Infosessie uitvoering en opvolging van VIS-trajecten voor innovatievolgers

agentschap voor Innovatiedoor Wetenschap en Technologie


2

30 april 2014 – 7 mei 2014

Infosessie ‘uitvoering en opvolging’

VIS-trajecteninnovatievolgers

Agenda

Doelstellingen VIS-trajecteninnovatievolgers

Deel 1: Opstart VIS-trajecten

Deel 2: Projectuitvoering en –opvolging

Deel 3: Webtool e-Rapportering

3

VIS-trajectenIV

Doelstelling & Doelgroep

Doelstellinghet versnellen van de doorstroming van innovatie naar de markt door het

aanreiken van bruikbare innovaties, technologieën of kennis over recente producten, processen of diensten en het ondersteunen van de eerste implementatiestappen

DoelgroepInnovatievolgers niet proactief bezig met innovatie ontwikkelen zelf geen nieuwe producten/processen/diensten/concepten implementeren/gebruiken nieuwe dingen bewust maken van het belang van innovatie overtuigen dat innovatie zinvol is (voor onderneming) grote groep, economisch belangrijke groep grote impact van een (beperkte) innovatie

4

VIS-trajectenIV

Wat is een VIS-trajectIV ?

“Project dat de doorstroming van innovatie naar de markt versnelt door het aanreiken van bruikbare innovaties, technologieën of kennis over recente producten, processen of diensten en het ondersteunen van de eerste implementatiestappen hiervan”

Vernieuwing/verandering bij innovatievolgers focus ligt op het introduceren en het ondersteunen van de implementatie van

recente kennis/technologieën/innovaties bij de innovatievolgers specifiek op innovatievolgers gericht, duidelijk potentieel voor deze doelgroep gericht op een versnelling van het innovatieproces, waarbij de meeste

innovatievolgers binnen de projectduur de stap naar vernieuwing zetten aantal bedrijven dat uiteindelijk de ‘innovatie, kennis of technologie’ succesvol

gebruikt of implementeert is belangrijkste succesindicator (KPI)

Collectief karakter (versus coöperatief) gericht naar een zeer ruime doelgroep van innovatievolgers (typisch 100-den

bedrijven) goede verhouding tussen de omvang van het project en deze doelgroep

5

VIS-trajecten

Wat is een VIS-traject ?

(Economische) impact bij de doelgroep Versnelde introductie recente kennis/technologieën bij doelgroep

→ verhoogde competitiviteit van de doelgroepbedrijven Behoud/groei bedrijfsactiviteiten, tewerkstelling of investeringen

Ruimere meerwaarde complementair met andere projecten die gesubsidieerd worden in

Vlaanderen complementair met bestaande instrumenten (kmo-portefeuille, LED) Additioneel aan de markt (niet marktverstorend) meerwaarde op het vlak van duurzame ontwikkeling of andere

maatschappelijke uitdagingen

6

Deel 1: Opstart VIS-trajecten voor

innovatievolgers

7

Opstart VIS-trajectenIV

Overeenkomsten

projectspecifieke voorwaarden

samenwerkingsovereenkomsten

Publicatie VIN

Stuurgroep en GebruikersPoll

(Budget)wijzigingen tijdens projectuitvoering

8


Overeenkomsten



Publicatie VIN


Wijzigingen tijdens projectuitvoering

9

10

VIS-trajectenIV

Projectspecifieke vwden/samenwerkingsovereenkomsten

IWT

Uitvoerder(s)

Stuurgroep

(Samenwerkingsovereenkomst)

Overeenkomst

SamenwerkingsovereenkomstReglement

van Orde

Begunstigde(n)


Overeenkomsten



Publicatie VIN



11


Projectspecifieke voorwaarden

IWT overeenkomst bestaat uit 2 delen :

Algemene voorwaarden → op IWT website

Projectspecifieke voorwaarden: papieren documenten ter ondertekening door IWT en de begunstigde(n), NIET door de onderzoekspartner(s), 1 exemplaar naar IWT terugsturen

Via e-rapporteringstool (e-Opvolgingstool) – online webapplicatie voor de rapportering

Gebruikersnaam/paswoord via e-mail

12


Projectspecifieke voorwaarden

Betalingen

jaarlijkse voorschotten (n+1), laatste schijf na afsluiting (def. steun)

betaling aan de hoofdcontractant (begunstigde), verantwoordelijk voor vergoeding mede-contractanten/uitvoerders

1ste betaling na invulling voorwaarden: Ondertekende projectspecifieke vwden Verklaring stuurgroep (VIS) Samenwerkingsovereenkomsten (VIS) Projectfiche innovatienetwerk (VIS)

bijzondere voorwaarden zo snel mogelijk en binnen termijn bepaald in overeenkomst

13


Overeenkomsten



Publicatie VIN



14


Samenwerkingsovereenkomsten

Doel: regeling van de samenwerking tussen betrokken partijen

Twee mogelijke relaties:

verschillende VIS’en die samen de begunstigden vormen aanvragende VIS’en en onderzoekspartners

één of afzonderlijke overeenkomsten

15

VIS-trajectenIV

Samenwerkingsovereenkomsten

Wat ? Contactgegevens van betrokken organisaties en projectidentificatie Doel van de overeenkomst (verwijzing naar het project) Afspraken omtrent :

• uit te voeren taken en opleveringen van het project, overleg en verslaggeving aan IWT

• bevoegdheden (wie rapporteert, wie roept stuurgroep bijeen...)• afspraken inzake publicaties & mededelingen• financiële aspecten/betalingschema (voor VIS regeling co-financiering

onderzoeksinstellingen) • aanvang/duur van de overeenkomst• aansprakelijkheden en geschillenregeling• ontbinding en vereffening

Dient door IWT goedgekeurd te worden !

16

VIS-trajectenIV

Overeenkomsten



Publicatie VIN



17

VIS-trajectenIV

Publicatie VIN

Stimuleren samenwerking met andere innovatieactoren

VIN = Vlaams InnovatieNetwerk www.innovatienetwerk.be

Netwerk intermediaire organisaties/kenniscentra actief op vlak

van innovatie-ondersteuning

Aanmaak van een projectfiche met relevante projectdata

(publiek)

Bij aanvang van het project

Bij projecteinde

Account aanvragen bij [email protected]

Vwde voor uitbetaling 1ste schijf

18

http://www.innovatienetwerk.be/

mailto:[email protected]

VIS-trajectenIV - Publicatie VIN

19

VIS-trajectenIV

Overeenkomsten



Publicatie VIN



20

VIS-trajectenIV

Interactie met de doelgroep

Interactie met innovatievolgers ingebed in activiteiten Gerichte bevraging

Stuurgroep Vertegenwoordigers uit de sector + IWT waarnemer Op de hoogte houden (activiteiten en bereikte resultaten) Actieve en betrokken stuurgroep belangrijk voor de slaagkansen van projecten

gericht op het introduceren van innovaties bij volgers Reglement van Orde (afsprakendocumenten) regelt taak/werking stuurgroep

en rechten en plichten leden (template beschikbaar), ondertekening door leden stuurgroep + verklaring dat leden RvO ondertekend hebben (vwde 1ste schijf)

Mening van de sectorvertegenwoordigers over het projectverloop belangrijk Verzamelen van gerichte feedback vanuit de stuurgroep - hulpmiddel

ontwikkeld (electronische tool - GebruikersPoll)

21

VIS-trajectenIV


Stuurgroepleden

Relevantie van het project voor de gebruiker (innovatievolger)

Projectverloop en behaalde projectresultaten

Tevredenheid over ruimte voor overleg

Tevredenheid over de behandelde punten tijdens de stuurgroep

Verwachtingen in verband met de toepassingen van de projectresultaten door de gebruiker (innovatievolgers)

GebruikersPoll (leden stuurgroep) bevraging na elke vergadering van de stuurgroep (niet

uitvoerders/aanvragers !) automatisch gekoppeld aan registratie aanwezigheden stuurgroepleden gebruiksvriendelijk, vergt weinig tijd geaggregeerde resultaten naar projectuitvoerders

In welke mate is het onderwerp van het project nog steeds relevant {scoren op schaal (i) zeer relevant; (ii) relevant, (iii) neutraal, (iv) minder prioritair, (v) niet langer relevant }

Hoe scoort u het projectverloop en de tot nu toe behaalde projectresultaten in functie van de te bereiken doelstellingen? { scoren op schaal (i) minder dan voorzien , (ii) zoals voorzien, (iii) beter dan voorzien

Hoe tevreden bent u over de ruimte voor interactie en sturing door de ondernemingen (gebruikers) binnen het project?{ scoren op schaal : (i) zeer tevreden, (ii) tevreden, (iii) neutraal, (iv) ontevreden, (v) zeer ontvreden}

Hoe tevreden bent u met de behandelde punten in de stuurgroepvergaderingen? { scoren op schaal : (i) zeer tevreden, (ii) tevreden, (iii) neutraal, (iv) ontevreden, (v) zeer ontvrede}

Hoe hoog scoort u de (mogelijke) toepassing van concrete, bruikbare resultaten bij uw eigen onderneming of uw ledenbedrijven op korte termijn? [KT is tijdens of < 1 jr na afloop]{ scoren op schaal: (i) de resultaten worden al toegepast in de onderneming (ii) de resultaten zullen wellicht binnen het jaar na afloop van het project worden toegepast in de onderneming, (iii) de resultaten zijn tot op heden op kt niet bruikbaar voor de onderneming, maar mits bedrijfsspecifiek vervolgonderzoek wel nog mogelijk in de toekomst (iv) de resultaten blijken niet bruikbaar voor de onderneming }

VIS-trajectenIV


25

Beknopte handleiding “GebruikersPoll”

Feedback van de stuurgroep op het projectverloop

LEES of PRINT DEZE HANDLEIDING in NOTES PAGE view

25/04/2014 11Handleiding ProjectBarometer

VIS-trajectenIV


GebruikersPoll

Responsabiliseren van de leden van de stuurgroep

Voldoende informeren over de opzet en het doel van de bevraging

motiveren om mee te werken aan de bevraging Voldoende feedback geven over de resultaten van de bevraging

(bespreken op volgende stuurgroep)

Best zo snel mogelijk na afloop van de vergadering de aanwezigheden ingeven

Verslagen stuurgroep (min. 2 per jaar) opladen in e-rapporteringstool

VIS-trajectenIV


VIS-trajectenIV

Overeenkomsten



Publicatie VIN



27

VIS-trajectenIV

Wijzigingen tijdens de projectuitvoering

begrotingen IWT-projecten – dynamisch

verschuiving binnen budget één projectpartner• vrijheid middelen optimaal inzetten• verschuivingen ts alle kostenrubrieken (personeel – overige kosten –

onderaanneming)• goedkeuring bij eindafrekening• belangrijke verschuiving (> 10%) – melding in eerstvolgend verslag +

motivatie in financieel eindverslag• niet vergeten melden !

verschuivingen tussen projectpartners • aanvragen/motiveren/cijfermatig onderbouwen• bij goedkeuring: addendum overeenkomst• Excel sheet

28

Deel 2: Projectuitvoering en -

opvolging

29

Deel 2: Projectuitvoering en -opvolging

Uitgangspunten rapportering Projectbarometer Voortgangsverslag

Performantie-indicatoren (kpi’s) Bereik: 1-op-1 en collectief bereik Prestatietabel

Tussentijds verslag Eindverslag Verslaggevingsmomenten

30





31

Dagdagelijkse opvolging – aanvragers/uitvoerders/stuurgroep IWT opvolging beperkt (globale + correcte uitvoering)

Projectuitvoerders en stuurgroep aanmoedigen om het projectverloop gestructureerd en actief op te volgen: In welke mate worden de doelstellingen gerealiseerd (kpi’s)? Welke ondernemingen worden bereikt, en met welk resultaat? Is er een goede en regelmatige interactie met doelgroep (innovatievolgers)? Hoe staan de sectorvertegenwoordigers tegenover het projectverloop?

Risico-inschatting van het projectverloop door IWT

Portfolio-analyse, resultaten/effecten op programmaniveau

In het kader van de beheersovereenkomst met de voogdijminister

32

Uitgangspunten rapportering/monitoring

e-Rapporteringstool (e-Opvolgingstool)

situering

- Webgebaseerde tool voor de projectuitvoerders

- Vervangt de schriftelijke rapportering

- In eerste instantie voor de collectieve programma’s

- Voordelen voor de projectuitvoerders:• vlotter en sneller/efficiënter rapporteren• alle IWT-projecten overzichtelijk gebundeld• mogelijkheid tot delegeren/verlenen van rechten • koppeling met GebruikersPoll (zelfde login/paswoord)

33





34

35

Projectbarometer

- 6-maandelijks statusrapport (checklist)

- Laat IWT toe om snel een inschatting te maken van het globale projectverloop

- Toelichting vereist bij afwijking

- Meldingen? → bijsturen indien nodig

36

Projectbarometer

PROJECTB AROMETER Laat IWT toe om het globale projectverloop te volgen met een minimum aan administratie

Inhoudelijk v erloop van het project (planning, leverbaarheden, mijlpalen)

€ zoals voorzien € kleine afwijking met beperkte invloed € grote wijziging uitvoering


€ goed (positief, interesse stijgt) € neutraal (interesse constant) € zwak (interesse daalt)

Haalbaarheid van het innovatiedoel (KPIs, doelstellingen)

€ zoals voorzien € klein e afwijking met beperkte invloed € grote wijziging

Inzet van de middelen (financieel, menskracht, cofinanciering)

€ zoals voorzien € kleine afwijking met beperkte invloed € grote wijzigingen

G ewijzigde externe omstandigheden of w ijzigingen bij de b egunstigden of uitvoerders

€ geen € kleine wijziging met beperkte invloed € grote wijziging





37

38

Performantie-indicatoren (kpi’s)

- Beperkte, relevante set van projectspecifieke indicatoren (succesfactoren) en streefwaarden

- In welke mate worden de projectdoelstellingen (innovatiedoel) gerealiseerd?

- Meten van succesvol verloop van het project

- aantal bedrijven dat uiteindelijk de ‘innovatie, kennis of technologie’ succesvol gebruikt of implementeert is belangrijkste succesindicator (KPI)

39

Performantie-indicatoren (kpi’s)

- Belangrijke afwijkingen van de vooropgestelde streefwaarden dienen toegelicht te worden

Status Key Performance Indicatoren (KPI’s)

KPI Bereikt Cumulatief

Streefwaarden

Overeenkomst

KPI 1

KPI 2

KPI 3

…





40

41

1-op-1 bereik

- Info over activiteiten met individuele bedrijven in het kader van het project

- Unieke identificatie adhv ondernemingsnummer

- Rapporteren van type activiteiten én direct resultaat voor de bedrijven

- Gemeenschappelijke typologie voor verschillende soorten activiteiten/resultaten (definities gebruikt voor verschillende projecttypes)

- Dient gevolgd te worden door projectuitvoerders

- Niet alles relevant voor VIS-TRIV

Activiteiten

A.1 Advies Analyses, bevragingen, tests, audits en andere activiteiten die tot doel hebben een gemotiveerd advies te verstrekken met betrekking tot een specifieke probleemstelling in het innovatieproces van het bedrijf en/of de identificatie van mogelijke innovatie-opportuniteiten. Dit zijn zaken die typisch in een klein rapport gegoten worden, en/of waar een substantiële tijdsinvestering tegenover staat.

A.5 Matching Op een onderbouwde manier (men informeert zich grondig en begeleidt waar nodig) een bedrijf in contact brengen met een andere organisatie voor oplossingen van een specifieke innovatievraag, zowel binnen en buiten het VIN als internationaal

A.6 Specifieke activiteiten voor innovatievolgers

te specifiëren door de uitvoerders

1-op-1 bereik

1-op-1 bereik

Directe resultaten A

R.1 Directe toepassing van kennis/methode

De aangereikte (nieuwe) kennis of methode wordt door het bedrijf toegepast, en biedt direct een oplossing.

R.4 Nieuwe samenwerking

De onderneming start een nieuwe, aantoonbare samenwerking met een partner.

1-op-1 bereik

Betrokken partner in het

consortium

Naam Onderneming

Ondernemings-nummer

Type activiteit

Direct Resultaat

Organisatie naar wie wordt

doorverwezen

IWT -project-nummer

Andere subsidies,

bv EU

xxxx xxxxxx1 xxx-xxxxx-xx1 A1 R1 NVT NVT

xxxxxx1 xxx-xxxxx-xx1 A1 R4 VIGC NVT EFRO-xxxxx

xxxxxx2 xxx-xxxxx-xx2 A6 R1 NVT XXXXX1

xxxxxx3 xxx-xxxxx-xx3 A6 R1 NVT XXXXX2

xxxxxx3 xxx-xxxxx-xx3 A6 R4 FIT NVT

Starter Starter A6 NVT XXXXX3

45

Collectief bereik

- Activiteiten waar min 5 bedrijven bij betrokken zijn

- Studiedagen, praktische workshops, seminaries, demonstraties, leerplatformen of andere events die rechtstreeks verband houden met het uitvoeren van het IWT-project

- Rapporteren van aantal deelnemende bedrijven

- Geeft een beeld van de ruimere doelgroep die bereikt/bewust gemaakt wordt

- Tevredenheidsanalyse wordt aanbevolen

Datum Naam/Omschrijving Partner # bereikte ondernemingen

xx-xx-20xx

xxxxx1 NVT 20

xx-xx-20xx

xxxxx2 VITO 10

xx-xx-20xx

xxxxx3 IC-OVL 15

xx-xx-20xx

xxxxx4 NVT 18

Collectief bereik





47

48

Prestatietabel

- Elke projectpartner moet de in de context van het project geleverde prestaties kunnen aantonen aan de hand van registraties in opvolgingssysteem, projectboekhouding,…

- De ingezette menskracht (mm) dient toegewezen aan 1 van de 5 vaste activiteitscodes (geen werkpakketten): PM: ProjectmanagementPN: Platform-/netwerkingOKV: Vertaalslag maken (beperkt voor VIS-TRiv)CK: Collectieve kennisverspreidingAIO: Activiteiten met individuele ondernemingen (beperkt voor

VIS-TRiv)

- Inzicht in tijdsverdeling over de activiteiten- Maakt vergelijking tussen verschillende projecten mogelijk

49

Prestatietabel

prestaties voor de periode……... tot………..

type activiteit

naam personeelslid aantal gepresteerde mensmaanden in

deze periode

cumulatief

totaal





50

Tussentijds verslag

Tussentijds verslag (na 24 maand)

cfr. Voortgangsverslag+ zelfevaluatie afgelopen projectperiode (ev. bijstuurpunten)

+ gemotiveerd werkplan volgende biënnale (doelstellingen met update activiteiten, kpi’s/streefcijfers)

+ eenvoudig financieel overzicht (totale aantoonbare personeel/werkingskost per partner) + stand van zaken co-financiering

51





52

Eindverslag

Eindverslag cfr. Voortgangsverslag Toelichting behaalde projectresultaten Toelichting aanwending resultaten bij de doelgroepbedrijven Verantwoording van de gemaakte kosten

financieel verslag (Excel template) co-financiering

Valorisatiefiche één jaar na afloop van het project update bereik (1-op-1, collectief) en directe resultaten

53





54

Overzicht verslaggevingsmomenten

55

Wat? Wanneer?

Projectbarometer om 6 maand

→ status van projectverloop

Voortgangsverslag om 12 maand

→ status van kpi’s→ bereik (1-op-1, collectief) en directe resultaten→ prestatietabel→ verslagen stuurgroep

Tussentijds verslag (go/no-go) na 24 maand

Eind- en financieel verslag na afloop project

Valorisatiefiche (update bereik) 1 jaar na afloop

Deel 3: Webtool e-Rapportering

56

e-Rapporteringstool

situering

- Webgebaseerde tool voor de projectuitvoerders

- Vervangt de schriftelijke rapportering

- In eerste instantie voor de collectieve programma’s

- Voordelen voor de projectuitvoerders:• vlotter en sneller/efficiënter rapporteren• alle IWT-projecten overzichtelijk gebundeld• mogelijkheid tot delegeren/verlenen van rechten • koppeling met GebruikersPoll

57

Demo e-Rapporteringstool

58

e-Rapporteringstool

praktisch

- Zelfde link/login gegevens als deze van de GebruikersPoll

- Help? • IT gerelateerde vragen → Hans Pollet ([email protected]) of

Ann Swerts ([email protected]) • programmaspecifiek → contactpunt Ria Bruynseels (

[email protected]) • projectspecifiek → betrokken IWT-adviseur

59




VIS-trajectenIV

Nuttige documenten

Handleiding VIS-trajectenIV

Toelichtingsdocument “Uitvoering & opvolging”

Template Reglement van Orde (stuurgroep)

Kostenmodel (Excel file voor financiële verslaggeving)

http://www.iwt.be/subsidies/vis-trajecten

60



Koning Albert II-laan 35, bus 16

B-1030 Brussel

Tel.: +32 (0)2 432 42 00

Fax.: +32 (0)2 432 43 99

E-mail: [email protected]

www.iwt.be


Infosessie uitvoering en opvolging van VIS-trajecten voor innovatievolgers

Technology

Transcript of Infosessie uitvoering en opvolging van VIS-trajecten voor innovatievolgers