1

Agenda

• Welkomstwoord door de gouverneur

• Inleiding door Eddy Guilliams, administrateur-generaal van Audit Vlaanderen

• Globaal rapport thema-audit Aankoop en Contractbeheer van Leveringen en Diensten, door Steven Van Roosbroek, manager-auditor

2

• Praktijkverhaal over de thema-audit Aankoop- en opvolging van Leveringen en Diensten door Stefaan Vandecasteele, financieel beheerder van de stad Poperinge

• Globaal rapport thema-audit Aankoop en Opvolging van Werken, door Gunter Schryvers, manager-auditor

• Beleidsconclusies uit de twee globale rapporten door An De Gusseme, adviseur ABB

• PAUZE

3

• Forensische audits in lokale besturen, door Wim De Naeyer, manager-auditor

• Een forensische audit bij OCMW Torhout, door Tom Vandenberghe, OCMW en stadssecretaris van Torhout

• Toelichting van Jeroen Windey, administrateur-generaal van ABB

• Receptie

Welkomstwoord

Door de gouverneur van West-Vlaanderen, Carl Decaluwé

Audit Vlaanderen

19/12/2017

Eddy Guilliams

I. Audit Vlaanderen

7

Missie

Partner van de organisatie ...• Onafhankelijk• Objectief• Bekwaam

... bij het beheersen van financiële, wettelijke en organisatorische risico’s ...• Evaluatie van het systeem van interne controle /

organisatiebeheersing• Sensibilisering en kennisdeling

... om een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een efficiënte, effectieve, integere en kwaliteitsvolle organisatie

8

Auditdoelstelling lokale besturen op lange termijnOp elk grondgebied van een gemeente tegen 2019 een audit uitvoeren. Reeds gerealiseerd:

9

Groeiend aantal audits bij de LB2014 2015 2016 2017

(24/11/2017)

Organisatie-audits 15 26 12 24

Thema-audits 0 20 33 41

- GBR 20

- AC LD 20

- AC Werken 13 7

- Instroom 23

- Informatie-beveiliging

11

Detectie-audits 2 14 7 0

Forensische audits 2 4 6 10

Totaal 19 64 58 75

II. Organisatiebeheersing

11

Leidraad organisatiebeheersing

12

Actualisatie Leidraad organisatiebeheersingWaarom?

• Decreet lokaal bestuur noodzaakt aanpassingen;

• Valorisatie van ervaring opgedaan met organisatie-audits en thema-audits;

Hoe?• Feedback van lokale besturen gevraagd• Evaluatie bij Audit Vlaanderen

Wat volgt?• Binnenkort ontwerp geactualiseerde Leidraad online.• Graag jullie feedback!

III. Handvaten

14

Sensibiliseren

Niet mogelijk om groot aantal audits uit te voeren.

• Strategische keuze van Audit Vlaanderen om ook in te zetten op sensibilisering

• Globale rapporten• Studienamiddagen• Workshops• Tools, zoals gidsen, controleprogramma’s, … over thema-audits• Goede praktijken van lokale besturen:

https://overheid.vlaanderen.be/goede-praktijken-leidraad-organisatiebeheersing-

Doel: sterke lokale besturen met een continue dynamiek om hun organisatiebeheersing te versterken

15

Globale rapporten 2016-2017

• Globale rapporten in 2016 gepubliceerd:

• Structurele bevindingen uit de eerste reeks organisatie-audits bij lokale besturen

• Globaal rapport thema-audit Gemeentelijke belastingen en retributies

• Structurele bevindingen uit de eerste reeks detectie-audits bij de OCMW’s

• Globale rapporten in 2017 gepubliceerd:• Globaal rapport over de thema-audit Aankoop- en

contractbeheer van leveringen en diensten• Globaal rapport over de thema-audit Aankoop en opvolging

van werken

16

Globale rapporten 2018

• Globaal rapport thema-audit Instroom van medewerkers

• Globaal rapport thema-audit Informatiebeveiliging

• Structurele bevindingen uit de tweede reeks organisatie-audits bij lokale besturen

Eddy Guilliams, administrateur-generaal Audit Vlaanderen

19/12/2017

Thema-audit Aankoop- en Contractbeheer

van Leveringen en Diensten

19/12/2017

10 zaken om te onthouden

19

Agenda

I. Waarom?

II. Wat?

III. Resultaten

IV. En verder

I. Waarom?

21

Waarom?

• Materialiteit (1,5 miljard euro)

• Prioriteit auditcomité op efficiëntie en integriteit

Mogelijkheden tot optimalisatieFraudegevoelig proces

• Proces dat doorheen de organisatie gaat

II. Wat?

23

Wat?

• DoelstellingenNagaan hoe de overkoepelende, globale omkadering van het aankoopproces is uitgewerkt

Nagaan in welke mate de organisatie systematisch streeft naar het verkrijgen van de meest optimale invulling van de behoefte bij het aankopen van leveringen en diensten.

Nagaan of het aankoopproces en het bijhorende contractbeheer effectief, integer en transparant verloopt.

24

Model controleprogramma

Systeem van organisatiebeheersing

III. Resultaten

26

ResultatenRandvoorwaarden Proces

Organisatie-beheersing

Duidelijke aanpak

IntegriteitJuridische

kennisContract- en

leveranciersbeheerBehoefte Keuze Verloop Bestelling Ontvangst Factuur

Zeer klein - - - +

Zeer klein + + + + + + -

Zeer klein - + - -

Klein - - - - - - - -

Klein -

Klein - - - + +

Klein - - + - - -

Klein + + - - -

Middelgroot - + - + + -

Middelgroot - + -

Middelgroot - + + -

Middelgroot - + - +

Middelgroot - - + - -

Middelgroot - - + - + +

Middelgroot + + - + - -

Groot + + + - + + / / -

Groot + + + - -

Groot - - + - +

Groot + + + - /

Groot - - - -

27

10 dingen om te onthouden

1. Aantal zaken zijn structureel (goed of slecht)

2. Besturen overschatten zichzelf en staan onvoldoende kritisch stil bij aankoopproces

Bevraging

Globale aanpak organisatiebeheersing -> te weinig progressie

Evaluatie aankoopproces

3. Klein zijn is geen excuus

4. Besturen hebben te weinig zicht op hun contracten en hun uitgaven

5. Er wordt te weinig onderhandeld

28

10 dingen om te onthouden

6. Ernstige problemen op vlak van mededinging bij verzekeringen (meeste lokale besturen) en voeding (OCMW’s met WZC)

7. Raamcontracten / samenaankopen -> ruimte voor verbetering

8. Lokale besturen kiezen zelf te vaak voor bureaucratische systemen, vooral bij kleine aankopen

9. Ontvangst van goederen -> te weinig over nagedacht

10. Er wordt vaak te laat betaald

29

Overzicht VVSG

30

Overzicht Vlaamse overheid

IV. En verder?

32

En verder?

• Drempelbedrag wordt opgetrokken tot €30.000 -> en nu?

Basisprincipes blijven behouden!Besturen kunnen niet zonder afspraken over hoe ze aankopen organiserenNood aan differentiatie naargelang bedrag

• Ter inspiratie

15 goede praktijken via https://overheid.vlaanderen.be/goede-praktijken-leidraad-organisatiebeheersing-Praktische gids (inclusief controleprogramma)

Steven Van Roosbroek

Steven.vanroosbroek@vlaanderen.be

www.auditvlaanderen.be

19/12/2017

Praktijkgetuigenis Poperinge

19/12/2017

Stefaan Vandecasteele, financieel beheerder

35

Zelfevaluatie organisatiebeheersing

• Kader: Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen

• “Foto” van de organisatie

• Op basis van bevraging scoren van beheersmaatregelen• Brede laag van medewerkers werd betrokken• Interne werkgroep selecteerde prioritaire beheersmaatregelen• Bespreking aan “thematafels”

• Identificeren van risico’s• Beoordelen kans en impact=> 64 verbeterpunten

36

• MAT duidde per verbeterpunt een verantwoordelijke aan en stelde een timing op.

• Verbeterpunten werden ingevoerd in de boordtabel van Poperinge.

37

Boordtabel = geïntegreerd instrument

• Keuze om met één geïntegreerd instrument te werken• Zowel voor stad als OCMW• Stand van zaken opvolging• Wat?

• Actieplannen en acties van beleidsnota• Verfijning in stappenplannen met timing• Interne controle/organisatiebeheersing => uit zelfevaluatie• Opvolging van de aanbevelingen uit de thema-audit• Thema’s: kindvriendelijkheid, plattelandsfonds

38

Werkwijze

• Maandelijks door beleidscoördinatoren actualiseren

• 4 keer per jaar bilateralen met beleidscoördinatoren, secretaris en financieel beheerder

• 4 keer per jaar rapportering aan het cbs, eindrapport via de jaarrekening

• Resultaat: • Duidelijk overzicht• In één beweging nota doelstellingenrealisatie

Bedankt!

19/12/2017

Thema-audit

Aankoop en opvolging van Werken

19/12/2017

zaken om te onthouden

41

Agenda

I. Waarom?

II. Wat?

III. Resultaten

IV. En verder

I. Waarom?

43

Waarom?• Overheden besteden veel geld aan o.a.

het aankopen van leveringen en diensten (‘zusterthema-audit’)het ‘aankopen’/uitbesteden van werken (werken vergen meer opvolging van de uitvoering)

• Prioriteit auditcomité op efficiëntie en integriteit

Mogelijkheden tot optimalisatieFraudegevoelig proces

• Iedereen heeft wel eens gehoord van misgelopen werken en van de impact daarvan

=> Zijn lokale besturen voldoende gewapend om de kans te maximaliseren dat werken binnen de uitgezette lijnen hun doel realiseren ?

II. Wat?

45

Aangepast controleprogramma

Opvolging en oplevering van werken

Duidelijkeaanpak

46

Anders gezegd/getoond

III. Resultaten

48

ResultatenOrganisatie-

beheersing

Duidelijke

aanpakDeontologie

Juridische

kennis

Contract- en

leveranciersbeheerBehoefte Keuze Verloop Bestelling Opvolging Factuur

Zeer klein * * * * ** *

Zeer klein * * * *

Zeer klein * * * *

Klein * *

Klein * * * *

Klein * * * *

Klein * *

Klein * * *

Klein * * * * * * *

Klein * *

Middelgroot * ** * *

Middelgroot * * *

Middelgroot * ** * * * ** *

Middelgroot * * *

Middelgroot * * *

Groot * * * *

Groot * * ** * *

Groot * * *

Groot

Groot * * ** *

ProcesRandvoorwaarden

49

Gemiddeld resultaat

Algemene conclusie: De geauditeerde besturen slagen er globaal wel in om de meeste risico’s binnen het uitbestedingsproces van werken te beheersen.

Belangrijkste werkpunten:1. Duidelijke aanpak2. Opvolging3. Elementen die we ook in andere audits zien terugkeren

50

10 dingen die u al las

Duidelijke aanpak1. Duidelijk toewijzen van bevoegdheden, rollen en verantwoordelijkheden

2. Limiteren of monitoren van toegangen tot software

3. Maak goede (aangepaste) afspraken m.b.t. kleine werken

4. Gebruik hulpmiddelen goed: 3P en gelijkaardige systemen en websites zijn geen wondermiddel, zeker niet als je ze maar deels invult/gebruikt

Opvolging en oplevering van uitbestede werken5. Organiseer elke opvolging systematisch en projectmatig

6. Bepaal duidelijk welke opvolging minimaal wordt verwacht en wie bevoegd is voor welke beslissingen

7. Werk samen met externe partners o.b.v. goede en opgevolgde afspraken

Werkpunten die ook in andere audits tot uiting komen8. Volg de tijdige afhandeling van (vorderingsstaten en) facturen op

9. Denk ook aan overkoepelende taken, zoals de opvolging van contracten

10. Klein zijn is geen excuus

51

Wat u bij het lezen kon denken…

Zijn enkel witte raven bezig met de uitbesteding van werken ?

✓ Specialist wetgeving overheidsopdrachten

✓ Planner, projectmanager én persoon met visie

✓ Administratief dossierbehandelaar

✓ Inhoudelijk specialist (vandaag voor dit en morgen voor dat)

✓ Ploegbaas (interactie met aannemers, arbeiders, …)

✓ Noodarts (dringende beslissingen nemen of laten nemen met respect voor delegaties en wetgeving overheidsopdrachten)

✓ Controller (zelf uittekenen van procedures, sjablonen, … )

✓ 100% perfectie

52

Wat u bij het lezen kon denken…

Als je duidelijkere afspraken wil maken om beter uit te besteden, waar begin je dan mee ?

Wat gebeurt het meest ?

✓ Een standaard uitbesteding

✓ Toezicht ter plaatse tijdens de uitvoering

✓ Wijzigingen van de plannen/uitvoering

✓ Dringende beslissingen

✓ Kleine werken

✓ Verlof, ziekte, … van spilfiguren

? Hoogdringendheid

53

Wat u bij het lezen kon denken…

En hebt u ook al eens gedroomd van

op lange termijn kunnen anticiperen op wat er nodig zal zijn

minder veranderingen tijdens de uitvoering van de werken

geen tegenvallers meer in het eindresultaat

tijdiger betalen (ook met externe partijen er bij)

steeds een goed overzicht hebben

?

IV. En verder?

55

En verder?

• Ter inspiratie

16 goede praktijken via https://overheid.vlaanderen.be/goede-praktijken-leidraad-organisatiebeheersing-Praktische gids (inclusief controleprogramma)

Gunter Schryvers

Gunter.Schryvers@vlaanderen.be

www.auditvlaanderen.be

19/12/2017

Beleidsconclusies ABB

bij globale rapporten

Audit Vlaanderen

DOEL

Globale rapporten AV leveringen en diensten/werken bevatten aanbevelingen

(Vlaamse regering, federale overheid of externe partners)

Welke rol kan ABB hierin spelen?

WAAR STAAT ABB VOOR?

Ondersteunende, coachende administratie

Uitbouw kenniscentrum tot studiedienst voor het binnenlands bestuur

COACHENDE ADMINISTRATIE

ABB komt in aanraking met overheidsopdrachten van lokale besturen via:

Klachtenbehandeling

Inzendingsplichtige besluiten

Adviesvragen

Klachtenbehandeling (1/5)

Klachtentoezicht

-> Onderzoek na tijdige klacht

-> Ev. schorsing en/of vernietiging beslissing

-> Ontwerpdecreet over het lokaal bestuur

-> Cijfers (sinds 2014)

Klachtenbehandeling (2/5)

Sinds 2014 werden in totaal 3224 klachten ingediend

Klachtenbehandeling (3/5)

135 klachten overheidsopdrachten (= 4%)

Klachtenbehandeling (4/5)Klachtindieners: raadsleden (69), firma’s (47) en ‘anderen’ (19)

Klachtenbehandeling (5/5)

Resultaat:20 x schorsing + intrekking6 x schorsing + rechtvaardiging6 x schorsing + vernietiging

Schorsingsgrond = 1 of meerdere schendingen van: mededingings-, gelijkheids- en transparantiebeginselbevoegdheidsregelswetgeving overheidsopdrachtende plicht om eigen regels te respecterenmotiveringsplicht

Inzendingsplichtige stukken (1/2)

Dwingende en onvoorziene omstandigheden

Overruling visumweigering financieel beheerder

Overruling betalingsweigering gemeentesecretaris

Cijfers m.b.t. ingestuurde overrulingsbeslissingen(sinds 2014)

Inzendingsplichtige stukken (2/2)

Sinds 2014: 54 overrulingbeslissingen

Reden visum- of betalingsweigering:Onregelmatigheden in de overheidsopdrachtenprocedureOnvoldoende budgetGebrek aan voorafgaand visum

Resultaat: Schorsing + intrekking: 2Schorsing + rechtvaardiging: 1Schorsing + vernietiging: 1

Adviesvragen

Problematiek bevoegdheidsverdeling, delegatie van bevoegdheden

Verloop overheidsopdrachtenprocedure (bv. selectie- en gunningscriteria, uitsluitingsgronden, publicatie, …)

Uitvoering van opdrachten (bv. meerwerken tijdens de uitvoering, verbreking opdracht,

ambtshalve maatregelen, borg, …)

Belangenvermenging

Conclusie

Vaststellingen AV komen ook tot uiting in behandeling dossiers i.h.k.v. bestuurlijk toezicht

AV belangrijk sluitstuk in lokaal beleid

Globale rapporten zijn een bron aan informatie voor ABB

KENNISCENTRUM

Generieke ondersteuning via

-> website: lokaal.bestuur.vlaanderen.be/overheidsopdrachten

-> elektronische nieuwsbrief

KENNISCENTRUM

KENNISCENTRUMZowel nieuwe, als oude wetgeving overheidsopdrachten

raadpleegbaar

N.a.v. globale rapporten nieuwe topics op de site:-> visum en wijzigingsrecht-> aanvaarde factuur-> belangenconflicten-> aankoopcentrales-> occasionele gezamenlijke opdrachten-> looptijd van opdrachten-> bevoegdheid bij leningen

Link naar goede praktijken uit de globale rapporten AV

KENNISCENTRUM

GLOBAAL RAPPORT ‘AANKOOP EN OPVOLGING

WERKEN’

geen ‘aanbevelingen’, wel ‘vaststellingen’bv.: onvoldoende controle over risico’s organisatie aankoopproces, onvoldoende mededinging bij kleine werken

Samenwerking met andere entiteiten via aankoopcentrales of samen-aankoop

Ondersteuning via lokaal.bestuur.vlaanderen.be

Globaal rapport leveringen en diensten

Aanbeveling A1:

“De Vlaamse overheid en koepelorganisaties overwegen om een gestructureerd en toegankelijk overzicht uit te werken van alle raamovereenkomsten en samenaankoopinitiatieven

waaraan lokale besturen kunnen deelnemen.”

Aanbeveling A1

VOU dd. 6 juni 2017

Agentschap Facilitair Bedrijf als aankoopcentrale, ook voor lokale besturen via dienstencatalogus

Ook andere samen-aankoopinitiatieven

Overzicht van alle raamovereenkomsten + samenaankopen?

Aanbeveling A2

“De Vlaamse overheid, koepelverenigingen en bestuursscholen bieden de nodige opleidingen voor

lokale besturen inzake vaardigheden in het algemeen en onderhandelingstechnieken in het bijzonder aan.”

Aanbeveling A2

Opleiding m.b.t. wetgeving overheidsopdrachten en onderhandelingstechnieken

taak van private spelers en provinciale bestuursscholen

ABB neemt hiertoe geen initiatief

Aanbeveling 3

“De Vlaamse overheid en de koepelverenigingen ondersteunen lokale besturen om op een adequate manier verzekerings- en voedingsdossiers te gunnen. Bestaande initiatieven kunnen

worden geëvalueerd en bijgestuurd zodoende de mededinging beter te laten. Hiernaast kan men ook ondersteunende

documentatie ter beschikking, zoals voorbeeldbestekken door deze dossiers, richtlijnen wat aanvaardbare kostprijzen zijn

voor dergelijke dienstverlening.”

Aanbeveling 3

Typebestek voor de aanstelling van een verzekeringsmakelaar

Doorlichting verzekeringsportefeuille lokaal bestuurBegeleiding van de overheidsopdracht

Standaardbestek 250

Ook andere modelbestekken op website

Bijkomende noden graag signaleren!

Conclusie

Conclusie en aanbevelingen AV zijn bron van informatie voor ABB

Relevante info en contact

Website ABB

http://lokaalbestuur.vlaanderen.be/overheidsopdrachten

Contact: binnenland@vlaanderen.be

Vragen?

Forensische audits in

lokale besturen

Wim De NaeyerManager-auditor

85

Agenda

I. Fraude?

II. Forensisch takenpakket Audit Vlaanderen

III. Integriteitsbeleid

IV. Forensische audits: algemeen verloop

V. Forensische audits bij lokale besturen: 2014 – 2017

VI. Praktijkvoorbeeld

I. Fraude?

Slipgevaar

Heel vaak:

“Geen tijd voor integriteit, er zijn andere prioriteiten”

Mij overkomt dit niet…

Tot…

II. Forensisch takenpakket Audit Vlaanderen

97

Taakstelling Audit Vlaanderen

Evaluatie van het interne controlesysteem via:

Organisatie-/operationele audit

Financiële audit

Compliance audit

Ad-hocopdrachten

Forensische audits

Geplande audits = reguliere audits (80% van de auditcapaciteit)

Vraaggestuurde en incidentgedrevenaudits (20% van de auditcapaciteit)

98

Decretale bevoegdheid

“De gemeenten/provincies/OCMW’s staan in voor de interne controle van hun activiteiten. Interne controle is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over:

1° het bereiken van de doelstellingen;2° het naleven van wetgeving en procedures;3° de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie;4° het efficiënt en economisch gebruik van middelen;5° de bescherming van activa;6° het voorkomen van fraude.”

Gemeentedecreet (art. 99), Provinciedecreet (art. 99) en OCMW-decreet (art. 98)

99

Decretale bevoegdheid

Art. 265 van het Gemeentedecreet (en identieke bepalingen in Provincie- en OCMW-decreet)

“In elke gemeente en in elk autonoom gemeentebedrijf zal periodiek een externe audit plaatsvinden. Deze audit wordt uitgevoerd door de entiteit Audit Vlaanderen, vermeld in artikel 34, §1, van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003.

Audit Vlaanderen evalueert de interne controlesystemen, gaat na of ze adequaat zijn en formuleert aanbevelingen tot verbetering daarvan. Deze entiteit voert daartoe financiële audits, overeenstemmingsaudits en operationele audits uit en is gemachtigd alle bedrijfsprocessen en activiteiten te onderzoeken.

Audit Vlaanderen is tevens bevoegd voor het uitvoeren van forensische audits bij de voormelde besturen.”

100

Toegang tot informatie

Art. 267 van het Gemeentedecreet (en identieke bepalingen in Provincie- en OCMW-decreet)

“Om zijn bevoegdheid te kunnen uitoefenen, heeft Audit Vlaanderentoegang tot alle informatie en documenten, ongeacht de drager ervan, entot alle gebouwen, ruimtes en installaties waar taken worden uitgevoerdvan de besturen, vermeld in artikel 265.

Audit Vlaanderen kan aan ieder personeelslid de inlichtingen vragen die voorde uitvoering van zijn opdrachten nodig worden geacht. Ieder personeelslidis ertoe gehouden zo snel mogelijk en zonder voorafgaande machtiging opeen volledige wijze te antwoorden en alle relevante informatie endocumenten te verstrekken.”

III. Integriteitsbeleid

102

Volwaardig integriteitsbeleid

• Elke fraude is een integriteitsschending frauderisicomanagement maakt deel uit van een integriteitsbeleid

• Gestructureerde aanpak doel: onregelmatigheden, normvervaging en laakbare

praktijken voorkomen en detecteren

103

3 pijlers in integriteitsbeleid

3 pijlers:

PreventieDetectieReactie/sanctie (curatief)

Combinatie: stimuleren en controleren(soft & hard law)

Evenredige aandacht voor 3 pijlers in integriteitsbeleid

IV. Forensische audits: algemeen verloop

Algemeen verloop

1) Melding2) Vooronderzoek en beslissing opstart forensische audit3) Uitvoeren forensische audit4) Rapportering

106

Melding

Indien:

• Audit Vlaanderen klachten/meldingen ontvangt over

mogelijke onregelmatigheden bij een lokaal bestuur, uit

eender welke bron

• er indicaties zijn van onregelmatigheden bij het uitvoeren

van “reguliere” audits

vooronderzoek wordt gestart

107

Vooronderzoek en opstart FA

• Vooronderzoek= nagaan of de melding(en) en/of vermoedens van onregelmatigheden degelijk onderbouwd zijn en steunen op betrouwbare aanknopingspunten

• Trapsgewijze inschatting van de aanvraag:Is de aangeleverde informatie betrouwbaar?Is een forensische audit noodzakelijk?Is de onmiddellijke opstart van een forensische audit vereist?

108

Uitvoeren forensische audit

Wat?

• Geheel van activiteiten bestaande uit het verzamelen, controleren, bewerken, analyseren van en rapporteren over gegevens met het oog op waarheidsbevinding en/of bewijsvoering

• Dient uitgevoerd te worden binnen een geijkt referentiekader op het terrein van juridisch/financiële geschillen en/of onregelmatigheden (waaronder fraude)

109

Rapportering

• Op een objectieve wijze meedelen van de vastgestelde feiten en eventueel gepleegde inbreuken

• In kaart brengen van tekortkomingen in ICS/systeem van organisatiebeheersing en formuleren vanaanbevelingen

• Het rapport moet de bevoegde personen toelaten de nodige maatregelen te treffen, een herhaling van de feiten te voorkomen en de belangen van de organisatie te vrijwaren

Audit Vlaanderen als partner van het management

110

Rapportering

Indien (mogelijk) een misdrijf werd gepleegd:

• exemplaar van het rapport wordt doorgestuurd aan parket of CDBC

• aan geauditeerde entiteit wordt geadviseerd zich burgerlijke partij te stellen

V. Forensische audits bij lokale besturen: 2014 -

2017

Evolutie meldingen

Jaar Aantal meldingen

2014 14

2015 19

2016 37

2017

(24/11/2017) 43

Totaal: 113

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

2014 2015 2016 2017(24/11/2017)

Aantal meldingen

Opgestarte forensische audits

Jaar Aantal opgestarte FA's

2014 3

2015 5

2016 8

2017 14

Totaal: 30

0

2

4

6

8

10

12

14

16

2014 2015 2016 2017

Aantal opgestarte FA's

Herkomst meldingen

Herkomst meldingAantal

Meldingen

Aantal

Meldingen

(%)

Burger 33 29%

Personeelslid entiteit 25 22%

Auditor Audit Vlaanderen 11 10%

Decretale graden 11 10%

Lokaal politiek mandataris 10 9%

Ex-personeelslid entiteit 7 6%

ABB 6 5%

Media 4 4%

Anonieme klacht 3 3%

Spreekbuis 2 2%

Coördinator Integriteitszorg 1 1%

Totaal 113 100%

Beslissing tot forensische audit

Herkomst meldingAantal

meldingenMelding in

vooronderzoekGeen verder

gevolgBeslissing tot

FABeslissing tot

FA (%)

Burger 33 3 24 6 18%

Personeelslid entiteit 25 4 8 13 52%

Decretale graden 11 1 5 5 45%

Auditor Audit Vlaanderen 11 3 6 2 18%

Lokaal politiek mandataris 10 2 6 2 20%

Ex-personeelslid entiteit 7 5 2 29%

ABB 6 1 3 2 33%

Media 4 4

Anonieme klacht 3 3

Spreekbuis 2 2

Coördinator Integriteitszorg 1 1

Eindtotaal 113 14 67 32

Uitgevoerde forensische audits

Aantal opgestarte forensische audits bij lokale besturen 30

Lopende forensische audits 8

Reeds uitgevoerde forensische audits 22

Rapport aan ABB gestuurd

wegens vaststelling van ernstige schending van het recht18

Rapport aan CDBC/parket gestuurd

wegens vaststelling van mogelijk misdrijf15

Advies aan bestuur om burgerlijke partij te stellen

(sinds midden 2016)4

VI. Praktijkvoorbeeld

Wim De Naeyerwim.denaeyer@vlaanderen.be

www.auditvlaanderen.be

Getuigenis

Onregelmatigheden Sociaal Huis Torhout

Tom Vandenberghe, secretaris Stad en OCMWLokaal Bestuur Torhout

121

Agenda

I. Context

II. Directe aanpak

III. Forensische audit

IV. Maatregelen

V. Organisatiebeheersing/Interne controle

VI. Slot

122

I. Context

• Vaststelling onregelmatigheden

• Sociaal Huis Torhout

• In dossiers die beheerd werden door directeur

Vrijdag 4 november 2016

I. Context

Hoe is dit mogelijk?

Hoe geraken we hierdoor?

125

II. Directe aanpak!

• Confrontatie betrokkene bekentenis

• Klacht politie opstart strafrechtelijk onderzoek

• Informeren OCMW-raad opstart tuchtonderzoek• Aanstelling raadsman• Preventieve schorsing

• Informeren Audit Vlaanderen

• Informeren personeel

• Perscommunicatie

Maandag 7 november 2016

126

III. Forensische audit Verloop

• Maximale ondersteuning vanuit financiële dienst OCMW/Sociaal Huis

• Intense samenwerking

• Looptijd: 6-7 maanden

• Auditor 2 dagen/week aanwezig

• Grondige analyse modus operandi directeur

Donderdag 10 november 2016

127

III. Forensische auditRapport

• Rapport klaar

• Strikt vertrouwelijk

Vrijdag 9 juni 2017

128

III. Forensische auditOpenheid van bestuur

• Toelichting door Audit Vlaanderen aan OCMW-raad

• Toelichting aan gemeenteraadsleden – grote lijnen

• Informeren personeel

• Perscommunicatie: persconferentie/persbericht

Donderdag 14 september 2017

129

III. Forensische audit –vastgestelde feiten

• Vaststelling onregelmatigheden in dossiers die beheerd werden door directeur

• Bij sociaal kwetsbaren

• Handelde alleen

• Dossiers budgetbeheer• Budgetrekening vs afnamerekening

130

III. Forensische auditVastgestelde feiten

• Misleiden OCMW-raad• Ten onrechte steun vragen zonder medeweten cliënten• Leefloon blijven vragen na verhuis• Niet melden vervangingsinkomens

• Misleiden cliënten• Niet volledig uitkeren toegekende steun• Gebruik van dubbele budget- en afnamerekeningen• Achterhouden van kennisgevingen genomen beslissingen

131

III. Forensische auditVastgestelde feiten

• Uitgaven directeur• Via afhaling contanten aan bankautomaten• Gebruik budgetrekeningen voor betaling eigen facturen

132

III. Forensische audit Inschatting schade

• 13 cliëntendossiers met onregelmatigheden• Onderzoek o.b.v. beschikbare gegevens• Bankgegevens slechts beschikbaar vanaf 08/2001

• 2 cliënten persoonlijk gedupeerd• 82.804 euro• OCMW begeleidt naar raadsman• Schade zal integraal vergoed worden

• Voornaamste schade voor OCMW• 393.940 euro

133

IV. Beheersmaatregelen

• Onmiddellijke invoering van reeks beheersmaatregelen

• Om herhaling te voorkomen

• In samenspraak met Audit Vlaanderen

134

IV. Beheersmaatregelen

1. Uniforme werkwijze dossiersamenstelling

2. Periodieke controle d.m.v. steekproeven

3. Beperken duurtijd budgetbeheerdossiers door snellere uitstroom dossiers zonder schuldenlast

4. Controle dossiers door diensthoofd

5. Functiescheiding:1. Opmaak briefwisseling/kennisgeving raadsbeslissing en versturen2. Ingave rekeningnummers enkel door administratieve medewerker3. Diensthoofd beheert geen individuele dossiers meer

135

V. Interne controle

• Intern controlesysteem was aanwezig maar niet actief

• Weinig opvolging door directeur

• Integratie reeds aanleiding geweest tot actualisering

• Begeleidingstraject opgestart ism SBR in september 2016

• Eind 2017 wordt nieuw organisatiebeheersingssysteem ter goedkeuring voorgelegd aan respectieve raden

• Niet enkel voor Sociaal Huis maar voor het volledige Lokaal Bestuur Torhout!

136

VI. Tot slot

• Serene en discrete aanpak Audit Vlaanderen

• Goed gedocumenteerd rapport

• Goede communicatie naar bestuur en OCMW

• Samenwerking louterend!

• Beheersmaatregelen gaan verder dan aanbevelingen

• Tuchtonderzoek afgerond

• Strafrechtelijk onderzoek loopt nog

137

Vragen

Jeroen Windey,

Administrateur-generaal ABB

Presentaties worden gepubliceerd op: www.auditvlaanderen.be

Wil u graag uw mening geven over deze studiedag? Vul dan binnenkort onze klantenbevraging in!

19/12/2017