Post on 14-Dec-2014
description
agentschap voor Innovatiedoor Wetenschap en Technologie
agentschap voor Innovatiedoor Wetenschap en Technologie
2
30 april 2014 – 7 mei 2014
Infosessie ‘uitvoering en opvolging’
VIS-trajecteninnovatievolgers
Agenda
Doelstellingen VIS-trajecteninnovatievolgers
Deel 1: Opstart VIS-trajecten
Deel 2: Projectuitvoering en –opvolging
Deel 3: Webtool e-Rapportering
3
VIS-trajectenIV
Doelstelling & Doelgroep
Doelstellinghet versnellen van de doorstroming van innovatie naar de markt door het
aanreiken van bruikbare innovaties, technologieën of kennis over recente producten, processen of diensten en het ondersteunen van de eerste implementatiestappen
DoelgroepInnovatievolgers niet proactief bezig met innovatie ontwikkelen zelf geen nieuwe producten/processen/diensten/concepten implementeren/gebruiken nieuwe dingen bewust maken van het belang van innovatie overtuigen dat innovatie zinvol is (voor onderneming) grote groep, economisch belangrijke groep grote impact van een (beperkte) innovatie
4
VIS-trajectenIV
Wat is een VIS-trajectIV ?
“Project dat de doorstroming van innovatie naar de markt versnelt door het aanreiken van bruikbare innovaties, technologieën of kennis over recente producten, processen of diensten en het ondersteunen van de eerste implementatiestappen hiervan”
Vernieuwing/verandering bij innovatievolgers focus ligt op het introduceren en het ondersteunen van de implementatie van
recente kennis/technologieën/innovaties bij de innovatievolgers specifiek op innovatievolgers gericht, duidelijk potentieel voor deze doelgroep gericht op een versnelling van het innovatieproces, waarbij de meeste
innovatievolgers binnen de projectduur de stap naar vernieuwing zetten aantal bedrijven dat uiteindelijk de ‘innovatie, kennis of technologie’ succesvol
gebruikt of implementeert is belangrijkste succesindicator (KPI)
Collectief karakter (versus coöperatief) gericht naar een zeer ruime doelgroep van innovatievolgers (typisch 100-den
bedrijven) goede verhouding tussen de omvang van het project en deze doelgroep
5
VIS-trajecten
Wat is een VIS-traject ?
(Economische) impact bij de doelgroep Versnelde introductie recente kennis/technologieën bij doelgroep
→ verhoogde competitiviteit van de doelgroepbedrijven Behoud/groei bedrijfsactiviteiten, tewerkstelling of investeringen
Ruimere meerwaarde complementair met andere projecten die gesubsidieerd worden in
Vlaanderen complementair met bestaande instrumenten (kmo-portefeuille, LED) Additioneel aan de markt (niet marktverstorend) meerwaarde op het vlak van duurzame ontwikkeling of andere
maatschappelijke uitdagingen
6
Deel 1: Opstart VIS-trajecten voor
innovatievolgers
7
Opstart VIS-trajectenIV
Overeenkomsten
projectspecifieke voorwaarden
samenwerkingsovereenkomsten
Publicatie VIN
Stuurgroep en GebruikersPoll
(Budget)wijzigingen tijdens projectuitvoering
8
Opstart VIS-trajectenIV
Overeenkomsten
projectspecifieke voorwaarden
samenwerkingsovereenkomsten
Publicatie VIN
Stuurgroep en GebruikersPoll
Wijzigingen tijdens projectuitvoering
9
10
VIS-trajectenIV
Projectspecifieke vwden/samenwerkingsovereenkomsten
IWT
Uitvoerder(s)
Stuurgroep
(Samenwerkingsovereenkomst)
Overeenkomst
SamenwerkingsovereenkomstReglement
van Orde
Begunstigde(n)
Opstart VIS-trajectenIV
Overeenkomsten
projectspecifieke voorwaarden
samenwerkingsovereenkomsten
Publicatie VIN
Stuurgroep en GebruikersPoll
Wijzigingen tijdens projectuitvoering
11
Opstart VIS-trajectenIV
Projectspecifieke voorwaarden
IWT overeenkomst bestaat uit 2 delen :
Algemene voorwaarden → op IWT website
Projectspecifieke voorwaarden: papieren documenten ter ondertekening door IWT en de begunstigde(n), NIET door de onderzoekspartner(s), 1 exemplaar naar IWT terugsturen
Via e-rapporteringstool (e-Opvolgingstool) – online webapplicatie voor de rapportering
Gebruikersnaam/paswoord via e-mail
12
Opstart VIS-trajectenIV
Projectspecifieke voorwaarden
Betalingen
jaarlijkse voorschotten (n+1), laatste schijf na afsluiting (def. steun)
betaling aan de hoofdcontractant (begunstigde), verantwoordelijk voor vergoeding mede-contractanten/uitvoerders
1ste betaling na invulling voorwaarden: Ondertekende projectspecifieke vwden Verklaring stuurgroep (VIS) Samenwerkingsovereenkomsten (VIS) Projectfiche innovatienetwerk (VIS)
bijzondere voorwaarden zo snel mogelijk en binnen termijn bepaald in overeenkomst
13
Opstart VIS-trajectenIV
Overeenkomsten
projectspecifieke voorwaarden
samenwerkingsovereenkomsten
Publicatie VIN
Stuurgroep en GebruikersPoll
Wijzigingen tijdens projectuitvoering
14
Opstart VIS-trajectenIV
Samenwerkingsovereenkomsten
Doel: regeling van de samenwerking tussen betrokken partijen
Twee mogelijke relaties:
verschillende VIS’en die samen de begunstigden vormen aanvragende VIS’en en onderzoekspartners
één of afzonderlijke overeenkomsten
15
VIS-trajectenIV
Samenwerkingsovereenkomsten
Wat ? Contactgegevens van betrokken organisaties en projectidentificatie Doel van de overeenkomst (verwijzing naar het project) Afspraken omtrent :
• uit te voeren taken en opleveringen van het project, overleg en verslaggeving aan IWT
• bevoegdheden (wie rapporteert, wie roept stuurgroep bijeen...)• afspraken inzake publicaties & mededelingen• financiële aspecten/betalingschema (voor VIS regeling co-financiering
onderzoeksinstellingen) • aanvang/duur van de overeenkomst• aansprakelijkheden en geschillenregeling• ontbinding en vereffening
Dient door IWT goedgekeurd te worden !
16
VIS-trajectenIV
Overeenkomsten
projectspecifieke voorwaarden
samenwerkingsovereenkomsten
Publicatie VIN
Stuurgroep en GebruikersPoll
Wijzigingen tijdens projectuitvoering
17
VIS-trajectenIV
Publicatie VIN
Stimuleren samenwerking met andere innovatieactoren
VIN = Vlaams InnovatieNetwerk www.innovatienetwerk.be
Netwerk intermediaire organisaties/kenniscentra actief op vlak
van innovatie-ondersteuning
Aanmaak van een projectfiche met relevante projectdata
(publiek)
Bij aanvang van het project
Bij projecteinde
Account aanvragen bij info@innovatienetwerk.be
Vwde voor uitbetaling 1ste schijf
18
VIS-trajectenIV - Publicatie VIN
19
VIS-trajectenIV
Overeenkomsten
projectspecifieke voorwaarden
samenwerkingsovereenkomsten
Publicatie VIN
Stuurgroep en GebruikersPoll
Wijzigingen tijdens projectuitvoering
20
VIS-trajectenIV
Interactie met de doelgroep
Interactie met innovatievolgers ingebed in activiteiten Gerichte bevraging
Stuurgroep Vertegenwoordigers uit de sector + IWT waarnemer Op de hoogte houden (activiteiten en bereikte resultaten) Actieve en betrokken stuurgroep belangrijk voor de slaagkansen van projecten
gericht op het introduceren van innovaties bij volgers Reglement van Orde (afsprakendocumenten) regelt taak/werking stuurgroep
en rechten en plichten leden (template beschikbaar), ondertekening door leden stuurgroep + verklaring dat leden RvO ondertekend hebben (vwde 1ste schijf)
Mening van de sectorvertegenwoordigers over het projectverloop belangrijk Verzamelen van gerichte feedback vanuit de stuurgroep - hulpmiddel
ontwikkeld (electronische tool - GebruikersPoll)
21
VIS-trajectenIV
Interactie met de doelgroep
Stuurgroepleden
Relevantie van het project voor de gebruiker (innovatievolger)
Projectverloop en behaalde projectresultaten
Tevredenheid over ruimte voor overleg
Tevredenheid over de behandelde punten tijdens de stuurgroep
Verwachtingen in verband met de toepassingen van de projectresultaten door de gebruiker (innovatievolgers)
GebruikersPoll (leden stuurgroep) bevraging na elke vergadering van de stuurgroep (niet
uitvoerders/aanvragers !) automatisch gekoppeld aan registratie aanwezigheden stuurgroepleden gebruiksvriendelijk, vergt weinig tijd geaggregeerde resultaten naar projectuitvoerders
In welke mate is het onderwerp van het project nog steeds relevant {scoren op schaal (i) zeer relevant; (ii) relevant, (iii) neutraal, (iv) minder prioritair, (v) niet langer relevant }
Hoe scoort u het projectverloop en de tot nu toe behaalde projectresultaten in functie van de te bereiken doelstellingen? { scoren op schaal (i) minder dan voorzien , (ii) zoals voorzien, (iii) beter dan voorzien
Hoe tevreden bent u over de ruimte voor interactie en sturing door de ondernemingen (gebruikers) binnen het project?{ scoren op schaal : (i) zeer tevreden, (ii) tevreden, (iii) neutraal, (iv) ontevreden, (v) zeer ontvreden}
Hoe tevreden bent u met de behandelde punten in de stuurgroepvergaderingen? { scoren op schaal : (i) zeer tevreden, (ii) tevreden, (iii) neutraal, (iv) ontevreden, (v) zeer ontvrede}
Hoe hoog scoort u de (mogelijke) toepassing van concrete, bruikbare resultaten bij uw eigen onderneming of uw ledenbedrijven op korte termijn? [KT is tijdens of < 1 jr na afloop]{ scoren op schaal: (i) de resultaten worden al toegepast in de onderneming (ii) de resultaten zullen wellicht binnen het jaar na afloop van het project worden toegepast in de onderneming, (iii) de resultaten zijn tot op heden op kt niet bruikbaar voor de onderneming, maar mits bedrijfsspecifiek vervolgonderzoek wel nog mogelijk in de toekomst (iv) de resultaten blijken niet bruikbaar voor de onderneming }
VIS-trajectenIV
Interactie met de doelgroep
25
Beknopte handleiding “GebruikersPoll”
Feedback van de stuurgroep op het projectverloop
LEES of PRINT DEZE HANDLEIDING in NOTES PAGE view
25/04/2014 11Handleiding ProjectBarometer
VIS-trajectenIV
Interactie met de doelgroep
GebruikersPoll
Responsabiliseren van de leden van de stuurgroep
Voldoende informeren over de opzet en het doel van de bevraging
motiveren om mee te werken aan de bevraging Voldoende feedback geven over de resultaten van de bevraging
(bespreken op volgende stuurgroep)
Best zo snel mogelijk na afloop van de vergadering de aanwezigheden ingeven
Verslagen stuurgroep (min. 2 per jaar) opladen in e-rapporteringstool
VIS-trajectenIV
Interactie met de doelgroep
VIS-trajectenIV
Overeenkomsten
projectspecifieke voorwaarden
samenwerkingsovereenkomsten
Publicatie VIN
Stuurgroep en GebruikersPoll
Wijzigingen tijdens projectuitvoering
27
VIS-trajectenIV
Wijzigingen tijdens de projectuitvoering
begrotingen IWT-projecten – dynamisch
verschuiving binnen budget één projectpartner• vrijheid middelen optimaal inzetten• verschuivingen ts alle kostenrubrieken (personeel – overige kosten –
onderaanneming)• goedkeuring bij eindafrekening• belangrijke verschuiving (> 10%) – melding in eerstvolgend verslag +
motivatie in financieel eindverslag• niet vergeten melden !
verschuivingen tussen projectpartners • aanvragen/motiveren/cijfermatig onderbouwen• bij goedkeuring: addendum overeenkomst• Excel sheet
28
Deel 2: Projectuitvoering en -
opvolging
29
Deel 2: Projectuitvoering en -opvolging
Uitgangspunten rapportering Projectbarometer Voortgangsverslag
Performantie-indicatoren (kpi’s) Bereik: 1-op-1 en collectief bereik Prestatietabel
Tussentijds verslag Eindverslag Verslaggevingsmomenten
30
Deel 2: Projectuitvoering en -opvolging
Uitgangspunten rapportering Projectbarometer Voortgangsverslag
Performantie-indicatoren (kpi’s) Bereik: 1-op-1 en collectief bereik Prestatietabel
Tussentijds verslag Eindverslag Verslaggevingsmomenten
31
Dagdagelijkse opvolging – aanvragers/uitvoerders/stuurgroep IWT opvolging beperkt (globale + correcte uitvoering)
Projectuitvoerders en stuurgroep aanmoedigen om het projectverloop gestructureerd en actief op te volgen: In welke mate worden de doelstellingen gerealiseerd (kpi’s)? Welke ondernemingen worden bereikt, en met welk resultaat? Is er een goede en regelmatige interactie met doelgroep (innovatievolgers)? Hoe staan de sectorvertegenwoordigers tegenover het projectverloop?
Risico-inschatting van het projectverloop door IWT
Portfolio-analyse, resultaten/effecten op programmaniveau
In het kader van de beheersovereenkomst met de voogdijminister
32
Uitgangspunten rapportering/monitoring
e-Rapporteringstool (e-Opvolgingstool)
situering
- Webgebaseerde tool voor de projectuitvoerders
- Vervangt de schriftelijke rapportering
- In eerste instantie voor de collectieve programma’s
- Voordelen voor de projectuitvoerders:• vlotter en sneller/efficiënter rapporteren• alle IWT-projecten overzichtelijk gebundeld• mogelijkheid tot delegeren/verlenen van rechten • koppeling met GebruikersPoll (zelfde login/paswoord)
33
Deel 2: Projectuitvoering en -opvolging
Uitgangspunten rapportering Projectbarometer Voortgangsverslag
Performantie-indicatoren (kpi’s) Bereik: 1-op-1 en collectief bereik Prestatietabel
Tussentijds verslag Eindverslag Verslaggevingsmomenten
34
35
Projectbarometer
- 6-maandelijks statusrapport (checklist)
- Laat IWT toe om snel een inschatting te maken van het globale projectverloop
- Toelichting vereist bij afwijking
- Meldingen? → bijsturen indien nodig
36
Projectbarometer
PROJECTB AROMETER Laat IWT toe om het globale projectverloop te volgen met een minimum aan administratie
Inhoudelijk v erloop van het project (planning, leverbaarheden, mijlpalen)
€ zoals voorzien € kleine afwijking met beperkte invloed € grote wijziging uitvoering
Interactie met de doelgroep
€ goed (positief, interesse stijgt) € neutraal (interesse constant) € zwak (interesse daalt)
Haalbaarheid van het innovatiedoel (KPIs, doelstellingen)
€ zoals voorzien € klein e afwijking met beperkte invloed € grote wijziging
Inzet van de middelen (financieel, menskracht, cofinanciering)
€ zoals voorzien € kleine afwijking met beperkte invloed € grote wijzigingen
G ewijzigde externe omstandigheden of w ijzigingen bij de b egunstigden of uitvoerders
€ geen € kleine wijziging met beperkte invloed € grote wijziging
Deel 2: Projectuitvoering en -opvolging
Uitgangspunten rapportering Projectbarometer Voortgangsverslag
Performantie-indicatoren (kpi’s) Bereik: 1-op-1 en collectief bereik Prestatietabel
Tussentijds verslag Eindverslag Verslaggevingsmomenten
37
38
Performantie-indicatoren (kpi’s)
- Beperkte, relevante set van projectspecifieke indicatoren (succesfactoren) en streefwaarden
- In welke mate worden de projectdoelstellingen (innovatiedoel) gerealiseerd?
- Meten van succesvol verloop van het project
- aantal bedrijven dat uiteindelijk de ‘innovatie, kennis of technologie’ succesvol gebruikt of implementeert is belangrijkste succesindicator (KPI)
39
Performantie-indicatoren (kpi’s)
- Belangrijke afwijkingen van de vooropgestelde streefwaarden dienen toegelicht te worden
Status Key Performance Indicatoren (KPI’s)
KPI Bereikt Cumulatief
Streefwaarden
Overeenkomst
KPI 1
KPI 2
KPI 3
…
Deel 2: Projectuitvoering en -opvolging
Uitgangspunten rapportering Projectbarometer Voortgangsverslag
Performantie-indicatoren (kpi’s) Bereik: 1-op-1 en collectief bereik Prestatietabel
Tussentijds verslag Eindverslag Verslaggevingsmomenten
40
41
1-op-1 bereik
- Info over activiteiten met individuele bedrijven in het kader van het project
- Unieke identificatie adhv ondernemingsnummer
- Rapporteren van type activiteiten én direct resultaat voor de bedrijven
- Gemeenschappelijke typologie voor verschillende soorten activiteiten/resultaten (definities gebruikt voor verschillende projecttypes)
- Dient gevolgd te worden door projectuitvoerders
- Niet alles relevant voor VIS-TRIV
Activiteiten
A.1 Advies Analyses, bevragingen, tests, audits en andere activiteiten die tot doel hebben een gemotiveerd advies te verstrekken met betrekking tot een specifieke probleemstelling in het innovatieproces van het bedrijf en/of de identificatie van mogelijke innovatie-opportuniteiten. Dit zijn zaken die typisch in een klein rapport gegoten worden, en/of waar een substantiële tijdsinvestering tegenover staat.
A.5 Matching Op een onderbouwde manier (men informeert zich grondig en begeleidt waar nodig) een bedrijf in contact brengen met een andere organisatie voor oplossingen van een specifieke innovatievraag, zowel binnen en buiten het VIN als internationaal
A.6 Specifieke activiteiten voor innovatievolgers
te specifiëren door de uitvoerders
1-op-1 bereik
1-op-1 bereik
Directe resultaten A
R.1 Directe toepassing van kennis/methode
De aangereikte (nieuwe) kennis of methode wordt door het bedrijf toegepast, en biedt direct een oplossing.
R.4 Nieuwe samenwerking
De onderneming start een nieuwe, aantoonbare samenwerking met een partner.
1-op-1 bereik
Betrokken partner in het
consortium
Naam Onderneming
Ondernemings-nummer
Type activiteit
Direct Resultaat
Organisatie naar wie wordt
doorverwezen
IWT -project-nummer
Andere subsidies,
bv EU
xxxx xxxxxx1 xxx-xxxxx-xx1 A1 R1 NVT NVT
xxxxxx1 xxx-xxxxx-xx1 A1 R4 VIGC NVT EFRO-xxxxx
xxxxxx2 xxx-xxxxx-xx2 A6 R1 NVT XXXXX1
xxxxxx3 xxx-xxxxx-xx3 A6 R1 NVT XXXXX2
xxxxxx3 xxx-xxxxx-xx3 A6 R4 FIT NVT
Starter Starter A6 NVT XXXXX3
45
Collectief bereik
- Activiteiten waar min 5 bedrijven bij betrokken zijn
- Studiedagen, praktische workshops, seminaries, demonstraties, leerplatformen of andere events die rechtstreeks verband houden met het uitvoeren van het IWT-project
- Rapporteren van aantal deelnemende bedrijven
- Geeft een beeld van de ruimere doelgroep die bereikt/bewust gemaakt wordt
- Tevredenheidsanalyse wordt aanbevolen
Datum Naam/Omschrijving Partner # bereikte ondernemingen
xx-xx-20xx
xxxxx1 NVT 20
xx-xx-20xx
xxxxx2 VITO 10
xx-xx-20xx
xxxxx3 IC-OVL 15
xx-xx-20xx
xxxxx4 NVT 18
Collectief bereik
Deel 2: Projectuitvoering en -opvolging
Uitgangspunten rapportering Projectbarometer Voortgangsverslag
Performantie-indicatoren (kpi’s) Bereik: 1-op-1 en collectief bereik Prestatietabel
Tussentijds verslag Eindverslag Verslaggevingsmomenten
47
48
Prestatietabel
- Elke projectpartner moet de in de context van het project geleverde prestaties kunnen aantonen aan de hand van registraties in opvolgingssysteem, projectboekhouding,…
- De ingezette menskracht (mm) dient toegewezen aan 1 van de 5 vaste activiteitscodes (geen werkpakketten): PM: ProjectmanagementPN: Platform-/netwerkingOKV: Vertaalslag maken (beperkt voor VIS-TRiv)CK: Collectieve kennisverspreidingAIO: Activiteiten met individuele ondernemingen (beperkt voor
VIS-TRiv)
- Inzicht in tijdsverdeling over de activiteiten- Maakt vergelijking tussen verschillende projecten mogelijk
49
Prestatietabel
prestaties voor de periode……... tot………..
type activiteit
naam personeelslid aantal gepresteerde mensmaanden in
deze periode
cumulatief
totaal
Deel 2: Projectuitvoering en -opvolging
Uitgangspunten rapportering Projectbarometer Voortgangsverslag
Performantie-indicatoren (kpi’s) Bereik: 1-op-1 en collectief bereik Prestatietabel
Tussentijds verslag Eindverslag Verslaggevingsmomenten
50
Tussentijds verslag
Tussentijds verslag (na 24 maand)
cfr. Voortgangsverslag+ zelfevaluatie afgelopen projectperiode (ev. bijstuurpunten)
+ gemotiveerd werkplan volgende biënnale (doelstellingen met update activiteiten, kpi’s/streefcijfers)
+ eenvoudig financieel overzicht (totale aantoonbare personeel/werkingskost per partner) + stand van zaken co-financiering
51
Deel 2: Projectuitvoering en -opvolging
Uitgangspunten rapportering Projectbarometer Voortgangsverslag
Performantie-indicatoren (kpi’s) Bereik: 1-op-1 en collectief bereik Prestatietabel
Tussentijds verslag Eindverslag Verslaggevingsmomenten
52
Eindverslag
Eindverslag cfr. Voortgangsverslag Toelichting behaalde projectresultaten Toelichting aanwending resultaten bij de doelgroepbedrijven Verantwoording van de gemaakte kosten
financieel verslag (Excel template) co-financiering
Valorisatiefiche één jaar na afloop van het project update bereik (1-op-1, collectief) en directe resultaten
53
Deel 1: Projectuitvoering en -opvolging
Uitgangspunten rapportering Projectbarometer Voortgangsverslag
Performantie-indicatoren (kpi’s) Bereik: 1-op-1 en collectief bereik Prestatietabel
Tussentijds verslag Eindverslag Verslaggevingsmomenten
54
Overzicht verslaggevingsmomenten
55
Wat? Wanneer?
Projectbarometer om 6 maand
→ status van projectverloop
Voortgangsverslag om 12 maand
→ status van kpi’s→ bereik (1-op-1, collectief) en directe resultaten→ prestatietabel→ verslagen stuurgroep
Tussentijds verslag (go/no-go) na 24 maand
Eind- en financieel verslag na afloop project
Valorisatiefiche (update bereik) 1 jaar na afloop
Deel 3: Webtool e-Rapportering
56
e-Rapporteringstool
situering
- Webgebaseerde tool voor de projectuitvoerders
- Vervangt de schriftelijke rapportering
- In eerste instantie voor de collectieve programma’s
- Voordelen voor de projectuitvoerders:• vlotter en sneller/efficiënter rapporteren• alle IWT-projecten overzichtelijk gebundeld• mogelijkheid tot delegeren/verlenen van rechten • koppeling met GebruikersPoll
57
Demo e-Rapporteringstool
58
e-Rapporteringstool
praktisch
- Zelfde link/login gegevens als deze van de GebruikersPoll
- Help? • IT gerelateerde vragen → Hans Pollet (hp@iwt.be) of
Ann Swerts (asw@iwt.be) • programmaspecifiek → contactpunt Ria Bruynseels (
mbr@iwt.be) • projectspecifiek → betrokken IWT-adviseur
59
VIS-trajectenIV
Nuttige documenten
Handleiding VIS-trajectenIV
Toelichtingsdocument “Uitvoering & opvolging”
Template Reglement van Orde (stuurgroep)
Kostenmodel (Excel file voor financiële verslaggeving)
http://www.iwt.be/subsidies/vis-trajecten
60
Koning Albert II-laan 35, bus 16
B-1030 Brussel
Tel.: +32 (0)2 432 42 00
Fax.: +32 (0)2 432 43 99
E-mail: info@iwt.be
www.iwt.be
agentschap voor Innovatiedoor Wetenschap en Technologie