Workshop Online en social media projectmanagement seminar 1403 - handout

23
Workshop online en social media projectmanagement 14 maart 2013

Transcript of Workshop Online en social media projectmanagement seminar 1403 - handout

Page 1: Workshop Online en social media projectmanagement   seminar 1403 - handout

Workshop

online en social media

projectmanagement

14 maart 2013

Page 2: Workshop Online en social media projectmanagement   seminar 1403 - handout

Welkom

• / TRAININGONLINEMARKETING.NL

• Online en social marketing

• Josje van Beek; online en social media adviser

Page 3: Workshop Online en social media projectmanagement   seminar 1403 - handout

Programma

Vandaag gaan we in op:

• Wat maakt een goeie projectmanager?

• Wat maakt online en social media PM tot een specialisme?

• Tools

Page 4: Workshop Online en social media projectmanagement   seminar 1403 - handout

Na afloop

• Weet je welke kennis een goede online en social media projectmanager beheerst

• Weet je met welke tools een projectmanager werkt

• Kun je zelf aan de slag met een checklist

Page 5: Workshop Online en social media projectmanagement   seminar 1403 - handout

Wat verstaan we onder een online of social media projectmanagement?

Het managen van een project

waarbij digitale communicatiemiddelen

ontworpen en (technisch) ontwikkeld

en/of aangepast moeten worden.

Dus:

• een website of webshop, incl. mobiele versie

• een app

• een intranet

• een Facebook fanpage applicatie

• een banner campagne of wallpaper

• een landing page voor een campagne

Page 6: Workshop Online en social media projectmanagement   seminar 1403 - handout

Kenmerken van een online project

• Internet

• Design vs functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid

• Browsers

• Verschillende devices (mobiel, tablet, iPad, PC)

• Flexibiliteit

• Zoekmachines

• Social media integratie

• Reporting (statistieken en insights)

Page 7: Workshop Online en social media projectmanagement   seminar 1403 - handout

Verschil in type projectmanager en zijn omgeving

Online projectmanagement Social media projectmanagement Offline pojectmanagement

Middelen die een PM realiseert zijn bijv:

• Website/webshop• Wallpaper• Online test/game,

Bannercampagne• Intranet• Koppeling CRM systeem aan

website

• Facebook fanpage, applicaties en advertenties

• Google+ page• Monitoringtools & dashboards

met insights

• Brochure• Flyer• Briefpapier• Standwand en roll-ups• Display materiaal (POS)

Specialisten waarmee een PM samenwerkt:

• Webdeveloper• SEO specialist

• App developer• Community manager• Data analist

• Event manager• Lithograaf• Drukker

Team waarin een PM werkt heeft in het bijzonder kennis van:

• SEO• HTML• Web based app• Platformen, fora en blogs• Mobiele versie• Functioneel en technisch

ontwerp

• Social media platform development kennis

• Social app• Community building• Privacy en security policies• Functioneel en technisch

ontwerp

• Papiersoorten en –afmetingen• Standwanden• POS materiaal• Drukwerk opties• Lithografie• Binden• Magazinedesign en drukwerk

Page 8: Workshop Online en social media projectmanagement   seminar 1403 - handout

Case

• Een voor jou/de klant belangrijke campagne website is na 4 maanden vorige week gelanceerd.

• Tussentijds heeft het project een maand stil gelegen.• Je hebt in een meeting van 4 maanden geleden gesproken over het meten van de

website statistieken. • Nu blijkt dat de campagne website niet goed doorgemeten wordt; je mist data van de

eerste week en de data in week twee lijkt maar half weer te worden gegeven.

– Wat doe je?– Hoe had het voorkomen kunnen worden?– Antwoord:

• Korte termijn oplossing: – Contact de webdeveloper en vraag hem de code in de website te controleren en met je mee te kijken in

het dashboard. Monitor vanaf dat moment 2 dagen de voortgang, daarna elke week en rapporteer aan de klant (extra service ter compensatie en controle op werking website en stats tool)

– Ga na (in offerte, opdrachtbevestiging en emailcorrespondentie) of er schriftelijk is afgesproken dat het inregelen van de webstatistieken één van de deliverables is voor livegang.

• Hoe had het voorkomen kunnen worden?: – Je hebt als projectmanager de verantwoordelijkheid om te adviseren en fouten te voorzien, nog voor de

klant ze heeft gemaakt; je had moeten controleren welke afspraken er gemaakt waren met de klant en je had moeten controleren of de code werkte. Ook als de klant daar zelf niet naar vroeg. Dit had voor oplevering getest kunnen worden door de webdeveloper.

Page 9: Workshop Online en social media projectmanagement   seminar 1403 - handout

DO’s projectmanager

Timemanagement Managed planning Houdt verhouding budget-tijdsinvestering in de gaten

Bepaalt projectdoelstellingen Bepaalt de scope van het project De essentie: managed verwachtingen o.b.v. deze vijf activiteiten

Page 10: Workshop Online en social media projectmanagement   seminar 1403 - handout

Tools online en social media projectmanager

• Functioneel en technisch ontwerp

Links zie je een wireframe. Dit is het skelet van de website; de indeling van het template, ontdaan van designelementen.

Hieraan voeg je per template de functionaliteiten toe en beschrijf je gedetailleerd hoe deze onderdelen werken en zich tot elkaar verhouden. Bijvoorbeeld: • Wat gebeurt er als ik met mijn muis

over een hoofdnavigatie-item beweeg; klapt er een submenu uit? Verandert de tekstgrootte of –kleur?

• Draait er een slider in het middelste vlak bovenin?

• Draait die slider automatisch? En na hoeveel seconden?

• Waar linken de buttons naartoe?• Wat gebeurt er als ik op Uitloggen klik?

Deelnemers van de training leren hoe ze een functioneel ontwerp opstellen. Dit kan voor een eigen recent website of social media project meteen in de praktijk worden gebracht.

Page 11: Workshop Online en social media projectmanagement   seminar 1403 - handout

Tools online en social media projectmanager

• Backplanning; te maken in Excel, Microsoft Project, etc.

• Neem hierin op:– Milestone;

– Actiepunten per milestone;

– Owner (wie is er eindverantwoordelijk voor dit actie-item?);

– Deadline;

– Visuele weergave van de planning en doorlooptijd;

– Uren die een leverancier besteed aan de opdracht en die jouw team aan de opdracht besteed;

– Hang achter de planning een budgetsheet, zodat je altijd weet hoeveel budget er is om het project te volbrengen. Ook nodig i.v.m. evaluatie van het project (intern of extern).

• Deelnemers van de training leren tijdens de training hoe je met deze planning en budgetsheet je project optimaliseert.

Page 12: Workshop Online en social media projectmanagement   seminar 1403 - handout

Tools online en social media projectmanager

• Backplanning voorbeeld

Page 13: Workshop Online en social media projectmanagement   seminar 1403 - handout

Tools online en social media projectmanager

• Projectmanagement software; Basecamp

Links zie je een dashboard van een project in Basecamp.Met een projectmanagementsysteem als Basecamp kun je met een team aan project werken;

• Je maakt milestones aan; daarvan krijg je automatisch updates per email binnen;

• Je upload definitieve documenten, zoals een goedgekeurde offere of het functioneel ontwerp;

• Je maakt to do’s aan tijdens de ontwikkel- of bouwfase en bedeelt deze toe aan jezelf of aan teamleden;

• Etc.

Page 14: Workshop Online en social media projectmanagement   seminar 1403 - handout

Tools online en social media projectmanager

• Projectmanagement software: Active Collab

Links zie je een dashboard van een project in Active Collab, een vergelijkbaar product als Basecamp. De software ziet er iets anders uit, maar werkt hetzelfde.

Zowel Basecamp als Active Collab zijn, gebaseerd op eigen ervaring, aan te bevelen. Het voorkomt miscommunicatie en zoekraken van documenten en communicatie in e-mail.

Bovendien werkt een projectmanagementsysteem erg goed als je op afstand van elkaar werkt (als je niet met het team vanaf 1 locatie werkt).

Deelnemers van de training leren tijdens de training hoe je met dit systeem werkt.

Page 15: Workshop Online en social media projectmanagement   seminar 1403 - handout

Tools online en social media projectmanager

• Monitoringtool; inplannen van tweets, posts, updatesLinks zie je een Hootsuite dashboard; een monitoringtool waarmee je je social media accounts op 1 locatie beheert.

Werken met een monitoringtoool bespaart je tijd en maakt het mogelijk om met een team aan je contentstrategie te werken.

Deelnemers van de training leren tijdens de training hoe je met deze tool werkt.

Page 16: Workshop Online en social media projectmanagement   seminar 1403 - handout

Tools online en social media projectmanager

• Facebook stats; bijsturen op timing van de communicatie en meedenken met de klant

Meten = weten. Door statistieken te raadplegen, weet je hoe je op je contentstrategie moet bijsturen, bijvoorbeeld;

• Welke post leverde de meeste discussie op?

• Op welk tijdstip werd deze post verstuurd?

• Valt daarin een lijn te ontdekken als je naar andere posts op eenzelfde tijdstip kijkt?

Als projectmanager heb je een adviserende rol; meedenken met de community manager en de klant maakt je tot een volwaardige gesprekspartner.

Tijdens de training gaan we dieper in op oa. Facebook stats.

Page 17: Workshop Online en social media projectmanagement   seminar 1403 - handout

Case

• Je brieft een webdeveloper op een aantal wijzigingen in de website.

• Hij geeft een bedrag van € 550,- op.

– Hoe weet je of het bedrag van € 550,- terecht is voor de gevraagde aanpassingen?

– Antwoord:• Vraag om een specificatie van de uren én de werkzaamheden; wat gaat hij exact

doen voor je? Zo werk je meteen aan wederzijds begrip voor elkaars werk.

• Vraag eventueel een concurrerende offerte op.

• Zoek eerdere werkzaamheden op en vraag deze in verhouding tot deze nieuwe werkzaamheden te plaatsen; waarom is dit zoveel duurder?

Page 18: Workshop Online en social media projectmanagement   seminar 1403 - handout

Klantzijde < - > bureauzijde

PM

Strateeg

Designer

Interactie ontw.

Copywriter

Community mngr

SEO specialist

PR

Marketing

IT

Communi-catie

PM

Video editor.

Webdev.

Page 19: Workshop Online en social media projectmanagement   seminar 1403 - handout

Checklist bij een online of social media project

Voordat je überhaupt aan het werk gaat:

Is er een projectplan? Zijn hierin de verantwoordelijkheden (rollen) en actiepunten benoemd? Welke programmeertaal wordt gevraagd en kunnen we dit? Welke ervaring heeft de klant met het bouwen van digitale oplossingen? Waar voorzien we dat we extra hulp

moeten bieden? Zijn de doelstellingen t.o.v. het budget benoemd (ROI)? Welke afspraken zijn gemaakt over de evaluatie; wat verwacht men gepresenteerd te krijgen, welke cijfers? Is het budget juist verdeeld over de rollen (projectmanagement, bouw, design) en de verschillende fasen van het

project? Is er een realistische backplanning? Wat is de (financiële) consequentie als de planning niet gehaald wordt? (Relevant voor een project waarbij de

klant een onrealistische deadline oplegt) Is de offerte approved? In hoeveel fasen wordt gefactureerd? Bijvoorbeeld: 25% voor aanvang, 50% na oplevering en 25% een maand na

oplevering. Het kan zijn dat ook onderleveranciers vooraf betaald willen worden; zoek dit uit en neem dit op in je eigen facturatieproces voor deze opdracht.

Copyright: welke afspraken zijn gemaakt met de klant over beeldrecht, design, etc? Algemene voorwaarden; heeft de klant jouw algemene voorwaarden gelezen en ondertekend?

Page 20: Workshop Online en social media projectmanagement   seminar 1403 - handout

Checklist bij een online of social media project

Voordat je gaat bouwen (1):

Is er een goed doordacht functioneel ontwerp?

Welke browsers (en versies) moet de website in werken?

Welke devices moet de website op werken? En welke weergave geldt voor welk device?

Gebruiken we stockfotografie?

Voor hoe lang zijn de stockfotografie beelden afgekocht?

Wie is aansprakelijk als de klant zelf een afbeelding upload waarvoor niet is betaald en waarvoor een claim wordtverstuurd (bijv door Getty Images)?

Wie doet onderhoudswerkzaamheden aan de website?

Als de klant zelf ook aanpassingen aan de website doet, vervalt daarmee het recht op kostenloos onderhoudt?

Welke SLA wordt afgesproken (O.a.: binnen hoeveel tijd moet een verzoek of probleem worden opgelost)

Hoe geven we actiepunten aan elkaar door? Via een ticket/SR system, via de mail, via eenprojectmanagementsysteem? Wie is daarvoor verantwoordelijk?

Zijn de marketing en business doelstelling vertaald naar metrics voor in de website (denk aan: call to action buttons)?

Zijn belangrijke links getagd (unieke code in URL meegegeven waarop je kunt meten)

Welk trackingsysteem gaan we gebruiken; Google Analytics, Statcounter?

Welke afspraken maken we over deze insights (wordt er vanuit Google Analytics automatisch een report gemaild, verwacht de klant een interpretatie van de data, etc.)?

Page 21: Workshop Online en social media projectmanagement   seminar 1403 - handout

Checklist bij een online of social media project

Voordat je gaat bouwen (2):

Domeinnaam bestaand:

Moet de domeinnaam worden verhuisd?

Wie is eigenaar van de domeinnaam na verhuizing?

Welke kosten zijn er verbonden aan de domeinregistratie en hoe lang loopt het contract?

Domeinnaam nieuw:

Welke domeinnaam leggen we vast en is deze nog vrij (sidn.nl)?

Willen we een domeinnaam die hoog scoort in de zoekmachine? Is er budget om dit te onderzoeken?

Welke kosten zijn er verbonden aan de domeinregistratie en hoe lang loopt het contract?

Hosting:

Waar wordt de website gehost?

Welke kosten zijn hieraan verbonden en hoe lang loopt het contract?

SEO:

Welke eisen stelt de klant aan de vindbaarheid van de website?

Is er budget voor een zoekwoordenonderzoek, van waaruit de URL wordt bepaald en de website wordtopgebouwd/ aangepast?

Wie schrijft de copy?

Welke eisen stelt de klant aan de webtekst/ app tekst? Moet dit bijv. geoptimaliseerde webtekst zijn?

Page 22: Workshop Online en social media projectmanagement   seminar 1403 - handout

Checklist bij een online of social media project

Voordat je gaat bouwen (3):

Toegankelijkheid:

Welke eisen stelt de klant aan de toegankelijkheid van de website (mogelijkheden voor blinden en slechtzienden, vor bezoekers die kleurenblind zijn, etc.

Is er een beveiligingscertificaat nodig voor hetgeen je gaat bouwen? Zo ja, wie gaat dit aanvragen?

Zijn de voorwaarden van het social platform (privacy, omgaan met spam-meldingen, etc) duidelijkgecommuniceerd naar de klant? In hoeverre is de te ontwikkelen app daarvoor gevoelig (risico-analyse)?

Welke eisen worden gesteld aan de testversie?

Page 23: Workshop Online en social media projectmanagement   seminar 1403 - handout

Checklist bij een online of social media project

Bij oplevering:

Is de testversie (schriftelijk) goedgekeurd door de klant?

Is het opleveringsdocument ondertekend?

Is het op de opleveringsdag vrijdag of de dag voor een nationale feestdag? Dan bij voorkeur niet opleveren; datbiedt met het weekend/de feestdag voor de deur te weinig ruimte om fouten binnen werktijd te herstellen

Welke bugperiode is afgesproken? Is dit door de klant ingepland (voor hem zelf)?

Wanneer loopt de bugperiode af? Welke resources hebben we in die tijd beschikbaar; is de met de klantafgesproken planning daarop afgestemd?

Wanneer evalueren we de werking van hetgeen is opgeleverd?