Effectief VergaderenWorkshop onderwijsconferentie ROC Leiden 19-3-2015

Michel van Glabbeek

Effectief Vergaderen

Effectief VergaderenHoe herken ik een zinloze vergadering?

Noodzaak en doel van de vergadering zijn onduidelijk of ontbreken.

Er wordt slordig met de tijd omgesprongen: men komt te laat, weidt te lang uit, blijft te lang zitten.

De vergadering duurt te lang terwijl er geen pauzes ingelast worden.

De vergadering is slecht voorbereid.

Er vormen zich twee groepen: één met praters, één met toeschouwers.

De emoties laaien regelmatig hoog op.

Acties worden niet uitgevoerd, afspraken niet nagekomen.

Bron: http://nl.checklist.com/checklist-effectief-vergaderen-1/

Effectief Vergaderen

Vergaderingen zijn niet alleen saai en frustrerend, ze kunnen je ook ziek maken…

Effectief VergaderenVergaderingen die slecht zijn

georganiseerd, waarin de deelnemers moeizaam met elkaar communiceren, en die lang duren, verhogen de kans op een psychische ziekte. Dat blijkt uit onderzoek van drie psychologen van de Duitse Technische Universität Braunschweig, schrijft Der Zeit

Bron: nrc.nl 6-10-2013

Effectief Vergaderen Tijd voor een persoonlijk verhaal

In ‘82 begonnen als docent

Vergaderingen ervaren als een soort natuurverschijnsel

Geduldig ondergaan, alleen opletten bij voor mij interessante onderwerpen

Voor de rest mezelf “uitschakelen”

Effectief VergaderenDoor mijn kinderen actief geworden in een

oudervereniging

Eerst regionaal daarna landelijk

Als voorzitter getraind door “vergadertijgers”

Vaardigheden meegenomen naar school

Twee jaar teamleider voor MK BOUW BOL4

Drie jaar coördinator voor MKE WTB BOL4

Nu weer aan de zijlijn maar…. met pretenties

Effectief Vergaderen

Tijd voor de checklist

Effectief Vergaderen Geheim van effectief vergaderen:

Het begint met de voorbereiding

Geen of te weinig tijd om voor te bereiden dan

(te) veel tijd kwijt met niet-effectief vergaderen

Effectief VergaderenHet samenstellen van de agenda:

in principe maar vier soorten puntenMededelingenMeningsvormingMeningspeilingBesluitvorming

Effectief VergaderenChecklijst agenda:

Heb je voor elk punt het DOEL duidelijk voor ogen?

Heb je dat ook aangegeven?

Heb je de maximale tijd van elk punt genoemd?

Heeft iedereen de agenda en de stukken op tijd?

Weet iedereen waar en wanneer de vergadering is?

Zijn de vergaderrollen bekend?

Zijn er niet teveel agendapunten?

Effectief VergaderenNodig voor de vergadering:

Een goede technische voorzitter

(bij voorkeur niet de leidinggevende)

Bij mededelingen alleen vragen ter verheldering

Bij elk afgehandeld punt een korte samenvatting geven t.b.v. iedereen maar vooral de notulist

Schrap “wat verder ter tafel komt”

In de rondvraag alleen vragen van informatieve aard

(rondvraag duurt maximaal vijf minuten)

Gebruik een actielijst en een besluitenlijst

Effectief VergaderenRol van de voorzitter:

Wees neutraal!

Geef een goede inleiding, wijs op het belang van de vergadering

Leid elk punt kort en bondig in

kap iedereen af die door je heen praat

Vat na afloop elk punt samen

Zorg dat er respectvol met elkaar wordt gesproken.

Bron: http://www.visionair.nl/ideeen/ideeen1/efficient-vergaderen-is-niet-makkelijk/

Effectief VergaderenVergaderen leidt tot

actie, besluit, idee, aanpak, afspraak, mededeling of conclusie (bron nu.nl)

Effectief Vergaderen

Vragen?