Audit Vlaanderen & Agentschap Binnenlands Bestuur · 2016-04-25 · 2 VVSG 1 VVP Minister van...
Transcript of Audit Vlaanderen & Agentschap Binnenlands Bestuur · 2016-04-25 · 2 VVSG 1 VVP Minister van...
Audit Vlaanderen &
Agentschap Binnenlands Bestuur
Audit Vlaanderen &
Agentschap Binnenlands Bestuur
Studiedag over de globale rapporten van Audit Vlaanderen
Leuven 13 april 2016
Programma
• Welkomstwoord
• Inleiding • Over Audit Vlaanderen en audits • Organisatiebeheersing in de stad Scherpenheuvel-Zichem • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen • Pauze • De thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies • Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Getuigenis over de audit naar aanleiding van de fraude bij
OCMW Wervik • Afsluiting
Programma
• Welkomstwoord • Inleiding • Over Audit Vlaanderen en audits • Organisatiebeheersing in de stad Scherpenheuvel-Zichem • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen • Pauze • De thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies • Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Getuigenis over de audit naar aanleiding van de fraude bij
OCMW Wervik • Afsluiting
Programma
• Welkomstwoord • Inleiding
• Over Audit Vlaanderen en audits
• Organisatiebeheersing in de stad Scherpenheuvel-Zichem • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen • Pauze • De thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies • Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Getuigenis over de audit naar aanleiding van de fraude bij
OCMW Wervik • Afsluiting
Over Audit Vlaanderen en audits
25/04/2016
Wim De Naeyer, manager-auditor Eva Poelemans, stafmedewerker
stad Scherpenheuvel-Zichem
6
Agenda
I. Audit Vlaanderen
II. Een audit
I. Audit Vlaanderen
8
Missie
Partner van de organisatie ... • Onafhankelijk • Objectief • Bekwaam
... bij het beheersen van financiële, wettelijke en organisatorische risico’s ... • Evaluatie van het systeem van interne controle /
organisatiebeheersing • Sensibilisering en kennisdeling
... om een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een efficiënte, effectieve, integere en kwaliteitsvolle organisatie
9
Onafhankelijke partner
Aansturing door 2 auditcomités Auditcomité Vlaamse overheid Auditcomité lokale besturen
4 onafhankelijken 4 onafhankelijken
3 personen aangeduid door de Vlaamse Regering
2 VVSG
1 VVP
Minister van Binnenlands Bestuur: waarnemer
10
Werkterrein
De Vlaamse administratie: 62 entiteiten (sinds 2001)
De lokale besturen > 800 entiteiten (sinds 2014)
II. Een audit
12
Wat is een audit (niet)?
Wat is een audit? • Onafhankelijke • Objectieve • Systematische • Evaluatie (van systeem van interne controle / organisatiebeheersing) • Waarover gerapporteerd wordt
Wat is een audit niet? • Individuele medewerkers controleren • Het gevoerde beleid evalueren • Enkel te kijken of bepaalde documenten er zijn
13
Soorten audits
Organisatie-audits
Thema-audits
Detectie-audits
Forensische audits
14
Methodologie bij lokale besturen
15
Organisatie-audits
16
Thema-audits
• Specifiek thema • Kernproces • Management of ondersteunend proces
• Meerdere lokale besturen ( bv. 20-tal) • Rapport
• Individueel rapport: geauditeerde • Globaal rapport
17
Detectie-audits
• Analyse van grote hoeveelheden gegevens aan de hand van moderne monitoringmechanismen.
• Op basis van een aantal risicofactoren. • Bedoeling : ongebruikelijke, afwijkende of merkwaardige
patronen te vinden. • Nagaan of deze patronen verklaarbaar zijn of symptomatisch
voor mogelijke fouten en/of onregelmatigheden.
18
Forensische audits
Duidelijke procedure Betrouwbare melding? Noodzaak? Hoogdringendheid?
19
Fasen binnen de audit
20
21
Vragen/bedenkingen/…
Bedankt! [email protected]
Programma
• Welkomstwoord • Inleiding • Over Audit Vlaanderen en audits
• Organisatiebeheersing in de stad Scherpenheuvel-Zichem • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen
• Pauze • De thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies • Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Getuigenis over de audit naar aanleiding van de fraude bij
OCMW Wervik • Afsluiting
Organisatiebeheersing bij lokale besturen en structurele
bevindingen uit de eerste reeks organisatie-audits
25/04/2016
Eva Poelmans, stafmedewerker stad Scherpenheuvel-Zichem
Steven Van Roosbroek, manager-auditor
25
Agenda
I. Organisatiebeheersing bij stad Scherpenheuvel-Zichem
II. Over de eerste reeks organisatie-audits
III. Vaststellingen
IV. Aan de slag
I. Organisatiebeheersing bij stad Scherpenheuvel-Zichem
25/04/2016 - Scherpenheuvel-Zichem 28
Hoe systematisch werken rond organisatiebeheersing?
Zelfevaluaties als basis
• Eerste zelfevaluatie 2009
• Tweede zelfevaluatie 2011
• Derde zelfevaluatie pas in 2014:
Verkiezingen najaar 2012
BBC 2013
in afwachting van “nieuwe” leidraad
• Vierde zelfevaluatie in tweede helft 2017
Gebruiken als interne omgevingsanalyse BBC
25/04/2016 - Scherpenheuvel-Zichem 29
Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen
Werkwijze
• Goedkeuren kader door de gemeenteraad
• Trajectverantwoordelijke: stafmedewerker
• Evaluatieteam: MAT + aangevuld per thema
• Tip: werkboek als invulklaar document
25/04/2016 - Scherpenheuvel-Zichem 30
Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen
Werkwijze
• Aantal samenkomsten
• Sterke punten en verbeterpunten
• Mogelijke acties per thema, op basis van waarschijnlijkheid en impact (financiële
impact, fraudegevoeligheid, continuïteit dienstverlening in gedrang,…)
• Uit al deze acties worden 10 tot 15 acties geselecteerd rekening houdend met
het meerjarenplan
de moeilijkheidsgraad
de benodigde middelen
de realisatietermijn
25/04/2016 - Scherpenheuvel-Zichem 31
Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen
Voorbeelden van acties die voor de periode 2014-2016 werden
weerhouden:
• Bij indiensttreding van elk nieuw personeelslid zal aandacht worden besteed aan de uitgeschreven procedures
die voor hem/haar van belang kunnen zijn.
• In het bestaande meerjarenplan worden waar mogelijk indicatoren ingevoerd die de resterende periode van het
meerjarenplan worden opgevolgd.
• Er wordt een MAT-scan uitgevoerd om na te gaan op welke vlakken de werking van het MAT kan worden
verbeterd/aangepast.
• Er wordt nagegaan welke rapporten uit de HRM-softwarepakketten kunnen worden getrokken die van belang
kunnen zijn in het uitwerken van een activerend aanwezigheidsbeleid en een leeftijdsbewust personeelsbeleid.
• De beleving van de waarden vastgelegd in de deontologische code wordt geactiveerd door dilemmatrainingen en
in het nog op te starten personeelsblad; bijzondere aandacht wordt hierbij ook besteed aan het uitgewerkte
alcohol- en drugsbeleid.
• Voor de voornaamste softwaretoepassingen die door de personeelsleden worden gebruikt, worden
verantwoordelijken aangesteld die zullen fungeren als eerstelijnshulp, zodat enkel de complexere problemen nog
door de ICT’er moeten worden opgelost.
25/04/2016 - Scherpenheuvel-Zichem 32
Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen
Voordelen
• Kritisch, maar opbouwend nadenken over de hele organisatie
• Zichtbare evolutie na enkele zelfevaluaties
• Systematisch, houvast
• Voorbereiding op externe audit
25/04/2016 - Scherpenheuvel-Zichem 33
Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen
Valkuilen bij het werken met de leidraad
• Geen checklist, geen formaliteit
• Overweldigend veel informatie, dus keuzes moeten worden gemaakt
• Niet enkel het negatieve benadrukken
• Neem de tijd!
25/04/2016 - Scherpenheuvel-Zichem 34
Opvolging
• Per actie een verantwoordelijke selecteren
• Actie koppelen aan een realistische timing
• Jaarlijkse rapportering aan de gemeenteraad:
In een evaluatiejaar: resultaat zelfevaluatie
Stand van zaken betreffende acties uit het verbeterplan
Stand van zaken betreffende acties uit het meerjarenplan die kunnen
bijdragen aan een systematische werkwijze rond organisatiebeheersing
Procedures uitgetekend in de afgelopen rapporteringsprocedure
Andere elementen die kunnen bijdragen aan een systematische werkwijze
rond organisatiebeheersing
Rapportering betreffende de klachten
25/04/2016 - Scherpenheuvel-Zichem 35
Opvolging
• Jaarlijkse rapportering aan de gemeenteraad:
Doel Verantwoordelijke Realisatie
1 Bij indiensttreding van elk nieuw personeelslid
zal aandacht worden besteed aan de
uitgeschreven procedures die voor hem/haar
van belang kunnen zijn.
Jurgen Janssens en Eva
Poelemans
Gerealiseerd.
Bij elke indiensttreding wordt nagegaan welke
procedures van belang kunnen zijn en worden deze
toegelicht.
2 In het bestaande meerjarenplan worden waar
mogelijk indicatoren ingevoerd die de resterende
periode van het meerjarenplan worden
opgevolgd.
Eva Poelemans Gedeeltelijk gerealiseerd.
Voor het Autonoom Gemeentebedrijf werden half
2015 indicatoren opgenomen, aangezien deze cijfers
grotendeels betrekking hebben op het culturele
seizoen dat loopt van september tot mei/juni.
Stad: er wordt in het voorjaar van 2016 een opleiding
georganiseerd betreffende indicatoren door Audit
Vlaanderen, in samenwerking met de
stafmedewerker, waarin de mogelijkheden om
indicatoren te gebruiken voor lokale besturen
praktisch worden toegelicht. Na deze opleiding wordt
een ontwerp van indicatoren opgemaakt ter
goedkeuring.
25/04/2016 - Scherpenheuvel-Zichem 36
Valkuilen bij het werken rond organisatiebeheersing
• Te veel acties selecteren
• Interne controle als “taak” van 1 persoon beschouwen
• Levend houden van procedures
• Naast elkaar bestaan van ICS, BBC, evaluatiecyclus, etc.
• Weerstand
Organisatiecultuur
Cultuur per dienst
Communicatie
Vertrouwen
25/04/2016 - Scherpenheuvel-Zichem 37
Kritische succesfactoren voor een geslaagd ICS
• Steun van secretaris (= sponsor)
• Communiceren
• Niet beschouwen als bijkomende (formele) verplichting, maar als onderdeel van de
organisatie → Verankering in werking (b.v. door acties als doelstellingen te
gebruiken in evaluatiecyclus, koppeling aan de acties in het meerjarenplan, etc.)
II. Over de eerste reeks organisatie-audits
39
Voornamelijk BBC-piloten
Voorkeur Gemeente en OCMW samen
Geauditeerde besturen
Geauditeerden Auditrapporten
Gemeentebesturen 24 24
AGB’s 10
OCMW-besturen 20 20
Totaal 54 44
40
Beperkingen organisatie-audits
Enkel management- en ondersteunende processen
Breed -> minder diep
Randvoorwaarden om te komen tot effectieve, efficiënte, kwaliteitsvolle en integere organisatie
41
Goede praktijken
Tijdens audits gedetecteerd
Procedure binnen Audit Vlaanderen doorlopen
Inspiratie voor besturen om aan de slag te gaan
III. Vaststellingen
1. Systematisch werken aan interne controle / organisatiebeheersing kan beter
44
Het aantal organisaties dat beschikt over een door de raad goedgekeurd kader voor interne controle / organisatiebeheersing
45
Het aantal organisaties waarin de secretaris jaarlijks aan de raad rapporteert over de organisatie en werking van de interne controle / organisatiebeheersing
2. Er moet extra worden ingezet op doelgericht werken en de opvolging ervan
47
Referentiekader
Filosofie achter BBC • Bepaal als organisatie waar je naartoe wil • Wijs daar de nodige middelen aan toe • Volg het geheel op
De doelstellingen omvatten idealiter 3 onderdelen: • Het nieuw beleid • De weerkerende taken • De interne werking
Doelstellingen en monitoring (zitten we op koers?): • 2 zijden van dezelfde medaille
48
Vaststellingen over doelstellingen en monitoring Positieve ontwikkeling
Toch nog sterke verbetermarge • Weerkerende taken • Interne werking • Doorvertaling van doelstellingen naar medewerkers • Onvoldoende zicht op de vraag of de doelstellingen bereikt worden
49
Het aantal organisaties met een aanbeveling over het doelstellingenkader
50
Het aantal organisaties met een aanbeveling over de opvolging
3. Er is nog werk aan de aansturing door het managementteam en de evaluatie van de medewerkers
52
Vaststellingen over het managementteam en evaluatie Managementteam relatief succesvolle innovatie
Evalueren van medewerkers gebeurt onvoldoende
Evalueren van decretale graden gebeurt ruimschoots onvoldoende
Mogelijk gevolg: voorbeeldfunctie, problemen blijven etteren
53
Het aantal organisaties waarin de decretale graden geëvalueerd worden
4. De aanpak van de samenwerking tussen gemeentebestuur en OCMW-bestuur kan het best meer projectmatig
55
Samenwerking gemeente - OCMW
Beleidsintenties op Vlaams niveau
Trend in de richting van meer samenwerking
Grote verschillen tussen besturen
56
Het aantal gemeente en OCMW-besturen dat een medewerker/dienst deelt
57
Samenwerking gemeente - OCMW
Aanpak onvoldoende projectmatig, ondanks lokale beleidsintenties • Welke diensten gaan samenwerken? • Wie is verantwoordelijk? • Welke timing? • Wat zijn de tussenstappen?
-> Mogelijk gevolg: efficiëntiewinsten gaan verloren, onzekerheid bij medewerkers
Goede praktijk gemeente en OCMW Drogenbos
5. De filosofie van de organieke decreten en andere regelgeving is onvoldoende geïmplementeerd
59
Regelgeving
Geen compliance audit!
Kloof wettelijke en werkelijke land • Aanwezigheid van instrumenten • Filosofie van de regelgeving
60
Het aantal organisaties dat beschikt over een door de raad goedgekeurd reglement voor klachtenbehandeling
61
Het aantal organisaties per aantal geregistreerde klachten (weergegeven in intervallen)
IV. Aan de slag
63
Wat kan uw lokaal bestuur doen? Zelfevaluatie met de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen of een ander kader (CAF, VVSG-model …)
Zorgen voor een degelijke rapportering over interne controle / organisatiebeheersing aan de raad
64
Tips voor de rapportage over interne controle aan de raad Overzicht van • Sterke punten • Verbeterpunten • Punten waarop actie wordt ondernomen
Duidelijk antwoord op ‘wie, wat, wanneer’
Interne controle / organisatiebeheersing is meer dan louter processen!
Modellen zijn beschikbaar
65
Vragen/bedenkingen/…
Bedankt! [email protected]
Programma
• Welkomstwoord • Inleiding • Over Audit Vlaanderen en audits • Organisatiebeheersing in de stad Scherpenheuvel-Zichem • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen
• Pauze
• De thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies • Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Getuigenis over de audit naar aanleiding van de fraude bij
OCMW Wervik • Afsluiting
Programma
• Welkomstwoord • Inleiding • Over Audit Vlaanderen en audits • Organisatiebeheersing in de stad Scherpenheuvel-Zichem • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen • Pauze
• De thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies
• Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Getuigenis over de audit naar aanleiding van de fraude bij
OCMW Wervik • Afsluiting
Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies
25/04/2016
Steven Van Roosbroek, manager-auditor Hilde Venstermans, financieel beheerder
Scherpenheuvel-Zichem
70
Agenda
I. Over de thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies
II. Getuigenis van Scherpenheuvel-Zichem en bevindingen uit het globaal rapport t.a.v. gemeentebesturen
III. Bevindingen t.a.v. andere instanties uit het globaal rapport
IV. Aan de slag
I. Over de thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies
72
Het thema ‘gemeentelijke belastingen en retributies’
73
Auditdoelstelling
In welke mate beschikken de betrokken gemeentebesturen over de nodige beheersmaatregelen om de gemeentelijke belastingen en retributies op een efficiënte en integere manier correct en volledig te innen en hierbij alle burgers gelijkwaardig te behandelen?
Hoe worden de voorziene beheersmaatregelen in de praktijk toegepast?
74
Methodiek
75
Het controleprogramma
• Werkinstrument voor de auditoren. • Gemeentebesturen kunnen het gebruiken als zelfevaluatie-
instrument. • Uitgebreide gids met doelstellingen, mogelijke risico’s en
mogelijke beheersmaatregelen.
II. Bevindingen en een getuigenis van Scherpenheuvel- Zichem
77
De audit in Scherpenheuvel- Zichem
• Kohierbelastingen • Leegstand • Tweede verblijven • Niet-bebouwde gronden
• Contante belastingen • Afgifte stedenbouwkundige vergunningen • Administratieve documenten van de dienst Bevolking
• Rijbewijzen • Paspoorten • Identiteitskaarten
78
De audit in Scherpenheuvel- Zichem
• Grondige doorlichting • Vanaf belastingreglement t.e.m. invorderingen via deurwaarder
• Rapport met sterke punten, maar uiteraard ook met
verbeterpunten en aanbevelingen
• Goede praktijken met een stappenplan voor implementatie en voorbeelddocumenten:
http://overheid.vlaanderen.be/goede-praktijken-leidraad-organisatiebeheersing-
79
Methodiek
Een evaluatie van de reglementen en procedures is noodzakelijk
81
Vaststellingen m.b.t. evaluatie
Meeste besturen hebben duidelijk zicht op hun belastingen en retributies en maken de reglementen duidelijk bekend.
Weinig besturen evalueren reglementen en processen periodiek en grondig
Vaak geen duidelijke, te beperkte of onvolledige rapportering
82
Case Scherpenheuvel-Zichem
• Goede praktijk voor de evaluatie van de belastingen en retributies.
• Gemakkelijk binnen elk bestuur te implementeren
• Betrokkenheid van medewerkers die reglementen moeten toepassen, dienst Financiën, MAT en politici.
83
Aanpassing van belasting- en retributiereglementen • Vroeger:
• één maal om de 6 jaar • Enkel de tarieven wijzigden • Meestal te sterk verhoogde tarieven => weerstand
• Nu: • Systematische evaluatie van de reglementen om de 3 jaar
84
Stap 1: evaluatie door de diensten
• Elk diensthoofd is verantwoordelijk voor zijn eigen reglementen
• Diensten lichten het huidige reglement door en gaan na of alle wetgeving waarnaar verwezen wordt nog up to date is
• Bepalingen specifiek te maken met belastingwetgeving kijkt de financiële dienst na
• Diensten houden ook rekening met de moeilijkheden die ze de voorbije jaren ervaarden bij de toepassing van de reglementen
85
Stap 2 : bespreking op het MAT
• Samen met de betrokken diensthoofden
• Medewerkers • Bij belastingreglementen: medewerker die instaat voor de
belastingen • Bij retributiereglementen: medewerker die facturatiecyclus
afhandelt
• Schepen van Financiën
86
Stap 3 : uniforme vorm en nota aan college
• In uniforme vorm samen met uitgebreide nota voor college van burgemeester en schepenen
• In nota: bespreking van alle belastingen en retributies
• Bij belastingen: belastbare grondslag, belastingplichtige, huidige tarief en voorstel van nieuw tarief
• Bij retributies: wie betaalt, waarvoor en hoeveel (huidige en nieuwe tarieven)?
• Opbrengsten van voorbije jaren en raming opbrengst op basis
van nieuwe tarieven
• Vergelijking met omliggende of gelijkaardige gemeenten
87
Belastingen
• Afweging rendement : • opbrengsten moeten opwegen tegen de inningskosten
• Gedragsturende werking • Wenselijk gedrag aanmoedigen via belastingvermindering of
vrijstelling • Onwenselijk gedrag ontraden
88
Stap 4 : bespreking op college en verwerken van bemerkingen
• Bespreking op college
• Verwerking van bemerkingen door schepen van Financiën in nota
• Terugkoppeling naar de diensten
• Laatste terugkoppeling naar het college
89
90
Planning, evaluatie en rapportering in het controleprogramma
1.1. Het gemeentebestuur weet welke belastingen het heft en welke retributies ze vraagt.
1.2. Het gemeentebestuur heeft de opbrengst van de belasting of retributie (onderbouwd) ingeschat.
1.3. De regels omtrent de belasting of retributie zijn objectief, volledig en voor alle betrokkenen duidelijk.
1.4. De processen van vaststellen en aanrekenen van de belasting of retributie, en de bijhorende taken en verantwoordelijkheden, zijn voor alle betrokken medewerkers duidelijk en de continuïteit wordt gegarandeerd.
1.5. Het proces en aanrekenen van de belasting of retributie vertoont voldoende functiescheidingen en/of beheersmaatregelen.
…
91
Methodiek
Procedures om belastingplichtigen en -grondslagen te detecteren, kunnen geoptimaliseerd worden
93
Vaststellingen m.b.t. belastingen op leegstand, tweede verblijven en onbebouwde gronden Ontbreken van een duidelijke, sluitende detectiemethodiek
Ontbreken van (uitwisseling van) gegevens
Weinig controle op correcte toepassing detectiemethodiek
94
Vaststellingen m.b.t. belasting op drijfkracht Moeilijkheden om vast te stellen welke bedrijven zich op het grondgebied van de gemeente bevinden
Gebrek aan controle op correctheid van aangiftes
95
Case Scherpenheuvel-Zichem
• Voor kohierbelastingen : detectie van belastingplichtigen van groot belang
• Belasting op tweede verblijven: • op basis van gegevens van het kadaster • Opbrengst van ongeveer 100.000 Euro per jaar
• Belasting op leegstand: • Niet alle panden gekend en geïnventariseerd • Samenwerking met externe partner => tijdsgebrek
• Detectie van tweede verblijven en leegstand => goede praktijk van Buggenhout
• Op basis van lijst onbewoonde panden uit bevolkingsregister • Arbeidsintensief proces
96
Detectie van belastingplichtigen in het controleprogramma Detectie van belasting op leegstand 2.1. Leegstand wordt correct en volledig gedetecteerd. 2.2. Het leegstandsregister is permanent up to date, correct en volledig. Detectie van de belasting op tweede verblijven 2.3. De belastingplichtigen worden correct en volledig geïdentificeerd. 2.4. De aangiftes van de belasting op tweede verblijven zijn volledig en correct.
…
97
Methodiek
Nood aan een werkwijze die verzekert dat een afgeleverd product/dienst resulteert in een betaling
99
Vaststellingen m.b.t. facturen en contante inningen Grote verschillen in controle op de basisgegevens • Voorraadbeheer huisvuilzakken • Registratiesysteem lokalenverhuur
Veelal geen controle op de facturen zelf • Niet steeds functiescheiding • Vaak geen onafhankelijke controle
Vaak geen sluitend kasbeheer: • Beperkt tot vergelijking kasinhoud met kassasysteem, geen controle of
overeenstemt met effectief verleende prestaties • Diverse overige bemerkingen
100
Case Scherpenheuvel-Zichem
Audit van : • ontvangsten via facturen van de stedenbouwkundige
vergunningen • Contante ontvangsten van rijbewijzen, paspoorten en
identiteitskaarten
101
Stedenbouwkundige vergunningen
• Facturen maandelijks opgemaakt door medewerker van dienst Stedenbouw
• Controle door financiële dienst
• Registratie van aanvragen in programma van Dienst Stedenbouw
102
Contante ontvangsten
• Registratie via een kassasysteem • Gekoppeld aan de boekhouding
• Aantal controles ingebouwd
• Geld tellen bij afsluiting van kassa en ingeven
• Verschil tussen geregistreerde ontvangsten en geld in kas =>
kassa kan niet afgesloten worden • Medewerkers zien zelf niet hoeveel er volgens de
registraties in de kas moet zijn • Bij verschil : dienst Financiën contacteren
• Geen link tussen de kassa en de programma’s van de dienst
Bevolking => twee maal registreren
103
• Elke medewerker ziet enkel de artikels die voor hem of haar van belang zijn en kan enkel daarop registreren
• Tarieven worden door dienst Financiën ingesteld
• Maximumbedragen per kassa • Overdracht naar centrale kassa op dienst Financiën
• Ontvangsten van dienst Bevolking worden wekelijks vergeleken met de geregistreerde aanvragen in hun toepassing
104
• Ontvangsten dienst Bevolking worden maandelijks vergeleken
met de facturen van de federale overheid
• Voorraadbeheer gekoppeld aan kassa
• Onafhankelijke kassacontroles
• Betaalterminals
105
Retributies op basis van een factuur in het controleprogramma
Vaststelling van de geleverde prestatie Voorraadbeheer van huisvuilzakken 2.14. Het gemeentebestuur heeft een duidelijk, volledig en correct zicht op waar en door wie er een voorraad bijgehouden wordt. 2.15. Het gemeentebestuur registreert alle bewegingen in en uit de voorraad volledig en correct. 2.16. Het gemeentebestuur controleert of de stock die effectief aanwezig is overeen komt met de stock die volgens de registraties aanwezig zou moeten zijn.
…
106
Contant geïnde belastingen en retributies in het controleprogramma
2.24. Het gemeentebestuur heeft een duidelijk, volledig en correct zicht op waar cash-gelden (geringe dagontvangsten) worden ontvangen en wie daarvoor verantwoordelijk is. 2.25. De startkassa bevat een duidelijk gekend bedrag en alle bewegingen in de kassa zijn louter terug te brengen tot een specifiek proces. 2.26. De kasontvangsten worden correct en volledig geregistreerd. 2.27. De kasontvangsten worden regelmatig geteld en gecontroleerd.
…
107
Methodiek
Er moet extra ingezet worden op het regelmatig opvolgen van de openstaande vorderingen
109
Vaststellingen m.b.t. debiteuren-opvolging Veelal ontbreekt een systematische, gestructureerde opvolging • Softwareproblemen n.a.v. BBC • Gebrek aan duidelijke interne regels of gebrekkige toepassing ervan • Gebrek aan maatregelen om continuïteit te waarborgen • Geen automatische initiëring
110
Case Scherpenheuvel-Zichem
• Opvolging van kohierbelastingen via eenvoudig Excel-overzicht
111
Debiteurenbeheer in het controleprogramma 3.1. Het gemeentebestuur heeft zicht op welke belastingen en facturen reeds geïnd zijn en welke nog open staan. 3.2. Alle openstaande vorderingen waarvan de vervaldatum overschreden is, krijgen de nodige aanmaningen. 3.3. Tegen blijvende wanbetalers worden op een correcte wijze de nodige stappen gezet. 3.4 Bij wanbetalingen worden de nodige belastingverhogingen, verwijlinteresten, administratieve boetes en/of kostenaanrekeningen correct toegepast.
…
III. Bevindingen t.a.v. andere instanties
113
Vaststellingen
De uitwisseling van gegevens verloopt niet evident: • Correctheid en actualiteit kadastrale legger en (verrijkte)
kruispuntbank van ondernemingen • Afstemming tussen databanken • Informatie netbeheerders en nutsbedrijven
Overzichten uit applicaties administratieve documenten zijn niet eenvoudig raadpleegbaar
Spanningsveld tussen regelgeving en praktijk
114
Vaststellingen
De gebruikte softwaresystemen vertonen tekorten
Gebrek aan communicatie tussen verschillende softwaresystemen
115
Aanbevelingen
Aan de Vlaamse overheid en de koepelverenigingen
Aan de softwareleveranciers
IV. Aan de slag
117
Hoe is het met de gemeentelijke belastingen en retributies in uw bestuur gesteld? Zelfevaluatie uitvoeren op basis van het controleprogramma dat Audit Vlaanderen ter beschikking stelt met : • Controledoelstellingen • Mogelijke risico’s • Mogelijke beheersmaatregelen
Goede praktijken
118
Vragen/bedenkingen/…
Bedankt! [email protected]
Programma
• Welkomstwoord • Inleiding • Over Audit Vlaanderen en audits • Organisatiebeheersing in de stad Scherpenheuvel-Zichem • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen • Pauze • De thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies
• Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Getuigenis over de audit naar aanleiding van de fraude bij
OCMW Wervik
• Afsluiting
De detectie-audits bij de OCMW-besturen
25/04/2016
Wim De Naeyer, manager-auditor
122
Agenda
I. Over de detectie-audits
II. Verbeterpunten
III. Getuigenis OCMW Wervik
I. Over de detectie-audits
124
Aanleiding
Fraude bij OCMW Wervik
Oorzaak? • de mogelijkheden tot functiescheiding en de functionaliteit
“begunstigdenbeheer” niet benut in gehanteerde financiële software
Verder onderzoek door Audit Vlaanderen • risico om op gelijkaardige wijze te frauderen ook mogelijk bij andere
OCMW-besturen
Mail aan alle OCMW-secretarissen op 27 februari 2015
125
Geauditeerd proces: uitbetaling steun
126
Geauditeerde OCMW-besturen
Selectie op basis van: • Softwareleverancier • Geografische spreiding • Schaalgrootte
127
Methodiek detectie-audits
Financiële procedures die plaatsvinden op initiatief van de sociale dienst en afgehandeld worden op de boekhouding van het OCMW-bestuur
Datamining naar ongebruikelijke, afwijkende of merkwaardige patronen in gegevens van de sociale en financiële dienst, aangeleverd door 3 softwareleveranciers
Onderzoek van dossiers, op basis van de door datamining aangeleverde betalingsgegevens
II. Verbeterpunten
129
Verbeterpunten: basisschema
1. Uitbouw van functiescheiding in de administratieve processen van zowel de sociale als de financiële dienst
131
Nastreven van optimale functiescheiding in de betalingsprocessen
Nastreven van optimale functiescheiding bij de toekenning van autorisaties in de softwaretoepassingen
Voorzien in een back-up bij elke functie
-> om het risico op misbruiken in het betalingsproces te beperken
2. Creëren van een unieke autorisatie voor de aanmaak of wijziging van begunstigdengegevens
133
-> om het risico op misbruik in het betalingsproces te beperken
-> om het wijzigen van begunstigden- rekeningnummers te beperken en de aanmaak van frauduleuze betalingen tegen te gaan
3. Systematisch bijhouden van stavingsstukken die aantonen dat het gebruikte begunstigdenrekening-nummer in het betalings-proces aan de cliënt toebehoort
135
Nemen van een kopie van de betrokken bankkaart
Bijhouden van officiële brieven van derden
Vragen van ondertekende verklaring van de cliënt
-> om het risico te beperken dat een steunmaatregel gestort wordt op een rekeningnummer dat niet aan een cliënt toebehoort
4. Uitvoeren van betalingen op basis van originele facturen en stavingsstukken
137
Bewaren van originele documenten bij de boekhouddienst van het OCMW-bestuur
-> om het risico op dubbele en niet- correcte betalingen te verkleinen
138
Verbeterpunten: overzicht
III. Getuigenis OCMW Wervik
140
Goede samenwerking
141
Twee voor de prijs van één
Forensische audit Onderzoek naar de fraude
Organisatie-audit Onderzoek naar de beheersinstrumenten van de organisatie
142
Aanbevelingen
Functiescheiding in de kritieke bedrijfsprocessen
143
Aanbevelingen ICT
Beter gebruik van de software pakketten Software die functiescheiding toelaat Digitaal opslaan facturen
144
Aanbevelingen financieel
Checklist in sociale dienst of alle voorwaarden voor betaling zijn vervuld Leveranciers- en klantenbestand: beter begunstigdenbeheer Alleen met originele facturen betalen Steekproeven bij betalingen Raamcontracten opvolgen
145
Aanbevelingen verbeterplannen en wet op de overheidsopdrachten
Betere opvolging verbeterplannen Wet op de overheidsopdrachten verder goed toepassen
146
Aanbevelingen personeel
Controle personeelsdossiers (1 fout) Regelmatig nazicht uitbetaling premies en toelagen Actualiseren rechtspositieregeling (premies)
147
Aanbevelingen bestellingen en voorraadbeheer
148
Aanbevelingen interne controle
Oprichten interne controle cel Verbeteracties Samenwerking met afdelingshoofden en managementteam Rapportering
149
Goed gevoel
Aanbevelingen externe audit ook intern reeds als werkpunten besproken Goede basis om te verbeteren
150
151
Interne Controle Cel
152
Interne controle cel
153
Interne controle cel
154
Interne controle cel
155
Interne controle cel
156
Interne controle cel
157
158
159
Vragen/bedenkingen/…
Bedankt! [email protected]
Programma
• Welkomstwoord • Inleiding • Over Audit Vlaanderen en audits • Organisatiebeheersing in de stad Scherpenheuvel-Zichem • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen • Pauze • De thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies • Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Getuigenis over de audit naar aanleiding van de fraude bij
OCMW Wervik
• Afsluiting
En verder …
25/04/2016
Veerle Vanderlinden, verantwoordelijke communicatie, PR en kwaliteit
163
Uitgevoerde audits bij de lokale besturen
2014 2015
Organisatie-audits 15 26
Thema-audits 0 20
Detectie-audits 2 14
Forensische audits 2 4
Totaal 19 64
164
In 2016 …
• Thema-audit aankoop- en contractbeheer - Leveringen en diensten
• Thema-audit aankoop- en contractbeheer – Werken • Organisatie-audits
• Na degelijk uitgevoerde zelfevaluatie : verkorte versie
Gepland: thema-audit in- en uitstroom van personeelsleden
165
Waarom globale rapporten?
Versterken van interne controle / organisatiebeheersing
Ook waar geen audit werd uitgevoerd
Basis voor lancering van initiatieven met partners
166
Workshops i.s.m. bestuursscholen
Workshops monitoring bij PIVO : • Leuven: 19/5/2016 en 27/5/2016 • Asse: 3/06/2016
Workshops over de optimalisatie van gemeentelijke belastingen en retributies in het najaar 2016
167
Vragen/bedenkingen/…
Bedankt! [email protected]