Post on 12-Apr-2022
Facility plan aanpak
Ing. Rudy Clonen MBA MRE
Director MCS
29 september 2011
Vlaamse Overheid
Inhoud
Facility management anno 2011
De 5 succes pijlers
Aanpak “Facility plan”
Risico’s @ facilities
Kwaliteitscontroles
Cases
“Do’s” en “dont’s” in facility management
Facility management anno 2011
Facility management (IFMA) = een verantwoordelijkheid dat meerdere
disciplines omvat om de functionaliteit van de gebouwde omgeving te
verzekeren door het integreren van mensen, plaatsen, processen en
technologie
Facility management (Leidraad) = het beheer van alle goederen en
diensten, ondersteunende processen en activiteiten die moeten
toelaten dat alle bedrijfsprocessen zich in ideale omstandigheden
kunnen ontwikkelen.
Onderdelen Leidraad
Facility beleid (5 succes pijlers en gap-analyse)
Facility organisatie (communicatie en sourcing concept)
Beheren van middelen (budget controle, efficiente processen, ...)
Continuiteitsplanning (Risico’s @ facility)
Evaluatie en bijsturing (kwaliteitscontrole)
Inhoud
Facility management anno 2011
De 5 succes pijlers
Aanpak “Facility plan”
Risico’s @ facilities
Kwaliteitscontroles
Cases
“Do’s” en “dont’s” in facility management
De 5 succes pijlers
Het versterken van het imago, het creeren van een optimale en
duurzame werkomgeving, het reduceren en managen van al de facilitaire
risico’s en dit tegen een minimale “totaalhuisvestingskost”
“Het creeren van meerwaarde voor al de balanghebbende”
IMAGO NICE PLACE DUURZAAMHEID RISICO MGMT MIN. TOTAALKOST
$
Inhoud
Facility management anno 2011
De 5 succes pijlers
Aanpak “Facility plan”
Risico’s @ facilities
Kwaliteitscontroles
Cases
“Do’s” en “dont’s” in facility management
Aanpak facility plan
STAP 1
Analyse huidige
situatie
STAP 2
Analyse noden en
verwachtingen
STAP 3
Strategy (missie,
Visie en obj.)
STAP 4
Business plan
(scope, SLA’s)
COMMUNICATIE EN CHANGE MANAGEMENT
Proces analyse
Andere mogelijke analyses
Analyse noden en verwachtingen
•Entrance Halls•Meeting rooms•Customer exposure•Lead by example (sustainability, flex working,...)•Restaurant
•Working environment•Facility processes•Office m2 rates•Informal areas•Light levels•Climate conditions•Cleaning/catering quality•Flexibility•Dynamic office concept
•Insulation levels•Low energy consumption lambs•Type climate control system•Sun protection•Water recycling•Waste reduction•Material usage
•Security•Safety•Fire prevention•Evacuation•Vandalism•External threats
•Rent/buys•Maintenance•Facility processes•Procurement process•Utility costs•Service costs•Investments
BRANDNAME + NICE PLACE GREEN PLACE LOW RISK MIN. TCH
$
Facility plan en ROI
Hoe ziet een facility plan eruit?
Resultaten analyse huidige situatie
Resultaten noden en verwachtingen
“gap” analyse
Missie en objectieven
Opportuniteiten
Organisatie struktuur
In-outsourcing model
Procesoptimalisatie strategy (helpdesk, onderhoud, ...)
Kwaliteitscontrole, KPI’s/SLA’s,...
Communicatielijnen/methodieken
Trainingsprogramma
Financieel bedrijfsplan en plan van aanpak
Planning
Rapportering
Bijlagen: Risico analyse, resultaten, ...
Inhoud
Facility management anno 2011
De 5 succes pijlers
Aanpak “Facility plan”
Risico’s @ facilities
Kwaliteitscontroles
Cases
“Do’s” en “dont’s” in facility management
RISICO ANALYSES
Risk Management Proces
PROCUREMENT
Eigendom
Transport
Aansprakelijkheid
...
VERZEKEREN
VERZEKEREN
Crisis management
Contingency planning
Disaster response
Crisis communicatie
BUSINESS CONTINUITY
CONTROLEREN
Diefstal en sabotage
Bezetting
Schade en vernieling
Ongevallen
Brand veiligheid, ...
SECURITY / SAFETY
Sleutel figuren
Data beveiliging
Supply risks & Customer base
Kritische apparatuur
stakingen ...
IT/OPS/S&M/…
PREVENTIE/ MINIALISEREN/
...
Locatie
Gebouwden struktuur
Omgeving
Fysische weerstand
Flexibiliteit...
VASTGOED
Gebouwen opbouw
Ruimte en zone concept
Onderhoudsniveau
diensten
Procedures & Processen
Projecten ...
FACILITY MANAGEMENT
CREEREN WERKOMGEVING
integratie
FacilityManagement
Risico beheersing
Aankoop
Vastgoed
Risico portefuille facilities
Diefstal
Brand
Ongeval
Climatisatie
Installaties (hoofd activiteiten)
Accoustiek
Klachten opvolging (reactietijden en feedback)
Hygiene
Budget controle en inschatting toekomstige kosten
Projectgoedkeuringen
Acceptatie mgmt
Leverancierskwaliteit – producten (model)
Leverancierskwaliteit – diensten (KPI’s, …)
Interne kennis - resources (mapping)
Tijdsbesteding (processen – software, …)
Change mgmt in “het nieuwe werken”
Contractuele risico’s (verantwoordelijkheden, SLA’s, Boetes, …)
Project risico’s (planning, budget, resources, scope,…
…
“WAARDEN “INVENTARISATIE
BEDREIGING
SCENARIO’SEVALUATIE EN
OPLOSSINGEN
TEGEN WAT EN WIE WENST DE ORGANISATIE TE BESCHERMEN ?
HOE WENST DE ORGANISATIE TE BESCHERMEN?
WAT WENST DE ORGANISATIE TE BESCHERMEN?
PRORISKCONSULTANCY
Risico analyse vragen
Risico analyse tool - leveranciers
Risico analyse tool - leveranciers
Risico’s in “het nieuwe werken”
Continue opvolging
Meten van de resultaten
Uitrollen van plan
Opzetten communicatie plan (intern en extern)
Samenstellen change mgmt team
Analyse noden en verwachtingen
VERANDERING = “weerstand”
•Verandering van locatie
•Verandering van processen
•Verandering van de manier van werken”
•“Mentale” veranderingen
Inhoud
Facility management anno 2011
De 5 succes pijlers
Risico’s @ facilities
Aanpak “Facility plan”
Kwaliteitscontroles
Cases
“Do’s” en “dont’s” in facility management
Kwaliteits controle
Projecten
Verbetering ControleOpportuniteit AutomatiseriUitvoering
Tendering KwaliteitScansAudits
Software
VSR –controles
Conditie metingen
KPI/SLA
- Interventietijden
- Aantal klachten
- Oplostijden
- Beoordelingen van klant
- Rapportering/comm.
- Turnover
Bonus/malus systeem
Skiboot model
...
Inhoud
Facility management anno 2011
De 5 succes pijlers
Risico’s @ facilities
Aanpak “Facility plan”
Kwaliteitscontroles
Cases
“Do’s” en “dont’s” in facility management
Case Kraft Foods
MCS helpt mee om de afdeling facility onmisbaar te maken voor ons bedrijf “en” onze medewerkers
Rianne Laseroms
HR Business Partner Head Quarters Benelux
Case Euroclear
Bart de Sutter
EuroclearHead Corporate Facilities and Central Services Corporate Spend
Management Division
Inhoud
Facility management anno 2011
De 5 succes pijlers
Risico’s @ facilities
Aanpak “Facility plan”
Kwaliteitscontroles
Cases
“Do’s” en “dont’s” in facility management
Do’s en dont’s in facility mgmt
Dont’s
Onderschat het veranderingsproces bij het nieuwe werken niet
Tracht niet gekende risico’s te vermijden
Do’s
Tracht de 5 pijlers steeds mee te nemen in iedere stap
Denk in “totale huisvestingskost”
Duidelijkheid rond noden en verwachtingen is “de sleutel”
Kwaliteitsmeting geeft “controle”
Maak KPI’s meetbaar en vooral “opvolgbaar”
Risico analyse is noodzakelijk voor een degelijk projectbeheer
Zoek ondersteuning van al de “belanghebbende”
Aanzie het facility plan als een tool die je inzicht in“de opportuniteiten”