Projectmanagement

Roel Grit

Hoofdstuk 1 en 2 Het project

Mensen en projecten

2Boek: Projectmanagement Auteur: Roel Grit

Hoofdstuk 1 Het project

1. Soorten werkzaamheden

2. Voorbeelden van projecten

3. Wat is een project?

4. Van improvisatie via project naar routine

5. Soorten projecten

6. Aandachtspunten projectmatig werken

7. Faseren

8. Doel van fasering

9. Voorbeeld van fasering

10. Wanneer een project?

11. Levenscyclus van een project

12. Projectdoelen moeten SMART zijn

13. Uitvoeren van projecten in dit boek

3Boek: Projectmanagement Auteur: Roel Grit

Voorbeelden projecten

Bouwen van een brug, gebouw, schip

Doen van een marktonderzoek

Maken van een computerprogramma

Reorganiseren van een bedrijf

Invoeren van computerprogramma

Inrichten van een groot magazijn

Bouwen van een fabriek

Maken van een film

Openen van een nieuw filiaal

Ontwikkelen van een nieuw product

4Boek: Projectmanagement Auteur: Roel Grit

Opdracht

1. Schrijf een aantal voorbeelden op van projecten.

2. Geef eveneens een aantal voorbeelden van (grote) “klussen” die geen project zijn

3. Waarom zijn de voorbeelden van 1 wel projecten en die van 2 niet?

4. Welke “eigenschappen” hebben projecten gemeenschappelijk?

5Boek: Projectmanagement Auteur: Roel Grit

Projecteigenschappen

• (Duidelijk) éénmalig doel

• Een project moet worden opgestart

• Een project heeft een opdrachtgever

• Meestal multidisciplinair

• Tijdelijk d.w.z. startdatum en einddatum

• Eigen (vast) budget

• Eigen projectorganisatie

6Boek: Projectmanagement Auteur: Roel Grit

Soorten werkzaamheden

Improvisatie Projectmatig Routine

Wanneer?ad hoc,plotseling

te voorzien herhalend

Resultaat? onzeker redelijk zeker zeker

Bekendheid?nieuw,plotseling

nieuw,planmatig

bekend

Vrijheid? veelvoorafdoordacht

nauwelijks

Werkwijze chaotischgeleidelijkduidelijker

vasteprocedure

7Boek: Projectmanagement Auteur: Roel Grit

Soorten werkzaamheden

Improvisatie Projectmatig Routine

Wanneer?ad hoc,plotseling

te voorzien herhalend

Resultaat? onzeker redelijk zeker zeker

Bekendheid?nieuw,plotseling

nieuw,planmatig

bekend

Vrijheid? veelvoorafdoordacht

nauwelijks

Werkwijze chaotischgeleidelijkduidelijker

vasteprocedure

Bij projectmatig werken probeer je routine (via PvA)

te brengen in iets wat je voor het eerst doet!

8Boek: Projectmanagement Auteur: Roel Grit

Via project naar routine

Door bij een project gebruik te maken van een plan van

aanpak breng je een soort routine in projectmatig werken

9Boek: Projectmanagement Auteur: Roel Grit

Principes projectmatig werken

• Eerst denken, dan doen!

• Project doordenken van voor naar achter én

van achter naar voor.

• Werken van grof naar fijn:

Top-Down werken: grote lijnen eerst, dan details!

10Boek: Projectmanagement Auteur: Roel Grit

Typen projecten

Voorbeelden

• bouwen brug, aanleg van een spoorlijn, aanleg

computernetwerk

• aanpassen werkprocedures, reorganisatie

• automatiseringsprojecten, verhuizing fabriek

1 Technische projecten

2 Sociale projecten

3 Gemengde projecten

Welk type project is het “moeilijkst”?

11Boek: Projectmanagement Auteur: Roel Grit

Fasering

12Boek: Projectmanagement Auteur: Roel Grit

Faseren van een project

fase:

Vraag: Waarom wordt fasering toegepast?

Initiatief

Definitie

Ontwerp

Realisatie

Voorbereiding

Nazorg

Het idee!

Wat moet er gebeuren?

Hoe moet het worden?

Hoe moet het gemaakt worden?

Doen!

Gebruik en instandhouding

13Boek: Projectmanagement Auteur: Roel Grit

Wanneer een project?

• Waarom tegenwoordig veel projecten?

• Voordelen projecten?

….

….

• Nadelen projecten

….

….

14Boek: Projectmanagement Auteur: Roel Grit

Doelen/opdrachten moeten SMART zijn

Specifiek

Meetbaar

Aanwijsbaar & Acceptabel

Realistisch

Tijdgebonden

S

M

A

R

T

1. De levering van onze producten moet worden verbeterd.

2. Ik wil gezonder leven.

15Boek: Projectmanagement Auteur: Roel Grit

Stellingen hoofdstuk 1

• Projectmatig werken is een modegril en zal wel weer overgaan

• Het schrijven van een plan van aanpak kost veel tijd en kan bij een (klein) project beter achterwege worden gelaten.

• Als in een project al 100.000 euro is geïnvesteerd kan men niet meer stoppen.

• Routinematig werk maakt ongelukkig.

• Door in een project te werken krijgen de projectleden de gelegenheid zich te ontwikkelen.

• Het is niet altijd nodig een project te faseren.

16Boek: Projectmanagement Auteur: Roel Grit

Hoofdstuk 2 Mensen en projecten

1. Lijnorganisatie

2. Projectorganisatie

3. Opdrachtgever

4. Toekomstige gebruikers

5. Projectleider

6. Projectleden

7. Taakgericht en mensgericht leiderschap

8. Werken in een project

9. Teamrollen volgens Belbin

10. Digitale hulpmiddelen voor samenwerking

11. Teamafspraken

12. Creativiteit en brainstormen

13. Onderhandelen

14. Besluiten nemen in een project

15. Samenhangende projecten

16. Een project uitbesteden

17. Projecten en culturele verschillen

17Boek: Projectmanagement Auteur: Roel Grit

Lijnorganisatie

18Boek: Projectmanagement Auteur: Roel Grit

Projectorganisatie

19Boek: Projectmanagement Auteur: Roel Grit

Projectorganisatie

Stuurgroep

• Beheersen meerdere projecten

• Informatie-uitwisseling

• Bestaat uit directielid

+ projectleiders

Werkgroep

• Uitvoering deeltaken

• Bestaat uit projectledenSamenwerking

Directie

Stuurgroep

Project

groepProject

groepProject

groep

Werk

groepWerk

groep

Linking pin

Verschillende

Projecten in één bedrijf

Linking pin

20Boek: Projectmanagement Auteur: Roel Grit

Gebruik van sociale media

21Boek: Projectmanagement Auteur: Roel Grit

Stuurgroep

22Boek: Projectmanagement Auteur: Roel Grit

Programma en project

23Boek: Projectmanagement Auteur: Roel Grit

Competentie

Een competentie is de combinatie van

kennis

vaardigheden

houding

gedrag

die nodig is om in een bepaalde beroeps-

situatie goed te kunnen functioneren.

24Boek: Projectmanagement Auteur: Roel Grit

‘Competenties’ Projectleider

• enthousiast anderen kunnen motiveren

• het lef hebben zich als leider te gedragen

• taakgericht kunnen werken

• goede communicatieve vaardigheden bezitten

• om kunnen gaan met conflicten

• hoofd- en bijzaken van elkaar onderscheiden (helicopterview)

• vooruit kunnen denken

• pro-actief zijn

• kunnen onderhandelen, bijvoorbeeld met de opdrachtgever

• kunnen omgaan met onzekerheden

• kunnen organiseren en delegeren.

25Boek: Projectmanagement Auteur: Roel Grit

Verantwoordelijkheden Projectleider• Onderhandelen met opdrachtgever

• Zorgen voor juist plan van aanpak (PvA)

• Bekend maken van PvA bij …

• Goedkeuring verkrijgen PvA …

• Voortgang rapporteren aan …

• Zorgen voor externe communicatie

• De dagelijkse leiding nemen binnen het team

• Werkverdeling binnen het projectteam

• Voorzitten van de projectteamvergaderingen

• Zorgen voor een goede motivatie binnen projectteam

• Oplossen van conflicten

• Projectleden "uit de wind houden"

• Bewaken van de planning, budget en kwaliteit

• Voorschrijven hulpmiddelen en technieken

26Boek: Projectmanagement Auteur: Roel Grit

Stellingen hoofdstuk 2

• Projectleiderschap is een fulltime baan.

• Projectleiderschap is een vak en niet door iedereen te leren

• Een projectleider moet verstand hebben van de details van zijn project.

• Iedereen is geschikt om in een project te werken.

• Een projectleider moet meer taakgericht dan mensgericht zijn

• Een opdrachtgever kan gebaat zijn bij een vaag geformuleerd projectresultaat.

• Door medewerkers in een project te laten werken creëert je deskundigen.