1

Studielink in balans met de

strategieën van 56 instellingen

SISLink 2010

Rob van der Salm

Chronotech BV – Rob@Chronotech.nl

Did You Know?

2

Welk issue heeft de afgelopen 30 jaar

onafgebroken in de top 3 van de jaarlijkse

top 10 van IT issues gestaan?*

* Bron: MISQE 4th Quarter 2009

Top in 2006:

1. Align IT and business goals

2. Business continuity/risk management

3. Control IT costs

4. IT-enabled process improvement

5. Improve internal user satisfaction

6. Develop IT staff leadership/business

skills

7. Improve project management discipline

8. …

9. …

10. …

Top in 2010:

1. Business productivity and cost

reduction

2. IT/Business alignment

3. Agility and speed to market

4. Business process re-engineering

5. IT cost-reduction

6. IT reliability and efficiency

7. IT strategic planning

8. …

9. …

10. …

Informa-tie

strategie

Interne organisa-

tie

IT organisa-

tie

strategy execution perspective

Missie en strategie

Strategic Alignment Model

Bron: Henderson & Venkatraman

Klassieke aanpak

Op basis van de missie en strategie wordt

de informatiestrategie bepaald. IT ondersteunt

de strategie.

3

Interne organiza-

tion

IT organisa-

tie

technology potential perspective

Missie en strategie

Informa-tie

strategie

Informa-tie

strategie

Interne organisa-

tie

IT organisa-

tie

strategy execution perspective

Missie en strategie

Strategic Alignment Model

Bron: Henderson & Venkatraman

Idem, maar houdt rekening met de mogelijkheden

Van de IT organisatie en infrastructuur

Interne organiza-

tion

IT organisa-

tie

technology potential perspective

Missie en strategie

Informa-tie

strategie

Missie en strategie

Interneorganisa-

tie

IT organisa-

tie

service level perspective

Informa-tie

strategie

Informa-tie

strategie

Interne organisa-

tie

IT organisa-

tie

strategy execution perspective

Missie en strategie

Strategic Alignment Model

Bron: Henderson & Venkatraman

Hoe bouw je een efficiënte IT organisatie

binnen een organisatie

De strategie beïnvloedt dit proces indirect.

4

Interne organisa-

tie

IT organisa-

tie

competitive potential perspective

Missie en strategie

Informa-tie

strategie

Interne organiza-

tion

IT organisa-

tie

technology potential perspective

Missie en strategie

Informa-tie

strategie

Missie en strategie

Interneorganisa-

tie

IT organisa-

tie

service level perspective

Informa-tie

strategie

Informa-tie

strategie

Interne organisa-

tie

IT organisa-

tie

strategy execution perspective

Missie en strategie

Strategic Alignment Model

Bron: Henderson & Venkatraman

Proactieve aanpak

Welke mogelijkheden biedt de technologie

om de strategie uit te voeren of aan te

passen.

Ingrediënten voor een goede

strategische planning

• Een goed gedefinieerde aanpak

– Bijvoorbeeld Strategic Alignment Model

• Strategie namens 56 instellingen

– ???

• Informatie strategie van Studielink;

– Bedrijfsplan Studielink 2010-2015 (strategie is hierin

niet benoemd)

• Inzicht in IT trends die mogelijkheden bieden voor het

HO domein

– ???

5

Top 10 Instellingsstrategie

Totaal Universiteiten Hogescholen

Totaal aantal studenten 593.376 217.239 376.137

Totaal aantal geanalyseerd 469.477 217.239 252.238

Percentage 79,12% 100,00% 67,06%

Wat staat er in de top 10?

Top 10 Instellingsstrategie

1. Internationaliseer

het HO domein

2. Vergroot het aantal

internationale studenten

3. Vergroot het aantal

studenten in het algemeen

4. Verankering in de

lokale omgeving

5. Verbeter het aantal

succesvolle bachelor

studenten

6. Voorkom foute keuze

van 1e

jaars/bachelors

7. Presenteer de

universiteit als een

world class

internationale

universiteit

8. Versterk onze

aanwezigheid als

top universiteit,

zowel nationaal als

internationaal

9. Verbeter het

aantal

succesvolle

masterstudenten

10. Investeer in

duurzame

kwaliteit

6

Ontleend aan: van Hillegersberg, “trends in de services

economy” Universiteit Twente.

WTR trendrapport

Welke (IT) trends kunnen helpen

deze doelstellingen te behalen?

Trend1

Services Everywhere

Web 1.0 ging over het

verbinden van computers en

computers efficiënter laten

werken

Web 2.0 gaat over

het verbinden van

mensen en

technologie

efficiënter laten

werken voor

mensen

Web 3.0 zal gaan over het verbinden van kleine multimedia devices en het beschikbaar maken

van intuïtieve ervaringen en services: HTTP://www.youtube.com/watch?v=off08As3siM

7

Trend1

Services Everywhere

• De nieuwe generatie is niet gedefinieerd door leeftijd, geslacht,

sociale demografie of geografie

• Actieve participatie in global communities (gaming)

• Focus op conversatie in plaats van op communicatie

• Geloof in samenwerking – macht van “Wij” boven “Mij”

• Traditionele communicatie verdwijnt

• Nieuwe skills: online environment, social networking etc.

Trend1

Services Everywhere

• Studielink en:

– Communities?

– PDA’s / mobile devices?

– Conversatie met de student?

– Personalisatie voor de student?

8

Trend 2

Van Service naar SelfService

• Self Service

voor:– Identificatie?

– Verificatie vooropleidingen?

– Opsturen pasfoto?

– Etc.

Trend 3

Service Mass Customization

• Eigen UI inrichting per instelling?

• Moet de Studielink dialoog

meebewegen met de kenmerken

van de individuele student?

• Extra vragen bij kenmerken

potentiële afvaller?

• Eigen procesinrichting per

instelling?

9

Trend 4

Services bundeling

• Koppeling naar

regionale sites?

• Biedt huisvesting aan

via partner?

• Biedt MVV bemiddeling

aan?

• Etc.

Trend 5

Service kennis boven product knowledge

• Welke diensten hebben

aankomende studenten

nodig?– Huisvesting?

– Verblijfsvergunning?

– Financiering?

– Contact met andere

studenten?

– Studentenverenigingen?

– ?

10

Trend 6

Global services sourcing

Internationale mogelijkheden:– Identificatie in buitenlandse

registers?

– Aanlevering buitenlandse

vooropleidingen?

– Uitwisselingsprogramma’s?

– ?

Trend 7

Service communities and experiences

Aanbeveling Van Hillegersberg:

• Maak gebruik van bestaande

communities die aansluiten bij

de leerdoelen of faciliteer

communities rond een

specialisatie of studierichting.

• Maak hierbij gebruik van

bestaande technologie die

veelal gratis voorhanden is.

• Beperk het gebruik niet alleen

tot studenten maar faciliteer

het contact tussen studenten

en toekomstige studenten,

studenten van andere

instellingen, professionals,

alumni, etc.

• Moedig participatie van

onderzoekers hierin aan.

11

Instellingsstrategie en Studielink?

Huidige situatie

• Wijzigingen zijn nu vooral gebaseerd op huidige werking

• WAR beoordeelt operationele wijzigingen

• WAR zou ook strategie moeten bepalen

– WAR wil dat wel

– Nog uitvinden hoe dat moet

– Lastig: visie om toekomst loopt uit elkaar

– Daarom andere aanpak nodig

• Hoe is de aansluiting op de strategie van de instellingen

geborgd?

• Hoe kan dit proces plaatsvinden?

Wat zou de WAR kunnen doen?

Strategische Doelstelling 6: Voorkom foute keuze van 1e jaars bachelor studenten

Beschrijving:Stoppende of afvallende studenten veroorzaken hoge kosten voor de instelling en de samenleving. Daarom moet het aantal succesvolle bachelor studenten vergroot worden en het aantal uitvallersbeperkt. Een percentage van de uitval wordt veroorzaakt doordat studenten een foute keuzemaken bij het bepalen van de te volgen studie.

Gewenste uitkomst voor het HO:

Het verminderen van het aantal studenten dat stopt omdat een verkeerde, niet passende, studie is gekozen.

Hoe kan Studielink deze doelstellingen ondersteunen:

1. Link Studielink aan communities (Web 2.0) waar nieuwe studenten kunnen communiceren met bestaande studenten over de studie zodat een betere keuze gemaakt kan worden.

2. Maak het mogelijk voor instellingen meer informatie over studies via Studielink te geven

3. Maak het mogelijk voor instellingen om via Studielink informatie te geven over redenen waaromstudenten juist wel of juist niet zijn afgehaakt bij een bepaalde studie.

Stap 1:

Benoem Strategische Doelstellingen

Stap 2:

Benoem gewenste resultaat

Stap 3:

Benoem hoe Studielink kan helpen dit

Resultaat te bereiken

Stap 4:

Alloceer deel van het wijzigingsbudget

Voor deze doelstelling

Stap5:

Rapporteer jaarlijks over het behaalde

resultaat

12

Wat zou de WAR kunnen doen?

Nr Trend Competitive potential

1 Services everywhere • Maak het inschrijfproces toegankelijk op alle typen devices• Gebruik student profielen en lcatie informatie om de student informatie

op maat te geven

2 Van Product ownership naar service access

• Outsource (een deel van) het inschrijfproces. Dit vermindert de kostenper instelling.

3 Service to self-service • Vergroot de self service mogelijkheden door studenten.

4 Service mass-customization • Studielink ondersteunt nu 1 inschrijfproces en user interface voor alletypen studenten, voor alle instellingen, voor alle studies. Maak ditproces configurabel per instelling, studie, student type, nationaliteit, etc.

5 Etc.

Stap 1:

Definieer IT Trends die het HO

Beïnvloeden

Stap 2:

Benoem hoe deze trends de strategie

kunnen ondersteunen

Aanbevelingen

• Bewuste focus van de WAR op strategie

• Inventariseer de top 5 strategische doelstellingen per instelling

• Stel gemeenschappelijke strategische doelstellingen vast en beschrijf deze

nader

– Onderverdeeld naar WO, HBO?

– Onderverdeeld naar grote en kleine instellingen?

• Laat de WAR kennis opdoen van trends en mogelijkheden die IT biedt

• Hoe omgaan met sterk uiteenlopende opvattingen? Ga niet uit van

vooringenomen standpunten maar van gemeenschappelijke strategische

doelstellingen

• Organiseer jaarlijks een tweedaagse heisessie met de WAR om de

strategische richting van Studielink vast te stellen

• Leg de resultaten hiervan gestructureerd vast

• Rapporteer jaarlijks hierover

13

Rob van der Salm - Chronotech BV

Rob@Chronotech.nl 0651516157

Vragen en Discussie