Externe audit en organisatiebeheersing

Steven Van RoosbroekVeerle Vanderlinden

10 maart 2014

2

Agenda• Interne controle /

organisatiebeheersing

• Externe audit

• Leidraad interne controle / organisatiebeheersing

3

Gestegen verwachtingen

• Financieel

• Inhoudelijk

• Burgers

4

5

Kader voor de externe audit• Nieuw systeem van plannen en

boekhouden

• Integratie sectorale plannen in BBC

• Minder detailsturing

• Minder toezicht

6

Interne controle (art. 99)De gemeenten staan in voor de interne controle van hun activiteiten. Interne controle is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over:

• 1° het bereiken van de doelstellingen;• 2° het naleven van wetgeving en procedures;• 3° de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en

beheersinformatie;• 4° het efficiënt en economisch gebruik van middelen;• 5° de bescherming van activa;• 6° het voorkomen van fraude.

7

Interne controle (art. 100 en 101)

• Het interne controlesysteem wordt vastgesteld door de gemeentesecretaris, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het interne controlesysteem is onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad.

• Onverminderd de opdrachten inzake interne controle die krachtens dit decreet of door de gemeenteraad aan andere organen of personeelsleden worden opgedragen, staat de gemeentesecretaris in voor de organisatie en de werking van het interne controlesysteem. Hij rapporteert daarover jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen en aan de gemeenteraad.

8

Limburg• GR heeft algemeen kader interne

controle goedgekeurd

• Jaarlijkse rapportering

9

Een aantal misverstanden• Interne controle = financieel• Interne controle = controle / inspectie• Interne controle = procedures

– Boordtabel– Plan– Systeem klachtenbehandeling– Teamvergadering– Selectiegesprek– Omgevingsanalyse– Deontologische code– Organogram

10

Interne controle / organisatiebeheersing

• Interne controle to control beheersen

• 3 niveaus– Proces– Dienst– Organisatie

• Organisatiebeheersing = interne controle op organisatieniveau

11

Een aantal misverstanden• Redelijke zekerheid ≠ absolute

zekerheid

12

Kader interne controle• Doel

• Risico

• Beheersmaatregel

13

Kader interne controle• Doel

• Risico

• Beheersmaatregel

14

Interne controle toegepast op sociale dienst

• Bereiken doelstellingen– Strategisch– Individueel

• Naleven wetgeving en procedures– Aanvullende steun– Regels rond huisbezoek

15

Interne controle toegepast op sociale dienst

• Betrouwbare informatie– Dossierniveau– Indicatoren– Voor cliënt

• Efficiënt en economisch gebruik van middelen– Aanvullende steun– Budgetbeheer

16

Interne controle toegepast op sociale dienst

• Bescherming activa– Dringende steun–Mensen– Informatie

• Voorkomen van fraude– Cliënt– Personeel

17

Agenda• Interne controle /

organisatiebeheersing

• Externe audit

• Leidraad interne controle / organisatiebeheersing

18

Audit• Onafhankelijke• Objectieve• Systematische• Evaluatie• Waarover gerapporteerd wordt

19

Van waar komen we?• NOB (1997)• Voorontwerp van gemeentedecreet

(2002)• Gemeente- en provinciedecreet (2005)• OCMW-decreet (2008)• Beleidsnota (2009)• Vlabest (2010)• Principebeslissing (2011)• Opstart project (08/2012)

20

Van waar komen we?• Voortgangsrapportering• Auditdecreet van 5 juli 2013 • Oprichtingsbesluit Audit Vlaanderen

(oktober 2013)• Selectie leden auditcomités

(november 2013)• Opmaak leidraad

organisatiebeheersing• Testaudits (start augustus 2013)

21

Missie Audit VlaanderenAudit Vlaanderen heeft als missie • een onafhankelijke, objectieve en

bekwame partner van de lokale besturen en de Vlaamse administratie te zijn

• bij de beheersing van de financiële, wettelijke en organisatorische risico's,

• om een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een efficiënte, effectieve, ethische en kwaliteitsvolle organisatie.

22

Meerwaarde externe audit• Betere interne werking– Audits met aanbevelingen– Benchmarking– Studiedagen, publicaties, enz.

• Zicht op de organisatie– Naar raad en management

• Signaalfunctie

23

In grote lijnen …• Principes– Internationale normen– Single audit– Betaalbaar

• Gemeenten, provincies, OCMW’s, AGB, APB, OCMW-vereniging (hfst. 1, excl. ziekenhuizen)

• Opdracht– Evalueren systeem van interne controle– Ad hoc + forensisch

24

In grote lijnen …• Positionering– Ondersteunend, niet bestraffend

• Voorziene uitbouw

25

AuditdecreetArt. 265. In elke gemeente en in elk autonoom gemeentebedrijf zal periodiek een externe audit plaatsvinden. Deze audit wordt uitgevoerd door de entiteit Audit Vlaanderen, vermeld in artikel 34, §1, van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003. Audit Vlaanderen evalueert de interne controlesystemen, gaat na of ze adequaat zijn en formuleert aanbevelingen tot verbetering daarvan. Deze entiteit voert daartoe financiële audits, overeenstemmingsaudits en operationele audits uit en is gemachtigd alle bedrijfsprocessen en activiteiten te onderzoeken.Audit Vlaanderen is tevens bevoegd voor het uitvoeren van forensische audits bij de voormelde besturen.

26

Auditdecreet• Toegang tot alle

– informatie – documenten– gebouwen, ruimtes en installaties waar taken worden

uitgevoerd van de besturen.

• Aan ieder personeelslid inlichtingen vragen

27

Auditdecreet - klokkenluiders

• Recht om Audit Vlaanderen op de hoogte te brengen van onregelmatigheden

• Geen aanleiding geven tot tuchtsanctie of ontslag

• Verklaringen vallen niet onder het inzagerecht

28

Aansturing organisatie

29

Testaudits• Doel–Uittesten leidraad–Uittesten methodieken

• Stand van zaken– 9 afgesloten– 8 rapporten

verstuurd

30

Testaudits – enkele voorbeelden

• Sterke punten– Vrij recent is er een onthaal geïnstalleerd met een bediende

die het eerste onthaal van cliënten doet.– Bij het OCMW zijn er op bepaalde momenten voor specifieke

vormen van hulpverlening tevredenheidsbevragingen geweest. Momenteel loopt een tevredenheidsbevraging bij de bewoners van de serviceflats

– Er bestaan werkwijzen om met klachten om te gaan. De klachtenprocedure staat op de website weergegeven. Deze procedure vermeldt dat klachten elektronisch en via het onthaal kunnen worden doorgegeven. De onthaalbediende is aangeduid als klachtencoördinator. Bij de maatschappelijk werkster die verantwoordelijk is voor de thuiszorg komen ook klachten of opmerkingen terecht van mensen die ontevreden zijn over de poetsdienst.

31

Testaudits – enkele voorbeelden

• Verbeterpunten– Uit verschillende gesprekken met leden van het

managementteam en andere medewerkers blijkt dat er niet steeds voldoende aandacht is voor het communiceren van relevante beslissingen van het managementteam aan de overige medewerkers.

– In 2011 vonden de laatste systematische evaluaties plaats. Er zijn geen plannen om in 2013 nog evaluaties te doen. Er zijn hier en daar nog wel evaluaties in de proeftijd van nieuwe medewerkers, in het kader van bevorderingen, ... Wanneer het contract van medewerkers afloopt is er soms wel, soms geen evaluatie. Dit is afhankelijk van de leidinggevende.

32

Testaudits – enkele voorbeelden

• Aanbevelingen– Om te vermijden dat medewerkers die onvoldoende presteren

niet worden bijgestuurd en goed presterende medewerkers gedemotiveerd raken, is het aangewezen om al de medewerkers systematisch te evalueren zoals voorzien in de rechtspositieregeling.

– Om organisatiebreed te werken aan de verbetering van de organisatie en om te voldoen aan de bepalingen in het Gemeentedecreet over het managementteam, is het aangewezen dat een managementteam geïnstalleerd wordt dat periodiek samenkomt en waarover er verslaggeving wordt opgemaakt.

33

Testaudits• Globale rapportering

• Voorlopige tendensen– Systematiek werken aan

organisatiebeheersing–Managementteam– Continuïteit managementfuncties– Buitendiensten als eilanden

34

Type audits• Organisatie-audits

• Thema-audits

• Forensische audits

35

Hoe verloopt een audit?• Contactname• Startvergadering• Veldwerk

– Interviews– Documenten– Controles

• Slotvergadering• Ontwerprapport• Reactie van het bestuur• Definitief rapport

36

AuditdoelstellingenBedoeling is NIET:– individuele medewerkers controleren – het gevoerde beleid te evalueren

Bedoeling is WEL:– Evalueren van systeem van interne controle

of werking van de organisatie op allerlei vlakken onderzoeken: financiën, personeel, communicatie, ICT, organisatiestructuur, …

37

Onderdelen van een auditrapport

• Bestuurlijke boodschap• Sterke punten• Verbeterpunten• Aanbevelingen• Managementreactie• Aanbevelingentabel

38

39

Openbaarheid?• Actief: keuze auditcomité

• Passief: juridische kwestie– Grondwet– Decretale uitzonderingen

40

Opvolgen van aanbevelingen

• Beperkte capaciteit Audit Vlaanderen

• Deels verantwoordelijkheid bestuur zelf

41

Single audit– Interne audit– ABB– Rekenhof– Bedrijfsrevisoren– Sectorale administraties– Archiefdecreet– POD MI– ISO 9001

42

43

Forensische audits

44

Hoe start een forensische audit?

• Melding

• Duidelijke procedure– Betrouwbare melding?–Noodzaak?–Hoogdringendheid

• Deur niet te wijd open, maar toch wijd genoeg

45

Strategische doelstellingenvan Audit Vlaanderen

• SD1 : uitvoeren van audits• SD2 : sensibilisering

organisatiebeheersing• SD3 : realiseren van het “single-

audit”-principe• SD4 : interne werking

46

47

Traject leidraad

LeidraadVlaamse overheid

Organieke

decreten

Literatuurstudie

Gesprekken

met experte

n

Gesprekken

lokale

besturen

Stuurgroepleidraad

Ontwerp

leidraadlokale

besturen

(15/7/2013)

Leidraad lokale

besturen

48

Model

49

• PDCA– Plan– Do – Check– Act

• EIKE– Effectiviteit– Efficiëntie– Integriteit– Kwaliteit

50

Functies leidraad• Basis voor organisatie-audits

• Kader om te werken aan interne controle / organisatiebeheersing

• Basis voor thema-audits

51

Structuur• 10 thema’s

• 55 doelstellingen

• Risico’s

• Beheersmaatregelen

52

Per thema• Doelstellingen op een rijtje

• Plaats in het model

• Een woordje uitleg

• Doelstelling – risico’s – beheersmaatregelen - linken

53

54

Hoe kan ik in mijn bestuur aan de slag?

Stappenplan zelfevaluatie

55

Fase 1 : voorbereiding en communicatie

1. Kies een methodiek.2. Bespreek met de raad of dit een geschikte methodiek is als kader om te werken aan interne controle/organisatiebeheersing.3. Stel een trajectverantwoordelijke aan.4. Laat de trajectverantwoordelijke zich verdiepen in de gekozen zelfevaluatiemethodiek.5. Maak een plan van aanpak voor het uitvoeren van de zelfevaluatie op.

56

Fase 1 : voorbereiding en communicatie

6. Bepaal hoe je over het traject gaat communiceren.7. Stel een zelfevaluatieteam samen.8. Laat het zelfevaluatieteam kennismaken met de methodiek.

57

Fase 2 : uitvoeren van de zelfevaluatie

9. Bepaal per thema/domein uit de methodiek de sterke punten, de verbeterpunten en de verbeteracties.10. Geef je organisatie een score per thema/domein.11. Stel een verslag op van de zelfevaluatie op basis van de punten waarover consensusbestaat.

58

Fase 3 : keuze verbeteracties

12.Zet de verbeteracties op een rijtje, herformuleer ze en voeg er eventueel samen.13. Bepaal de quick wins en realiseer ze.14. Bepaal aan welke verbeteracties prioritair gewerkt wordt15. Kies een 10-tal verbeteracties waar de volgende 2 à 3 jaar zal worden op ingezet.

59

Fase 4 : implementeren van de verbeteracties

16.Stel een actieplan op met de verbeteracties.17.Communiceer over hoe de verbeteracties van het actieplan zullen geïmplementeerd worden.18. Voer het actieplan uit.19. Volg de realisatie van het actieplan op.20. Rapporteer jaarlijks aan de raad over de stand van zaken van de realisatie van het actieplan.

60

Inzoomen op enkele thema’s

61

Organisatiecultuur

62

Waarden• De organisatie heeft haar

belangrijkste waarden bepaald en past ze toe in de dagelijkse werking.

• De organisatie gaat regelmatig na of de waarden die ze vooropstelt ingang vinden.

63

Integriteit• De organisatie biedt ondersteuning

aan medewerkers die terecht komen in deontologisch gevoelige situaties.

64

Praktijkvoorbeelden• Opleiding vulpen• De huisverzekeraar biedt de

secretaris en burgemeester diner aan

• Aankoopverantwoordelijke krijgt kaarten eersteklassevoetbal van leverancier

• Digitale meter• Cadeau na overlijden voor goede

zorg• Kaarten concert

65

Praktijkvoorbeeld

66

Deontologisch gevoelige situaties

• Markten en foren

• Maatschappelijk werker

• Verantwoordelijke aankoop / overheidsopdrachten

• Kasfuncties

67

Ondersteuning• Bespreken ethische dilemma’s

• Voorbeeldfunctie

• Melden integriteitsschendingen

68

Deontologische code• Nieuwe medewerkers

• Bestaande medewerkers

69

Limburg• Situaties tegengekomen?

• Deontologische code?

70

Personeelsbeleid

71

HRM1. Keuzes2. Personeelsinzet3. Presteren volgens verwachtingen4. Kwaliteit leidinggeven5. Goede werkomstandigheden en welzijn6. Personeelsadministratie en

personeelsvragen7. Personeelsuitgaven en rapporten8. Evaluatie en bijsturing

Plan

Do

Chec

k-act

72

Informatie en communicatie

73

Informatie en communicatie1. Zicht op interne communicatie, externe

communicatie en informatiebeheer2. Degelijke interne communicatie3. Degelijke externe communicatie4. Efficiënt en betrouwbaar

informatiebeheer5. Evaluatie en bijsturing

Plan

Do

Chec

k-act

74

Investeer in een continu verbeterproces

75

Vragen / Bedenkingen / …

• Bedankt!

• http://www.auditvlaanderen.be