DEPARTEMENT WERK EN SOCIALE ECONOMIEOrganisatiebeheersing in het Departement WSE

Dirk VanderpoortenSecretaris-generaal

Presentatie

voorstelling Departement WSE situering organisatiebeheersing verwachtingen organisatiebeheersing Aanpak binnen het Departement WSE

ProcesbeschrijvingenSterkte-zwakteanalyseIntern controleplan

Conclusies en uitdagingen

2

Beleidsdomein Werk en Sociale Economie

3

Departement Werk en Sociale EconomieKleine, wendbare netwerkorganisatie met +/- 100 personeelsledenMissie

ons deskundig en klantvriendelijk team maakt en ondersteunt beleid en houdt toezicht op de uitvoering ervan met als passie meer en beter werk voor iedereen in Vlaanderen

Visiewe zijn een beleidscoördinatiecentrum dat door zijn brede terreinkennis en netwerken het beleid verheldert en inspireert met baanbrekende antwoorden op uitdagingen van vandaag en morgen

Kerntakenbeleidsontwikkelingbeleidsevaluatiehandhaving

4

Organisatie van het Departement

Staf managementondersteuning, externe relaties, europees beleid, coördinatie op het niveau van beleidsdomein, en organisatiebeheersing

2 afdelingen afdeling Inspectie

handhavingafdeling Werkgelegenheidsbeleid

beleidsontwikkeling, beleidsevaluatie en beleidsondersteuning

Organisatiebeheersing : situering

Kaderdecreet Beter Bestuurlijk Beleid (art.33)elk departement dient in te staan voor de interne controle van hun bedrijfsprocessen en activiteiten. De interne controle is in het bijzonder gericht op :

het effectief en efficiënt beheer van risico’s;de betrouwbaarheid van de financiële en de beheersrapportering;de naleving van de regelgeving en de procedures;de effectieve en efficiënte werking van de diensten;de bescherming van de activa.

Beslissing Vlaamse regering (01/09/2006) : elke entiteit dient daarbij te beschikken over een uitgeschreven en gedocumenteerd systeem van interne controle

Wat wordt verwacht?

behalen van maturiteitsniveau 3 in het kader van organisatiebeheersing (einde 2010) streven naar het behalen van maturiteitsniveau 4 (permanente opvolging en terugkoppeling van de processen en procedures)

referentiekader: leidraad organisatiebeheersing IAVA

Hoe aangepakt binnen Departement WSE

Continue sinds 2008inventarisatie processen en risicoanalyse

stap 1

2009 IAVA-sterkte/zwakteanalyse en actieplan

stap 2

2010 intern controle/organisatiebeheersingsplan

stap 3

Stap 1: beschrijving van onze kernprocessen

Identificeren van onze kernprocessen (58 processen)Opstellen format procesbeschrijving ism met onze MODUitschrijven processen vanuit een participatief managementmodelValideren processen vs. gedragenheid management

Directiecomité DWSEAansturingscomité MOD (in MOD-processen)Managementcomité WSE (indien beleidsdomeinrelevant)

Opvolgen en auditenelk jaar externe audit op 6 kernprocessen in samenwerking met AgO en KPMG -> externe validatiei.s.m permanente interne kerngroep (knowhow ↗)

Inventaris van processen - voorbeelden Beleidsontwikkeling

opmaak beleidsbrieven, beantwoorden parlementaire vragen, regionale toetsing, opmaak beheersovereenkomsten….

BeleidsevaluatieEvaluatie en opvolging beheersovereenkomsten, monitoring maatregelen, beleidsengamenten

HandhavingControle migratie, controle sociale economie, administratieve geldboetes, kantschriften en verweermiddelen,…

Beleidscoördinatie secretariaat beleidsraad, beoordelingscommissie N-1, agendering Vlaamse regring, secretariaat managementcomité

Beleidsuitvoering diversiteitsplannen, sectorconvenants,…

MOD-processenPloeg, Aanwervingen, buitenlandse reizen, bestellen kantoorbenodigdheden,…

2de stap - Sterkte-zwakteanalyse IAVA

positief instrument om sterktes/zwaktes maar ook risico’s en opportuniteiten in kaart te brengenin goede samenwerking binnen Departement en met de auditors van IAVAheeft geleid tot een gedragen sterkte/zwakteanalyse én een actieplan om de aanbevelingen van IAVA in de praktijk om te zetten

Sterkte-zwakteanalyse IAVA

0

1

2

3

4

5

Doelstellingen, proces- en risicomanagement

Belanghebbendenmanagement

Monitoring

Organisatiestructuur

Human Resources Management

Organisatiecultuur

Informatie & communicatie

Financieel management

Facilitymanagement

ICT

Mediaan Hoogste inschatting Laagste inschatting Inschatting entiteit

Resultaten sterkte-zwakteanalyse

als jonge organisatie goed op weg met gemiddeld een 2+ als beoordeling.

nog werk aan de winkel om gedragenheid en betrokkenheid te creëren – communicatie

aanbevelingen lagen vooral op het hebben van een strategisch lange termijnkader als kapstok voor het managementrepertorium van het Departement WSE

aanbevelingen : deels vertaald in de jaaractieplannen (jap’s)

3de stap - Intern Controleplan - doel

een instrument om onze processen, procedures en ondersteunende documenten voortdurend te evalueren en indien nodig bij te sturen in functie van de strategie van het Departementeen consistent opvolgingsinstrument om permanent de kwaliteit, de efficiëntie en effectiviteit van onze organisatie op te volgengebaseerd op de leidraad Organisatiebeheersing en de beheersdoelstellingenVoorzien in functie interne controller

Intern Controleplan – work in progress (1)

Stapsgewijs (tegen eind 2010) samenbrengen en koppelen van alle initiatieven

Proces-portfolio: inventarisatie van de bestaande processen en doelstellingen (al dan niet geaudit) , samen met de daarbij horende documenten, formulieren, infobronnen, wetgeving, enz)update/ wijziging procesbeschrijvingen n.a.v. opmerkingen uit analyseopmaak nieuwe procesbeschrijvingen voor elke procesbeschrijving een proceshandleiding permanente communicatie

Intern Controleplan – work in progress (2)

koppeling aan evaluatierooster IAVA koppeling proces – procedure - beheersdoelstelling(en) – aanbeveling(en) IAVA) koppeling met strategische en operationele doelstellingen (strategisch plan en managementovereenkomst)zicht op zwaktes en risico’s > remediëren

communicatie en proactief beheerbasis voor maturiteitsinschatting en opvolgingsaudit in het najaar van 2010

Conclusies en uitdagingen(1)

getrapt, incrementeel en pragmatisch rond organisatiebeheersing is nuttigprocedures en procesbeschrijvingen bestaan

Nu nog te reactief en te weinig beleefd teruggrijpen naar procedures en procesbeschrijvingen bij incidenten

actiesActief

• procedures en procesbeschrijvingen laten “leven” in de organisatie (vereiste maturiteitsniveau 4)

• constante communicatie, updateProactief

• streven naar verbetering door voorkomen van incidenten (risico-inschatting)

Conclusies en uitdagingen (2)

Personeelscommunicatie is noodzakelijk“What’s in it for me?”

draagvlak creëren bij alle personeelsledenduiden van interne controle

Gedragenheid van het managementde leidraad organisatiebeheersing is zinvol maar…..

aandacht hebben voor kleine organisaties specifieke risico’s en hoe daarmee omgaan aandacht hebben voor de specifieke beleidscyclus die binnen departementen speelt niet alles in regeltjes en procedures gieten: creativiteit en innovatie niet ondermijnen,…Opletten voor papieren organisatiebeheersing