10 jaar BVP in NederlandErvaringen uit de praktijk 2002-2012

Jeroen van de Rijt

1

Het proces

VERDUIDELIJKING/SELECTIE/

BEOOGDE

MANAGEMENT

DOOR

CLARIFICATION

PRE-AWARD

VERDUIDELIJKING/BEOOGDE

GUNNING

DOOR

MINIMALISEREN

VAN RISICO’S

Best Value zit in uitvoering

Valkuil: Focus op de selectie/gunningsfase

VERDUIDELIJKING/SELECTIE/

BEOOGDE

MANAGEMENT

DOOR

CLARIFICATION

PRE-AWARD

VERDUIDELIJKING/BEOOGDE

GUNNING

DOOR

MINIMALISEREN

VAN RISICO’S

Agenda• Gunningsfase

– Lessen vanuit de OG kant– Lessen vanuit de ON kant

• Pre-award fase– Lessen vanuit de OG kant– Lessen vanuit de OG kant– Lessen vanuit de ON kant

• Uitvoeringsfase– Lessen vanuit de OG kant– Lessen vanuit de ON kant

• Risico’s bij implementatie• Overall lessen en conclusies

4

Lessen vanuit opdrachtgeverskant

• Kies zorgvuldig het eerste project• Besteed veel aandacht aan opleiding interne team• Besteed veel aandacht aan opleiding interne team• Besteed (heel) veel aandacht aan het beoogde projectresultaat• Ga niet lopen ‘rommelen’ in/aan de criteria• Belang van “huidige baseline” bij dienstverlening• Houd continu het begrip “dominante informatie” voor ogen• Zorg voor voldoende tijd om het inkoopproject te doorlopen• Probeer niet de details van het project in te duiken

5

Lessen vanuit inschrijverskant

• De meeste aanbieders vinden BVP prettig om mee te werken• Het blijkt lastig om de inschrijving met verifieerbare performance-

informatie te onderbouweninformatie te onderbouwen• Goede inschrijvers begrijpen het belang van kwalitatief goede

sleutelfunctionarissen• In de helft van de gevallen heeft de beste inschrijver ook de laagste

prijs• De minder goede aanbieders vragen om heel veel detailinformatie

rondom het project• Een aantal inschrijvers ziet BVP als een “inkooptrucje” en zoekt een

manier om de tender te winnen

6

Lessen vanuit opdrachtgeverskant

• Veel opdrachtgevers zijn blij dat ze de selectie/gunningsfase achter de rug hebben en willen de uitvoering in (en snappen het belang van de pre-award niet)……van de pre-award niet)……

• Juridische discussie of de pre-award bij een publieke OG voorafgaand aan de gunning mag plaatsvinden

– (ja dat mag!!!!)

• Veel OG’s hebben behoefte aan een “gestandaardiseerde” manier van het doen van de pre-award fase

– (net zoals het format uit de selectiefase!)

• Er zijn projectleden van OG’s die er op uit zijn om de beoogd ON te “tackelen”

7

Lessen vanuit inschrijverskant

• De beoogde gunning leidt niet automatisch tot daadwerkelijke gunning

• Voor de beoogd ON is het (in de regel) best lastig om de leiding van • Voor de beoogd ON is het (in de regel) best lastig om de leiding van het project over te nemen en de OG aan te sturen

• Er is in de private sector soms neiging om te gaan onderhandelen• Er moet een teamlid van de OG “naar de overkant springen” om de

beoogd ON te helpen – Mentoring!!! (door bv de contracting officer)

• Er is een behoefte om de pre-award fase zo kort mogelijk te houden en “gewoon aan het werk te gaan”

– “wanneer kan het contract worden getekend”

8

Lessen vanuit opdrachtgeverskant

• De doelstelling die de OG oorspronkelijk voor ogen had bij de start van de aanbesteding wordt vaak overtroffen

– Lagere prijs en/of betere kwaliteit– Lagere prijs en/of betere kwaliteit

• Veel OG’s vinden het prettig om alsnog te “managen, inspecteren & te controleren”

• De meeste risico’s worden veroorzaakt door OG• Er is soms behoefte aan OG kant om zaken niet expliciet te maken• Het werken met de WRR en het RMP is dé manier om BVP

“sustainable” te maken in de organisatie– Rijkswaterstaat is de enige organisatie die al zo ver is

9

Lessen vanuit inschrijverskant

• Aanbieders realiseren betere resultaten dan de OG oorspronkelijk voor ogen had bij de start van de aanbesteding

– Betere performanceline

• De visionaire aanbieders snappen het belang van de WRR• De visionaire aanbieders doen aan scenario-planning en hebben

proactieve en correctieve acties op de plank liggen• De beste ON’s leunen weinig op de OG;

– de mindere ON’s hebben de steun van de OG nog nodig

10

Performance Risk– Vendors may not know how to accept accountability – Vendors may not know how to perform in best-value environment– Agency does not implement correctly or makes changes to the process

Political Risk– “Program is not legal”

Soorten van risico’s bij implementatie

– “Program is not legal”– “Process is wasting money”– “Process is not being fair or process only picks favorite contractors”– “Process is not open and it limits competition”– Non-performing vendors who don’t like the program – Internal personnel that do not want to change

Program Risk– Agency loses discipline once program has been successful– Agency expands the program too rapidly (speed is our enemy)– Agency does not buy into the basic concepts and theory

Overall take-aways

Het is niet altijd even makkelijk, maar het toepassen van BVP loont!!maar het toepassen van BVP loont!!

Leer van de ervaringen van anderen!

12