Best Value Procurement (BVP) “Vind de aanbieder die boven het maaiveld uitsteekt”

Introductie BVP deel 1, de essentie

Februari 2016

Inschrijver is expert

Selecteren Inschrijver

met meeste

toegevoegde waarde

Fase 1

Detailplanning

en

Controle kwaliteit

Fase 2

Gunning Meten & Documenteren

Fase 3

Inschrijver is NIET expert

Moet verduidelijken /

antwoord geven op

alle zorgen van OG

Globaal de selectie

5 EMVI Criteria bij BVP

1. Prestatieonderbouwing

2. Risicodossier

3. Kansendossier

4. Interviews

5. Prijs

Scores Kwalitatief deel

Dominant

slechter

dan 4

Dominant

slechter

dan 6

Neutraal Dominant

beter dan

6

Dominant

beter dan

8

2 4 6 8 10

Dominant beter of slechter moet je kunnen

beargumenteren!

Beoordelingscijfers

De waarden 2, 4, 6, 8 en 10 staan vast en zijn bij elke BVP aanbesteding gelijk

Rekenblad EMVI (GOW-principe)

Algemeen:

De 4 kwaliteitsonderdelen en de waarde (%) daarvan staan vast en zijn bij elke BVP aanbesteding gelijk.

1. Prestatieonderbouwing (20%)

2. Risicodossier (15%)

3. Kansendossier (10%)

4. Interviews Sleutelfunctionarissen (30%)

Een voorbeeld:

Er is een Plafondprijs (Pp) van € 300.000 (excl. BTW)

Er zijn 3 interviewers

Rekenblad EMVI (GOW-principe) Voorbeeld Plafondprijs (Pp)€ 300.000 (excl. BTW) Kwaliteitsonderdeel

%

van

Pp

Maximale

kwaliteitswaarde

Beoor-

delings-

cijfer

Behaalde

kwaliteitswaard

e (€ )

Totalen (€ )

2a. Prestatieonderbouwing 20% € 60.000 10 + € 60.000

+ € 7.500 2b. Risicodossier 15% € 45.000 4 - € 22.500

2c. Kansendossier 10% € 30.000 2 - € 30.000

2d. Interviews Sleutelfunctionarissen

30% € 90.000

€

30.000 6 € 0

- € 15.000 €

30.000 2 - € 30.000

€

30.000 8 + € 15.000

Totale kwaliteitswaarde criterium 2a t/m 2d - € 7.500

Inschrijfprijs

€ 285.000

Fictieve inschrijfprijs (inschrijfprijs minus totale kwaliteitswaarde) € 277.500

BVP-proces Filter 1

Toetsing Prijs,

PO, R&K-

doss.,

Planning

Filter 2

Toetsing

Referenties

Omzet enz.

Filter 3

Beoordeling, PO,

R&K-plan,

Planning

Filter 4

Interviews Filter 5

Verificatie

Filter 6

Concreti-

seringsfase

BVP-proces

Filter Onderwerp Kenmerk Fase 1: Check Formele vereisten Uitgevoerd door

aanbestedingscommissie

Filter 1 Prestatie-onderbouwing

Risicodossier

Kansendossier

(Planning)

Toetsing inschrijfprijs

Is alles aanwezig en voldoet

het aan de formele vereisten.

Inschrijfprijs boven

plafondbedrag: ongeldig

Filter 2 Uitsluitingsgronden + KvK (verplicht/facultatief)

Technische bekwaamheid

Economische draagkracht

Eigen Verklaring

(tzt nadere bewijsstukken)

Competenties / Referenties

Beroeps-

/Bedrijfsaansprakelijkheid/

Kengetallen

BVP-proces

Filter Onderwerp Kenmerk Fase 2: Beoordeling Inschrijvingen die voldoen aan

formele vereisten

Uitgevoerd door Beoordelingscommissie

Filter 3 Beoordeling Prestatie-

onderbouwing / planning

Beoordeling R&K-dossier

Projectdoelstellingen!

Géén bijtelling nav beoordeling

Fase 3: Inschrijvingen die voldoen aan min.

vereisten én geen bijtelling hebben

Uitgevoerd door Beoordelingscommissie

Filter 4 Interviews incl. beoordeling (Prijzen worden na beoordeling interviews

bekend gemaakt)

Sleutelpersonen

Fase 4: Alleen de beste Inschrijver Uitgevoerd door A-team resp. Inschrijver

Filter 5 Verificatiefase Check o.a. Geschiktheidseisen ,

Referenties en eventueel Prijs

Filter 6 Concretiseringsfase

Doel: Getekende Overeenkomst

Concretiseren van Inschrijving, o.a

uitwerking in PvA en prijsdetaillering

Projectdoelstellingen 1

• Welke (beleids)doelstellingen willen we bereiken? • Welk probleem moet opgelost zijn? • Wat zijn jullie zorgen? • Wanneer ben je happy/tevreden?

• Probeer niet in antwoorden of in oplossingen te

denken (dat moet de x-pert in jouw plaats maar doen) • Gebruik GBV • Blijf wel realistisch

Projectdoelstellingen 2

-Toetsingskader bij: - beoordeling van de kwalitatieve documenten

(Prestatie- onderbouwing, R&K-dossier)

- de interviews!

-Inschrijver dient aan te geven:

-Waarom juist hij die kan realiseren, dit aan de hand van

stellingen/beweringen

-Welke onderbouwing heeft hij daarvoor

-Waar en hoe de onderbouwing verifieerbaar is

Inschrijver geeft nog niet aan het HOE of WAARMEE !!

Prestatieonderbouwing door Inschrijver

Inschrijver beschrijft a.d.h.v stellingen waarom hij in staat is op adequate wijze invulling aan het project en de projectdoelstellingen te geven niet hoe! Relatie leggen met projectdoelstellingen Betreft onderbouwing te leveren kwaliteit prestatieniveau Gaat om sterke punten van de inschrijver specifiek voor het project onderbouwd met meetgegevens gaat niet om referenties Verifieerbare uitvoeringsinformatie Alle extra’s: in het Kansendossier Op 2 A4-tjes

Uitvoeringsinformatie

- Waarom in staat om projectdoelstellingen te realiseren.

- Kan betreffen opgedane ervaring: functioneel omschrijven !! Moet altijd in relatie staan tot Pd’n.

- Inschrijver toont aan dat hij de opdracht doorgrondt en de projectdoelstellingen van Opdrachtgever kan realiseren.

NB:

• Kan ook een minder goede ervaring zijn!

• Onderbouwen met informatie die kan worden nagetrokken

• Het hebben van ervaring scoort NIET

• Commerciële prietpraat scoort ook niet

Voorbeeld (IT-project)

“Wij garanderen een beschikbaarheid van 99.9% van het systeem. Dit is ruim 3%-punt meer dan de huidige performance in uw organisatie. De 0.1%-punt downtime plannen wij in weekenden en ’s nachts tussen 12 en 6 uur.

Deze resultaten behalen wij ook bij 25 soortgelijke organisaties als de uwe, door gebruik te maken van een twinsite-oplossing. De klanttevredenheid is daar 100%.”

Hoe zou jij dit beoordelen ?

Voorbeeld (Kantoorartikelen)

“ Wij nemen de verantwoordelijkheid voor het voorraadbeheer over. Zo kunnen wij een continue voorraad garanderen van de essentiële benodigdheden zoals pennen, potloden, schrijfblokken, printpapier etc.

Bijzondere bestellingen leveren wij binnen 24 uur. Dat is 1 dag sneller dan is aangegeven in uw eisenpakket.

Inmiddels voeren wij voor 8 grote klanten het voorraadbeheer uit. De klanttevredenheid bij die opdrachtgevers is 100% . “

Hoe zou jij dit beoordelen ?

Voorbeelden uit de praktijk

• Marketing data

- Ons bedrijf is marktleider

- Onze lange geschiedenis stelt ons in staat om het project succesvol af te ronden

- We maken gebruik van state-of-the-art processen on het project te laten slagen

• Technische data

- De sterkte van het dak is 600 psi

- Het product doorstaat de ASTM-568a test

- Wij kennen HACCP

Hou zou jij bovenstaande beoordelen? Wat zegt dit nu?

Plafondprijs

Moet gebaseerd zijn op realistische aannames

Mag niet te laag zijn

Neem alle kosten mee voor de looptijd van de

Overeenkomst/Opdracht

Plafondprijs wordt in de aanbestedingsstukken

bekend gemaakt.

Inschrijvingen hoger dan de Plafondprijs zijn ongeldig

Risicodossier

Risico’s buiten directe invloedssfeer

Risico’s die Opdrachtnemer kan en gaat beheersen

Risicobeheer is onderdeel van de Opdracht

Indien behoorlijk prijskaartje aan beheersmaatregel opnemen in Kansendossier = UITZONDERING

2 A4

Risico’s buiten directe

invloedssfeer

Projectrisico’s die Inschrijver onderkent als risico’s

die buiten zijn directe invloedssfeer liggen en die

een afwijking kunnen veroorzaken in kosten, tijd,

projectdoelstellingen en andere afspraken.

Risico’s buiten directe

invloedssfeer • Inschrijver omschrijft duidelijk de belangrijkste risico’s die

hij ziet in dit project op basis van zijn expertise

• Inschrijver geeft heldere beheersmaatregelen

• Bij voorkeur pro-actieve maatregelen

• Inschrijver maakt duidelijk de effectiviteit van de beheersmaatregel en

• de verifieerbare uitvoeringsinformatie (onderbouwing effectiviteit beheersmaatregel)

• Inschrijver laat zien dat hij de Risico’s kent en onderkent en de juiste maatregelen treft.

Doel Risicobeheer

Laten uitvoeren door de partij die dat het beste

kan

Opdrachtnemer moet zo goed mogelijk inleven

in de belangen van OG en deze behartigen.

ON neemt de leiding over het project

ON wordt pro-actief ipv re-actief

ON bereid zich voor op zaken die hij niet zelf

onder controle heeft

Risico’s:

Wat moet inschrijver niet doen We gaan samen met de Opdrachtgever om de tafel zitten

om eruit te komen

We zullen regelmatig samen: overleggen, prioriteren, keuzes maken over de te nemen beheersmaatregelen

We zullen in overleg met de Opdrachtgever een risicobeheersplan opstellen

Risico NIET weer bij Opdrachtgever leggen

Het gaat om: Risico’s minimaliseren ten behoeve van het realiseren van de Projectdoelstellingen.

Risico’s

Algemene risico’s / algemene oplossingen Veiligheidsrisico’s zijn het grootste risico We zullen vooruit plannen We zullen op tijd ontheffingen aanvragen

Wat zegt dit jou als Opdrachtgever ?

NB: Inschrijver moet alle risico’s inschatten; de belangrijkste worden opgenomen in het in te dienen Risicodossier (2 A4)

Kansen

• Kans = een optie die toegevoegde waarde geeft aan

het project

• Inschrijver moet duidelijk omschrijven:

- welke kans(en) hij ziet

- welke toegevoegde waarde de kans heeft

- verifieerbare uitvoeringsinformatie verstrekken

• Kans is extra “bovenop” de prestatieonderbouwing. Zonder Kans moet ON (ook) de

projectdoelstellingen halen.

• Beter een leeg kansendossier dan een slecht kansendossier (ivm het toekennen

van scores)

2 A4

Belangrijk bij Kansendossier:

Het gaat om: kansen maximaliseren om waarde

toe te voegen aan de projectdoelstellingen.

De kans(en) moet(en) een relatie hebben met

de Projectdoelstellingen

Kosten

Alles kosten voor de beheersmaatregelen (preventief en correctief) in het Risicodossier moet onderdeel zijn van de Inschrijfprijs.

alle risico’s inschatten; de belangrijkste worden vermeld in Risicodossier (2 A4)

Alles in het Kansendossier vormt geen onderdeel

van de Inschrijfprijs. Daarvoor moet een aparte financiële onderbouwing (envelop) ingediend worden.

Planning

planning op hoofdlijnen: van voorbereidingsfase tot en met oplevering en de nazorg. (complete looptijd)

bevat minimaal een fasering (met de meest belangrijkste milestones), de belangrijkste activiteiten en het kritieke pad

bij de planning moet inschrijver uitgaan van de uiterste opleverdatum d.w.z. eerder opleveren mag wel.

Planning: op 1 A3 + toelichting op achterzijde

Anoniem!!

• Prestatie-onderbouwing, R&K-dossier en Planning moeten anoniem worden aangeleverd ten behoeve van de beoordelingscommissie

• Dat betekent: geen bedrijfsnamen, logo’s, productnamen, technische termen, materiaalbeschrijvingen, namen van personen, namen van referenties etc.

Waarom anoniem?

Onbevooroordeelde toetsing!

Interviews

Alleen inhoudelijk nadere toelichting (verduidelijking) op het kwalitatieve deel van de Inschrijving. Niet toegestaan, tijdens de interviews af te wijken van hetgeen is ingediend in die zin, dat een essentiële wijziging dan wel aanvulling ontstaat van de Inschrijving. Al hetgeen tijdens de interviews wordt gezegd, wordt ook onderdeel van de Inschrijving en daarmee het (eventuele) contract interviews worden daarom vast gelegd (op tape en/of woordelijke notulen).

Interviews: Beoordeling

Bij beoordeling van de interviews: uitsluitend puntentoekenning voor:

de mate waarin Sleutelpersoon duidelijk heeft kunnen maken dat hij het Project (de uitvoering van de opdracht) goed doorgrondt en

mate waarin hij in staat is het Project binnen zijn functie te allen tijde goed kunnen managen.

Dus automatisch ook: kent hij de inhoud van de inschrijving van zijn bedrijf en staat hij daar achter.

Ook hier: beoordelingsteam is niet op de hoogte van de Inschrijfprijs

Interviews: Aandachtspunten

De Prestatie-onderbouwing, R&K-dossier en planning worden

niet opnieuw beoordeeld!

Vragen stellen daarover kan wel

Projectdoelstellingen ook hier belangrijk!

Sleutelpersonen: Wie

In verband met beginsel van gelijke behandeling schrijft Opdrachtgever voor welke Sleutelpersonen, op basis van functie/rol/verantwoordelijkheid (niet op naam) worden geïnterviewd.

In de inschrijving worden namen opgegeven.

• max. 3 functionarissen interviewen

• 3 afzonderlijke gesprekken

• max. 1 uur per gesprek

• 1 Interviewer

• Vragen van te voren vast, niet bekend bij geinterviewde

• Beoordelingscommissie luistert en noteert

Sleutelpersonen: Wie

• tekst Arial regular • tekst Arial regular • tekst Arial regular

• tekst Arial regular • tekst Arial regular • tekst Arial regular

Concretiseringsfase

De beste Inschrijver obv EMVI presenteert nu

het HOE

Presenteer zijn plan van aanpak, gedetailleerde

planning, KPI’s enz. enz.

ON legt uit

OG stelt kritische vragen (mag nu zelf de x-pert

spelen)

ON stelt de Overeenkomst op

Laatste vragen?