1. 1. Effectief Vergaderen Workshop onderwijsconferentie ROC Leiden 19-3-2015 Michel van Glabbeek
2. 2. Effectief Vergaderen
3. 3. Effectief Vergaderen Hoe herken ik een zinloze vergadering? Noodzaak en doel van de vergadering zijn onduidelijk of ontbreken. Er wordt slordig met de tijd omgesprongen: men komt te laat, weidt te lang uit, blijft te lang zitten. De vergadering duurt te lang terwijl er geen pauzes ingelast worden. De vergadering is slecht voorbereid. Er vormen zich twee groepen: n met praters, n met toeschouwers. De emoties laaien regelmatig hoog op. Acties worden niet uitgevoerd, afspraken niet nagekomen. Bron: http://nl.checklist.com/checklist-effectief-vergaderen-1/
4. 4. Effectief Vergaderen Vergaderingen zijn niet alleen saai en frustrerend, ze kunnen je ook ziek maken
5. 5. Effectief Vergaderen Vergaderingen die slecht zijn georganiseerd, waarin de deelnemers moeizaam met elkaar communiceren, en die lang duren, verhogen de kans op een psychische ziekte. Dat blijkt uit onderzoek van drie psychologen van de Duitse Technische Universitt Braunschweig, schrijft Der Zeit Bron: nrc.nl 6-10-2013
6. 6. Effectief Vergaderen Tijd voor een persoonlijk verhaal In 82 begonnen als docent Vergaderingen ervaren als een soort natuurverschijnsel Geduldig ondergaan, alleen opletten bij voor mij interessante onderwerpen Voor de rest mezelf uitschakelen
7. 7. Effectief Vergaderen Door mijn kinderen actief geworden in een oudervereniging Eerst regionaal daarna landelijk Als voorzitter getraind door vergadertijgers Vaardigheden meegenomen naar school Twee jaar teamleider voor MK BOUW BOL4 Drie jaar cordinator voor MKE WTB BOL4 Nu weer aan de zijlijn maar. met pretenties
8. 8. Effectief Vergaderen Tijd voor de checklist
9. 9. Effectief Vergaderen Geheim van effectief vergaderen: Het begint met de voorbereiding Geen of te weinig tijd om voor te bereiden dan (te) veel tijd kwijt met niet-effectief vergaderen
10. 10. Effectief Vergaderen Het samenstellen van de agenda: in principe maar vier soorten punten Mededelingen Meningsvorming Meningspeiling Besluitvorming
11. 11. Effectief Vergaderen Checklijst agenda: Heb je voor elk punt het DOEL duidelijk voor ogen? Heb je dat ook aangegeven? Heb je de maximale tijd van elk punt genoemd? Heeft iedereen de agenda en de stukken op tijd? Weet iedereen waar en wanneer de vergadering is? Zijn de vergaderrollen bekend? Zijn er niet teveel agendapunten?
12. 12. Effectief Vergaderen Nodig voor de vergadering: Een goede technische voorzitter (bij voorkeur niet de leidinggevende) Bij mededelingen alleen vragen ter verheldering Bij elk afgehandeld punt een korte samenvatting geven t.b.v. iedereen maar vooral de notulist Schrap wat verder ter tafel komt In de rondvraag alleen vragen van informatieve aard (rondvraag duurt maximaal vijf minuten) Gebruik een actielijst en een besluitenlijst
13. 13. Effectief Vergaderen Rol van de voorzitter: Wees neutraal! Geef een goede inleiding, wijs op het belang van de vergadering Leid elk punt kort en bondig in kap iedereen af die door je heen praat Vat na afloop elk punt samen Zorg dat er respectvol met elkaar wordt gesproken. Bron: http://www.visionair.nl/ideeen/ideeen1/efficient- vergaderen-is-niet-makkelijk/
14. 14. Effectief Vergaderen Vergaderen leidt tot actie, besluit, idee, aanpak, afspraak, mededeling of conclusie (bron nu.nl)
15. 15. Effectief Vergaderen Vragen?