2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie

20
Een brede kijk op e-facturatie Stijn Gilissen – ING België Fdseminar Compliance & Tax Antwerpen – Januari 2017

Transcript of 2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie

Page 1: 2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie

Een brede kijk op e-facturatie

Stijn Gilissen – ING België

Fdseminar Compliance & Tax

Antwerpen – Januari 2017

Page 2: 2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie

Papier, PDF of elektronisch?

2

Digitalefacturatie

Papierenfacturatie

Elektronische facturatie

Format Gestandaardiseerd Variabel Variabel

Aanmaak Automatisch Semi-automatisch Manueel

Verzending Elektronisch netwerk E-mail Post

VerwerkingAutomatisch & digitaal

Manueel; papier & digitaal

Manueel; papier

Foutrisico Laag Gemiddeld Hoog

Kosten

Bron kostenvergelijking: DAV & KPMG – “Elektronische facturatie – berekening besparing aan administratieve lasten door gebruik van elektronische facturatie in 2014”

€ 1,20€ 2,02

€ 4,44

€ 2,27

€ 7,68 € 8,04

Elektronisch Digitaal Papier

Verzenden Ontvangen

Page 3: 2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie

• Lager foutenpercentage door efficientere verwerking

• Verkorting van de facturatiecyclus

• Lagere verwerkingskosten

• Ecologisch verantwoord

• Hefboom voor meer real-time zicht op facturatie- en betalingsstromen

Voordelen van elektronische facturatie

3

Page 4: 2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie

Waar staan we nu?

4Bron: https://overheid.vlaanderen.be/beleid-e-invoicing

Verplicht facturen aan allelokale overheden uiterlijktegen eind 2020

Page 5: 2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie

E-facturatie is een trigger om alle facturatie stromen te herbekijken

5

?

E-facturen sturen naar de Vlaamse overheid…

… is slechts een onderdeel van een groter geheel aan facturatie-uitdagingen

Page 6: 2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie

AankoopFacturen

Uw onderneming bevindt zich in een complex facturatie-landschap

6

Uw bedrijf B2C

B2B

B2G

Uitgaande betalingen Binnenkomende betalingen

@

PDF

Verschillendeorigine

Verschillendebedrijfstypen

VerkoopFacturen

@

PDF

Page 7: 2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie

De facturatie-stromen moeten passen binnen uw interne processen

77

ERPAP Auto-mation

E2E controle & efficiency

Accounts payable

Business Finance

Management

Accounts receivable

Page 8: 2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie

Uw facturatie-strategie richt zich op twee ultieme doelen

8

Nu

Toekomst

Nu

Toekomst

“ik wil dat mijn verkoopfacturen correct en snel

betaald worden”

+ Al mijn aankoopfacturen centraal beheren

+ Mijn facturen efficiënt in mijn ERP-systeem opnemen

+ De verwerking van facturen automatiseren

+ Payment runs automatiseren

+ Efficiënt en correct facturen versturen

+ Zeker zijn dat mijn facturen al mijn klanten bereiken en op de juiste plek belanden

+ Reconciliatie verbeteren door gebruik van PO en / of OGM

“Ik wil controle over mijn

aankoopfacturen”

Page 9: 2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie

De specifieke behoeften van uw organisatie bepalen de keuze van het facturatie-kanaal en -oplossing

9

“Hoe veel facturen

verstuur en ontvang ik jaarlijks?

“Hoe kan ik mijn aanpak constant

verbeteren en personaliseren?

“Hoe past (e)-facturatie in

mijn bestaande bedrijfs-

processen?”

“Hoe koppel ik mijn rekening-informatie aan mijn facturatie-

systeem?”

“Heb ik klanten of leveranciers

die mij een bepaald format

opleggen?”

“Welke tool of platform en welk kanaal

gebruik ik best voor mijn

facturatie?”

Page 10: 2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie

In detail - Verkoopsfacturatie via de post

10

• 100% bereik• Lage investering

• Kost• Fouten en fraude• Omslachtig

Voordelen Nadelen

Page 11: 2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie

In detail - Verkoopsfacturatie als PDF via email

11

• Hoog bereik• Lage kost• Lage investering

• Fouten en fraude• Omslachtig• Risico op verlies of spam folder

Voordelen Nadelen

Page 12: 2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie

In detail - Verkoopsfacturatie als PDF via een portaal

12

• Middelmatig bereik• Onmiddelijke betaalmogelijkheid• Omgeving onder controle

• Hoge onderhoudskost• Omslachtig• Wildgroei van platformen

Voordelen Nadelen

Page 13: 2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie

In detail - Verkoopsfacturatie via netwerken (e-facturatie)

13

• Complexer door beperkter bereik want geen alles-omvattend network

Consumenten Kleine bedrijven Grote bedrijven Multinationals

Overheid

Page 14: 2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie

In detail – Het connecteren op netwerken voor verkoopsfacturatie

14

Directeconnectie

• Volledige controle• Minimale transactiekost• Beperking risico op fraude en fouten

• Hoge ontwikkelings- en onderhoudskost

• Complex

Voordelen Nadelen

Page 15: 2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie

In detail – Het connecteren op netwerken voor verkoopsfacturatie

15

Via service providers

Lagere volumes Hogere volumes

• Complexiteit wordt door Service Provider gedragen

• Geen invloed van wildgroei aannetwerken

• Mogelijk hoge abonnements- of transactiekost

• Mogelijk minder controle over facturatiestromen

Voordelen Nadelen

Page 16: 2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie

In detail – Het verwerken van post en PDF binnen de aankoopfacturatie

16

ERP / Accounting

• Verwerking van eender welke nietelektronische factuurstromen

• Bestaande processen

• Kostprijs• Risico op fouten en fraude

Voordelen Nadelen

Page 17: 2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie

In detail – Het connecteren op netwerken voor de aankoopfacturatie

17

Directeconnectie

• Volledige controle• Minimale transactiekost• Beperking risico op fraude en fouten

Voordelen Nadelen

• Hoge ontwikkelings- en onderhoudskost

• Complex

Page 18: 2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie

In detail – Het connecteren op netwerken voor de aankoopfacturatie

18

Via service providers

• Complexiteit wordt door Service Provider gedragen

• Geen invloed van wildgroei aannetwerken

• Mogelijk hoge abonnements- of transactiekost

• Mogelijk minder controle over facturatiestromen

Voordelen Nadelen

Page 19: 2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie

De uitdaging is om uw inkomende en uitgaande factuur-stromen efficiënt te integreren in uw bedrijfsvoering

ERPAP Auto-mation

E2E controle & efficiency

Accounts payable

Business Finance

Management

Accounts receivable

Page 20: 2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie

Het belangrijkste is zorgvuldig uw individuele aanpak te bepalen

20

Factuurvolume

Co

mp

lexi

teit

Hoog

Laag

Laag Hoog

Complete oplossing met veel functionaliteit en integratie

• Veel kanalen en hoge factuur-volumes, zowel inkomend als uitgaand

• Grote verscheidenheid aan afnemers en leveranciers

• Integratie met uw bestaande systemen en processen

Specifieke oplossing voor uw niche

• Een passende oplossing voor uw specifieke noden

• Een leverancier die uw industrie kent en functionaliteit op maat biedt

• Maatwerk en support mogelijk om tegemoet te komen aan uw wensen

Simpele oplossing voor occasioneel gebruik

• Flexibele oplossing met lage vaste kosten en betalen naar gebruik

• Gemakkelijk in gebruik • Gemakkelijk te upgraden en

eventueel te stoppen

Efficiënte oplossing gericht op standaardisatie en automatisering

• Hoge volumes over weinig kanalen• Weinig leveranciers of juist weinig (tot

één) afnemers• Veel dezelfde facturen dus winst te

boeken met standaardisatie• Maatwerk loont de inspanning

ING InvoiceSolutions