Post on 09-Feb-2017
Een brede kijk op e-facturatie
Stijn Gilissen – ING België
Fdseminar Compliance & Tax
Antwerpen – Januari 2017
Papier, PDF of elektronisch?
2
Digitalefacturatie
Papierenfacturatie
Elektronische facturatie
Format Gestandaardiseerd Variabel Variabel
Aanmaak Automatisch Semi-automatisch Manueel
Verzending Elektronisch netwerk E-mail Post
VerwerkingAutomatisch & digitaal
Manueel; papier & digitaal
Manueel; papier
Foutrisico Laag Gemiddeld Hoog
Kosten
Bron kostenvergelijking: DAV & KPMG – “Elektronische facturatie – berekening besparing aan administratieve lasten door gebruik van elektronische facturatie in 2014”
€ 1,20€ 2,02
€ 4,44
€ 2,27
€ 7,68 € 8,04
Elektronisch Digitaal Papier
Verzenden Ontvangen
• Lager foutenpercentage door efficientere verwerking
• Verkorting van de facturatiecyclus
• Lagere verwerkingskosten
• Ecologisch verantwoord
• Hefboom voor meer real-time zicht op facturatie- en betalingsstromen
Voordelen van elektronische facturatie
3
Waar staan we nu?
4Bron: https://overheid.vlaanderen.be/beleid-e-invoicing
Verplicht facturen aan allelokale overheden uiterlijktegen eind 2020
E-facturatie is een trigger om alle facturatie stromen te herbekijken
5
?
E-facturen sturen naar de Vlaamse overheid…
… is slechts een onderdeel van een groter geheel aan facturatie-uitdagingen
AankoopFacturen
Uw onderneming bevindt zich in een complex facturatie-landschap
6
Uw bedrijf B2C
B2B
B2G
Uitgaande betalingen Binnenkomende betalingen
@
Verschillendeorigine
Verschillendebedrijfstypen
VerkoopFacturen
@
De facturatie-stromen moeten passen binnen uw interne processen
77
ERPAP Auto-mation
E2E controle & efficiency
Accounts payable
Business Finance
Management
Accounts receivable
Uw facturatie-strategie richt zich op twee ultieme doelen
8
Nu
Toekomst
Nu
Toekomst
“ik wil dat mijn verkoopfacturen correct en snel
betaald worden”
+ Al mijn aankoopfacturen centraal beheren
+ Mijn facturen efficiënt in mijn ERP-systeem opnemen
+ De verwerking van facturen automatiseren
+ Payment runs automatiseren
+ Efficiënt en correct facturen versturen
+ Zeker zijn dat mijn facturen al mijn klanten bereiken en op de juiste plek belanden
+ Reconciliatie verbeteren door gebruik van PO en / of OGM
“Ik wil controle over mijn
aankoopfacturen”
De specifieke behoeften van uw organisatie bepalen de keuze van het facturatie-kanaal en -oplossing
9
“Hoe veel facturen
verstuur en ontvang ik jaarlijks?
“Hoe kan ik mijn aanpak constant
verbeteren en personaliseren?
”
“Hoe past (e)-facturatie in
mijn bestaande bedrijfs-
processen?”
“Hoe koppel ik mijn rekening-informatie aan mijn facturatie-
systeem?”
“Heb ik klanten of leveranciers
die mij een bepaald format
opleggen?”
“Welke tool of platform en welk kanaal
gebruik ik best voor mijn
facturatie?”
In detail - Verkoopsfacturatie via de post
10
• 100% bereik• Lage investering
• Kost• Fouten en fraude• Omslachtig
Voordelen Nadelen
In detail - Verkoopsfacturatie als PDF via email
11
• Hoog bereik• Lage kost• Lage investering
• Fouten en fraude• Omslachtig• Risico op verlies of spam folder
Voordelen Nadelen
In detail - Verkoopsfacturatie als PDF via een portaal
12
• Middelmatig bereik• Onmiddelijke betaalmogelijkheid• Omgeving onder controle
• Hoge onderhoudskost• Omslachtig• Wildgroei van platformen
Voordelen Nadelen
In detail - Verkoopsfacturatie via netwerken (e-facturatie)
13
• Complexer door beperkter bereik want geen alles-omvattend network
Consumenten Kleine bedrijven Grote bedrijven Multinationals
Overheid
In detail – Het connecteren op netwerken voor verkoopsfacturatie
14
Directeconnectie
• Volledige controle• Minimale transactiekost• Beperking risico op fraude en fouten
• Hoge ontwikkelings- en onderhoudskost
• Complex
Voordelen Nadelen
In detail – Het connecteren op netwerken voor verkoopsfacturatie
15
Via service providers
Lagere volumes Hogere volumes
• Complexiteit wordt door Service Provider gedragen
• Geen invloed van wildgroei aannetwerken
• Mogelijk hoge abonnements- of transactiekost
• Mogelijk minder controle over facturatiestromen
Voordelen Nadelen
In detail – Het verwerken van post en PDF binnen de aankoopfacturatie
16
ERP / Accounting
• Verwerking van eender welke nietelektronische factuurstromen
• Bestaande processen
• Kostprijs• Risico op fouten en fraude
Voordelen Nadelen
In detail – Het connecteren op netwerken voor de aankoopfacturatie
17
Directeconnectie
• Volledige controle• Minimale transactiekost• Beperking risico op fraude en fouten
Voordelen Nadelen
• Hoge ontwikkelings- en onderhoudskost
• Complex
In detail – Het connecteren op netwerken voor de aankoopfacturatie
18
Via service providers
• Complexiteit wordt door Service Provider gedragen
• Geen invloed van wildgroei aannetwerken
• Mogelijk hoge abonnements- of transactiekost
• Mogelijk minder controle over facturatiestromen
Voordelen Nadelen
De uitdaging is om uw inkomende en uitgaande factuur-stromen efficiënt te integreren in uw bedrijfsvoering
ERPAP Auto-mation
E2E controle & efficiency
Accounts payable
Business Finance
Management
Accounts receivable
Het belangrijkste is zorgvuldig uw individuele aanpak te bepalen
20
Factuurvolume
Co
mp
lexi
teit
Hoog
Laag
Laag Hoog
Complete oplossing met veel functionaliteit en integratie
• Veel kanalen en hoge factuur-volumes, zowel inkomend als uitgaand
• Grote verscheidenheid aan afnemers en leveranciers
• Integratie met uw bestaande systemen en processen
Specifieke oplossing voor uw niche
• Een passende oplossing voor uw specifieke noden
• Een leverancier die uw industrie kent en functionaliteit op maat biedt
• Maatwerk en support mogelijk om tegemoet te komen aan uw wensen
Simpele oplossing voor occasioneel gebruik
• Flexibele oplossing met lage vaste kosten en betalen naar gebruik
• Gemakkelijk in gebruik • Gemakkelijk te upgraden en
eventueel te stoppen
Efficiënte oplossing gericht op standaardisatie en automatisering
• Hoge volumes over weinig kanalen• Weinig leveranciers of juist weinig (tot
één) afnemers• Veel dezelfde facturen dus winst te
boeken met standaardisatie• Maatwerk loont de inspanning
ING InvoiceSolutions