Slim Vergaderen

Click here to load reader

  • date post

    19-Nov-2014
  • Category

    Education

  • view

    2.185
  • download

    3

Embed Size (px)

description

 

Transcript of Slim Vergaderen

  • 1. Slim vergaderen summerschool e-office 11 augustus 2009 C-dyanc

2. Programma

  • Welkom & introductie
  • Verwachtingen
  • Grootste ergernissen
  • Slim vergaderen
  • De praktijk
  • Praktische en persoonlijke doelen

3. Even voorstellen 4. Verwachtingen

  • Voorstellen
  • Wat wil je graag meenemen aan het eind van deze ochtend?

5. We vergaderen veel...

  • 35%van onze beroepsbevolking vergadert25% van hun werktijd
  • de meeste vergaderingen beginnen ook nog eensTE LAAT ...

6. Grootste ergernissen 7. Aandachtspunten

  • Doel helder
  • Kies vorm die past bij doel
  • Samenstellen agenda
  • Informeren, dan ...
  • Benodigde tijd
  • Deelnemers
  • Structuur
  • Voorbereiding & rollen

8. Doel helder

  • Vergadering en per agenda punt

9. Kies vorm die past bij het doel

  • Informatie uitwisselen
  • Brainstormen
  • Besluitvorming

10. Informatie uitwisselen Verhelderen van een onderwerp

  • Vooraf informatie verstrekken en/of inleiding door specialist
  • Ruimte voor stellen van vragen
  • Samenvatten
  • Conclusies
  • Afspraken & acties

11. Brainstormen Komen tot nieuwe inzichten & verzamelen van ideen

  • eerst individueel, dan samenvoegen
  • geen oordeel
  • keuzes maken prioriteiten stellen
  • mind mappen

12. Brainstormen

  • Vervang ja, maar... door ja, en..
  • Neem ieder idee serieus en ga daarmee verder
  • Vermijd discussietrucszoals belachelijk maken, kleineren, dooddoeners of bluffen

13. Besluitvorming Komen tot heldere en eenduidige besluitvorming

  • verantwoordelijkheid
  • stappen
    • korte inleiding op onderwerp
    • bespreken verschillende invalshoeken
    • bezinning: waar staan we?
    • indien nodig nogmaals sparren
    • besluit nemen
  • vastleggen afspraken, acties & communicatie

14. 15. Informeren, kan ook..

  • Via elektronische weg
      • Intranet
      • e-mail
      • ed.

gevoelige informatie emoties discussie of dialoog 16. Samenstellen agenda

  • Welke agendapunten
  • Volgorde agendapunten
  • Ruimte voor onverwachte dingen
  • Communicatievorm
  • Duur van de punten, vergadering

17. Benodigde tijd

  • Vergadering
  • Per agendapunt(inleiding, inhoud, samenvatten)
  • Rollen
    • eigenaar
    • procesbewaker

18. Deelnemers

  • Aanwezigheid is noodzakelijk
  • Belangrijke bijdrage
  • Uitnodigen per agendapunt
  • Kwaliteiten & drijfveren
  • Voorbereiding
  • Taken tijdens vergadering

19. Locatie & opstelling 20. Opdracht

  • Welke belangrijkste verbeterpunten zie je voor je eigen organisatie?
  • Vertel deze aan de ander
  • De ander stelt vragen tot helemaal helder
  • Bedenk samen een oplossing

21. Vergadervaardigheden

  • Actief luisteren
  • Vragen stellen en doorvragen
  • Samenvatten
  • Vriendelijk onderbreken
  • Focus houden

22. Hoe technologie kan helpen

  • Digitale werkomgeving
  • Voorbereiding eenvoudig
  • Delen van documenten (versiebeheer)
  • Elektronische actielijst
    • altijd up-to-date
  • Vergaderen op afstand/online
  • Voordelen tov. e-mail
  • Video-conferencing & unified communications

23. Tips & aandachtspunten

  • Voorbereiding
    • Testen of alles werkt
  • Vergadering
    • Op tijd starten
    • Afspraken over werkwijze
    • Rustig praten, pauzes
    • Microfoon uit als je niet spreekt
    • De juiste personen
    • Komt iedereen aan bod
    • Samenvatten & afronden
  • Achteraf
    • Actielijst & verslag in elektronische werkomgeving

24. Slim vergaderen

  • Grootste ergernissen in kaart gebracht
  • Wat willen we veranderen? Stel prioriteiten, maak keuzes
  • Definieer doelstellingen
  • Zoek ambassadeurs/coaches
  • Communiceer nieuwe richtlijnen
  • Begeleiding door ambassadeurs/coaches
  • Aan de slag
    • Vier successen en deel deze
    • Leer van de dingen die nog niet goed gaan
  • Hou een vinger aan de pols
  • Verandering van patronen vraagt tijd en aandacht
  • Denk ook aan nieuwe medewerkers

25. Aan de slag

  • Bedenk wat je zelf kunt doen
  • Maak het concreet
  • Wat heb je hiervoor nodig?
  • Hou vinger aan de pols

26. Evaluatie & afronding

  • Goed
  • Voor verbetering vatbaar

27. Slim vergaderen Bedankt C-dyanc