ishare

SharePoint module iShare

De iShare-module is ontwikkeld voor organisaties die de beschikking hebben over een Easy-archief. Middels deze module kunnen documenten die opgeslagen zijn in Easy, eenvoudig worden getoond in uw SharePoint-omgeving. Hierdoor ontstaat de situatie dat het documentmanagement- systeem kan worden geïntegreerd met de overige businessapplicaties binnen uw organisatie.

Wat is de module ishare?De module iShare is gemaakt voor Microsoft SharePoint en bedoeld om documenten te kunnen raadplegen die opgeslagen zijn in het elektronische archief van Easy Enterprise i.iShare bestaat momenteel uit de volgende functionaliteiten:- Het zoeken van documenten- Het zoeken van dossiers- Het tonen van zoekresultaten- Het tonen van zoekresultaten middels

een dossierview- Het tonen van documenten- Het toevoegen van documenten in Easy

Enterprise i

iShare bestaat uit een viertal SharePoint- componenten. Deze vervullen ieder een specifiek stukje functionaliteit:- Search: geeft de gebruiker de beschikking

over de zoekvelden zoals gedefinieerd in de zoekmaskers binnen het Easy-archief

- Zoekresultaten: toont de resultaten van de zoekopdracht

- Documentlink: toont de link richting het geselecteerde document uit de zoekresultaten lijst

- Document uploaden: geeft de mogelijkheid documenten te uploaden vanuit SharePoint naar Easy

Het is mogelijk meerdere Easy-archieven tegelijkertijd te doorzoeken. Hierdoor ontstaat een soort dossierviewer. Denk bijvoorbeeld aan een bedrijf dat de beschikking heeft over een factuurarchief, een vrachtbrievenarchief en een postarchief. En de gebruiker heeft de wens om binnen SharePoint een compleet klantdossier te kunnen tonen, dan biedt de module iShare de mogelijkheid om alle drie de archieven in een oogopslag te tonen op basis van bijvoorbeeld het gemeenschappe-lijke klantnummer.

De iShare module wordt geïnstalleerd in de SharePoint-omgeving. Dit kan zowel op de Windows SharePoint Services versie (WSS) als op de Microsoft Office SharePoint Ser-ver versie (MOSS). Zodra de gebruiker een opdracht geeft om de archieven van Easy te raadplegen, zorgt de iShare webpart ervoor dat het verzoek wordt uitgezet binnen Easy. Binnen het Easy-archief wordt gezocht naar documenten die voldoen aan de zoekop-dracht. iShare toont vervolgens een hitlijst met daarin de resultaten. Door op een van de resultaten te klikken, zal iShare het document uit het Easy-archief ophalen. iShare zorgt er vervolgens voor dat het document in SharePoint wordt getoond. iShare beschikt niet over een documentvie-wer, maar zal gebruik maken van een lokaal geïnstalleerde applicatie op het werkstation dat is gerelateerd aan het documentformaat.

Eenvoudig documenten uit het Easy-archief laten zien in SharePoint.

www.ricoh-europe.com

ISO9001: 2008, ISO14001: 2004, ISO27001: 2005 gecertificeerd

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de technische specificaties en de uiterlijke vormgeving van deze software. Houdt u rekening met de mogelijkheid dat de opties die in deze publicatie worden getoond niet altijd beschikbaar zijn. Alle merken en productnamen worden erkend als geregistreerde handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren.

Ricoh Nederland B.V.Postbus 931505203 MB ’s-HertogenboschTel.: +31 (0)73 645 26 60Fax: +31 (0)73 645 18 44

www.ricoh.nl

RIS

PISH

AR

E2N

LN0

Geprint op FSC gecertificeerd papier op de Ricoh Pro C900.

Waarom ricoh?Ricoh is de aangewezen partner in informatievraagstukken. Informatie-logistiek is al jarenlang ons domein waarmee wij ervoor zorgen dat uw informatie en documenten door de juiste persoon op de juiste plek gebruikt kunnen worden. Voor het optimaliseren van informatiestromen binnen en tussen organisaties leveren wij onze klanten een creatieve totaaloplossing die consultancy, hard-en software, services, training en outsourcing omvat.Als u de visie op informatielogistiek van Ricoh onderschrijft, kunnen wij voor u als regie-organisatie optreden. De werkwijze van Ricoh is even transparant als effectief: het is een voortdurend proces - in deze volgorde - van analyseren, adviseren, implementeren en continueren.

Een document kan worden opgeslagen in Easy middels de module iShare. De werk-wijze hierbij is identiek aan het handmatig toevoegen van een document aan een documentbibliotheek van SharePoint. Men kiest ervoor een nieuwe entry aan te maken in de lijst. SharePoint toont het invulscherm van het bijhorende contenttype. Dit contenttype is gelinkt aan een Easy-archief. Zodra alle gegevens zijn ingevuld, zal iShare op de achtergrond het document opslaan in het Easy-archief. Het document verdwijnt na opslag in Easy uit de SharePoint documentbibiliotheek.

Wat kan de module ishare voor u betekenen?De documenten in Easy zijn directop te vragen in SharePoint, waardoor degebruiker het gevoel heeft dat alles zich inéén applicatie bevindt: portaalfunctionaliteit.Een groot voordeel van de module iShareis dat een gefaseerde overgang van Easynaar SharePoint mogelijk wordt gemaakt.Hierdoor wordt een migratie van Easynaar SharePoint overbodig. Documentenblijven immers in het Easy-archief aanwezig en SharePoint is in staat deze te doorzoeken en te tonen. Nieuwe ontwikkelingen kunnen derhalve in SharePoint plaatsvinden zonder dat dit impact heeft op de bestaande Easy-omgeving.

De voordelen die de module ishare u biedt:• iShare als portaalfunctionaliteit• Eén gebruikersinterface voor

alle eindgebruikers• Mogelijk voor de eindgebruiker

om de interface te configureren• Compleet dossier tonen in

één oogopslag• Voorkomt migratiekosten vanuit

het Easy-archief naar SharePoint• Easy-omgeving blijft actief• SharePoint wordt ontlast door

opslag documenten in Easy