e-Procurement

Situering in het inkoopproces

Gert Maddens

November 2005

IntroductiIntroductiee

Gert MaddensGert Maddens Oprichter 1e cursus inkoop (1990)Oprichter 1e cursus inkoop (1990) Sinds 1992 werkzaam in inkoopSinds 1992 werkzaam in inkoop

1992-1994: fabrikant conveyors1992-1994: fabrikant conveyors 1994-1995: roomijsfabrikant1994-1995: roomijsfabrikant 1995-1998: oprichting 1e dienstverlener 1995-1998: oprichting 1e dienstverlener

inkoop (PSI)inkoop (PSI) 1998-nu: Purcon Consultants Ltd 1998-nu: Purcon Consultants Ltd

InhoudInhoud

Situering van inkoopSituering van inkoop e-Procuremente-Procurement

SITUERING INKOOPSITUERING INKOOP

Definitie inkoop De inkoopfunctie Het inkoopproces Praktijkobservaties Terminologie

DefinitieDefinitie

Het via externe bronnen betrekken van alle Het via externe bronnen betrekken van alle goederen en diensten die noodzakelijk zijn goederen en diensten die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsuitoefening, bedrijfsvoering voor de bedrijfsuitoefening, bedrijfsvoering en de instandhouding van de organisatie en de instandhouding van de organisatie tegen de voor de organisatie meest gunstige tegen de voor de organisatie meest gunstige voorwaardenvoorwaarden

DefinitieDefinitieDefinitieDefinitie

Alles waarvoor een externe factuur binnenkomt betekent inkoop!

We onderscheiden Directe en Indirecte inkoop

goederen

diensten

Directe

Indirecte

Mechanischecomponenten

Hard & Software

ICT onderhoudVerpakken

Wat is de inkoopfunctieWat is de inkoopfunctieWat is de inkoopfunctieWat is de inkoopfunctie

Kortom, de inkoopfunctie is breder dan de inkoopafdeling of inkoperKortom, de inkoopfunctie is breder dan de inkoopafdeling of inkoper

De inkoopfunctie beslaat:De inkoopfunctie beslaat: Alle activiteiten in de fasen van het Alle activiteiten in de fasen van het

inkoopprocesinkoopproces Alle afdelingen die deze activiteiten uitvoerenAlle afdelingen die deze activiteiten uitvoeren Alle goederen/diensten/werken die worden Alle goederen/diensten/werken die worden

ingekocht en aanbesteedingekocht en aanbesteed De administratieve afhandeling van De administratieve afhandeling van

bestellingen en facturenbestellingen en facturen

NAZORG BEWAKEN BESTELLEN CONTRACTEREN SELECTERENSPECIFICEREN

Organisatie-beleid

Inkoopbeleid

Organisatie

&

Personeel

Methoden

&

Procedures

Informatie-

voorziening

Prestatie-indicatoren

Klanten Leveranciers

Praktijkobservaties externPraktijkobservaties extern

Elektronisch inkopen en aanbesteden (met Elektronisch inkopen en aanbesteden (met stip)stip)

Uitbesteden niet-kerntakenUitbesteden niet-kerntaken Toenemend aandeel inkoopvolumeToenemend aandeel inkoopvolume Aandacht voor milieuzorg en integriteitAandacht voor milieuzorg en integriteit Toenemende professionalisering inkoopvakToenemende professionalisering inkoopvak

Terminologie: Terminologie: Begrippen rond inkoopprocesBegrippen rond inkoopproces

KlantLever-ancier

Inkoopfunctie

Initiële/tactischeinkoopfunctie

Bestel/operationeleinkoopfunctie

Purchasing/supply management

Sourcing

Buying

Procurement

Speci-ficeren

Select-eren

Contrac-teren

Bestel-len

Bewa-ken

Nazorg

Terminologie: Terminologie: Inkoopproces kent 3 Inkoopproces kent 3 koopsituatieskoopsituaties Eerste aankoopsituatieEerste aankoopsituatie Gewijzigde herhalingsaankoopGewijzigde herhalingsaankoop Rechtstreekse herhalingsaankoopRechtstreekse herhalingsaankoop

Afhankelijk van de koopsituatie kunnen één Afhankelijk van de koopsituatie kunnen één of meerdere fasen in het inkoopproces of meerdere fasen in het inkoopproces worden overgeslagenworden overgeslagen

e-PROCUREMENTe-PROCUREMENT

DefinitieDefinitie Soorten e-ProcurementSoorten e-Procurement Het inkoopprocesmodel en e-ProcurementHet inkoopprocesmodel en e-Procurement E-orderingE-ordering E-marketplacesE-marketplaces Purchasing CardPurchasing Card E-procurement en KraljicE-procurement en Kraljic SRMSRM

DefinitieDefinitie

““e-Procurement is het afhandelen van de fasen e-Procurement is het afhandelen van de fasen van het inkoopproces met behulp van van het inkoopproces met behulp van internettechnologieinternettechnologie

met als doel kostenreducties te genereren en met als doel kostenreducties te genereren en het inkoopproces te stroomlijnen”het inkoopproces te stroomlijnen”

Soorten e-procurementSoorten e-procurement

E-Sourcing:E-Sourcing: Zoeken naar nieuwe leveranciers op het internetZoeken naar nieuwe leveranciers op het internet

E-Tendering:E-Tendering: Het electronisch aanvragen en uitwisselen van Het electronisch aanvragen en uitwisselen van

offertesoffertesE-Auctioning:E-Auctioning: Leveranciers strijden interactief en dynamisch om Leveranciers strijden interactief en dynamisch om

een contracteen contract

E-Ordering:E-Ordering: Bestellen over het internetBestellen over het internet

Het inkoopprocesmodel en e-Het inkoopprocesmodel en e-procurementprocurement

Specificeren Selecteren Contrac-

terenNader

Specificeren Nader

Selecteren Nader Contrac-

teren

Bestellen Bewaken Nazorg

E-sourcing E-tendering E-tendering E-auction E-auction E-ordering

E-Ordering: CatalogiE-Ordering: CatalogiPapieren catalogus:Papieren catalogus: - Overzicht assortimentOverzicht assortiment- Kost papierKost papier- AanpassingenAanpassingen- Opzoeking kan ingewikkeld zijnOpzoeking kan ingewikkeld zijn

CD-Rom catalogus:CD-Rom catalogus: - Overzicht assortimentOverzicht assortiment- Gemakkelijk aan te passenGemakkelijk aan te passen- Kan meer info bevattenKan meer info bevatten- Opzoeking is eenvoudigerOpzoeking is eenvoudiger- Aanpassingen nog steeds een probleemAanpassingen nog steeds een probleem

E-Ordering: CatalogiE-Ordering: Catalogi

Sourcing catalog:Sourcing catalog: - Gebruikt bij zoeken naar leveranciersGebruikt bij zoeken naar leveranciers- Omvat zoveel mogelijk goederen van Omvat zoveel mogelijk goederen van

zoveel mogelijk leverancierszoveel mogelijk leveranciers- Zoeken op trefwoordenZoeken op trefwoorden- Voorbeelden: Voorbeelden:

- www.kompass.be- www.thomasregister.com

Sourcing catalog:Sourcing catalog: www.kompass.be www.kompass.be

E-Ordering: CatalogiE-Ordering: Catalogi

Ordering catalog:Ordering catalog: - Catalogus met automatische Catalogus met automatische

bestelmogelijkheidbestelmogelijkheid- Bevat 2 elementen:Bevat 2 elementen:

- CatalogusCatalogus- Ordering systeemOrdering systeem

- Voorbeeld: Voorbeeld: - www.dell.be

E-Ordering: CatalogiE-Ordering: Catalogi

Maar ... Content management !!!Maar ... Content management !!! - De inkopende organisatie doet beheerDe inkopende organisatie doet beheer

- Handmatig inbrengen MAAR leidt tot foutenHandmatig inbrengen MAAR leidt tot fouten- Electronisch inbrengen MAAR is moeilijk omdat Electronisch inbrengen MAAR is moeilijk omdat

het in het juiste formaat moet geconverteerd het in het juiste formaat moet geconverteerd wordenworden

- De verkopende organisatie doet beheerDe verkopende organisatie doet beheer- Op maat van de klant aanleveren MAAR als de Op maat van de klant aanleveren MAAR als de

leverancier dat voor al haar klanten moet doen ...leverancier dat voor al haar klanten moet doen ...

- Een derde doet beheerEen derde doet beheer

Wie zal dat betalen ?Wie zal dat betalen ?

E-MarketplacesE-MarketplacesDefinitie:Definitie: - Zijn electronische en virtuele Zijn electronische en virtuele

marktplaatsen die kopers en verkopers marktplaatsen die kopers en verkopers samenbrengen. samenbrengen.

- Meestal beheerd door een derde partij Meestal beheerd door een derde partij (on-line intermediair)(on-line intermediair)

internet internetE-marktplaats

VERKOPERS

INKOPERS

E-Marketplaces: aanbodE-Marketplaces: aanbod- Catalogi:Catalogi:

Een derde partij biedt een geaggregeerde catalogus (bijna allemaal mislukt)

- GoederenbeursGoederenbeurs Werkt op principe van een aandelenbeurs (vb. e-bay)

- HandelsverzoekenHandelsverzoekenVerzoek wordt via een online formulier op de site Verzoek wordt via een online formulier op de site

gezet ofwel naar de desbetreffende handelspartners gezet ofwel naar de desbetreffende handelspartners verstuurd.verstuurd.

- RFP (Request for Proposal)- RFP (Request for Proposal)

- RFQ (Request for Quotation)- RFQ (Request for Quotation)

- RFI (Request fro Information)- RFI (Request fro Information)

- VeilingenVeilingen

Alternatief: Purchasing CardAlternatief: Purchasing Card- Principe van Visa / MasterCard:Principe van Visa / MasterCard:

Individual Purchasing Card = een kaart per persoonDepartment Purchasing Card = een kaart over groep

- Bevat de nodige veilighedenBevat de nodige veilighedenLimiet per persoon / per afdelingLimiet per transactieLimiet per tijdsperiodeLimiet waar kan besteld worden

- Sinds 2000 – BTW recupereerbaar Sinds 2000 – BTW recupereerbaar indien goedgekeurde leverancier – indien goedgekeurde leverancier – “Line Item Detail-capable”“Line Item Detail-capable”

Alternatief: Purchasing CardAlternatief: Purchasing Card- Voordelen voor de inkopers:Voordelen voor de inkopers:

Vereenvoudinging van administratie - geen bestelbon nodig

- vermindering van aantal facturenMakkelijke controle op uitgavenpatroon per kaartControle op omzet per leverancier, per productcode, etc.

- Voordelen voor de leveranciersVoordelen voor de leveranciersZeker van betaling binnen de 3 dagenIndien LID, geen facturen meer te sturen

- KostenKostenLeverancier: abonnementsbijdrage + per transactie

een percentage op het brutobedrag van de transactie

Inkoper: abonnementsbijdrage per kaart + per transactie een vaste bijdrage

E-procurement en KraljicE-procurement en Kraljic

Inkoop-Portfoli

o`Kraljic

Invlo

ed

op

resu

ltaat

Toeleveringsrisico

Laag

Laag

Hoog

Hoog

Hefboomproducten

Doel:Vinden van de beste ‘prijs’

Beleid:Concurrerende offertestelling

Activiteiten:•Degelijke markt- en leverancierskennis

•Centraal ofgesloten raamcontracten•Selectie toeleveranciers

•Methode voor vergelijking offerte

Strategische producten

Doel:Planmatig samenwerken

En wederzijdse betrokkenheid

Beleid:Partnership

Activiteiten:•Zorgvuldige leveranciersselectie

•Uitwisseling kennis en deskundigheidOp verschillende niveaus

Routineproducten

Doel:Efficiënte bestelprocedure

Beleid:Met minder leveranciers meer doen

Activiteiten:•Standaardisatie•Raamcontracten

•Vaste order-, bestel- enfactuurafhandelingsprocedure

Knelpuntproducten

Doel:Veilig stellen toelevering

Beleid:Creëren voorkeurspositie

Activiteiten:•Risicobeperkende maatregelen

•Zoeken naar substituten

E-auction

Ordering-catalog

P-Card

•Ideeënbus•Collaborativeengineering

E-sourcing

Leveranciers-gebonden

OplossingenVb. voorraad

VMI

Na 5 jaar e-procurement ... Wat Na 5 jaar e-procurement ... Wat nu?nu?

Supplier

Relationship

Management

SRMSRM

DefinitieDefinitie Waarom SRMWaarom SRM SRM in het inkoopprocesSRM in het inkoopproces

DefinitieDefinitie

““de beheersing / het managen van de de beheersing / het managen van de juiste relatie met de juiste leverancier”juiste relatie met de juiste leverancier”

Waarom SRM ?Waarom SRM ?Uit onderzoek blijkt dat een inkoopstrategie Uit onderzoek blijkt dat een inkoopstrategie

gebaseerd op een goede relatie minder kost gebaseerd op een goede relatie minder kost dan een strategie gebaseerd op transactiesdan een strategie gebaseerd op transacties

Goede relatie betekent:Goede relatie betekent:- uitwisseling van ideeën- uitwisseling van ideeën- afstemmen van voortgang- afstemmen van voortgang- voorkomen van over- en ondercapaciteit- voorkomen van over- en ondercapaciteit

Kan beschouwd worden als de tegenhanger van Kan beschouwd worden als de tegenhanger van CRMCRM

SRM in het inkoopprocesSRM in het inkoopproces

1. Make-or-buy

2. Ontwikkelen strategieper inkooppakket

3. Optimaliserenleveranciersbestand

4. Ontwikkelen enmanagen van de leveranciersrelatie

5. Optimaliserenvan proces/product

innovatie enontwikkeling

6. Integratie vanleveranciers in

orderrealisatie proces

7. Verbeteren leveranciers-prestaties en bewaken en

vergroten kwaliteit

8. Managen vanstrategische kosten

SOURCING SRM

PURCHASING

E-sourcing

E-tendering

E-auction

E-contract management

Vendor rating

Collaborative Product Commerce

E-ordering

E-invoicing