Substitutie, de eerste stap naar een E-depot - Digital · Gemeente Deventer: ... •Helaas geen...

27
Substitutie, de eerste stap naar een E-depot Miriam Weeda

Transcript of Substitutie, de eerste stap naar een E-depot - Digital · Gemeente Deventer: ... •Helaas geen...

Substitutie, de eerste stap naar een E-depot

Miriam Weeda

Inhoud

• De weg naar een Machtiging voor vervanging

• Een E-depot opbouwen

• Structuur van je E-depot?

• En dan…

Even voorstellen

• 2003 in DIV-wereld terechtgekomen

• Studie Duitse taal en cultuur (afgestudeerd op Duitse manuscripten)

• Vooral DMS trajecten: gebruikers-

trainingen, RMA inrichting, digitale DIV-processen

• Consultant bij Dino4

Herkenbaar?

• Hybride dossiers

• Beheer papieren archief (traditionele dossiers)

• Digitale documenten (inscanning of digital born)

• Beheer ingescande papieren documenten (kosten per meter, hoeveel heb je?)

Oplossing?

• “Alle papieren documenten weggooien”

• Digitale documenten leidend maken!

Machtiging voor vervanging aanvragen en

eigen E-depot opzetten

(=digitaal archief met te bewaren en op termijn vernietigbare records)

6

In de praktijk: DCMR Milieudienst Rijnmond

Actief voor bewoners, bedrijven en overheid

Milieu-expertise voor binnen- en buitenland

24 uur per dag, 550 medewerkers voor 22000 bedrijven.

7

Afdeling DCI (Documentatie, Communicatie en Informatie)

Actief voor medewerkers en bezoekers

Archief expertise: voorbeeldfunctie voor regio en vergelijkbare organisaties

1 bureauhoofd

24 medewerkers

150.000 dossiers

De Weg naar de Machtiging

• Machtiging aanvragen: eng!

• DCMR: Traject van 2 jaar (na 1 jaar ‘digitaliseren’)

• Aangroei 400 m per jaar tegengaan

• SSA: op termijn vervangen

• Machtiging van Gedeputeerde Staten

De Weg naar de Machtiging

Hand-boek

samen-stellen

Audit Machtings-aanvraag indienen

Substitu-tie

wordt verleend

Dubbel archiveren papier én digitaal

hoeft niet meer

Machtiging

Het recht om fysieke – te bewaren – archiefbescheiden na scanning te vernietigen

Nog maar weinig machtigingen afgegeven:

Gemeente Oss : Werk en Inkomen (aanvragen Levensonderhoud),

Financiële Administratie (Inkomende facturen) en de afdeling Belastingen (Bezwaarschriften)

Gemeente Schijndel: alleen vernietigbare bescheiden Gemeente Deventer: te bewaren bescheiden Provincie Overijssel: ..

Wetgeving - Archiefwet, artikel 7

Te bewaren

Machtiging van Onze Minister

OCW (Rijksarchiefbewaarplaats)

of Gedeputeerde Staten

Vernietigbaar

Machtiging van

zorgdrager

Handboek

• Toont situatie van jouw informatiehuishouding • Puur beschrijvend • Kwaliteitsproject! • Helaas geen ‘model’ handboek of standaard Wat zijn de minimale eisen in je

informatiehuishouding? Tip: Zoek direct contact met gemeentelijk en

provinciaal archiefinspecteur

Minimale eisen handboek: inhoud

1. Archiefbeschrijving

2. Processen & structuur

3. Techniek

4. Kwaliteitsmanagement

Minimale eisen handboek

1. Archiefafbakening:

Weet je voor welk proces, vernietigbare of te bewaren archiefbescheiden?

DCMR: primaire proces

2. Processen & structuur :

Zijn alle documentstromen/processen helder? Heb je een RM functionaliteit waarin je de digitale documenten in een structuur kan opbergen?

Voorwaarden

3) Techniek (ICT)

Hoe en welke software is aanwezig. Is er een breed informatieplan beschikbaar?

4) Kwaliteit

Wie heeft welke taken en verantwoordelijkheden?

DCMR: kwaliteitstraject met medewerkers

De weg naar substitutie

• Tijdens gehele traject: communiceer en overleg met betreffende instanties

Doe het samen! • Kaders vaststellen: belangrijk zijn NEN-normen

(15489, 2082)

• Inrichting digitaal beheer van documenten en kwaliteitszorg zijn essentiele onderdelen

• Begin klein (valkuil om groot te willen beginnen)

Machtiging

• Je hebt de machtiging en dan ?

• E-depot krijgt status!

Een e-depot bouwen

E-depot? Definieer E-depot …

- Bak met digitale documenten

- En aanvullende info over..

- Te vernietigen of te bewaren informatie?

- Alleen voor semi-statische informatie?

- Los systeem of Recordsmanagement functionaliteit ingebouwd?

E-depot

Of

“het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te

bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt” (rapport E-depot Duurzame digitale toegang tot informatie mei 2010)

Welke structuur in je E-depot?

Waar worden records beheerd?

• In dynamische fase: in DMS of processysteem

• Semi-statische fase: beheer in RMA of RM functionaliteit

• Statische fase: Regionaal of landelijk E-depot

Welke structuur in je E-depot?

Welke records heb je?

• Dossiers: documenten met verschillende bewaartermijnen

• Documenten: per soort gecategoriseerd

• Gestructureerde processen (AO)

• Zaakgericht: processen met daarin zaken

• Ongestructureerde en semi-gestructureerde informatie?

Welke beheer-instrumenten heb je?

• DSP

• Fileplan

• Zaaktypencatalogus

Documentair Structuur Plan

• DSP : proces-georienteerd • Compleet overzicht informatie beheer

• Voordelen: alle documenten in processen onder te brengen • Aan elk proces koppel je een bewaartermijn • Zaak, dossier of document • Keuze van DCMR (voorbeeld Model DSP)

Fileplan

• Documentgeorienteerd

• Term wordt in DMS E-Docs

gebruikt

• Voorbeeld: University

of Toronto

Zaaktypencatalogus

• Zaaksgewijs archiveren

• Compleet overzicht van alle zaak- informatie voor gemeentelijke activiteiten

• Beheer-voordeel: 1 bewaartermijn voor 1 zaak

• Dienstverlening staat voorop

• Komt samen met DSP

Samengevat

• Baken duidelijk af waarvoor machtiging wordt aangevraagd

• Kwaliteit ! (processen, instrumenten, structuur)

• Werk samen met archiefinspectie!

Vragen?