- Elektronische facturatie - Factuur en BTW - Cashbetalingen UNIZO Westhoek Woensdag 27 maart 2013...

© Unizo

- Elektronische facturatie

- Factuur en BTW

- CashbetalingenUNIZO Westhoek

Woensdag 27 maart 2013

Kristof WillekensFiscaal Adviseur UNIZO Studiedienst

Elektronische facturatie

3

Inhoud

1) Wat is een elektronische factuur?2) Wat zijn de voorwaarden om elektronische facturen

naar klanten te sturen? 3) Noodzaak aan “controlespoor” voor BTW-

administratie4) Uitreiking van facturen5) Wat zijn de verplichtingen inzake bewaring van

elektronische facturen?6) Praktische mogelijkheden e-facturatie 7) Concrete vragen en antwoorden

© Unizo 4

1. Wat is een elektronische factuur?

1) “Elektronische factuur” = het document moet in elektronische vorm uitgereikt en ontvangen worden (vorm-vrij!)

De facturen in een elektronisch formaat (gestructureerde berichten in XML, FINVOICE, PDF, Word of andere) die worden uitgereikt en ontvangen in een elektronische vorm worden als elektronische facturen aangemerkt.

Vb. een e-mail met bijlage, een niet op papier ontvangen fax, het downloaden via een website, enz.

2) Alle verplichte factuurgegevens moeten aanwezig zijn op de elektronische factuur (zie volgende slide)

5


Verplichte vermeldingen (papieren én elektronisch) facturen: Het woord 'factuur' Datum en volgnummer van factuur Naam en adres van de uitreiker en van de medecontractant of de

maatschappelijke benaming en de aard van de rechtspersoon Het nummer van de bankrekening Het BTW-nummer / ondernemingsnummer Leveringsdatum Beschrijving en hoeveelheid van de geleverde goederen en van de

verstrekte dienst, alsmede alle gegevens om de aard van de verrichte handeling te kunnen vaststellen, alsmede het BTW-tarief

Prijs (in voorkomend geval gesplitst per handeling of voorwerp wanneer verschillende BTW-tarieven van toepassing zijn)

Bedrag van de verschuldigde BTW (eventueel per tarief) Eventueel de aanduiding van de reden van vrijstelling wanneer de

gefactureerde niet aan de BTW onderworpen is Plaats waar de factuur werd opgemaakt en datum

6


Juridische waarde elektronische factuur =

Juridische waarde papieren factuur

© Unizo 7

2. Wat zijn de voorwaarden om elektronische facturen naar klanten te sturen?

1) Uitdrukkelijke of stilzwijgende aanvaarding door de klant Geen wettelijk verplichte vormvoorwaarden

2) Waarborgen van de authenticiteit, de integriteit en de leesbaarheid van de factuur

Authenticiteit = waarborgen van de identiteit van diegene die de goederenlevering of de dienst heeft verricht of van diegene die de factuur heeft uitgereikt

Integriteit = waarborgen dat de inhoud van de factuur geen wijzigingen heeft ondergaan

Leesbaarheid = waarborgen dat de factuur leesbaar is voor mensen (tot aan einde van bewaartermijn)

© Unizo 8

2. Wat zijn de voorwaarden om elektronische facturen naar klanten te sturen? Authenticiteit van de herkomst

a. Waarborging door leverancier én afnemerb. Waarborging van de identiteit van de leverancier/dienstverrichterc. Waarborging van de identiteit van diegene die de factuur heeft

uitgereikt Integriteit

a. Inhoud van de factuur mag geen wijzigingen hebben ondergaan

b. Staat los van de vormc. Zowel voor leverancier als afnemer

Leesbaarheid

Belastingplichtige bepaalt zelf hoe dit wordt gewaarborgd

© Unizo 9

2. Wat zijn de voorwaarden om elektronische facturen naar klanten te sturen?

Belastingplichtige bepaalt zelf hoe hij de authenticiteit van de herkomst, integriteit van de inhoud en

leesbaarheid van de factuur waarborgt

Hiertoe kan gebruik gemaakt worden van “elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor

tussen een factuur en een verrichte prestatie oplevert”

© Unizo 10

3. Noodzaak aan “controlespoor” voor BTW-administratie

Controlespoor = een met stukken gestaafde transactiestroom vanaf de aanvang, het brondocument (bv. kooporder), tot de voltooiing (bv. uiteindelijke registratie in de jaarrekening), en omgekeerd, met koppelingen tussen verschillende documenten in het proces.

Moet een controleerbaar verband opleveren tussen factuur en een levering van goederen verstrekking van diensten

Omvat brondocumenten, verwerkte transacties en verwijzingen naar het verband tussen beide

Aangepast aan omvang, activiteit en het type van de belastingplichtige en rekening houdende met het aantal en type leveranciers/dienstverrichters en afnemers

Middelen zelf te kiezen

© Unizo 11

4. Uitreiking van facturen

Vanaf 2013 moet de factuur uitgereikt worden uiterlijk de 15e van de maand volgend op de maand waarin de BTW opeisbaar is geworden.

Een voorbeeld : betaling : 28 oktober 2013 levering : 05 november 2013 uiterste factuurdatum : 15 november 2013, d.i. 15e dag van de

maand volgend op de maand van het belastbaar feit, nl. de betaling (onder de vroegere regeling zou dat uiterlijk 7 november geweest zijn)

© Unizo 12

5. Wat zijn de verplichtingen inzake bewaring van elektronische facturen?

1) Bewaring kan elektronisch of op papier, ongeacht oorspronkelijk formaat

2) Bewaring moet wel de authenticiteit, de herkomst, integriteit van de inhoud en leesbaarheid garanderen - Betekent niet dat vorm/formaat niet meer mag worden gewijzigd

3) Bewaartermijn bedraagt 7 jaar vanaf de eerste januari van het jaar volgend op hun datum (facturen aan particulieren – 5 jaar)

4) Plaats van bewaring: elektronische facturen mogen ook buiten het Belgische grondgebied bewaard worden mits volledige online toegang tot de betrokken gegevens in België

© Unizo 13

6. Praktische mogelijkheden e-facturatie

© Unizo 14

6. Praktische mogelijkheden e-facturatie

4 categorieën:1) Van mailbox naar mailbox:

vb. een e-mail sturen met een PDF als bijlage.

2) Van software naar software: leverancier en klant gebruiken zelfde softwarepakket of standaardformaat.

3) Van serviceprovider naar software: leverancier en klant gebruiken verschillende software of standaardformaat. De

service provider zorgt ervoor dat de klant het bericht in het juiste formaat ontvangt.

4) Van serviceprovider naar serviceprovider: leverancier en klant gebruiken verschillende software of standaardformaat. De

service providers zorgen ervoor dat de leverancier een bericht kan sturen naar de klant ongeacht het formaat en dat de klant het bericht kan ontvangen, ongeacht het formaat.

facturen die via een webportaal worden verstuurd en/of opgehaald maken ook een omweg via één of meerdere service provider(s) waardoor iedere partij ongeacht het formaat facturen kan versturen of ontvangen.

© Unizo 15

7. Concrete vragen en antwoorden

Is er één uniek formaat voor elektronische facturen? NEE, formaat (PDF, PDF/A, EDI, XML, QR-code,…) is vrij te kiezen

Biedt het versturen van een factuur per mail evenveel zekerheid als het versturen van een factuur met de post? JA

Mag ik tegelijkertijd een papieren en een elektronische factuur uitreiken voor dezelfde klant? NEE

Moet je vooraf de toestemming van de administratie vragen om elektronische facturen te versturen? NEE

Kan ik een elektronische factuur archiveren op papier? JA Kan ik een papieren factuur elektronisch archiveren? JA

© Unizo 16

7. Concrete vragen en antwoorden

Moeten elektronische facturen ondertekend zijn met een digitale handtekening? NEE, er zijn ook andere mogelijkheden om de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de factuurinhoud te waarborgen

Wat als BTW-plichtige niet kan aantonen dat de factuur origineel is? • Recht op BTW-aftrek kan geweigerd worden als met niet kan

aantonen dat de garanties of authenticiteit en integriteit gewaarborgd zijn

• Administratieve boete kan aan zowel klant als verkoper opgelegd worden

Andere vragen?

Factuur en BTW

© Unizo 18

Inhoud

1) Opeisbaarheid BTW: oud versus nieuw2) Overgangsregeling 20133) Definitieve regeling 20144) Nieuwe bepalingen inzake factuurvermeldingen

© Unizo 19

1. Opeisbaarheid BTW: oud versus nieuw

B2B

Oud:

BTW opeisbaar op 3 momenten: Hoofdregel: levering van goederen of diensten Subregel 1: geheel of gedeeltelijke betaling vooraf Subregel 2: (voorschot)factuur vooraf

-> Uitz.: intracommunautaire diensten

© Unizo 20


Oud (2)

Gevolgen voor de leverancier en voor de klant (belastingplichtige):

BTW op (voorschot)factuur wordt opeisbaar De leverancier moet aangifte/afdracht van BTW doen op basis

van datum (voorschot)factuur

BTW aftrekbaar indien geldige factuur De klant moet aangifte/aftrek van BTW doen op basis van

datum (voorschot)factuur

© Unizo 21


Nieuw

Voortaan nog slechts 2 oorzaken van opeisbaarheid: Levering van goed of dienst Gehele of gedeeltelijke betaling

DE FACTUUR IS NIET LANGER OORZAAK VAN OPEISBAARHEID/AFTREK BTW

© Unizo 22


Oud versus nieuw:

2012 2013Levering/verrichting: bij voltooiing bij voltooiing

betaling vooraf betaling vooraffactuur vooraf

Opmaak factuur: 5de volgende maand 15de volgende maand levering of verrichting of betaling

!Idem ‘stuk’ ontrekk. en gelijkg. diensten!

© Unizo 23


Quid doorlopende diensten met opeenvolgende afrekeningen?-> 15de dag van maand die volgt op verstrijken periode waarop betaling betrekking heeft

Quid diensten die langer dan 1 jaar duren?-> 15de dag van de maand na het verstrijken van elk kalenderjaar:

m.a.w. 15 januari

Quid interne handelingen tussen leden BTW-eenheid?-> stuk uitreiken uiterlijk 15de maand die volgt op maand waarin goed of dienst aan ander lid werd “verschaft”

© Unizo 24


Conclusie:Leverancier

Geen BTW-rapportering meer op basis van factuurdatum

Voorschotten? BTW-administratie verkiest methode van dubbel document: betalingsverzoek

ZONDER ENIG KENMERK VAN BTW factuur na betaling of levering/verrichting

© Unizo 25


Conclusie: (2)Klant

BTW wordt maar aftrekbaar na betaling of levering/verrichting

Aftrek zal moeten worden uitgesteld tot aangifte die overeenkomt met datum betaling of levering/verrichting

MAAR EEN GELDIGE FACTUUR BLIJFT NODIG!

© Unizo 26


Voorbeeld:Levering van goederen Bestelling op 21 maart 2013 – verzoek tot betaling op 25 maart Betaling op 4 april 2013 – levering op 20 april 2013 Factuur op 1 mei 2013

Dus:Leverancier: • BTW wordt opeisbaar op 4 april (betaling!)• maandelijkse BTW-aangifte april 2013 die ten laatste op 20 mei

ingediend moet wordenKlant: • aftrek BTW via BTW-aangifte april

© Unizo 27


Intracommunautaire levering goederen:

Factuur is oorzaak van opeisbaarheid BTW wanneer: Levering is voltooid Factuur is opgemaakt ten laatste 15de maand die volgt op

maand waarin levering is voltooid

© Unizo 28


Intracommunautaire levering goederen: (2)

Oud versus nieuw:2012 2013

BTW opeisbaar: - 15de dag volgende maand- factuur voor 15de

- factuur voor levering -factuur na levering - sowieso 15de v m

Verplichting totopmaken factuur: 5de volgende maand 15de volgende

maand

© Unizo 29

2. Opeisbaarheid BTW: overgangsregeling

Gedurende 2013 B2B (behalve intra-comm & verlegging van heffing) Met verlegging van heffing (andere dan intra-comm) Intra-comm (goederen en diensten) B2C

© Unizo 30


B2B

Leverancier heeft de keuze: Oude regels toepassen Nieuwe regels toepassen:

• factuur niet langer oorzaak van opeisbaarheid BTW en dus geen facturen meer uitreiken voor voorschotten maar wel “verzoek tot betaling”

(methode van het “dubbele document”)

© Unizo 31


Verlegging van heffing

Klant heeft de keuze: Oude regels laten toepassen: verlegging op basis van

voorschotfactuur Nieuwe regels laten toepassen: verlegging op basis van

betaling/voltooiing

VOORTAAN VOLSTAAT LOUTERE VERMELDING VAN “BTW VERLEGD” ALS VERMELDING OP FACTUUR (verwijzen naar datum van opeisbaarheid is niet nodig)

© Unizo 32


Intra-communautaire diensten

Ontvanger van dienst is belastingplichtige en in België gevestigd: GEEN OVERGANSREGELING• Wel: tolerantie indien factuur uitgereikt enkele dagen voor betaling of

voltooiing: geen verplichting meer tot opmaak wachtdocument!veel onduidelijkheid!

Intracommunautaire diensten met afwijkende plaatsbepaling: cfr. overgangsregeling B2B

© Unizo 33


Intra-communautaire goederen

Intracommunautaire levering:• Geen overgangsregeling, enkel tolerantie voor factuur

uitgereikt voor datum levering

Intracommunautaire verwerving:• Geen overgangsregeling, enkel tolerantie voor factuur

uitgereikt voor datum ververwering

© Unizo 34


B2C

Leveringen van roerende goederen en diensten door belastingplichtige die gewoonlijk goederen levert of diensten verstrekt zonder factuur:• BTW opeisbaar naarmate prijs wordt betaald

- Leverancier heeft keuze:- BTW mag “te vroeg” worden voldaan naar aanleiding van

opmaak factuur- BTW pas voldoen wanneer belastbaar feit zich voordoetConclusie: zelfs opmaak voorschotfactuur verplicht niet tot afdracht BTW!

© Unizo 36

4. Nieuwe bepalingen inzake factuurvermeldingen

KB nummer 1:

Tarief of tarieven en totaalbedrag aan te betalen of te herziene BTW vermelden in munteenheid van de lidstaat die bepaalt welke regels van toepassing zijn voor het uitreiken van de factuur

Bijzonderheden:

“BTW verlegd” volstaat voor:• BTW medecontractant• Vrijgestelde handeling in lidstaat ontvanger• Werken in onroerende staat

“Factuur uitgereikt door afnemer”:• Indien “self-billing”

“Bijzondere regeling …” volstaat voor:

© Unizo 37

4. Nieuwe bepalingen inzake factuurvermeldingen (2)

“Bijzondere regeling …” volstaat voor:• B r - reisbureaus• B r - gebruikte goederen• B r - kunstvoorwerpen• B r - voorwerpen voor verzameling of antiquiteiten

Verwijzing naar artikel enkel nog nodig voor vrijgestelde handelingen

© Unizo 38

4. Nieuwe bepalingen inzake factuurvermeldingen (3) Vereenvoudigde factuur is toegestaan indien:

• Bedrag zonder BTW <100 euro• Gevolg van handels- of administratieve praktijken betrokken

bedrijfssector

Vereenvoudigde factuur voortaan ook voor documenten die oorspronkelijk factuur wijzigen of er specifiek en ondubbelzinnig naar verwijzen

Niet toegelaten voor:• Intracommunautaire leveringen• BTW mede contractant

Cashbetalingen

© Unizo 40

Vanaf 1 januari 2013:

Betalingen in cash beperkt tot 5.000 euro (vroeger 15.000 euro)• Uitzondering: voorschotten in cash tot maximaal 10% en maximaal

5.000 euro

Sanctie?• Geldboete van 250 tot 225.000 euro (max. 10% van ten onrechte in

contanten betaalde sommen)• Hoofdelijke aansprakelijkheid schuldenaar/schuldeiser voor betaling

geldboete

Quid meldingsplicht bij overtreding?• Nog niet in voege: wordt (in principe) samen met sectoren uitgewerkt

- Elektronische facturatie - Factuur en BTW - Cashbetalingen UNIZO Westhoek Woensdag 27 maart 2013...

Documents

Transcript of - Elektronische facturatie - Factuur en BTW - Cashbetalingen UNIZO Westhoek Woensdag 27 maart 2013...