ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ETAT DANS LES PROVINCESARCHIVES DE L’ETAT DANS LES PROVINCES

Studiedag VVBAD 01/04 /2010

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËNRIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN

Rolande Depoortere

Afdelingshoofd

Substitutie in België, magda? Substitutie in België, magda?

Soms wel, soms niet.Soms wel, soms niet.

Is er nood aan een specifiek (archief)wettelijk kader?Is er nood aan een specifiek (archief)wettelijk kader?

Enkele (goede) vragen

• Wat is het (archief)wettelijk kader voor de vernietiging van originele archiefbescheiden na digitalisering?

• Beschouwt het ARA substitutie als vernietiging van archiefbescheiden? Wordt er een onderscheid gemaakt tussen “originelen” en “archiefbescheiden”?

• Wat zijn de voorwaarden voor substitutie?

• Is er een procedure die gevolgd moet worden?

Dematerialisatie van archief: een complexe realiteit

Digitalisering door historische Digitalisering door historische archiefdienstenarchiefdiensten

• van bedreigde of beschadigde historische archieven

• de nachtmerrie van elke archivaris: de gedwongen substitutie van historische archief (“moeten er nog stenen zijn?”)

Dematerialisatie van archief: een complexe realiteit

Digitalisering door / bij de Digitalisering door / bij de archiefvormerarchiefvormer

• van semi-dynamische archief om plaats te maken

• van dynamische archief met het oog op een paperless office

Wat zegt de Belgische Archiefwet?

• Geen specifieke bepalingen over het principe van de substitutie van een document door een kopie

• Substitutie komt uiteindelijk neer op het vernietigen van archief

• Geen onderscheid tussen «originele» documenten en «kopieën»

• Voorafgaandelijke toelating van de Algemeen Rijksarchivaris of zijn afgevaardigden vereist

De authenticiteit van informatie

• Origineel document versus kopie

• Document met een bewijskracht (« record »)

• Een officiële regeling kan een document met

bewijskracht vervangen door een kopie, door aan de

kopie dezelfde juridische waarde toe te kennen.

• 3 Belgische voorbeelden

1. De pensioendossiers van de

openbare sector

KB van 09/01/2000 (BS 24/02/2000)

2. Medische dossiers en dossiers van verzekeringen voor geneeskundige verzorging

KB van 26/04/2007 (BS 18/06/2007)

Verplichte procedure (1)

1°De procedure is nauwkeurig omschreven;

2°De aangewende technologie waarborgt een getrouwe, duurzame en volledige weergave van de informatie;

3°De informatie wordt systematisch en zonder weglatingen geregistreerd;

4°De verwerkte informatie wordt op een zorgvuldige manier bewaard, systematisch gerangschikt en beschermd tegen elke vervalsing;

Verplichte procedure (2)

5°De volgende gegevens m.b.t. de verwerking van de informatie worden bewaard :

a) de identiteit van de verantwoordelijke voor de verwerking evenals van diegene die ze heeft uitgevoerd;

b) de aard en het onderwerp van de informatie waarop de verwerking betrekking heeft;

c) de datum en de plaats van de verrichting;

d) de eventuele storingen die zijn vastgesteld tijdens de verwerking.

3. Effecten aan toonder

Wet van 14/12/2005 (BS 23/12/2005)

De archiefwaarde van documenten

• Voorkeur gaat in principe uit naar de bewaring van het origineel

• Papieren drager is het best gekend én is stabieler dan digitale dragers en formaten

• Standpunt dominant in Europa, maar niet meer in Nederland

Artistieke, culturele en

erfgoedwaarde van documenten

• Het begrip “origineel” heeft daarnaast ook betekenis op artistiek, cultureel en historisch vlak

• Het decreet van de Franse Gemeenschap van 11/07/2002 (BS 24/09/2002)

• Vlaams Topstukkendecreet van 24/01/2003 (BS 14/03/2003)

Wat doen onze buren in Europa?

• Enquête bij Nationale Archivarissen van de EU

• 14 antwoorden

• Belangrijkste trends

• Onderscheid tussen statisch en dynamisch/semi-dynamisch archief

Wat doen onze buren in Europa?

Statisch archief dat al door Statisch archief dat al door archiefdiensten bewaardarchiefdiensten bewaard

•Geen substitutie

•Behalve uitzonderingen!

•Standpunt van Malta

Dynamisch en semi-dynamisch Dynamisch en semi-dynamisch archief bij archiefvormersarchief bij archiefvormers

• Als het niet te bewaren is: substitutie mag

• Als het te bewaren is: ja, maar bij voorkeur nee…

• Strenge voorwaarden m.b.t. authenticiteit en even-waardigheid van de kopieën

Het principieel standpunt van het

Rijksarchief (1)

• Voor reeds naar het Rijksarchief overgebrachte documenten: geen substitutie

• Voor de documenten die nog door de archiefvormers bewaard worden: reeksen die in onze archiefselectielijsten aangeduid staan

als te bewaren: geen substitutie… maar is dit standpunt houdbaar t.o.v. de archiefvormers wanneer bewijskracht toegekend is aan de kopieën?

Het principieel standpunt van

het Rijksarchief (2)

• Voor de documenten die nog door de archiefvormers bewaard worden: reeksen die in onze archiefselectielijsten aangeduid staan

als te vernietigen: substitutie mag… mits er onontbeerlijke voorzorgsmaatregelen genomen worden om de authenticiteit van de er in vastgelegde informatie te garanderen gedurende de dynamische en semi-dynamische fases van de levenscyclus

Toepassing op het terrein (1)

• Is substitutie toegestaan of aangewezen?

• Is de authenticiteit van de bewaarde bescheiden gegarandeerd?

• Is de kostprijs van de substitutie aanvaardbaar en het onderhoud haalbaar?

Toepassing op het terrein (2)

Naleving van procedurele en Naleving van procedurele en technische normentechnische normen

• kwaliteit van de kopieën

• stabiliteit van formaten en dragers

• gedocumenteerde procedure

• test en controle, tijdens en na uitvoering

• betrouwbaar beheerssysteem (conform Moreq2)

• het Rijksarchief op de hoogte houden voor en na uitvoering

Conclusies : meer (goede) vragen

• Geen specifieke bepalingen in de Belgische archiefwetgeving

• Behoedzaamheid van de archivarissen

• Dient de archiefreglementering aangepast te worden om substitutie strikt te omkaderen?

• Een breed overleg ?