NEVI Zorgcongres 2016

Convenant Medische Technologie

is het een DOEL of is het een TOOL

Wie zijn wij

Netty Salentijn Alfred Schols

Hoofd Inkoop Staffunctionaris

kwaliteit & veiligheid

Waterlandziekenhuis

• Het Waterlandziekenhuis is een algemeen ziekenhuis

en biedt alle basiszorg in de regio Waterland

www.waterlandziekenhuis.nl

Kengetallen

• 2 locaties ( Purmerend, Volendam)

• 226 beschikbare bedden

• 192.000 polikliniekopnamen

• 18.000 dag opnamen ( excl. Revalidatie)

• 58.000 klinische verpleegdagen

• 1198 medewerkers incl. medisch specialisten

• Omzet € 92,4 mln.

Tijdpad IGZ/Convenant• 2009: start

• 2011: aangeboden aan

minister, Tweede Kamer en

ziekenhuizen

• 2012: implementatie

landelijk gestart

• 2013: toetsing van circa 20

ziekenhuizen in een pilot

door IGZ

• 2014: toetsing op volledige

convenant van de 20

ziekenhuizen.

• 2016: volledige convenant is

van kracht en wordt getoetst

door IGZ

Falen van Medische Technologie

PIP: 2008

Metal-on-metal hip: 2012

2008

Convenant veilige toepassing

medische technologie

• Veilig product

• Getrainde gebruiker

• Veilige omgeving

Waterlandziekenhuis

• Historie WLZ convenant medische technologie

• Processen

• Keuze i-Task

• Dossier Ge- en Verbruiksproducten

• Dossier investeringen medische apparatuur

• Concessie

• Evaluatie bezoek IGZ juni 2014

• Do’s en Dont’s

Historie WLZ convenant medische

technologie

http://pffs.prod.ops.cx/content/imag

e-

gallery/19630910010/AJ4HoFMB

DFKzGsuXhuKNeP_tLQ/waterlan

dziekenhuis.jpg

Waterlandziekenhuis

• Bezoek IGZ 10 juli 2013

• 1e mijlpaal oktober 2013

beleidstuk WLZ

• Bezoek IGZ 24 juni

2014

Waterlandziekenhuis

• Kickoff van de

levenscyclus

• Behoefte & investering

• Aanschaf

• Implementatie

• Gebruik

• Afvoer

GebruikInvestering

Onderhoud

Implementatie Afvoer AfgedanktBehoefte

Levenscyclus Medische Technologie

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4

Aanschaf

Bekwaamheid

Fase 5

Management

VIM

Werkgroep

Worsteling werkgroep

• Processen centraal in

kaart brengen.

• Alle disciplines in huis in

één werkgroep.

• Communicatie in huis

• Tijd tekort om verdieping

slag te maken

• Benoemen van

verantwoordelijken

Inrichting in iProva

• Module iTask

• Processenhuis

• T(aken)V(erantwoordelijk)

B(evoegdheid) benoemen

in processen

Processen

Processen

• Processenhuis (document)

– Links Rechts

– levenscyclus werkprocessen

– Ontwerp door commissie

– Bestaande processen invoegen en actualiseren

– Nieuwe processen ontwerpen

– Benoeming van en afspraken t.a.v. de “rol”

proceseigenaren / coördinatorschap

Keuze itask

iTask-inrichting

taak opvolg systeem• Vanuit het productdossier opvolgtaken =

relaties/verbinden

• Alle mogelijkheden benutten zoals

– Deadlines

– Actiepunten toewijzen

– Formulieren (actiepunt)

– Formulieren bij status

– Rechten

Het digitale dossier

Digitaal Dossier - acties

Digitaal Dossier - formulieren

Digitaal Dossier – extra info

Vanuit het dossier: Opvolgtaken

Ge- en Verbruiksproducten

Dossier Ge- en Verbruiksproducten

Fase 1 Behoefte/Vooronderzoek

• Workflow fase 1

– Aanleg iTask dossier

– Inkoop = budgetverantwoordelijke

– Toetsing bij manager op levensvatbaarheid

– Korte Prospective Risico Inventarisatie( PRI)

– Project Verantwoording Document (PVD):

PRI

PVD – voorbeeld

Document leverancier indeling

risicoclassificatie

Fase 2: proefplaatsing

• Mogelijkheid voor 4 proefplaatsingen

– Formulier + evaluatie

• Besteladvies

• Autorisatie besteladvies door alle stakeholders

– >25.000 autorisatie tenderboard

Fase 3: aanschaf

• Registratie bestelling

• Informeren naar eigenaar van bestelling

• Overdracht naar “eigenaar” voor implementatie

Fase 4: implementatie

• “eigenaar” is verantwoordelijk voor in gebruik nemen

in de patiëntenzorg

• Opstellen plan van aanpak

• Registratie m.b.t. borging van beheersmaatregelen

– Artikel is opgenomen in bestellijsten

– Reinigings/desinfectie voorschrift is aanwezig op de afdeling

en bekend bij de medewerkers

– In het geval het product latex bevat is dit bekend bij

medewerkers en opgenomen in de protocollen

– Bij een nieuwe behandelmethodiek zijn medewerkers

geschoold en getoetst op bekwaamheid voordat het product

gebruikt wordt

Investeringen medische apparatuur

Dossier Investeringen fase 1

Behoefte

– Aanleg digitaal productdossier

– Eigenaar = budgetverantwoordelijke

– Toetsing bij manager op levensvatbaarheid

– Medisch apparatuur

• Prospectieve Risico Inventarisatie (PRI)

– complexiteit

– ASHE score door techniek en ICT

PRI

Vooronderzoek/Investeringsaanvraag

– Start vanuit het productdossier een opvolgtaak:

Investeringsaanvraag

– Eigenaar = investeringscommissie

Dossier investeringen fase 2

Aanschaf

Aanschaf

– Start vanuit het productdossier een opvolgtaak:

Eigenaar = afdeling inkoop

Project verantwoording document

Offertes aangevraagd bij:

proefplaatsing

Besteladvies

Autorisatie besteladvies/ bestelling

Evaluatie

Dossier investeringen fase 3

Implementatie

• Indien van toepassing regelen Vakbekwaamheid.

Vakbekwaamheid

• Vanuit techniek/ict wordt technische vrijgave

gestart en overgedragen voor de functionele

vrijgave aan de budgetverantwoordelijke

• Eigenaar = budgetverantwoordelijke

Dossier investeringen fase 4

Gebruik

• Eigenaar = budgetverantwoordelijke

• Koppeling met preventief en correctief onderhoud

Dossier investeringen fase 5

Afvoer

• Vanuit het dossier wordt de laatste fase gestart :

Afvoer

• Eigenaar = Techniek/ICT

• Budgetverantwoordelijke sluit het digitale

productdossier

Verlenen van Consessie

Concessie

Consessie

PRI

Beheersmaatregelen

Evaluatie / audit

• IGZ (juni 2014) - oordeel

– Er is sprake van een geïntegreerd elektronisch

aanschafdossier, dat aan de eisen van het

convenant voldoet.

– De aanschafdossiers zijn voor alle betrokkenen

goed toegankelijk en inzichtelijk.

– De risicoclassificering en complexiteit bepalen de

uitgebreidheid van de procedure en alles komt in

het elektronisch aanschafdossier.

Evaluatie / audit

• IGZ (juni 2014) - oordeel

– Het software gestuurde inkoopproces maakt het

mogelijk het gehele jaar door

investeringsaanvragen in te voeren en alvast te

toetsen op risico’s in een oriënterende fase. Dit

maakt het mogelijk de capaciteit, die nodig is om

aanvragen te beoordelen, beter te spreiden en de

beoordeling zorgvuldiger te laten plaatsvinden.

Do’s en Don’ts

Do’s

• Instructiekaart (A4-tje) voor leidinggevenden en

medisch managers

• Proceskennis bij “eigenaren” via workshop

• Beschikbaarheid begeleiders van “eigenaren”

• Coördinator per dossier / fase benoemen en scholen

Dont’s

• Vragen stellen die TE

inhoudelijk/diepgaand/specialistisch zijn

– Leidinggevenden zijn generalisten

• Gebruikers met een digitaal dossier laten werken als

men het proces niet kent

• Afweer van systeem overwinnen ( teveel

administratief werk)

Vragen