Nevi, 24 maart 2014

Peter Millenaar

P2P binnen Rabobank: RaboShop

Inzicht in, en controle over al je leveranciersuitgaven

2

1. Visie ontwikkeling Inkooplandschap 2016

2. Waar staan we met Purchase-to-Pay?

3. Strategie Ketenplan 2016: RaboShop®; “What’s in it for me?”

Agenda

3

Concern Inkoop draagt bij aan Visie Rabobank 2016 door middel van:

Vernieuwen en Verbinden•Samen waarde toevoegen in de keten

met leveranciersoplossingen (Waarde)

Kostenverlaging• Samen verzilveren van harde besparingen

uit nieuwe contracten (prijs)• Samen op zoek naar kostenverlagingen

(kosten)• Samen kosten wegnemen (TCO)

Leveranciers vervullen een cruciale rol in het behalen van de bedrijfsdoelstellingen van Rabobank en in het bijzonder het concurrentievoordeel. Van de totale uitgaven van Rabobank wordt structureel ongeveer twee derde uitgegeven aan leveranciers en dit aandeel zal naar verwachting in de toekomst minimaal gelijk blijven.

Rabobank Concern Inkoop levert haar bijdrage aan Visie 2016 door haar

opdrachtgevers te laten excelleren met het integreren van excellente leveranciers t.b.v.

de klanten

4

In de inkoopketen werkt RCI samen in interactie

met betreffende businesspartijen

Business planning

Inkoop planning Inkopen

Contract- en

leveranciers manageme

nt

Bestellen en betalen

(P2P)

Intelligence

“finding the value”“getting what is

agreed”“Improving the

value”

“defining the value” “order & pay the value”

Business Finance, RCI, Business

RCIBusiness

“visualising the value”

5

P2p proces Rabobank verzilvert de activiteiten in strategisch en tactisch

Inkoopproces

Business planning

Inkoop planning Inkopen

Contract- en

leveranciers manageme

nt

Bestellen en betalen

(P2P)

Intelligence

Maximalisatie gebruik RaboShop

6

Rabobank heeft relatieve voorsprong op P2P (en E-invoicing) en achterstand op sourcing

suites en procurement networks

7

Inkoop & Finance zijn in het P2P proces onlosmakelijk met elkaar verbonden.

“P2P implemented in Finance alone will have an emphasis on the finance aspects. Implemented in Procurement, it will focus on procurement and purchasing.”Bron: Purchasing Insight

8

1. Visie ontwikkeling Inkooplandschap 2016

2. Waar staan we met Purchase-to-Pay?

3. Strategie Ketenplan 2016: RaboShop®; “What’s in it for me?”

Inhoudsopgave

9

Missie van de RaboShop®“Inzicht in, en controle over al je

leveranciersuitgaven1)

• Een professionele virtuele marktplaats voor bestellers, producteigenaren en leveranciers…

• … die borgt dat producten en diensten worden ingekocht op basis van afgesloten contracten

• …die inzicht in- en controle op leveranciersuitgaven biedt

• ….op een marktconforme kostenniveau, middels focus op operational excellence

• Een belangrijke peiler onder de professionalisering van de inkoopfunctie binnen de Rabobank

1) Voor visuele uitwerking businessmodel RaboShop zie bijlage 1

Raboshop®, een volwassen webshop met meer dan een half miljard spend per jaar

10

– Met 523 miljoen omzet in 2013 (180 mln in 2009)

– Gemiddeld 4000 unieke gebruikers per maand

– 600 leveranciers die via RaboShop leveren– meer dan 2.500 actieve contracten

– meer dan 230.000 orderregels per jaar worden volledig elektronisch gefactureerd en betaald

– financiële verplichtingen van RaboShop inkopen zijn automatisch opgenomen in de financiële rapportages van RN en LB

11

RaboShop draagt bij aan Cost, Value en Risk doelstellingen

RiskCost

Zakelijk bestelgemak

Inzicht & Controle

Value

• 1 bestelportaal• Gemakkelijk

bestellen en factureren

• Eenduidige standaard procesgang

• Inzicht in verplichtingen, kosten en uitgaven

• Inzicht en controle uitnutting contracten

• Inkoopvolume in control door maximale contract compliance

• Contract risico management

• Borging MVO condities

• Voldoen aan interne en externe regelgeving (w.o. Procuratie etc.)

• Lagere proceskosten bestellen t/m betalen door efficiënt proces en juiste boekingsgang.

• Lagere tarieven door volumebundeling

• Reductie bestellingen zonder contract

company benefits company benefits

management benefitsuser benefits

12

1. Contractcompliance:• inperking imagoschade• MVO borging• beste prijs/prestatie verhouding

2. Procescompliance interne- en externe regelgeving3. Actueel inzicht in verplichtingen en gemaakte kosten4. Jaarlijks 3-4% besparing op de spend

• Verzilvering contractbesparing• Lage proceskosten (STP)• Minder eigen subadministraties

RaboShop® heeft sterke ROI door gegarandeerde compliance

Besparing (*1000 euro) Totaal

Besparing bestel & factuurproces

4460

Opheffen subadmin 500

Besparing inkoopkosten 18680

Exploitatie- en programmakosten

-4800

Totale besparing per jaar (*1000)

18.340

Gartner, 2013

The Average additional cost for every dollar spent that is not compliant to a supplier contract of agreement is 22%Aberdeen, 2009, The CFO’s view on procurement

Best in class enterprises display a requisition to order cycle time which is less than one-fourth the cycle time displayed by all other firmsAberdeen, 2008, eprocurement benchmark

The average enterprise books 38% of the identified or negotiated savings that procurement identifies.Aberdeen, 2009, The CFO’s view on procurement

Uitrol RaboShop in organisatie: De Enable fase met accent op orde brengen

randvoorwaarden gebruik is in 2013 afgerond

ENABLE (Randvoorwaarden op orde)

ENFORCE (Verankering in inkoopbeleid)

ENCOURAGE (Stimuleren gebruik)

Gebruiksgemak | Verhogen gebruikers tevredenheid naar 7,0

Betrouwbaarheid| Verhogen gebruikerstevredenheid naar 7,0

14

1. Visie ontwikkeling Inkooplandschap 2016

2. Waar staan we met Purchase-to-Pay?

3. Strategie Ketenplan 2016: RaboShop®; “What’s in it for me?”

Inhoudsopgave

15

Encourage fase | Optimalisatie gebruik bij gelijk-blijvende gebruikerstevredenheid en continue verlaging proceskosten

ENABLE

ENFORCE

ENCOURAGE

Usability | Gelijkhouden tevreden-heid door continu verbeteren

Efficiency | Verlagen Proceskosten

door continu verbeteren

Gebruik | Verlagen (inkoop)kosten door verhoging gebruik

16

Encourage fase | De executie verloopt via twee parallelle cycli

Risico en controle behoefte

Strategie

Spend analyse

Commodity

groepering

Optimalisatie

Uitvoering

Rapporteren

Strategie

Gebruik | Verlagen (inkoop)kosten door verhoging gebruik Usability | Gelijkhouden

tevreden-heid door continu verbeteren

Efficiency | Verlagen Proceskosten

door continu verbeteren

17

Gebruik | Keuze voor een P2P kanaal1) is afhankelijk van de gewenste balans van contracteigenaar tussen risico-beheersing & procesefficiency

1) Hackettgroup, 2013, Insights in P2P Channelstrategy, aangepast naar Rabobank2) Bij maverick buying is er geen relatie tussen contract en facturen. De spend informatie wordt verrijkt om de supplier compliance inzichtelijk te maken

Analyse behoefterisico en

controle & procesefficienc

y

Commodity groepering

Spend analyse

Commodity bepaling

Strategiebepaling

Betaling

Contract

Contract

Factuur

Declaraties en financiële verplichting

Veronderstelde ontvangst (2-way-match)

Leverbevestiging (3-way-match)

FactuurBestelling Betaling

BestellingBevestigin

g BetalingFactuur

Factuur

Maverick

Betaling

BetalingContract

Terugkerende facturen

Compliance

Inzicht Controle Efficiency

*

Risico en controle behoefte

Strategie

Spend analyse

Commodity groepering

Gebruik| Deskresearch wordt d.m.v. ophalen en analyse risico controle en behoefte business partner omgezet naar strategie en uitrol gebruik RaboShop proces

Stap 1:Deskresearch (“bollenpaat”)

Stap 2: Check deskresearch bij business partijen en bepalen strategie

Stap 3: opgestelde strategie implementeren en uitvoeren

Stap 4: Continu verbeteren

Implementatie

Uitvoering

Rapporteren

Strategie

19

Efficiency | Goede werking van P2P kanalen vraagt om optimalisatie processen met juiste mix Procurement & Finance belangen

Uitgangspunt P2P kanaalstrategie: Bij alle kanalen (met uitzondering van Maverick) hoeft CRG FS de factuur niet meer

ter accordering aan de budgethouder aan te bieden

20

Usability | Vasthouden gebruikerstevredenheid door meebewegen

met aangepaste gebruikerswensenUitgangspunten gebruikerswensen, geadresseerd in programma

Procurius:• Usability

• Proces Efficiency• Rapportage

• Gebruik P2P proces

21

Sturing op procesbrede key performance indicatoren randvoorwaarde voor succes

KPI Omschrijving Doelwaarde 2014

STP % bestellingen dat in één keer goed door het hele P2P proces loopt

Factuuruitval % facturen dat niet in één keer door FS verwerkt kan worden

% tijdige betaling % van de leveranciersuitgaven dat binnen 30 dagen is betaald

% Tijdige goederenontvangst

% van de goederenontvangsten dat binnen 5 werkdagen is uitgevoerd

Gebruik RaboShop RN

% leveranciersuitgaven RN dat door RaboShop loopt

Gebruik RaboShop LB

% leveranciersuitgaven LB dat door RaboShop loopt

Tevredenheid gebruiksgemak

Oordeel gebruikers over gebruiksgemak RaboShop (via Mitch monitor)