C-dyanc

Slim vergaderensummerschool e-office

11 augustus 2009

Programma

• Welkom & introductie• Verwachtingen• Grootste ergernissen• Slim vergaderen• De praktijk• Praktische en persoonlijke doelen

Even voorstellen…

Verwachtingen

• Voorstellen• Wat wil je graag meenemen aan het eind van

deze ochtend?

We vergaderen veel...

35% van onze beroepsbevolking vergadert

25% van hun werktijd

de meeste vergaderingen beginnen ook nog

eens TE LAAT...

Grootste ergernissen

Aandachtspunten

• Doel helder• Kies vorm die past bij doel• Samenstellen agenda• Informeren, dan ...• Benodigde tijd• Deelnemers• Structuur• Voorbereiding & rollen

Doel helder

• Vergadering en per agenda punt

Kies vorm die past bij het doel

• Informatie uitwisselen• Brainstormen• Besluitvorming

Informatie uitwisselenVerhelderen van een onderwerp

• Vooraf informatie verstrekken en/of inleiding door specialist

• Ruimte voor stellen van vragen• Samenvatten• Conclusies• Afspraken & acties

BrainstormenKomen tot nieuwe inzichten & verzamelen van ideeën

• eerst individueel, dan samenvoegen• geen oordeel• keuzes maken

prioriteiten stellen

• mind mappen

Brainstormen

• Vervang ja, maar... door ja, en..• Neem ieder idee serieus en ga daarmee

verder• Vermijd discussietrucs

zoals belachelijk maken, kleineren, dooddoeners of bluffen

BesluitvormingKomen tot heldere en eenduidige besluitvorming

• verantwoordelijkheid• stappen

1. korte inleiding op onderwerp2. bespreken verschillende invalshoeken3. bezinning: waar staan we?4. indien nodig nogmaals sparren5. besluit nemen

• vastleggen afspraken, acties & communicatie

http://www.tfc.nl/webshop/clip.asp?ID=3473

Informeren, kan ook..

• Via elektronische weg• Intranet• e-mail• ed.

gevoelige informatie

emoties

discussie of dialoog

Samenstellen agenda

• Welke agendapunten• Volgorde agendapunten• Ruimte voor onverwachte dingen• Communicatievorm• Duur van de punten, vergadering

Benodigde tijd

• Vergadering• Per agendapunt

(inleiding, inhoud, samenvatten)• Rollen– eigenaar– procesbewaker

Deelnemers

Aanwezigheid is noodzakelijkBelangrijke bijdrageUitnodigen per agendapunt

Kwaliteiten & drijfverenVoorbereidingTaken tijdens vergadering

Locatie & opstelling

Opdracht

• Welke belangrijkste verbeterpunten zie je voor je eigen organisatie?

• Vertel deze aan de ander• De ander stelt vragen tot helemaal helder• Bedenk samen een oplossing

Vergadervaardigheden

• Actief luisteren• Vragen stellen en doorvragen• Samenvatten• ‘Vriendelijk onderbreken’

Focus houden

Hoe technologie kan helpen

• Digitale werkomgeving• Voorbereiding eenvoudig• Delen van documenten (versiebeheer)• Elektronische actielijst– altijd up-to-date

• Vergaderen op afstand/online• Voordelen tov. e-mail• Video-conferencing & unified communications

Tips & aandachtspunten• Voorbereiding

– Testen of alles werkt• Vergadering

– Op tijd starten– Afspraken over werkwijze– Rustig praten, pauzes– Microfoon uit als je niet spreekt– De juiste personen– Komt iedereen aan bod– Samenvatten & afronden

• Achteraf– Actielijst & verslag in elektronische werkomgeving

Slim vergaderen1. Grootste ergernissen in kaart gebracht2. Wat willen we veranderen? Stel prioriteiten, maak keuzes3. Definieer doelstellingen4. Zoek ambassadeurs/coaches5. Communiceer nieuwe richtlijnen6. Begeleiding door ambassadeurs/coaches7. Aan de slag

– Vier successen en deel deze– Leer van de dingen die nog niet goed gaan

Hou een vinger aan de pols Verandering van patronen vraagt tijd en aandacht Denk ook aan nieuwe medewerkers

Aan de slag

• Bedenk wat je zelf kunt doen• Maak het concreet• Wat heb je hiervoor nodig?• Hou vinger aan de pols

Evaluatie & afronding

• Goed • Voor verbetering vatbaar

C-dyanc

Slim vergaderenBedankt