Projectmanagement

College 9 > Het Projectmangementconcept van een evenement (Verhaar H4)

Welkom

2

• College 7: Gameplan• College 8: Draaiboek

• College 9: Het Projectmanagementconcept• College 10: Projectfinanciering• College 11: Leiderschapsstijlen & Verandermanagement• College 12: Speed Masterclass…..…..

programma periode 2

Management

Leerdoelen dit college• Ik weet het verschil tussen fasen en traject• Ik kan de verschillende trajecten benoemen• De fasen zijn gekoppeld aan beslisdocumenten• Ik weet wat beheersaspecten zijn• Ik kan het projectmanagementconcept adh van

het figuur 4.6 uitleggen

Management

WAT IS (PROJECT) MANAGEMENT?• Management heeft betrekking op het sturen

en beheersen van verschillende processen binnen organisaties.

• Gericht op sturing vanaf de eerste ideevorming tot en met de nazorg van het project.

• Zoeken naar een manier om ingewikkelde processen hanteerbaar te maken.

Fasen & trajecten

Even wat herhaling uit de eerste periode

TRAJECTEN EN FASEN

• Traject: het pad wat gevolgd dient te worden.

• Fase: stadium vaak afgezet in een afgebakende tijdsperiode (“stap voor stap”)Een traject kan dus in verschillende fasen opgedeeld worden.

4 functionele trajecten

trajecten

A. Productgericht / inhoudelijk traject.• Traject omvat alle activiteiten die verricht

moeten worden om het concrete eindproduct te realiseren

• Deelprojecten en ondersteunende projecten.

Productgericht of inhoudelijk traject

http://www.youtube.com/user/festyfilmpjes?v=inRHkTK07fc

Fasen van productgericht traject volgens Verhaar

• 1. Initiatieffase↓

• 2. Voorbereidingsfase↓

• 3. Uitwerkingsfase↓

• 4. Uitvoeringsfase↓

• 5. Afwikkelingsfase

fasering

Gritt:

-initiatief-definitie-ontwerp-voorbereiding-realisatie-nazorg

1. Initiatieffase

• Vastleggen van uitgangspunten en randvoorwaarden• Creëren van gelijk beeld van eindresultaat en aanpak

voor alle betrokkenen• Vastleggen van concept (idee)• Globale raming van de kosten• Indicatie van tijdsplanning

Resultaat: projectvoorstel

fasering

2. Voorbereidingsfase

• Uitwerken van het concept in een plan of ontwerp

• Invulling geven aan de “ruwe schets” van initiatieffase.

• Uitwerken van consequenties• Terugkoppeling van randvoorwaarden uit fase 1.

Resultaat: projectplanfasering

3. Uitwerkingsfase

• Praktische vertaling van fase 2• Projectplan uit fase 2 wordt in detail

uitgewerkt• Maken van definitieve keuzes• Vastleggen van contracten e.d.

Resultaat: draaiboek/tekeningen

fasering

fasering

4.Uitvoeringsfase

• Opbouw• Het evenement zelf• Afbouw

• Filmpje opbouw lowlands

5. Afwikkelingsfase

• Ook wel nazorgfase• Eindafrekening/ bedankjes• Eindevaluatie:

- Doelgroep bereikt?

- Gewenste effect behaald?- Voldeed de aanpak?- Beheersaspecten goed toegepast?- Samenwerking betrokkenen?

fasering

B1. Marketing- en communicatietraject

Marketing- en communicatietraject

• Zorgen voor goed draagvlak in omgeving• Formuleren van een visie en een missie• Wat is ons imago? (hoe zien anderen ons?)• Hoe profileren wij ons op de markt?• Wat zijn de kansen en bedreigingen t.a.v. ons

bedrijf c.q. product?

Marketing / communicatie

Relatie marketing - evenement• Starten met vooronderzoek

en marktverkenning

• Positioneren van het project:- Wat wil het project betekenen en voor wie?- Hoe zien anderen het project?- Hoe willen wij dat anderen het

project zien? (welke uitstraling?)

Marketing / communicatie

Relatie communicatie - evenement

• Met wie willen wij communiceren?

• Met welk doel / effect willen wij communiceren?

• Hoe willen wij communiceren?• Met welke middelen willen wij

communiceren?

Marketing / communicatie

http://www.youtube.com/watch?v=gAHf7YRTLzI

B2. Het beheersgericht traject

• Beheersen is vooraf onzekerheden inschatten en daarop voorzorgsmaatregelen treffen.

Voorbeeld: Hoe beheers jij je vakantie?

beheersaspecten

Productgericht of inhoudelijk traject

Opdracht: Analyseer de beheersaspecten van je project

Wat: kies 6 hoofdactiviteiten uit je project en analyseer/omschrijf per activiteit de beheersaspecten. Kwaliteit(eisen), Organisatie(aanwezig), Faciliteiten(aanwezig), Tijd(planning), Informatie(communicatie), Geld(kosten)

Hoe: met je projectgroepTijd: 15 min. projectgroep / 10 min. klassikaal delenUitkomst: iedere groep bespreekt min. 2 activiteiten(in jullie ogen de

belangrijkste) klassikaal

beheersaspecten

Onzekerheden bij project• Kosten?• Inkomsten/rendement?• Tijd?• Hoe wordt het project gefinancierd?• Is er een geschikte locatie?• Zijn alle middelen op tijd beschikbaar?• Welke kwaliteit stellen wij aan ons

project?• Wie is waar voor verantwoordelijk? Hoe

ziet onze organisatie eruit?• Etc etc etc etc

Cyclisch proces beheersen(kwaliteitszorg)PDCA-cyclus

• PLAN : stel een plan op voor de uitvoering n stel de doelen vast. De doelstellingen worden SMART gedefinieerd.

• DO : Voer de geplande processen uit. Realisatie.

• CHECK : Controleer of de processen goed worden uitgevoerd, en meet of de doelen bereikt worden. Kijk naar het effect.

• ACT : Aanpassing en BORGING.

• Herhaal indien nodig.

beheersaspecten

BEHEERSASPECTEN: KOFTIG

• Kwaliteit• Organisatie• Faciliteiten• Tijd• Informatie • Geld

Geen van deze zes aspecten staat op zichzelf !

beheersaspecten

beheersaspecten

T

Projectmatig

werke

n

Het project

Projectmanagement

Interne omgeving Externe omgeving

•Interne opdrachtgever

•Afdelingen

•Andere projecten

•Directie

Trends en

ontwikkelingen

•Leveranciers•klanten•etc.

G

O

I

F

K

beheersaspecten

Kwaliteitsbeheersing (K)Doel:- Bewaking van kwaliteitsniveau- Vooraf vaststellen van

normen/procedures

- Alle activiteiten worden volgens doelstelling uitgevoerd

- Opdrachtgever/klant is wanneer tevreden

- Beschikbaarheid van voldoende menskracht en middelen

beheersaspecten

Eisen:Bv: 3 sterren hotelBv: veiligheidsnormen gemeente: geen alcohol/afgesloten terrein.

Bv: binnen de tijd/budget/1000 bezoekers

beheersaspecten

Organisatiebeheersing (O)

Doel:• Duidelijkheid in elkaars taken,

verantwoordelijkheden en bevoegdheden(kan tussentijds aangepast worden)

• Communicatie verloopt via duidelijke overlegstructuur

• Makkelijk over te dragen aan anderen

• Effectief leiderschap

Faciliteitenbeheersing (F)Doel:• Op tijd beschikken over juiste

locatie• Op tijd beschikken over andere

faciliteiten zoals techniek, catering, beveiliging etc.

• In kaart brengen van juridische randvoorwaarden bijv. auteursrechten

• Op tijd beschikken over benodigde vergunningen.

• Beschikken over juiste middelen en menskracht.

beheersaspecten

Tijdbeheersing (T)

Doel:• Voortgang wordt bewaakt door

tijdsplanningen, to-do lijstjes en regelmatig overleg

• Eindresultaat wordt op tijd afgeleverd• Op tijd beschikking over juiste

menskracht, geld, locatie etc)

beheersaspecten

Informatiebeheersing (I)

Doel:• Juiste informatie op de juiste plek en op

het juiste moment• Eenduidige uitvoering van activiteiten• Eenduidige formulering van richtlijnen• Op tijd aanleveren en op duidelijke wijze

van diverse documenten, verslagen etc.• Hoe om te gaan met aangeleverde stukken

(wijzigingen aanbrengen)

beheersaspecten

Geldbeheersing (G)Doel:• Raming wordt omgezet in budget

c.q.begroting• Bewaking van de kosten en

opbrengsten (tussentijds bijstellen)• Geplande opbrengsten en eventuele

winst worden behaald

beheersaspecten

Ik welke fase zit jij met je project?

C. Besluitvormingstraject

• Aan het einde van iedere fase een beslismoment. GO-NOGO• Opleveren van een beslisdocument als resultaat van de

voorafgaande fase.

• Fase 1: projectvoorstel• Fase 2: projectplan• Fase 3: productieprogramma/draaiboek____________zover zijn we nu__________________• (Fase 4: functioneringsprogramma)• Fase 5: evaluatieverslag

besluitvorming

Inhoud van een beslisdocument• Kerngegevens• Projectinhoud beschrijving van het project)• Projectaanpak. Welke activiteiten moeten nog

verricht worden?• Projectmarketing en –communicatie. Welke

aciviteiten moeten nog verricht worden?• Zakelijke randvoorwaarden (KOFTIG). Wat is de

toestingsnorm voor de volgende periode? Wat moet bijgesteld worden? Steeds verder werken in details.

• In boek zijn formats opgenomen als voorbeeld.

besluitvorming

Huiswerk college 10 Projectfinanciering

Stel een begroting op van je project.Verwerk alle inkomsten en uitgaven, vergeet niet de interne

kosten(maak een schatting vd personeelskosten, uurtarief € 50,-) mee te nemen.

Zie vb begroting op de portal, verzin zelf relevante kostenposten.

Lever de begroting in bij je projectbegeleider en stop hem in het dossier.

Stel vragen in college 10

huiswerk