering West-Vlaamse archieven en gebruikersgroep Probat

PH Boeverbos, Brugge 14 november 2017

Intervisie archief “Digitale mappenstructuur”

APB Vonk, Roeselare 28 november en 19 december 2017

Erfgoedlunch Erfgoed Zuidwest, Kortrijk 19 februari 2018

Werkgroep Beeldbanken Erfgoed Zuidwest, Kortrijk 8 maart 2018

WAP-dag Gemeente Izegem 19 maart 2018

Intervisie archief APB Vonk, Brugge 14 juni 2018

Erfgoedlunch Erfgoed Zuidwest, Kortrijk 19 juni 2018

Intervisie archief APB Vonk, Brugge 20 september 2018

c) Behuizing en materieel

37

De Archiefdienst beschikt over een archiefdepot en een archiefwerkplaats, deze lokalen zijn gelegen op de eerste verdieping van De Arena. In het archiefdepot staan rekken met een opslagcapaciteit van in totaal 183 strekkende meter, die nu reeds volledig zijn ingenomen door het modern archief van de deelgemeenten Ingooigem, Kaster en Tiegem. De grootste archiefruimte bevindt zich op de zolder van het hoofdgemeentehuis. Daarnaast zijn er nog drie kleinere zolderruimtes in het hoofdgemeentehuis die dienstdoen als bewaarplaats voor het archief van verschillende diensten. In oktober 2017 werd de archiefruimte van de Personeelsdienst ontruimd voor de inrichting van een kopieerlokaal. 50 meter archiefdozen verhuisden naar de archiefzolder van het gemeentehuis. In het voormalige gemeentehuis van Tiegem is de Cultuurdienst gehuisvest. Hun archief wordt daar op de zolder bewaard. Tijdens de zomer van 2018 werd gestart met de inrichting van een nieuw archiefdepot in het deelgemeentehuis te Tiegem. Met vaste rekken wordt bijna 184 meter gecreëerd beschikbaar voor archief met een permanente bewaartermijn. Het OCMW van Anzegem beschikt over een degelijke archiefkelder ingericht met metalen rekken. Via de groepsaankoop van de provincie West-Vlaanderen kocht de gemeente Anzegem 1000 zuurvrije mappen. De leeszaal is ingericht in het hoofdgemeentehuis, vestiging Oudstrijdersstraat 4. De vergaderzaal in het Sociaal Huis doet dienst als leeszaal bij het raadplegen van stukken uit het OCMW-archief. Zowel in het gemeentehuis, als bij het OCMW is een laptop beschikbaar die kan gebruikt worden voor opzoekingen of het raadplegen van digitale bestanden. Probat wordt gebruikt voor het registreren van de leeszaalgebruikers en de ontleende archiefstukken.

d) Reglementering

De gemeenteraad keurde op 14 juni 2016 het leeszaalreglement goed. Eenzelfde reglement werd door de OCMW-raad goedgekeurd op 14 juli 2016. Beide reglementen gelden vanaf 1 september 2016. Archiefstukken kunnen op afspraak worden geraadpleegd in de leeszaal van respectievelijk het hoofdgemeentehuis en het Sociaal Huis.

e) Archiefbeheer

Geen enkele gemeentelijke dienst beschikt op vandaag over een volledig uitgeschreven ordeningsplan of archiefbeheersplan. Velen werken nog met de NDC of houden er een eigen ordening op na. Enkel de diensten financiën en P&O werken met een ordening die opgemaakt is op basis van de erkende selectielijst. Verschillende diensten zijn ondertussen gestart met het in kaart brengen van processen, onder andere met als doel een informatiebeheersplan en bijhorende mappenstructuur op te maken. Tijdens de dynamische fase worden stukken en dossiers bij het OCMW geklasseerd volgens een kleurensysteem aangereikt door Ariës. Voor het statisch archief in de archiefkelder hanteert men een discontinue berging. Ieder rek heeft een nummer en de dozen en reeksen worden gegroepeerd volgens het domein waarin de stukken gevormd werden. Op 4 juni organiseerde het OCMW hun jaarlijkse archiefdag waarop er archiefstukken worden overgebracht naar hun archiefdepot. In 2018 werd ook bij de gemeente gestart met archiefdagen. Per dienst wordt een archiefdag georganiseerd. Net voor het zomerverlof vond de archiefdag van de financiële dienst plaats waarbij vooral geklasseerd werd en dozen gevuld werden. De archiefdagen van de andere gemeentelijke diensten zijn ingepland in het najaar van 2018. Tijdens de zomer werd gestart met het schonen van de verkavelingsvergunningen met de bedoeling nog dit najaar te starten met scannen van deze dossiers.

f) Dienstverlening en publieksgerichte activiteiten

In de afgelopen periode werden door onze diensten geen dossiers opgevraagd. Er werden wel verscheidene vragen vanuit de diensten beantwoord. De meeste vragen gaan over ordenen, selecteren, bewaren en vernietigen. De registers en akten van de Burgerlijke Stand worden veelvuldig geraadpleegd, dit onder toezicht van de dienst Burgerzaken. Tijdens het voorbije jaar werd de Archiefdienst vijfmaal via e-mail gecontacteerd en drie keer per telefoon. Drie vragen waren in verband met het eindoffensief van de Eerste Wereldoorlog. Driemaal werden vragen gesteld in kader van een stamboomonderzoek. Voor de opmaak van de uitnodiging voor een regionaal erfgoed evenement werden twee foto-originelen aangeleverd. Vanuit Musea Brugge kwam een informatievraag over de uurwerkmaker van een staande klok in de sacristie van de kerk Onze-Lieve-Vrouw ter

38

Potter. Enkele familiale gegevens over deze uurwerkmaker werden overgemaakt. Een laatste vraag over de Oude Kerk te Vichte kon nog niet volledig beantwoord worden, voorlopig is slechts één plan van de kerk beschikbaar.

g) Acquisitie – collectievorming

Het archief van Groot-Anzegem uit het Ancien Régime wordt in het Rijksarchief van Kortrijk bewaard. Nog vóór de fusie van Groot-Anzegem, zijn er vanuit de voormalige zelfstandige gemeenten archiefbestanden naar het Rijksarchief in Kortrijk overgedragen. De collectie bevat het resterende modern archief van Anzegem, Ingooigem, Kaster, Tiegem en Vichte vóór de fusie van gemeenten in 1977 en het hedendaags archief van na de fusie. De meeste van deze bestanden zijn geordend volgens de NDC.

h) Publicaties

Er werden nog geen boeken of tijdschriften gepubliceerd.

i) Financieel verslag

Het financieel verslag bevat geen cijfers van het OCMW Anzegem.

Financieel verslag 01/09/2017-31/08/2018

Personeelskosten 68 342,47

6202000 Bezoldigingen en rechtstreekse sociale voordelen - niet-vastbenoemd personeel

43 466,24

6202001 Vakantiegeld - niet-vastbenoemd personeel 3 029,62

6202002 Eindejaarstoelage - niet-vastbenoemd personeel 2 589,93

6212000 Werkgeversbijdragen wettelijke verzekeringen - niet vast benoemd personeel 14 254,38

6152030 Overige diensten en diverse leveringen - administratiekosten 1 873,10

6212001 Werkgeversbijdragen wettelijke verzekeringen - niet vast benoemd personeel (2de)

6230011 Andere personeelskosten - 2de pensioenpijler contractuelen (premie)

6230010 Andere personeelskosten - verzekeringen 0,00

6230030 Andere personeelskosten - vergoeding woon-werk verkeer 113,21

6230040 Andere personeelskosten - geneeskundige dienst 0,00

6230050 Andere personeelskosten - vakbondspremie 93,10

6230070 Andere personeelskosten - gemeenschappelijke sociale dienst 69,08

6230020 Andere personeelskosten - maaltijdcheques 2 170,00

7450010 Andere operationele ontvangsten: gerecupereerde kosten - maaltijdcheques -337,90

39

6153010 Overige diensten en diverse leveringen aan personeel - reizen en verplaatsingen

1 021,70

6230090 Voordelen bovenop het loon (personeelsreis, huwelijks- en geboortegeschenk, …)

0,00

Werkingskosten en materiële inrichting 1 841,57

6140300 Overige diensten en diverse leveringen - arbeidskledij en veiligheidskledij 0,00

6150000 Overige diensten en diverse leveringen - kantoorbehoeften - divers 1 597,57

6153020 Overige diensten en diverse leveringen aan personeel - opleidingen ed 25,00

6150030 Overige diensten en diverse leveringen - documentatie en abonnementen 219,00

6150040 Overige diensten en diverse leveringen - lidmaatschapsbijdragen ed 0,00

6159000 Overige diensten en diverse leveringen - representatie, onthaal, recepties ed 0,00

Kosten gebouwen 0

61030XX Onderhoud en herstel van gebouwen en terreinen 135,92

6110000 Elektriciteit 0

6111000 Gas 0

6150050 Overige diensten en diverse leveringen - communicatie (tel, internet, …) 0

Totaal uitgaven

Planning volgend werkingsjaar

• Verder werken op de archiefbestanden van het modern archief (tot 1977): selectie, herverpakken of vernietigen.

• In het najaar van 2018 staan nog enkele archiefdagen ingepland, ook in 2019 wordt bij de verschillende diensten een archiefdag georganiseerd.

• Verhuizen van 184 meter statisch archief naar het nieuwe archiefdepot in Tiegem.

• Digitaliseren van de verkavelingsvergunningen.

• Stelselmatig beschrijven van de processen bij de gemeente en OCMW met als doel de opmaak van een informatiebeheersplan en ordeningsplan voor alle diensten

voor zowel papieren als digitaal archief.

40

9. Interne communicatie.

9.1 Opstart: de interne communicatie verliep niet gestroomlijnd. Het MAT krijgt een redelijk goede en volledige briefing van de beleidsbeslissingen (wekelijks na het college + maandelijks meer uitgebreid na de gemeenteraad). Maar de indruk ontstond dat medewerkers die verderaf stonden (uitvoerend personeel) zich weinig betrokken of geïnformeerd voelden. Er is al geruime tijd een communicatieverantwoordelijke in dienst, doch deze spitste zich vooral toe op externe communicatie. Dit communicatie-onderdeel scoorde dan ook uitstekend op de zelfevaluatie. De map ‘publiek’ is weliswaar ruim toegankelijk voor de personeelsleden, doch echter enkel voor medewerkers die tot het netwerk toegang hebben. Schoonmaakpersoneel, technische medewerkers, medewerkers die niet op het netwerk zitten, hebben geen toegang tot de publieke documenten. Overigens, zij die wel toegang hebben, worden er niet van geïnformeerd als er documenten of bestanden toegevoegd worden. 9.2. Uitwerking:

• De communicatieambtenaar wordt ook geresponsabiliseerd om de interne communicatie aan te pakken.

• Het managementteam werd gevraagd om periodiek (zeker maandelijks maar liefst frequenter) met zijn respectievelijke clusters samen te zitten om hen te

briefen over het beleid en zijn beslissingen.

• Een personeelskrantje wordt maandelijks verspreid, zowel voor gemeentelijk als OCMW-personeel. Hierin worden nieuwe medewerkers voorgesteld en

is ook een nieuwsflash uit college en raad opgenomen. Op die manier is elkeen op de hoogte van relevante nieuwigheden. Telkens wordt ook een

organisatie-aspect in bevattelijke taal uit de doeken gedaan (bijv. administratieve processen lean formuleren). Verder willen we ook de deontologische code

fris in het geheugen houden. De aanpak is luchtig, soms ludiek, maar toch ook leerrijk en kan gesmaakt worden door medewerkers van alle niveaus. Het

krantje wordt digitaal verspreid (elke medewerker heeft zijn e-mailadres doorgegeven – desnoods zijn privé-e-mailadres).

• Verder zal er nagegaan worden hoe de piste van de map ‘publiek’ kan verlaten worden en er een beter, toegankelijk en veilig platform kan gecreëerd

worden waartoe alle medewerkers toegang kunnen nemen, eventueel van thuis uit. Samen met de ICT-verantwoordelijke worden diverse werkwijzen

bekeken (liefst hoge mate van eenvoud en liefst ook kosteloos).

9.3. Trekker: communicatieverantwoordelijke

9.4. Aandachtspunten:

• Veiligheid - gevoelige informatie moet beschermd worden.

41

• Ondubbelzinnigheid: de aangeleverde info moet eenduidig zijn en mag geen aanleiding geven tot twijfel of verkeerd gebruik.

• Zuinigheid – er wordt hiervoor liefst een kosteloze tool ingezet

• Efficiëntie – enkel wat relevant is, moet meegedeeld worden. Maar personeelsleden hebben wel de juiste info nodig zodat ze hun werk naar behoren

kunnen uitvoeren.

• Leidinggevenden dienen zich ook toegankelijk op te stellen zodat medewerkers met vragen terecht kunnen bij hen.

9.5. Doel: de organisatie weet hoe ze haar interne communicatie moet inzetten om de beleidsdoelstellingen te realiseren en de dienstverlening te verbeteren en focust hierop. Een veilig en ruim toegankelijk platform wordt gecreëerd waartoe personeelsleden van alle niveaus toegang hebben om bepaalde - voor hen interessante - beleidsdocumenten te raadplegen. 9.6. Periode 2016-2017. Op vlak van interne communicatie werden in 2016 volgende stappen ondernomen: Personeelskrantje Via het personeelskrantje worden alle medewerkers op de hoogte gebracht van het reilen en zeilen in het gemeentebestuur en het Sociaal Huis. In 2016 werd er maandelijks een personeelskrantje gemaakt (uitgezonderd in januari en augustus). In het krantje wordt er met vaste rubrieken gewerkt: - nieuws uit de voorbije schepencolleges, gemeente- en OCMW-raden - Werk: voorstelling van projecten (Waar zijn andere diensten mee bezig?), huisstijl- of computertips, een organisatieaspect dat in een bevattelijke taal uit de doeken wordt gedaan (bv. informatieveiligheid) en het personeelsnieuws (wie is er nieuw, wie vertrekt, wie gaat met pensioen) - collega: familienieuws, foto’s van collega’s (bv. vrijwilligersfeest, dessertbuffet OCMW, personeelsfeest, …), info over pensioen, loon, … - Daarnaast is er ook ruimte voor een ludieke noot (bv. cartoon). Dit personeelskrantje verhoogt de betrokkenheid van de medewerkers. Ze weten op deze manier wat er in de organisatie gebeurt. Daarnaast zijn ze ook belangrijke ambassadeurs van de gemeente en moeten ze dus correct en goed geïnformeerd worden.

42

Dit personeelskrantje wordt digitaal verspreid. Hiervoor houden we de privé-e-mailadressen van het uitvoerend personeel bij. Voor wie geen e-mailadres heeft, wordt een krantje afgedrukt (ongeveer een vijftal). Overleg Wekelijks krijgt het MAT een briefing over het schepencollege en maandelijks over de gemeenteraad. Daarin worden ze geïnformeerd over het beleid en de beslissingen. Daarna geven de leden van het MAT de relevante info door aan hun clusters. De clusterhoofden zitten periodiek ook samen met hun respectievelijke clusters om hen te briefen over het beleid en zijn beslissingen. Digitaal platform Nu wordt het mapje publiek gebruikt om documenten te delen. Deze map is ruim toegankelijk voor de personeelsleden, doch echter enkel voor medewerkers die tot het netwerk toegang hebben. Schoonmaakpersoneel, technische medewerkers, medewerkers die niet op het netwerk zitten, hebben geen toegang tot de publieke documenten. Overigens, zij die wel toegang hebben, worden er niet van geïnformeerd als er documenten of bestanden toegevoegd worden. Daarom werd er nagegaan hoe de piste van de map ‘publiek’ kan verlaten worden en er een beter, toegankelijk en veilig platform kan gecreëerd worden waartoe alle medewerkers toegang kunnen nemen, eventueel van thuis uit. Samen met de ICT-verantwoordelijke werd er beslist om dit platform via Sharepoint, onderdeel van Office 365, te ontsluiten. Met Sharepoint krijgt iedereen een account en kan men documenten raadplegen, uren en kilometers doorgeven, … zowel op het werk als thuis. Deze overstap zou in het najaar van 2017 kunnen gerealiseerd worden. Dan wordt de volledige mappenstructuur van de gemeente en het OCMW herbekeken en kan er bepaald worden wat naar SharePoint gaat en wat in de map blijft. Infomoment personeel Op vrijdag 8 juli 2016 was er een personeelsbijeenkomst in de Stringe (zowel voor gemeente en OCMW). Programma: 1. Verwelkoming door burgemeester Claude Van Marcke. 2. Toelichting wijzigingen aan de gemeentelijke personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het arbeidsreglement. 3. Korte briefing over de stand van zaken op vlak van organisatiebeheersing na één jaar werking. 4. Clusterhoofden gemeente en OCMW stellen hun diensten aan elkaar voor. 5. Korte uiteenzetting over de conceptnota Homans inzake integratie gemeente en OCMW. 6. Korte uiteenzetting over het informatieveiligheidsbeleid – toelichting prioriteiten en te zetten stappen. Via deze weg leerden gemeente en OCMW elkaar wat beter kennen. Er werd verteld wat de verschillende gemeente- en OCMW-diensten allemaal doen, wat hun taken zijn. Zo had iedereen een beter zicht op de dienstverlening van het Sociaal Huis en het gemeentebestuur. Personeelsenquête

43

De resultaten: bijna 92% zegt trots te zijn op het werk dat ze voor het gemeentebestuur doen. Zo’n 84% is dan weer trots op de gemeente Anzegem en 95 % doet zijn werk met plezier. Maar de enquête is uiteraard niet één grote goed-nieuws-show. Zo valt er te lezen dat we wel een flexibele werkregeling hebben, maar dat we vaak niet de tijd hebben om daar gebruik van te maken. Meer met minder blijkt niet altijd zo goed te zijn en men waarschuwt dat alleen maar focussen op besparingen nefast is voor het werk, het personeel en de burger. Over het algemeen zijn de deelnemers aan de enquête wel tevreden over hun werk. Ze hebben een grote mate van zelfstandigheid, vinden hun werk uitdagend en afwisselend en leren veel nieuwe dingen bij. Daarnaast geeft bijna 50% wel aan dat ze het gevoel hebben dat ze meer werken dan zou moeten en slechts 47% vindt dat ze voldoende tijd heeft om het werk af te ronden. Het grootste deel van de deelnemers aan de enquête is te spreken over de relatie met de collega’s en de directe leidinggevende, hoewel die laatste af en toe wel eens wat meer waardering mag laten zien. Op vlak van communicatie kan het een en ander ook nog wat beter. Zo vindt de helft dat men niet tijdig ingelicht wordt over veranderingen die invloed hebben op hun werk en dat ze niet voldoende op de hoogte zijn van toekomstige werkzaamheden of projecten. Het grootste deel is wel voldoende geïnformeerd over de beslissingen die in het schepencollege en de gemeenteraad genomen worden. Tot slot vindt 77% het personeelsfeest en de nieuwjaarsreceptie goede initiatieven en zegt 60% voldoende kansen te krijgen om zich bij te scholen. Dit zijn de resultaten specifiek voor communicatie

niet akkoord eerder niet

akkoord neutraal

eerder

akkoord

helemaal

akkoord

Conclusie

4.1 Als er veranderingen op stapel staan die invloed hebben op mijn

werk, word ik daar tijdig en goed over ingelicht. 10.64% 27.66% 25.53% 29.79% 6.38%

gelijklopend

4.2 Er is een vlotte communicatie met de andere diensten/clusters. 4.26% 17.02% 34.04% 40.43% 4.26% Akkoord

(44.69)

4.3 Ik heb vertrouwen in de informatie die ik krijg. 0.00% 8.51% 36.17% 53.19% 2.13% Akkoord

(55.32)

4.4 Ik ben in grote lijnen op de hoogte van wat andere diensten doen. 8.51% 23.40% 27.66% 36.17% 4.26% Akkoord

(40.43)

4.5 Ik ben op de hoogte van belangrijke beslissingen van het MAT. 25.53% 21.28% 19.15% 31.91% 2.13% Niet Akkoord

(46.81)

44

4.6 Ik ben op de hoogte van belangrijke beslissingen van het

schepencollege. 10.64% 10.64% 27.66% 40.43% 10.64%

Akkoord

(51.07)

4.7 Ik ben op de hoogte van belangrijke beslissingen van de

gemeenteraad 10.64% 12.77% 27.66% 38.30% 10.64%

Akkoord

(48.94)

4.8 Er is een teamoverleg in mijn ploeg of dienst/cluster (wekelijks,

tweewekelijks, maandelijks, bijna nooit, nooit)

21.28% 10.64% 19.15% 34.04% 14.89%

Akkoord

(48.93)

4.9 Ik vind dat ik tijdig op de hoogte word gehouden van toekomstige

werkzaamheden of projecten. 10.64% 29.79% 34.04% 17.02% 8.51%

Neutraal,

neigend naar

niet akkoord

9.7. Periode 2017-2018 Personeelskrantje Van maart 2017 t.e.m. maart 2018 werden er 6 personeelskrantjes gemaakt (maart, mei, juli, oktober, november en februari). In dit krantje wordt er gewerkt met 3 vaste rubrieken:

1. Nieuws uit de voorbije colleges en gemeenteraden

Hier wordt er een overzicht gegeven van de belangrijkste beslissingen die genomen werden tijdens de schepencolleges en de gemeenteraden.

2. Werk

Hier worden nieuwe projecten toegelicht, wordt er meer uitleg gegeven over de dienstverlening, samenwerking tussen gemeente en Sociaal Huis, ….

Daarnaast werd er ook een nieuwe rubriek opgestart ‘Fotoverslag van…’. Hiervoor wordt aan een personeelslid gevraagd om foto’s te nemen van de

dagelijkse taken. Zo krijgen andere collega’s een zicht op wat iemand allemaal voor het werk moet doen. Er wordt ook vermeld wie in en uit dienst

gaat.

3. Collega

In deze rubriek worden er nuttige tips gegeven m.b.t. bv. pensioen, wordt het familienieuws meegegeven (overlijdens, geboorte, …), fotoverslag van

een voorbij evenement, …

Daarnaast is er ook ruimte voor een ludieke noot (cartoon).

Dit personeelskrantje wordt digitaal verspreid. Voor de personeelsleden die geen computer hebben op het werk, wordt dit gestuurd naar hun privé-emailadres.

45

Overleg Wekelijks krijgt het MAT een briefing over het schepencollege en maandelijks over de gemeenteraad. Daarin worden ze geïnformeerd over het beleid en de beslissingen. Daarna geven de leden van het MAT de relevante info door aan hun clusters. De clusterhoofden zitten periodiek ook samen met hun respectievelijke clusters om hen te briefen over het beleid en zijn beslissingen. Digitaal platform Nu wordt het mapje publiek gebruikt om documenten te delen. Deze map is ruim toegankelijk voor de personeelsleden, doch echter enkel voor medewerkers die tot het netwerk toegang hebben. Schoonmaakpersoneel, technische medewerkers, medewerkers die niet op het netwerk zitten, hebben geen toegang tot de publieke documenten. Overigens, zij die wel toegang hebben, worden er niet van geïnformeerd als er documenten of bestanden toegevoegd worden. Daarom werd er nagegaan hoe de piste van de map ‘publiek’ kan verlaten worden en er een beter, toegankelijk en veilig platform kan gecreëerd worden waartoe alle medewerkers toegang kunnen nemen, eventueel van thuis uit. Samen met de ICT-verantwoordelijke wordt er gekeken op welk systeem er zou kunnen overgestapt. Momenteel wordt er gekeken om alles over te brengen op Top Desk. Dit zou ook bereikbaar zijn voor personeelsleden die niet over een werk-PC beschikken. Infomoment personeel Op vrijdag 25 augustus 2017 was er een personeelsbijeenkomst in de Stringe (zowel voor gemeente en OCMW). Programma: 1. Verwelkoming door burgemeester Claude Van Marcke. 2. Jaaroverzicht: wat werd er allemaal gerealiseerd. 3. Toekomst: wat wordt er in de toekomst aangepakt? 4. Overzicht wijziging personeelszaken (RPR/AR/Formatie). 5. Wijzigingen aan het reglement voor informatieveiligheid. 6. Slot door schepen en OCMW-voorzitter Jolanta Steverlynck-Kokoszko.

10. Centralisatie van de diensten

10.1. Opstart:

• De diensten zitten erg verspreid wat problemen schept naar aansturing toe.

- 3 loodsen

- Clusterverantwoordelijke zit niet bij de aan te sturen diensten die tot de cluster behoren (bijv. cluster Vrije Tijd, cluster Omgevingsontwikkeling,

Burgerzaken en Welzijn)

46

• Financiële middelen zijn zeer krap zodat realisatie van één gemeentelijke site niet haalbaar is

10.2. Uitwerking:

• Aankoop van site Biehotex (Arena genaamd) – hierin zullen de technische diensten (inclusief Groendienst en Uitleendienst) onder één dak gebracht

worden. Er is ruimte voor de huisvesting van de werkleider en ploegbaas Groendienst (bureau). Verder kan er ook een groot deel van het statisch archief in

onder gebracht worden. De archiefbeambte (projectmedewerker) wordt hier ook tewerkgesteld.

Rond de gebouwen is er plaats voor opslag van materiaal.

• De verhuis die gepland wordt medio 2016 zal gepaard gaan met het systematisch beginnen opmaken van een inventaris van materiaal en materieel. Dik

kan via het systeem 3P (zie supra).

• Realisatie van het Sociaal Huis met als extra troef de toevoeging van de dienst Burgerzaken. Dit open huis is vrij toegankelijk en vormt een loket voor de

klant met eender welke zorg- of sociaalgerelateerde vraag. Verder kan hij hier ook terecht voor allerlei andere zaken (identiteitskaart, kinderpas, afvalzakken,

UitPas, ….)

10.3. trekker: clusterhoofd Infrastructuur (Arena)

trekker: Clusterhoofd Welzijn en Burger ism stafmedewerker Sociaal Huis (OCMW-personeelslid) trekker: in feite elk clusterhoofd draagt bij tot de optimalisering van zijn cluster.

10.4. Aandachtspunten:

• Plaatsgebrek in de huidige infrastructuur belet dat personeelsleden die deel uitmaken van dezelfde cluster kunnen samen gehuisvest worden.

Opportuniteiten worden bekeken in het licht van de renovatie Sint-Janskerk

• Oordeelkundig verkopen van oude infrastructuur en aankopen van nieuwe accommodaties.

• Functionele inrichting van de huidige accommodatie (opnieuw verven en voorzien van modern bureaumeubilair) – Grote lokalen kunnen plaats bieden

aan meerdere personeelsleden zodat er plaats gewonnen wordt.

• De openingsuren van de verschillende (dienstverlenende) sites worden op elkaar afgestemd zodat de dienstverlening optimaal is. Zelfs op

zaterdagmorgen wordt er een – zij het – beperkte dienstverlening aangeboden (op vlak van burgerzaken) in het hoofdgemeentehuis.

• Onthaal organiseren met frontofficetaken zodat een aantal stafmedewerkers zich optimaal kunnen bezig houden met speciale dossiers.

10.5. Periode 2016-2017

In 2016 diende zich een nieuwe opportuniteit aan. De procedure ‘Vlaamse Bouwmeester’ voor het kiezen van een ontwerp voor de heropbouw van de Sint-Janskerk, werd beëindigd. Finaal werd - op advies van de gunningscommissie – beslist om binnen de muren van de huidige ruïne een substantiële ruimte te voorzien voor het onderbrengen van gemeentelijke diensten. Naar centralisatie van de gemeentelijke diensten werpt dit een nieuw licht op de situatie. Het

47

managementteam kwam bijeen en formuleerde een advies. Er werd tevens een insteek bekomen van een extern deskundige. Het MAT is nog steeds van mening dat personeelsleden van elke cluster samen zouden moeten gehuisvest worden. Naar eenheid van aansturing toe, wordt zulks als zeer zinvol en aangewezen ervaren. Ideaal zou natuurlijk zijn, mochten alle diensten en clusters onder één dak kunnen gecentraliseerd worden. Evenwel, een doordachte centralisatie op twee of drie locaties is eveneens een denkpiste, uiteraard gecombineerd met een uitgebreide lokale of mobiele dienstverlening. Deze nieuw te voorziene ruimte binnen de kerk biedt opportuniteiten op dit vlak. Tevens werd er binnen het OCMW ook een idee opgestart om het sociaal huis uit te breiden in het kader van het geïntegreerd breed onthaal en om de diensten die er thans gehuisvest zijn een comfortabel onderkomen te bieden. Naar centralisatie toe boden zich in 2016 dus wel enkele interessante sporen aan…Een geïntegreerde visie moet echter nog opgemaakt en goedgekeurd worden. De nodige insteken en adviezen werden door het MAT bezorgd aan het beleid dat uiteraard de finale beslissing moet treffen. In 2016-2017 werden ook een aantal knopen doorgehakt naar verkoop van oude leegstaande infrastructuur toe. Zo werd beslist om het deelgemeentehuis Kaster te verkopen. De openbare verkoop wordt op heden voorbereid. Ingevolge de centralisatie van de technische diensten in de Arena (Klijtberg) kunnen ook de loodsen van Tiegem, Ingooigem (Ingooigemplaats) en Anzegem binnenkort te koop worden aangeboden. Bovendien is het de bedoeling om bij de Arena een nieuwe loods bij te bouwen als onderkomen voor de Uitleendienst. In Vichte kreeg de vestiging van de bibliotheek een nieuw onderkomen in de raadzaal van het voormalige antennepunt. Deze ruimte leende zich wonderwel tot het inrichten van een sfeervolle en knusse uitleen. In de Stringe kwam er – als gevolg van deze verhuis – een substantiële ruimte vrij voor het verenigingsleven dat vragende partij was voor bijkomende vergaderaccommodatie. Terzelfdertijd werd onderzocht om de erkende en niet erkende vestiging van de buitenschoolse kinderopvang te Vichte te centraliseren op één locatie, nl. in de huidige gebouwen van het kunstonderwijs. Dit zou een efficiëntere en meer zuinige werking kunnen genereren. Daartoe zou de zolderruimte van dit gebouw die momenteel leeg staat, ingericht worden voor het kunstonderwijs. De gesprekken zijn al gevoerd en is er een consensus bereikt met alle betrokken partijen.

In het kader van de integratie gemeente/OCMW werd in 2016 een stuurgroep ad hoc opgericht om na te gaan of er bereidheid en mogelijkheid bestaat om de ondersteunende diensten verregaand te laten samenwerken en in welke formule (mate van samenwerkingsgraad). Begin 2017 werd een kernteam samengesteld bestaande uit de burgemeester, voorzitter OCMW, gemeente- en OCMW-secretaris, clusterhoofd P&O en administratief diensthoofd sociaal huis. Deze samenstelling werd via een collegebesluit geformaliseerd. Dit kernteam komt in april 2017 bijeen om de domeinen af te bakenen waarbinnen projectteams zullen samenwerken. Deze werkgroepen worden evenwichtig samengesteld uit gemeentelijke en OCMW-medewerkers. Zij zullen de taken in kaart brengen, maar ook de knelpunten, opportuniteiten en de middelen om hun dienst te organiseren. Deze samenwerking kan maar hoeft niet (althans niet op korte termijn) besparingen te genereren. Er wordt wel een vorm van efficiëntie verwacht die zich via verschillende aspecten kan uiten, bijv. specialisatie, borgen van kennis, meer doordachte taakverdeling, backup, edm.

10.6. Periode 2017-2018

Blikvanger was de integratie ondersteunende diensten gemeente/OCMW. De werkgroepen leverden prachtig werk en begin 2018 werd de integratie een feit voor volgende diensten: Personeel, Financiën, Communicatie, ICT en Patrimonium.

48

Personeelsleden werden heen en terug ter beschikking gesteld zodat ze binnen elkaars organisatie aan de slag konden. Er waren kleine infrastructurele aanpassingen aan de orde opdat de diensten comfortabel gehuisvest konden worden. 10.6.1. Geïntegreerde cluster P & O (gecentraliseerd in hoofdgemeentehuis Anzegem):

Eén personeelslid ging met pensioen. De dienst werd versterkt met twee voltijdse equivalenten om de opdrachten vanuit het OCMW op vlak van informatieveiligheid, personeel en secretarie op te vangen. 10.6.2. Geïntegreerde dienst Financiën (gecentraliseerd gehuisvest in het hoofdgemeentehuis Anzegem).

10.6.3. Geïntegreerde dienst ICT (gecentraliseerd gehuisvest in het appartement Oudstrijdersstraat)

10.6.4. Geïntegreerde dienst Patrimonium (gecentraliseerd gehuisvest in het appartement Oudstrijdersstraat)

Om de werkdruk op te vangen, werd een halftijds medewerker aangeworven om mobiliteitsdossiers, manifestaties en Gipod te behartigen. Op die manier kwam er tijd vrij voor het opnemen van patrimoniumgerelateerde dossiers vanuit het OCMW. 10.6.5. Geïntegreerde dienst Communicatie (gecentraliseerd gehuisvest in het hoofdgemeentehuis)

49

Deel 3: Slot Bovenstaande beschrijving behelst enkel de aanpak van de prioritaire aandachtspunten zoals beschreven in het raadsbesluit van 3 februari 2015.

Intussen werden ook andere quickwins gerealiseerd. Waar dit mogelijk was, hebben de cluster- en diensthoofden hun verantwoordelijkheid opgenomen en

verbeteringen doorgevoerd (soms kleine stapjes maar daarom niet minder belangrijk). Zo werd aandacht besteed aan:

• De opmaak van een performant organogram

• Optimalisering van het telefonisch onthaal

• Onderzoeken naar performant tijdsregistratiesysteem voor personeel

• Uitwerken procedure voor personeelsleden die regelmatig cash geld ontvangen

• Aanpak en modernisering diverse functiebeschrijvingen

• Motivatie medewerkers (personeelsfeest – nieuwjaarsreceptie - toekennen anzegembon Nieuwjaar – VTO - ….)

• Uitbouw vrijwilligerswerking ter ondersteuning van diensten

• Ondersteunen diensten door inventarisatie en periodiek bespreken lopende dossiers zodat de vooruitgang bewaakt wordt.

• Bevordering externe communicatie en betrokkenheid burger ( periodieke enquêtes en bevragingsmomenten) – onthaal nieuwe inwoners met frisse

accenten.

• Samenwerking met OCMW – intussen is er een gezamenlijk MAT, wordt er op diverse punten al intens samengewerkt. Er is een open lijn tussen de

diensten OCMW en gemeente en er wordt druk gecommuniceerd, overlegd en samengewerkt waar mogelijk.

…

Het gemeentebestuur kan rekenen op een hardwerkend en degelijk personeelsbestand. Het respect is wederzijds en de inzet navenant.

Uiteraard is organisatiebeheersing een werk van lange adem en zal er permanente aandacht moeten zijn voor verbetering en bijsturing. Doch door gestage

inzet en dankzij het enthousiasme van beleid en personeel wordt geleidelijk aan vooruitgang geboekt.

Anzegem, 31 maart 2018

Sonja Nuyttens

Gemeentesecretaris