Vlaamse Gemeenschap

Audit Vlaanderen

BESTEK

Open aanbesteding voor aanneming van diensten

Bestek nr. Audit Vlaanderen 2015-02

Ondersteuning bij de uitvoering van auditopdrachten of zelfstandig uitvoeren van auditopdrachten

Openingszitting van de offertes :

op 8 december 2015 om 13 uur in het Boudewijngebouw, toren 5C (in de lokalen van Audit Vlaanderen),

Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel

1 ALGEMENE BEPALINGEN

1.1 AANBESTEDENDE OVERHEID

Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering. Zoals verder verduidelijkt, betreft de opdracht een raamovereenkomst over vier jaar waar door verschillende rechtspersonen beroep op kan worden gedaan.

De administratieve entiteit die met de opvolging van deze opdracht is belast, is: Agentschap Audit VlaanderenBoudewijngebouw (Toren 5C) Boudewijnlaan 30, bus 241000 Brussel

Contactpersoon voor deze opdracht: Eddy GuilliamsTel. : 02/553.45.52Fax : 02/553.45.45e-mail: eddy.guilliams@vlaanderen.be

Alle briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet naar die entiteit worden gestuurd, behoudens onderstaand punt.

Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet worden betekend aan de Kanselarij van de Voorzitter van de Vlaamse Regering, Koolstraat 35 in 1000 Brussel.Het is daarbij om het even of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een ander exploot.Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een schuldvordering wordt overgedragen of in pand gegeven.

De aanbestedende overheid heeft als missie een onafhankelijke, objectieve en bekwame partner van de lokale besturen en de Vlaamse administratie te zijn bij de beheersing van de financiële, wettelijke en organisatorische risico's, om een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een efficiënte, effectieve, ethische en kwaliteitsvolle organisatie. Daarom treedt de aanbestedende overheid voor deze opdracht op als opdrachtencentrale in de zin van art. 2, 4° van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15.6.2006, ten aanzien van

de diensten, instellingen en rechtspersonen die afhangen of zullen afhangen van de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest;

de diensten van het Vlaams Parlement en de diensten, instellingen en rechtspersonen die afhangen of zullen afhangen van het Vlaams Parlement;

de gemeenten en de districten die zijn gesitueerd in het Vlaams Gewest; de diensten, instellingen en rechtspersonen die afhangen of zullen afhangen van de

gemeenten en de districten die zijn gesitueerd in het Vlaams Gewest (hieronder vallen o.a. uitdrukkelijk de autonome gemeentebedrijven);

de openbare centra voor maatschappelijk welzijn die zijn gesitueerd in het Vlaams Gewest, hierna OCMW's te noemen;

de diensten, instellingen en rechtspersonen die afhangen of zullen afhangen van de OCMW’s (hieronder vallen o.a. uitdrukkelijk de verenigingen, bedoeld in titel VIII, hoofdstuk I, van het OCMW-decreet);

de provincies die zijn gesitueerd in het Vlaams Gewest; de diensten, instellingen en rechtspersonen die afhangen of zullen afhangen van de

provincies die zijn gesitueerd in het Vlaams Gewest (hieronder vallen o.a. uitdrukkelijk de autonome provinciebedrijven);

2

de intergemeentelijke samenwerkingsvormen zoals geregeld in het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking (zoals gewijzigd).

Diensten, instellingen en rechtspersonen hangen af van de opgesomde rechtspersonen indien zij ofwel er door zijn opgericht, ofwel indien de rechtspersonen minstens de helft van de stemmen in één van de beheersorganen van de entiteit hebben of minstens de helft van de financiering van de entiteit voor hun rekening nemen.

1.2 VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT

De opdracht bestaat uit ondersteuning bij de uitvoering van auditopdrachten of zelfstandig uitvoeren van auditopdrachten, al dan niet onder supervisie van Audit Vlaanderen. Hiertoe kunnen junior auditoren, senior auditoren, manager-auditoren en/of partners worden ingezet.

Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van art. 3 van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006.

CPV classificatie: 79212000 Auditdiensten, wat valt onder categorie 9 (accountants en boekhouders) van bijlage 2A van de wet van 15 juni 2006..

1.3 GUNNINGSWIJZE

De gunning van deze opdracht gebeurt via de procedure van open aanbesteding. De aanbestedende overheid is niet verplicht om deze opdracht te gunnen en te sluiten.

1.4 TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN

Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk:

- Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna: Wet Overheidsopdrachten);

- Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (hierna: KB Plaatsing);

- Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna: KB Uitvoering);

- Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013.

U kunt deze regelgeving terugvinden op: http://www.bestuurszaken.be/regelgeving-overheidsopdrachten

3

1.5 OMSCHRIJVING OPDRACHT

Deze opdracht bestaat uit het ter beschikking stellen van personeelscapaciteit die geschikt is voor het ondersteunen bij de uitvoering of voor het volledig zelfstandig uitvoeren van auditopdrachten. De opdracht is opgedeeld in de volgende percelen.

PERCEEL 1 : Ondersteuning bij de uitvoering of volledig zelfstandig uitvoeren van operationele audits.

Operationele audits: het betreffen procesaudits die beogen na te gaan in welke mate bedrijfsprocessen, activiteiten en controles erop gericht zijn de doelstellingen van de organisatie te bereiken. Ook het onderzoek naar de naleving van opgelegde wetgeving, procedures en richtlijnen kan hierbij aan bod komen (= overeenstemmingsaudits).

PERCEEL 2: Ondersteuning bij de uitvoering of volledig zelfstandig uitvoeren van organisatieaudits (ook genoemd audits m.b.t. organisatiebeheersing, bedrijfsvoeringsaudits of sterkte-zwakteanalyses)

Organisatieaudits beogen na te gaan in welke mate een organisatie over de nodige sturings- en beheersinstrumenten beschikt om goed te kunnen functioneren (o.a. hoe matuur de organisatiebeheersing van de desbetreffende organisatie is m.b.t. de doelstellingen effectiviteit, integriteit, kwaliteit en integriteit voortgaande op een inschatting van de diverse thema’s van de toepasselijke leidraad organisatiebeheersing: leidraad interne controle/organisatiebeheersing Vlaamse overheid / leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen ). Hierbij worden niet noodzakelijk alle thema’s bekeken. Indien nodig kan zelfs opgedeeld worden per controledoelstelling of groep van controledoelstellingen. Zo kan een audit binnen dit perceel bijvoorbeeld ook tot doel hebben een evaluatie te maken m.b.t. het risicomanagement van organisaties.

Perceelspecifieke verplichte opleiding

Voor dit perceel moeten de auditoren die de opdrachtnemer heeft voorgelegd om te voldoen aan de selectiecriteria, een opleiding van maximaal twee dagen volgen, georganiseerd door Audit Vlaanderen (partners worden uitdrukkelijk niet verplicht deze opleiding te volgen). Deze opleiding is noodzakelijk om inzicht te krijgen in de leidraad organisatiebeheersing van de Vlaamse overheid, in de leidraad organisatiebeheersing voor de lokale besturen en in de benadering van Audit Vlaanderen voor audits hieromtrent.

Het volgen van deze opleiding mag niet gefactureerd worden. Deze opleiding zal doorgaan in of nabij de lokalen van Audit Vlaanderen, Brussel. De verdere praktische organisatie van deze opleiding zal worden geregeld tijdens de uitvoering van de opdracht. Een eerste opleiding zal worden voorzien binnen het jaar na sluiting van de opdracht. Daarna zal in functie van de mogelijkheden van Audit Vlaanderen en in functie van de aan Audit Vlaanderen gesignaleerde interesse minstens één maal per jaar een nieuw opleidingsmoment worden aangekondigd. Indien na de eerste opleiding niet minstens drie vierde van de ploeg van auditoren van een inschrijver/opdrachtnemer de opleiding heeft gevolgd, wordt de inschrijver/opdrachtnemer tijdelijk uit het cascadesysteem verwijderd zoals voorzien in rubriek 2.A.5 (wat betekent dat de opdrachtnemer tijdelijk niet in aanmerking zal worden genomen voor het plaatsen van bestellingen) tot wel minstens drie vierde van de ploeg van auditoren van de inschrijver/opdrachtnemer de vereiste opleiding hebben gevolgd.

4

Audit Vlaanderen kan opleggen dat indien er vervangende of aanvullende auditoren worden voorgesteld, deze een gelijkaardige opleiding moeten volgen.

PERCEEL 3: Ondersteuning bij de uitvoering of volledig zelfstandig uitvoeren van verschillende soorten IT-audits

Bij een IT-audit wordt een oordeel of advies gegeven over de kwaliteit van een onderzoeksobject op het gebied van de realisatie, het beheer of het gebruik van informatie- en communicatietechnologie. Het begrip kwaliteit kan daarbij worden omschreven in termen zoals effectiviteit, efficiëntie, vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid, naleving en betrouwbaarheid.

Het onderzoeksobject van een IT-audit kan betrekking hebben op de volgende 7 domeinen: Bedrijfsapplicaties (bvb. Orafin, Vlimpers); IT-service management (cf. ITIL); IT projectmanagement en systeemontwikkeling; Informatieveiligheid (cf. strategisch informatieveiligheidsbeleid van de Vlaamse

administratie, ISO/IEC 27002:2005, minimale veiligheidsnormen van de KSZ, richtsnoeren met betrekking tot de informatiebeveiliging);

IT-infrastructuur (bvb. communicatietechnologie, hardware, besturingssystemen, databasemanagementsystemen, middleware, generieke applicaties);

IT-governance (cf. COBIT); Beheersing van IT-kosten (bvb. contractbeheer, benchmarking,

marktconformiteit).

PERCEEL 4: Ondersteuning bij de uitvoering of volledig zelfstandig uitvoeren van financiële audits

De financiële audit is vooral gericht op het evalueren van de sleutelcontroles met betrekking tot de volledigheid, de juistheid, de tijdigheid en de geldigheid van financieel-boekhoudkundige transacties en beheersinformatie, alsook de middelen om deze transacties en informatie te identificeren, classificeren en te rapporteren. De financiële audit kan ook gericht zijn op een doorgedreven analyse van het thema financieel management van de toepasselijke leidraad organisatiebeheersing: leidraad interne controle/organisatiebeheersing Vlaamse overheid / leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen .

Dit perceel beoogt uitdrukkelijk niet de benoeming van een commissaris zoals voorzien in het Wetboek van vennootschappen voor de wettelijke controle van de jaarrekening en evenmin de aanstelling van een bedrijfsrevisor voor andere revisorale of aan de bedrijfsrevisoren door of krachtens de wet toevertrouwde opdrachten.

Perceelspecifieke verplichte opleiding

Voor dit perceel moeten de auditoren die de opdrachtnemer heeft voorgelegd om te voldoen aan de selectiecriteria, een opleiding van maximaal één dag volgen, georganiseerd door Audit Vlaanderen. Deze opleiding is noodzakelijk om inzicht te krijgen in het thema financieel management van de leidraad organisatiebeheersing van de Vlaamse overheid, in het thema financieel management van de leidraad organisatiebeheersing voor de lokale besturen en in de benadering van Audit Vlaanderen voor audits hieromtrent.

5

Het volgen van deze opleiding mag niet gefactureerd worden. Deze opleiding zal doorgaan in of nabij de lokalen van Audit Vlaanderen, Brussel. De verdere praktische organisatie van deze opleiding zal worden geregeld tijdens de uitvoering van de opdracht. Een eerste opleiding zal pas worden voorzien wanneer Audit Vlaanderen dit nodig acht. Indien noodzakelijk zal na de eerste opleiding in functie van de mogelijkheden van Audit Vlaanderen en in functie van de gesignaleerde interesse minstens één maal per jaar een nieuw opleidingsmoment worden aangekondigd. Indien na de eerste opleiding niet minstens drie vierde van de ploeg van auditoren van een inschrijver/opdrachtnemer de opleiding heeft gevolgd, wordt de inschrijver/opdrachtnemer tijdelijk uit het cascadesysteem verwijderd zoals voorzien in rubriek 2.A.5 tot wel minstens drie vierde van de ploeg van auditoren van de inschrijver/opdrachtnemer de vereiste opleiding hebben gevolgd.

Audit Vlaanderen kan opleggen dat indien er vervangende of aanvullende auditoren worden voorgesteld, deze een gelijkaardige opleiding moeten volgen.

PERCEEL 5: Ondersteuning bij de uitvoering of volledig zelfstandig uitvoeren van forensische audits

Forensic auditing kan omschreven worden als het geheel van activiteiten bestaande uit het verzamelen, controleren, bewerken, analyseren van en rapporteren over gegevens met het oog op waarheidsbevinding en/of bewijsvoering op het terrein van juridisch/financiële geschillen en/of onregelmatigheden (waaronder fraude). Forensic auditing omvat eveneens het geven van preventieve adviezen op dit terrein.

PERCEEL 6: Ondersteuning bij de uitvoering of volledig zelfstandig uitvoeren van Quality Assurance Review (QAR)

De opdracht betreft het uitvoeren van een externe evaluatie van de werking (Quality Assurance review) van de organisatie, zoals omschreven in de ‘International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing’ van het Institute of Internal Auditors (IIA), in het bijzonder standaard 1312 External Assessments.De externe evaluatie moet zich o.a. kunnen uitspreken over de overeenstemming van de werking van de organisatie met de bij de bestelling gepreciseerde onderdelen van het International Professional Practices Framework (IPPF) van het IIA. Indien besteld, moet de organisatie ook kunnen worden ingeschaald in het Interne Audit Capability Model voor de publieke sector van het IIA (IA-CM).

Uitvoeringsnormen

Bij de uitvoering van alle bestellingen moeten de normen van het IIA gerespecteerd worden.

Iedere bestelde IT-audit dient te worden uitgevoerd in overeenstemming met de algemene normen voor IT auditing van ISACA en door auditoren met de relevante certificeringen m.b.t. deze IT-audits.

De auditoren van de opdrachtnemers dienen steeds minstens de code of ethics van het IIA, de deontologische code toepasselijk op personeelsleden van Audit Vlaanderen en de gedragscode voor auditoren van Audit Vlaanderen te respecteren. Indien de bestellende entiteit vaststelt dat auditoren bij de uitvoering van de bestellingen deze regels niet respecteren, kunnen de desbetreffende auditoren in eerste instantie reeds worden uitgesloten van de uitvoering van de huidige bestelling en alle toekomstige bestellingen van deze bestellende entiteit (het gaat hier uitdrukkelijk enkel om de betrokken auditoren, niet over de opdrachtnemer in zijn geheel). Parallel worden dergelijke vaststellingen ook gesignaleerd aan Audit Vlaanderen. Indien de leidend ambtenaar van Audit Vlaanderen

6

vaststelt dat auditoren deze regels niet respecteren, kunnen de desbetreffende auditoren worden uitgesloten van de uitvoering van alle mogelijke huidige en toekomstige bestellingen van deze raamovereenkomst (het gaat hier uitdrukkelijk enkel om de betrokken auditoren, niet over de opdrachtnemer in zijn geheel. Dit belet niet dat opdrachtnemers binnen de andere sanctioneringsmogelijkheden bij deze overheidsopdracht eventueel kunnen worden gesanctioneerd voor onethische gedragingen of ongepaste richtlijnen die een probleem vormen voor het vertrouwen in de opdrachtnemer).

Met het oog op het archiefbeheer voor de informatie en documenten die ongeacht de drager worden bekomen in het kader van de uitvoering van de bestellingen, dragen de opdrachtnemers na de afronding van elke bestelling alle bekomen informatie en documenten over aan de bestellende entiteit. Ook het werkdossier van de opdracht, waarin de uitgevoerde werkzaamheden worden beschreven en de vaststellingen en aanbevelingen worden onderbouwd, wordt aan de bestellende entiteit overgedragen. De elektronische informatie in het overgedragen werkdossier moet minstens in een vrij consulteerbaar formaat (vb.: pdf, OASIS Open Document Format for Office Applications, comma seperated file) in dit overgedragen werkdossier zijn opgenomen. Behoudens de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de bestellende entiteit om hier van af te wijken, is het de opdrachtnemers verboden na de bevestiging van de overdracht nog over reproducties, backups of andere kopieën van de overgedragen informatie en documenten te beschikken. De bestellende entiteit heeft het recht om aanvullend ook gevoelige informatie aan te duiden waarvan de opdrachtnemer in het kader van voorafgaand overleg, de uitvoering van bestellingen of overige besprekingen met bestellende entiteit, opdrachtgever en/of geauditeerde kennis kan hebben genomen. De opdrachtnemer is verplicht na uitvoering van de bestelling elk spoor van de aangeduide gevoelige informatie, die in zijn bezit is of ter zijner beschikking staat, te verwijderen.

De opdrachtnemers dienen bij de uitvoering van elke bestelling het integriteitsbeleid en het informatieveiligheidsbeleid van de bestellende entiteit te respecteren.

Verplichte r apportering

De opdrachtnemers moeten maandelijks een rapportering bezorgen over het aantal geplaatste bestellingen, de identiteit van de bestellende entiteit, omschrijving van de bestelling, de geauditeerde entiteit, de gefactureerde kostprijs met opsplitsing van de bedragen voor partners, junior-, senior- en manager-auditoren en de datum van oplevering van het auditrapport. Voor maanden waarin geen bijkomende bestellingen of facturaties plaatsvonden, dient geen rapportering te worden bezorgd.

1.6 OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN

Deze opdracht is een raamovereenkomst, waarvan de uitvoering slechts invulling krijgt door middel van afzonderlijke bestellingen.

Elke entiteit die kan bestellen in het kader van deze raamovereenkomst (cf. rubriek 1.1 van dit bestek) plaatst rechtstreeks bestellingen bij de opdrachtnemer.

Voor de toepassing van de uitvoeringsregels wordt elke bestelling als een afzonderlijke opdracht aanzien, afgesloten tussen de opdrachtnemer en de bestellende entiteit. De bestellende entiteit draagt de volledige verantwoordelijkheid voor de correcte opvolging en afhandeling van de geplaatste bestellingen.

7

Er wordt geen exclusiviteit toegekend aan de opdrachtnemer. De aanbestedende overheid en de bestellende entiteiten behouden zich het recht voor om, gedurende de looptijd van het raamcontract, soortgelijke overeenkomsten met een soortgelijk voorwerp af te sluiten.

De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de aanbestedende overheid. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kunnen Audit Vlaanderen en de bestellende entiteiten een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen.

De aanbestedende overheid en de bestellende entiteiten zien er op toe dat deze opdracht wordt uitgevoerd met inachtneming van de anti-discriminatiewetgeving. Zie de bepalingen inzake non-discriminatie onder 2.A.1.1. en 2.B.6.

1.7 LIJST AFWIJKINGEN KB UITVOERING

Art. 25

8

2 ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN

A. PLAATSING VAN DE OPDRACHT

A.1. SELECTIE

A.1.1. UITSLUITING EN BELANGENVERMENGING (ART. 61 TOT EN MET 64 KB PLAATSING)

Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 61.

Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZ-attest, het attest van fiscale schulden en het attest van niet-faling, via elektronische weg op, conform art. 60, §1.

Volgende documenten moeten aan de offerte toegevoegd worden:

- de Belgische inschrijver: een uittreksel uit het strafregister;

- de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie: een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste de uiterste dag bepaald voor de ontvangst van de offerte opgemaakt is, op die datum voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is;

- de buitenlandse inschrijver: alle in bovenstaande artikelen vermelde attesten en uittreksels of evenwaardige documenten, uitgereikt door het betrokken land (RSZ-attest, attest fiscale schulden, uittreksel strafregister, attest niet-faling,…).Wanneer een document of attest niet wordt uitgereikt in het betrokken land of dit niet afdoend voor alle uitsluitingsgronden het nodige bewijs levert, kan ter vervanging een verklaring onder eed toegevoegd worden, of indien hierin niet wordt voorzien, een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijk of overheidsinstantie, notaris of bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst;

- de Belgische inschrijver die bij de RSZ een bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro in de zin van art. 62, § 1 KB Plaatsing, of een achterstallige fiscale schuld heeft van meer dan 3.000 euro in de zin van art. 63, § 2 KB Plaatsing: alle inlichtingen waaruit blijkt dat de inschrijver één of meer schuldvorderingen bezit op een aanbestedende overheid of overheidsbedrijf, in de zin van deze artikelen.

Non-discriminatie:

Overeenkomstig de Belgische overheidsopdrachtenreglementering heeft de aanbestedende overheid, in elke fase van de gunningsprocedure, de mogelijkheid om de inschrijver uit te sluiten die, bij wijze van een in kracht van gewijsde gegane strafrechtelijke uitspraak veroordeeld werd voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast.

De niet-naleving van strafrechtelijk sanctioneerbare milieu- en sociale wetgeving kan worden geacht een misdrijf te zijn dat de professionele integriteit aantast. Van zodra deze wordt vastgelegd in een in kracht van gewijsde gegaan vonnis of arrest kan deze worden

9

aangewend als uitsluitingsgrond, ongeacht de stand van de procedure. Onder sociale wetgeving wordt onder meer verstaan:

- het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen;

- de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk.

Belangenvermenging:

Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in art. 64 KB Plaatsing.

A.1.2. KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA (ART. 67, 68 en 72 KB PLAATSING)

A) Financiële en economische draagkracht op het niveau van de inschrijver

De minimale vereiste inzake financiële en economische draagkracht is: een jaarlijkse minimale omzet van 200.000 euro exclusief BTW die betrekking heeft op de activiteiten van het betreffende perceel, en dit over de laatste twee boekjaren.

De inschrijver toont die aan door het voorleggen van een schematisch overzicht (maximum één A4-formulier) betreffende de totale omzet, met een aparte aanduiding van de omzet voor het betreffende perceel, en dit over de laatste twee boekjaren.

B) Technische bekwaamheid op het niveau van de inschrijver: referenties

De minimale vereiste inzake technische bekwaamheid op het niveau van de inschrijver is:

Voor perceel 1: minstens 6 referenties van uitgevoerde opdrachten m.b.t. activiteiten zoals bedoeld in dit perceel in de laatste 4 jaar;

Voor perceel 2: minstens 4 referenties van uitgevoerde opdrachten m.b.t. activiteiten zoals bedoeld in dit perceel in de laatste 4 jaar, waarvan minstens 2 referenties betrekking hebben op opdrachten die binnen een overheidsomgeving werden uitgevoerd. Alle ingebrachte referenties moeten als organisatieaudits kunnen worden beschouwd doordat een rapport werd opgeleverd waarin een uitspraak werd gedaan over de inschatting van of aanbevelingen werden gedaan ter verbetering van de organisatiebeheersing op het vlak van de 10 thema’s van de leidraden organisatiebeheersing of een selectie van deze thema’s (dergelijke organisatieaudits kunnen ook zijn uitgevoerd bij andere organisaties dan de Vlaamse administratie of de lokale besturen);

Voor perceel 3: minstens 6 referenties van uitgevoerde opdrachten m.b.t. activiteiten zoals bedoeld in dit perceel in de laatste 4 jaar, waarvan minstens 3 referenties betrekking hebben op opdrachten die binnen een overheidsomgeving werden uitgevoerd. De 6 referenties dienen gespreid te zijn over evenveel IT-domeinen (cf. rubriek 1.5 );

Voor perceel 4: minstens 3 referenties van binnen een overheidsomgeving uitgevoerde opdrachten m.b.t. activiteiten zoals bedoeld in dit perceel in de laatste 4 jaar;

10

Voor perceel 5: minstens 6 referenties van uitgevoerde opdrachten m.b.t. activiteiten zoals bedoeld in dit perceel in de laatste 4 jaar, waarvan minstens 2 referenties betrekking hebben op opdrachten die binnen een overheidsomgeving werden uitgevoerd.

Voor perceel 6: minstens 3 referenties van uitgevoerde opdrachten m.b.t. activiteiten zoals bedoeld in dit perceel in de laatste 4 jaar, waarvan minstens 1 waarbij wordt aangetoond dat het ‘Interne Audit Capability Model voor de publieke sector’ van het IIA is toegepast.

De inschrijver toont dit aan door het voorleggen van een overzicht van de door hem uitgevoerde opdrachten die verband houden met het betreffende perceel en dit beperkt tot de laatste 4 jaar. Daarbij dient aangegeven te worden voor welke dienst/entiteit van welke overheid, dan wel voor welke firma of andere organisatie gewerkt werd; welke het voorwerp van de opdracht was en hoe de opdracht werd uitgevoerd (auditplan, auditaanpak,…) in relatie tot de ingezette profielen (cf. rubriek 2.A.1.2.C ). Tevens moeten de contactgegevens van de desbetreffende firma’s of overheidsorganisaties worden bijgevoegd die toelaten de referenties te verifiëren.Per perceel moeten minstens 2 referenties gestaafd zijn met een attest van goede uitvoering.

Specifiek voor perceel 3 moet bovendien worden aangegeven hoe elke referentie gelinkt is met de opgelegde IT-domeinen.

C) Technische bekwaamheid op het niveau van de personeelsleden waarover de inschrijver beschikt: vereisten m.b.t. ervaring en gevalideerde bekwaamheid

De inschrijver dient aan te tonen dat hij over een hieronder beschreven minimaal aantal ervaren en gevalideerd bekwame profielen beschikt die hij kan inzetten voor de uitvoering van deze opdracht (dit vereist uitdrukkelijk niet dat deze profielen continu beschikbaar moeten worden gehouden).

Hiertoe bezorgt de inschrijver het curriculum vitae (CV) van alle auditoren wiens beschikbaarheid voor deze opdracht hij inroept om aan de vereisten van dit bestek te voldoen.

Per eerder door de auditor uitgevoerde opdracht die in rekening wordt gebracht voor de bepaling van de ervaring, dient dit CV te vermelden wanneer (= in welke maanden van welke jaren) en waar de opdracht werd uitgevoerd en wat de aard van de opdracht precies was, alsook binnen de beschrijving van welk perceel van dit raamcontract de opdracht viel. Voor wat het perceel 3 (IT-audits) betreft, dient het CV ook aan te tonen hoe elke eerder door de auditoren uitgevoerde opdracht past binnen de betrokken domeinen zoals omschreven in dit perceel.Maanden waarin de auditor aan geen enkele audit meewerkte, worden bij de beoordeling van het CV in het kader van deze opdracht niet meegeteld voor de bepaling van de verworven ervaring. Maanden waarin de auditor aan meerdere audits meewerkte, worden bij de beoordeling van het CV in het kader van deze opdracht slechts éénmaal meegeteld.

Per certificaat, getuigschrift of diploma moet een kopie van deze documenten worden bijgevoegd. Indien beroep wordt gedaan op gelijkwaardigheid ten aanzien van de beschreven vereiste, is de inschrijver verantwoordelijk voor het aantonen hiervan en dient hij hiertoe ook een motivatie voor te leggen. In het geval van gelijkwaardig veronderstelde diploma’s van opleidingen, moet de motivatie minstens een vergelijking van de duur en inhoud van de diverse opleidingsonderdelen bevatten.

11

Voor de percelen 1, 2, 3 en 5 moeten de aangeboden profielen voldoen om als een junior auditor, senior auditor, manager-auditor en/of partner gekwalificeerd te worden overeenkomstig de hierna opgenomen omschrijving (in de offerte mag een persoon slechts voor één van de mogelijkheden worden voorgedragen. Indien deze persoon niet in aanmerking kan worden genomen voor de mogelijkheid waarvoor deze werd voorgedragen, wordt deze wel in aanmerking genomen voor de mogelijkheid met de grootste ervaringsvereiste waaraan deze wel voldoet). Een junior auditor is een auditor met minstens 1 jaar ervaring in de specifieke

materie van het perceel. Deze junior auditor moet onder begeleiding ondersteuning bieden bij de uitvoering van de auditopdracht.

Een senior auditor is een auditor met minstens 1 jaar ervaring in de specifieke materie van het perceel EN bijkomend 2 jaar ervaring in de materies van de percelen van dit raamcontract. Deze senior auditor moet op een zelfstandige wijze een auditopdracht geheel of gedeeltelijk kunnen uitvoeren.

Een manager-auditor heeft 2 jaar ervaring als leidinggevende bij de supervisie van auditopdrachten bovenop het senior-profiel. De manager-auditor moet dus qua ervaring naast 2 jaren ervaring als leidinggevende nog 1 jaar ervaring in de specifieke materie van het perceel en nog 2 bijkomende jaren ervaring in de materies van de percelen van dit raamcontract kunnen aantonen.

Een partner heeft minstens 6 jaar ervaring in audit en controle, moet kunnen instaan voor de kwaliteitsbewaking van zelfstandig uitgevoerde auditopdrachten – ook op het vlak van het bereiken van het beoogde resultaat - en moet op strategisch niveau kunnen meedenken met en ondersteuning bieden voor organisaties.

Voor perceel 4 moeten de aangeboden profielen voldoen om als een junior auditor, senior auditor en/of manager-auditor gekwalificeerd te worden overeenkomstig de hierna opgenomen omschrijving (in de offerte mag een persoon slechts voor één van de mogelijkheden worden voorgedragen. Indien deze persoon niet in aanmerking kan worden genomen voor de mogelijkheid waarvoor deze werd voorgedragen, wordt deze wel in aanmerking genomen voor de mogelijkheid met de grootste ervaringsvereiste waaraan deze wel voldoet). Een junior auditor is een auditor met minstens 1 jaar ervaring in de specifieke

materie van het perceel of in de uitoefening van een benoeming van een commissaris zoals voorzien in het Wetboek van vennootschappen voor de wettelijke controle van de jaarrekening of in de uitoefening van de aanstelling voor andere revisorale of aan de bedrijfsrevisoren door of krachtens de wet toevertrouwde opdrachten. Deze junior auditor moet onder begeleiding ondersteuning bieden bij de uitvoering van de auditopdracht.

Een senior auditor is een auditor met minstens 1 jaar ervaring in de specifieke materie van het perceel of in de uitoefening van een benoeming van een commissaris zoals voorzien in het Wetboek van vennootschappen voor de wettelijke controle van de jaarrekening of in de uitoefening van de aanstelling voor andere revisorale of aan de bedrijfsrevisoren door of krachtens de wet toevertrouwde opdrachten,EN bijkomend 2 jaar ervaring in de materies van de percelen van dit raamcontract of in de uitoefening van een benoeming van een commissaris zoals voorzien in het Wetboek van vennootschappen voor de wettelijke controle van de jaarrekening of in de uitoefening van de aanstelling voor andere revisorale of aan de bedrijfsrevisoren door of krachtens de wet toevertrouwde opdrachten. Deze senior auditor moet op een zelfstandige wijze een auditopdracht geheel of gedeeltelijk kunnen uitvoeren.

Een manager-auditor heeft 2 jaar ervaring als leidinggevende bij de supervisie van auditopdrachten bovenop het senior-profiel. De manager-auditor moet dus qua ervaring naast 2 jaren ervaring als leidinggevende nog 1 jaar ervaring in de specifieke materie van het perceel of in de uitoefening van een benoeming van

12

een commissaris zoals voorzien in het Wetboek van vennootschappen voor de wettelijke controle van de jaarrekening of in de uitoefening van de aanstelling voor andere revisorale of aan de bedrijfsrevisoren door of krachtens de wet toevertrouwde opdrachten, EN nog 2 bijkomende jaren ervaring in de materies van de percelen van dit raamcontract of in de uitoefening van een benoeming van een commissaris zoals voorzien in het Wetboek van vennootschappen voor de wettelijke controle van de jaarrekening of in de uitoefening van de aanstelling voor andere revisorale of aan de bedrijfsrevisoren door of krachtens de wet toevertrouwde opdrachten kunnen aantonen.

Voor perceel 6 moeten de aangeboden profielen voldoen om als een junior auditor, senior auditor en/of manager-auditor gekwalificeerd te worden overeenkomstig de hierna opgenomen omschrijving (in de offerte mag een persoon slechts voor één van de mogelijkheden worden voorgedragen. Indien deze persoon niet in aanmerking kan worden genomen voor de mogelijkheid waarvoor deze werd voorgedragen, wordt deze wel in aanmerking genomen voor de mogelijkheid met de grootste ervaringsvereiste waaraan deze wel voldoet). Een junior auditor is een auditor met minstens 2 maanden ervaring in de

specifieke materie van het perceel EN bijkomend 10 maanden ervaring in de materies van de percelen van dit raamcontract. Deze junior auditor moet onder begeleiding ondersteuning bieden bij de uitvoering van de auditopdracht.

Een senior auditor is een auditor met minstens 6 maanden ervaring in de specifieke materie van het perceel EN bijkomend 30 maanden ervaring in de materies van de percelen van dit raamcontract. Deze senior auditor moet op een zelfstandige wijze een auditopdracht geheel of gedeeltelijk kunnen uitvoeren.

Een manager-auditor heeft 2 jaar ervaring als leidinggevende bij de supervisie van auditopdrachten bovenop het senior-profiel. De manager-auditor moet dus qua ervaring naast 2 jaren ervaring als leidinggevende nog 6 maanden ervaring in de specifieke materie van het perceel en nog 30 bijkomende maanden ervaring in de materies van de percelen van dit raamcontract kunnen aantonen.

Voor perceel 1 dient de inschrijver minimaal te beschikken over: Minstens 1 junior auditor; Minstens 5 senior auditoren waarvan er minstens 2 (elk) beschikken over een IIA-

certificaat ‘Certified internal auditor’ of over een diploma van een opleiding ‘master in internal audit’, ‘masterclass internal auditing’ of gelijkwaardig;

Minstens 3 manager-auditoren waarvan er minstens 2 (elk) beschikken over een diploma van een opleiding ‘master in internal audit’, ‘masterclass internal auditing’ of gelijkwaardig of over minstens één van volgende IIA-certificaten: ‘Qualification in Internal Audit Leadership’ (QIAL), ‘Certified Internal Auditor’ (CIA), ‘Certification in Control Self-Assessment’ (CCSA), ‘Certified Government Auditing Professional’ (CGAP) of ‘Certification in Risk Management Assurance’ (CRMA).

Minstens 1 partner.

Voor perceel 2 dient de inschrijver minimaal te beschikken over: Minstens 1 junior auditor; Minstens 4 senior auditoren waarvan er minstens 2 (elk) beschikken over een IIA-

certificaat ‘Certified internal auditor’ of over een diploma van een opleiding ‘master in internal audit’, ‘masterclass internal auditing’, master of master-na-master m.b.t. publiek management of gelijkwaardig;

Minstens 4 manager-auditoren waarvan er minstens 2 (elk) beschikken over een diploma van een opleiding ‘master in internal audit’, ‘masterclass internal auditing’, master of master-na-master m.b.t. publiek management of gelijkwaardig of over minstens één van volgende IIA-certificaten: ‘Qualification in Internal Audit Leadership’ (QIAL), ‘Certified Internal Auditor’ (CIA), ‘Certification in Control Self-Assessment’

13

(CCSA), ‘Certified Government Auditing Professional’ (CGAP) of ‘Certification in Risk Management Assurance’ (CRMA).

Minstens 1 partner.

Voor perceel 3 dient de inschrijver minimaal te beschikken over: Minstens 1 manager-auditor en minstens 6 junior en senior auditoren (de verhouding

junior versus senior auditoren is vrij te kiezen, maar de inschrijver moet minstens over 1 junior en 1 senior auditor beschikken) die samen een groep van minstens 7 auditoren uitmaken waarvan- minstens 1 auditor van deze groep beschikt over het ISACA-certificaat ‘Certified

Information Systems Auditor’ (CISA) of gelijkwaardig;- minstens 1 auditor van deze groep beschikt over een certificatie m.b.t. IT

Infrastructure Library (ITIL) dat de kennis van het ITIL-raamwerk aantoont;- minstens 1 auditor van deze groep beschikt over een certificatie m.b.t. Prince2

dat de kennis van deze projectmethodologie aantoont;- minstens 1 auditor van deze groep beschikt over het ISACA-certificaat ‘Certified

Information Security Manager’ (CISM), of ISO/IEC 27001, of ‘Certified Information Systems Security Professional’ (CISSP), of gelijkwaardig;

- minstens 1 auditor van deze groep beschikt over het ISACA-certificaat ‘Certified in the Governance of Enterprise IT’ (CGEIT) of gelijkwaardig.

In tegenstelling tot de andere percelen, mag voor dit perceel één auditor max. 2 van de vereiste certificaten combineren

Voor perceel 4 dient de inschrijver minimaal te beschikken over: Minstens 1 junior auditor, 1 senior auditor en 1 manager-auditor die samen een groep

van minstens 3 auditoren uitmaken waarvan - minstens 1 auditor van deze groep beschikt over erkenning als bedrijfsrevisor

door het Instituut der Bedrijfsrevisoren, of erkenning als accountant door het Instituut van de Accountants- en de Belastingconsultenten, of erkenning als erkend boekhouder dan wel als erkend boekhouder-fiscalist door het Beroepsinstituut van Erkende Boekhouders en Fiscalisten, of over het IIA-certificaat ‘Certified financial services auditor’;

Voor perceel 5 dient de inschrijver minimaal te beschikken over: Minstens 2 junior auditoren, 2 senior auditoren en 1 manager-auditor die samen een

groep van minstens 5 auditoren uitmaken waarvan - minstens 1 auditor van deze groep beschikt over een registratie of certificaat van

Belgische (IFA, registered forensic auditor) of internationale beroepsorganisaties (ACFE, certified fraud examiner)

- en minstens 1 andere auditor van deze groep beschikt over een diploma van een opleiding: ‘master of forensic auditing’, ‘masterclass forensic auditing’ of gelijkwaardig.

Voor perceel 6 dient de inschrijver minimaal te beschikken over: Minstens 1 junior auditor; Minstens 1 senior auditor; Minstens 1 manager-auditor.

A.1.3. BEROEP OP DE DRAAGKRACHT VAN ANDERE ENTITEITEN (ART. 74 KB PLAATSING)

14

De inschrijver kan zich beroepen op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten. In dat geval voegt de inschrijver de nodige documenten toe aan zijn offerte, waaruit de verbintenis van deze onderaannemers of van andere entiteiten blijkt om de voor de opdracht noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen van de inschrijver.

De dienstverlener is verplicht de onderaannemers in te zetten waarop hij zich heeft beroepen in het kader van de kwalitatieve selectie. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid.

Deze onderaannemers of entiteiten mogen zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 KB Plaatsing.

Voor deze onderaannemers of entiteiten moeten eveneens de toe te voegen documenten bedoeld onder A.1.1. toegevoegd worden aan de offerte.

A.2. MODALITEITEN

A.2.1. PERCELEN (ART. 11 EN 89 KB PLAATSING)

De opdracht is opgedeeld in 6 percelen (cf. rubriek 1.5). Elk perceel is hierbij te beschouwen als een afzonderlijke opdracht en zal apart beoordeeld worden. Elke inschrijver kan voor één, meerdere of alle percelen een offerte indienen.

De aanbestedende overheid heeft het recht één of meerdere percelen niet te gunnen en eventueel opnieuw te gunnen op dezelfde of op een andere wijze.

De inschrijver mag voor meerdere percelen inschrijven door middel van het indienen van één offerte.

A.2.2. VARIANTEN (ART. 9 KB PLAATSING)

Het voorstellen van varianten is niet toegestaan.

A.3. OFFERTE – OPENING, INDIENING, VORM EN INHOUD

A.3.1. OPENING VAN DE OFFERTES (ART. 92 KB PLAATSING)

De opening van de offertes vindt plaats in openbare zitting op 8 december 2015 om 13 uur in de lokalen van Audit Vlaanderen (Toren 5C van het Boudewijngebouw), Boudewijnlaan 30 te 1000 Brussel.

Er wordt een infosessie georganiseerd op 10 november 2015 om 14 uur in de lokalen van Audit Vlaanderen (Toren 5C van het Boudewijngebouw), Boudewijnlaan 30 te 1000 Brussel, waarbij vragen kunnen worden gesteld over deze raamovereenkomst.

A.3.2. INDIENING VAN DE OFFERTES (ART. 51 EN 90 KB PLAATSING)

De offertes moeten elektronisch worden overgelegd via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52, § 1 van het KB Plaatsing.

15

De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, overgelegd via e-tendering, elektronisch ondertekend moet worden met een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening.

Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd persoon. De inschrijver voegt tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te binden (uittreksels van de statuten, volmacht,…).

Indien meerdere personen samen moeten optreden (gezamenlijke bevoegdheid, combinatie), moeten zij elk een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening plaatsen ofwel moet uit de toegevoegde documenten de machtiging blijken om namens meerdere personen of ondernemingen de offerte elektronisch te ondertekenen.

Een gescande handtekening is onvoldoende.

Een gekwalificeerde elektronische handtekening kan geplaatst worden door middel van een Belgische eID, of een gekwalificeerd certificaat dat kan aangekocht worden bij private actoren.

Voor meer informatie omtrent de aankoop van een gekwalificeerd certificaat, zie: http://www.bestuurszaken.be/gekwalificeerde-certificaten

Meer informatie omtrent het gebruik van e-tendering kan worden bekomen op de website http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 00.

A.3.3. VORM EN INHOUD OFFERTE (ART. 80 EN 82 KB PLAATSING)

Art. 80. De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte en inventaris moet invullen op het bij dit bestek behorende formulier.

Art. 82. Hierna volgt een niet-limitatief overzicht van alle documenten die, naast het offerteformulier en de inventaris, bij de offerte gevoegd moeten worden:

- Alle documenten in het kader van selectie (cf. rubriek 2.A.1.);

- Bewijzen van handtekeningsbevoegdheid van de ondertekenaar(s) (cf. rubriek 2.A.3.2.).

A.3.4. VOORDRACHT VAN ONDERAANNEMERS (ART. 12 KB PLAATSING EN ART. 12 KB UITVOERING)

De inschrijver vermeldt welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en de identiteit van de onderaannemers die hij voorstelt.

De dienstverlener is verplicht deze voorgedragen onderaannemers in te zetten bij de uitvoering van de opdracht. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid.

A.3.5. VERBINTENISTERMIJN (ART. 57 KB PLAATSING)

De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van honderdtachtig kalenderdagen, ingaand de dag na de uiterste ontvangstdatum van de offertes.

16

A.4. PRIJS

A.4.1. PRIJSVASTSTELLING (ART. 13 KB PLAATSING)

Deze opdracht is een gemengde opdracht (gedeeltelijk volgens prijslijst, gedeeltelijk op grond van werkelijke uitgaven).

Opdracht volgens prijslijst: Dit gedeelte betreft de geleverde dagen van de auditoren, zowel in binnenland als in buitenland. De eenheidsprijzen (exclusief BTW) voor de prestaties zijn forfaitair. Door de eenheidsprijzen op de hoeveelheden van de inventaris toe te passen, wordt het totaalbedrag vastgesteld dat de rangschikking van de inschrijvers bepaalt. Door de eenheidsprijzen op de effectief bestelde en aanvaarde hoeveelheden van de bestelling toe te passen, wordt het totaal te factureren bedrag van de (respectievelijke) bestelling vastgesteld. De belasting over de toegevoegde waarde (BTW) moet in een afzonderlijke post worden vermeld.

Op grond van werkelijke uitgaven:Indien de bestellende entiteit uitdrukkelijk schriftelijk vraagt dat de opdrachtnemer zich verplaatst naar het buitenland, dan behoren deze verplaatsingskosten en overnachtingskosten niet tot de opgegeven dagprijzen. Ze worden afzonderlijk per bestelling bepaald in overleg met de bestellende entiteit (indicatief kan worden verwezen naar de richtlijnen voor reiskosten en logieskosten in het kader van omzendbrief DVO/BZ/P&O/2009/12 betreffende vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen: https://www.bestuurszaken.be/OMZ_DVO_2009_12 ) en terugbetaald door de bestellende entiteit bij de oplevering van die bestelling en na goedkeuring van de verantwoordingsstukken (inclusief voorlegging van een kopie van de bronfacturen) door de opdrachtnemer.

De vermoedelijke hoeveelheden opgenomen in de inventaris zijn indicatief. De inschrijver kan hierop geen recht uitoefenen (zowel in het geval er minder of meer wordt besteld).

Prijzen worden opgegeven per mensdag. Een mensdag bestaat uit 8 mensuren (exclusief verplaatsingen). Indien minder dan 8 mensuren per dag worden gepresteerd, wordt de kostprijs pro rata vastgesteld. Indien meer dan 8 mensuren per dag worden gepresteerd, wordt dit niet extra vergoed.

In de opgegeven prijzen dient een onderscheid gemaakt te worden tussen een junior auditor, een senior auditor, een manager-auditor en een partner (deze laatste enkel voor percelen 1 en 2). In rubriek 2.A.1.2.C wordt bepaald aan welke specifieke eisen elk profiel moet voldoen.

A.4.2. PRIJSOPGAVE (ART. 16 KB PLAATSING)

De inschrijver vermeldt de belasting over de toegevoegde waarde (BTW) in een afzonderlijke post van de inventaris en voegt ze bij de prijs van de offerte.

Er wordt geen rekening gehouden met andere bijkomende opgegeven prijzen in de offerte, noch met opmerkingen, aanvullingen en wijzigingen ten opzichte van de prijzen opgegeven in de inventaris. Dergelijke zaken worden als niet geschreven beschouwd.

A.4.3. INBEGREPEN PRIJSELEMENTEN (ART. 19 KB PLAATSING)

17

Er kan geen aparte verplaatsingskost voor verplaatsingen binnen België worden aangerekend. Zowel de verplaatsingskosten als de verplaatsingstijd dienen in de forfaitaire eenheidsprijzen inbegrepen te zijn.

Enkel verplaatsingskosten en verblijfkosten voor uitdrukkelijk gevraagde verplaatsingen naar en/of in het buitenland, vallen buiten de opgegeven dagprijzen en worden terugbetaald in overeenstemming met rubriek 2.A.4.1 van het bestek.

De eenheidsprijzen omvatten tevens alle kosten van briefwisseling, telefoon, informatica of andere middelen die nodig zijn voor de uitvoering van de bestelling.

Het overleg tussen de bestellende entiteit en opdrachtnemer m.b.t. planning en coördinatie, voorafgaand aan de bestelling van de auditopdracht, wordt niet gefactureerd. Ook de interne planning, coördinatie en kennisoverdracht bij/binnen de opdrachtnemer voor de uitvoering van de individuele of opeenvolgende bestellingen kan niet worden gefactureerd.

A.4.4. PRIJSHERZIENING (ART. 20 KB PLAATSING)

De opgegeven prijzen in de inventaris worden aangepast aan de schommelingen van het gezondheidsindexcijfer.Als basis wordt het gezondheidsindexcijfer genomen van de maand waarin de openingszitting plaatsvond (louter ter info: in augustus 2015 bedroeg het gezondheidsindexcijfer op basis van 2004 122,71 punten).De aanpassing gebeurt telkens het indexcijfer een stijging of een daling met tien (absolute) punten vertoont, volgens de formule :

prijs x nieuw indexcijfer.oude indexcijfer

De aangepaste bedragen worden afgerond naar het hogere veelvoud van vijf euro, tenzij ze zelf een veelvoud van vijf euro zijn.De aanpassing heeft uitwerking op de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin het indexcijfer de vijf punten bereikt en wordt enkel toegepast op de prijzen die op dat ogenblik opeisbaar zijn. De opdrachtnemer moet de prijsherziening aanvragen op voorhand.

A.4.5. PRIJSONDERZOEK (ART. 21 KB PLAATSING)

Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken.De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt.

A.5. Raamovereenkomst met meerdere deelnemers (artikel 138 KB Plaatsing)

Cascadesyteem

De aanbestedende overheid plaatst zijn bestellingen per perceel via een cascadesysteem zoals omschreven in artikel 138, 1° van het KB Plaatsing:

Indien de best gerangschikte inschrijver (hiermee wordt bedoeld de inschrijver die de laagste regelmatige offerte heeft ingediend) de bestelling niet kan uitvoeren conform onderstaande bestelprocedure, wordt het cascadesysteem toegepast en wordt een voorafgaand overleg georganiseerd met de 2e best gerangschikte inschrijver

18

Indien de 2e best gerangschikte inschrijver de bestelling niet kan uitvoeren conform onderstaande bestelprocedure, wordt het cascadesysteem toegepast en wordt een voorafgaand overleg georganiseerd met de 3e best gerangschikte inschrijver

Indien de 3e best gerangschikte inschrijver de bestelling niet kan uitvoeren conform onderstaande bestelprocedure, wordt het cascadesysteem toegepast en wordt een voorafgaand overleg georganiseerd met de 4e best gerangschikte inschrijver

Indien de 4e best gerangschikte inschrijver de bestelling niet kan uitvoeren conform onderstaande bestelprocedure, wordt het cascadesysteem toegepast en wordt een voorafgaand overleg georganiseerd met de 5e best gerangschikte inschrijver

Per perceel wordt een cascadesysteem opgesteld van maximaal de 5 best gerangschikte inschrijvers die een regelmatige offerte hebben ingediend voor het betrokken perceel. Enkel deze gerangschikte inschrijvers (hierna aangeduid als opdrachtnemers) kunnen bestellingen uitvoeren voor dit specifiek perceel.

Beschikbare profielen

Per perceel stellen de opdrachtnemers een ploeg van ervaren en gevalideerd bekwame profielen ter beschikking die voldoet aan de vereisten zoals beschreven in rubriek 2.A.1.2.C). Voor de uitvoering van de bestellingen zijn de opdrachtnemers verplicht de profielen uit deze ploeg in te zetten. De opdrachtnemers kunnen tijdens de duur van deze raamovereenkomst per perceel deze ploeg steeds aanvullen/aanpassen mits voldaan wordt aan volgende voorwaarden:

- de aangevulde/aangepaste ploeg voldoet aan de verhoudingsgewijs aangepaste vereisten – desgevallend afgerond naar de onderliggende eenheid – (met minimaal de in rubriek 2.A.1.2.C opgelegde vereisten) en

- voorafgaandelijk aan de eerstvolgende bestelling wordt de goedkeuring bekomen van de leidend ambtenaar van Audit Vlaanderen.

Langdurige onbeschikbaarheid (o.a. door ontslag, langdurige ziekte, langdurige voltijdse inzet buiten de opdracht of het op initiatief van de opdrachtnemer uit de ploeg terugtrekken) van een tot de ploeg van de ervaren en gevalideerd bekwame profielen behorende auditor, verplicht de betrokken opdrachtnemer om binnen de twee weken hetzij een bijkomende aanpassing door te voeren van deze ploeg conform de in de vorige alinea vermelde regels m.b.t. aanpassingen, hetzij een gelijkwaardige vervanger te voorzien die eveneens voorafgaandelijk aan de eerstvolgende bestelling moet worden goedgekeurd door de leidend ambtenaar van Audit Vlaanderen.

De betrokken opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de aanlevering van alle nuttige informatie om een goede en volledige beoordeling toe te laten. Bij elke aanvraag wordt ook aangegeven voor welk perceel de goedkeuring wordt gevraagd, desgevallend ter vervanging van wie, en of de goedkeuring wordt gevraagd voor inzet als junior auditor, als senior auditor, als manager-auditor en/of als partner.

Bestelprocedure

Vooraleer een bestelling geplaatst kan worden, wordt een voorafgaand overleg georganiseerd tussen de bestellende entiteit en de opdrachtnemer.

In eerste instantie wordt onderzocht of de opdrachtnemer zich niet bevindt in een situatie van specifieke belangenvermenging; hieronder wordt verstaan dat de opdrachtnemer binnen een periode van 3 jaar (terugtellend vanaf het moment van het voorafgaand overleg, tot het laatste uitvoeringsmoment van de respectievelijke activiteiten) audit- of consultancy-

19

activiteiten 1 heeft uitgevoerd bij de te auditeren entiteit en dat het uitvoeren van deze activiteiten de objectieve uitvoering van de te bestellen auditopdracht mogelijks in gevaar zou kunnen brengen (in het geval van een bestelling binnen perceel 6, kan de betreffende periode worden verlengd in functie van de periode waarover de QAR zich dient uit te spreken). Dit is noodzakelijk om de goede uitvoering van de auditopdrachten te garanderen. De opdrachtnemer dient de (entiteit die de intentie aangeeft om op te treden als) bestellende entiteit alle nuttige informatie te verstrekken om dit onderzoek mogelijk te maken. De opdrachtnemer moet spontaan minstens een overzicht bezorgen van alle audit- en consultancy-activiteiten van de opdrachtnemer bij de te auditeren entiteit die werden besteld of (al dan niet deels) uitgevoerd binnen een periode van 3 jaar vóór het voorafgaand overleg (in het geval van een bestelling binnen perceel 6, kan de periode van het aan te leveren overzicht worden verlengd in functie van de periode waarover de QAR zich dient uit te spreken).

In tweede instantie geeft de bestellende entiteit bij het voorafgaand overleg aan welke en hoeveel profielen (junior auditor/senior auditor/manager-manager/partner) uit de ploeg van het betrokken perceel hij wil inzetten, en het aantal mensdagen dat hij per profiel wil bestellen alsook de beoogde timing.

- De bestellende entiteit heeft hierbij niet het recht de inzet van een specifiek persoon te eisen.

- Indien de opdrachtnemer een voorstel doet van concreet in te zetten personen en dit wordt door de bestellende entiteit goedgekeurd, is de opdrachtnemer voor de uitvoering van de bestelling wel gebonden aan zijn voorstel en kunnen vervangingen van de in te zetten personen tijdens de uitvoering van de bestelling enkel mits minstens gelijkwaardige vervangers worden voorgesteld en de bestellende entiteit met de vervanging akkoord gaat.

- De bestellende entiteit heeft per (vooropgestelde) bestelling het recht (maar is hier niet toe verplicht) om - naast minstens één profiel uit de ploeg van ervaren en gevalideerd bekwame auditoren - profielen (junior auditor/senior auditor/manager-auditor/partner) te bestellen waarbij de opdrachtnemer de vrijheid wordt gelaten om hiervoor al dan niet ook personen van buiten de beschikbaar gestelde ploeg van ervaren en gevalideerd bekwame auditoren voor te stellen. Voor de in dat geval voorgestelde personen moet minstens dezelfde informatie worden voorgelegd aan de bestellende entiteit als beschreven in rubriek 2.A.1.2.C) en kan de bestelling enkel doorgaan nadat de bestellende entiteit deze personen heeft goedgekeurd als junior auditor, senior auditor, manager-auditor of partner (naargelang het gevraagde) op basis van het voor deze profielen in rubriek 2.A.1.2.C) algemeen vereiste minimale aantal jaren ervaring (zonder bijkomende vereisten qua certificaten of diploma’s).

De opdrachtnemer heeft in derde instantie een week de tijd na het voorafgaand overleg om aan te tonen dat hij de vereiste profielen kan inzetten binnen een periode van twee maanden (na het voorafgaandelijk overleg) voor de uitvoering van de bestelling.

Het maakt geen verschil uit of de onbeschikbaarheid van de gevraagde profielen is veroorzaakt door externe omstandigheden of door het gelijktijdig plaatsen van bestellingen door meerdere entiteiten in het kader van de raamovereenkomst.

De volgende situaties kunnen zich voordoen:

1 Onder auditactiviteiten wordt het volgende verstaan: het uitvoeren van of ondersteunen van auditactiviteiten zoals omschreven in dit bestek.Onder consultancyactiviteiten wordt het volgende verstaan: het geven van of het ondersteunen bij het uitwerken van deskundig advies of aanpassingen naar aanleiding hiervan.

20

1. De opdrachtnemer heeft geen audit- of consultancy-activiteiten uitgevoerd binnen die periode bij de te auditeren entiteit

1.1 De opdrachtnemer toont binnen een week na het voorafgaand overleg aan dat hij de vereiste profielen 2 kan inzetten binnen een periode van twee maanden voor de uitvoering van de bestelling: de opdrachtnemer voert de bestelling uit (het cascadesysteem wordt niet toegepast)

1.2 De opdrachtnemer kan niet binnen een week na het voorafgaand overleg aantonen dat hij de vereiste profielen kan inzetten binnen een periode van twee maanden voor de uitvoering van de bestelling: het cascadesysteem wordt toegepast en er wordt een voorafgaand overleg georganiseerd met de volgende best gerangschikte inschrijver

2. De opdrachtnemer heeft wel audit- of consultancy-activiteiten uitgevoerd binnen die periode bij de te auditeren entiteit

Er wordt onderzocht of de opdrachtnemer zich bevindt in een toestand van specifieke belangenvermenging (zoals hierboven omschreven).

2.1 De opdrachtnemer toont aan dat hij zich niet bevindt in een geval van specifieke belangenvermenging (de objectieve uitvoering van de auditopdracht wordt niet in het gedrang gebracht):

2.1.1 De opdrachtnemer toont binnen een week na het voorafgaand overleg aan dat hij de vereiste profielen kan inzetten binnen een periode van twee maanden voor de uitvoering van de bestelling: de opdrachtnemer voert de bestelling uit (het cascadesysteem wordt niet toegepast)

2.1.2 De opdrachtnemer kan niet binnen een week na het voorafgaand overleg aantonen dat hij de vereiste profielen kan inzetten binnen een periode van twee maanden voor de uitvoering van de bestelling: het cascadesysteem wordt toegepast en er wordt een voorafgaand overleg georganiseerd met de volgende best gerangschikte inschrijver

2.2 De opdrachtnemer kan niet aantonen dat hij zich niet bevindt in een geval van specifieke belangenvermenging (de objectieve uitvoering van de auditopdracht wordt mogelijks in het gedrang gebracht): het cascadesysteem wordt toegepast en er wordt een voorafgaand overleg georganiseerd met de volgende best gerangschikte inschrijver

Wanneer de huidige bestelling een bestelling binnen perceel 6 betreft en de bij de te auditeren entiteit uitgevoerde audit- en consultancy-activiteiten betrekking hebben op andere activiteiten dan de activiteiten die binnen perceel 6 worden bedoeld, wordt er van uitgegaan dat de opdrachtnemer zich in een geval van specifieke belangenvermenging bevindt.

Voor bestellingen buiten perceel 6 is de bestellende entiteit voor de toepassing van deze bestelprocedure niet verplicht rekening te houden met door hem bestelde audits die passen binnen de beschrijving van het perceel waarvoor de bestelling wordt geplaatst.

2 Voor meer informatie: zie bestek rubriek 2.A.1.2.C

21

In uitzonderlijke situaties, zoals in het kader van plots opduikende forensische auditopdrachten die conform de procedures van Audit Vlaanderen beoordeeld worden als ‘nu’ te starten of andere onvoorziene dringende auditopdrachten, behoudt de bestellende entiteit zich het recht voor (maar is hiertoe niet verplicht) om de in deze rubriek gehanteerde periode van twee maanden (na het voorafgaand overleg) in te korten, mits hierbij deze hoogdringendheid wordt gemotiveerd.

De (entiteit die de intentie aangeeft om op te treden als) bestellende entiteit past deze bestelprocedure bestelling per bestelling toe. Per bestelling wordt bekeken of de opdrachtnemer zich bevindt in een geval van specifieke belangenvermenging en of hij de vereiste profielen kan inzetten, waardoor het cascadesysteem toegepast / niet toegepast moet worden. De toepassing van deze bestelprocedure is steeds de verantwoordelijkheid van de bestellende entiteit.

Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer om aan te tonen dat hij zich niet bevindt in een situatie van specifieke belangenvermenging. Als de opdrachtnemer niet meewerkt aan dit essentieel onderzoek, dan heeft de bestellende entiteit het recht om het cascadesysteem onmiddellijk toe te passen.

Wanneer binnen een (voortschrijdende) periode van 1 jaar bij 3 verschillende opgestarte bestelprocedures wordt vastgesteld dat een opdrachtnemer niet binnen een week na het voorafgaand overleg kan aantonen dat hij de vereiste profielen kan inzetten binnen een periode van twee maanden voor de uitvoering van de bestelling, wordt deze opdrachtnemer tijdelijk verwijderd uit het cascadesysteem voor een periode van 1 jaar.

Schrappen uit het cascadesysteem

Een inschrijver/opdrachtnemer kan geschrapt worden indien hij zijn bestellingen niet uitvoert in overeenstemming met de bepalingen in het bestek.

Audit Vlaanderen kan een inschrijver/opdrachtnemer

- Tijdelijk verwijderen uit het cascadesysteem.Deze verwijdering duurt tot de inschrijver/opdrachtnemer aantoont dat hij de nodige acties heeft ondernomen om te voldoen aan de bepalingen van het bestek. Zo o.a. cf. 1.5 p.4 en p.5-6 m.b.t. de perceelspecifieke verplichte opleidingen.

- Verwijderen uit het cascadesysteem voor een periode van 1 jaar.Cf. A.5 p.21 (te vaak onvoldoende beschikbaar)

- Permanent verwijderen uit het cascadesysteem.Audit Vlaanderen zal hiervoor de procedure van art. 44 KB Uitvoering toepassen om een inschrijver permanent te verwijderen uit het cascadesysteem

22

B. UITVOERING VAN DE OPDRACHT

B.1. ALGEMENE UITVOERINGSBEPALINGEN

B.1.1. UITVOERINGSTERMIJN (ART. 147 KB UITVOERING)

Deze raamovereenkomst heeft een looptijd van 4 jaar en vangt aan vanaf de sluiting van de raamovereenkomst.

B.1.2. DIENSTVERLENINGSPLAATS (ART. 149 KB UITVOERING)

De diensten worden hoofdzakelijk gepresteerd in Vlaanderen en het Brusselse Gewest.

Prestaties in het buitenland, ook buiten de Europese Unie, kunnen voorkomen (voor verplaatsings- en verblijfskosten n.a.v. deze prestaties, is een afzonderlijke terugbetaling voorzien, cf. rubriek 2.A.4.1).

B.1.3. LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING (ART. 11 KB UITVOERING)

Voor de leiding en het toezicht op de uitvoering van deze raamovereenkomst is de leidend ambtenaar voor de aanbestedende entiteit de administrateur-generaal van Audit Vlaanderen of de door deze aangeduide vervanger.

Voor de leiding en het toezicht binnen de context van specifieke bestellingen wordt door de bestellende entiteit per bestelling een leidend ambtenaar aangewezen.

Het mandaat van de leidend ambtenaar aangewezen door de bestellende entiteit bestaat enkel uit:

a) de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering;

b) de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriorikeuring;

c) het nazicht van de schuldvorderingen en facturen;

d) het opstellen van de processen-verbaal;

e) de opleveringen;

f) het instaan voor het toezicht op de prestaties; dit toezicht omvat onder meer het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de opdrachtdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn.

B.1.4. BORGTOCHT (ART. 25 TOT EN MET 33 KB UITVOERING)

Per bestelling vanaf € 50000 (exclusief BTW) en de bestelling omvat meer dan 45 bestelde auditdagen, wordt een borgtocht geëist van 5% van de geraamde prijs (exclusief BTW) van de bestelling. Deze geraamde prijs zal opgenomen worden op de bestelbrief.

Deze afwijking van artikel 25 KB Uitvoering is noodzakelijk omdat de essentie van de bestelling uitgaat van het aantal mandagen, de uitvoeringstermijn wordt in onderling overleg

23

bepaald en kan onderhevig zijn aan factoren waarop zowel de bestellende entiteit als de opdrachtnemer geen vat heeft.

De borgstelling dient te gebeuren binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht. Bij niet-naleving stelt de aanbestedende overheid de dienstverlener in gebreke en past de sancties van art. 29 KB Uitvoering toe.

De borgstelling dient te gebeuren overeenkomstig één van de wijzen voorzien in artikel 26 en 27 KB Uitvoering, met name:

1° in speciën;2° in publieke fondsen;3° in de vorm van een gezamenlijke borgtocht;4° via een waarborg, toegestaan door een kredietinstelling of een

verzekeringsinstelling die voldoet aan de desbetreffende wetgeving.Voor wat 1° tot en met 3° betreft, kunt u voor meer informatie terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas.

Het bewijs van de borgstelling dient te worden bezorgd aan de aanbestedende overheid.Welk document u dient te bezorgen als bewijs van de borgstelling, kunt u terugvinden in het artikel 27 KB Uitvoering. Voor meer informatie kunt u ook terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas.

De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na oplevering van de bestelde opdracht, desgevallend slechts nadat is voldaan aan de eventuele voorwaarden gesteld in het proces-verbaal van oplevering.

B.1.5. VASTE OF MINIMALE HOEVEELHEDEN (ART. 148 KB UITVOERING)

De diensten van onderhavige opdracht maken het voorwerp uit van een raamovereenkomst. Dit betekent dat de opdrachtgever, afhankelijk van de behoeften en overeenkomstig de bepalingen van dit bestek bestellingen kan plaatsen. Zo kan het opdrachtgevend bestuur in één of meerdere percelen meerdere of geen bestelling(en) plaatsen gedurende de looptijd van de opdracht. Het niet plaatsen van bestellingen kan geen aanleiding geven tot enige vorm van schadevergoeding. Ook in het geval er significant meer wordt besteld dan de in het inventaris opgenomen hoeveelheden, kan dit geen aanleiding geven tot enige vorm van schadevergoeding.

B.2. BETALINGEN (ART. 66, 150 en 160 KB UITVOERING)

Facturatie

Standaard worden de geleverde prestaties gefactureerd n.a.v. de oplevering van de desbetreffende bestelling. Voorschotten en tussentijdse betalingen zijn uitdrukkelijk niet voorzien.

De bestellende entiteit heeft het recht (maar is hiertoe niet verplicht) in de bestelling deelopleveringen te voorzien die toelaten op dat moment de bij die deelbestelling horende geleverde prestaties te factureren, bijvoorbeeld indien de bestelling betrekking heeft op prestaties in het kader van meerdere auditopdrachten zijn deelopleveringen n.a.v. de aflevering van elk auditrapport eventueel mogelijk.

De opdrachtnemer kan op de volgende wijze factureren.

1. Elektronische facturatie (e-facturatie, e-invoicing)

24

Vanaf 1 januari 2015 mag u e-facturen zenden naar entiteiten van de Vlaamse Overheid (de factuur wordt geadresseerd aan de bestellende entiteit. Indien hier wordt van afgeweken, wordt dit duidelijk aangegeven in de bestelbrief).

a) De elektronische factuur moet u indienen via het platform Mercurius. U kunt ofwel uw factuur gratis invoeren op het Mercuriusplatform, ofwel gebruik maken van een dienstverlener van uw keuze.

b) Bijkomende informatie over de e-factuur, het Mercuriusplatform, de dienstverleners en de aangeboden ondersteuning vindt u op http://www.bestuurszaken.be/e-invoicing

c) U kunt gratis deelnemen aan een informatiesessie naar keuze. http://www.bestuurszaken.be/e-invoicing-voor-leveranciers

d) Alvorens u start met elektronisch factureren naar een entiteit van de Vlaamse overheid meldt u zich als leverancier eenmalig op e.procurement@vlaanderen.be .

e) U wordt als leverancier van de Vlaamse overheid ondersteund. Tijdens deze begeleiding ontvangt u alle informatie over de e-factuur en de wijze van verzending.

f) De opdrachtnemer waakt erover dat de elektronische factuur vrij is van virussen, macro’s of andere schadelijke instructies. Bestanden die aangetast zijn door virussen, macro’s of andere schadelijke instructies kunnen als niet ontvangen worden beschouwd.

Mede door een intense samenwerking rond e-facturatie tussen het Europese, Belgische en Vlaamse bestuursniveau zal e-facturatie in de komende jaren de standaard worden. De Vlaamse overheid wil tegen 1 januari 2017 nog slechts overwegend e-facturen ontvangen. Het is sterk aanbevolen hiervoor de nodige voorbereidingen te treffen.

2. Een papieren factuur

De factuur wordt geadresseerd aan de bestellende entiteit. Indien hiervan wordt afgeweken, wordt dit duidelijk aangegeven in de bestelbrief.

De factuur moet verder volgende gegevens bevatten:- post- of bankrekeningnummer- factuurnummer- factuurdatum- BTW-tarief en toegepast tarief- het BTW-nummer (dient overeen te stemmen met het BTW-nummer in de offerte)

Betalingen

De bestellende entiteit staat (indien vereist) in voor het reserveren van krediet (nemen van vastlegging) en betaalt tevens de factuur. De bestellende entiteit draagt de uitsluitende aansprakelijkheid voor de vergoeding van de door de opdrachtnemer geleverde prestaties. Bij problemen of geschillen bij betaling richt de opdrachtnemer zich uitsluitend en rechtstreeks tot de bestellende entiteit. Indien een andere entiteit dan de bestellende entiteit de factuur zal betalen, wordt dit duidelijk aangegeven in de bestelbrief.

De door de bestellende entiteit aangeduide leidend ambtenaar van de bestelling beschikt over een verificatietermijn van 30 dagen.

De dienstverlener dient voorafgaand aan elke factuur een lijst van gepresteerde diensten in, die een overzicht biedt van de gefactureerde prestaties.

Na goedkeuring van deze lijst mag de factuur worden ingediend. De dienstverlener beschikt over een termijn van vijf dagen om de factuur in te dienen voor het goedgekeurde bedrag.

25

De factuur geldt als schuldvordering.

De betaling vindt plaats binnen een betalingstermijn van 30 dagen vanaf de beëindiging van de bovenvermelde verificatie en na ontvangst van de regelmatig opgestelde en aanvaarde factuur.

Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254 van het Burgerlijk Wetboek inzake de toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en pas daarna op de intresten.

B.3. INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID

B.3.1. INTELLECTUELE RECHTEN EN KNOWHOW (ART. 19 EN 20 KB UITVOERING)

Elke methodologie en alle documenten die aan de opdrachtnemer ter beschikking worden gesteld door de aanbestedende overheid3 voor het uitvoeren van de opdracht zijn en blijven eigendom van de bestellende entiteit. Zij kunnen door de opdrachtnemer niet worden gebruikt voor andere doeleinden dan het uitvoeren van de opdracht, tenzij met voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid.

Alle resultaten en rapporten die de opdrachtnemer opstelt ter uitvoering van deze opdracht zijn eigendom van de aanbestedende overheid en kunnen slechts met voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid bekendgemaakt worden of aan derden meegedeeld worden.

De opdrachtnemer mag de opdracht die uit deze overeenkomst voortvloeit wel opgeven als referentie, mits voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid.

De intellectuele eigendomsrechten voor alle producten die ontwikkeld worden tijdens de uitvoering van deze opdracht berusten bij de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid en de bestellende entiteit mogen de resultaten van de intellectuele prestaties aanwenden voor hun eigen behoeften en dit zonder enige beperking.

B.3.2. BESTAANDE INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN (ART. 17 KB PLAATSING)

De inschrijver is verplicht in zijn offerte aan te geven welke intellectuele eigendomsrechten waarvan hij titularis is of waarvoor hij van een derde een gebruikslicentie moet verkrijgen nodig zijn voor het geheel of een deel van de uit te voeren prestaties.

B.3.3. VERTROUWELIJKHEID (ART. 18 KB UITVOERING)

De informatie die de aanbestedende overheid en de bestellende entiteit en de geauditeerde entiteit in het kader van deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld.

De opdrachtnemer dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter van de beschikbaar gestelde informatie, de gegevens en de onderzoeksresultaten te doen bewaren door hemzelf en door eenieder die er toegang toe heeft. De opdrachtnemer beperkt de

3 In het geval de auditopdracht niet onder supervisie van Audit Vlaanderen gebeurt, moet onder de term ‘aanbestedende overheid’ in deze rubriek steeds de ‘bestellende entiteit’ worden begrepen.

26

toegang tot de beschikbaar gestelde informatie, gegevens en onderzoeksresultaten tot de auditoren die worden ingezet voor de uitvoering van de bestellingen. De opdrachtnemer dient in zijn contracten met de onderaannemers eveneens deze verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over te nemen.

Om ook de perceptie van vertrouwelijkheid niet te schaden, is het uitdrukkelijk verboden de informatie die werd verkregen naar aanleiding van de uitgevoerde bestellingen op eigen initiatief buiten het kader van de bestelling te bespreken met de geauditeerde entiteit of om deze te contacteren met gerichte commerciële voorstellen voortbouwend op deze informatie tenzij op hun uitdrukkelijke schriftelijke vraag.

Zoals aangegeven in rubriek 1.5, dienen de opdrachtnemers bij de uitvoering van bestellingen het integriteitsbeleid en het informatieveiligheidsbeleid van de bestellende entiteit te respecteren. De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht m.b.t. informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van deze opdracht. Er kan gevraagd worden dat elke medewerker van de opdrachtnemer die in het kader van deze opdracht taken uitvoert, voorafgaandelijk een persoonlijke verklaring ter zake dient te ondertekenen.

B.4. RECHTSVORDERINGEN (ART. 73 KB UITVOERING)

Elke rechtsvordering van de dienstverlener wordt ingesteld bij een Nederlandstalige Belgische rechtbank, behoudens ingeval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding.

B.5. OPLEVERING (ART. 64 EN 156 KB UITVOERING EN ART. 18 KB PLAATSING)

Vanaf de datum van de volledige beëindiging van de diensten beschikt de aanbestedende overheid over een termijn van 30 dagen om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te geven van het resultaat daarvan. Deze termijn gaat in voor zover de aanbestedende overheid tegelijk in het bezit van de lijst van gepresteerde diensten is gesteld.

Wanneer de diensten beëindigd worden vóór of na deze datum, stelt de dienstverlener de leidend ambtenaar hiervan per aangetekende zending in kennis en vraagt hem tot de oplevering over te gaan. In dat geval begint de termijn van dertig dagen te lopen vanaf de datum van ontvangst van het verzoek van de dienstverlener.

De kosten van de prestaties die in verband met de opleveringen worden geleverd door derden, worden ten laste van de dienstverleners aangerekend tegen de door deze derden gefactureerde kostprijs.

De kosten van de prestaties die de dienstverlener in verband met de oplevering zelf uitvoert, blijven te zijn laste.

B.6. NON-DISCRIMINATIE

De dienstverlener verbindt zich er toe bij het uitvoeren van deze opdracht niemand te discrimineren op grond van geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschappen, sociale positie, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming of syndicale overtuiging. Hij waarborgt dit zowel ten aanzien van zijn personeelsleden onderling als ten aanzien van derden, zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers,…

27

De dienstverlener verbindt zich er toe, voor zo ver redelijk, aanpassingen door te voeren, op vraag van personen met een handicap, die de beperkende invloed van een onaangepaste omgeving op de participatie van een persoon met een handicap neutraliseren (zie artikel 19 van het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid).

De dienstverlener verbindt zich ertoe de werknemers en derden zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers,… mee te delen dat hij geen rekening zal houden met vragen of wensen van discriminerende aard.

Indien een personeelslid van de dienstverlener zich tijdens de uitvoering van de opdracht schuldig maakt aan discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, zal de dienstverlener de nodige maatregelen treffen om een eind te maken aan dit gedrag en waar nodig het slachtoffer in eer herstellen. De werknemers met hiërarchische verantwoordelijkheden zullen toezien op het naleven van dit engagement.

Bij elke mogelijke klacht in dit verband tegen de dienstverlener, zal deze zijn volledige medewerking verlenen aan eventueel onderzoek dat in dit verband verricht wordt door een meldpunt discriminatie of een andere organisatie, in dit verband aangesteld door de Vlaamse overheid.

De dienstverlener vraagt tevens al zijn personeelsleden alert te zijn voor discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, in die zin dat ze de gevallen waar ze getuige van zijn, onmiddellijk dienen te melden aan een werknemer met hiërarchische verantwoordelijkheid.

De dienstverlener verbindt zich ertoe om geen druk uit te oefenen op eigen personeelsleden, die slachtoffer worden van discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag door een klant of een derde, om af te zien van eventuele indiening van een klacht of inleiding van een vordering voor de rechtbank in dit verband.

De dienstverlener ziet er op toe dat ook de onderaannemers, die hij eventueel inschakelt voor de opdracht, zich houden aan deze uitvoeringsvoorwaarden.

B.7. DUURZAAMHEID

De Vlaamse overheid engageert zich om tegen 2020 100 % duurzame overheidsopdrachten te plaatsen. Ze ziet duurzame overheidsopdrachten als een instrument om te komen tot duurzame ontwikkeling. Daar waar mogelijk neemt zij de nodige criteria betreffende ecologische, sociale en ethische aspecten op in haar bestekken. Indien zulke duurzaamheidscriteria zijn voorzien in het bestek, moet het werk, de levering of de dienst vanzelfsprekend voldoen aan deze aspecten.

De Vlaamse overheid heeft een gids en checklist uitgewerkt voor duurzame evenementen (zie http://do.vlaanderen.be/beleid/instrumenten). Van de opdrachtnemer wordt verwacht dat hij tijdens de uitvoering van de opdracht in de mate van het mogelijk rekening houdt met deze gids en checklist. De opdrachtnemer ziet er op toe dat ook zijn onderaannemers in de mate van het mogelijke rekening houden met de gids en checklist.

28

3 OFFERTEFORMULIER

Ondersteuning bij de uitvoering van auditopdrachten of zelfstandig uitvoeren van auditopdrachten

Bestek nr. Audit Vlaanderen 2015-02

A. ALGEMENE VERBINTENIS

OFWEL 4

De ondergetekende (naam en voornaam):

Hoedanigheid of beroep:

Nationaliteit :

Adres (straat, nummer, gemeente, land):

E-mail:

OFWEL

De vennootschap (handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel):

vertegenwoordigd door de ondergetekende(n)

OFWEL

De ondergetekende(n) en/of de vennootschap(pen) die optreden als combinatie zonder rechtspersoonlijkheid (voor elk van hen dezelfde gegevens als hierboven):

combinatie die tegenover de overheid wordt vertegenwoordigd door één van hen, met name:verbindt zich op zijn, resp. verbinden zich hoofdelijk op hun, roerende en onroerende goederen tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van bovenvermeld bestek, van de in dat bestek beschreven opdracht,

tegen volgende prijzen van de inventaris:

4 Doorhalen wat niet van toepassing is.

29

Voor perceel 1 (Operationele procesaudits)

Beschrijving Prijs/mensdag Hoeveelheid mensdagen5 voor de

bepaling van de totaalprijs van de

offerte

Totaal (in euro)

Inzetten van een junior auditor

50

Inzetten van een senior auditor

300

Inzetten van een manager-auditor

200

Inzetten van een partner

2

Totaal zonder BTWBTWTotaal met BTW

Voor perceel 2 (organisatie(beheersings)audits)

Beschrijving Prijs/mensdag Hoeveelheid mensdagen voor de

bepaling van de totaalprijs van de

offerte

Totaal (in euro)

Inzetten van een junior auditor

50

Inzetten van een senior auditor

300

Inzetten van een manager-auditor

200

Inzetten van een partner

2

Totaal zonder BTWBTWTotaal met BTW

5 Deze hoeveelheid mensdagen dient enkel om de voordeligste offerte te bepalen en houdt hiervoor rekening met de mogelijke verhoudingsgewijze uitbestedingsbehoefte van Audit Vlaanderen in functie van de auditstrategie midden 2015. Dit geldt voor alle onderstaande tabellen.

30

Voor perceel 3 (IT-audits)De opgegeven dagprijzen zijn van toepassing op alle 7 domeinen.

Beschrijving Prijs/mensdag Hoeveelheid mensdagen voor de

bepaling van de totaalprijs van de

offerte

Totaal (in euro)

Inzetten van een junior auditor

25

Inzetten van een senior auditor

200

Inzetten van een manager-auditor

50

Totaal zonder BTWBTWTotaal met BTW

Voor perceel 4 (financiële audits)

Beschrijving Prijs/mensdag Hoeveelheid mensdagen voor de

bepaling van de totaalprijs van de

offerte

Totaal (in euro)

Inzetten van een junior auditor

12

Inzetten van een senior auditor

72

Inzetten van een manager-auditor

36

Totaal zonder BTWBTWTotaal met BTW

31

Voor perceel 5 (forensische audits)

Beschrijving Prijs/mensdag Hoeveelheid mensdagen voor de

bepaling van de totaalprijs van de

offerte

Totaal (in euro)

Inzetten van een junior auditor

25

Inzetten van een senior auditor

200

Inzetten van een manager-auditor

50

Totaal zonder BTWBTWTotaal met BTW

Voor perceel 6 (QAR)

Beschrijving Prijs/mensdag Hoeveelheid mensdagen voor de

bepaling van de totaalprijs van de

offerte

Totaal (in euro)

Inzetten van een junior auditor

12

Inzetten van een senior auditor

75

Inzetten van een manager-auditor

50

Totaal zonder BTWBTWTotaal met BTW

B. ALGEMENE INLICHTINGEN

(in geval van combinatie zonder rechtspersoonlijkheid afzonderlijk voor elke deelnemer:)

- Ondernemingsnummer

- BTW-nummer

32

- RSZ-nummer

C. ONDERAANNEMERS

Er zullen onderaannemers worden aangewend: JA / NEE6

Gedeelte van de opdracht dat in onderaanneming wordt gegeven:

Volgende onderaannemers zullen hiervoor worden aangewend:

D. PERSONEEL

Er wordt personeel tewerkgesteld dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie:

JA / NEE7

Het betreft volgende EU-lidstaat:

E. BETALINGEN

De betalingen zullen geldig gebeuren door overschrijving op rekeningnr.: ..............................................................................................................van de financiële instelling ....................................................................geopend op naam van ..........................................................................

F. BIJLAGEN

Bij deze offerte zijn eveneens gevoegd:

- alle documenten in het kader van selectie, overeenkomstig het bestek;

- de gedateerde en ondertekende documenten, die het bestek verplicht over teleggen;

- de modellen, monsters en andere inlichtingen, die het bestek verplicht over te leggen.

6 Doorhalen wat niet van toepassing is.7 Doorhalen wat niet van toepassing is

33

De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, overgelegd via e-tendering, elektronisch ondertekend moet worden met een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening.

Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd persoon. De inschrijver voegt tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te binden (uittreksels van de statuten, volmacht,…).

Indien meerdere personen samen moeten optreden (gezamenlijke bevoegdheid, combinatie), moeten zij elk een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening plaatsen ofwel moet uit de toegevoegde documenten de machtiging blijken om namens meerdere personen of ondernemingen de offerte elektronisch te ondertekenen.

Een gescande handtekening is onvoldoende.

Gedaan te .................................................. op .......................................

De inschrijver(s),

____________________

34