#papierloos vergaderen

introductie Dave Bakker

15 jaar werkzaam in ICT

Workshops & trainingen

DrachtenFriesland

Intraneten digitaal vergaderen

Office365SharePoint online

SharePoint consultant

introductie arrix optimus

we bestaan 10 jaar

websiteswebshopsinternet -marketing

advies, implementatie & beheer

SharePoint &software – ontwikkeling

alle disciplines onder één dak

focus op het Microsoft platform

Waarom digitaal vergaderen met SharePoint?

Bespaar fors op afdruk en papierkosten*

Alle informatie en documenten centraal beschikbaar

Sneller informatie vinden

Eenvoudiger vergaderingen plannen

Automatische bewaking actiepunten

Versiebeheer

Naadloze intergratie met Microsoft Office en Outlook

Ondersteuning voor Apple, Android en Windows tablets

*Bron: http://www.frankwatching.com/archive/2010/12/17/business-case-ipad-voor-gemeenteraden/

vooronderzoek

functioneel ontwerp

inrichting & implementati

etraining en begeleiding

support & coaching

plan van aanpak

Live demo

vooronderzoek

nut en noodzaak van het vooronderzoek

Hoe wordt er nu vergaderd?

Hoe wordt er nu genotuleerd?

Gaan we dit proces één op één digitaliseren?

Hoe maken we de voordelen meetbaar?

Kiezen we voor SharePoint online of on premise?

Welk type tablet computer gaat gebruikt worden?

enkele voorbeeld vragen:

vooronderzoek

de praktijk in veel gevallen: notulen en actiepunten in Word of PDF

vooronderzoek

de SharePoint gedachte: lijsten en kolommen

vooronderzoek

waar gaat het nou eigenlijk om bij vergaderingen?

Willen we enkel een centrale plek om documenten te delen?

Of willen we daadwerkelijk het proces verbeteren en meergebruik gaan maken van lijsten en werkstromen?

Dit kan betekenen dat het maken van notulen definitief tot het verleden gaat behoren

Dit is winst in tijd en geld, maar betekend ook een anderemanier van werken.

Is een organisatie hier daadwerkelijk klaar voor?

training en begeleidingfunctioneel

ontwerp

wat willen we bereiken?

1 centrale plek voor vergaderingen

Koppeling met Outlook agenda en taken

Overzicht relevante documenten per vergadering

Taken koppelen aan personen of groepen

Overzicht ingebrachte punten per vergadering

Ontsluiting naar tablet

Platform onafhankelijk notities maken. Ook offline

functioneel ontwerp

hoe komt onze nieuwe oplossing eruit te zien?

Platform:SharePoint online + WebApps

Notities: OneNoteDesktop, iPad en Windows RT

Mobile devices:Surface & iPad

Aanvullende App’s:SharePlus voor iPad

functioneel ontwerp

waarom OneNote?

SharePoint is voor gestructureerde data. OneNote is voor ongestructureerde data.

App’s voor Windows RT, iPad en Android die ook offline te gebruiken zijn. Tevens uitgebreidere desktop applicatie beschikbaar.

OneNote notitieblokken kunnen worden opgeslagen op de SharePoint vergadersite en maken dus deel uit van het geheel.

Koppeling met Outlook.

Perfect om tijdens vergadering te gebruiken voor brainstorm sessiesdoor middel van touch / pen

functioneel ontwerp

hoe komt onze nieuwe oplossing eruit te zien?

Vormgeving

Lijsten en bibliotheken

Rechtenstructuur

Werkstromen

Waarschuw mij notificaties

inrichting & implementatie

de praktijk: inrichting en implementatie

Live demo

dank voor de aandacht!

d.bakker@arrix.nl

Dave_Bakker

nl.linkedin.com/in/rjdbakker