Externe audit in lokale besturen

Steven Van Roosbroek4 februari 2013

2

Van waar komen we?

• Voorontwerp van gemeentedecreet (2002)• Gemeente- en provinciedecreet (2005)• OCMW-decreet (2008)• Beleidsnota (2009)• Vlabest (2010)• Principebeslissing (2011)• Opstart project (08/2012)• Voortgangsrapportering (10/2012)• 1e goedkeuring

auditdecreet (12/2012)

Waarvan komen we?

• 1° de controle op de wettigheid en regelmatigheid van de handelingen van het betrokken bestuur;

• 2° de controle op de correctheid en volledigheid van de financiële bescheiden van het betrokken bestuur;

• 3° de controle van de inventarislijsten;

• 4° de controle op het waar en getrouw beeld van de boekhouding en de jaarrekening;

• 5° de evaluatie van het systeem van interne controle van het betrokken bestuur en de naleving ervan. Die evaluatie omvat het formuleren van aanbevelingen tot verbetering van de systemen van interne controle.

3

4

Wat is reeds beslist? (principebeslissing 2011)

• Principes– Internationale normen– Single audit– Betaalbaar– Valoriseren kennis IAVA

• Gemeenten, provincies, OCMW’s, AGB, APB, OCMW-vereniging (hfst. 1)

• Opdracht– Evalueren systeem van interne controle– Ad hoc + forensisch

5

Wat is reeds beslist? (principebeslissing 2011)

• Frequentie– Minimaal 1 x / 6j

• Organisatievorm: los van ABB– Aparte organisatie– Samen met IAVA, twee ‘kamers’

• Auditcomité– Meerderheid onafhankelijke leden

6

Wat is reeds beslist?(principebeslissing 2011)

• Positionering– Ondersteunend, niet bestraffend

• Voorziene uitbouw– Luik lokaal is ingevuld, luik

Vlaanderen enkel principes  2013 2014 2015 2016

Totaal 580.000 1.740.000 3.480.000 5.800.000

Vlaanderen 290.000 870.000 1.740.000 2.900.000

Gemeentefonds 261.000 783.000 1.566.000 2.610.000

Provinciefonds 29.000 87.000 174.000 290.000

Waar gaan we naar toe?

• Half 2013: leidraad organisatiebeheersing

• Eind 2013: eerste audits

• 2016: op kruissnelheid

7

Waar gaan we naar toe - meerwaarde

• Helpen met uitbouw interne controlesysteem– Audits met aanbevelingen– Benchmarking– Studiedagen, publicaties, enz.

• Assurance– Naar raad en management– Naar Vlaamse overheid

• Signaalfunctie

8

Wat is nog verder in te vullen?

1. Concept van de audits2. Organisatievorm3. Auditcomité4. Rapportering 5. Opvolging6. Single audit7. Forensische component8. Regelgevend traject

9

Concept van de audits

• Sterkte-zwakteanalyse

10

Concept van de audits

• Thema-audits• Bv. OCMW:

– Sociale dienst– Thuiszorgdienst– Lokaal dienstencentrum– Woonzorgcentrum– Personeelsdienst– ICT-dienst– Debiteurenbeheer– …

11

Concept van de audits

• 2013-2014: proefperiode

• 2013-2018: elk bestuur eenmaal ge-audit

12

Organisatievorm

• Nieuwe organisatie - samen met IAVA• Overwegingen

– Kerntaak– Waarden– Efficiëntie

• Instrumenten• Specialisatie• Loopbaanperspectieven

– Ketenaudit

13

Instrumenten

• Auditcharter• Gedragscode• Strategisch plan• Huishoudelijk reglement auditcomité• Huishoudelijk reglement organisatie• Functiebeschrijvingen• Tevredenheidsmetingen• Sjablonen• Rapporteringsprocedure• Systeem tijdsregistratie• Brochure• Jaarverslag• …

14

Bewaken eigenheid besturen

• Aparte componenten• Aparte auditcomités• Vertegenwoordiging in auditcomité• Bewaken verhouding lokaal / Vlaams

– Tijdsregistratie / gescheiden budgetten• Aparte leidraad

15

Organisatievorm

• Nieuwe entiteit (werktitel: Audit Vlaanderen)

• Geschat budget– Budget IAVA: 2,3 miljoen– Voorzien externe audit LB: 5,8 miljoen

16

Rapportering

• Wat willen we?- Correcte rapporten- Aanvaarde rapporten- Rapporten met aanbevelingen

• Wat zijn risico’s?- Foutieve eindrapporten- Gebruik / misbruik voor politieke doeleinden- Verdedigende reflex- Quid openbaarheid?

17

Single audit

• Interne audit• ESF• Rekenhof• ABB• IBR• Sectorale administraties• Archiefdecreet

18

Forensische audit

19

Forensische audit

• “X zit in de voetbal, waar ook de zoon van de stedenbouwkundig ambtenaar…”

• Nood aan een duidelijke procedure• Verantwoordelijkheid bestuur zelf• Deur wijd genoeg open, maar niet te wijd

20

Regelgevend traject: decreet

• Ruime taakomschrijving (voorontwerp)• In elke gemeente en in elk autonoom gemeentebedrijf

zal periodiek een externe audit plaatsvinden. Deze audit wordt uitgevoerd door Audit Vlaanderen.

• Audit Vlaanderen evalueert de interne controlesystemen, gaat na of ze adequaat zijn en formuleert aanbevelingen tot verbetering daarvan. Zij voert daartoe financiële audits, overeenstemmingsaudits en operationele audits uit en is gemachtigd alle bedrijfsprocessen en activiteiten te onderzoeken.

• Audit Vlaanderen is tevens bevoegd voor het uitvoeren van forensische audits bij de voormelde administratieve entiteiten.

21

Regelgevend traject: decreet

• Toegang tot documenten• Lokale besturen betalen deel mee• Mogelijkheid om onregelmatigheden te

melden• Vlaamse Regering stelt nadere regels vast• Nota a/d VR

– Twee auditcomités– Aantal gemeenschappelijke leden

22

Regelgevend traject: besluit

• Oprichting nieuwe entiteit

• Aansturing

• Overname personeel (IAVA + ABB)

• Doel: 1e principiële goedkeuring bij indiening auditdecreet

23

Organisatorisch traject

• 08/2012: projectleider

• 01/2013: projectmedewerker – auditor

• Zomer 2013: werving van auditoren

• Eind 2013: opstarten audits

24

25

Responsabiliseren lokale besturen

• Schrappen detailtaken externe audit• Vertegenwoordiging in auditcomité• Geen bevoegdheid om zaken op te leggen• Eigenaarschap van rapporten• Centrale opvolging van aanbevelingen

beperkt• Betrokkenheid bij opmaak leidraad

Vragen / bedenkingen / …

Bedankt!

Steven Van RoosbroekProjectleider implementatie externe audit in lokale besturenSteven.vanroosbroek@bz.vlaanderen.behttp://binnenland.vlaanderen.be/externe-audit/externe-audit-lokale-besturen

26