Studielink Dashboard“terugbrengen beheerskosten Studielink

“bij zowel instellingen, DUO als Studielink

SISLINK 201017 juni 2010

Agenda

• Inleiding – Harm Abel Kunnen

• Demo Dashboard – Minka Verheijen / Bart vd Klundert

• Discussie/vragen etc.

Evaluaties

• Studielink levert minder werk op op de administratie, maar meer werk voor de functioneel beheerders

• Er zijn te veel partijen betrokken bij het oplossen van problemen

• Het beheer is te duur, de kosten moeten omlaag

Aanbesteding Studielink

• Bood mogelijkheid om dit flink aan te pakken

• Fors ingezet op verlaging van de beheerkosten• Visie van de leverancier• Standaard programmatuur, goede tooling

• Chronotech prototype van ‘Dashboard Studielink’

Uitgangspunten

• Dashboard is een beheertool• Dashboard moet beheerlasten terugdringen

– Bij Servicedesk– Bij Instellingen

• Minder tijd aan beheer• Beheer terug van Functioneel beheerders naar

administratie– Bij Duo

• Dashboard vervangt (deel) huidige tools– Student inkijktool– SMT – GMT

3 elementen

• In beeld brengen a-synchroniteit (data)– Welke verschillen in gegevens zijn er tussen het SIS

en SL, tussen SL en DUO?

• Voortgangs processen– Gaat het goed, waar ‘stokt’ het?

• Herstellen van gegevens– Studielink wijkt af– SIS wijkt af– DUO wijkt af– Op student nivo– Voor groepen studenten

Afwijkingen in data

• Vergelijken data, foto met SIS– SL-foto in SIS opnemen– SIS-foto in SL opnemen– SL-foto en SIS-foto vergelijken(SIS is ook DUO)

• Monitoring verwerken berichten– Als berichten niet verwerkt worden, worden gegevens

niet bijgewerkt

Verloop van het proces

• Metertjes op bepaalde processen– Hoeveel studenten nog niet geverifieerd– Hoeveel vooropleidingen nog niet geverifieerd– Hoeveel aanmeldingen nog niet verwerkt– Hoeveel verwerkt door DUO

• Wat is de norm hierbij?• Gaat er iets fout?• Waar moeten we ingrijpen?

Herstellen van gegevens

• Door vanuit ‘bron’ gegevens opnieuw aan te bieden– Berichten vanuit SIS– Berichten vanuit SL

• Door op de bestemming gegevens aan te passen– Rechtstreeks in SIS– Rechtstreeks in SL

Verlaging beheerskosten

• Minder beheer– Verbetering systemen– Verbetering afstemming processen

• Effectiever beheer– Zo min mogelijk partijen betrekken– Zo min mogelijk handelingen– Eenvoud in handelingen– Afbakening wie wat mag doen, wie waar over gaat– Logica

• Wat mag wel/niet en waarom niet

Ingewikkelde acties, terugbrengen naar simpele correctie van foutieve gegevens

Case:

•De status inschrijving in Studielink staat nog op “verzoek tot inschrijving”, dat gaat een probleem opleveren bij herinschrijving (knop niet zichtbaar). •Dit kan opgelost worden door opnieuw een bericht te versturen vanuit het SIS, met de juiste status. Gevolg is wel dat de student hiervan bericht krijgt. •Dat is als het vrij snel na de start van het collegejaar gebeurt, niet zo’n probleem. Als dit echter in mei/juni nog gebeurt, om problemen met de herinschrijving te voorkomen, levert dat verwarring (en vragen) op bij de student. Dit moet dan vooraf gegaan worden daar een bericht aan studenten dat dit zal gebeuren en dat ze zich van het mailtje wat ze gaan ontvangen, niets moeten aantrekken.•Het opnieuw versturen van berichten is bij veel SISSEN niet iets wat gemakkelijk gaat.•Vaak wordt aan de Servicedesk gevraagd of zij deze status niet kunnen omzetten, via het versturen van een bericht of rechtstreeks in de database.

In Dashboard zou dat door de instelling zelf gecorrigeerd moeten kunnen worden daar het simpel omzetten van de status inschrijving naar ingeschreven, zonder dat de student hiervan allerlei emails krijgt, maar wel zodanig dat het goed gelogd wordt en andere partijen daar het juiste bericht over krijgen.

Wijze van ontwikkelen

• Niet zoals in verleden eerste alles op papier uitschrijven

• Zeer interactief, via SCRUM-methode• Grote betrokkenheid van gebruikers

• Inventariseren wensen, stellen prioriteiten• Realisatie in ‘sprint’• Beoordelen resultaat sprint• Prioriteiten voor volgende sprint

Ontwikkeling Dashboard

• Op 3 en 4 maart 2010 gestart met de 2-daagse– Zeer constructieve bijeenkomst!– Ca. 35 deelnemers vanuit instellingen en DUO– Veel wensen verzameld

• Bijstellingen, verdere prioritering en verfijning van deze wensen in de sprints.

Dashboard

• Opstellen user stories– Nieuwe werkwijze, even wennen

• Sprint planning meeting– Per sprint selectie user stories Dit gebeurt door het

SCRUM team zelf• Met een beetje sturing in de juiste richting ☺

Voorbeelden user stories

• Als baliemedewerker/studentenhelpdesk mede-werker wil ik de detailgegevens van de student zien zoals de student deze in de FO ook ziet. – de verschillende indicatoren moeten dezelfde naam

hebben als in de FO student– duidelijke groepering (zie ook userstory over

groeperen verzoeken) – Ook informatie kunnen zien die nu in de functie inzien

student ontbreekt zoals 2e nationaliteit, afkeur op cijfers bij vooropleiding enz.

Voorbeelden user stories

• Als beheerder van een instelling / DUO proces-beheerder wil ik afgekeurde berichten kunnen monitoren – De gebruiker moet zelf kunnen instelling welke

kolommen hij in de lijst met berichten wil zien – De gebruiker moet de berichten kunnen filteren. – De gebruiker moet zoekargumenten kunnen instellen.– Kunnen aangeven dat een bericht weliswaar is

afgekeurd maar toch is afgehandeld of er niet toe doet ("afplakken")

Voorbeelden user stories

• Als gebruiker wil ik mijn persoonlijke settings zodanig op kunnen slaan zodat ik ze op meerdere computers kan gebruiken

– Persoonlijke lay-out– Laatst gebruikte filters– Ingestelde kleuren*– Ingestelde queries– Moet wel gereset kunnen worden naar de default* Nice to have

Voorbeelden user stories

• als medewerker van de SHD wil ik een e-mail adres van de student kunnen wijzigen zodat de student opnieuw zijn gebruikersnaam en wachtwoord kan aanvragen

– Voorbeeld van het wijzigen van gegevens via het dashboard

– 1 op 1 vervanging functionaliteit beheeromgeving– Logging van de wijziging

Ervaringen

• Opstellen van user stories is even wennen• Geen volledige requirements vooraf• Meer afstemming tijdens analyse, betere en/of

andere oplossingen