1. Slim vergaderen summerschool e-office 11 augustus 2009 C-dyanc

2. Programma

Welkom & introductie

Verwachtingen

Grootste ergernissen

Slim vergaderen

De praktijk

Praktische en persoonlijke doelen

3. Even voorstellen 4. Verwachtingen

Voorstellen

Wat wil je graag meenemen aan het eind van deze ochtend?

5. We vergaderen veel...

35%van onze beroepsbevolking vergadert25% van hun werktijd

de meeste vergaderingen beginnen ook nog eensTE LAAT ...

6. Grootste ergernissen 7. Aandachtspunten

Doel helder

Kies vorm die past bij doel

Samenstellen agenda

Informeren, dan ...

Benodigde tijd

Deelnemers

Structuur

Voorbereiding & rollen

8. Doel helder

Vergadering en per agenda punt

9. Kies vorm die past bij het doel

Informatie uitwisselen

Brainstormen

Besluitvorming

10. Informatie uitwisselen Verhelderen van een onderwerp

Vooraf informatie verstrekken en/of inleiding door specialist

Ruimte voor stellen van vragen

Samenvatten

Conclusies

Afspraken & acties

11. Brainstormen Komen tot nieuwe inzichten & verzamelen van ideen

eerst individueel, dan samenvoegen

geen oordeel

keuzes maken prioriteiten stellen

mind mappen

12. Brainstormen

Vervang ja, maar... door ja, en..

Neem ieder idee serieus en ga daarmee verder

Vermijd discussietrucszoals belachelijk maken, kleineren, dooddoeners of bluffen

13. Besluitvorming Komen tot heldere en eenduidige besluitvorming

verantwoordelijkheid

stappen

• korte inleiding op onderwerp

• bespreken verschillende invalshoeken

• bezinning: waar staan we?

• indien nodig nogmaals sparren

• besluit nemen

vastleggen afspraken, acties & communicatie

14. 15. Informeren, kan ook..

Via elektronische weg

• • Intranet

• • e-mail

• • ed.

gevoelige informatie emoties discussie of dialoog 16. Samenstellen agenda

Welke agendapunten

Volgorde agendapunten

Ruimte voor onverwachte dingen

Communicatievorm

Duur van de punten, vergadering

17. Benodigde tijd

Vergadering

Per agendapunt(inleiding, inhoud, samenvatten)

Rollen

• eigenaar

• procesbewaker

18. Deelnemers

Aanwezigheid is noodzakelijk

Belangrijke bijdrage

Uitnodigen per agendapunt

Kwaliteiten & drijfveren

Voorbereiding

Taken tijdens vergadering

19. Locatie & opstelling 20. Opdracht

Welke belangrijkste verbeterpunten zie je voor je eigen organisatie?

Vertel deze aan de ander

De ander stelt vragen tot helemaal helder

Bedenk samen een oplossing

21. Vergadervaardigheden

Actief luisteren

Vragen stellen en doorvragen

Samenvatten

Vriendelijk onderbreken

Focus houden

22. Hoe technologie kan helpen

Digitale werkomgeving

Voorbereiding eenvoudig

Delen van documenten (versiebeheer)

Elektronische actielijst

• altijd up-to-date

Vergaderen op afstand/online

Voordelen tov. e-mail

Video-conferencing & unified communications

23. Tips & aandachtspunten

Voorbereiding

• Testen of alles werkt

Vergadering

• Op tijd starten

• Afspraken over werkwijze

• Rustig praten, pauzes

• Microfoon uit als je niet spreekt

• De juiste personen

• Komt iedereen aan bod

• Samenvatten & afronden

Achteraf

• Actielijst & verslag in elektronische werkomgeving

24. Slim vergaderen

Grootste ergernissen in kaart gebracht

Wat willen we veranderen? Stel prioriteiten, maak keuzes

Definieer doelstellingen

Zoek ambassadeurs/coaches

Communiceer nieuwe richtlijnen

Begeleiding door ambassadeurs/coaches

Aan de slag

• Vier successen en deel deze

• Leer van de dingen die nog niet goed gaan

Hou een vinger aan de pols

Verandering van patronen vraagt tijd en aandacht

Denk ook aan nieuwe medewerkers

25. Aan de slag

Bedenk wat je zelf kunt doen

Maak het concreet

Wat heb je hiervoor nodig?

Hou vinger aan de pols

26. Evaluatie & afronding

Goed

Voor verbetering vatbaar

27. Slim vergaderen Bedankt C-dyanc